Городские и районные архивы по личному составу: функции, состав документов и особенности работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

• Введение

1. Понятие о документе по личному составу

2. Деятельность городских и районных архивов по личному составу в Республике Беларусь

• 3. Особенности работы городских и районных архивов по личному составу
• Заключение
• Список литературы


ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях, документ является особо значимым объектом. Он обладает важнейшей информацией об определенных событиях, явлениях, процессах. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Данная информация может быть не только об обществе, но и ее социальных связях.

В связи с расширением трудовых отношений новое значение обрел такой вид документа как документ по личному составу (ЛС). Совокупность подобных документов является наиболее важной документальной базой любого предприятия. Ведение и оформление документов по ЛС требует особой аккуратности и тщательности их сохранности, оформления, ведения на протяжении определенного срока хранения.

Актуальность выбранной темы курсовой работы "Городские и районные архивы по личному составу: функции, состав документов и особенности работы" обусловлена важностью трудовых правоотношений предприятия с работником. Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь каждое предприятие должно устанавливать единый порядок оформления документов по приему, увольнению, переводу сотрудников. При ликвидации предприятия, которое не имеет правопреемника, документы по ЛС предприятий (организаций) поступают на хранение в районные и городские архивы.

Актуальность деятельности территориальных архивов на региональном уровне многоаспектна. В первую очередь - это практическая значимость данных архивных учреждений. Районные и городские архивы принимают на хранение тысячи дел, проводят упорядочение других дел по личному составу, отвечают за выдачу архивных справок.

Кроме этого, комплектование любого архива не может существовать изолировано. Решая свои задачи, архив продолжает тесно сотрудничать с гуманитарными, естественными науками и другими научными дисциплинами.

Деятельность территориальных архивов важна еще и потому, что их создание позволило окончательно сформировать 3-уровневую систему архивных учреждений на региональном уровне. Сегодня в него входят областной уровень, территориальный и первичный уровни. Создание районных и городских архивов в Республике Беларусь сформировало функциональную сеть архивных учреждений.

Благодаря правильному ведению документации по ЛС в городских и районных архивах происходит нормальное функционирование государственной системы в целом и отдельной взятой организации.

При работе с документами по ЛС необходимо учитывать различные сведения о событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни. Работа с документами по ЛС в городских и районных архивах имеет свои особенности, поэтому автор курсовой работы счел необходимым детально и тщательно рассмотреть специфику данной проблематики.

Цель курсовой работы выявление особенностей функционирования районных и городских архивов по личному составу.

Задачи курсовой работы:

- Дать определение термину "документ по личному составу";

- Выделить основные виды документов по личному составу;

- Исследовать понятие районного и городского архива;

- Выявить особенности работы городского и районного архива по личному составу.

При решении поставленных в курсовой работе задач широко использовались методы системный, функциональный.

Благодаря использованию системного подхода автор курсовой работы детально изучил комплекс документов по проблеме и смог выделить особенности работ территориальных (городских и районных) архивов.

Использование функционального метода исследования позволило определить основные направления работы архивов городских и районных. Данный метод позволил выявить основные тенденции и перспективы использования и хранения документов в городских и районных архивах Республики Беларусь.

Предмет исследования: деятельность городских и районных архивов в Республике Беларусь.

Объект исследования: особенности работы городских и районных архивов по личному составу.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников и литературы, которые можно разделить на несколько категорий:

- Нормативная правовая база Республики Беларусь, которая регламентирует вопросы работы городских и районных архивов по личному составу: Инструкция по делопроизводству 2009 г. [2]; Законы: "Об утверждении инструкции по производству в государственных органах и организациях Республики Беларусь" [7], "Об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций" [8], "Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь" [9].Современная нормативная правовая база Республики Беларусь отвечает за регулирование различных вопросов функционирования городских и районных архивов: их функции, создание, ликвидацию, реорганизацию и другое.

- Методические рекомендации и Государственные стандарты Республики Беларусь: "Методические рекомендации по организации работы территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа" [5], и "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004)" [15]. Методические рекомендации регулируют работу территориальных архивов: контроль, методическое руководство, задачи и функции, права архива. Особо важными в данной группе источников являются "Методические рекомендации по организации работы территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа", которые определили порядок работы городских и районных архивов, их цели и функции, юридический статус. Кроме этого, Методические рекомендации регламентируют и категории принимаемых на хранение документов, а также работу с документами в случае реорганизации или ликвидации самого архива.

