Успенська сільська рада Онуфріївського району Кіровоградської області

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти, науки, молоді та спорту України

Кременчуцький Національний університет імені Михайла Остроградського

Кафедра українознавства

Звіт про проходження переддипломної практики

На тему: "Успенська сільська рада Онуфріївського району Кіровоградської області"

Виконала: студентка групи ДЗ-12-1зсп

Матяшина Наталія Володимирівна

Керівник практики: Маслак В.І.

Кременчук 2013

План

Вступ

1. Загальні відомості про Успенську сільську раду Онуфріївського району Кіровоградської області

2. Методи та форми проведення дослідження

3. Характеристика документно-інформаційних потоків в установі

4. Основи архівної справи

Висновки

Література

Вступ

Практика студентів є невід'ємною складовою частиною процесу підготовки спеціалістів у вищих навчальних закладах і проводиться на оснащених відповідним чином базах навчальних закладів, а також на сучасних підприємствах і в організаціях різних галузей господарства, освіти, охорони здоров'я, культури, торгівлі і державного управління.

Метою практики є оволодіння студентами сучасними методами, формами організації та знаряддями праці в галузі їх майбутньої професії, формування у них, на базі одержаних у вищому навчальному закладі знань, професійних умінь і навичок для прийняття самостійних рішень під час конкретної роботи в реальних ринкових і виробничих умовах, виховання потреби систематично поновлювати свої знання та творчо їх застосовувати в практичній діяльності. Практика студентів передбачає безперервність та послідовність її проведення при одержанні потрібного достатнього обсягу практичних знань і умінь відповідно до різних освітніх та кваліфікаційних рівнів: молодший спеціаліст, бакалавр, спеціаліст, магістр.

Для проходження практики, було обрано Успенську сільську раду, яка виконує функції органу місцевого самоврядування с. Успенки Онуфріївського району Кіровоградської області.

Протягом усієї практики, практикант ознайомився з документообігом сільради, а також опрацював основні нормативні документи та відслідкував документні потоки у раді, для написання своєї дипломної роботи.

Під час роботи, я, застосовувала навички, які були отримані з таких дисциплін як: діловодства, правознавства, архівознавства, основ науково-дослідної роботи тощо.

Переддипломна практика надала мені можливість знайти основні документи та матеріали для написання дипломної роботи, побачити процес роботи відділу з середини та пересвідчитися в тому, що цей процес потребує нововведень та застосування в ньому більшої кількості нових технологій для оптимізації роботи кожного працівника архіву.

1. Загальні відомості про Успенську сільську раду Онуфріївського району Кіровоградської області

Село Успенки, у народі Плахтіївка, стояло на річці Прогної і засноване, за повір'ям, якимось запорожцем Головком, що жив у кінці ХVІІ століття. Відомо, що він займався ткацьким ремеслом і виготовляв плахти. Ось звідки така чудернацька назва. У 1740 році Плахтіївка вважалася значним населеним пунктом, а в 1744 році тут будується перша церква на честь Успіння Пресвятої Богородиці. У 1752 році село відійшло у розпорядження жовтого царського полку, який складався із сербів та румунів, що за часів царювання імператриці Єлезавети Петрівни отримували у власність північно-західні окраїни запорізьких степів. З цього часу село перейменували в Зимун, Зімун або Земун.

У 1775 році в селі згоріла церква і через рік на її місці збудували нову. Жителі за непокору військовому начальству було переселено до Бессарабської області. Замість них з'явилися нові поселенці з сусідніх сіл, тодішньої Херсонської губернії: Грищевського, Колонтаїва, Спецікавки, Вершення і Морожанівки. Тоді село стало називатись Успенськ, на честь храму Успіння Пресвятої Богородиці. З давніх речей, що збереглися у церкві, Яворницький зазначає: Псалтир, Євангеліє, Тріод київського друку, Служебник 1768 року і два запорозьких пояси. Той же Яворницький пише, він довідався від старожилів, що поблизу села жили турки, а в трьох верстах на південь на волості стояла їхня мечеть.

