Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ I. ПОНЯТТЯ ПРО УПРАВЛІНСЬКУ ДОКУМЕНТАЦІЮ

1.1 Класифікація управлінських документів і систем документації

1.2 Характеристика управлінської документації

1.3 Види та призначення управлінської документації

РОЗДІЛ II. ПОНЯТТЯ ПРОЦЕСУ УНІФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Поняття стандартизація

2.2 Поняття уніфікації та трафаретизації

РОЗДІЛ III. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ СТАНДАРТИЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Аналіз організаційно-розпорядчих документів

3.2 Аналіз довідково-інформаційних документів

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ



ВСТУП

Темою курсової роботи є «Трафаретизація документів, як процес уніфікації управлінської документації в організаціях»

Актуальність даної курсової роботи полягає в тому що, уніфікація та стандартизація документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Тому головною метою уніфікації документів є створення уніфікованої системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складення тексті документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної документації. Уніфікація та стандартизація корисні при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу.

Підприємства, організації, установи у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою мають справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організацію роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто управління неможливе без його документування. В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом, рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сутність - управлінською документацією.

Об'єктом дослідження: процес уніфікації та трафаретизації управлінської документації.

Предмет дослідження: трафаретизація документів.

Мета курсової роботи: дослідити трафаретизацію документів, визначити процес уніфікації управлінської документації в організаціях.

Отже, для досягнення мети, поставлені такі завдання:

1. Визначити основні терміни по темі.

2. Дослідити процес уніфікації документів.

3. Дослідити процес стандартизації документів.

4. Дослідити поняття, визначення видів управлінської документації.

5. Проаналізувати процес трафаретизації управлінських документів.

РОЗДІЛ I. ПОНЯТТЯ ПРО УПРАВЛІНСЬКУ ДОКУМЕНТАЦІЮ

1.1 Класифікація управлінських документів і систем документації

Класифікація документів - процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Класифікація (лат. Classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.[7, c. 12]

Документи можна класифікувати за призначенням. Розпорядча діяльність оформляється виданням наказів і вказівок, постанов, рішень, розпоряджень. Організаційна діяльність знаходить відображення в статутах, положеннях, правилах, інструкціях та ін. Інформаційний обмін в системах управління здійснюється за допомогою листів, телефонограм, довідок, звітів.

За походженням розрізняють документи особисті та офіційні. Документи особового походження включають особисту переписку, спогади особистого характеру, щоденники. Вони створюються поза сферою службової діяльності людини або виконання громадських обов'язків. Офіційні документи створюються юридичними або фізичними особами з обов'язковим оформленням (посвідченням) у встановленому порядку. У залежності від сфери застосування офіційні документи поділяються на управлінські, наукові, технічні, виробничі (технологічні).

За кількістю порушених у них питань документи можна розділити на прості і складні. Прості документи містять виклад одного питання, наприклад, пояснювальні записки, акти, більшість листів. Складні документи включають кілька запитань і можуть відноситися до кільком посадовим особам, структурним підрозділам, установам. До таких документів можна віднести протоколи, постанови, накази.

За унікальності тексту документи можуть бути індивідуальними, типовими і трафаретними.

В індивідуальних документах зміст викладається у вигляді пов'язаного тексту. Укладач індивідуального документа готує оригінальний текст, присвячений виконанню конкретної управлінської задачі. Ці документи пишуться, як правило, літературною мовою.

Типові документи використовуються для документування однотипних повторюваних ситуацій і складаються на основі зразка, наприклад, типові листи, типові інструкції, типові договори та ін. Метод типізації використовується, як правило, при розробці типових текстів, тобто еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.

У трафаретних документах структура викладу тексту формалізована, в них використовуються заздалегідь підготовлені стандартні фрази або окремі частини постійно повторюваного тексту і пропуски для заповнення змінної інформації: анкети, довідки, уніфіковані бланки документів.

За способом документування (фіксації інформації) можна виділити: письмові (текстові, табличні), графічні (документи, виконані графічним способом), фонодокументи (зафіксовані шляхом запису звуку), відеодокументи (зафіксовані за допомогою фото- і відеотехніки), цифрові (комп'ютерні записи документної інформації), образотворчі (фіксують інформацію за допомогою художнього зображення об'єкта.

Залежно від ролі в системі управління документи можна розділити на вхідні (надійшли в організацію), вихідні (відправляються з організації), внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках).