Работа с документами личного происхождения, как и с любыми документами, возникающими в процессе жизнедеятельности человека, требует правильности их оформления, хранения, а также дальнейшей их передачи, в случае необходимости, в районные и городские архивы Беларуси - все эти требования отражены в белорусской нормативной правовой базе.

- Монографии, статьи и учебные пособия авторитетных белорусских авторов по вопросам функционирования районных и городских архивов по личному составу: И.В. Гваевой [1], И.И. Ковгановой [3], А.Н. Латушкина [4], О. Пашкевич, М.В. Пищуленка [10], А.Е. Рыбакова [12, 13], А. Сукач [13]. В исследуемых работах описаны основные вопросы функционирования районных и городских архивов по личному составу, а также особенности оформления документов по личному составу: заявлений, объяснительных, характеристик.

Особый интерес при написании курсовой работы вызвала статья белорусского исследователя М.В. Пищуленка "Воссоздание территориальных архивов на Витебщине и их взаимодействие с государственными архивами", в которой автор на примере опыта витебской области раскрывает основные проблемы, возникающие при формировании и работе городских и районных архивах в Беларуси [11, с. 13].

Важное место заняла монография А.Е. Рыбакова "Основы делопроизводства", в которой автор описывает основные моменты по оформлению документов по ЛС (заявлений, приказов, автобиографий, записок) [13].

В структуру курсовой работы входят: введение, основная часть, состоящая из 3 разделов, заключение, список литературы в количестве 15 единиц.



1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Неотъемлемой частью работы любой организации является распорядительная деятельность, которая заключается в подборе и расстановке кадров, приеме и увольнении с работы, поощрении за труд и многое другое. Документы, образующиеся в процессе трудовых отношений, называют документами по личному составу.

Под документами по ЛС понимается перечень документов, создаваемых в процессе трудовой и учебной деятельности человека. Подобный тип документов создается при приеме на работу, перемещении (переводе) увольнении, в случае поощрения, выплате заработной платы, присвоении квалификации, разряда, звания и иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан [2, с. 3].

Среди документов по ЛС необходимо выделить следующие, наиболее распространенные:

- заявление (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и др.);

- приказ о приеме на работу, переводе на другую работу, а также увольнении, распоряжения;

- распоряжение о продлении или перезаключении контрактов;

- приказ о предоставлении отпуска, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий.

Следует учитывать, что документы по ЛС оформляются не только при закреплении трудовых отношений, но и в учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, об окончании обучения и др.).

В некоторых случаях документы по ЛС рассматриваются в широком смысле и к ним относят такие виды документов, как штатное расписание, структура и штатная численность и др. Однако в официальном делопроизводстве и архивном деле эти документы в категорию "документы по личному составу" не входят. Дела со штатными расписаниями, например, при передаче в архив необходимо включать в опись дел постоянного хранения [1, с. 45].

Документы по ЛС используются для подтверждения сведений о трудовой деятельности граждан, и таким образом обеспечивается соблюдение их законных прав и интересов при назначении пенсий, пособий, прочих социальных выплат и льгот. При помощи данных документов подтверждаются трудовой стаж, размер полученного вознаграждения за трудовую деятельность, присвоенная квалификация, а также благодаря документам этой категории фиксируется их учебная деятельность, уровень полученного образования [6].

Сегодня существует большое количество документов по личному составу. Необходимо остановиться на самых распространенных документах по ЛС, таких как заявление, автобиография, представление, докладная записка, объяснительная записка и характеристика.

Наиболее часто используемым в трудовой и учебной деятельности является такой вид документов по личному составу как заявление. Заявление - это документ, содержащий просьбу о чем-либо. В организациях могут составляться заявления по самым разным вопросам: о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска, замене неиспользованной части трудового отпуска денежной компенсацией, об оказании материальной помощи [12, с. 62], организация работы с заявлениями, относящимися к категории обращений граждан и юридических лиц, регулируется специальными актами законодательства [12, с. 62].

Наиболее распространенными заявлениями, составляемыми в организациях, являются сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска. Указанные документы относятся к системе организационно-распорядительной документации и оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 [12, с. 63].

