Теория и практика регулирования информационных потоков в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА РЕГУЛИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В ОРГАНИЗАЦИИ



Содержание

1. Управление организацией с использованием коммуникаций

2. Информационные потоки в управлении организацией и их основные характеристики

3. Возможности и методы регулирования информационных потоков в организации

Литература



1. Управление организацией с использованием коммуникаций

Первый параграф контрольной работы посвящен вопросу управления организацией с использованием коммуникаций. В ходе исследования, описываемого в этом параграфе, были поставлены задачи:

· установить особенности теоретических подходов к определению характеристик коммуникаций в организации;

· сформулировать рабочее понятие «информационного потока».

Первые исследования коммуникационных процессов в организации начались в 50-х годах XX века с работы Т. Бернса «Направления деятельности и коммуникаций в подведомственной исполнительной группе» [26]. В данной работе впервые введено разделение коммуникаций на уровни: вертикальный и горизонтальный. Информация передается с высшего уровня на более низкий и сообщает подчиненным о текущих задачах, планах, о будущих реформах и т.д. Помимо нисходящего потока, организация нуждается в восходящем потоке, что может влиять на эффективность работы конкретного отдела или всей организации, вырастает производительность труда, к чему стремятся ради увеличения конкурентоспособности компании. Инициатива сотрудников снизу может донести руководству компании о необходимых изменениях в технологическом процессе, что приведет к значительной экономии средств и ресурсов компании. Так могут стимулироваться поиски новых решений. Также выполняется функция оповещения о работе подчиненных, о существующих или назревающих проблемах во внутренней кухне компании. Формально это происходит на бумажных носителях в виде отчетов, документов, объяснительных и служебных записок. В обратном направлении руководством могут направляться сигналы о способах решения этих проблем. Горизонтальная коммуникация бывает в любой организации, в которой работает более 3 человек. Чтобы система работала взаимосвязано, все элементам необходимо действовать согласованно - структурные подразделения горизонтально должны обмениваться информацией. Важным результатом горизонтальных коммуникаций является формирование равнозначных отношений между сотрудниками, что повышает степень удовлетворенности и улучшает микроклимат внутри организации.

Позднее в работе К. Дэвиса (60-е годы XX века) «Коммуникации между менеджментом низшего и среднего звена по типу «виноградной лозы» звучат тезисы, дополняющие исследования Т. Бернса, более широко описаны процессы коммуникации, введены понятия «коммуникация между руководителем и рабочей группой», «неформальные коммуникации», «слухи» [28]. При коммуникации руководителя с рабочей группой создаются условия для командной работы, каждый участник может осознать свои задачи и задачи группы. В группе создаются формальные и неформальные равнозначные отношения, что, как было отмечено выше, оказывает положительное влияние на микроклимат. По каналу неформальных коммуникаций могут распространяться слухи. Это был более прогрессивный подход, в отличие от исследования Т. Бернса. Слухи обсуждаются в местах скопления людей как в рабочее, так и в обеденное время, могут локализоваться в столовых, у кофейных автоматов. Информация в виде слуха распространяется быстрее, люди быстро делятся информацией «по секрету» и руководители могут этим пользоваться для регулируемой утечки [34]. Однако, и в настоящий момент отношение к слухам неоднозначное, исследования показывают, что точными являются около 80% слухов [27]. Но никто не отрицает высокую степень влиятельности слухов, в особенности в коллективах, где больше женщин, чем мужчин.

Этот факт хорошо проиллюстрирован в работе У. Дилэйни «Секретарская сеть». Работа У. Дилэйни не опровергает тезисов К. Дэвиса, автор более подробно останавливается на «канале слухов». Используя канал слухов, сообщая информацию своему секретарю, тем самым организовывая утечку информации, руководитель имеет возможность выявить возможную реакцию подчиненных, предупредить возможные конфликты [29]. Позднее, этот прием был описан в работе Д. Вольтона [34]. Информация распространялась по неформальным каналам в перерывах на обед, у кофейных автоматов, в местах для курения сотрудников. Автор называет места для отдыха «местами концентрации слухов», имея в виду то, что сотрудники на работе говорят о работе.

В современных исследованиях о возможности управления организацией с помощью коммуникаций говорится в работе С.С. Гордеева. Автор связывает возрастающие объемы информации с развитием информационных технологий и институциональной среды, происходят динамичные изменения в информационной среде, которые оказывают влияние на методологические основы поиска решений. На практике существуют подходы к воздействию с помощью коммуникаций на социально-экономическое развитие организации. Уместно говорить о направляемом развитии системы [4]. Создание среды максимальной информативности возможно при условии использования информации управленческого документооборота. В зависимости от институциональной среды отчетность может быть неоднородной и не отражать реальной картины. В таких условиях необходима адаптация информации, а именно, определение ограничений и положений по постановке целей, применение визуализации, презентационных инструментов для упрощения восприятия поступающей информации, определение системы оценки полноты информации.

