Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Национальный исследовательский Томский государственный университет (НИ ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: "Стандарты в области терминов и определений в документоведении"

Выполнила: студентка группы №03505

Рагозина Е.Ю.

Руководитель: профессор, доктор ист. наук

Ларьков Н.С.

Томск - 2017

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Теоретические аспекты стандартизации
• 1.1 История и принципы разработки стандартов ISO
• 1.2 История и принципы разработки стандартов ГОСТ
• Глава 2. Аналитика терминов и определений в ДОУ
• Заключение
• Список использованных источников и литературы


Введение

Важность управленческой деятельности для современного общества не вызывает сомнений, но, поскольку принятие и исполнение решений требуют документирования и информационной поддержки, этот вид деятельности оказывается тесно связанным с управлением документами. Для данной сферы терминология важна не только для осмысления природы документов, создания теорий по их наиболее эффективному использованию, но и для практических целей.

Существующая терминосистема не может в полной мере соответствовать управленческим потребностям, поскольку нуждается в нормализации из-за ряда требующих решения проблем. Одна из них состоит в недостаточной исследованности основных терминов системы. Значения некоторых терминов размываются под влиянием трактовок, используемых в смежных сферах деятельности.

В настоящее время становится все более очевидной тенденция международной стандартизации терминологии, в том числе и в сфере управления документами. Происходит это, как правило, при разработке стандартов, касающихся работы с документами и последующем их утверждении в качестве национальных с учетом специфики принимающей их страны. Россия также не осталась в стороне от этого процесса. Однако в рамках принятия стандартов ISO (Международная организация по стандартизации) в качестве национальных возникает проблема гармонизации терминов, поскольку лежащий в основе стандартов ISO взгляд на документ расходится с отечественными трактовками. Из-за несовпадения теоретических подходов разнится и терминология.

Проблема осложняется тем, что терминосистема используется как в профессиональной деятельности, так и в учебной и справочной литературе. Состав и определение терминов в этих двух объективно формирующихся терминосистемах различаются, поэтому необходимо привести их в соответствие друг с другом или разграничить сферы применения. Наиболее актуально это для стандартов, регламентирующих систему менеджмента качества и управления документацией.

Основные усилия в отечественном документоведении были направлены на выработку общей теории документа и уточнение понятийного аппарата. Число работ, посвященных системе терминов в целом, сравнительно невелико.

При написании работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

В литературе практически не освещена проблема соответствия отечественной и международной терминологии в сфере управления документацией. Новые термины, отражающие появившиеся недавно реалии, в большинстве своем не получили устойчивого толкования.

В ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. "Термины и определения" устанавливались основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные этим стандартом, также были в свое время обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Электронный ресурс UBL: http://stroysvoimirukami.ru/gost-16487-83 (дата обращения 11.03.17)..

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения": устанавливал термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Электронный ресурс UBL: http://base.garant.ru/181655/#ixzz4jgvlwXRs (дата обращения 11.03.17)..

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Электронный ресурс UBL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения 11.03.17)..

В учебном пособии А.В. Гугелева "Стандартизация, метрология и сертификация" в доступной и лаконичной форме раскрываются основные понятия и состояния функционирования метрологии, стандартизации и сертификации Гугелев А.В. Стандартизация, метрология и сертификация - М.: Высшее образование. - 2007. -209 с..

В учебном пособии Э.И. Ханпира "Архивоведческое терминоведение" рассмотрены основные этапы развития отечественного архивоведческого терминоведения на базе подготовки отечественных отраслевых международных многоязычных терминологических словарей Ханпира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учебное пособие по спецкурсу. - М., 1990. - С. 92-94..

В учебнике Г.Д. Крыловой "Основы стандартизации, сертификации, метрологии" освещаются новые аспекты развития стандартизации и сертификации - социальная лояльность, стандартизация услуг в России, принятие международных стандартов по управлению качеством услуг, международные универсальные стандарты по экологии, создавшие основу для организации экосертификации Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. - Юнити, 2000. -711 с..

Ю.В. Димов в книге "Метрология, стандартизация и сертификация" изложил основы стандартизации, взаимозаменяемости изделий, метрологии, технических измерений, управления качеством и сертификации в соответствии с образовательными стандартами, утвержденными Министерством образования Российской федерации Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2004. -432 с..

И.М. Лифиц в книге "Стандартизация, метрология и сертификация" рассматривает современное состояние, проблемы и направления совершенствования стандартизации, метрологии и сертификации Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация: Учебник. - 5-е изд. - М.: Юрайт-Издат. 2005. - 345 с..