Старий, 108-літній Яків Литвинов, розповів Яворницькому про козаків та царицю, яка пливучи по Дніпру, наче приставала в Плахтівці. Відомо, що через територію сучасного Онуфріївського району приходили поштові гони в Запоріжжя.

У другій половині ХVІІІ століття поштові гони в Запоріжжі були скасовані і замість них були скасовані і замість них у 1768 році були утворені поштові «станції». Поштові гони в 4-х місцях, вище північно-західної частини запорізьких вольностей, в них було по шість коней і провідники: Крюкові біля правого берега Дніпра, напроти Кременчука.

Але заведений порядок не довго проіснував, тому що в 1768 році татари напали на Запоріжжя розорили багато зимівників, сіл, знищили багато людей, в тому числі в поштарів з їхніми домівками та кіньми.

Лихо минуло і запоріжці з 1769 по 1775 роки, влаштували собі вісім нових поштових станцій і завели в них зразковий порядок. Село Успенки, яке тоді називалося Земунь входило до третього поштового гону.

На сьогодні село Успенки пережило всі перипетії ХХ та початку ХХІ століття, це невеликий населений пункт тепер відноситься до Онуфріївського району Кіровоградської області.

2. Методи та форми проведення дослідження

Метод системного аналізу -- науковий метод пізнання, що представляє собою послідовність дій з установлення структурних зв'язків між змінними або елементами досліджуваної системи. Спирається на комплекс загальнонаукових, експериментальних, природничих, статистичних, математичних методів.

Єдиної методики системного аналізу у наукових дослідженнях поки що немає. У практиці досліджень він застосовується з використанням таких методик:

· процедур теорії дослідження операцій, яка дає змогу дати кількісну оцінку об'єктам дослідження;

· аналізу систем дослідження об'єктів в умовах невизначеності;

· системотехніки, яка включає проектування і синтез складних систем у процесі дослідження їх функціонування (проектування і оцінка економічної ефективності АСК технологічних процесів та ін.).

Системний аналіз виник в епоху розробки комп'ютерної техніки. Успіх його застосування при вирішенні складних завдань багато в чому визначається сучасними можливостями інформаційних технологій. М.М. Моісеєв призводить, за його висловом, досить вузьке визначення системного аналізу: «Системний аналіз -- це сукупність методів, заснованих на використанні ЕОМ і орієнтованих на дослідження складних систем -- технічних, економічних, екологічних і т. д. Результатом системних досліджень є, як правило, вибір цілком певної альтернативи плану розвитку регіону, параметрів конструкції і т. п. Тому витоки системного аналізу, його методичні концепції лежать в тих дисциплінах, які займаються проблемами прийняття рішень: теорії операцій і загальної теорії управління ».

Цінність системного підходу полягає в тому, що розгляд категорій системного аналізу створює основу для логічного і послідовного підходу до проблеми прийняття рішень. Ефективність вирішення проблем за допомогою системного аналізу визначається структурою розв'язуваних проблем.

Описовий метод -- вид наукового методу, який представляє собою систему процедур збору, первинного аналізу та викладу даних і їх характеристик. Описовий метод має застосування у всіх дисциплінах соціально-гуманітарного та природничого циклів. Гранично широка вживаність описового методу в межах наукового пошуку обумовлюється многоступенчатость методології сучасного наукового пізнання, в ієрархії якої описовий метод займає первинні позиції (після спостереження).

Процедурні характеристики описового методу

Традиційного прийнято виділяти наступний склад процедур, системне застосування яких забезпечує результативність вживання описового методу:

· вихідним пунктом розгортання описового методу є формування первинного предмета опису - ознак, параметрів і характеристик об'єкта, маркованих як значимих і істотних, і становлять основний аналітичний фокус спостереження та опису (операції, здійснювані в межах даної процедури носять переважно аналітичний характер);

· основний шлях проходить через збір, каталогізацію (типологізацію, систематизацію або розподіл за категоріями) матеріалу (даних), що відкривають можливість дослідження його складу, структури, генетичних характеристик, найбільш загальних відносин між ними, а також предметно заданих якостей (розподіл і поляризація даних за типами , класам, видами, пологами або категоріям, навпаки, реалізується переважно у синтетичному ключі);

