Совершенствование методики внутреннего контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование методики внутреннего контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях

В процессе производства потребляется большое количество разнообразных видов сырья и материалов. Основную роль в их сохранности играют бухгалтерский учет и внутренний контроль материально-производственных запасов на всех этапах их движения (приобретение, поступление, хранение, отпуск в производство, использование в производстве и на другие цели). Учет материальных ресурсов должен обеспечивать контроль за своевременностью снабжения, нормами складских запасов, выявить неучтенные материалы, следить за правильностью использования ресурсов, вовремя представлять необходимую информацию для целей управления.

В этой связи совершенствование учета материально-производственных запасов, повышение его оперативности является насущной необходимостью.

Практически все процессы хозяйственной деятельности осуществляются благодаря движению материально-производственных запасов. Их недостаток на любой стадии кругооборота ведет к нарушению непрерывности и ритмичности производства и обращения. В то же время излишки материально-производственных запасов снижают эффективность производства, создают напряженность в снабжении. Учитываемые по себестоимости запасы являются жизненной силой предприятия, источником будущих доходов и потенциальной прибыли. Их задача - превратиться в денежные средства и средства в расчетах, принести прибыль, тем самым, обеспечивая процесс воспроизводства. Исходя из вышесказанного, от эффективности управления материально-производственными запасами (объемом, структурой, скоростью оборота и т.п.) непосредственно зависит судьба организации, их финансовое положение. В этой внутреннему контролю принадлежит ведущая роль в обеспечении сохранности, рационального и экономного использования всех видов материально-производственных запасов. Намеренное или случайное искажение количества или оценки данных по запасам, незавершенному производству мгновенно сказывается как на финансовых результатах (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости проданной продукции), так и на балансе в целом. Кроме того, отсутствие объективной информации о количестве, состоянии и стоимостной оценке запасов негативно отражается на финансовом состоянии организации, поскольку, во-первых, администрация экономического субъекта не имеет возможности адекватно планировать его деятельность; во-вторых, искажаются показатели финансового состояния организации, и внешние пользователи отчетности, не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности хозяйства; в-третьих, происходит искажение сумм налогов, что может привести к наложению штрафных санкций и ухудшить финансовое положение организации.

Целью работы является изучение теоретических и практических проблем бухгалтерского учета и контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях Краснодарского края и разработка и обоснование основных направлений и конкретных рекомендаций совершенствования учета и контроля использования материально-производственных запасов.

Предметной областью работы явились методологические, организационно-экономические и практические аспекты внутреннего контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях.

Научная новизна результатов исследований состоит в разработке методики организации и функционирования системы внутреннего контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях.

Практическая значимость исследования состоит в возможности внедрения в организационно-управленческий механизм сельскохозяйственных организаций рациональной и эффективной системы внутреннего контроля материально-производственных запасов, позволяющей оперативно управлять производственной деятельностью.

Организация внутреннего контроля материально-производственных запасов для сельскохозяйственных организаций является важным направлением системы контроля в организации, так как от состояния материальных ценностей зависит качество выпускаемой продукции.

Основными особенностями системы внутреннего контроля сельскохозяйственных организаций являются:

- определение путей движения запасов на организации;

- выявление ответственных лиц за движение и хранение запасов на каждом участке;

- рассмотрение роли каждого работника организации в движении товарно-материальных ценностей;

- определение доли ответственности кладовщика за сохранность материалов;

- рассмотрение использования запасов без должного отражения в учете;

- рассмотрение возможных расходов или растрата запасов без правильного оформления документации;

- определение возможных искажений незавершенного производства;

- определение возможных утрат или разворовывание запасов;

- определение правильности отражения в отчетности имеющихся материалов и готовой продукции;

- выявление соответствия учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации;

- определение процедур внутреннего контроля;

- определение направления внутреннего контроля в области хранения запасов.

Как развит внутренний контроль в сельхоз. организациях рассмотрим на примере Общества с ограниченной ответственностью «Агрофирма Александровская», а также проведем сравнение данной организации с другими сельхоз. организациями, такими как ООО ПЗ «Наша Родина», ОАО «Колхоз «Прогресс», ООО Агрофирма «Победа» Краснодарского края.

Одним из наиболее сложных и объемных участков бухгалтерского учета и, следовательно, аудита является учет материально-производственных запасов.

Если удельный вес материально-производственных запасов составляет более 5% актива баланса, то следует очень внимательно отнестись к проверке, так как стоимость материалов занимает существенную часть в себестоимости выпускаемой продукции. Зачастую финансовый результат деятельности всей организации напрямую зависит от решения вопросов по закупке и доставке материалов. Кроме того, ошибки, допускаемые в учете, ведут к неправильному формированию себестоимости готовой продукции, к искажению финансового результата, налогооблагаемой прибыли. Поэтому важно выявить все особенности синтетического и аналитического учета материалов на проверяемой организации.