За обмеженню доступу (ступенем гласності) документи поділяються на секретні, конфіденційні і відкриті (несекретні). Документи обмеженого доступу забезпечуються додатковими позначками і грифами; використання і робота з ними здійснюються з особливих технологій і вимагають спеціального дозволу і персоналу.

За термінами зберігання документи діляться на документи постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

1.2 Характеристика управлінської документації

Документ - це матеріальний об'єкт із зафіксованою певним чином інформацією, що передається у просторі та часі.[2, c.45]

Документація - сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

Управлінська документація - це засіб фіксації різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти події явища, об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.[8, c.10]

Трафаретизація документів - це поділ текстової частини на основну, постійну чи змінну, при цьому основна, постійна частина відображена в документі, для внесення змінної залишають певне місце.

Уніфікація - це формування єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних норма і правил їх складання.

Стандартизація - встановлення єдиних норм та вимог, як пред'являються до документів доводячи конкретний вид документа до певної норм. Процес стандартизації закріплюють державні стандарти.[4, c.38]

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію. Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації. Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником. Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції. Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі доку­менти: накази, постанови та розпорядження. [14, c.176] Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

- Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компе­тенції;

- потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Усі документи, що використовуються в організації чи на підприємстві поділяються на дві групи, а саме:

- внутрішні (розробленій й затверджені в організації);

- зовнішні (отримані з зовнішніх джерел)

Внутрішні:

- Організаційно-методичні документи: політика в області якості, цілі в області якості, настанова з якості, методики якості, методики процесів; програми і плани в області якості;

- Організаційно-розпорядчі: установи документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, положення, інструкції з охорони праці, інструкції протипожежної безпеки, накази, окремі доручення, вказівки Голови і заступника Голови;

- Виробничо-технологічні: розпорядження, плани, програми, графіки, списки, переліки, договори (контракти), правила, положення та інструкції з надання нових послуг;

- Протоколи (записи): економічні форми (заповнені), бланки, акти, протоколи нарад, завдання, карти обліку, заяви, звіти, журнали, службові записки.

Зовнішні:

- До них відносяться: законодавчі та нормативні документи( закони, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, документація Держстандарту України).

1.3 Види та призначення управлінської документації.

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно - розпорядчі та інші.

Сукупність документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.[7]

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації, вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.

Завдяки названим властивостям документи широко використовуються при машинній обробці цифрових даних планово-облікового характеру.[3, c. 21]

Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним за формою, так і за змістом.

Документи класифікуються з способом:

- Фіксації

- Змістом

- Найменуванням

- Способом виготовлення

- Ступенем складності

- За місцем складання

- Терміном видання

- За походженням

- Ступенем гласності

- Юридичною силою та за призначенням

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. [13, c. 108]

Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, установча угода, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, графіки відпусток).[13, c. 132]



РОЗДІЛ II. ПОНЯТТЯ ПРОЦЕСУ УНІФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Поняття стандартизація

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація управлінських документів полягає у встановленні єдиного складу й форм цих документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Уніфікація документів проводиться з метою скорочення застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації на основі спільних функцій керування, більш ефективного використання обчислювальної техніки.[18, c.315]

З 07.01.1997 року введений у дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації. ДКУД являє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД).

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).[17, c.201]

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звіїно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна документація;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з Пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація.

Можна сказати, що ці 15 класів вичерпно класифікують управлінську документацію. Однак, у процесі викладання управлінського документознавства доцільніше використовувати простішу класифікацію управлінської документації. Згідною з нею, вона поділяється лише на три великі різновиди:

- організаційно-розпорядча документація;

- організаційно-правова документація;

- інформаційно-довідкова документація.

Головною проблемою створення управлінських документів є забезпечення правильності оформлення його формуляра.

Формуляр документа - сукупність реквізитів документа та схема їх розміщення на документі.

Склад реквізитів документа та конкретна конфігурація їх розміщення залежать від виду документа та класу уніфікованої системи документації, до якої він належить. Додержання формуляра документа є головною передумовою набуття ним юридичної сили.

