Организация делопроизводства и документооборота в УКСП Совхоз "Заветы Ленина"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовой проект

Организация делопроизводства и документооборота в УКСП Совхоз "Заветы Ленина"

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства и документооборота

2. Организационно - экономическая характеристика УКСП "Совхоз "Заветы Ленина"

3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП "Совхоз "Заветы Ленина"

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота

Заключение

Введение

В современных условиях перехода к рыночной экономике организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях играет немаловажную роль для внедрения ресурсосберегающих технологий. В первую очередь это связано с экономией средств, которая возникает при рациональном и эффективном использовании всех имеющихся ресурсов. При организации делопроизводства необходимо использовать новые технические средства, которые минимизируют затраты труда работников делопроизводства. Поэтому в нынешних условиях необходимо просчитать и рационально использовать все возможные затраты на ведение документооборота.

Актуальность данной темы определяется в том, что на данный момент многие хозяйства затрачивают огромные средства на ведение своей хозяйственной деятельности, которые можно намного уменьшить за счет рациональной организации делопроизводства и документооборота в хозяйстве. За счет вложения средств в новые средства труда, можно добиться значительной экономии денежных средств и рабочего времени. Поэтому изучению данного вопроса необходимо посвятить достаточно пристальное внимание.

Для полного раскрытия темы необходимо раскрыть основные вопросы. Они затрагивают практически все главные вопросы организации делопроизводства, ведения деловой корреспонденции, автоматизации работы работников служб делопроизводства, а также совершенствования системы делопроизводства и документооборота.

Основной целью данной курсовой работы является изучение организации делопроизводства и документооборота в сельскохозяйственных предприятиях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Разобрать теоретические основы делопроизводства.

2.Провести анализ организации делопроизводства и документооборота.

3.Рассмотреть мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота в хозяйстве.

Объектом исследования является вся документация хозяйства, а предметом - рациональная организация работы с ней.

При написании курсовой работы была использована научно-методическая и нормативная литература отечественных и зарубежных авторов по вопросам делопроизводства и документооборота.

делопроизводство документооборот автоматизация



1. Теоретические основы организации делопроизводства и документооборота

В настоящее время содержание понятия "делопроизводство" определяется ГОСТом 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Делопроизводство -- это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.) [4, с.12].

Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием "документопоток". К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота [2,с.68-69].

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX--X вв.).

В рамках Полоцкого княжества (X--XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен -- уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В XIII--XIV вв. бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрессии и отстаивание торговых интересов белорусских земель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства -- Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.

В конце XIV в. документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

В XIV--XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Высшим проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского -- 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.

В XV--XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй -- решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры -- образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства явился XVI в., когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потребностям государственной и общественной жизни, с другой -- застоем в экономической, хозяйственной и политической жизни государства.

В середине XVTI в. в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 г. был заменен на польский, который стал официальным делопроизводственным языком.

Раздел Речи Посполитой в конце XVIII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

В первой половине XIX в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название "исполнительное делопроизводство". Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.

При казне делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы -- центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы -- органы государственного управления на местах. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Документы в то время подклеивали друг к другу и получали длинную ленту, наматываемую на палочки в свитки. При чтении документов лента "волочилась", отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное решение того или иного вопроса.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717--1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин "архив". Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине XIX в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства на Беларуси, состав документов и технологию их изготовления, обработки и движения.

После октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. В 1917-- 1919 гг. был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро "Стандартизации". Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38--72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39--72 "Формуляр-образец". В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-- 75 "Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения". Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на унифицированные системы документации.

На Беларуси после Октябрьской революции 1917 г. наблюдается новый виток развития национального делопроизводства. В 20-е гг. развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и обществоведения закрепились в языковой практике, например: ахова здароуя, шляхі зносін, выканаучы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: "Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов" (Мн.,1926), созданный на основе учебника, широко применяемого в РСФСР; "Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов" (Мн.,1926).

Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы "Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания" под редакцией М. Красинского (Мн., 1926).

Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-е гг. В 1928 г. был опубликован "Словарь бухгалтерских терминов", в нем приведено 1642 русских термина и соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем -- интернациональная.

Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, а на базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела (БелНИЦДААД), впоследствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 г. Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 г. стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения". Затем с 1 июля 1996 г. был введен в действие СТБ 6.38--95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов", разработанный БелНИИДАД.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств [15,с.5-10].

Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование - это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям:

-документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;

-документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документом называется средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документов в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом. В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в пространстве и во времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

-информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

-социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

-коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т. д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т. д.);

-управленческую, создающую документы для целей управления;

-правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

-учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

-культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа [3 с.3-4].

В настоящее время отдельные авторы термин "делопроизводство" все чаще заменяют термином "документационное обеспечение". Последнее заслуживает внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая вопросы их оборота и хранения [16,с.11].

В процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятий их органы управления и должностные лица принимают решения, издают приказы, дают распоряжения, ведут переписку с органами управления, вступают в договорные и другие отношения с юридическими и физическими лицами. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ей документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления. Основной массив документации составляет корреспонденция.

Совокупность различных писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией. В деловых письмах и других документах отражается оперативная деятельность предприятий и учреждений. Административная документация является надежным юридическим источником. К документам обращаются всякий раз, когда в этом возникает необходимость - спустя много лет и даже столетий. Они являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства" .

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной на нем определенным способом, предназначенным для передачи информации во времени и пространстве.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.

От того, насколько правильно и своевременно составлен или оформлен документ, насколько быстро можно навести необходимую справку и проверить исполнение, зачастую зависит четкость и действенность руководства предприятием. Все эти вопросы относятся к делопроизводству.

Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая документирование, т.е. процесс составления служебных документов и организации работы с документами.

Термин "делопроизводство" - русский термин, как отмечается в литературе, не имеющий аналогов на других языках. Он берет свое начало от старого понятия "производство дел" - непосредственный процесс принятия решения на основании документов. В дореволюционной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов - "дел" - назывался "производством дел". На территории Беларуси он появился в конце XVIII - начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них.

В белорусском языке понятию "делопроизводство " соответствует термин "справаводства". Термин "справаводства" появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В делопроизводство входят следующие понятия: документирование, документооборот и дело.

Документирование - это процесс создания документов, создание условий, обеспечивающих составление, оформление, прием, регистрацию, обработку, контроль исполнения документов, их размножение, от правку и передачу, формирование дел, а также хранение обработанных документов в архиве.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенный в отдельную обложку.

Правовая и содержательная стороны докумёнтационного обеспечения регламентируются соответствующими законами Республики Беларусь, указами и распоряжениями Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления, определяются положениями и уставами предприятия, должностными инструкциями работников аппарата управления.

Организационно - техническая сторона докумёнтационного обеспечения регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11.

СТБ 6.38-95 - основной нормативный документ, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации органов государственной власти и управления, а также юридических и физических лиц (субъектов хозяйствования всех форм собственности), осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Республики Беларусь.

Нормативные документы, регламентирующие порядок ведения делопроизводства на территории Республики Беларусь, разработаны на основе нормативно-методических документов бывших Главархива и Госстандарта.

Ранее была проделана значительная работа по унификации и классификации документов, разработке единых форм документов, правил их составления и оформления, создания трафаретных текстов. В 1973 году была разработана и внедрена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Цель системы - внедрить в практику рациональные формы и методы делопроизводственного обслуживания.

В 1984-1986 гг. был подготовлен и приняг к действию нормативный документ "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (БГСДОУ).

В настоящее время при ведении делопроизводства используются следующие нормативные документы и государственные стандарты:

СТБ 6.38-95. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн.: БелНИЦ- ДААД, 1995 (далее по тексту Примерная инструкция);

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Согласно действующему законодательству министерства, госкомитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами [9 ,с.3-5].

Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

-Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь";

-Стандарт СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

-Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;

-Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госко- митетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

-Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь [3,с.6].

2. Организационно - экономическая характеристика УКСП "Совхоз "Заветы Ленина" Дрибинского района

Специализация предприятия

Результаты хозяйственной деятельности во многом зависят от специализации. Специализация - сосредоточение деятельности предприятия на производстве определенных видов продукции.

Цель специализации - повышение выхода товарной продукции, снижение ее себестоимости и рост прибыли за счет более эффективного использования ресурсов.