Для выявления общих характеристик системы внутреннего контроля, был составлен рабочий документ-вопросник (таблица 1).

По данным представленной таблицы видно, что наиболее развита система внутреннего контроля в ООО ПЗ «Наша Родина».

В ООО «АФ Александровская» и ОАО «Колхоз «Прогресс» имеются ряд одинаковых нарушений, которые могут привести к потерям материально-производственных запасов:

1. В организациях предоставляются права на получение доверенности, по которой приобретаются материальные ценности, лицам, не зафиксированным в приказе. Данное нарушение противоречит нормативно-правовым актам и может привести к таким последствиям, как хищение материально-производственных запасов;

2. Не проводятся мероприятия по повышению квалификации материально ответственных лиц по вопросам приемки материальных ценностей;

Таблица 1. Вопросник для оценки системы внутреннего контроля сельскохозяйственных организациях Краснодарского края

Вопросы	ООО «АФ Александровская»	ООО ПЗ «Наша Родина»	ОАО «Колхоз «Прогресс»
	Ответ (да, нет)	Ответ (да, нет)	Ответ (да, нет)
Организационная структура объекта
1. Разработана ли схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета	Да	Да	Да
2. Имеется ли перечень работ по созданию, проверки документов с указаниями ответственных лиц	Нет	Да	Да
Разделение обязанностей, полномочий, ответственности
3. Определена ли ответственность по конкретным исполнителям за соблюдение правильности приемки материальных ценностей	Да	Да	Да
4. Определена ли ответственность по конкретным исполнителям за составления первичных документов	Да	Да	Да
5. Предоставлено ли право на получение доверенности, по которой приобретаются материальные ценности, лицам, не зафиксированным в приказе	Да	Нет	Да
Обеспечение условий сохранности имущества, денежных средств, учетных регистров, документов
6. Все ли документы хранятся в надлежащем порядке (прошиты, пронумерованы)	Нет	Да	Да
7. Имеется ли склад с оборудованными местами хранения материальных ценностей	Да	Да	Да
8. Получение товарно-материальных ценностей от поставщика производится только на основании доверенностей	Нет	Да	Да
Кадровая политика
9. Проводятся ли мероприятия по повышению квалификации материально ответственных лиц по вопросам приемки материальных ценностей	Нет	Да	Нет
10. Проводятся ли мероприятия по повышению квалификации бухгалтерского персонала	Нет	Да	Да
11. Проводятся ли операции по обучению вновь прибывшего персонала	Нет	Нет	Нет
Оценка учетной системы (учетный контроль)
12. Все ли финансово-хозяйственные операции отражаются в учете только на основании первичных документов	Да	Да	Да
13. Осуществляет ли бухгалтер пересчет сумм, указанных в счетах-фактурах и накладных	Нет	Да	Да
14. Контролируется ли корреспонденция счетов главным бухгалтером	Да	Да	Да
Договорные обязательства
15. Имеются ли случаи получения от поставщиков материальных ценностей в более поздние сроки, чем это указано в договоре	Да	Нет	Да
16. Применяются ли штрафные санкции к поставщикам за несвоевременное выполнение обязательств	Нет	Нет	Нет
17. Имеются ли случаи получения материальных ценностей без заключения договоров	Да	Нет	Нет
Контроль в системе компьютерной обработки данных
18. Дублируются ли данные электронного учета на случай уничтожения	Нет	Да	Нет
19. Используемая бухгалтерская программа соответствует действующему законодательству	Да	Да	Да
20. Используются ли правовые программы «Гарант», «Консультант»	Нет	Да	Да

3. Имеются случаи получения от поставщиков материальных ценностей в более поздние сроки, чем это указано в договоре. Тем самым, в организации не выполняются договорные обязательства, что может привести к простоям организации, при этом, никаких штрафных санкций к поставщикам не применяется.

4. За несвоевременное выполнение обязательств поставщиками, штрафные санкции к ним не применяются. Так как отсутствует меря наказания, данное нарушение может иметь постоянный характер.

5. Не дублируются данные электронного учета на случай уничтожения. Тем самым, при сбое в системе вся информация может исчезнуть, а на ее восстановление потребуются затраты материальные и трудовые.

Помимо выявленных нарушений, в ООО «АФ Александровская» не имеются перечни работ по созданию, проверки документов с указаниями ответственных лиц; не все документы хранятся в надлежащем порядке (прошиты, пронумерованы); бывают случаи получения товарно-материальных ценностей от поставщика не на основании доверенностей; не проводятся мероприятия по повышению квалификации бухгалтерского персонала; бухгалтером не осуществляется пересчет сумм, указанных в счетах-фактурах и накладных; имеются случаи получения материальных ценностей без заключения договоров; не используются правовые программы «Гарант», «Консультант Плюс».