В отличие от работы С.С. Гордеева, в работе О.С. Баталовой озвучен несколько иной подход к управлению организацией с помощью коммуникаций - эмоциональный, рассчитанный на работу над корпоративной культурой. Коммуникации напрямую связаны с технологией и маркетингом, для управления организацией, ее развития, необходимо объединить коммуникации в интегрированную систему. Комплекс интегрированных коммуникаций является важным элементом развития организации, ее становления в медийном пространстве [1]. В работе говорится об акценте на эмоциональное восприятие и распространение информации при проведении корпоративных мероприятий и праздников. Месседж должен быть органично включен в сценарий, без прямого воздействия информационного обращения. Таким способом формируется общественное мнение с целью улучшить имидж руководства компании, улучшается микроклимат в организации. Укрепление внутренних связей способствует процессу обмена информации, сотрудники легче идут на контакт. Происходит формирование неформальных рабочих групп - «команд единомышленников», на которых проще опираться руководству и которые более слаженно взаимодействуют.

Сформулируем рабочее понятие «информационного потока». Информационный поток - множество реализуемых отдельных коммуникаций, характеризующиеся направлением и каналом передачи.

Руководитель перед тем как передать свои идеи должен предсказать реакцию подчиненных на полученную информацию:

1) персонал должен понимать, какие нужны изменения;

2) персонал должен понимать, почему нужны изменения;

3) персонал должен понимать, каким образом следует осуществлять задуманное [23].

Следующим этапом подготовки к передаче идеи становится кодирование с помощью символов (жесты, слова, интонации) и выбор канала. Кодирование превращает идею в сообщение. Канал должен быть совместим с кодом, который был выбран для обозначения идеи. Типичными каналами являются словесная речь, письменные документы, электронные средства связи. Примером несовместимости может быть попытка распространения схемы, наглядно показывающей производственный процесс, посредством телефонной связи. Кроме того, канал должен соответствовать передаваемой идее [33]. Чтобы не создавать напряженность в коллективе, руководитель может указывать на мелкие недоработки за чашкой кофе. Информацию о серьезном нарушении гораздо более эффективно передать в письменном виде, как и документы с выражением благодарности, информации о премировании, поощрении за достижения.

Довольно часто требуется использовать более одного средства коммуникации в сочетании. В исследованиях Т. Митчелла говорится о том, что речевое сообщение совместно с письменным скорее всего выведут коммуникации на новый уровень эффективности [31]. В то же время, процесс передачи данных усложняется, отправителю необходимо определять порядок использования средств передачи информации. Использование двух каналов требует более тщательной подготовки передачи сообщения, а также закрепления параметров ситуации. Передача информации не может стать только лишь письменной в каждом случае, поскольку объем бумаг возрастет до необъятных размеров.

В современных исследованиях Морозовой Н.А. «Коммуникации в организации» есть попытка обобщить другие исследования и предложить единый подход, говорится о комплексном подходе к регулированию информационными потоками и предполагается существование единой стратегии управления информацией [15]. При таком подходе управление организацией выходит на другой уровень, информационный обмен становится не просто звеном в управленческой цепи, а системообразующим элементом управления. Формируется целая стратегия управления коммуникациями и разработки инструментария для управления организацией. Это проводится с целью минимизации влияния на управление и усиления влияния в нужный момент на информационный обмен, отсутствует дублирование информации, появляется необходимая согласованность и разнообразие. Воздействие со стороны руководства может быть минимизировано при согласованном со стратегическими установками обмене информацией. Любой обмен информации внутри организации связан в том числе и с внешней деятельностью организации. Комплексный подход должен учитывать взаимное влияние внешних и внутренних информационных обменов.

Выводы по первому параграфу:

· понятие «информационного потока» включает в себя понятие «коммуникации»;

· управление организацией происходит через коммуникации и передачу информационных потоков.

В самых первых исследованиях уже происходит разделение коммуникаций на уровни: вертикальный и горизонтальный, говорится о необходимом движении информационного потока в направлениях сверху-вниз, снизу-вверх и горизонтально. В научном сообществе сформировалось понимание наличия неформальных каналов передачи информации, исследователи много внимания уделяют явлению «слухов», как инструменту управления в организации. В современных исследованиях акцент ставится на формировании благоприятной коммуникативной среды, в это понятие входит и адаптация информации, работа над корпоративной культурой и корпоративными ценностями организации. Уделяется внимание выбору канала связи, соответствующего заложенной в сообщение информации, а также использование сочетаний и комбинированных способов передачи информации. Осуществлена попытка сформировать единый подход к управлению информационными потоками, однако, приведенное исследование является незаконченным, в нем приведены тезисы, но отсутствуют пути реализации.