· матеріал, зібраний і вдруге перероблений за категоріями, класами, групами, видами або типами подається на вихід поглибленого наукового дослідження;

· Прикладом первинного опису, наприклад топонімічного (гідроніміческого) матеріалу, можуть служити списки річок, списки населених пунктів, а при дослідженні антропонімії - картотеки антропонімів (прізвищ, імен, псевдонімів). Нерідко на основі цих матеріалів створюються словники (каталоги, індекси) з тією або іншою мірою осмислення включеного в них матеріалу.

Як правило, опис передує поглиблене (власне наукове) дослідження (або ж є його першим етапом), поставляючи зразки і матеріал для розгортання подальших наукових процедур і методів. Послідовне застосування описового методу передбачає проходження наступного ряду традиційно прийнятих норм:

· сувора предметна оформленість обраного об'єкта опису;

· дотримання послідовності в описі предметно заданих ознак, параметрів і характеристик (якісних, кількісних) матеріалу, що узгоджуються c дослідницькою задачею;

· впорядкованість у вторинній переробці зібраного матеріалу (процедури угруповання, класифікації систематизації і т. д.);

Описовий метод у контексті наукової методології

В області емпіричних наукових методів описовий метод є необхідним (слідуючи після вихідного первинного спостереження), визначаючи в значній мірі успіх роботи в цілому, що розгортається з використанням інших методів, що розробляють, як правило, зібраний і поставлений їм матеріал у нових (власне, наукових) аспектах і нових (власне, наукових) предметних оформленість. Нерідко матеріал одного застосування опису служить базою для проведення опису в зовсім іншому аспекті. Описовий метод, як і інші методи дослідження, історично мінливий. Він розширює межі свого застосування, набір дослідницьких прийомів і процедур в залежності від розвитку загальнонаукової теорії і практики.

3. Характеристика документно-інформаційних потоків в установі

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування (створення документів) та організації роботи з ними в процесі управлінської діяльності.

Основним елементом діловодства є письмовий документ.

У своїй діяльності Успенська сільська рада керується основними нормативно-правовими актами, що регламентують сферу діловодства, а саме «Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджену Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року. Адже саме в цій інструкції подані основні рекомендації щодо ведення діловодства, враховуючи специфіку даної установи, тобто органу місцевого самоврядування.

Принципи загального діловодства Успенської сільської ради відповідають основним засадам побудови раціональної служби діловодства, а саме:

· законності - всі документи видаються в рамках законів України, згідно з вимогами щодо змісту та форми документів;

· централізму - документи підпорядкованих селищній раді установ нижчого рівня видаються відповідно до її вимог;

· уніфікації - існує єдиний принцип правил складання документів;

· економності - накази Успенської сільської ради не дублюються її підпорядкованими установами;

· оперативності - налагоджене швидке виконання управлінських дій.

Операції, пов'язані з обробкою документів, у селищній раді поділяють на два різновиди:

· документування - це створення документів, у яких відображається робота установи;

· документаційне забезпечення - це робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формуванням документів і підготовкою їх до здавання в архів тощо.

У практиці роботи установ і підприємств виділяють три системи роботи з документами:

· централізована система - усі операції з документами виконують в одному структурному підрозділі (канцелярії), застосовують в установах з великим документообігом; цю систему використовують і у фірмах з малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;

· децентралізована система - усі операції з документами виконують у структурних підрозділах;

· змішана система - частину операцій по роботі з документами проводить секретар (прийом, відправлення), а обробку, формування та зберігання справ здійснюють у підрозділах.

Виходячи з вищезазначеного, можна зробити висновок, що у Успенській сільській раді діє змішана система роботи з документами.