Актуальность исследовательской работы заключается в том, что основой в ДОУ являются термины и определения. В последние годы требования к толкованию и составу терминов и определений в стандартах ужесточаются. Поэтому существующая терминосистема нуждается в нормализации и решении ряда проблем, так как, тесно связана с управлением документами.

В качестве объекта исследования выступают термины и определения в документоведении и архивном деле.

Целью данной курсовой работы является исследование вопросов стандартизации в области терминов и определений в документоведении.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

· рассмотреть историю и принципы разработки стандартов ISO;

· рассмотреть историю и принципы разработки стандартов ГОСТ;

· провести общий анализ терминов ISO;

· провести общий анализ терминов ГОСТ;

· провести сравнительный анализ терминов.

Достижение цели и задач исследования осложняется весьма неравномерным освещением темы в литературе. Изучению же именно системы терминов вплоть до недавнего времени уделялось немного внимания. Поскольку документоведение и архивоведение в Российской Федерации имеют значительную специфику, подавляющее большинство литературы составляет отечественная. Из зарубежной могут быть использованы только общетеоретические работы - и то в качестве основы для системно-структурного анализа рассматриваемой терминосистемы.



Глава 1. Теоретические аспекты стандартизации

1.1 История и принципы разработки стандартов ISO

ISO (International Organization for Standardization) (далее ISO) - Международная организация по стандартизации. С 1946 года ISO разрабатывает технические стандарты практически по всем направлениям бизнеса, отраслям промышленности и технологиям. В соответствии со ст. 2.1 устава ISO целью этой организации является "содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для облегчения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в области интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности". В структуре ISO функционирует множество технических комитетов по различным отраслям промышленности и сферам деятельности. Свиткин М.З., Мацута В.Д., Рахлин К.М. Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ISO. - 1999. -С. 154-160.

Эволюция стандартов по менеджменту и обеспечению качества тесно связана с процессом индустриализации в ХХ веке, которая повлекла за собой разработку и внедрение национальных промышленных стандартов, выполнявших роль технического и технологического контроля качества в наиболее развитых странах Европы и Америки: UNI - в Италии, DIN - в Германии, BS - в Великобритании, AFNOR - во Франции, ASME - в США. В дальнейшем, потребность в единой нормативной базе для сертификации национальной продукции, а также развитие международной торговли и необходимость снижения таможенных барьеров привели к пересмотру национальных стандартов в области качества и их гармонизации с международными стандартами Менделеев Д.И. Стандартизация, метрология, подтверждение соответствия. - 2010. - С. 148..

В 1960-х многие крупные промышленные компании Великобритании, преследуя цель повышения эффективности процессов производства, контроля и выбора поставщиков (и, в конечном итоге - своей репутации) обратились к изучению серии документов НАТО AQAP, опубликованных в Европе Министерством обороны США (чуть позже Отделом закупок Министерством обороны Великобритании они были заново опубликованы в виде документов DEF STANS). В этих документах американские военные, извлекшие уроки из проблем, связанных с качеством артиллерийско-технического снабжения своих войск во время Второй Мировой войны, сформулировали основные принципы оценки поставщиков продукции (с точки зрения обеспечения надлежащего уровня ее качества) для оборонной отрасли. Многие из британских компаний опубликовали свои документы, в которых излагались требования по обеспечению качества - как на собственных производствах, так и в производственных процессах поставщиков Свиткин М.З., Мацута В.Д., Рахлин К.М. Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ISO. - 2009. -С. 81-101..

В результате появилось множество различных стандартов, однотипная продукция изготавливалась для различных заказчиков по различным стандартам, аудиты проводились по противоречащим друг другу требованиям - одним словом, имело место некоторая неразбериха. Пытаясь стандартизировать технические условия по обеспечению качества в общих отраслях промышленности, Британский институт стандартов в ноябре 1972 г опубликовал Руководящие указания по обеспечению качества BS 4891, которые были составлены в общих выражениях и, в отличие от стандартов Министерства обороны, не носили обязательного характера. После публикации этого документа в некоторых сферах британской промышленности пришли к выводу о необходимости дополнительных специфических стандартов Шишкин И.Ф. Метрология, стандартизация и управление качеством //М.: Изд-во стандартов. - 2003. - С. 228-234..

В 1975 г был издан стандарт BS 5179, который в течение нескольких лет довольно успешно использовался рядом крупных фирм и в последствии послужил основой для составления весьма эффективных программ по выбору поставщиков и их оценке. Этот стандарт сыграл важную роль в вопросе знакомства компаний с концепцией стандартов качества и обусловил рост общего интереса к ней.