2. Информационные потоки в управлении организацией и их основные характеристики

Второй параграф контрольной работы посвящен исследованию вопроса использования информационных потоков в управлении организацией. Были поставлены следующие задачи:

· установить содержание информационных потоков в процессе управления;

· обосновать двусторонне направленное существование информационного потока;

· выделить основные характеристики информационных потоков в организации.

В процессе регулирования информационными потоками, обеспечивающими управления в организации, важной составляющей является «обратная связь». В этом случае получатель и отправитель меняются своими функциями. Так, в исследованиях Ф. Льюиса, говорится, что обратная связь - это реакция на полученное сообщение, ответный месседж отсылается в обратном направлении и несет информацию о степени понимания, усвоения, согласия с первоначальным сообщением [30]. То есть, благодаря обратной связи, реализуется двусторонне направленный обмен информацией. Управленец не может полагать, что все переданное им будет воспринято именно так, как он задумывал.

Исследования Ф. Льюиса показывают, что двусторонний обмен информацией протекает медленнее, чем передача информации без обратной связи. Однако, наличие обратной связи делает процесс передачи и восприятия информации более точным, снимает психологические напряжения и предупреждает конфликты.

В рассматриваемых в рамках диссертации научных исследованиях отсутствует представление о схеме управления информационными потоками. В результате проведенного нами исследования можно составить схему управления информационными потоками.

При движении информации в организации как вверх, так и вниз, содержание может искажаться. Это может быть обусловлено следующими причинами:

1) затруднения межличностных контактов (семантические барьеры, невербальные преграды, неумение слушать);

2) сознательное искажение содержания сообщения;

3) фильтрация.

Затруднения межличностных контактов связаны в первую очередь с недостаточной психологической компетентностью участников коммуникационного процесса [12]. По мнению Л.А. Лазаренко, психологическая компетентность является совокупностью способностей принимать информацию, осознавать её, выстраивать на её основе систему отношений, принимать грамотные взвешенные решения. Деятельность участников коммуникационного процесса относится к типу «человек-человек», поэтому они должны уметь владеть ситуацией, распознавать особенности и эмоциональные состояния других людей, выбирать способ передачи информации. Важное место занимает эмпатия, ставя себя на место друг друга люди легче формируют коммуникационные сети. В профессиональной деятельности любого характера принесет пользу эмоциональная эмпатия, основанная на подражании моторным реакциям другого человека, и предикативная эмпатия, основанная на предсказании реакции и поведения другого человека в конкретной ситуации, однако, такой компонент как сопереживание - осмысливание эмоционального состояния по поводу чувств другого, ухудшит качество обмена информации.

Сознательное искажение сообщения может возникать, когда отправитель не согласен с полученной ранее информацией, происходит преобразование содержания сообщения в интересах отправителя. Как правило, сознательное искажение возникает при передаче сообщений по вертикали. Для тех сообщений, которые готовят к передаче на уровень вниз, часть информации, если руководство посчитает нужным пока не разглашать, будет опущено, приукрашено, представлено в выгодном свете. При подготовке сообщений для передачи наверх подчиненные представляют ее в выгодном свете уже для себя, положительная информация представляется под выгодным углом, усиливается ее эффект; негативная же информация замалчивается, на ней не акцентируется внимание. Это может быть хорошо для сотрудников, но общей пользы для организации не приносит. В подобной ситуации у руководителя могут возникнуть сомнения в достоверности представляемой информации, он потратит ресурсы на поиски, выяснение, уточнение, либо подтверждение полученной информации, что негативно скажется на деятельности организации.

При движении информации между уровнями организации существует потребность фильтрации [16]. В течение этого процесса теряется часть смысловой нагрузки сообщения. Предыдущий случай тоже можно назвать фильтрацией, однако, там происходит умышленное опущение части информации с целью личной выгоды; в данном подходе фильтрация несет в себе положительный смысл. Упрощение, отсеивание, акцентирование, суммирование - вот те операции, которые может совершить отправитель до отправки сообщения. Совершаются эти операции с благой целью - придание ясности, ускорение движения. Однако, из-за отбора может отсеиваться важная для определенного отдела информация [5]. В исследовании приводятся данные, что 63% информации доходило до вице-президентов от совета директоров, 40% - до структурных руководителей, 20% - до рабочих.