Особенностью данного вида документа является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Инструкцией по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах, объем текста, которых не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документов - реквизита, обязательного для всех остальных организационно-распорядительных документах [15].

Заявления подписываются работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

Формуляр заявления о приеме на работу несколько отличается от формуляров заявлений о переводе, увольнении, предоставлении отпуска. Так как заявление о приеме на работу составляется лицом, не являющимся работником организации, сведения об авторе в нем помещаются ниже реквизита "Адресат", а в подписи наименование должности не указывается [4, с. 22].

Под автобиографией понимается документ, который содержит краткое изложение важных этапов жизни и деятельности автора в соответствии с хронологическим порядком.

Составляется автобиография в произвольной форме на листе бумаги формата А 4. Текст автобиографии должен обязательно отражать следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество автора;

- дату и место рождения;

- уровень образования (где и в какой период времени происходило обучение), трудовая деятельность, профессия, общественная работа, участие в выборных органах;

- отношение к воинской службе и воинское звание;

- наличие правительственных и других наград и поощрений;

- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках [4, с. 22].

В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована, дату необходимо проставить при подписании.

Автобиографию включают в состав личного дела, которое ведется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республик Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 [2].

Следующим важным документом в работе с документами по (ЛС) является представление. Под представлением понимается документ, который содержит предложение о назначении, переводе или поощрении личного состава [2].

Оформление данного документа возложено на руководителя структурного подразделения (начальник отдела, цеха) и должно подаваться на имя руководителя организаций. Оформляется на чистом листе бумаги формата А 4.

Оформление формы представления о поощрении установлена УСОРД и имеет следующую структуру:

- в именительном падеже указывается фамилия, имя и отчество;

- название должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);

- название подразделения;

- стаж работы в организации; оценка его производственной деятельности;

- цель поощрения, основания для поощрения и вид поощрения.

Докладная записка - документ справочного характера, который адресуется руководителю в порядке прямого подчинения, в котором изложено содержательное и обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя [1, с. 33].

По своему функциональному назначению докладные записки могут иметь разное функциональное назначение и составляться при внесении каких-либо предложений, при изложении просьб, фактов, явлений, а также для отчетности о завершении каких-либо работы, поручений, планов, проверки.

Наиболее распространенными разновидностями являются документы о поощрении и нарушении трудовой дисциплины. К подготовке и оформлению докладных записок по ЛС предъявляются те же требования, что и к докладным запискам по основной деятельности.

Среди документов данной категории интерес представляет и объяснительная записка, которая являются справочно-информационным документом, содержащим причины какого-либо события, действия, происшествия. Составляется данный документ работником организации и предоставляется вышестоящему лицу [13, с. 22].

Подписывается объяснительная записка работником, который проставляет в ней дату, затем служба Документационного обеспечения управления (ДОУ) обязана зарегистрировать документ в журнале регистрации. В случае отсутствия подобного журнала запись производиться в журнале регистрации исходящих документов, а после передается руководителю структурного подразделения, в котором работает автор записки.

Такой официальный документ как характеристика содержит информацию о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Оформляют характеристику в произвольной форме на листе бумаги формата А 4 или общем бланке [7].

Подразделяются характеристики на внешние и внутренние. Внешняя характеристика представляется в вышестоящий орган либо иную стороннюю организацию. Внешними являются характеристики, поступившие в организацию извне, то есть от сторонних организаций [12, с. 67].

Приказы по ЛС издаются в целях регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником в соответствии с законодательством о труде. С приказом необходимо ознакомить работника, с которым документ непосредственно связан.

Оформление приказа по личному составу осуществляется с использованием специального бланка, на котором отражены реквизиты (Государственный герб страны, товарный знак либо эмблема организации,)

Организация работы с документами по личному составу должна осуществляться в рамках белорусского законодательства и отвечать таким требованиям как оперативность нахождения (прохождения) документа, соблюдение максимального порядка прохождения и обработки документов и весь порядок хранения и работы с документами по ЛС должен осуществляться строго в соответствии со схемой учрежденной организацией [13, с. 53].

Чаще всего документы по ЛС оформляются с помощью технических средств, название документа должно быть напечатано прописными буквами (например, ПРИКАЗ) на стандартном листе бумаги формата А 4, с полями равными: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Таким образом, документ по личному составу - это документ, оформляемый при приеме на работу, увольнении работника, при предоставлении отпуска и другие документы, которые составляются при закреплении трудовых отношений и учебной деятельности. Документы по личному составу являются неотъемлемой частью существования любой организации независимо от формы собственности. К числу документов личного происхождения относят широкий спектр, среди которых заявления, приказы, которые оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 2059-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Кроме этого документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.