Осознание основными отраслями промышленности важности проблемы качества привело к составлению стандарта с более жесткими указаниями, и в 1979 г. был опубликован первый общий стандарт Великобритании - BS 5750, а в 1981 г. последовало издание указаний по его использованию. Стандарт BS 5750-79 приняли все основные фирмы-получатели продукции, изменив свои системы в соответствии с ним. Это примечательное событие не прошло незамеченным на международном уровне. Взяв британский стандарт BS 5750-79 за основу, Технический комитет ISO TC 176 в марте 1987 г. составил проект группы стандартов ISO серии 9000 Новикова Н.А. Метрология, стандартизация и сертификация. - 2013. - С. 95-105..

Эти стандарты увидели свет при значительном влиянии Великобритании: опыт, накопленный этой страной в вопросе стандартизации, обеспечил ей влиятельное положение в этой сфере.

Позже был опубликован Европейский стандарт EN 29000, идентичный ISO 9000:87, а большинство крупных промышленно развитых стран составили свои собственные национальные стандарты таким образом, что они были технически эквивалентны ISO 9000:87 или представляли собой их точные копии. стандарт термин документационное принцип

Необходимо подчеркнуть, что в методологическом плане базой стандартов ISO стал комплексный подход к управлению качеством - всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM) Швандар В.А. Стандартизация и управление качеством продукции. - М.: Юнити-Дана, 2001. - С. 104-115..

В настоящее время в мире действует около 2000 различных стандартов, выпущенных Международной организацией стандартизации, которые применяются как в узкоспециализированных областях, так и в межнациональном масштабе. В частности, система ISO 9000 в настоящее время используется в качестве базовой платформы стандартизации менеджмента многими странами, в том числе и Россией.

Основная цель внедрения стандартов ISO заключается в повышении качества и безопасности бизнеса и технологий, что в свою очередь влечёт за собой рост потребительских характеристик выпускаемой продукции. Одновременно улучшается взаимодействие между покупателем и поставщиком, производителем и посредником, придавая рыночным отношениям цивилизованный взаимовыгодный характер Герасимова Е.Б., Герасимов Б.И. Метрология, стандартизация и сертификация: учебное пособие //М.: Форум: ИНФРА-М. - 2008. - С. 184..

Начиная с самых первых разработок, и по сей день, продукты Международной организации по стандартизации отличались продуманным до мелочей подходом к созданию каждого нового стандарта. К этой работе привлекались лучшие эксперты и специалисты, которые учитывали все технические нюансы и характеристики объектов стандартизации.

В конечном итоге сегодня можно говорить о следующих преимуществах системы международных стандартов ISO Кошевая И.П., Канке А.А. Метрология, стандартизация, сертификация //М.: ФОРУМ, ИНФРА-М. - 2007. - С. 320-340.:

1. Планетарный масштаб распространения унифицированных стандартов.

2. Реальная защита населения и окружающей среды от опасных товаров и технологий.

3. Стимулирование развития торговли между разными странами.

4. Положительное влияние на эволюцию бизнеса в рамках улучшения системы управления и контроля.

5. Создание эффективных оценочных критериев, которые объективно отражают реальное положение вещей.

И ещё один важный момент - именно ISO является одним из двигателей научного прогресса. Дело в том, что для более полного и быстрого понимания технической документации и изложения различных идей учёные сегодня могут пользоваться общими стандартами, которые во многом определяют ценностную суть разнообразных проектов. Ещё один плюс - это перспектива гармонизации законодательных актов и положений разных стран с общепринятыми международными законами и принципами.

Международные стандарты ISO - это постоянно развивающаяся оценочная система, позволяющая экономике развитых стран идти в ногу со временем, выбирая на роль главных ориентиров качество и безопасностьМеждународные стандарты ISO серии 9000. История и развитие. Электронный ресурс URL: http://www.leanzone.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=182:-iso-9000-&catid=41:2008-12-22-17-57-43&Itemid=90 (дата обращения 27.03.2017)..

Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в Международной организации по стандартизации осуществляется Техническим комитетом (ТК) № 46 "Информация и документация", в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование)Технический отдел ISO. Информация и документация. Электронный ресурс UBL: https://www.iso.org/committee/48750.html (дата обращения 01.06.17)..

Российские специалисты (ВНИИДАД), являющиеся экспертами ИСО с правом голоса от России, осуществляют свою деятельность в составе ПК 11 "Управление документами/ архивами" данного комитета.