На основании проведенного опроса, нам следует обратить особое внимание на то, что плохое обеспечение условий сохранности имущества, денежных средств, учетных регистров и документов, т.к. ненадлежащее их хранение может привести к потери. Более тщательно предстоит проверить договорные обязательства, так как часто в организации поставщики выполняют свои обязательства несвоевременно, потому что организацией для них не предусмотрено никаких мер наказания.

Также следует уделить особое внимание кадровой политике. Неквалифицированное исполнение обязанностей может привести к снижению эффективности системы внутреннего контроля.

В ходе проведения проверок внутренние аудиторы не должны устанавливать достоверность отчетности с абсолютной точностью, но обязаны установить ее достоверность во всех существенных отношениях.

При разработке плана внутреннего аудита проверяющему целесообразно установить приемлемый уровень существенности с целью выявления значительных (с количественной точки зрения) искажений. Существенность - максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. вводящая пользователей в заблуждение.

Для расчета уровня существенности по бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО «АФ Александровская» за 2011 год воспользуемся методикой, предложенной Р.А. Алборовым.

Уровень существенности рассмотрим на основе существующего правила (стандарта) аудиторской деятельности №4 «Существенность в аудите» [15], в таблице 2.

Рассчитаем среднее арифметическое показателей в столбце 4:

(-2195+20721+13826-16131+2088)/ 5 = 18309 тыс. руб.

Наименьшее значение отличается от среднего на:

(-16131 - 18309) / 18309 * 100 = -188%

Наибольшее значение отличается от среднего на:

(20721 - 18309) / 18309 * 100 = 13%

Поскольку в обоих случаях отклонение наибольшего и наименьшего показателей от среднего и от всех остальных является значительным (более 45-50%), принимаем решение отбросить значения -2195 тыс. руб. и 20721 тыс. руб. и не использовать их при дальнейшем усреднении. Находим новую среднюю величину:

(-2195 + 13826 + 2088) / 3 = 4573 тыс. руб.

Наименьшее значение отличается от среднего на:

(-2195 - 4573) / 4573 * 100 = -148%

Наибольшее значение отличается от среднего на:

(13826 - 4573) / 4573 * 100 = 202%

сельскохозяйственный контроль производственный

Таблица 2. Базовые показатели и установление уровня существенности ООО «АФ Александровская» за 2011 год.

Базовые показатели	Значение базового показателя, тыс. руб.	Уровень существенности, %	Суммовое выражение уровня существенности, тыс. руб.
Прибыль (убыток) до налогообложения	-43902	5	-2195
Валовой объем реализации без НДС	103605	2	20721
Валюта баланса	691320	2	13826
Собственный капитал	-161308	10	-16131
Общие затраты организации	104389	2	2088

Так как данные отклонения снова значительны, средним значением показателя можно считать величину 2088 тыс. руб., и использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня существенности.

Таким образом, если в данной организации будут обнаружены ошибки в бухгалтерской (финансовой) отчетности на сумму, превышающую 2088 тыс. руб., их следует признать существенными.

Оценив аудиторский риск и определив уровень существенности, мы разработали общий план и программу внутреннего аудита материально-производственных запасов в ООО «АФ Александровская».

На основании договоров поставки, актов приемки материалов, первичных документов складского учета и других документов по поступлению материалов, был проведен опрос с персоналом на необходимые нам вопросы для проверки правильности учета и оценки поступления материалов в организацию. Результаты опроса приведены в таблице 3.

Таблица 3. Общий план аудиторской проверки учета материально-производственных запасов

ООО «АФ Александровская»
с 01.01.11 г. по 31.12.11 г.
120
4%
Качественно - соответствие нормативным актам Количественно - 2%

Проверяемая организация

Период внутреннего аудита

Трудоемкость, чел.-ч

Планируемый аудиторский риск

Планируемый уровень существенности

№ п/п	Планируемые виды работ (комплексы задач)	Трудоемкость, чел.-ч
1	Внутренний аудит операций по поступлению материальных ценностей	24
2	Внутренний аудит аналитического учета движения материальных ценностей на складе организации	24
3	Внутренний аудит учета использования материальных ценностей, списания недостач, потерь и хищений	24
4	Внутренний аудит сводного учета материальных ценностей	24
5	Проверка отражения и раскрытия информации о материально - производственных запасах в бухгалтерской (финансовой) отчетности	24

Таблица 4. Вопросник внутреннего аудитора по правильности учета и оценки поступления материалов