Через відсутність необхідності у великій кількості персоналу, працівники селищної ради уособлюють одиничного спеціаліста чи працівника, тобто формально один працівник селищної ради одночасно виконує функції всього відділу, до якого належить. Наприклад, відділ у справах дітей, сім'ї та молоді. Усі функції відділу виконує один працівник, спеціаліст у справах дітей, сім'ї та молоді. Аналогічно працює відділ реєстрації актів цивільного стану.

За діловодство, документообіг та інформаційні потоки в селищній раді відповідає секретар-діловод. Але у зв'язку зі специфікою роботи даної установи, підготовку окремих документів здійснюють безпосередньо працівники селищної ради. А секретар-діловод контролює останню стадію цього процесу. Наприклад, довідку про місце проживання та наявне господарство громадянину видає після ретельної перевірки виконавчий комітет за згоди його секретаря. Але реєстрація документа здійснюється секретарем-діловодом, про що робиться запис у відповідному Журналі реєстрації.

Організацію діловодства в цій установі здійснюють самі працівники. Це відбувається тому, що в селищній раді такої посади, яка б відповідала всім вимогам і потребам системи діловодства, немає. Пояснити це можна так: кожен працівник селищної ради самостійно виконує свою роботу, яка стосується не лише створення окремих видів документів у межах компетенції, але й належного їх виконання, контролю за ними. Технічно в цій справі допомагають спеціалістам такі працівники селищної ради, як секретар-діловод, секретар-друкарка та кур'єр. Оскільки виконком є державною установою, яка не займається бізнесом і в результаті не намагається отримати прибуток, то кожен спеціаліст в межах своїх можливостей готує відповідні документи сам. Це не стосується посадових осіб селищної ради: голови селищної ради, його заступника та секретаря. Вони не займаються виробничою діяльністю, і всі документи для них готує секретар-діловод.

Як і в будь-якій іншій організації, у селищній раді є такі відділи:

· відділ бухгалтерії, де циркулюють документи відповідного профілю: різноманітні звіти, баланси, плани тощо;

· юридичний відділ, де в основному працюють із угодами, контрактами, в яких однією зі сторін виступає селищна рада;

· земельний відділ, на який покладена робота з земельними актами, актами приватизації тощо;

· відділ реєстрації актів цивільного стану населення, де видають свідоцтва про народження, розлучення, смерть, шлюб;

· інші відділи, документація яких досить різноманітна.

Крім цього, у Успенській сільській раді готуються документи, які забезпечують роботу сесій селищної ради та належним чином оформлюють прийняті селищною радою рішення.

Для ефективного функціонування служби діловодства та роботи селищної ради в системі діловодства циркулюють посадові інструкції, особові справи, трудові книжки тощо, тобто ті документи, які регламентують роботу працівників установи.

До селищної ради багаторазово звертаються громадяни з різних причин, тому можна говорити про такі види документів, з якими має справу селищна рада: заяви, скарги, пропозиції громадян та інших установ, організацій і підприємств селища. Окрім звичних паперових документів, селищна рада працює з документами, оформленими різними способами: телеграмами, телефонограмами, факсовими та електронними документами.

Таке різноманіття видів документів пояснюється специфікою роботи установи, адже селищна рада, окрім забезпечення документами власної діяльності, тісно співпрацює з усіма державними установами селища, які залежать від неї - дитячим дошкільним закладом, школою, поліклінікою, будинком для ветеранів праці та престарілих людей, а також із усіма підприємствами, що розташовані на території села Успенки, безпосередньо взаємодіє з громадянами селища.

Відповідно до етапів документообігу, які були описані у підпункті 1.2 цього диплому в сільській раді відбувається документообіг, який включає всі нижче описані процеси.

Прийом документів. Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою персонального комп'ютера, незалежно від виду носія, приймаються централізовано в канцелярії, керівником служби діловодства (начальником канцелярії або секретарем-референтом). У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів та тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо), які передаються за призначенням.

Під час розкриття конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в службі діловодства. Зразок акта про відсутність вкладиша в конверті наведено в.

Якщо виявлено пошкодження конверта, то необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли в конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша призначена для цього особа, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду надісланих документів є відбирання тих, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання.

