Теоретичні аспекти планування особистої роботи менеджера

Размещено на http://allbest.ru

Теоретичні аспекти планування особистої роботи менеджера

Зміст

1. Особливості використання робочого часу керівниками різних рівнів управління

2. Правила і принципи ефективного планування робочого часу

3. Особливості планування особистої роботи менеджера на вітчизняних підприємствах

Висновок

1. Особливості використання робочого часу керівникамирізних рівнів управління

Коли ми витрачаємо час на планування, його стає більше.

В. Гюго

Керівник є центральною фігурою апарату управління, від результативності його праці залежить результативність діяльності не тільки окремих підрозділів підприємства, але й діяльність усього підприємства.

Основними причинами неефективного використання робочого часу є: відсутність чіткого плану робочого дня; недостатня кваліфікація управлінського персоналу; невпорядкованість інформації; неорганізованість виробничих процесів; нечіткий розподіл прав і обов'язків; постійна зайнятість, безкінечна штурмівщина в справах, які вимагають планомірного вирішення, створюють в колективі непродуктивний стиль роботи, який приводить до нераціонального використання часу у всіх ланках, а нерідко і до банкрутства.

Разом з цим, необхідно відмітити, що нова армія менеджерів, бізнесменів в значній степені переглядає своє відношення до цього питання і в багатьох випадках вводить елементи ефективної організації праці, більш раціонального використання робочого часу. Вони надають перевагу попереднім домовленостям щодо проведення ділових зустрічей та переговорів тощо. Також самі секретарі - референти стали приділяти більше уваги культурі спілкування, організації своєї праці і активно брати участь в плануванні управлінської діяльності свого шефа, створювати і підтримувати авторитет своєї організації.

Штучне продовження тривалості робочого дня та нераціональна витрата часу - результат відсутності чіткості, плановості і організованості в роботі менеджерів, керівників.

Вміння економно і правильно використовувати робочий час, постійно вдосконалювати процес його планування - ознака організованого керівника. Врахування затрат робочого часу по видах робіт дає можливість одержати повну картину завантаження того чи іншого дня конкретного керівника.

Проблема ефективного використання робочого часу і його планування хвилює керівників будь-якого рівня. Візьмемо, для прикладу, вищий інституційний рівень - керівника корпорації (президент, віце-президент). Для такого рівня керівників характерний дуже напружений темп і великий об'єм роботи, що визначається багато характерністю завдань і безперервно змінними зовнішніми умовами. Керівник такого рівня не може бути впевненим, що успішно завершив свою діяльність, оскільки організація продовжує діяти, а зовнішнє і внутрішнє середовище продовжують змінюватися, тобто постійно існує ризик припущення помилки.

Робочий тиждень управляючих вищої ланки триває 6080 годин в тиждень і використовується наступним чином: заплановані засідання, зустрічі - 50%; незаплановані зустрічі - 10%; робота з паперами - 22%; поїздки, огляди - 3%; розмови по телефону - 6%.

Керівники середньої ланки, які координують і контролюють молодших підлеглих керівників, є об'єднуючою ланкою між керівниками вищої і низової ланок управління. Вони готують інформацію для рішень, які приймаються керівниками вищої ланки і передають ці рішення в технологічно зручній формі, у вигляді специфікацій і конкурентних завдань низовим лінійним керівникам. На основі досліджень було виявлено, що деякі керівники середнього рівня витрачають біля 89% часу на усну взаємодію. Згідно іншим дослідженням, такі керівники проводять тільки до 34% власного робочого часу на одинці, а більша частина часу витрачається ними на усне спілкування.

Характеризуючи роботу керівників низової ланки, необхідно відмітити, що їх робота є напруженою і наповненою різноманітними діями, частими перервами, переходами від однієї задачі до іншої. Завдання самі по собі потенційно короткі: було виявлено, що середній час, який витрачав майстер на виконання одного завдання, становив 48 сек. Часовий період для реалізації рішень також короткий. Вони майже завжди реалізуються на протязі менш як два тижні.

Вітчизняні дослідження, в ході яких визначались основні причини перевантаження керівників вищого та середнього рівня і причини неефективного використання робочого часу, призведе до наступних результатів: недостатня кваліфікація управлінського персоналу -66%; невпорядкованість інформації -50%; низький рівень механізації праці в управлінні - 50%; неорганізованість виробництв - 32%; нечіткий розподіл прав та обов'язків - 30%; велика кількість нарад - 28%.