Основным показателем, характеризующим специализацию сельскохозяйственных предприятий, является структура товарной продукции. В качестве дополнительных показателей могут быть использованы структура посевных площадей, валовой продукции, поголовья скота, затрат труда.

Основные показатели специализации УКСП "Совхоз Заветы Ленина" приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Основные показатели специализации хозяйства (2008 год)

Вид продукции	Товарная продукция	Валовая продукция
	сумма, млн. руб.	в % к итогу	сумма, млн. руб.	в % к итогу
Зерно	97	9,4	304	24,0
Рапс	-	-	-	-
Молоко	645	64,9	841	57,0
Мясо	287	26,5	234	19,0
ИТОГО …	1029	100	1379	100

Из данных таблицы видно, что в структуре товарной продукции наибольший удельный вес занимает продукция животноводства -91,4%, в том числе молоко - 64,9%, говядина -26,5 %. Доля зерна составляет 9,4 %.

Исходя из удельного веса отраслей в структуре товарной продукции, можно сделать вывод, что ведущими отраслями в хозяйстве являются производство молока и откорм КРС. Следовательно, УКСП "Совхоз Заветы Ленина" имеет молочную специализацию.

Для оценки уровня (глубины) специализации производства рассчитывается коэффициент специализации, который устанавливается с учетом всех отраслей и культур, дающих товарную продукцию, независимо от ее удельного веса в структуре товарной продукции.

Коэффициент (глубина) специализации определяется по формуле:

К=100/У(2i - 1),

Где У-удельный вес отдельных отраслей в структуре товарной продукции, %

i - порядковый номер товарных отраслей в ранжированном ряду по их удельному весу в структуре товарной продукции.

Значение коэффициента специализации может колебаться от 0 до 1. Если его уровень меньше 0,2, то это свидетельствует о слабо выраженной специализации; от 0,2 до 0,4 -- о средней; и свыше 0,6 -- об углубленной специализации.

В УКСП "Совхоз "Заветы Ленина" коэффициент специализации равен 0,5, что говорит о высоком ее уровне.

Ресурсы предприятия

Результаты работы сельскохозяйственных предприятий существенно зависят от условий производства. Только с учетом конкретных условий можно объективно оценить результаты деятельности хозяйства и наметить пути его дальнейшего развития. Так условия производства можно разделить на несколько групп: природные и климатические, месторасположение хозяйства, экономические условия производства. Каждая из групп характеризуется собственной системой показателей.

Из природных условий на результаты хозяйственной деятельности наибольшее влияние оказывают типы почв, особенности климата, рельефа местности, растительности. При оценке месторасположения хозяйства изучается расстояние от областного и районного центра, железнодорожных станций, перерабатывающих предприятий, состояние дорожной сети. К экономическим условиям, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности, относятся обеспеченность предприятий земельными и трудовыми ресурсами, основными и оборотными фондами.

Земля является главным средством производства в сельском хозяйстве. Поэтому рациональное использование земельных ресурсов имеет большое значение для развития хозяйственной деятельности, с которой тесно связан объем производства сельскохозяйственной продукции и продовольственная проблема.

Каждое хозяйство должно эффективно использовать землю, повышать ее плодородие, не допускать эрозии почв, заболачивания, зарастания сорняками.

Таблица 2 - Землепользование хозяйства

Вид угодий	Годы	Стр-ра землепользования за 2008г., %	Стр-ра с.-х. угодий за 2008г., %
	2006г	2007г	2008г
Всего закреплено земли, га	5310	5189	5308	100	-
В т.ч Пашня	3566	3470	3484	65,8	74,3
Сады и другие многолетние насаждения	22	22	22	0,4	0,4
Сенокосы	484	427	403	7,8	8,8
Пастбища	727	760	784	14,9	16,9
Всего с.-х. угодий (без приусадебных участков)	4793	4674	4687	88,5	100
Прочие земли	519	517	625	11,9	-

За УКСП "Совхоз "Заветы Ленина" в 2008 году было закреплено 5310 га земельных угодий, из которых 4687 га - сельхозугодия, что составляет 88,5 % от общей земельной площади. Наибольший удельный вес в структуре сельхозугодий занимает пашня -74,3 %, что говорит о высоком уровне распаханности земель в хозяйстве (табл. 2).

