Задачи и функции службы управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Задачи и функции службы управления персоналом

1.1 Роль и место службы управления персоналом организации

1.2 Презентация

2. Процедура отбора и подбора персонала в организацию

2.1 Презентация

3.Ситуации

Список использованной литературы



1. Задачи и функции службы управления персоналом

Служба управления персоналом является функциональным подразделением, непосредственно не участвуя в основной деятельности, обеспечивает нормальное функционирование организации. Служба управления персоналом - совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа по формированию трудовых ресурсов. Суть кадровой работы в этом направлении состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах. Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Функции управления персоналом

Функции управления персоналом - это конкретные виды управленческих работ, которые образуют циклический процесс управления персоналом. Функции службы управления персоналом определяют ее организационную структуру. Имеет место несколько подходов к классификации функций управления персоналом.

По направленности работы с персоналом:

1. Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости, безопасных условий труда, охраны труда.

2. Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы персонала как системы урегулирования конфликта между интересами организации и интересами работников и иных субъектов управления персоналом.

3. Воспитательная. Отражается в способах мотивации работников.

4. Информационно-аналитическая. Заключается в информационном обеспечении деятельности организации.

5. Контрольная. Позволяет службе персонала отслеживать складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рынке труда.

По характеру выполняемой работы:

1.Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу, ведение табельного учета и иные функции).

2.Административная деятельность (принятие основных законодательных положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров).

3.Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод). 4.Функции развития персонала (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников).

5.Функции поддержания и стабилизации персонала (материальное вознаграждение, социальные вопросы).

6.Группа разнородных функций - управление дисциплиной, условия труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями.

Обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия: - обеспечение кадрами; подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров; - оформление трудовых правоотношений; организацию оплаты труда; выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее; - развитие отношений с органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами.

В таблице приведены основные типичные функции и задачи службы управления персоналом.

Функции	Содержание задач в функциональном блоке
Определение потребности в персонале	Планирование качественной потребности в персонале. Выбор методов расчета количественной потребности в персонале. Планирование количественной потребности в персонале
Обеспечение персоналом	Получение и анализ маркетинговой (в области персонала) информации. Разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале. Отбор персонала, его деловая оценка.
Развитие персонала	Планирование и реализация карьеры и служебных перемещений. Организация и проведение обучения
Использование персонала	Определение содержания и результатов труда на рабочих местах. Производственная социализация. Введение персонала, его адаптация к трудовой деятельности. Упорядочение рабочих мест. Обеспечение безопасности труда. Высвобождение персонала.
Мотивация результатов труда и поведение персонала	Управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения. Управление конфликтами. Использование монетарных побудительных систем: оплата труда, участие персонала в прибылях и капитале предприятия. Использование немонетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабочего места.
Правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом	Правовое регулирование трудовых взаимоотношений. Учет и статистика персонала. Информирование коллектива и внешних организаций по кадровым вопросам. Разработка кадровой политики.

Современные службы персонала ориентированы на реализацию инновационных функций, к числу которых относятся:

= определение потребности в персонале, как на текущий период, так и на перспективу;

= разработка раздела «Персонал» бизнес-плана организации;

= аттестации рабочих мест и разработки профессиограмм;

= разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантной должности;

= планирование кадрового резерва и карьеры работников;

= исследования по выявлению мотивации работников к труду;

= развитию инновационного поведения и творческого уровня работников;

= исследования в целях создания эффективных рабочих команд;

= анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов и др.

1.1 Роль и место службы управления персоналом организации

Роль и место службы управления персоналом в структуре всей организации определяется ролью и местом каждого специализированного подразделения данной службы, а также организационным статусом ее непосредственного руководителя.

Уровень авторитета службы управления персоналом зависит не только от ее управленческих полномочий, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы с точки зрения ее положительного воздействия на трудовой процесс. Поэтому в мировой практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с исключительно учетными функциями, а затем, по мере развития ее кадрового потенциала и все более очевидного ее положительного влияния на производственный процесс, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.

В современной практике управления персоналом существует несколько вариантов роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации, которые зависят от степени развития и особенностей организации. Рассмотрим эти варианты.

Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию. Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Данный вариант схематически представлен на рисунке 1.

Рис. 1. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию

Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю организации (рис. 2). Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем организации. Такая структура используется небольшими организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы.

Рис. 2. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на третьем уровне управления

Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором уровне руководства (рис. 3). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус службы, хотя иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию как подразделения второго уровня управления.

Рис. 3. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на втором уровне управления

Четвертый вариант структурного положения службу УП - служба УП организационно включена в руководство организацией (рис. 4). Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления организацией.

Рис. 4. Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в руководство организацией

Организационная структура, представленная на рисунках 1 - 4, называется функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т.д.). На примере функциональной организационной структуры можно наиболее наглядно проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы УП в соответствии с развитием самой организации. Эти функции и полномочия также свойственны службам УП организаций с дивизионной организационной структурой, при этом область ответственности службы УП определяется спецификой организационной структуры, а функции - уровнем развития организации. Рассмотрим две разновидности дивизионной структуры - продуктовую и географическую.

При продуктовом типе организационной структуры, когда в основу разделения труда положена производимая продукция или оказываемые услуги, а производства отдельных видов товаров (услуг) отделены друг от друга, для каждого направления производства существует своя кадровая служба. Организация службы УП для такого типа организаций представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Организационная структура системы управления персоналом при продуктовой структуре управления организацией

Для многонациональных корпораций наиболее распространенным типом оргструктуры является географический (или региональный) тип, в основу которого положен географический принцип разделения производства товаров или услуг в различных государствах или на различных географических территориях.

Другой распространенной формой организационной структуры является матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. При этом под проектной структурой подразумевается временная структура, создаваемая в целях реализации конкретного проекта, для чего происходит объединение персонала в проектные группы. В матричной организации члены проектной группы подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных подразделений, где работают постоянно. Руководители проектов устанавливают содержание и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации представлена на рис. 6.

Рис. 6. Служба УП в организации с матричной структурой управления

Итак, организационная структура системы управления персоналом варьируется в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического потенциала в области управления персоналом, который определяет степень привлечения сторонних консультационных услуг.

Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации (например, функция информационного и технического обеспечения системы управления персоналом может быть передана директору по информационным технологиям).

Службы управления персоналам на сегодняшний день являются функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью сотрудников организации, а помогают руководителям всех уровней решать вопросы, связанные с наймом, перемещением, увольнением, обучением, социальным обеспечением персонала и ряд других вопросов. Поэтому оптимальным является сочетание полномочий линейных руководителей организации и специалистов по персоналу на основе их совместной ответственности.

1.2 Презентация



2. Процедура отбора и подбора персонала в организацию

персонал управление служба организация

Функция подбора и отбора персонала выделяется всеми руководителями организаций как основная. Процедура подбора и отбора персонала состоит из нескольких стадий (рис. 7).

Рис. 7. Стадии процедуры подбора и отбора персонала

Рассмотрим каждую из стадий процедуры подбора и отбора персонала.

1. Потребности от руководителей линейных подразделений в персонале поступают в кадровую службу путем подачи заявки. Полученные от линейных руководителей заявки могут содержать особые требования к кандидатам, которые не содержатся в должностной инструкции.

2. Определение требований к вакантной должности является обязательным условием серьезного отбора. Наиболее распространенная форма - подготовка должностной инструкции. В организациях должностная инструкция подготавливается управлением персонала совместно с руководителем подразделения, в котором существует вакантная должность.

Основное содержание должностной инструкции - квалификационные требования, функции, права и обязанности работника. Правильно определить суть работы и разработать квалификационные требования к сотрудникам - это значит создать объективные предпосылки для успешной деятельности всей организации. Все функции управления персоналом так или иначе связаны с использованием квалификационных требований к сотрудникам. Они ложатся в основу принятия любых кадровых решений и таких процедур, как отбор, аттестация, служебные перемещения, увольнение, повышение квалификации. Квалификационные требования формируют рабочее поведение персонала.

Процесс разработки квалификационных требований предполагает конкретизацию того, что составляет суть деятельности сотрудника на определенной должности. Для этого необходимо провести анализ работы с использованием различных методов - наблюдение, фотография рабочего дня, хронометраж рабочего дня, интервью, опросы. Результатом анализа работы будет описание работы с ее специфическими особенностями. Квалификационные требования следует пересматривать по мере необходимости.