Здійснюється попередній розгляд документів у день їх одержання або в перший робочий день у разі їх надходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів, незалежно від їх носія, варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок і питань діяльності підрозділів установи, номенклатурою справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення.

Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодження з керівництвом установи чи її власником, необхідно чітко розподілити між підлеглими функції керування документами, визначити стратегічні дії, що сприяють виконанню вимог і правил щодо роботи з документами та забезпечують їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Метою реєстрації документів є забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах із обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів повинно бути закріплене в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.

До таких документів належать:

· листи, що надійшли в копії до відома;

· телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

· повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний;

· графіки, наряди, заявки, рознарядки;

· зведення та інформація, надіслані до відома;

· навчальні плани, програми (копії);

· рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

· прейскуранти (копії);

· норми витрати матеріалів;

· вітальні листи й запрошення;

· друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

· наукові звіти за темами;

· місячні, квартальні, піврічні звіти;

· форми статистичної звітності;

· документи бухгалтерського обліку та звітності підрозділів;

· позови та інші документи за судовими довідками;

· наукові звіти.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що:

· потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

· створюються й використовуються в установі;

· надходять від інших установ і приватних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ, незалежно від форми його носія, реєструється в даній установі лише один раз:

· вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

· створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора та змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента

України та Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Факт створення або надходження документів, незалежно від виду носія, фіксується проставленням на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів - із подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів із паперовими носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки У невеликих установах із обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації документів При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду й визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

Так, в установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються в двох примірниках (для служби діловодства та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірні картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуку виконаних документів із певного питання [60, с.315].

Після виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Обов'язкові реквізити реєстрації документів із паперовими носіями:

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

На паперових документах, що реєструються службою діловодства або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція, одержана від Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Виконання - це безпосередня робота з документами. Виконавці, яких, зазвичай, призначають відповідальними за документ ще під час реєстрації, на цьому етапі повинні забезпечити швидке та оперативне виконання покладених на них обов'язків і доручень. Це найважливіший етап документообігу, від якого залежить подальше існування й використання документа.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища та номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Іванов 77 00 77

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Литвин 77 00 55

Л.І. 3 12.04.2009

Контроль за виконанням документів і прийняттям рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та складова частина діловодного процесу.

Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій; першу з яких виконують самі керівники, а другу - діловодні служби підприємства.

Установа, відповідальна за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці.

У разі виконання документа кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим [60].

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, загроза впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю під час пошуку.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та на РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа та зняття його з контролю вносяться до РКК.

Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, найбільш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, більш складних за характером виконання. успенський рада діловодство архівний

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найважливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконання документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою й терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість із контрольними підрозділами вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну виконання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається отримати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більший трьох діб.

У разі відсутності резолюції керівника щодо дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В інших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Припинити виконання документів, що надійшли від державної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація - автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день.

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Виділяють три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатура справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатура справ окремих структурних підрозділів.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

· групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

· групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;

· групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

· в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

· включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

· якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

· документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах;

· справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, накази з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

· протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

· документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

4. Основи архівної справи

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням із її керівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ до архівного підрозділу установи та забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії.

Документи установи групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату й номери аркушів у справі.

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2003 рік передаються в архівний підрозділ у 2006 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Передача справ у архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим із керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення.

Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується в прийнятті справ із обов'язковим зазначенням (цифрами й літерами) кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Обробка вхідної документації

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремленні два види документних потоків:

· вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

· документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами - авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

· документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять указівки, роз'яснення та зведення;

· документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

· документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

· звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти із зазначенням їхніх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові, а також найменувань посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які в свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи поділяють на такі:

· організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

· інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки тощо);

· обліково-звітні.

Залежно від значущості автора та змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцеві.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху й потребуватиме певної послідовності їх опрацювання.