№ п\п	Вопросы	Ответы	Примечания
1	Нет ли расхождений в расчетных, сопроводительных документах и фактически поступивших МПЗ?	Нет
2	МПЗ приходуются по количеству в единицах, указанных в товаросопроводительных документах?	Да
3	Оформляются ли приходные и расходные документы на складе?	Да
4	Оформляется ли акт о приемке, если имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов?	Да	Количественные отклонения материалов от сопроводительных документов бывают при порче материала в пути или по вине поставщика (поставщик это подтверждает)
5	Имеет ли место поступление материальных ценностей, минуя склад?	Да	Если материал большой по габаритам и его ждут на объекте, то его доставляют сразу на объект, минуя склад.
№ п\п	Вопросы	Ответы	Примечания
6	Есть ли в организации приказ с перечнем материалов, завозимых на объекты, минуя склад?	Да
7	Имеется ли список лиц, которым разрешено приобретать МПЗ за наличный расчет?	Да	Приобретать материалы за наличный расчет разрешено только снабженцу по дополнительной заявке
8	Приобретаются ли МПЗ у физических лиц?	Нет
9	Применяются ли организацией неденежные формы расчета за поступившие материалы?	Нет
10	Имеются ли случаи безвозмездного поступления материалов или внесенных в качестве вклада в УК?	Нет

Данный опрос позволил нам сделать вывод о том, что поступление и оценка материалов в организации контролируются и документируются, лицами на то уполномоченными. Все поступающие материальные ценности сразу приходуются на склад организации, кроме случаев, когда данный вид материалов ждут на объекте. Материальная ответственность за такие грузы возлагается на экспедитора до его полного отчета перед бухгалтерией.

На основании регистров синтетического учета выявим периоды осуществления хозяйственных операций с материалами, подлежащие обязательной проверке.

Анализ выявленных особенностей движения материалов позволит сделать предварительные выводы о том, действительно ли имели место операции, отраженные в бухгалтерском учете. По результатам процедуры может корректироваться состав и объем аудиторской выборки.

По данным таблицы видно, что контроль за деятельностью организации следует усилить во втором квартале, так как именно в этом периоде наблюдается наибольшая доля поступления и выбытия материалов, поэтому возникает необходимость более тщательной проверки данного периода.

Для усиления контроля за материально-производственными запасами разработана программа проведения внутреннего аудита учета материально-производственных запасов.

Таблица 5. Рабочий документ «Анализ движения материалов для выявления сезонности документооборота по МПЗ в ООО «АФ Александровская» за 2011 г.»

Период	Сальдо начальное, тыс. руб.	Поступление тыс. руб.	Доля к итогу, %	Выбытие тыс. руб.	Доля к итогу, %	Сальдо конечное тыс. руб.
1 квартал	20072	2351	2,92	21494	23,35	929
2 квартал	929	39500	49,10	35063	38,10	5366
3 квартал	5366	10000	12,43	15067	16,37	299
4 квартал	299	28596	35,55	20407	22,17	8488
Итого	Х	80447	100	92031	100	Х

В программе проведения внутреннего аудита учета материально-производственных запасов были определены аудиторские процедуры, периоды их проведения и рабочие документы, которые предстоит проверить.

Таблица 6. Рабочий документ «Программа проведения внутреннего аудита учета материально производственных запасов»

ООО «АФ Александровская»
с 01.01.11 г. по 31.12.11 г.
4%
Качественно - соответствие нормативным актам Количественно - 2%

Проверяемая организация

Период внутреннего аудита

Планируемый аудиторский риск

Планируемый уровень существенности

№ п/п	Перечень аудиторских процедур	Периодичность	Рабочие документы внутреннего аудитора
Внутренний аудит операций по поступлению материальных ценностей
1.1	Внутренний аудит учета операций по приобретению материальных ценностей	Ежемесячно, апрель-июнь	Ведомости по учету поступления
1.2	Внутренний аудит учета операций по поступлению, передаче материалов в порядке обмена	Ежемесячно, апрель-июнь	Ведомости по учету поступления
1.3	Внутренний аудит правильности отражения бухгалтерских записей по поступлению материалов	Ежемесячно, апрель-июнь	Ведомости по учету поступления
2. Внутренний аудит аналитического учета движения материальных ценностей на складах
№ п/п	Перечень аудиторских процедур	Периодичность	Рабочие документы внутреннего аудитора
2.1	Изучение организации хранения материальных ценностей \	В период проведения инвентаризации	Инструкция о приемке материалов, техпаспорта по весоизмерительным приборам, книги санитарного состояния склада.
2.2	Изучение организации пропускной системы при ввозе и вывозе материальных ценностей с организации	Ежемесячно, внезапно	Книга регистрации пропусков, сообщения работников охраны и кладовщиков.
2.3	Проверка полноты оприходования ценностей и правильность их оценки	Ежемесячно, апрель-июнь	Таблицы сверки внутренних документов с документами поставщиков
2.4	Установления соответствия данных складского учета данным бухгалтерского учета	Ежемесячно, апрель-июнь	Оборотные ведомости, карточки складского учета
2.5	Проверка полноты и качества инвентаризации материально-производственных запасов	Ежегодно	Приказ о проведении инвентаризации, приказ об учетной политике, таблицы по данным инвентаризационных ведомостей
3. Внутренний аудит учета использования материальных ценностей, списания недостач, потерь, хищений
3.1	Проверка операций по отпуску материальных ценностей в производство и на сторону	Ежемесячно, апрель-июнь	Расходные документы по учету материалов
3.2.	Проверка обоснованности списания хищений, недостач, потерь материальных ценностей	Ежегодно	Акты на списание хищений, недостач
3.3	Сверка оформления результатов инвентаризации	Ежегодно	Инвентаризационные ведомости по счетам и группам материалов
4. Внутренний аудит сводного учета материальных ценностей
4.1	Проверка данных аналитического и синтетического учета по синтетическим счетам, субсчета, направлениям затрат	Ежемесячно, апрель-июнь	Сводные ведомости по расходу материалов, ведомости незавершенного производства
4.2	Сверка данных бухгалтерских регистров и отчетности	Ежемесячно, апрель-июнь	форма «Бухгалтерский баланс», форма «Пояснение к бухгалтерскому балансу», разработочные таблицы, ж/о №10
5. Проведения анализа использования материальных ценностей
5.1	Выявление неиспользуемых материалов в течение проверяемого периода	В период проведения инвенции	Карточки складского учета, оборотные ведомости
5.2	Выявление неиспользуемых материалов свыше одного и более лет	В период проведения инвенции	Карточки складского учета, ведомости