Нормативні вимоги щодо цього містяться головним чином у ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів. Згідно зі стандартом, його вимоги поширюються не тільки на органдзалцйно-розпорядчу документацію, а всі класи уніфікованих систем документації.[7]

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 основні реквізити для управлінського документа:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим,

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування),

03 - зображення нагород,

04 - код організації,

05 - код форми документа,

06 - назва організації вищого рівня,

07 - назва організації,

08 - назва структурного підрозділу організації,

09 - довідкові дані про організацію,

10 - назва виду документа,

11 - дата документа,

12- реєстраційний індекс документа,

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь,

14 - місце складення або видання документа,

15 - гриф обмеження доступу до документа,

16 - адресат,

17 - гриф затвердження документа,

18 - резолюція,

19 - заголовок до тексту документа,

20 - відмітка про контроль,

21 - текст документа,

22 - відмітка про наявність додатків,

23 - підпис,

24 - гриф погодження документа,

25 - візи документа,

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії,

28 - прізвище виконавця і номер його телефону,

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи,

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі,

31 - відмітка про надходження документа до організації,

32 - запис про державну реєстрацію.

Документи, що створюються в організації, повинні мати на бланках наступні обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). На службових листах назву виду документа не вказують. Розміщення у певній послідовності реквізитів документа, які складають його формуляр, відбувається на бланку документа.

Установлюють такі види бланків документів:

- загальний бланк для різних видів документів (без позначення в бланку назви виду документа);

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із позначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому випадку, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи. Організації, які ведуть переписку з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Дозволяється використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.

Бланки документів є документами суворої звітності. Порядкові номери проставляють друкованим або іншим способом, бажано на нижньому полі зворотного боку бланка. Як правило, бланки документів виготовляються на папері формату A4, вони повинні мати такі поля, мм: ЗО - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній.

За окремими винятками (заяви, пояснювальні записки), управлінські документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки шрифтом розміром у 12-14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа (крім тексту, реквізитів "Адресант", "Гриф затвердження", "Гриф погодження"), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від іншого 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

-12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

-92 мм - для реквізиту "Адресат";

-104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

-25 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.[12, c.164]



2.2 Поняття уніфікації та трафаретизації

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач.

Під уніфікацією розуміється "приведення чого-небудь до єдиної системи, формі, однаковості ". За офіційним визначенням уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього випливає, що, по-перше, в процесі уніфікації повинно проводитися раціональне скорочення елементів вихідного множини об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на якийсь достатньо тривалий час) однаковості в будь-якій області діяльності, в тому числі і в документуванні. Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно.[16, c.68] Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але й усіх працівників управлінського апарату - Від керівників до рядових працівників.

Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням уніфікованої форми документа (УФД) та створенням уніфікованої системи документації (УСД).

Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функційного призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.[15, c. 91]

В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД нині регламентують два державні стандарти:

- ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення"

- ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови".

Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовано в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюють організацію розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державну реєстрацію УФД, видання та оприлюднення бланків форм документів (або зразки формулярів чи приклади оформлення документів), порядок розроблення форм документів підприємств та галузевих УФД, порядок внесення до них змін та їх скасування.[15, c. 36]

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме - розробленням та впровадженням державних (національних чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимога до створення документів, тобто складання їхніх текстів та оформлення.

Нині в Україні уніфікацію документації здійснюють переважно не за рахунок упровадження державних стандартів, а шляхом видання затверджених наказами відповідними державними органами переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання, а також організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України, і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в "Офіційному віснику України".

Трафаретизація - це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини - вставки.[18, c. 254]

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті. Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.



РОЗДІЛ III. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ СТАНДАРТИЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Аналіз організаційно-розпорядчих документів

Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. [6, c.354] трафаретизація уніфікація управління документ

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання .діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:

- Наказ;

- Розпорядження;

- Постанова;

- Рішення;

- Вказівки та ухвали.

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації чи установи на правах єдиноначальності та в межах своєї компетентності. [7,с.76]

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки.

У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначити: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки; б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата

6. Заголовок

7. Текст, що складається з двох частин:

- Констатуються та аналізуються факти;

- Подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка.

Наведемо приклад оформлення наказу (додаток А)

Постанова - це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови видаються Урядом України, державними комітетами, місцевими державним адміністраціями, радами місцевого самоврядування, комісіями тощо. [7, c. 53]

Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу(зборів, правління, президії тощо). Ці постанови включаються до протоколу або додаються до нього. За необхідності можуть оформлятися як виписки з протоколу.

Текст постанови складається з констатуючої та розпорядчої частини.

У констатуючій частині фіксуються мотиви передбачуваних постановою дій, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління як основа для видання постанови.