В многоуровневой организации растет число информационных искажений, поскольку, переход информации между уровнями вызывает ее искажение (фильтрацию) [2]. Согласно закону искажения информации, степень искажения смысла прямо пропорциональна числу каналов и звеньев передачи, через которые проходит информация. [19] Более того, в отличие от предыдущих исследований, в данной статье фильтрация используется для того, чтобы устранить искажение информации. Фильтры имеют три типа: первый из них - физический, он нивелирует искажения, связанные с каналом связи; второй - семантический - предназначенный для устранения дублирующей информации; и, наконец, третий - прагматический - осуществляет выборку именно той информации, которая необходима для решения конкретной задачи, без преувеличения и наращивания объемов информации. Некоторые эффективно управляемые компании создали структуру «с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена».

Исследования П. Мицича, описанные в работе Н.В. Пернай, дополняют исследования Лазаренко Л.А., Власовой Н.М., Гулиева М.А., автор утверждает, что в процессе оформления мысли в словесное сообщение уже происходит деформация, до момента понимания сообщения неизбежно происходит искажение информации [18].

При переходе информации с уровня на уровень имеет место эффект коммуникативной воронки, который можно наглядно отобразить следующим образом (по убыванию):

· все, что может и хочет передать источник;

· то, что непосредственно сообщил источник;

· что воспринимает адресат;

· что он оценивает;

· что он понимает;

· что он усваивает;

· все, что может сказаться на действиях и решениях адресата.

В исследованиях Н.В. Гусевой уделяется внимание психологической компетентности руководителя. Установлено, что более половины своего времени руководитель тратит на общение [6]. Японские менеджеры называют коммуникативную некомпетентность руководителя основной проблемой на пути развития и успешной деятельности организации [35]. В исследованиях Волкова И.П. говорится, что руководители с недостатком коммуникативных характеристик испытывают сложности в реализации управленческих решений, и отличаются повышенным уровнем нервозности [3]. Профессиональная компетентность, по мнению Лазаренко Л.А., постоянно расширяющаяся система навыков и знаний в определенной сфере деятельности, позволяющая обладателю осуществлять свою деятельность с высокой продуктивностью. Профессионализм руководителя предполагает знание индивидуальных особенностей личностей, закономерностей их поведения, методов взаимодействия. Также Л.А. Лазаренко приводит в своих исследованиях определение психологической компетентности, которая заключается совокупности знаний, умений и навыков по науке «Психология», умения видеть, использовать, формировать четкую позицию, способности оценивать, избирать рациональное. Однако, данное определение не учитывает возможности обработки, осмысления информации руководителем, включение в планы, построение системы личностных отношений. Это доказывает, что термин «психологическая компетентность» включает в себя не только психологические навыки, но и профессионально-деятельностную часть. Поэтому, деятельность психологически некомпетентного руководителя менее эффективна, ему сложно регулировать информационные потоки, систему обратной связи и общаться с подчиненными [12]. Таким образом, первая характеристика информационного потока - это компетентность отправителя и получателя.

Подход Мансуровой Т.Г. идет вразрез с исследованиями Н.В. Гусевой. Мансурова Т.Г. в своих исследованиях говорит об информационных потребностях, выделяя три аспекта потребностей: количественный, качественный и структурный [13]. Количественный аспект подразумевает определение объема информации для решения поставленных задач, превышение этого объема будет означать появление информационного шума в системе, недостаток же - нехватку информации для осуществления деятельности. Качественный аспект подразумевает полноту, достоверность, валидность информации. Структурный аспект характеризует потребности по уровню и функциям субъекта информации. Сотрудники компании, участвующие в управленческой деятельности, могут самостоятельно определять степень своих информационных потребностей. Каждый аспект по отдельности не даст суммарного полного эффекта, использование этих аспектов в совокупности принесет более эффективный результат. Сами потребности проявляются по ощущению недостаточности для выполнения определенного задания. Информационная потребность возникает при невозможности выполнения задания без привлечения дополнительной информации, без получения дополнительного знания. Информационную потребность сложно сформулировать конкретно, в общем виде ощущение недостаточности в рабочем процессе можно облечь в следующие формы: устоявшаяся система документооборота не соответствует заявленным задачам компании, анализ функций и реализации должностных обязанностей показывает, что они не способны в полной мере быть инструментом реализации управленческих идей. Таким образом, можно выделить объем и полноту сообщения как характеристику информационного потока в организации.

Информационные потребности можно исследовать следующим образом:

· исследование процесса деятельности как всей компании, так и конкретного субъекта и формирование на этой основе требований к обеспечению информации;

· анкетирование и мониторинг отдельных групп субъектов потребителей информации исходя из их функций;

· анализ тенденций развития информационных технологий;

· построение модели деятельности компании, работа с автоматизированными системами управления.