Аналіз використання робочого часу вітчизняними керівниками свідчить про наступне: тривалість робочого часу перевищує норму на 3-4 години, а корисна зайнятість при цьому складає всього 5-6 годин; замісники директора, головні інженери перепрацьовують по 2 -3 години, а корисна зайнятість відповідно складає 5 -6 годин.

Начальники цехів використовують час приблизно так, як і головні інженери. Коли мова йде про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень і т.д., які входять в компетенцію тільки даних керівників.

Ефективність використання часу не означає, що він наперед розписується до останньої хвилини. Така ефективність з точки зору гнучкої і мобільної роботи була б повним абсурдом. В той же самий час ефективність не означає і «вижимання поту». Навпаки, ефективність пов'язана з неперервністю, яка забезпечує планову основу у використанні часу і дає змогу відпочити після роботи, зібратися з силами для успішної реалізації діяльності. керівник менеджер планування праця пріоритет

2. Правила і принципи ефективного планування робочого часу

Правила: При перспективному плануванні увагу приділяють стратегічним питанням(тим більше, чим вищий рівень управління).

Працюйте у відповідності із затвердженим регламентом роботи підрозділів, встановленою ієрархією управління і вимагайте дотримання регламентів замісниками і підлеглими.

Для керівників функціональних відділів і служб доцільною є структура затрат часу, в якій достатнє місце відводиться аналітичній роботі перспективного характеру( їх діяльність зводиться до розробки і обгрунтування пропозицій у відповідних межах).

При розумному плануванні часу стає більше. Кожна година, витрачена на ефективне планування, економить 3-4 години виконавчого часу. Невдале планування - це планування невдач. Відсутність планів особистої роботи приводить до того, що поточні питання пересувають на задній план більш важливі справи. При нестачі часу для управлінської діяльності буде характерно:

· безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання пріоритетів,

· нервовість і сумбурність в діях,

· нестерпність в прийнятті рішень, по відношенню з рівними по рангу і з підлеглими,

· недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низька степінь делегування,

· відсутність порядку на робочому місці,

· надлишок і безсистемність кореспонденції на робочому столі,

· нестача часу для відпочинку, поганий сон, а, відповідно, і поганий настрій наступного дня.

Для розумової діяльності настрій має велике значення - це 70% продуктивності. Плануйте час у відповідності із значенням і важливістю задач, а не з їх питомою вагою в загальній кількості справ.

Складаючи план, використовуйте пропорцію 60:40, тобто основне правило планування часу:

· 60% - запланований час;

· 20% - непередбачений час;

· 20% - спонтанний час.

Принципи

· Перерахуйте всі роботи, які заплановані для реалізації в майбутньому плановому періоді. Невиконані з цього списку можете взяти за основу для заповнення «вільних місць» при складанні плану на наступний період.

· Регулярність - системність - послідовність. Працюйте над своїми планами часу регулярно і системно, послідовно доводьте до кінця всі розпочаті справи.

· Реалістичне планування. Не впадайте в крайність надмірного планування і плануйте лише такий об'єм задач, з якими реально можете справитися.

· Пристосованість. Проявляйте гнучкість, оскільки плани обліку часу складаються не для того, щоб полокшити життя, а для того, щоб досягнути цілі.

· Відновлення втрат часу. Прагніть зразу відновити втрати часу. Необхідно, щоб діла не «зависали», а були виконані.

· Письмова форма. Складіть часові плани на формулярах свого виробництва чи на спеціально розроблених карточках і Ви будете завжди мати повний огляд справ.

· Перенесення незавершеного. Невиконані, але важливі задачі перенесіть в план майбутнього періоду. Тим самим вони автоматично враховуються при розробці нових планів.

· Фіксація результатів замість дій. Фіксуйте в планах результати чи досягнуті цілі, а не просто будь-які дії.

· Встановлення часових норм. Встановлюйте точні часові норми, передбачте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона дійсно потребує.

· Строки виконання. Встановлюйте точні строки виконання для всіх видів діяльності. Таким чином Ви привчитесь до самодисципліни. Уникайте нерішучості, повільності та відкладання справ.

· Встановлення пріоритетів. Точно визначте, якій справі Ви надаєте перевагу і, виходячи з цього, встановлюйте послідовність виконання робіт.