2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ АРХИВОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Основными источниками формирования НАФ в Беларуси являются государственные органы, другие организации различных форм собственности. Документы, создаваемые данными организациями, составляют важную совокупность архивных документов, которая имеет историческую, социальную и научную ценность для граждан Республики Беларусь.

С развитием новых форм собственности, построением новых экономических отношений в Беларуси возникла необходимость систематизирования образуемых в процессе экономической и общественной деятельности граждан документов. С целью накопления, хранения, учета и использования документов, создаваемых организациями, были организованы районные и городские архивы (территориальные) [5, с. 22].

Районные и городские архивы начали свою в Беларуси в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларуси от 26 марта 1998 г. № 464 "Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 г.". Районные и городские архивы осуществляют хранение и прием архивных документов в соответствии с установленными нормами [9].

С момента начала создания первых городских и районных архивов в 1998 г. в Республике Беларусь была организована целая сеть подобных архивов, которые существуют не только в областных центрах страны, таких как Брест, Витебск, Гомель, Гродно, Минск и Могилев, но и в районных центрах, а также городских поселках (например, Хотимск, Дрибин, Глуск и др.).

В соответствии с принятым Постановлением районные и городские исполнительные комитеты выделили для нужд данных архивов оборудование и помещения, подобрали штат специалистов для работы, составили бюджет для содержания архивов.

Современные районные и городские архивы Беларуси отвечают за хранение документов ликвидированных субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности; документы по ЛС ликвидированных организаций, предприятий и учреждений независимо от форм собственности (не имеющих правопреемника) [10, с. 36].

Районные и городские архивы являются владельцами документов, находящихся у них на хранении.

Устав или положение об архиве утверждается местным исполнительным и распорядительным органом, а также определяет порядок организации и его деятельности, ключевые задачи, функции, права, а также порядок использования документов.

Материальное содержание архива осуществляется за счет средств местного бюджета. Местный исполнительный комитет и распорядительный орган утверждает штатное расписание архива, в случае если архив, является юридическим лицом, за расписание отвечает его директор.

Обеспечение сохранности, государственный учет документов архивов, а также их использование находится под контролем местных исполнительных и распорядительных органов.

Основными задачами городских и районных архивов является комплектование документами, обеспечение сохранности, государственный учет и использование документов, хранящихся в архиве, в том числе по личному составу и внедрение автоматизированных информационных систем [11, с. 36].

Для выполнения своих задач, районные и городские архивы осуществляют выполнение следующих функций:

1. Хранение и ведение государственного учета документов архива;

2. Представление в соответствующий орган (отвечающий за архивное дело и делопроизводство) области (г. Минска) карточек фондов, сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 1 января ежегодно;

3. Прием документов;

4. Осуществление экспертизы ценности и отбора к уничтожению документов, хранящихся в архиве, сроки хранения которых истекли;

5. Составление планов работы архива и представление их на утверждение в местный исполнительный и распорядительный орган;

6. Составление отчетов о работе архива и представление их в соответствующий орган архивного дела и делопроизводства области (г. Минска) (государственный архив);

7. Исполнение мер для соблюдения и создания необходимых условий хранения документов и обеспечение их сохранности;

8. Проведение государственного контроля за исполнением норм Белорусского законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

9. Проведение в необходимых случаях научного и технического исследования документов организаций на условиях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь;

10. Представление на утверждение экспертной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (ЭМК государственного архива) описей дел постоянного хранения, на согласование комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (ЭМК государственного архива) описей дел по личному составу;

11. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников службы ДОУ, либо лиц - выполняемых данные функции в организациях, которые не являются источниками комплектования гос. архивов;

12. Проведение методической и консультационной помощи заинтересованным лицам;

13. Оказание платных услуг, связанных с выполнением архивом основных функций;

14. Организация использования документов архива;

15. Выдача в порядке, установленном белорусским законодательством, архивных справок, архивных копий, архивных выписок;

16. Ведение приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию архива;

17. Информирование соответствующих местного исполнительного и распорядительного органа, органа архивного дела и делопроизводства области (г. Минска), государственного архива о состоянии архивного дела и делопроизводства в организациях [5, с. 5].