3. Для привлечения кандидатов компания может использовать ряд источников набора персонала, которые подразделяются на внутренние и внешние.

Поиск внутри организации дает возможность подобрать персонал на вакантные должности с наименьшими затратами.

Внешними источниками подбора персонала являются:

- подбор с помощью сотрудников организации;

- самопроявившиеся кандидаты;

- объявления в СМИ;

- выезд в учебные заведения;

- государственные службы занятости;

- частные агентства по подбору персонала;

- участие в ярмарках вакансий;

- Интернет.

Анализ представленных внешних источников подбора персонала позволяет сделать вывод, что не существует одного оптимального источника, поэтому управление персоналом организации должно владеть всем набором приемов для привлечения кандидатов и использовать их в зависимости от конкретной задачи.

4. Подбор кандидатов на вакантные должности происходит путем приема документов от всех кандидатов. На этапе подбора персонала при необходимости может осуществляться профессиональная ориентация.

5. Профессиональная ориентация - это формирование у человека интереса к определенному виду трудовой деятельности, выбор наиболее целесообразной для данного человека профессии с учетом его психофизиологических характеристик, интересов, способностей, а также потребностей народного хозяйства в работниках соответствующих профессий. Профессиональная ориентация осуществляется путем ознакомления людей, особенно учащейся молодежи, со сферами деятельности, профессиями, организацией, условиями и профилем их работы.

В современных условиях профориентация решает следующие задачи:

- оказание помощи трудоспособному гражданину в выборе видов и форм профессиональной подготовки, в преодолении трудностей в профессиональном обучении;

- профессиональное информирование, т.е. оказание помощи трудоспособному гражданину в выборе профессии, соответствующей его интересам и способностям;

- психологическая поддержка, т.е. оказание помощи в решении личных и социальных проблем;

- переориентация, т.е. оказание помощи трудоспособному человеку в выборе программы профессиональной переподготовки с учетом его профессионального опыта, стажа работы, состояния здоровья, профессиональных интересов и способностей.

6. Отбор кандидатов в соответствии с квалификационными требованиями предполагает следующие этапы:

- первичные знакомства с претендентами (прием документов, краткая беседа);

- анализ представленных документов;

- сбор информации о кандидатах (характеристика с предыдущего места работы по телефону, письменные рекомендации и т.п.);

- сопоставление фактических качеств претендентов с квалификационными требованиями к вакантной должности;

- проведение собеседования (интервью) с лучшими кандидатами (подробнее - в 5.2.2);

- сравнение кандидатов на одни должности и выбор (совместно с линейным руководителем) наиболее подходящих.

Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу предъявляет следующие документы:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Кроме того, военнообязанные лица и лица, подлежащие призыву на военную службу, обязаны предъявить документы воинского учета.

Если работа требует от работника определенных специальных знаний, специальной подготовки, то предъявляются также документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

В случаях если человек поступает на работу впервые, то трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Подача заявления о приеме на работу не предусмотрена ст. 65 ТК РФ, хотя на практике во многих организациях этот порядок существует. Заявление само по себе не влечет никаких правовых последствий, поэтому в данном вопросе следует исходить из сложившейся в организации практики.

Для ряда случаев с учетом специфики работы может быть предусмотрена обязанность предъявления иных документов, не указанных в ст. 65 ТК РФ (например, медицинского заключения о состоянии здоровья или справки из налоговых органов о доходах). Например, п. 4 ст. 21 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" установлено, что при поступлении на госслужбу гражданин, помимо заявления, документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки и документов, подтверждающих профессиональное образование, обязан также предъявить медицинское заключение о состоянии здоровья и справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении.

Процедуру подбора и отбора персонала в организации целесообразно иметь в виде Положения о наборе персонала.

7. Тестирование кандидатов на вакантные должности помогает определить профпригодность и потенциал кандидата к выполнению конкретных задач. Не все организации проводят тестирование кандидатов на вакантные должности, так как надежность тестов составляет менее 50%. Тестирование может проводиться как в письменной форме, так и по телефону, в процессе личного общения.