Обеспеченность сельскохозяйственных предприятий основными средствами производства и эффективность их использования являются важными факторами, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности, в частности качество, полнота и своевременность выполнения сельскохозяйственных работ.

В УКСП "Совхоз Заветы Ленина" наибольший удельный вес в структуре основных фондов составляют здания и сооружения (61,4 %), машины и оборудование (25,7 %) (табл. 3).

Таблица 3 - Основные средства производства

Вид основных средств	Стоимость основных средств, млн. руб.	Структура осн. ср-в за 2008г. в % к итогу
	2006г	2007г	2008г
Здания и сооружения	12373	12011	12761	61,4
Многолетние насаждения	11	11	11	0,1
Передаточные устройства
Машины и оборудование	5693	5478	5350	25,7
Транспортные средства	771	771	771	3,7
Инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь
Рабочий скот	14	17	16	0,1
Продуктивный скот	690	702	895	4,3
Другие виды основных средств	980	980	980	4,7
ИТОГО:	20533	19971	20785	100
Вт. ч. производственные	17980	17355	18171	87,4
непроизводственные	2615	2615	2615	12,6
Среднегодовая стоимость осн. ср-в, млн. руб.	18100	17450	19300
Наличие энергетических мощностей, тыс. л. с.	8	8	8
Приходится основных средств, млн. руб.: На 100 га с.-х. угодий	377,8	373,5	412,0
На 100 га пашни	507,9	503,0	554,3
Энерговооруженность, л. с.	37,2	49,1	48,2
Фондоотдача, руб.	0,08	0,11	0,10

Анализируя таблицу можно отметить, что в последние годы наблюдается увеличение стоимости основных средств производства, но основная причина этого не дополнительное приобретение отдельных видов и групп основных средств, а ежегодная переоценка их стоимости.

Для определения уровня использования основных производственных фондов используют натуральные, стоимостные показатели, а также различные коэффициенты. Наиболее обобщающими показателями являются фондоотдача и энерговооруженность.

Показатель фондоотдачи в 2008 году в хозяйстве составил 0,10.

Показатель энерговооруженности равен 48,2 л.с.

Достаточная обеспеченность сельскохозяйственных предприятий необходимыми трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объема производства продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности хозяйства трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременности выполнения сельскохозяйственных работ, эффективность использования техники, и как результат, объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Показатели наличия трудовых ресурсов и эффективности их использования показаны в таблицах 4 и 5.

Таблица 4 - Среднегодовая численность работников

Категория Работников	Годы
	2006г.	2007г.	2008г.
Рабоники, занятые в с.-х. производстве:	217	165	167
из него рабочих	187	141	144
рабочие сезонные и временные	-	-	-
Служащие - всего	30	24	23
В т.ч.: руководители	7	7	7
Специалисты	21	15	15
Нагрузка на одного работника, га : с.-х. угодий	22,3	28,7	28,2
Пашни	16,6	21,3	21,0



Таблица 5 - Эффективность использования трудовых ресурсов

Показатели	Годы	2008 в % к 2006г
	2006г	2007г	2008г
Валовая продукция (в сопост. ценах) на среднегодового работника, тыс. руб.	6795,3	12061,3	11114,5	163,6
Валовая продукция ( в сопост. ценах) на 1 чел.-ч., руб.: в растениеводстве	4429	5968	6508	146,9
в животноводстве	3398	5020	4419	130,0
в целом по хозяйству	3855	5431	5108	132,5

Состояние растениеводства

Размер и структура посевных площадей УКСП "Совхоз "Заветы Ленина" отражены в таблице 7.

Таблица 7 - Размер и структура посевных площадей

Культуры	В гектарах	В % к итогу
	2006г	2007г	2008г	2006г	2007г	2008г
Зерновые и зернобобовые - всего:	1400	1369	1305	39,3	39,5	37,5
В т.ч.: яровые	560	646	705	15,7	18,6	20,2
озимые	690	600	510	19,4	17,3	14,6
зернобобовые	150	123	90	4,2	3,5	2,6
Рапс	40	40		1,1	1,1
Кормовые корнеплоды
Многолетние травы: на выпас сено	422 272	325 200	213 145	11,8 7,6	9,4 5,8	6,1 4,2
на семена	55	100	100	1,5	2,9	2,9
на з/м	430	748	769	12,1	21,6	22,1
Однолетние травы на з/к	645	507	640	18,1	14,6	18,4
Кукуруза на силос	300	180	310	8,4	5,2	8,9
Всего посевов	3564	3469	3482	100	100	100

Как видно из таблицы за период с 2006 года по 2008 год произошло снижение посевов на 82 га. Также претерпела изменения и структура посевов. Наметилась тенденция снижения посевов зерновых культур. В 2006 году посевы зерновых составляли 1400 га или 39,3 % от общей площади посевов, а в 2008 году уже 1305 га или 37,5 %.