В рамках ТК 46/ПК 11 работает пять рабочих групп (WG) деятельность которых и определяет основные направления стандартизации в сфере архивов и управления документами:

· SWG Координационная рабочая группа

· WG 01 Метаданные

· WG 07 Международная рабочая группа по сохранению цифровых документов

· WG 08, WG 09 Система управления документами

· WG 10 Рекомендации по внедрению отбора и передачи документов

· WG 13 Пересмотр ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2.

В 2013 году наиболее активно шла работа по направлениям, связанным с развитием системы управления документами, разработкой рекомендаций по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, идентификацией рисков и их оценкой для документных систем и пересмотром стандарта 15489.

Особенностью деятельности ИСО как международной организации по стандартизации является организация эффективного взаимодействия комитетов, предлагающих решения в смежных областях и профессиональных сферах. Это решается за счет обязательной рассылки проектов стандартов и технических отчетов этих комитетов не только с целью ознакомления, но и внесения предложений, возможного учета их положений в своей нормотворческой деятельности, а может быть даже некоторой корректировки методологических позиций. Для ТК 46/ПК 11 таким комитетом является главным образом ТК 171 "Прикладные системы создания и хранения документов", но и ТК 154 "Документы и информация в управлении, торговле и промышленности" и ТК 10 "Техническая документация на продукцию" и др. информируют о результатах своей деятельности.

Кроме того, ИСО осуществляет взаимодействие с рядом международных организаций по координации деятельности в электронном бизнесе. Среди вопросов, требующих координации, наиболее важными признаются, в том числе, проблемы координации работ по цифровой подписи, выработка общих подходов по "онлайн-терминологии", стандартизация требований в отношении облачных технологий, развитие электронного правительства и др. Поскольку документация является непременным атрибутом функционирования любой организации стандарты в области информации и документации должны отражать эти аспекты. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям в сфере ДОУ, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.

1.2 История и принципы разработки стандартов ГОСТ

История развития стандартизации в России имеет корни, относящиеся к началу XVIII в., когда по образцам, утвержденным Петром I, были построены серии судов с одинаковыми размерами, якорями, вооружением и снаряжением. Это позволяло выдерживать как равные размеры элементов конструкций судов, так и единый уровень их качества. России принадлежит приоритет в организации на основе стандартизации взаимозаменяемого производства в металлообрабатывающей промышленности. В 1761 г. на Тульском и Ижевском заводах, было организовано массовое производство ружей Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация: Учебник. - 5-е изд. - М.: Юрайт-Издат. 2005. -С. 56-60..

В конце XIX - начале XX в. стандартизация в области применения принципа взаимозаменяемости распространяется на многие виды военной и гражданской продукции. В этот период на некоторых крупных заводах Петербурга и Москвы, а также на оружейных заводах Тулы, Ижевска и других промышленных городах появились стандарты в форме заводских норм на допуски и посадки Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. - Юнити, 2000. -С. 580-600..

Первая попытка обобщить и создать стандарт на единую систему допусков и посадок была сделана в 1914-1915 гг. профессором Московского высшего технического училища И.И. Куколевским. Предложенная им система была использована в 1915-1917 гг. при выполнении военных заказов, она нашла также применение и в гражданской промышленности Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 4-е изд. - Издательский дом" Питер", 2012. -С. 180-187..

Интенсивное развитие стандартизации в машиностроении и приборостроении началось в 20-х годах. В 1924 году было организовано "Бюро промышленной стандартизации" как руководящий орган по стандартизации в промышленности, а также созданы рабочие комиссии по стандартизации в ведущих отраслях. В сентябре 1925 года, был создан "Комитет стандартизации при Совете Труда и Обороны". В 1924-1925 гг. под руководством проф. А.Д. Гатцука был разработан проект стандарта "Допуски для пригонок". В 1929 году, под руководством председателя специальной комиссии проф. М.А. Саверина проект представлен и утвержден "Комитетом по стандартизации" в качестве общесоюзного стандарта, обязательного для всех предприятий и организаций СССР. После утверждения этого стандарта были разработаны и в 1931 году утверждены стандарты на гладкие калибры для контроля размеров. После этого начали создаваться единые государственные (общесоюзные) стандарты ОСТ Радкевич Я.М., Схиртладзе А.Г., Лактионов Б.И. Метрология, стандартизация и сертификация //Высшая школа. - 2004. -С. 256-260..