Розпорядча частина починається з найменування колегіального органу і слова «ПОСТАНОВЛЯЄ», яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

- найменування виду документа;

- дата;

- індекс;

- місце видання;

- заголовок;

- текст;

- підписи;

- візи;

- гриф узгодження.

Наведемо приклад оформлення постанови (додаток Б)

3.2 Аналіз довідково-інформаційних документів

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними.[13, c. 148] У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

- Акт;

- Протокол;

- Довідка;

- Пояснювальні та доповідні записки;

- Службові листи;

- Плани і графіки;

- Звіти;

- Відгуки;

- Рецензії;

- Висновки.

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що юридично підтверджує будь-які встановлені факти або події.[17, c. 46]

Наприклад:

- Акт приймання робіт, виконаних за договором;

- Акт приймання-передачі документів;

- Акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;

- Акт списання матеріалів;

- Комерційний акт і т. ін.

Акти складають після ухвал, після прийняття завершених будівельних об'єктів, під час проведення випробувань нової техніки, у разі нещасних випадків та у зв'язку з іншими подіями. За необхідності акт затверджує вища організація або керівник підприємства. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства та затвердженою відповідним наказом.

Реквізити:

- Автор документа(назва відомства, організації)

- Дата, номер, місце складання.

- Гриф затвердження.

- Заголовок.

- Підстава (наказ керівника організації).

- Склад комісії.

- Присутні.

- Текст.

- Відомості про кількість примірників акта, їх місце знаходження.

- Перелік додатків до акта

- Підписи членів комісії та присутніх.[7, c. 12]

Структура тексту:

1. Вступ ( підстави для складання акта перераховані члени комісії, їх завдання).

2. Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки). Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й - керівникові організації; 3-й - до справи.

Наведемо приклад оформлення акта (додаток В)

Протокол -- це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення прийняті в результаті обговорення [5, c.73]

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій -- усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступиш частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

--слухали;

--виступили;

--ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин. За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища

доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням

виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

- Назва виду документа.

- Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

- Дата засідання.

- Номер.

- Гриф затвердження (якщо потрібно).

- Текст.

- Підписи голови й секретаря.

Наведемо приклад оформлення протоколу (додаток Г)



ВИСНОВКИ

У даній курсовій роботі я дослідила та вивчила основні вимоги до оформлення до документів, що видаються службою діловодства та ознайомилася з нормативно-правовою базою, що регулює ці вимоги.

Для покращення і полегшення роботи з документами їх уніфікують, тобто встановлюють єдиний комплекс видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробляють єдині форми і правила складання, оформлення і творення трафаретних текстів. Встановлення єдиних норм та вимог, що пред'являються до документів називають стандартизацією. Метою стандартизації і уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів.

З метою стандартизації управлінської документації було затверджено низку державних стандартів на управлінську документацію. З них найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства: ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. і Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98.

Основні вимоги до оформлення і складання документів прописані у державному стандарті ДСТУ 4163-2003. Він встановлює 32 реквізити документа. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа.

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів, які називають «формулярами-зразками». Отже, у «формулярі-зразку подано максимальний» набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

До оформлення документів, слід ставитися дуже ретельно, оскільки документи є засобом засвідчення, доведення до певних фактів, вони мають велике правове значення, тобто юридичну силу.

Документи за призначенням поділяються на організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні. Існують деякі відмінності у їх оформленні та складання між собою. Наприклад у процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи, тоді як розпорядчі документи видаються керівниками установ, підрозділів тощо.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія : науковий журнал / М-во культури України, Нац. академія керівних кадрів культури і мистецтв. - К., 2014.

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. - Х.: Фолио, 2005. - 491 с.

3. Безверхий К. В. Організація та методика електронного документообігу на підприємстві: стан та перспективи розвитку / К.В. Безверхий // Економічна стратегія і перспективи розвитку сфери торгівлі та послуг : зб. наук. пр. / МОНУ, Харківський держ. ун-т харчування і торгівлі; [відп. ред. О.І. Черевко]. - Х., 2013. - Вип.1№Ч.2. - С. 16 - 25

4. Брус М.П. Українське ділове мовлення [Текст]: навч. посіб. для студ. екон. спец. / М.П. Брус. - Івано-Франківськ: Тіповіт, 2004. - С. 6-123.

5. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія : науковий журнал / М-во культури України, Нац. академія керівних кадрів культури і мистецтв. - К., 2014.