В отличие от предыдущего автора, адаптация информации для передачи - главная составляющая информационного обмена, пишет в своих исследованиях С.С. Гордеев [4]. Адаптация производится для канала, по которому будет передаваться информация, также задается кодировка. Адаптированную информацию легче и быстрее кодировать для передачи. С.С. Гордеев пишет, что в данный момент происходит развитие инструментария для адаптации, что связано с возрастающей значимостью операции обработки сообщения. Операция обработки становится частью процесса по принятию решения, что дает комплексный инструментарий с полной информационной составляющей, что позволяет использовать развитое информационное обеспечение. В то же время, автор выделяет такую особенность как рост объемов информации, ее избыточность, что приводит к информационным ограничениям. На предварительном этапе определяются основные положения и параметры заданий, происходит отбор (адаптация? фильтрация?) информации - вводятся ограничения. Формируется определенный массив информации, необходимый для поиска решений для выполнения задания. По словам С.С. Гордеева, существование информационных ограничений зафиксировано во многих работах по институциональному развитию, но на данный момент, эти вопросы исследованы недостаточно. Информационные ограничения могут влиять на следующие факторы: принципы работы над задачей (совокупность терминов, основные параметры задачи, алгоритм решения), однородность созданного подмножества информации, результаты, критерии, точность значений, требования к эталонам для сравнения значений. Определение ограничений является одним из первых шагов адаптации. Таким образом, мы выделяем следующие характеристики информационных потоков: выбор канала, скорость кодирования и передачи сообщения.

Выводы по второму параграфу:

· получены основные характеристики информационных потоков в организации такие как: компетентность отправителя и получателя, объем и полнота сообщения, выбор канала, скорость кодирования и передачи сообщения;

· информационные потоки имеют место в управлении;

· регулирование информационных потоков может повысить эффективность деятельности организации;

· передача информационных потоков может быть ограниченной.

Обратная связь является важной частью коммуникационного процесса, не смотря на существенный минус, заключающийся в замедлении двустороннего обмена информацией, процесс является полезным. При информационном обмене как вверх, так и вниз, содержание может искажаться. Искажение может иметь несколько истоков: психологическая некомпетентность, сознательное искажение, фильтрация. Эффективной является та организация, в которой минимизировано число уровней управления, и в которой относительно прямые каналы информационного обмена. Также на основании мнений вышеприведенных исследователей можно сделать вывод, что ответственность лежит в первую очередь на том, кто формирует сообщение.

На основании полученных характеристик информационных потоков можно сформировать типологию информационных потоков:

1) по содержанию:

a) полные;

b) адаптированные;

c) ограниченные;

d) переполненные.

2) по выбору канала:

a) устные;

b) письменные;

c) электронные.

3) по скорости кодирования и передачи сообщения:

a) быстрые;

b) медленные.

4) по компетентности отправителя и получателя:

a) компетентностный;

b) некомпетентностный.

5) по форме обмена:

a) человек-человек;

b) человек-подразделение;

c) поздразделение-человек.

6) по назначению:

a) директивные;

b) нормативно-справочные;

c) учебно-аналитические;

d) вспомогательные.

7) по периодичности использования:

a) регулярные;

b) периодические;

c) оперативные.

Данная классификация является полной, но можно обратить внимание на следующие признаки как наиболее существенно влияющие: по содержанию, по выбору канала, по форме обмена, по назначению, по периодичности.

Уделяя внимание основным характеристикам информационного потока, руководитель может рассчитывать на повышение эффективности передачи информации в организации [15]. В этом случае информационные потоки приобретают системообразующие возможности. Каждая локальная задача по увеличению эффективности передачи информации по мере решения будет соотноситься с деятельностью во внешней среде [21].

3. Возможности и методы регулирования информационных потоков в организации

управление коммуникация руководитель

В третьем параграфе работы мы разберем возможности регулирования информационных потоков в организации. В ходе исследования сформулирована следующая задача:

· определить подходы к регулированию информационных потоков в организации;

Благодаря исследованиям Мансуровой Т.Г., Гордеева С.С., Морозовой Н.А., Плотникова М.В. и Гусевой Н.В. в настоящее время сложилась база для решения проблемы оптимизации регулирования информационных потоков в организации. В работах упомянутых авторов описаны теоретические подходы к определению и управлению коммуникациями и информационными потоками. Анализ их исследований показал, что не существует универсальной модели управления информационными потоками, но существует мнение о комплексном подходе к коммуникациям и комплексном анализе информационных потребностей.

Задача руководителя организации заключается в том, чтобы на основе знаний о технологии деятельности, структуре управления, разграничении функций и задач сформировать свои требования к информационному обеспечению.