В 1926-1928 гг. были разработаны таблицы номинальных размеров резьбовых деталей и соединений, а в 1931г. утвержден стандарт на допуски параметров резьбы. В последующие годы активно разрабатываются методические основы стандартизации. Начиная с 30-х годов, разрабатываются новые методы расчета точности механизмов и теоретические основы учения точности и взаимозаменяемости, создаются системы допусков для зубчатых колес, шлицевых соединений, тугой резьбы, на шероховатость поверхности и др.

В разное время под разными названиями работу в области технического регулирования, стандартизации и метрологии осуществляли правительственные организации по стандартизации и метрологии. В 1930 г. Совет Народных Комиссаров СССР принимает решение о реорганизации Комитета по стандартизации во Всесоюзный Комитет по стандартизации (ВКС). В 1940 году была введена категория государственных стандартов (ГОСТ), обязательных к применению во всех отраслях народного хозяйства Советского Союза Колчков В.И. Метрология, стандартизация и сертификация. - Владос, 2013. - С. 87-90..

В 1954 г, был создан "Комитет стандартов, мер и измерительных приборов" при Совете Министров СССР, который в 1971 г. в связи с возросшей ролью стандартизации был преобразован в "Государственный Комитет Стандартов Совета Министров СССР" (Госстандарт СССР), а затем "Госстандарт РФ".

"Госстандарт РФ", а сейчас это - "Агентство по техническому регулированию и метрологии", руководит стандартизацией, метрологией и разработкой общих вопросов качества продукции в нашей стране. Этот орган несет ответственность за состояние и дальнейшее развитие стандартизации и метрологии, за обеспечение единства измерений в стране, проведение единой технической политики в области стандартизации и метрологии. Следует отметить, что успешное решение вопросов метрологии и стандартизации возможно благодаря работе в нашей стране ряда научно-исследовательских институтов по стандартизации и метрологии и привлечению к этой работе отраслевых научно-исследовательских институтов, заводов и вузов Гугелев А.В. Стандартизация, метрология и сертификация //М.: Высшее образование. - 2007. - С. 29-43..

Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик для добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг Акмайкин Д.А. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во МГУ им. адм. Г.И. Невельского, 2007. - С. 35-40..

Основными целями стандартизации являются Кошевая И.П., Канке А.А. Метрология, стандартизация, сертификация //М.: ФОРУМ, ИНФРА-М. - 2007. -С. 120-135.:

· повышение уровня безопасности жизнедеятельности, повышение уровня безопасности объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

· стандартизация должна содействовать соблюдению требований технических регламентов, обеспечению научно-технического прогресса, а также рациональному использованию ресурсов;

· стандартизация должна обеспечивать, техническую и информационную совместимость, сопоставимость результатов исследований, испытаний и измерений, технических и экономико-статистических данных;

· одной из целей стандартизации является обеспечение взаимозаменяемости продукции.

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2004. - С. 222.:

· добровольного применения стандартов;

· максимального учета интересов заинтересованных лиц;

· применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением обоснованных случаев;

· обязательными являются технические регламенты.

Стандартизация проводится при условии соблюдения требований технических регламентов и обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

Результатом деятельности по стандартизации является документ - стандарт.

В настоящее время на территории Российской Федерации, используются Никифоров А.Д., Бакиев Т.А. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 2003. - С. 103-110.:

· национальные стандарты;

· правила стандартизации;

· нормы и рекомендации в области стандартизации;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты организаций.

Национальный стандарт применяется на добровольной основе независимо от страны, места происхождения продукции, осуществления процессов производства и др. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия национальному стандарту Клевлеев В.М., Кузнецова И.А., Попов Ю.П. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. - С. 175-181..

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации.

Стандарты организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных организаций, саморегулируемых организаций, объединений юридических лиц могут разрабатываться и утверждаться ими самостоятельно исходя из необходимости применения в областях знаний результатов исследований, измерений и разработок.

Деятельность в области стандартизации координирует национальный орган Российской Федерации по стандартизации - Агентство по техническому регулированию и метрологии. Орган по стандартизации принимает программу разработки национальных стандартов и организует экспертизу проектов национальных стандартов. Он обеспечивает соответствие национальной системы стандартизации интересам национальной экономики, состоянию материально-технической базы и научно-техническому прогрессу, а также осуществляет другие технические и организационные функции.

В РФ действует система национальной стандартизации, представляющая собой комплекс взаимоувязанных правил и положений под общим названием: "Национальная система стандартизации". В настоящее время в РФ действует комплекс взаимоувязанных стандартов, правил и положений, который уточняется и дополняется в связи с целями и принципами стандартизации, установленными законом о техническом регулировании. Анисимов В.П., Яцук А.В. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебное пособие. - М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2006. - С. 201.