Поскольку мы проверили отдельный участок учета, сформировать аудиторское заключение не имеем право. Поэтому, после проведенного внутреннего аудита в ООО «АФ Александровская» мы предоставили письменную информацию аудируемому лицу в (Приложение А)

Не смотря на то, что выявленные нарушения не превышают уровень существенности, они носят систематический характер. Поэтому, ООО «АФ Александровская» требуется систематический контроль наличия, движения и учета материально-производственных запасов в организации.

Исследования показали, что постоянно действующая система внутреннего контроля объективно необходима любой сельскохозяйственной организации. Для действенного внутреннего контроля необходимо разработать организационно-методический механизм формирования службы внутреннего аудита (рисунок 1).

Одним из необходимых внутренних документов, подлежащих утверждению при создании службы внутреннего аудита как структурного подразделения организации, является положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

В общих положениях необходимо фиксировать полное наименование отдела и предприятия в целом, чьим структурным подразделением данный отдел является; указать подчиненность отдела тому или иному должностному лицу; определять нормативную базу, которой будут руководствоваться работники подразделения.

В структуре подразделения необходимо выделить его состав. В больших отделах могут образовываться подотделы, группы, звенья, и т.п.

В перечне задач необходимо выделить и поставить на первое место главную задачу отдела внутреннего аудита - контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организации. Затем следуют второстепенные, вспомогательные задачи, сопутствующие и конкретизирующие основную.

В функциях подразделения необходимо выделить конкретные задачи, поставленные перед структурным подразделением и зафиксировать в общем виде в предыдущем разделе.

В разделе компетенция подразделения необходимо сделать упор на перечисление прав работников отдела. Их обязанности перечислить в конце данного раздела.

В разделе ответственность следует перечислить нормы действующего законодательства и льготы, устанавливаемые в организации и применяемые в отношении работников

В разделе взаимоотношения следует дать отражение какую и от кого отдел получает информацию и как и кому ее передает.

Входящие и исходящие элементы взаимосвязи службы внутреннего аудита с другими подразделениями организации представлены в таблице 7.

Принципы работы, которые должные быть закреплены в Положении о системе внутреннего контроля, являются условием успешного функционирования системы внутреннего аудита в организации:

1. Принцип ответственности гласит: каждый внутренний аудитор (как субъект внутреннего контроля), работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.

2. Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим, означает: аудитору нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, не связанных той или иной функцией.

3. Принцип своевременного сообщения об отклонениях гласит: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки.

4. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего аудита должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно.

5. Принцип комплексности гласит: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным внутренним аудитом; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив аудит только над относительно узким кругом объектов.

6. Принцип разделения обязанностей гласит: функции между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации.

7. Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией.

Рассмотрим, в первую очередь, основные требования к системам внутреннего контроля, которые актуальны для их построения в крупных и средних сельскохозяйственных организациях:

1) Подконтрольность каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. В должностных инструкциях необходимо предусматривать, чтобы качество выполнения контрольных функций каждого субъекта могло быть проверено другим субъектом внутреннего контроля.

2) Ущемление интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых те или иные отклонения ставят какого-либо работника организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест».

3) Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к злоупотреблениям.

4) Заинтересованность администрации. Функционирование системы внутреннего контроля не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.