Территориальные архивы имеют широкие права. В частности, городские и районные архивы имеют право получать от организаций сведения по вопросам архивного дела и делопроизводства, давать в пределах своей компетенции рекомендации по устранению выявленных недостатков в работе с документами.

Кроме этого, в случае необходимости территориальные архивы имеют право информировать руководство местного исполнительного и распорядительного органа, соответствующего органа архивного дела и делопроизводства области (г. Минска), государственного архива о состоянии обеспечения сохранности документов в организациях [5, с. 5].

Архив возглавляет заведующий (директор), который назначается и освобождается от должности руководством местного исполнительного и распорядительного органа по согласованию с соответствующим органом архивного дела и делопроизводства области (г. Минска).

Заведующий архивом (директор) несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач и осуществление возложенных на него функций, а также организовывает работу архива во взаимодействии с местным исполнительным и распорядительным органом, соответствующим органом архивного дела и делопроизводства области (г. Минска), государственным архивом.

Обеспечение архива помещениями, отвечающими требованиям обеспечения сохранности документов, техническое оснащение, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы условий осуществляется местным исполнительным и распорядительным органом.

При смене заведующего архивом (директора) прием-передача документов и дел производится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители местного исполнительного и распорядительного органа, соответствующего органа архивного дела и делопроизводства области (г. Минска) или государственного архива [5, с. 4].

Ликвидация и реорганизация архива - осуществляется местным исполнительным и распорядительным органом по согласованию с соответствующим органом архивного дела и делопроизводства области (г. Минска) и с последующим информированием об этом республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Таким образом, районные и городские архивы занимаются хранением документов ликвидируемых предприятий негосударственной форм собственности. Функционирование данных архивов ведется по согласованию с городскими и районными исполкомами и другими вышестоящими органами государственного управления по архивам. Именно на местные органы возложены важные обязанности по работе данных архивов, в частности, их финансирование, определение штата, назначение директора архива и другие обязанности.

3. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ АРХИВОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

В случае ликвидации организации, которая не является источником комплектования государственных архивов, все документы данной фирмы, независимо от их состояния (завершенные или незавершенные делопроизводством) должны быть переданы в городской и районный архив либо архив учредителя (вышестоящей организации).

Создавались данные учреждения с целью сохранения документов ликвидируемых предприятий, которые не имели правопреемников, а также для негосударственных организаций, которые закончили свою деятельность. Еще одной целью создания данной сети архивов было развитие архивного дела в стране.

В некоторых случаях, по согласованию с городскими и районными исполкомами, а также вышестоящими органами государственного управления по делопроизводству и архивам, городские и районные архивы могут принимать на хранение документы учреждений, предприятий и организаций, общественных организаций и отдельных граждан.

Передача документов реорганизованной (либо ликвидированной) организации в архив организации учредителя осуществляется в течение трех рабочих дней после передачи документов, в городской либо районный архив местных исполнительных и распорядительных органов должны быть предоставлены сведения о переданных документах по ЛС и сроках их хранения.

Факт передачи на хранение в городской и районный архив местного исполнительного и распорядительного органа документов реорганизованной или ликвидированной организации оформляется актом [5, с. 6].

Работа, связанная с подготовкой, передачей на хранение документов, реорганизованной или ликвидированной организации должна выполняется за счет средств данной организации.

Методические рекомендации по территориальным архивам, утверждают правила приема на хранение документов.

В соответствии с Методическими рекомендациями по территориальным архивам, городские и районные архивы принимают на хранение несколько видов документов. Среди них можно отметить дела по личному составу: постоянного, временного (свыше 10 лет хранения), временного (до 10 лет) негосударственных ликвидированных организаций, которые не являлись источниками комплектования государственных архивов, к этой же категории документов и относятся дела индивидуальных предпринимателей.

Следующая категория документов, принимаемых на хранение в городские и районные архивы - это дела временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения с не истекшими сроками хранения по личному составу ликвидированных государственных и негосударственных организаций.

Третья категория документов - это дела по личному составу работников прекративших свою деятельность в Республике Беларусь представительств иностранных организаций [9].

