Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів

Організаційно-правові документи

Організаційна діяльність кожної установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, які визначають її статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності установи в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.

До організаційно-правових документів належать статути, положення, інструкції, правила, регламенти, штатні розписи, договори.

Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності установ, містять положення, засновані на нормах адміністративного права, та є обов'язковими для виконання. Ці документи залежно від їх виду проходять процедуру затвердження: уповноваженим на це органом вищого рівня; керівником цієї установи; колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів тощо); керівником структурного підрозділу. Організаційні документи можуть затверджуватися безпосередньо керівником, розпорядчим документом або колегіальним органом. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Організаційно-правові документи розробляє керівництво установи або керівники структурних підрозділів із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, добре обізнаних із роботою установи.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

У процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи або одним із заступників, що курирує відповідний напрямок діяльності установи.

СТАТУТ - це організаційний документ, що містить зведення правил, які регулюють діяльність установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими установами і громадянами, права й обов'язки в певній сфері державного управління, господарської або іншої діяльності. Такими є, наприклад: Статут Української Студентської Спідки; Статут Федерації шахів України; Статут залізниць України; Статут внутрішньої служби Збройних Сил України.

Загальні статути затверджують вищі органи державної влади, а статути громадських організацій приймають і затверджують їх з'їзди; статут юридичної особи затверджує його засновник (учасник), він підлягає реєстрації в установленому порядку.

Статут належить до установчих документів юридичної особи. Як правило, вимоги до оформлення і змісту статуту визначають нормативно-правові акти. В установчих документах юридичної особи повинні зазначатись її назва, місцезнаходження, порядок управління діяльністю, а також інші відомості, передбачені законодавством для юридичних осіб відповідного виду. Так, згідно з Господарським кодексом України статут суб'єкта господарювання повинен містити відомості про його назву і місцезнаходження, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, про органи управління і контролю, їх компетенцію, про умови реорганізації та ліквідації суб'єкта господарювання, а також інші відомості, пов'язані з особливостями організаційної форми суб'єкта господарювання, передбачені законодавством [9, ч. 4, ст. 57]. Отже, статут юридичної особи визначає її структуру, види і напрями діяльності, порядок управління та інші питання діяльності суб'єкта господарювання.

Статути розподіляються на типові та індивідуальні. Типові статути, як правило, розробляються органами вищого рівня для однотипних за характером діяльності установ, наприклад: Типовий статут аптеки, Типовий статут державної телерадіоорганізації, Типовий статут відкритого акціонерного товариства, створеного шляхом корпоратизації державного підприємства, яке не підлягає приватизації. Статути належать до складних документів. їх структуру і зміст визначають установи-розробники. Індивідуальні статути створюються на основі типових статутів і конкретизують їх.

Оформлення статуту має певну специфіку.

На його титульній сторінці мають бути присутні такі реквізити:

o запис про державну реєстрацію, засвідчений печаткою органу, який здійснив реєстрацію (проставляється у лівому верхньому куті);

o гриф затвердження статуту засновниками або учасниками (проставляється у правому верхньому куті);

o назва виду документа (проставляється у центрі сторінки);

o організаційно-правова форма установи та її індивідуальна назва (проставляється у центрі сторінки під назвою документа);

o місце та рік складання або видання (над межею нижнього берега, посередині).

Текст статуту оформляють на інших сторінках. Для чіткого викладення змісту статуту і кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

Структура тексту статуту може змінюватися залежно від форми власності та організаційно-правової форми установи (державного підприємства, акціонерного товариства, комунального підприємства тощо). Наприклад, у статуті акціонерного товариства мають бути присутні такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Юридичний статус товариства;

3. Мета та предмет діяльності товариства;

4. Засновник та акціонери товариства;

5. Статутний фонд товариства;

6. Акції товариства;

7. Права та обов'язки акціонерів;

8. Порядок розподілу чистого прибутку та покриття збитків товариства;

9. Трудовий колектив товариства;

10. Облік та звітність;

11. Порядок внесення змін та доповнень до Статуту.

12. Порядок припинення товариства.

Статут комунального підприємства може мати такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Мета та предмет діяльності підприємства;

3. Юридичний статус підприємства;

4. Майно підприємства;

5. Права та обов'язки;

7. Управління підприємством та самоврядування трудового колективу;

8. Господарська та соціальна діяльність підприємства;

9. Внесення змін та доповнень до Статуту.

10. Реорганізація та ліквідація товариства;

Статут оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші статуту зшивають, прошнуровують і скріплюють печаткою. організаційний документ керівництво статут

Статут є підставою для розроблення положень, правил та інших документів, утворюваних в установі.