Глава 2. Аналитика терминов и определений в ДОУ

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Главная обобщающая функция документа - это хранение и передача информации во времени и в пространстве. Еще функции - информационная функция, социальная функция, коммуникативная функция - способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов.

В начале 90-х гг. XX в. произошли значительные изменения в общественном и государственном устройстве, экономическом укладе. Поскольку управление документами - инструмент для обеспечения управленческих процессов, эти изменения не могли не отразиться на нем и его понятийном аппарате. В связи с переменами в управленческих процессах и их документационной поддержке было необходимо пересмотреть состав и трактовки терминов, так как существующая терминосистема была ориентирована на ушедшие в прошлое реалии. Перемены в системе управления происходили на фоне все более активного использования информационных технологий, которое также было необходимо учитывать.

Оптимальное определение понятия "документ" впервые было утверждено в СССР 1970г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) В данном стандарте "Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Вскоре трактовку ГОСТа жестко раскритиковали, и стандарт подвергся переработке.

Начальный этап нормативного конструирования терминосистемы и ГОСТ 16487-83. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" был затронут термин "документ" в самом узком смысле. В стандарте не вполне удачная трактовка термина "документ". Термин "документ" в отечественной практике получил стандартизованное определение Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Архивы России: портал. URL: http://www.rusarchives.ru/lows/zakon.shtml (дата обращения: 11.03.2017)., что способствовало развитию подсистемы терминов документационного управления. Рассматриваемые трактовки стали основой для соответствующих толкований в терминологическом стандарте.

О значительных изменениях в системе терминов становится возможным говорить лишь после вступления в силу ГОСТ Р 51141-98, поскольку в нем была предложена обновленная дефиниция термина- доминанты "документ" и охвачены наиболее важные термины в систематизированном виде.

В приведенном в стандарте толковании термина "документ" акцент сделан на информацию и условие ее идентификации, т. е. реквизиты.

Уточнение, что реквизит - это элемент оформления, затемняет его сущность, поскольку неясно, что понимается под оформлением документа. Основное противоречие заключается в том, что текст документа также формально относится к числу реквизитов. Текст же сложно назвать элементом оформления документа Ермолаева А.В. Понятие правового акта как официального документа // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 16..

Сложившаяся ситуация свидетельствует о несовершенстве основного толкования, которое привязано к термину без определения. Неоднозначной выглядит и синонимичность терминов "документ" и "документированная информация" в нескольких нормативных правовых актах, включая стандарт Федеральный закон от 20 февраля 1995 года №24 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". URL: http://base.garant.ru/10103678/ (дата обращения: 20.03.17),.

Последним в настоящее время изменением нормативно-правовой базы управления документами стало вступление в силу ГОСТ Р 7.0.8-2013. Приведенные в нем термины и определения, в отличие от стандарта- предшественника, не "обязательны", а "рекомендуются к применению" ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447// (дата обращения: 25.03.17)..

Это обусловлено рекомендательным характером всех стандартов нашей страны с 2002 г. ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". URL: http://base.garant.ru/181655/ (дата обращения 17.03.17).. Цель нормативного акта - установить и уточнить основные термины и определения в области делопроизводства и архивного дела. Согласно официальному введению, стандартизированные термины в рассматриваемом нормативном акте должны отражать терминологическую систему данной сферы деятельности также, как и в его предшественнике.

Тем не менее, изменения, внесенные в состав и структуру стандарта, формулировки и трактовки терминов, несомненно, повлияли на формирование терминосистемы в сфере управления документами.

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

В Федеральном законе от 3 июля 2016 года "Об обязательном экземпляре документа" № 278-ФЗ "документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения". Термин дается в развернутом виде и широком смысле. Указывая, на каких именно носителях может фиксироваться информация в документе.

Определение включает в себя предыдущие определения, которые были прописаны в ГОСТ. В нем отражены цели термина, а также его функции. Указаны носители, на которых может быть зафиксирована информация.

Изменениями в архивном законодательстве и в практике архивного дела обусловлено расширение состава архивоведческих терминов.

Были уточнены трактовки многих терминов, что способствует упорядочиванию терминосистемы и лучшему ее приспособлению к современным реалиям. Прежде всего, изменения коснулись определений таких ключевых терминов, как "архивный документ", "архивное дело" ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Часть 1.. Из трактовки термина "архивное дело" федерального закона были исключены разновидности организаций и лиц, занимающихся архивным делом, и документы АФ РФ как отдельная категория. По сравнению со стандартом-предшественником ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Гарант: информационно-правовой портал. - URL: http://base.garant.ru/181655/ (дата обращения: 11.03.2017)., определение термина "архивный документ" более лаконично, упоминание о ценности для собственника было заменено на подчеркивание значимости для граждан и указания прямой функции.