Важным показателем, характеризующим уровень культуры земледелия хозяйства, является урожайность сельскохозяйственных культур, которая является основным фактором, определяющим объем производства продукции растениеводства. Поэтому данному показателю уделяется большое внимание. В свою очередь урожайность культур определяют качество земли, количество внесенных удобрений, метеорологические условия года, качество и сорт семян, способы и сроки сева, уборки урожая и др.

За анализируемый период в УКСП "Совхоз "Заветы Ленина" произошло изменение урожайности сельскохозяйственных культур (табл.8).

Таблица 8 - Урожайность сельскохозяйственных культур и затраты труда на 1 ц продукции

Культуры и с.-х. угодья	Урожайность, ц/га	Затраты труда, чел.-ч.
	2006г	2007г	2008г	2006г	2007г	2008г
Зерновые и зернобобовые (в среднем без кукурузы)	19,7	10,4	10,8	2,2	1,7	1,6
Рапс	23,5	20,5	-	2,1	2,4	-
Кормовые корнеплоды
Кукуруза на силос
Многолетние травы: на сено	10,1	15,0	20,7	2,5	2,7	2,7
на семена	1,1	1,0	1,3	15,9	10,0	15,4
на з/м	101,3	92,7	110,0	0,4	0,3	0,3
Однолетние травы на з/к	83,4	101	100	0,3	0,3	0,2
Выход ц к. ед. с 1 га: с.-х. угодий	18,1	17,2	17,4
пашни	20,4	18,9	19,4



Урожайность зерновых и зернобобовых в 2008 году составила 10,8 ц/га, что на 55 % ниже уровня 2006г. В целом же можно сделать вывод о том, что на предприятии достигнут достаточно низкий уровень урожайности с.-х. культур.

В таблице 8 также содержатся данные о составе и структуре затрат на производство продукции растениеводства.

Состояние животноводства

Таблица 9 - Поголовье скота и птицы

Вид и группы скота и птицы	Фактически голов	Структура стада, %
	2006г.	2007г.	2008г.
Крупный рогатый скот - всего	1836	1829	1843	100
В т.ч. коровы	685	690	803	43,6
Лошади	9	5	-	-
Всего скота (условных головах)	1384	1378	1427	-

Данные таблицы 9 приложения показывают, что в хозяйстве в 2008году имелось 1843 голов крупного рогатого скота, в том числе 803 коров. Всего в хозяйстве в 2008 году имелось 1427 условных голов скота. Среднесуточный прирост КРС в 2008 году составил 345г, среднегодовой удой молока в 2008 году составил 2542 кг на 1 корову. Деловой выход телят на 100 коров составил в 2007 г. 82 головы, что на 8 % ниже уровня 2006г (таблица 10).

Таблица 10- Основные экономические показатели животноводства

Показатели	Годы	2008г в % к 2006г
	2006г	2007г	2008г
Приходится на 100 га с.-х. угодий, гол: КРС	38	39	39	102,6
В т.ч. коров	14	15	17	121,4
Деловой выход приплода на 100 маток, гол	89	86	82	92,1
Среднесуточный прирост молодняка КРС, г	387	431	345	89,1
Удой молока на 1 среднегодовую корову, кг	2762	3080	2542	92,0
Затраты труда на 1 ц, чел.-ч.: молока прирост КРС	5,2 62,0	4,8 50,3	4,4 71,8	84,6 115,8

Расход кормов в расчете на 1 условную голову (т. к. ед.)(таблица 11)составил: в 2008 г. 34,3 ц. к. ед. или 78,0 % к уровню 2006 г.