· Позбавлення від «тиранії терміновості». Вчіться відрізняти важливе від термінового і позбудьтеся від «тиранії» термінових справ. Самі термінові справи не завжди бувають самими важливими, однак саме термінова і невідкладна справа забирає велику частину нашого часу. «Тиранія» термінового виникає по причині неправильності вибору пріоритетів, надання переваги неважливому. Внаслідок невдалого планування неважливі справи стають терміновими.

· Делегування (передоручення) справ. Із самого початку в своїх планах необхідно встановити, яку роботу Ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

· «Поглиначі» часу і резерви часу. Виділіть відповідний відсоток свого часу для резерву на непередбачених відвідувачів, телефонні розмови, неочікувані проблеми чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і прагніть скоротити кількість і об'єм «поглиначів» часу.

· Переопрацювання - перепровірка. Постійно перепрацьовуйте і перепровіряйте свій план з точки зору того, чи можуть ті чи інші задачі (цілі) бути реалізовані повністю.

· Вільний час. Плануйте і корисно використовуйте свій вільний час.

· Часові блоки і спокійний час (закриті години). Резервуйте тривалі неперервні періоди часу для крупномасштабних завдань (спокійний час, закриті години) і більш короткі проміжки - для декількох дрібних справ. Якщо це можливо, використовуйте цей час в першій половині дня «за зачиненими дверима».

· Час для планування і творчості. Відповідну частину часу необхідно залишити для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації.

· Рутинна робота. Плануйте виконання рутинних функцій, наприклад, читання місячних звітів, обхід об'єкта тощо. Необхідно також виділити і згрупувати окремо дрібні роботи.

· Непродуктивна діяльність. Слідкуйте за тим, щоб на непродуктивну діяльність, як наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві збори і т.д. витрачалося б як можна менше часу. Обмежуйтеся тільки дійсно необхідним, бо будете неспроможні використати свій час для більш важливих справ.

· Альтернативи. При плануванні намагайтеся розмірковувати оперативно, за принципом «завжди є інший, кращий шлях».

· Різноманітність. Вносьте різноманітність в свою діяльність, чергуючи виконання довго- і короткострокових проектів, індивідуальної роботи з груповою.

· Узгодженість часових планів. Прагніть зробити свої робочі будні насиченими і втілюйте свої плани в життя, для чого узгоджуйте їх з планами інших людей (секретаря, начальника, підлеглих, колег).

3. Особливості планування особистої роботи менеджера на вітчизняних підприємствах

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу для керівника - часу. Чим краще розподілений (тобто спланувати) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника.

Головна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому. Існує оптимум витрати часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1%. Успішна діяльність організації можлива лише за умови, що планування в ній здійснюється цілеспрямовано.

При плануванні особистої роботи необхідно дотримуватися такої послідовності:

ь визначення затрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);

ь аналіз змісту плануючих справ і визначення часу, необхідного для їх виконання;

ь співставлення затрат часу на плануючі справи з особистим бюджетом часу;

ь складання перспективного плану;

ь складання плану-графіка;

ь формування списку поточних справ і складання плану робочого дня.

Процес праці керівника повинен починатися з вибору особистісних цілей.

Встановлена ціль - це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Цілі керівника повинні відповідати таким вимогам, а саме: бути досяжними, конкретними, вимірюваними та узгоджені між собою; мати конкретний часовий горизонт.

Процес встановлення особистісних цілей менеджера передбачає три етапи:

1. Визначення цілей - керівник повинен визначити, чого він бажає досягти в особистому і професійному плані.

2. Аналіз можливостей досягнення встановлених цілей - проаналізувати свої сильні і слабкі сторони, які можуть полегшувати або ускладнювати досягнення цілей, а також відповідність між цілями і наявними ресурсами.

3. Уточнення і конкретне формулювання цілей. Для подальшого планування необхідно залишити тільки реальні для досягнення цілі, чітко сформульовані з конкретною часовою характеристикою. Пропонується встановлювати довгожиттєві, середньожиттєві (до 5 років) і короткожиттєві (до 1 року) цілі.

Після встановлення цілей розпочинається власне планування роботи. Процес розробки плану особистої роботи менеджера здійснюється згідно етапів, представлених на рисунку 4.1.

Рис. 4.1. Схема процесу планування особистої праці менеджера

На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути: завдання із перспективного переліку справ; невиконані завдання у минулому звітному періоді; додаткові інші справи та завдання, які періодично виникають. Перелік завдань слід складати у письмовій формі.