Таблица 7. Элементы взаимосвязи службы внутреннего аудита с другими службами и подразделениями организации

Наименование подразделения	Элементы взаимосвязи
Администрация	Внутренний аудит получает для руководства к исполнению приказы, распоряжения, указания, планы. Выдает результаты проверок, анализов, оценку деятельности, рекомендации, заключения
Отдел снабжения и сбыта	Внутренний аудит контролирует состояние материально-технического обеспечения, эффективность заключенных сделок по приобретению сырья, материалов, готовой продукции, отчеты о расходовании материалов на производство, отпуск материалов на сторону, акты приемки и списания материально-производственных запасов. Подтверждает обоснованность прихода и списания материально-производственных запасов, консультирует по вопросам составления договоров, заполнения бланков учета и отчетности, проведения и оформления инвентаризаций
Материальный склад	Внутренний аудит контролирует движение материально-производственных запасов, обоснованность и своевременность оприходования и списания, наличие карточек складского учета, материальных отчетов, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, требований, наличие договора о материальной ответственности, правильность хранения, обеспечение сохранности ценностей, исправности весового и измерительного оборудования. Консультирует по вопросам рационального складирования и оформления первичных документов. Информирует об изменении в учете и отчетности
Производственные подразделения (бригады, фермы, цеха)	Внутренний аудит контролирует производственные отчеты, накладные на отпуск сырья в производство, соответствие фактического выхода продукции плановым нормативам, обоснованность применения норм естественной убыли. Проверяет обоснованность отнесения затрат на производство продукции, заполнение журналов технического надзора и качества. Производит оценку производственной деятельности предприятия, соблюдения технологической дисциплины, своевременности и правильности отражения производственных операций в первичных документах. Информирует об изменении норм, нормативов и расчетной себестоимости продукции
Планово-экономический отдел	Внутренний аудит проверяет наличие действующих норм и нормативов, отчетов о выполнении плановых заданий по производственной, финансовой и коммерческой деятельности, плановых отпускных цен на выпускаемую продукцию, штатного расписания. Информирует о допускаемых отступлениях по порядку оформления первичной документации. Консультирует по внесению изменений и дополнений в Положение об оплате труда, по составлению расчета цен
Отдел бухгалтерского учета	Внутренний аудит проверяет документы, подтверждающие достоверность бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности, обоснованность расчетов с бюджетным и внебюджетными фондами, дебиторами, кредиторами и т.д. Представляет материалы проверок инвентаризаций, анализов. Информирует об изменениях в налоговом законодательстве в бухгалтерском учете и отчетности

5) Компетентность, добросовестность и честность субъектов внутреннего контроля. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная система внутреннего контроля не сможет быть эффективной.

6) Приемлемость (пригодность) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Распределение контрольных функций, программы внутреннего контроля и применяемые методы должны быть целесообразными.

7) Приоритетность. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. В областях же, имеющих стратегическое значение, должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты - эффект».

8) Оптимальная централизация (или адекватность орг. структуры). Динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы внутреннего контроля обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации орг. структуры организации.

9) Единичная ответственность. Каждая контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности.

10) Потенциальное функциональное замещение. Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры.

11) Регламентация. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации.

12) Взаимодействие и координация. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.

13) Предотвращение несанкционированного доступа к активам и файлам. Необходимы следующие меры, препятствующие несанкционированному доступу, в том числе контроль:

- за несанкционированным проникновением в помещения (охрана, пропускной режим, сигнализация, технические средства наблюдения и т.п.);

- за несанкционированным доступом к компьютерной и некомпьютерной информационной базе (система компьютерных паролей, инициирование изменений в файлах, сейфах), мероприятия по блокированию несанкционированного получения информации с помощью технических средств (защита от наблюдения и фотографирования, от подслушивания, от перехвата и т.д.);

- за допуском сотрудников к ознакомлению и работе с документами и бездокументарными носителями информации конфиденциального характера.

14) Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий следует хранить копии важных документов в несгораемых сейфах и в других помещениях, иметь огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий.

15) Регламентация деятельности на основе специальных схем последовательности операций. Такие схемы должны содержать необходимую информацию о разделении обязанностей, санкционировании операций, процедурах контроля, а также правила, определяющие порядок какой-либо деятельности.

16) Внедрение новых информационных технологий в учетную и контрольную деятельность. Крупным организациям имеющим достаточно устойчивую организационную и финансовую структуру, с резервами роста, налаженными процессами снабжения и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на новые качественные программные технологии, в том числе полнофункциональные, реализованные на основе единого информационного пространства.

17) Документальное подтверждение выполнения контрольной работы. Каждое должностное лицо, исполняющее важные контрольные функции, должно регулярно отчитываться в письменной форме и ставить подпись, подтверждающую, что эти функции исполняются.

18) Периодическое перераспределение обязанностей между внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами, бухгалтерами). Во избежание злоупотреблений и для повышения эффективности внутреннего контроля целесообразно периодически перераспределять обязанности работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к определенного вида работам.

