Тайм-менеджмент

Основные правила планирования времени: Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (па 60 %). Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел.

Регулярность -- системность -- последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым работник реально может справиться.

Заполнение потерь времени. Заполнять потерю времени лучше но возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.

Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

Срок выполнения. Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.

Согласование различных планов во времени. Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, работнику необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег).

Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.

Делегирование является ключевой деятельностью директора или администратора гостиницы. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

Директору и администратору гостиницы нужно научиться эффективно распределять свое время, используя делегирование полномочий. Можно дать следующие рекомендации:

­ Составьте список дел с указанием требований, предъявляемых к исполнителю, графиков выполнения.

­ Составьте список сотрудников, укажите сферу ответственности, меру занятости другими делами.

­ Совместите оба списка и определите, кто из сотрудников с большим успехом мог бы выполнить определенные задачи.

­ Проведите соответствующую беседу с сотрудниками. Объясните им необходимость выполнения срочных и важных задач как возможность будущего повышения по служебной лестнице. Отметьте для себя, кто из них проявил больше энтузиазма и интереса, в какой области, по каким причинам. Тот сотрудник, который регулярно справляется с выполнением важных и срочных работ, со временем станет заместителем. Хороший дублер возьмет на себя часть деятельности, когда директор или администратор уедет в командировку, примет правильные решения и обеспечит выполнение текущих дел.

Нередко возникают рабочие совещания, которые также необходимо планировать. При подготовке к встрече с коллегами, подчиненными, клиентами руководителю можно дать следующие рекомендации:

Сформулируйте цель встречи/переговоров. Составьте повестку дня проведения встречи. Если во встрече принимают участие несколько человек, определите «ролевое» участие каждого.

Подготовьте список обсуждаемых вопросов, раздайте каждому участнику.

Подготовьте все альтернативные варианты, которые могут быть предложены, если Вы не сумеете прийти сразу к соглашению.

Подготовьте все необходимые документы, фактический материал по обсуждаемому вопросу. Ознакомьте с ними всех участников встречи с Вашей стороны.

Продумайте регламент проведения встречи. Если встреча продлится более 2 часов или Вы предполагаете, что Вам будет непросто убедить Ваших партнеров, позаботьтесь о кофе/напитках в перерыве. Время перерыва (не более 20 минут) можно очень плодотворно использовать для продолжения обсуждения, но уже в неформальной обстановке.

Обдумайте, как распределить места участников встречи за столом переговоров. Обычно одна команда занимает места по одну сторону стола, а другая - места напротив. Приготовьте для каждого участника-гостя папку с рекламными материалами компании.

В конце встречи подведите итог переговоров. Повторите, к каким соглашениям вы пришли, каких результатов достигли. Если во время встречи какие-то вопросы остались нерешенными, особо отметьте, по каким причинам, какая дополнительная информация потребуется для следующей встречи, когда и где вы собираетесь провести новый раунд переговоров.

Чтобы добиться успеха, надо воспитать в себе лидера, человека ответственного не только за других, но и в первую очередь за себя самого. За свою карьеру, семью, своих сотрудников, свои служебные и жизненные интересы. Чтобы стать лидером, надо научиться выбирать и делать «правильные» дела. Чтобы определить, какие дела в настоящий момент представляют стратегический интерес, необходимо научиться устанавливать правильные приоритеты.

Внедрение тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт» будет способствовать:

- выполнению работы с меньшими затратами времени,

- лучшей организации труда;

- снижению спешки и стрессов;

- повышению удовлетворения от работы;

- росту мотивация труда;

- росту квалификации;

- снижению загруженности работой;

- сокращение ошибок при выполнении своих функций;

- достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Таким образом, создание эффективной организации времени в гостинице «Комфорт» благодаря использования методов и приемов тайм-менеджмента, обучению сотрудникам организации рабочего времени будет способствовать повышению производительности труда, снижению потерь рабочего времени, улучшению взаимоотношений с коллегами, улучшению качества обслуживания.

Заключение

Тайм-менеджмент (управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным.

Реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.

Тайм-менеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.

Современный тайм-менеджмент - нечто большее, чем просто технология рационального использования времени, и что эффект от его применения достаточно нелинеен. И, как показывает практика, часто именно тайм-менеджмент становится оптимальным инструментом начала организационных преобразований.

Инструменты тайм-менеджмента - это уникальные и интересные методики, которые перевернут представление о времени, дадут идеи об увеличении собственной эффективности и успешности компании. Используя методы и приемы тайм-менеджмента можно экономить время, успевать сделать больше и найти время на полноценный отдых.

Тайм-менеджмент способствует значительному повышению эффективности деятельности не только профессиональных управленцев, но и практически любого специалиста в любой сфере жизни общества.

Анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт» показал ее недостаточную эффективность, сотрудники не умеют планировать свое рабочее время, распределять обязанности, многим сотрудникам ежедневно приходится выполнять много дел, у них постоянно не хватает времени. Все это обусловило необходимость проведение работы по созданию в организации эффективной системы тайм-менеджмента и обучение сотрудников методам и приемам планирования рабочего времени.

Внедрение корпоративной системы тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт» и обучение сотрудникам организации рабочего времени будет способствовать повышению производительности труда, снижению загруженности работой, сокращению ошибок при выполнении своих функций, выполнению работы с меньшими затратами времени, лучшей организации труда.

Список использованных источников

Нормативно-правовые источники

Конституция РФ, принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года // Российская газета. 1993. № 237.

Учебники, монографии, брошюры

Аксёнова, О.В., Шкилёв, К.Ю. Эффективное управление временем .-- Тюмень: «Экспресс», 2007.

Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы . - М.: АиСТ-М, 2008.

Архангельский, Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. - М.: АиСТ-М, 2009.

Берд, П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени . - Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.

Вронский, А.И. Как управлять своим временем . - Ростов - н/Д: Феникс, 2007.

Винокуров, В.А. Организация стратегического управления на предприятии : учебное пособие / В.А. Винокуров. -- М.: Финпресс, 2009.

Гандина, Н.М. Экономика и нормирование труда : учебное пособие. И.: Изд-во ИГЭА, 2008.

Генкин, Б.М. Нормирование труда : учебник для вузов. - М.: Экономика, 2007.

Герчикова, И.Н. Менеджмент : учебное пособие /И.Н. Герчикова. - М.: Банки и биржи, 2007.

Горбачев, А. Тайм-менеджмент в два счета . -Спб.: Питер, 2010.

Дод, П., Сандхайм, П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008.

Забелин, П.В., Основы стратегического управления : учебное пособие / П.В. Забелин. - М.: Маркетинг, 2007.

Зайверт, Л. Ваше время в Ваших руках. Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время . - М.: ИНФРА-М, 2008.

Панов, А.И. Стратегический менеджмент : учебник для вузов / А.И. Панов. - М.:Юнити, 2004.

Хроленко, А.Т. Самоменеджмент : учебник для вузов.- М.: Экономика, 2009.

Шепеленко, С.Г Организация, нормирование и оплата труда на предприятии: : учебное пособие. - Ростов-но-Дону «МарТ» 2008.

Периодические издания

Анисимов, Л. Рабочее время // Кадровик. Трудовое право для кадровика. - №12. - декабрь 2009. -C. 23-26.

Зотов, К. Понятие «рабочее время» // Трудовое право. - № 11. - 2009. -С.23-34.

Размещено на Allbest.ru