Наприклад, у переліку справ на день відображають такі завдання: проведення нарад, прийомів, робота з документами, поїздки, контроль, телефонні переговори тощо. на цьому етапі достатньо здійснювати наближене рангування завдань, тобто розподілу їх за ступенем важливості або терміновості.

Другий етап передбачає визначення витрат часу, необхідного для виконання кожного виду роботи. Тут багато що буде залежати від складності і незвичайності вирішуваних завдань, досвіду і професіоналізму самого керівника, кваліфікації управлінського персоналу та інших факторів. Разом з тим, деякі види управлінських дій можна регламентувати досить чітко. Наприклад, керівники заздалегідь регламентують тривалість наради, ділового засідання, зустрічі та прийому.

Однак, в цілому оцінка необхідних витрат часу буде приблизною і потребує їх корегування в ході реалізації того чи іншого завдання. Загалом встановлення тривалості виконання робіт дисциплінує керівника, примушує його вкладатися у встановлені строки.

Третій етап передбачає визначення резервного часу, особливо, на непередбачені справи. Робочий час керівника рекомендовано ділити на три частини з таким розподілом часу:

ь 60% - запланований час на заплановані справи - виходячи з 8-го робочого дня, запланованої активності 5-6 годин;

ь 20% - резерв часу (незапланований час) на непередбачений дії;

ь 20% - резерв часу (спонтанний час) на управлінську творчу діяльність керівника.

Отже, співвідношення між плановим часом і резервом має становити 60:40.

Четвертий етап передбачає визначення фонду робочого часу планового періоду.

Визначаючи плановий час, слід виходити з 5-6 годин на день. У тижневому плані за п'ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 год., а вирішення планових завдань - не більше як 30 год.

П' ятий етап передбачає здійснення контролю, який полягає у співставленні розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу. Якщо спостерігається перевищення потрібних витрат часу над фондом планового періоду, необхідно переглянути перелік планових робіт.

Шостий етап передбачає складання плану особистої роботи керівника, готового до виконання. Для зручності такі плани рекомендовано розробляти за допомогою щоденників часу, персональної оргтехніки, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси тощо.

Завдяки встановленому резерву часу менеджер має змогу протягом планового періоду адекватно реагувати на можливі зміни та ускладнення в процесі реалізації тих чи інших завдань, вирішувати непередбачувані справи, займатися творчістю.

Планування робочого часу менеджера повинно здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем, які необхідно вирішити:

• спочатку слід вирішувати справи: з фіксованим терміном виконання; ті, що вимагають значних витрат часу; неприємні справи, відкладання яких на потім небажано,

• далі планується до виконання рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків,

• потім здійснюється реалізація другорядних і епізодичних справ (наприклад, читання поточної кореспонденції, обходу робочих місць).

У будь-якому якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи.

Врахування принципу підвищеної працездатності є необхідним в денному плані. У більшості людей є два її піки: з 9 до 13 год. і з 16 до 18 год. на цей час необхідно планувати найбільш складну і відповідальну роботу.

Денний план повинен включати вирішення не більше 10 проблем, зокрема не більше 3 першочергових, робота над якими здійснюється насамперед. Найважливіші, а також самі неприємні справи плануються на ранкові години, з тим, щоб до вечора їх вдалося завершити.

Складати конкретні плани на більш-менш тривалий період важко. Тому на практиці зазвичай обмежуються розробкою плану особистої роботи на день, тиждень, місяць.

Висновок

Ефективне використання робочого часу і планування нероздільні. Проблему раціонального використання робочого часу необхідно вирішувати комплексно.

Для досягнення позитивних результатів необхідно здолати психологічний бар'єр: усунути сумніви щодо можливості регламентації робочого дня, впровадження конкретної системи і технології організації роботи в апараті управління.

Раціональне використання робочого часу передбачає ведення записів про те, як використовується робочий день, планування виконання найменш цікавих задач на період найбільшої працездатності, аналіз своєї роботи для того, щоб визначити, як об'єднати чи вилучити ті чи інші дії, не віддавати перевагу короткостроковим задачам перед довгостроковими, розглядати послідовність виконання своєї роботи і вносити до неї відповідні корективи для досягнення кращих результатів, визначати пріоритети вирішуваних задач по важливості поставлених цілей.

Размещено на Allbest.ru