До принципів обробки вхідної документації можна віднести загальні прийоми роботи з документами в схемі документообігу установи. Всі вхідні документи, повинні пройти головні етапи роботи з ними: приймання, попередній розгляд і реєстрацію. Детально ці етапи описані вище.

Саме на цих етапах відбувається чітке налагодження процесів виконання документа, що в даному випадку є найголовнішим завданням у роботі з ними. Від оперативності роботи з документами залежить подальша доля їх і закладеного в них контексту.

Обробка вихідної документації. Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами та за кореспондентами-адресатами.

Уся вихідна документація мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією або секретарем-референтом установи. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати працівникові документи без відповідної їх реєстрації в службі діловодства.

Під час приймання від виконавців вихідних документів із паперовими носіями перевіряються:

· правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

· правильність зазначення адреси кореспондента;

· наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

· наявність на документі позначки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах із адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також указуються спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна та поштовий індекс.

У правому верхньому куті конверта поряд із марками іноді вказуються порядок надсилання та особливості вкладеної кореспонденції: конфіденційний, рекомендований, терміновий тощо.

Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобам обчислювальної техніки документи відправляються супровідним листом в упаковці, що повинна відповідати технічним вимогам збереження носіїв із записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.

Уся вихідна документація та інші поштові відправлення передаються структурним підрозділам або виконавцям у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів.

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища особи, що підписала документ, індексу структурного підрозділу та порядкового номеру документа з початку року. Наприклад: ПЛ/10-77, де ПЛ - індекс, який вказує, що документ підписано керівником (П.Литвин), 10 - індекс автора документа, 77 - порядковий номер.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказується прізвище керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується та доставляється в поштове відділення.

Висновки

З 21 січня по 17 лютого 2013 року, я проходила виробничу практику в Успенській сільській раді Онуфріївського району Кіровоградської області, під. Керівник практики в установі поставив переді мною два завдання: по-перше необхідно було ознайомитися з усією нормативною базою відділу, на основі якої він і функціонує; по-друге опрацювати загальні засади, функції та завдання на основі яких Успенська сільська рада, для написання дипломної роботи.

При виконанні даних завдань мною використовувалися знання отримані при вивчені курсу: діловодства, архівознавства, основ науково-дослідної роботи тощо. Я ознайомилась та знайшла необхідні мені для роботи матеріали та документи, що надали мені змогу почати роботи над написанням дипломної роботи.

Виконання такої роботи дало можливість розширити знання з зазначених вище предметів та отримати нові навички роботи з даної теми, тобто діяльності Успенської сільської ради. Проходження практики допомогло освоїти нові елементи ділової етики спілкування, познайомитися з дрес-кодом та іншими корисними речами, що нерозривно пов'язані з моєю професією та дає можливість удосконалення мене як фахівця.

На мою думку, переддипломна практика для мене стала пізнавальною, корисною та дала можливість розвинути мої ділові та людські якості.

Література

1. Закон України «Про нотаріат» : станом на 02 вересня 1993 року / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - К. : Парламент. вид-во, 1993. - № 39. - Ст. 383

2. Закон України «Про звернення громадян» : станом на 20 січня1996 року / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - К. : Парламент. вид-во, 1996. - № 47. - Ст. 256

3. Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» : станом на 16 липня 1997 року / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради. - К. : Парламент. вид-во, 1997. - № 24. - Ст.170.

4. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» : станом на 24 січня 2002 року / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - К. : Парламент. вид-во, 2002. - № 11. - Ст. 81

5. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» : станом на 22 травня 2003 року / Державний комітет архівів України // Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22

6. Закон України «Про електронний цифровий підпис» : станом на 22 травня 2003 року / Державний комітет архівів України // Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32

7. Закон України «Про державну службу»: станом на 30 грудня 2011 [Електроний ресурс] / Верховна Рада України. - К. : Парламент. вид-во, 2012. - № 2 - Режим доступу до закону. -- http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/3723-12

8. Закон України «Про інформацію» : станом на 10 серпня 2012 року [Електронний ресурс] / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - К. : Парламент. вид-во, 2012. - № 23 - Режим доступу до закону : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2657-12