8. Прохождение медицинского осмотра для приема в некоторые организации (общепит, торговля) требуется в обязательном порядке.

9. Прием на работу - завершающий этап процедуры подбора и отбора персонала. На этом этапе проводится заключительное собеседование с линейным руководителем, который с помощью специалиста по персоналу и штатного психолога на основе сопоставления различных кандидатов выбирает наиболее подходящего из них.

При согласии сторон происходит заключение трудового договора и назначение на должность.

2.1 Презентация

Задание 3.

Ситуация №1

1. Положения, какой из зарубежной теорий мотивации были нарушены при распределении денежного поощрения.

2. Как следовало бы его распределить? Дайте обоснование вашему предложении.

В данной ситуации нарушена теория справедливости Стейси Адамса. Теория справедливости утверждает, что люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям и соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу.

По моему мнению вознаграждение стоило распределить между сотрудниками в разных пропорциях.

- Рабочий 40 лет 11000 т.р. т.к. у него высокая производительность труда и высокая мотивация на материальные стимулы.

- Молодому рабочему 25 лет 10000 т.р. из-за высокой производительности, так же есть иждевенец

- Самый молодой работник, 20 лет 3000 т.р. оценка работы средняя

- Бригадир 43 года 3000 т.р. оценка работы средняя

- Пожилой работник 3000 т.р. оценка работы средняя

Ситуация №2

1.В чем причина полученного результата?

2.Что делать директору по персоналу в сложившейся ситуации?

По теория Х управление предполагает, что работники изначально ленивы и будут по возможности избегать работы. Из-за этого работники должны быть под пристальным наблюдением, для чего разрабатываются комплексные системы контроля. Необходима иерархическая структура с пониженной нормой управляемости на каждом уровне. Согласно этой теории, работники проявляют мало амбиции без привлекательной программы поощрения и избегают ответственности, если это возможно.

Ситуация №3

1.Обладала ли Людмила необходимыми профессиональными компетенциями для работы в этой должности?

2.Оцените особенности ценностно-мотивационной сферы Людмилы. Соответствуют ли эти особенности ее должности в компании?

По моему мнению Людмила обладала не всеми профессиональными компетенциями данной должности. По теории мотивации Доктора Шейна Людмила испытывает постоянное стремление помогать другим, а работа для нее имеет личное значение, любит учить и консультировать других. Мотивация для таких сотрудников:

· оказывать услуги типа "обслуживания покупателей" другим участникам команды или проекта

· ставить такого сотрудника на такой участок работы, где много различного общения с клиентами

· предоставлять возможность улаживать какие-то разногласия и конфликтные ситуации в команде

· выполнять задания, которые они считают необходимыми для улучшения чьей-то жизни

· помощь другим сотрудникам выполнять свою работу или свой долг

Поэтому эти особенности мотивации не соответствуют данной должности.

Ситуация №4

1. О чем говорят результаты опроса?

2. В чем причины сложившейся ситуации?

3. Какие меры по усовершенствованию системы оценки вы бы предложили отделу человеческих ресурсов штаб-квартиры?

Опрос показал, что руководители организации подходят к данной процедуре формально и работа отдела по работе с персоналом является некомпетентной. Причина сложившейся ситуации возникла из-за неправильной постановки цели опроса.

Я бы предложила отделу человеческих ресурсов штаб-квартиры рассмотреть метод аттестации рабочей группы (подразделение, бригаду, временный коллектив) в качестве основной единицы организации, она делает акцент на оценку работника его коллегами и способность работать в группе. Таким образом собирать анкеты опроса и оценивать по региональным подразделениям будет легче и сотрудникам, и руководству.



Список использованной литературы

Балашов, А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие / А.П. Балашов. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2012. - 288 c

Веснин, В.Р. Управление персоналом в схемах: Учебное пособие / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2013. - 96 c

Кибанов, А.Я. Оценка и отбор персонала при найме и аттестации, высвобождение персонала / А.Я. Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 80 c

http://www.studfiles.ru/preview/6018946/

http://www.rulit.me/books/upravlenie-personalom-sovremennoj-organizacii-read-280267-55.html

Размещено на Allbest.ru