Термины "документ" и "документированная информация" в новом стандарте были разведены, однако последний получил максимально широкое толкование, в целом, сопоставимое с "широкой" трактовкой документа. В частности, сходное определение термина "документ" есть в стандарте ГОСТ Р ISO 9000-2008 ГОСТ Р ISO 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь // Консультант-плюс: правовой сайт. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=454486 (дата обращения: 11.03.2017).. Эту особенность можно использовать как основу для нормализации терминологии, заимствованной из стандартов серии ISO 9000, если установить соответствия: "документ" ISO 9000 - документированной информации, а "запись" ISO 9000 - документу. Тем не менее, толкование термина "документированная информация" разделяет все недостатки "широкой" трактовки, в том числе, неопределенность объекта, к которому относится термин.

Благодаря действующему терминологическому стандарту, была упорядочена терминосистема в сфере управления документами. В нем нашли отражение как новые термины, связанные с информационными технологиями и международной стандартизацией, так и существующие, но ранее не имевшие закрепленных в нормативных актах определений. Количество стандартизированных терминов увеличилось ненамного по сравнению со стандартом-предшественником, термины упомянутых категорий включены весьма избирательно.

Первые шаги по приведению понятийного аппарата управления документами в соответствие произошедшим в окружающей среде изменениям были предприняты в 1993 г, когда была начата нормализация подсистемы архивоведческих терминов. Говорить о систематическом пересмотре терминосистемы становится возможным лишь после вступления в силу терминологического стандарта ГОСТ Р 51141-98. Именно в нем была обновлена трактовка термина-доминанты "документ", пусть и заслужившая больше критики, чем дефиниция стандарта-предшественника. Кроме того, был перестроен сам понятийный аппарат, хотя не все предлагаемые изменения привели терминосистему к большей организованности. После 2002 г. возрастает значимость законов как инструментов нормализации терминосистемы, поскольку нормам стандартов был придан рекомендательный характер.

Однако большие усилия были направлены на подсистему архивоведческих терминов, закона о ДОУ нет до сих пор. Не разрешены полностью вопросы, связанные с информационными технологиями и международной стандартизацией в рассматриваемой сфере деятельности. Несмотря на приоритет трактовок в федеральных законах, они зачастую менее приспособлены для практической деятельности, чем определения в нормативных актах с более низким статусом.

Последним на данный момент нормативным актом стал ГОСТ Р 7.0.8-2013. Данный ГОСТ направлен на изменение и уточнение заданной предшествующими нормативно-правовыми актами терминосистемы. Говорить о значительном изменении содержимого недостаточно оснований, в том числе, из-за неизменного толкования термина "документ". Для решения поставленных задач был обновлен состав терминов, некоторые из них исключены, уточнены формулировки и определения. Обновление терминосистемы в стандарте было поведено лишь частично.

Обновление системы терминов необходимо, так как с каждым днем происходят нововведения, поэтому нужно совершенствовать термины. В сфере документационного обеспечения особенно важно четко и ясно доносить смысл терминов. В дальнейшем, формирование обновленных терминов может опираться на вышеуказанные стандарты, как на основу терминосистемы.



Заключение

Мир никогда не стоит на месте. Человек стремится изменить свою жизнь к лучшему, воздействуя на все сферы жизни. Благодаря этому возникают новые идеи, понятия, растут потребности, которые и ведут к созданию чего-то нового. Изменение в экономической, социальной, политической и иных сферах влечет за собой изменение в унификации или, иначе говоря, стандартизации.

В современном мире постоянно растет значение стандартов. Основной причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение - все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения стандартов во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в управлении документацией.

В последнее время терминам документоведения и архивоведения стало уделяться значительно больше внимания, чем ранее, поскольку эти взаимосвязанные сферы деятельности важны для поддержки принятия управленческих решений, необходимых для функционирования общества в целом.

Термины же определяют фундамент деятельности, поскольку они призваны упорядочить средства языка, которыми выражается часть используемой информации. Они могут формироваться различными методами, в частности, способом закрепления официальных формулировок в нормативных актах, или путем фиксации широко используемых терминов и определений в словарях или справочниках.

С точки зрения практической деятельности, самый практичный вариант - стандартизированные термины, которые обеспечили бы однозначное понимание процессов документирования и работы с документами и облегчили бы профессиональную коммуникацию.