19) Всесторонний контроль. Управление организацией и ее развитие при наличии необходимых для этого ресурсов невозможны без эффективного всестороннего контроля над всеми звеньями ее деятельности.

20) Понимание взаимосвязи объектов контроля. Если в процессе контроля объекта выявлены отклонения, превышающие допустимый уровень, целесообразно подвергнуть контрольным процедурам объекты, непосредственно связанные с «проблемным».

21) Приоритет предварительного контроля. Необходимо усиливать превентивное начало в контроле, чтобы предупреждать возникновение отклонений, ухудшающих состояние (действие) управляемого объекта.

22) Использование информации об отклонениях, полученной в предыдущих проверках. В каждой текущей процедуре контроля предполагается использование информации об отклонениях, выявленных предыдущими процедурами контроля этого же объекта.

23) Непрерывность развития и совершенствования. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

Служба внутреннего аудита должна осуществлять следующие мероприятия последующего аудиторского контроля:

- осуществлять методическую поддержку обособленных подразделений (выпускать информационный бюллетень с рекомендациями по ведению учета, налогообложению);

- организовывать семинары по обучению и повышению квалификации бухгалтеров и экономистов подразделения, филиала, предприятия;

- проводить консультации по текущим вопросам;

- оказывать консультирование по автоматизации учетно-аналитической работы;

- осуществлять контроль за эффективностью систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;

- вести контроль за соблюдением законодательства, нормативных актов, требований учетной политики;

- осуществлять контроль за сохранностью и состоянием имущества подразделения, филиала, предприятия;

- осуществлять мероприятия по предупреждению злоупотреблений и проводить специальные расследования по фактам недобросовестных действий материально-ответственных и должностных лиц.

Подход к повышению качества внутреннего аудита должен быть комплексным. Только выполнение всех вышеперечисленных мероприятий будет в наибольшей степени способствовать совершенствованию работы СВА.

В соответствии с поставленной целью в работе были решены следующие научные и практические задачи:

- исследованы особенности организации внутреннего контроля в сельскохозяйственных организациях;

- произведен экономико-статистический анализ материальных оборотных активов сельскохозяйственных организаций и выявлены экономические и организационные факторы повышения эффективности их использования;

- дана оценка систем внутреннего контроля сельскохозяйственных организаций Краснодарского края и выявлены типичные недостатки этих систем;

- предложены пути совершенствования организационно-методических механизмов внутреннего контроля материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях.

По итогам экономического использования оборотных активов в ООО «АФ Александровская» можно сделать следующие выводы:

1. Увеличение оборотных средств в 2011 г. в ООО «АФ Александровская» произошло из-за увеличения дебиторской задолженности, что говорит о том, что у фирмы большой отток денежных средств, несмотря на то, что своих собственных средств не хватает и организация пользуется кредитами.

2. Отрицательным результатом деятельности организации является то, что в 2011 году в организации увеличились затраты в незавершенном производстве, расходы будущих периодов, а выход готовой продукции сократился. Это говорит о нерациональном использование материально-производственных запасов.

3. Неэффективное использование оборотных средств в ООО «АФ Александровская» является одним из определяющих факторов низкой эффективности внутреннего контроля, об этом свидетельствуют диспропорции в динамике финансовых результатов и показателей финансового состояния. При внешне нормальной платежеспособности, за счет «раздутых» оборотных активов, которые на самом деле являются низколиквидными, снижаются как показатели финансовых результатов в абсолютном выражении, так и показатели рентабельности. Высшее руководство не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур.

4. Данные нарушения типичны для многих сельхоз. организаций и свидетельствуют о том, что в сельскохозяйственных организациях недостаточно развита система внутреннего контроля, и поэтому должным образом не осуществляется:

- контроль за своевременностью и полнотой поставки материально - производственных запасов на склад;

- не отслеживается движение материально-производственных запасов внутри самой сельхоз. организации;

- не развита система заказов;

- не достаточно организованно безопасное хранение материалов, готовой продукции и полуфабрикатов;

- не налажена ритмичность поставок сырья, материалов, полуфабрикатов и других комплектующих изделий, необходимых для бесперебойной и эффективной работы производства;

- не достаточная проверка качества материалов поступающих на организация.

Для снижения вероятности существенного искажения финансовой отчетности программа внутреннего аудита должна быть направлена на снижение влияния выявленных факторов:

1. Для снижения риска неправильной оценки стоимости списанных в производство и реализацию материалов по видам и соответствующего искажения их остатков в результате неопределенности единицы учета и способа расчета средней себестоимости при списании, внутреннему аудитор, ежемесячно, с помощью сплошной проверки наименований материальных ценностей должен проводить аналитические процедуры пересчета стоимости единицы материалов и прослеживание стоимости материалов по видам от первичного документа до отчетности.