Так, Мансурова Т.Г. предлагает повышение эффективности управленческих решений начать с исследования информационных потребностей [13]. В основе анализа информационных потребностей должны быть анализ сложившихся информационных потоков и документооборота, описание процессов, опрос персонала аппарата управления, комплексное изучение практики деятельности субъекта хозяйственной деятельности, оценка состояния и динамики внешней среды. Информационные потребности могут рассматриваться как область управления. Оценка потребностей должна быть логическим выводом из рода деятельности субъекта, в том числе с учетом специфики реализации управленческого решения через каналы связи. Отсутствуют количественные показатели для оценки потребностей, необходимо применять косвенные методы, предназначенные на выявление форм потребностей. Удовлетворение информационных потребностей связано с вопросами различий возможностей, которые предоставляются источниками информации и возможностями их использования в работе. Особенно видно эти различия в двух случаях: увеличивающийся объем информации ведет к сложностям в отборе необходимой информации в силу излишних множества излишних данных, поступающих внутри компании и извне; результаты работы отделов информатизации не соответствуют ожиданиям руководства; возможности прогрессивной информатизации не реализуются из-за малого объема накопленных баз данных и низкого уровня навыков пользования ресурсами консервативно настроенного персонала, квалификация и подготовка которого в информационной сфере остается на низком уровне. Данный подход структурирует информационные потоки, обеспечивающие удовлетворение информационных потребностей, однако не учитывает процесс движения информационного продукта во времени и пространстве. Для того, чтобы избавиться от этого недостатка, нужно проводить анализ потоков, благодаря которым формируется информационная модель управления.

В то же время Морозова Н.А. пишет, что наиболее актуальным в современных условиях является комплексный подход к исследованию всех аспектов и проблем коммуникации в организации, поскольку он отличается ярко выраженным междисциплинарным и интеграционным характером [15]. В основе этого подхода лежит представление коммуникаций в качестве стратегического ресурса организации, который обеспечивает гармонию и продуктивность взаимоотношений внутри организации.

В данном подходе управление организацией является более сложным элементом, информационный обмен является не только частью множества управленческих действий, а главным элементом управления. Реализуется стратегический подход к управлению организацией и к нахождению и применению рычагов управления организацией. Применение стратегического подхода имеет цель уменьшения влияния на управление, доведения до автоматизма и вмешательства руководства только по мере необходимости. Отсутствует дублирование информации, появляется необходимая согласованность и разнообразие. Воздействие со стороны руководства может быть минимизировано при согласованном со стратегическими установками обмене информацией. Любой обмен информации внутри организации связан в том числе и с внешней деятельностью организации. Комплексный подход должен учитывать взаимное влияние внешних и внутренних информационных обменов.

Гордеев С.С. считает, что построение общего подхода к управлению социальными и экономическими процессами еще далеко от завершения [4]. При выборе оптимального способа представления информации происходит процесс информационной адаптации, что предполагает под собой обновление постановки задач и инструментария поиска решений в расширяющейся информационной среде. Использование адаптированных подходов позволяет существенно расширить круг решаемых на практике задач и эффективность получаемых решений. Увеличивающиеся потоки информации связаны с быстро движущимся научно-техническим прогрессом, с развитием информационных технологий и институциональной среды. Информационная среда находится в постоянном динамическом равновесии, приходится искать новый пути решения вопросов. В настоящее время с помощью информационных потоков руководство влияет на экономическое развитие компаний. В этом случае система развивается не хаотично, а подконтрольно. [4]. Ситуация, при которой возможно максимально эффективное использование информации, создается только с использованием управленческой информации. При неблагоприятных внешних факторах информация может быть неоднородной и содержать в себе факты, приводящие в заблуждение. В таких условиях необходима адаптация информации, а именно, определение ограничений и положений по постановке целей, применение визуализации, презентационных инструментов для упрощения восприятия поступающей информации, определение системы оценки полноты информации.

Гусева Н.В. отмечает, что для того, чтобы эффективно осуществлять свою деятельность руководители должны быть психологически компетентны, им необходимы знания основных процессов коммуникации и конкретных приемов эффективного взаимодействия [6]. Обладание личными качествами и способностями к управлению, умение общаться и разграничивать профессиональное от личного, высокий уровень психологической культуры упрощает жизнь и руководителю и его подчиненным. Согласно исследованиям, руководитель тратит до 90 % рабочего времени на различные виды коммуникаций [6]. Способность влиять на подчиненных, не просто отдать приказ, а вызвать интерес, заразить идеей позволяет гораздо более эффективно организовать труд людей и направить их в нужное русло. Утверждается, что существует прямая связь между успешность руководителя и набором его личных качеств [6]. Данный подход учитывает, что нужно для восприятия информации и принятия решений. В этом ключе коммуникативный элемент управления реализует действия, связанные управленческим взаимодействием и воздействием на субъекты управления, общение с людьми является основным стержнем управленческой деятельности руководителя педагогического коллектива.

