1. Понятие документа, классификация управленческой документации

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Кублашвили О.В. Документационное обеспечение деятельности, М.: Инфра-М, 2004. - С. 93

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Управленческая документация -- это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов -- документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - С. 36

1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

- по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;

- по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;

- по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;

- по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;

- по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;

- по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;

- по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

2. Регламентация документирования управленческой деятельности

С 1971 года в стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем. Кублашвили О.В. Документационное обеспечение деятельности, М.: Инфра-М, 2004. - С. 96

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 3-е изд. испр., и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000 - С. 89

Документационное обеспечение управления в России регламентируется следующими нормативными актами и инструктивными материалами:

1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации.

4. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

6. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» и др.

В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

3. Разработка бланков документов

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - С. 104

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15 - адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов государственных органов и учреждений, в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) располагается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-2003 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа, на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число, каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 06 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 07 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации";

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Заключение

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. : Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ. Введен в действие с 01.07.2003. -М., 2004.

3. ОКУД (ОК 011-93) - Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

4. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 3-е изд. испр., и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000

5. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - 5-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. - Ростов н/Дону : Феникс, 2003.

6. Демин, Ю. М. Делопроизводство. подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Изд. «Питер», 2004. - 220 с.

7. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - 224 с.

8. Организация работы с документами: Учебник для ВУЗов / Кудряев В.А. и др.; Под ред В.А. Кудряева - 2-е изд., перераб. и доп. - Минфра - М, 2001

9. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в примерах и образцах / М. Ю.

10. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М. : Издательс тво РДЛ, 2000. - 400 с.

Размещено на Allbest.ru