Таблица 11 - Показатели оеспеченности и расхода кормов

Показатели	Годы	2008г в % к 2006г
	2006г	2007г	2008г.
Заготовлено кормов на 1 усл. гол., ц к. ед.	44,0	45,9	34,3	78,0
Израсходовано кормов, т к.ед.	4,4	4,6	3,3	75,0
В т.ч. покупных кормов, т к. ед.	0,1	0,4	0,6	В 6 раз
Стоимость израсходованных кормов, млн. руб.	0,36	0,46	0,45	125,0
В т.ч. покупных, млн. руб.	0,04	0,08	0,11	275,0

Данные о составе и структуре затрат на производство продукции животноводства представлены в таблице 12.

Данные о составе и структуре затрат на производство продукции растениеводства представлены в таблице 13.

Таблица 12 - Состав и структура затрат на производство 1 ц продукции животноводства (2007 год)

Статьи затрат	Молоко	Прирост КРС
	тыс. руб.	%	тыс. руб.	%
Затраты - всего	32,9	100,0	410,7	100
В т.ч.: оплата труда с начислениями	11,8	35,9	155,0	37,7
Корма	17,3	52,6	217,5	53,0
Затраты на содержание основных средств	2,4	7,3	15,3	3,7
Работа и услуги	0,7	2,1	4,6	1,1
Прочие прямые затраты	0,5	1,5	15,3	3,7
Затраты на организацию производства и управлению	0,2	0,6	3,0	0,7



Таблица 13 - Состав и структура затрат на производство 1 ц продукции растениеводства (2006г.)

Статьи затрат	Озимые. Зерновые	Яровые
	тыс. руб.	%	тыс. руб.	%
Затраты всего	15,9	100	13,8	100
в т. ч.: оплата труда с начислениями	4,4	27,7	5,1	37,0
семена	4,1	25,8	3,4	24,6
удобрения и средства защиты растений	4,2	26,4	2,8	20,3
затраты по содержанию осн. ср - в	1,5	9,4	1,5	10,9
работы и услуги	0,7	4,4	0,7	5,1
Прочие прямые затраты	0,5	3,1	0,1	0,7
Затраты по организации и производства и управлению	0,5	3,1	0,2	1,4

Использование трудовых ресурсов предприятия

Улучшение использования рабочей силы в сельскохозяйственных предприятиях подчинено повышению производительности труда, которая является показателем использования трудовых ресурсов. Производительность труда - это эффективность, результативность затрат труда, способность конкретного труда производить за единицу времени определенное количество продукции. Производительность труда тем выше, чем больше продукции создается за одно и то же время. Другими словами, рост производительности труда означает экономию рабочего времени.

В УКСП "Совхоз Заветы Ленина" о трудовых ресурсах можно судить на основании таблицы 4 и 5. Если говорить о численности работников, то она из года в год разная. Так в 2006 году на предприятии работало 215 человек, а в 2008 году этот показатель уменьшился на 77% и составил 166 человек. В 2008 году нагрузка пашни и сельскохозяйственных угодий на 1 человека составляла 21,0 и 28,2 га соответственно.

Если говорить о валовой продукции на 1 работника, то она в 2008году возросла по сравнению с 2005 годом в 1,6 раза и составила 11114,5 тыс. рублей. (табл. 5).

Финансовое состояние предприятие

Платежеспособность предприятия можно рассмотреть на основании таблицы 14.

Таблица 14 - Платежеспособность хозяйства

Показатели	2007г.
	На начало года	На конец года	Норма-тив
Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами	-0,73	-0,98	0,3
Коэффициент текущей ликвидности	0,71	0,64	1,5
Коэффициент платежеспособности	0,57	0,50	1и более

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами ниже нормативного, что говорит о том, что предприятию не хватает оборотных средств для нормального функционирования. Следовательно, финансовое положение предприятия не устойчивое.

Коэффициент текущей ликвидности также ниже норматива. Это говорит о том, что предприятие не в состоянии погашать свои финансовые обязательства.

Коэффициент платежеспособности также ниже нормы. Следовательно, предприятие неплатежеспособно.

Уровень производства и рентабельность

Показатели уровня и эффективности производства характеризуют конечный полезный эффект от применения средств производства и живого труда, отдачу совокупных вложений. В сельском хозяйстве это получение максимального объема продукции с 1 га земли, от 1 головы скота при наименьших затратах. Основные показатели эффективности производства продукции в УКСП "Совхоз Заветы Ленина" за 2006-2008 год представлены в таблице 15.