Чтобы понять, как повлиять на эффективность информационных потоков назовем показатели эффективности организации обмена информации:

· Управленческие действия;

· Наличие системы обратной связи;

· Использование системы сбора предложений;

· Информационные бюллетени;

· Современная информационная технология. [20]

Управленец для повышения эффективности передачи информации может предпринять следующие действия. Во-первых, это анализ информационных потребностей, подробно описанный в предыдущем параграфе [13]. Однако, это не только анализ своих потребностей, но и анализ потребностей других потребителей. Во-вторых, практика коротких встреч с одним или малой группой подчиненных для обсуждения актуальных или будущих рабочих вопросов. Как правило, во многих организациях еженедельно проводятся совещания руководящих сотрудников [32]. Руководитель получает дополнительные инструменты управленческого действия, используя три тезиса: планирование, реализация, контроль. Более подробно их можно описать, как составление планов-графиков, обсуждение их с сотрудниками, способов их выполнения, осуществление контроля за ходом выполнения и, наконец, отчеты по результатам работ. [11]

Система обратной связи в структуре организации - это система, позволяющая осуществлять контроль информационной среды в организации, получать руководителю информацию от подчиненных по вопросам качества выполнения ими своих рабочих обязанностей, удовлетворения от созданных условий труда и оплаты труда, внесения предложений для улучшения технологического процесса. Способом реализации системы обратной связи может быть нахождение сотрудников из одной части организации в другой по решению рабочих вопросов. Такое практиковалось еще в «Форде» [31]. Во многих компаниях практикуется такой способ обратной связи как установка «почтовых» ящиков для предложений. В настоящее время Глава Приморского района практикует подобные выезды по государственным учреждениям района для личного общения с работниками бюджетной сферы с целью преодоления разрыва между собой и простыми трудящимися.

Система сбора предложений является одним из вариантов систем обратной связи [21]. Идея системы сбора предложений в облегчении доступа информации от низших уровней подчинения к высшим, снижение уровня фильтрации информации. У каждого сотрудника компании, даже рядового, есть возможность не только обсуждать мысль о том, как сделать лучше, но и донести ее до высших уровней управления компанией. Часто система сбора информации заключаться в наличии ящика для предложений, но такой вариант может не нести в себе смысловой нагрузки, из-за анонимности предложений, отсутствия фактов, подтверждающих как минимум рассмотрение (не игнорирование) посланий, отсутствия стимулирующих механизмов для инициативных рабочих. Одним из примеров реализации данной модели стал случай, который описывался на одном из научно-исследовательских семинаров об усовершенствовании складов в компании «Буквоед». Обычный водитель погрузчика внес предложение о реорганизации складской системы компании, что позволило сократить штат, сэкономить средства. На этой модели компания работает до сих пор.

Другим способом реализации системы сбора предложений является создание малых групп с двух сторон (управляющей и подчиняющейся), защищающих собственные интересы (своего рода «конфликтная комиссия»), обсуждающих на собраниях предложения по улучшению, усовершенствованию [25]. Активы профсоюзов тоже могут выполнять функцию обратной связи. Работа в малых группах и комиссиях по урегулированию споров может даваться ответственным как в качестве дополнительной нагрузки к основному функционалу, так и в качестве отдельной единицы в штатном расписании.

Информационные бюллетени являются методом прямого общения начальства с низшими уровнями подчиненных - этими бюллетенями могут быть, как и печатные издания, так и, все более получающие распространение, видеозаписи - видеоблоги. Крупные корпорации ежемесячно выпускают продукцию с информацией для сотрудников [31]. Содержание варьируется от рейтингов «лучший работник месяца» до интервью руководящего состава по вопросам рядовых сотрудников. В качестве примера можно привести «British Petroleum» и «IBM». Данная мера говорит о попытке внедрения определенной корпоративной культуры и о желании руководства поддерживать благоприятный микроклимат в компании, давать понять сотрудникам, что руководство заботится о своих сотрудниках.