ПОЛОЖЕННЯ - це організаційний документ, що визначає порядок утворення, статус, компетенцію, права та обов'язки, організацію роботи установ, посадових осіб, комісій, груп, а також питання проведення конкурсів, оглядів та інших заходів. До окремої групи належать положення, які регламентують сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання, наприклад: Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, Положення про проведення атестації працівників підприємств, установ, організацій та закладів галузі культури, Положення про преміювання працівників установи.

Найпоширеніший вид положення - документ, призначений для регламентації діяльності установи. Положення про установу - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні установи. Воно визначає статус установи, її внутрішню структуру, функції, компетенцію, обов'язки, порядок реорганізації і ліквідації. Положення складають на загальному бланку установи.

Реквізитами положення є:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

o назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

o назва установи-автора;

o назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

o дата і номер;

o місце складання;

o гриф затвердження;

o печатка установи, яка затверджує документ;

o текст;

o підпис;

o візи.

Часто індивідуальні положення створюються на основі типових, які розробляють і затверджують органи вищого рівня. Положення затверджуються в установленому порядку. Структура і зміст положень, як і статутів, визначається установою-розробником. Як правило, положення про установу має такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та обов'язки;

5. Керівництво;

6. Взаємовідносини та зв'язки;

7. Виробничо-господарська діяльність;

8. Майно і засоби;

9. Контроль, перевірка і ревізія діяльності;

10. Реорганізація і ліквідація.

У практиці адміністрування установ, що мають внутрішню організаційну структуру, використовуються інші різновиди положень. У цьому випадку положення є основним документом, який закріплює й розмежовує функції кожного структурного підрозділу. Положення має такі обов'язкові реквізити:

o назва установи;

o назва структурного підрозділу;

o назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

o дата і номер;

o місце складання;

o гриф затвердження;

o текст;

o підпис;

o візи.

Текст положення включає розділи:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та відповідальність;

5. Керівництво;

6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки).

У розділі "Загальні положення" вказують повну назву структурного підрозділу, його місце в організаційній структурі, ступінь самостійності, підпорядкування - орган управління (або посадова особа). У цьому розділі наводиться перелік основних нормативно-правових актів, якими структурний підрозділ керується у своїй діяльності, зазначається його внутрішня структура (наявність секторів, груп). У цьому ж розділі можна вказати, що структурний підрозділ має бланк і печатку.

У розділі "Завдання" узагальнено формулюють основні завдання структурного підрозділу.

Розділ "Функції" є основним у положенні і має містити всебічну характеристику діяльності цього структурного підрозділу, докладний перелік усіх функцій, які повинні забезпечувати вирішення його основних завдань.

У розділі "Права та відповідальність" перелічують права, надані структурному підрозділу для реалізації покладених на нього функцій. При викладенні прав важливо підкреслити їх відповідність чинному законодавству, що регламентує внутрішню діяльність установи.

Друга частина цього розділу, де йдеться про відповідальність, може бути викладена узагальнено, наприклад: "підрозділ відповідає за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами та цим положенням". Уживають і більш детальне розписування, виходячи з пунктів обов'язків з урахуванням особливостей роботи структурного підрозділу.

Розділ "Керівництво" містить назву посади керівника підрозділу, вимоги до рівня його освіти та стажу роботи. Посадові обов'язки керівника не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому в цьому розділі викладаються його компетенція, обов'язки і права. До їх числа, як правило, відносять функцію координації діяльності структурного підрозділу, планування роботи, контроль за роботою співробітників, удосконалення організаційної структури, участь у розробленні нормативно-методичного забезпечення тощо.

Для розмежування прав підрозділу та його керівника в розділі зазначають персональні права керівника, зокрема: право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, затверджувати і підписувати документи, видавати розпорядження з певних питань, призначати і звільняти із займаних посад працівників підрозділу (або представляти документи для цих процедур), вживати заходів щодо заохочення або стягнення тощо. У розділі "Керівництво" називають основні позиції, по яких керівник несе персональну відповідальність: за виконання завдань структурного підрозділу, за стан документації, ЇЇ відповідність вимогам нормативно-правових актів, стандартів, вірогідність інформації, її нерозголошення, організацію роботи підрозділу, роботу з кадрами, а також за невиконання завдань, покладених на керівника цим положенням.

У розділі "Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки)" визначаються взаємозв'язки структурного підрозділу у процесі здійснення його діяльності, взаємні зобов'язання, подається характеристика вхідної і вихідної документації (планової, звітної, аналітичної тощо), періодичність її подання, назви підрозділів, які надають і одержують цю інформацію.

Положення підписує посадова особа, яка є її безпосереднім розробником (наприклад, начальник структурного підрозділу), візує юридична служба (юрист), затверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.