Стремление к четкому трактованию, приведению терминов в систему наиболее важно для практической деятельности, так как обеспечивает однозначное понимание процессов управления документами и облегчает профессиональную коммуникацию.

В целом, формирование терминосистем в сфере управления документами проходит не так слажено, как могло бы, в свою очередь из-за недостаточной разработки теоретических положений и недоучета накопленного в отечественном документоведении и архивном деле опыта при составлении толкований терминов и определений. Такая ситуация обусловлена как особенностями строения терминосистем, так и ситуацией вокруг осмысления понятия "документ" и обозначающего его термина.

Данная обстановка осложняется отставанием теоретических исследований от развития технологий и нужд практики и противоречивыми трактовками терминов в нормативных актах.



Список использованных источников и литературы

Источники:

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Архивы России: портал. URL: http://www.rusarchives.ru/lows/zakon.shtml (дата обращения: 11.03.2017);

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 11.03.2017);

3. Федеральный закон от 20 февраля 1995 года №24 ФЗ "Об информации, информатизации и о защите информации". URL: http://base.garant.ru/10103678/ (дата обращения: 20.03.17);

4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1987. - 13 с.;

5 ГОСТ 7.69-95. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения. - М.: Госстандарт России, 2001. - 9 с.;

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Гарант: информационно-правовой портал. - URL: http://base.garant.ru/181655/ (дата обращения: 11.03.2017);

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2014.;

8. ГОСТ Р ISO 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь // Консультант-плюс: правовой сайт. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=454486 (дата обращения: 11.03.2017);

9. ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь // Консультант-плюс: правовой сайт. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=LAW; n=145478 (дата обращения: 11.03.2017);

10. ГОСТ Р ISO 15489-1 - 2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М., 2007. - 6 с.;

11. ISO 9000:2005 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь /пар. текст рус., англ; пер. с англ.; Ассоциация по сертификации "Русский регистр". - М., 2006. - 47 с.;

12. Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М.: ВНИИДАД, 2013. - С. 37.

Литература:

13. Акмайкин Д.А. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во МГУ им. адм. Г.И. Невельского, 2007. - 152 с.;

14. Анисимов В.П., Яцук А.В. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебное пособие. - М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2006. - 252 с.;

15. Бондарь В.А. Архивное дело Российской Федерации: терминологический анализ / В.А. Бондарь // Архивы России и Польши: история, проблемы и перспективы развития: сб. науч. тр. Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2013. С. 191-225.;

16. Герасимова Е.Б., Герасимов Б.И. Метрология, стандартизация и сертификация: учебное пособие //М.: Форум: ИНФРА-М. - 2008. - 224 с.;

18. Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 4-е изд. - Издательский дом "Питер", 2012. -240 с.;

19. Елпатьевский А.В. Из истории непринятого закона // Отечественные архивы. - 1996. - № 4. - С. 9-15;

20. Ермолаева А.В. Понятие правового акта как официального документа // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - 16 с.;

21. Клевлеев В.М., Кузнецова И.А., Попов Ю.П. Метрология, стандартизация исертификация: Учебник. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. - 256 с.;

22. Колчков В.И. Метрология, стандартизация и сертификация. - Владос, 2013. -398 с.;

23. Кошевая И.П., Канке А.А. Метрология, стандартизация, сертификация - М.: ФОРУМ, ИНФРА-М. - 2007. - 416 с.;

24. Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. - Юнити, 2000. -711 с.;

25. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация: Учебник. - 5-е изд. - М.: Юрайт-Издат. 2005. - 345 с.;

26. Менделеев Д.И. Стандартизация, метрология, подтверждение соответствия. - 2010. - 298 с.;

27. Никифоров А.Д., Бакиев Т.А. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 2003. -389 с.;

28. Новикова Н.А. Метрология, стандартизация и сертификация. - 2013. -187 с.;

29. Радкевич Я.М., Схиртладзе А.Г., Лактионов Б.И. Метрология, стандартизация и сертификация //Высшая школа. - 2004. -767 с.;

30. Свиткин М.З., Мацута В.Д., Рахлин К.М. Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ISO. - 1999. - 403 с.;

31. Ханпира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учебное пособие по спецкурсу. - М., 1990. - С. 92-94;

32. Швандар В.А. Стандартизация и управление качеством продукции. - М.: Юнити-Дана, 2001. -303 с.;

33. Шишкин И.Ф. Метрология, стандартизация и управление качеством //М.: Изд-во стандартов. - 2003. - 342 с.

Размещено на Allbest.ru