Современная информационная технология является значимым инструментом регулирования информационными потоками [21]. Глобальная информатизация, компьютеры и компьютерные сети в каждой организации, интернет - все это способствовало введению электронного документооборота. Безусловно, явление электронного документооборота в умелых руках делает сбалансированной передачу информации, хотя и требует привлечение дополнительной рабочей силы для обслуживания современной техники. Тем не менее, горы бумаг и документов на столах сотрудников переместились в горы файлов на их компьютерах и серверах, электронных почтовых ящиках. Еще 20 лет назад носители информации были объемом по 1 мегабайту, в настоящее время уже гигабайты и даже терабайты. Кроме того, распространение мобильных сетей и широкополосного высокоскоростного интернета позволяет передавать и скачивать множество информации за считанные секунды, минуты, находясь практически в любом месте. Исследователи пока не задавались вопросом: насколько отличается время поиска нужной бумаги на столе 25 лет назад от времени поиска нужного файла на жестком диске или нужного письма на почте в настоящее время? В качестве примера можно привести ситуацию, в которой многие оказывались во время обучения в ВУЗе. Преподаватель хочет проиллюстрировать какое-либо исследование графиком: «Секундочку, он у меня точно с собой, на флешке!» и через пару минут безуспешных поисков поступает предложение выслать позднее на почту. До современного развития информационных технологий тратили время на фильтрацию и отбор информации для хранения, сейчас технологии позволяют хранить все, однако теперь теряется время на поиск нужной информации среди множества сохраненной. Встает вопрос об организации электронного рабочего пространства, интуитивно понятного и логичного. Представляется очевидным, что за последние 20 лет человек как вид не стал быстрее воспринимать информацию, обрабатывать ее, запоминать. Мозг человека не мог за такое короткое время эволюционировать. Однако, прогресс технологий за эти 20 лет оказался очень существенным, передать можно все - в любом виде и в любом количестве. Тем более тщательно нужно подходить к выбору информации, необходимой для усвоения.

Нельзя не упомянуть про возможность использования видеоконференций как нового вида связи между филиалами компании, расположенными на огромных расстояниях. Видеоконференции дают возможность личного, прямого общения без перелетов.

Вывод по третьему параграфу: получено несколько подходов к управлению информационными потоками, которые можно использовать для оптимизации. Первый из них опирается на информационные потребности участников информационного обмена. Второй подход - комплексный - представляет коммуникации как главный стратегический ресурс организации и вокруг него предлагает строить политику управления. Третий подход являет собой представление о необходимости адаптировать информацию для оптимального способа представления адресату и, соответственно, его лучшего восприятия. И, наконец, четвертый подход опирается на личные качества руководителей и подчиненных, их психологическую компетентность.



Литература

1. Баталова О. С. Специфика маркетинговых коммуникаций на рынке образовательных услуг [Текст] / О. С. Баталова // Экономическая наука и практика: материалы междунар. науч. конф. (г. Чита, февраль 2012 г.). -- Чита: Издательство Молодой ученый, 2012. -- С. 110-114.

2. Власова Н.М. И проснёшься боссом. / Н. М. Власова // Справочник по психологии управления. Ч.1 - 214 с., Ч.2 - 200 с., Ч.3 - 240 с.- М.: Инфра-М, 1994. - (Книги из серии «Путеводные Звёзды предпринимателей»).

3. Волков И.П. Руководителю о человеческом факторе: Социально - психологический практикум. / И. П. Волков. - Л.: Лениздат, 1989. - 222 с.

4. Гордеев С. С. Поиск социоэколого-экономических решений в информационной среде // Вестник Челябинского государственного университета. - 2013. - №8 (299).

5. Гулиев М.А. Социология и психология управления: учеб. пособие для студентов вузов. / М. А. Гулиев. - Ростов н/Дону: Феникс, 2006. - 410 с.

6. Гусева Н. В. Коммуникативные способности в профессиональной деятельности руководителя образовательного учреждения [Текст] / Н. В. Гусева // Молодой ученый, 2011. -- №10. Т.2. -- С. 118-131.

7. Зверева В.И. Организационно-педагогическая деятельность руководителя школы. / И. В. Зверева. - М.: Новая школа, 1997. - 320 с.

8. Карнышев А.Д. Социально-психологические механизмы управления в школе: учеб. пособие для слушателей ФППК ОНО при пединститутах. / А. Д. Карнышев. - Красноярск: КГЛИ, 1990. - 107 с.

9. Каспржак А. Г. Как директора российских школ принимают решения? / Каспржак А. Г. Бысик Н. В.// Вопросы образования. - 2014. - № 4. - С. 96-118.

10. Каспржак А. Г. Директора школ как агенты реформы российской системы образования / А. Г. Каспржак, Н. Б. Филинов, Р. Ф. Байбурин, Н. В. Исаева, Н. В. Бысик // Вопросы образования. - 2015. - №3. - С. 122-143.

11. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура / Пер. с англ. под науч. ред. О. И. Шкаратана. -- М.: ГУ ВШЭ, 2000. -- 608 с.

12. Лазаренко Л. А. Психологическая компетентность педагога как фактор профессионализации // Современные наукоёмкие технологии. - 2008. - № 1. - С. 67-68.

Размещено на Allbest.ru