ІНСТРУКЦІЯ - це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ (їх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Інструкції поділяються на три основні групи:

1) такі, що роз'яснюють і визначають порядок застосування нормативно-правових актів;

2) такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: Інструкція щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, Інструкція з діловодства в установі;

3) посадові.

В управлінській практиці використовують як типові, так і індивідуальні інструкції. Типові звичайно видають органи державної влади або органи вищого рівня.

Інструкція повинна мати такі обов'язкові реквізити:

o назва установи;

o назва структурного підрозділу (у разі оформлення посадової інструкції");

o назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

o дата і номер;

o місце складання або видання;

o заголовок до тексту;

o гриф затвердження;

o текст;

o підпис;

o візи.

Заголовок інструкції має чітко визначати ті питання, об'єкти або осіб, на яких вона поширюється, наприклад: Посадова інструкція інспектора з контролю, Про охорону праці на підприємстві.

Як правило, перший розділ інструкції має назву "Загальні положення". У ньому зазначають мету розроблення, галузь (сферу) її застосування, порядок і обов'язковість використання, нормативно-правові акти, на підставі яких розроблено інструкцію. Інструкція є документом тривалої дії, тому зазначається дата її введення в дію, а також згадується про відміну попередньої інструкції.

Текст інструкції викладають у логічній послідовності і групують за розділами, підрозділами, пунктами, підпунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кількість розділів та їх логічний взаємозв'язок визначає укладач інструкції. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим. За манерою словесного викладу текст інструкції притаманний вказівний характер, тому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: "встановлюється", "не допускається", "забороняється" тощо. Наприклад: "Секретарі структурних підрозділів зобов'язані щомісячно подавати в канцелярію відомості про документообіг".

У посадовій інструкції обов'язково мають бути присутні такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Завдання та обов'язки;

3. Права;

4. Відповідальність;

5. Обсяг знань;

6. Кваліфікаційні вимоги;

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Проект інструкції візують юридична служба (юрист) та інші заінтересовані посадові особи. Інструкцію підписує керівник того структурного підрозділу, який її розробляв. Інструкція може вводитися в дію після затвердження керівником установи або після видання спеціального розпорядчого документа, наприклад наказу. В обох випадках на першій сторінці інструкції оформляється гриф затвердження із зазначенням посади та дати затвердження або з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер.

Інструктивний характер мають також правила, регламенти тощо. В них викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо. Наприклад: Типові правила користування бібліотекою в Україні, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Регламент організації діяльності установи тощо.

За формою та змістом правила і регламенти є подібними до інструкцій.

ДОГОВІР - це правовий багатофункціональний документ, що регулює господарські або інші взаємини суб'єктів економічної діяльності. Договір є письмовою угодою двох або більше сторін.

Договір є основним документом, що фіксує різнобічні зв'язки й економічні відносини між громадянами, громадянами й установами, між установами. Законодавством встановлено, що договори складаються під час документування угод купівлі-продажу (див. додаток 14), підряду, оформлення найму (оренди), доручення, позики, надання послуг, страхування тощо. У разі створення деяких форм підприємств (акціонерні товариства) складається установчий договір. Відносини працівника і роботодавця також закріплюються у договорі (контракті) (див. додаток 15).

Форма і зміст договору залежать від його різновиду. Існують типові види договорів з певних питань діяльності, які є основою для складання конкретного договору. Договір може бути укладений у будь-якій формі, якщо форми договору не встановлені законом.

Зміст договору, як правило, передбачає такі обов'язкові реквізити:

o назва виду документа (ДОГОВІР);

o заголовок (предмет договору);

o дата;

o реєстраційний номер договору;

o місце складання;

o назви установ, які укладають договір (або відомості про фізичних осіб);

o посилання на їх установчі документи;

o прізвища, імена, по батькові представників сторін, які укладають договір;

o відомості про обов'язки сторін;

o умови і форми розрахунку;

o санкції у разі порушення або несвоєчасного виконання зобов'язань;

o строк дії договору;

o особисті підписи (із зазначенням посад, ініціалів, прізвищ) представників сторін, які укладають договір;

o юридичні адреси сторін;

o банківські реквізити;

o дані про кількість примірників договору;

o печатки сторін.

Основна частина договору викладається в розділі про взаємні обов'язки сторін, у якому повно, чітко, однозначно регламентують взаємини сторін, а також окремі або спеціальні умови договору.

До умов договору можуть включатися: порядок вирішення спорів; права володіння, розпорядження майном (землею, основними фондами тощо); положення про забезпечення економічної безпеки; порядок відшкодування можливих збитків тощо.

Размещено на Allbest.ru