Таблица 15 - Основные показатели уровня и эффективности производства

Показатели	Годы	2008г. в % к 2004г.
	2006г	2007г	2008г
Произведено на 100 га с.-х. угодий: молока, ц	394,9	454,8	435,6	110,3
прироста, ц	34,0	38,3	28,0	82,3
валовой продукции, млн. руб.(в сопост. ценах)	30,5	42,1	39,4	129,2
денежная выручка, млн.руб. балансовая прибыль(убыток), млн.руб.	25,6	27,8	21,9	85,5
Произведено на 100 га пашни:зерна, ц	773,3	392,3	403,8	52,2
рапса, ц	26,4	23,6	-	-
Произведено валовой продукции на 100 руб. производственных затрат	63,7	81,0	93,9	147,4
Произведено валовой продукции на 100 руб. основных фондов, руб.	8,1	11,3	9,5	117,3

В 2008 г. в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий было произведено 435,6 ц. молока, что на 110 % выше уровня 2006 г. Уровень производства мяса КРС в расчете на 100 га с.-х. угодий составил в 2008 г. 28,0 ц. или на 82,3 % меньше уровня 2006 г.

Уровень производства зерна в расчете на 100 га пашни в 2008 году составил 403,8 ц., в 2006 году - 773,3ц.

В 2008 году в целом по хозяйству уровень рентабельности составил -8,3 %, в том числе по отрасли растениеводства +39,7 %, отрасли животноводства - -11,5 %. (табл.16).



Таблица 16 - Рентабельность отдельных видов сельскохозяйственной продукции и хозяйства в целом за 2007 год

Вид продукции	Количество товарной продукции, ц	Товарная продукция в оценке по себестоимости, млн. руб.	Выручка от реализации товарной продукции, млн. руб.	Прибыль (+), убыток (-), млн. руб.	Уровень рентабельности, %
Зерно	5040	68	95	27	39,7
Рапс
Др. продукция
Итого по растениеводству		68	95	27	39,7
Молоко	15580	436	642	206	47,2
КРС (живой вес)	1780	616	289	-327	-53,1
Продано на племенные цели
Продукция животноводства собственного производства, реализованная на переработку
Др. продукция
Итого по животноводству		1052	931	-121	-11,5
Прочие товарно-материальные ценности и прочие активы		1	2	1	100
Работы и услуги на сторону
Всего по хозяйству		1121	1028	-93	-8,3
Норма прибыли (отношение прибыли к основным производственным фондам и оборотным средствам), %	-

3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП "Совхоз "Заветы Ленина"

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений [10, с.12].

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись).

По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин и аппаратов (кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы).

По происхождению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.

* по назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.

* по месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим предприятием в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное предприятие. Внешняя документация поступает извне, от других организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации -- сторонние предприятия и лица [7, 150 - 155].

*по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

*по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

*по степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

*по юридической силе: подлинные и подложные документы.

*по назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

*по срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

*по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.[22, с.36-38].

В настоящее время существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

К оформленному документу предъявляются определенные требования:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции;

Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов,

Документ должен быть достоверным, отвечать целям и задачам управления, т.е. основываться на фактах, содержать определенные,

реальные предложения или указания;

Документ должен быть составлен по определенной форме, удобной при составлении, пользовании и обработке;

Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно. Точным считается документ, который отражает действительное положение дел, не допускает двойного толкования. Полным документ является, если его содержание исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Сжатым считается документ, в котором нет лишних сведений, слов и повторений. Убедительным документ делают полная обоснованность и емкое доказательство.

Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем операциям: заполнению явного или воображаемого трафарета документа, выбору готовых стандартных синтаксических конструкций; построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41 строка Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Страницы документа нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм. Нумерация документа, состоящего из не скольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.[12, с.13-15]

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Организационно-распорядительные документы подразделяются на четыре группы:

- организационные (положение, устав, инструкция, правила). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений; - распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, доверенность и др.);

- письма [3, с.39].

Итак, рассмотрим основные виды организационно-распорядительные документы:

Устав -- это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.