6. Глущик С.В. Сучасні ділові папери : навч. посіб. / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - 4-те вид., перероб. і доп. - К. : А.С.К., 2005. - 400 с.

7. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [ Текст ]: ДСТУ 4163-2003. - [Чинний від 2003-09-01]. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.

8. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять [Текст]: ДСТУ 2732:2004. - [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Держстандарт України, 2005. - 33 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібник / А.Н. Діденко. - 5-те вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

10. Ділова українська мова [Текст]: навч. посіб. / за ред. О.Д. Горбула. - К.: Знання, 2002. - С. 75-123.

11. Данюк В.М. Кадрове діловодство : навч. посіб. / В.М. Данюк, Л.П. Кулаковська. - 3-тє вид. - К. : Каравела, 2009. - 240 с.

12. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навч. посіб. / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна. - К.: Центр учбової літератури, 2007. - 360 с.

13. Комова М.В. Діловодство : навч. посіб. / М.В. Комова. - 2-ге вид. - К. : Алерта ; Тріада плюс, 2007. - 220 с.

14. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів : підручник / Н. М. Кушнаренко, В. К. Удалова. - 4-те вид. - К. : Знання, 2006. - 334 с.

15. Палеха Ю.І. Документально-інформаційні комунікації : навч. посіб. / Ю.І. Палеха, Н.В. Мурейко, О.Г. Оксіюк. - К. : Ліра-К, 2014. - 386 с.

16. Палеха Ю.І. Організаційна техніка : навч.-практ. посіб. / Ю. І. Палеха. - К. : Ліра-К, 2008. - 193 с. - (Бібліотечка документознавця).

17. Скібіцька Л.І. Діловодство : навч. посіб. / Л. І. Скібіцька. - 2-ге вид. - К. : Кондор, 2009. - 220 с.

18. Управлінське документування : підручник / [за заг. ред. Ю. І. Палехи]. - К. : Ліра-К, 2015. - 368 с. - (Діловодство в інформац.-консультац. діяльності).

19. Швецова-Водка Г.М. Вступ до бібліографознавства : навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. - К. : Кондор, 2008. - 216 с.



ДОДАТКИ

Додаток А

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«МЕРИДІАН»

НАКАЗ

30.03.2012 м. Тернопіль №39-к

Про переведення Райко Г.Д.

ПЕРЕВЕСТИ:

Райко Галину Денисівну, економіста матеріально-технологічного забезпечення відділу матеріально-технічного забезпечення, на посаду заступника начальника відділу 2 квітня 2012 року з окладом відповідно до штатного розпису.

Підстава: подання начальнка відділу матеріально-технічного забезпечення Мірошниченка В. М. від 19.03.2012.

Генеральний директор ____________В.Ф. Бондаренко

Начальник відділу кадрів ____________ Д.В. Кирилюк

28.03.2012

Начальник відділу

матеріально-технічного

забезпечення ____________ В.М. Мірошниченко

29.03.2012

З наказом ознайомлена ____________ Г.Д. Райко

(02.04.2012)

До справи №04-11

Менеджер по персоналу ____________ І.М. Царенко

03.04.2012



Додаток Б

Міністерство освіти і науки України

Національний університет «Острозька академія»

Вчена рада Національного університету «Острозька академія»

ПОСТАНОВА

27.05.2007 м. Острог №01-18/52

Про створення спеціальності «Країнознавство»

в Національному університеті «Острозька академія»

На базі постанови Міністерства освіти і науки від 11.05.2007 № 215/07-19/56 з метою підготовки кваліфікованих спеціалістів у сфері міжнародних відносин вчена рада Національного університету «Острозька академія»

ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Створити в Національному університеті «Острозька академія» спеціальність «Країнознавство».

2. У 2007-2008 навчальному році здійснити набір на дану спеціальність на 25 ліцензованих навчальних місць.

3. Здійснити матеріально-технічне забезпечення створеної спеціальності.

Ректор

Національного університету

«Острозька академія» _____________ І.Д. Пасічник

Секретар _____________ А.В. Климчик



Додаток В

Святошинський концерн «Бояриня»

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор концерну

_______М.П. Кущ

14.05.2004

АКТ

13.05.2004 м. Святошинськ № 305

Про передавання документів на знищення

Підстава: наказ № 16 директора концерну від 11.05.2004

Складено комісією:

Голова - начальник відділу управління справами Ярема К.В.

Члени комісії: начальник відділу документації Кравчук С.В.