2. В целях минимизации риска неправильной оценки готовой продукции в результате неопределенности расчета учетной стоимости и способа учета отклонений, внутреннему аудитору, ежемесячно, необходимо осуществлять инспектирование регламентных документов по учету отклонений в себестоимости готовой продукции, а также осуществлять арифметический пересчет калькуляционных разниц и их учета в себестоимости продаж и остатков готовой продукции.

Для рационального построения программы с учетом выявленных факторов целесообразно использовать форматы рабочих документов внутреннего аудита, а именно: «Анализ движения материалов для выявления сезонности документооборота по материально-производственным запасам», «Программа проведения внутреннего аудита учета материально производственных запасов».

В развитие методики внутреннего контроля в сельскохозяйственных организациях был разработан организационно-методический механизм формирования внутреннего аудита, базирующийся на разработанном положении о структурном подразделении - локальном правовом акте, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Он является одним из необходимых внутренних документов, подлежащих утверждению при создании службы внутреннего аудита как структурного подразделения организации.

Для эффективной реализации организационно-методического механизма в части контроля материально-производственных запасов была разработана схема «Элементы взаимосвязи службы внутреннего аудита с другими службами и подразделениями организации», где рассмотрены все взаимосвязи внутреннего аудита с такими основными подразделениями как: администрация, отдел снабжения и сбыта, материальный склад, производственные подразделения (бригады, фермы, цеха), планово-экономический отдел и отдел бухгалтерского учета.

С точки зрения взаимодействия с руководством организации, одной из главнейших задач внутреннего аудитора выступает своевременное информирование о выявленных нарушениях и контроль выполнения рекомендаций. Эти процедуры целесообразно документировать в предложенном формате рабочего документа «Обобщение результатов внутреннего аудита».

С точки зрения мониторинга действенности внутреннего аудита, руководству и собственникам сельскохозяйственной организации целесообразно применять систему показателей, а именно:

- количество завершенных аудитов по сравнению с утвержденным руководством компании планом;

- количество проведенных за период аудитов в расчете на одного аудитора;

- количество аудитов, проведенных в соответствии с бюджетом;

- процент выполненных аудиторских рекомендаций;

- количество повторных аудиторских рекомендаций;

- прямое сокращение затрат / экономия от выполнения рекомендаций аудита;

- удовлетворенность заказчиков (клиентов) аудита.

Подход к повышению качества внутреннего аудита должен быть комплексным. Только выполнение всех вышеперечисленных мероприятий будет в наибольшей степени способствовать совершенствованию работы системы внутреннего контроля, в том числе на одном из наиболее значимом участке учета материально-производственных запасов, формирующем наиболее существенные статьи бухгалтерской (финансовой) отчетности сельскохозяйственных организаций: «Запасы» и «Материальные затраты».

Список использованных источников

1 Арабян, К.К. Проблемы оценки аудиторского риска / К.К. Арабян // Аудит и финансовый анализ. - 2011. - №2. - С. 184-186 с.

2 Беспалов, М.В. Комментарий к приказу Минфина России от 17.08.2010 №90н «Об утверждении федеральных стандартов аудиторской деятельности» [Электронный ресурс]. - 2011. - №1. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

3 Головач, А.М. Внутренний контроль и внутренний аудит в организации: разграничение компетенции / А.М. Головач // Аудиторские ведомости. - 2007. - №1. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

4 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая). - М.: ИНФРА-М, 2004. - 178 с.

5 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая). - М.: ИНФРА-М, 2004. - 410 с.

6 Грищенко, А. Организация внутреннего аудита / А. Грищенко // Аудит и налогообложение. - 2007. - №2. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

7 Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н.П. Кондраков. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 717 с.

8 Козлова, Т. Служба внутреннего контроля: планирование деятельности / Т. Козлова // Банковское дело в Москве. - 2006. - №7. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

9 Методические указания по учету материально-производственных запасов от 28.01.2001 №119н. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

10. Международные стандарты учета и финансовой отчетности: теория и практика применения: Учебное пособие. - Краснодар, ФГОУ ВПО КубГАУ, 2009 - 187 с.

11. Налоговый кодекс Российской Федерации - часть первая от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ (с изм. и доп.) и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

12. О бухгалтерском учете: федеральный закон Российской Федерации от 06 декабря 2011 г. №402-ФЗ: (принят Гос. Думой 22 ноября 2011 г.: одобр. Советом Федерации 29 ноября 2011 г.). - СПС «Консультант Плюс».

13. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению. Утв. приказом Минфина РФ о 31.10.2000 года №94н. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

14. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01: утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 №44н. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

15. Правило (стандарт) №4 «Существенность в аудите» от 07.10.2004 №532. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

45. Правило-стандарт №8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществлялась, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» от 19.11.2008 №863. [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

16. Трудовой кодекс Российской Федерации [принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г. №197 ФЗ (редакция от 23.07.2013)] - [Электронный ресурс]. Доступ из справ. - правовой системы «Гарант»

Размещено на Allbest.ru