Удостоверение выдаваемых документов осуществляется при помощи печати местного исполнительного и распорядительного органа с изображением Государственного герба Беларуси. В случае если архивы являются юридическими лицами, их удостоверяют печатью с изображением герба Республики Беларусь и наименованием архива [8].

Организационно-методическое руководство работой данных архивов осуществляется соответствующими учреждениями государственной архивной службы. В методической части на данные архивы распространяются "Правила работы государственных архивов Республики Беларусь". документ личный городской архив

Использовать имеющиеся документы помогает освоение и применение на практике компьютерных технологий. Благодаря имеющейся локальной сети и современному компьютерному парку, внедрение автоматизированных архивных технологий шло в свое время поступательно [8].

Районные и городские архивы занимаются созданием и пополнением поименной базы данных на работников ликвидированных предприятий, документы по ЛС которых находятся в архиве на хранении [8].

С момента создания и на протяжении всей деятельности работа гос. архивов была ориентирована на постоянное оказание организационной и методической помощи территориальным архивам. В этих целях осуществлялось планирование работы, составлялись списки организаций-источников комплектования, проводилось архивирование документов, проверялась и контролировалась информационно-справочная работа.

В случае необходимости, городские и районные архивы выдают справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма и др. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки и информационные письма составляются по установленной форме на бланке для письма.

Название вида документа (АРХИВНАЯ СПРАВКА, АРХИВНАЯ КОПИЯ, АРХИВНАЯ ВЫПИСКА) печатается прописными буквами, с указанием названия вида документа на месте реквизита "заголовок к тексту".

Информационное письмо составляется без указания названия вида документа.

Подписывает архивную справку, архивную копию, архивную выписку, информационное письмо, директор архива или его заместитель, либо лицо, исполняющее обязанности директора архива.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки заверяются печатью архива. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) информационные письма также заверяются печатью архива. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо составляются в 2-х экземплярах. Второй экземпляр, остающийся в деле архива, заверяется исполнителем. При пересылке запроса в профильную организацию для рассмотрения, ко второму экземпляру информационного письма прилагаются копии данного запроса.

Порядок пользования документами, находящимися на хранении в районных и городских архивах Республики Беларусь должен быть установлен республиканскими органами государственного управления по архивному делу и делопроизводству. Порядок осуществления доступа к документам, которые были переданы негосударственными предприятиями и частными лицами осуществляется в порядке, установленном собственником, а также в соответствии с установленными законодательством нормами.

Кроме указанных документов, районные и городские архивы имеют право хранить документы по проводимым аукционам, медицинскую документацию, документы по приватизации жилья, похозяйственные книги [5, с. 6].

Таким образом, городские и областные архивы по ЛС имеют свои особенности работы. Их главной задачей является хранение документов ликвидируемых предприятий негосударственной формы собственности, а также ликвидируемых государственных организаций и иностранных предприятий, прекративших свою деятельность на территории Беларуси. Создание и работа городских и районных архивов - позволяет сохранить важный документальный потенциал белорусского народа, а также при необходимости подтвердить законные права граждан на выплату пенсий, пособий и других льгот.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня белорусские архивы отвечают за хранение, комплектование, учет и использование документов, созданных во время хозяйственной деятельности человека. Так как современная хозяйственная, социальная и культурная жизнь человека требует создания большого количества документов, существуют различные виды архивов. С 1998 г. в Республике Беларусь началось функционирование территориальных архивов - городских и областных.

На основе проведенного исследования можно отметить следующие результаты:

- Документ по личному составу - это документ, который создается в трудовых отношениях, а также в учебной деятельности человека. Документы по ЛС - это неотъемлемой часть НАФ Республики Беларусь. Используются данные документы для подтверждения трудовой деятельности, учебной деятельности. При наличии данных документов подтверждается трудовой стаж, размер получаемого вознаграждения за труд, присвоение квалификации и другие факты деятельности. Таким образом, централизованное хранение документов по личному составу помогает обеспечить права и законные интересы граждан страны.

- Документы по личному составу - это большой перечень документов, среди которых можно отметить такие виды документов как заявления, приказы, объяснительные, автобиографии и др. Документы по ЛС должны оформляться в соответствии с установленными нормами, то есть согласно Инструкции по делопроизводству в Республике Беларусь и СТБ 6.38-2004. Каждый документ имеет свои особенности оформления, поэтому при его составлении требуется максимальная аккуратность.