спеціаліст Мещерська З.К.

У період з 10 по 13 травня 2004 р. комісія провела роботу з визначенням документів концерну, що мають бути знищені, додається.

Додаток: на 2 арк. у 2 пр.

Складений у трьох примірниках:

1-й пр. - директору концерну «Бояриня».

2-й пр. - начальнику відділу документації концерну «Бояриня».

3-й пр. - голові комісії.

Голова комісії ______________ К.В. Ярема

Члени комісії (М. П.) ______________ С.В. Кравчук

______________ З.К. Мещерська



Додаток Г

УКРДЕРЖАРХІВ

ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ ІСТОРИЧНИЙ АРХІВ УКРАЇНИ

ПРОТОКОЛ

25.01.2012 м. Київ № 1

Засідання колегії Центрального

державного історичного архіву України,

м. Київ

Голова колегії - Кісіль І.М.

Секретар колегії - Кабанова О.В.

Присутні: члени колегії: Вовк О.Б., Вершиніна Л.А., Демченко А.А., Демченко Л.Я., Кугай О.М., Полозова О.В., Путова Г.В., Соломко Т.М., Шиліна Л.В.

Запрошені: заступник голови Київської міської профспілки

працівників державних установ Петренко Ю.Д.;

завідувач сектора відділу забезпечення збереженості

документів Іваненко К.В.

Порядок денний:

1. Про підбиття підсумків з виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІА України на 2007-2011р.

Доповідач - Кісіль І.М., директор ЦДІА України.

2. Про посилення контролю за забезпеченням збереженості та використанням документів.

Доповідач - Соломко Т.М., начальник відділу забезпечення збереженості документів.

1. СЛУХАЛИ:

Кісіля І.М. - текст доповіді додається до протоколу.

ВИСТУПИЛИ:

Шиліна Л.В. - зазначила, що сторони Колективного договору доклали зусиль до виконання взятих зобов'язань. Між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІА України постійно тривав конструктивний діалог. Під час впорядкування структури ЦДІА України враховано інтереси працівників архіву. Сховища архіву забезпечено візками для переміщення справ та драбинами. Проте одне з найголовніших питань - ремонт системи вентиляції та кондиціювання повітря - не вдалося вирішити у зв'язку із фінансовою кризою в країні.

Кугай О.М. - зазначила, що порушення температурно-вологісного режиму призводить не тільки до погіршення фізичного стану документів, а може спричинити активність плісеневих та патогенних грибків, які у свою чергу впливають на стан здоров'я працівників. Архівом підготовлено проект Плану заходів щодо виявлення обсягів біоушкоджених документів (включаючи і стра-ховий фонд) та поетапної ліквідації біоушкоджень. Проте вирішення цього пи-тання залежить від багатьох складових, зокрема й від виділення коштів для проведення всього комплексу робіт.

ВИРІШИЛИ:

1. Схвалити проект рішення про підсумки виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІА України на 2007-2011 роки.

2. Заслухати на засіданні колегії архіву в липні 2012 року інформацію про хід виконання Плану заходів щодо виявлення обсягів біоушкоджених докумен-тів та поетапної ліквідації біоушкоджень.

СЛУХАЛИ:

Соломко Т.М. - текст доповіді додається до протоколу.

ВИСТУПИЛИ:

Демченко Л.Я. - зауважила, що до проекту рішення слід внести уточнення з урахуванням вимог розділу 4 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (затверджено наказом Держкомархіву від 26 червня 2008 року № 133 та зареєстровано в Мін'юсті України 14 грудня 2008 року № 635/15326) та наказу Держкомархіву від 13 липня 2009 року № 117 “Про додаткові заходи щодо посилення збереження документів під час експонування на виставках”.

Путова Г В. - проінформувала, що відповідно до нормативних вимог унікальні документи та документи, що мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності, зберігаються у сейфі. Через те, що сейф відкривається дуже рідко, притоку повітря немає, документи пересихають. Внесла пропозицію про повернення їх на основне місце зберігання. Запропонувала проведення обстеження стану документів для прийняття кінцевого рішення.

ВИРІШИЛИ:

Схвалити проект рішення про посилення контролю за забезпеченням збереженості та використанням документів з урахуванням висловлених побажань та пропозицій (додається).

Голова колегії __________ І.М. Кісіль

Секретар колегії __________ О.В. Кабанова

Размещено на Allbest.ru