Среди основных видов документов по ЛС отдельно можно отметить заявление. Данный документ наиболее распространен и чаще всего содержит просьбу о чем-либо. В организациях могут составляться заявления по различным вопросам: о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска и др. Среди многочисленных видов документов по ЛС можно также отметить докладные и объяснительные записки, характеристики, автобиографии и другие.

При работе любой организации накапливается большое количество документов по личному составу. В годы работы организации оформлением и хранением данной документации отвечает ответственное за хранение лицо, в случае ее ликвидации весь пласт документов отправляется на хранение в городские и районные архивы Республики Беларусь.

- Развитие сети городских и районных архивов в Республике Беларусь началось в 1998 г. Работа территориальных архивов страны осуществляется в соответствии с установленным белорусским законодательством нормами.

Основной задачей территориальных архивов страны является хранение документов НАФ при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей, а также представительств иностранных организаций.

Свою работу территориальные архивы исполняют в соответствии с установленными нормами белорусского законодательства (Методическими рекомендациями, нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность государственных архивов и архивов организаций). Важное место в работе архивов занимают местные и распорядительные органы.

Основными документами, поступающими в городские и районные архивы, являются документы постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения по личному составу ликвидируемых организаций, а также документы с не истекшими сроками временного хранения, а также документы по личному составу прекративших свою деятельность в Республике Беларусь представительств иностранных организаций.

Порядок хранения документов НАФ в архивах городских и районных имеет свои особенности. В случае возникновения необходимости, территориальные архивы составляют по установленной форме архивные справки, архивные копии, архивные выписки и информационные письма. Кроме этого, архивы могут оказывать методическую помощь, участвовать в проведении экспертизы ценности документа и др.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. - Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009. - 231 с.

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, от 26 марта 2004 г. № 2 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2004. - № 533. - 8/10795.

3. Ковганова, И.И. Районные и городские архивы по личному составу: задачи, проблемы, перспективы развития / И.И. Ковганова //Сучасныя праблемы дакументазнаўства, архiвазнаўства i археаграфii; Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела; сост.

4. В.С. Пазднякоў, П.П. Журкевiч. - Мiнск: Белндiдас, 2007. - 179 с. - с. 17-20.

5. Латушкин, А.Н. Основы архивоведения и документоведения/ А.Н. Латушкин. - Минск: БГУ, 2011. - 110 с.

6. Методические рекомендации по организации работы территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 02.05.2014 № 24). - Минск: БелНИИДАД, 2014. - 10 с.

7. Об архивном деле и делопроизводстве в республике Беларусь, 25 ноября 2011 г., № 323-з // Национальный реестр правовых актов республики Беларусь. - 2011. - № 136. - 2/1875.

8. Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь, от 29 января 2009 г., № 4 // Национальный реестр правовых актов республики Беларусь. 2009. - № 42. - 8/20434.

9. Об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций, от 24 мая 2012 г., № 143 // Национальный реестр правовых актов республики Беларусь. 2012. - № 64. - 8/26204.

10. Об утверждении системы государственных архивных учреждений республики Беларусь, от 29 марта 2012 г., № 243 // Национальный реестр правовых актов республики Беларусь. - 2012. - № 36. - 5/35429.

11. Пашкевич, О. Создание и становление территориальных архивов: витебский опыт / О. Пашкевич // Архiвы i справаводства 2015. - № 6. - c. 96-102.

12. Пищуленок, М.В. Воссоздание территориальных архивов на Витебщине и их взаимодействие с государственными архивами / М.В. Пищуленок //Сучасныя праблемы дакументазнаўства, архiвазнаўства i археаграфii; Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела; сост. В.С. Пазднякоў, П.П. Журкевiч. - Мiнск: Белндiдас, 2007. - 179 с. - с. 13-16.

13. Рыбаков, А.Е. Документоведение:/ А.Е. Рыбаков, А.М. Назаренко. - Минск: БГУ, 2013. - 266 с.

14. Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства:/ А.Е. Рыбаков. - 2-е изд. - Минск: Республиканский институт профессионального образования, 2014. - 319 с.

15. Сукач, А. Прием на работу: оформляем заявление / А. Сукач // Архiвы i справаводства. - № 2. - 2009. - с. 62-66.

16. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004). - Введ. 21.12.2004. - Минск: Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2004. - 21 с.

Размещено на Allbest.ru