Использование информационных систем в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

корпоративный информационный система управление

1. Определить общие концепции построения информационных систем в менеджменте

2. Охарактеризовать методы кодирования управленческой информации

Литература

1. Определить общие концепции построения информационных систем в менеджменте

Существует множество концепций построения корпоративных информационных систем, а также большое количество их разработчиков. Можно выделить следующие концепции построения:

ERP (Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов предприятия): предназначены они главным образом для построения единого информационного пространства предприятия (объединение всех отделов и функций), эффективного управления всеми ресурсами компании, связанными с продажами, производством, учетом заказов. Строится ERP-система по модульному принципу и, как правило, включает в себя модуль безопасности для предотвращения как внутренних, так и внешних краж информации.

Проблемы возникают в основном из-за неправильности работы или изначального построения плана внедрения системы. Например, урезанные инвестиции в обучение персонала работе в системе существенно снижают эффективность. Поэтому внедряют ERP-системы как правило не сразу в полном объеме, а отдельными модулями (особенно на начальной стадии).

На сегодняшний день ERP-системы широко представлены как зарубежными компаниями (Oracle eBusiness Suite, PeopleSoft, JD Edwards EnterpriseOne & JD Edwards World компании Oracle, SAP R/3 и SAP ERP компании SAP AG, Microsoft Dynamics компании Microsoft, SAGE ERP X3 компании The Sage Group), так и отечественными (1С: Предприятие фирмы 1C, Галактика ERP корпорации Галактика, КОМПАС компании Компас, «Парус-Предприятие 8» корпорации «Парус», КИС Флагман компании Инфософт).

Рис. 1 Функциональный состав ERP

CRM (Customer Relationship Management System - система управления взаимоотношениями с клиентами): CRM-система помогает автоматизировать работу предприятия с клиентами, создать клиентскую базу и использовать ее в целях эффективности своего дела. Такие функции как автоматизация бизнес-процессов по взаимоотношению с клиентом, контроль абсолютно всех сделок (здесь важно отследить наиболее важные и сложные сделки), постоянный сбор информации о клиентах и анализ всех этапов реализации сделок являются главными обязанностями систем этого класса.

Реализация стратегии CRM может позволить многим компаниям достичь глобальной цели - понять потребительское поведение клиентов и использовать эту информацию для наилучшего удовлетворения их запросов и, соответственно, повышения доходов. Грамотное использование такой методологии имеет ряд других преимуществ - оптимизация расходов на маркетинг за счет более точного «попадания в цель», повышение эффективности работы сотрудников, взаимодействующих с клиентами и т.п.

Большинство экспертов оценивают российский рынок CRM-систем в $55-75 млн. и говорят о его постоянном росте. Нынешний отечественный рынок характеризует фаза накопления компаниями опыта по применению CRM в своем бизнесе. Наиболее активно CRM применяют компании финансового, телекоммуникационного (в том числе тройка операторов мобильной связи России) и страхового рынка.

MES (Manufacturing Execution System - производственная исполнительная система): системы класса MES предназначены для производственной среды предприятия. Системы этого класса отслеживают и документируют весь производственный процесс, отображают производственный цикл в реальном времени. В отличие от ERP, которая не оказывает непосредственного влияния на процесс, с помощью MES становится возможным корректировать (или полностью перестраивать) процесс столько раз, сколько это потребуется. Иначе говоря, системы такого класса предназначены для оптимизации производства и повышения его рентабельности. Собирая и анализируя данные, получаемые, например, от технологических линий, они дают более детальное представление производственной деятельности предприятия (от формирования заказа до отгрузки готовой продукции), улучшая финансовые показатели предприятия. Все главные показатели, которые входят в основной курс экономики отрасли (отдача основных фондов, оборот денежных средств, себестоимость, прибыль и производительность) детально отображаются в ходе производства.

Международная ассоциация производителей и пользователей систем управления производством (MESA International) определила в 1994 году модель MESA-11, а в 2004 году модель c-MES, которые дополняют модели и стандарты управления производством и производственной деятельностью, сформировавшиеся за последние десятилетия:

Стандарт ISA95, «Интеграция систем управления предприятием и технологическим процессом» («Enterprise-Control System Integration»), который определяет единый интерфейс взаимодействия уровней управления производством и компанией и рабочие процессы производственной деятельности отдельного предприятия.

Стандарт ISA88, «Управление периодическим производством» («Batch Control»), который определяет технологии управления периодическим производством, иерархию рецептур, производственные данные.

Сообщество Открытых Приложений (Open Applications Group, OAG): некоммерческое промышленное сообщество, имеющее своей целью продвижение концепции функциональной совместимости между бизнесприложениями и разработку стандартов бизнес-языков для достижения указанной цели.

Модель процессов цепочки поставок (Supply-Chain Operations Reference, SCOR): референтная модель для управления процессами цепочки поставок, связывающая деятельность поставщика и заказчика. Модель SCOR описывает бизнес-процессы для всех фаз выполнения требований заказчика. Раздел SCOR «Изготовление» («Make») посвящён, в основном, производству.

Рис. 2 Функциональный состав MES

WMS (Warehouse Management System - система управления складом): это система управления, обеспечивающая комплексную автоматизацию управления складскими процессами, является необходимым и эффективны инструментом современного склада. При внедрении такой системы преследуются следующие цели: активное управление складом, увеличение скорости набора товара, получение точной информации о месте нахождения товара на складе, эффективное управление товаром, имеющим ограниченные сроки годности, получение инструмента для повышения эффективности и развития процессов по обработке товара на складе, оптимизация использования складских площадей.

Классификация WMS разделяет их на четыре вида: WMS системы начального уровня (склады небольших компаний, магазинов с небольшой номенклатурой), коробочные системы управления складом (склады 1000-10 000 мІ с большой номенклатурой, но невысоким товарооборотом), адаптируемые системы (крупные логистические компании, распределительные центры, склады от 5000 мІ), конфигурируемые системы (склады от 5000 мІ с большой номенклатурой и высоким товарооборотом). Примерами таких систем могут послужить Expert Logistic WMS и Проксима-Склад WMS компании Ай Ти Скан, LEAD WMS компании LogistiX, Logistic Vision Suite компании ant Technologies, 1С: Склад компании 1С.

EAM (Enterprise Asset Management): система управления основными фондами предприятия, позволяющая сократить простои оборудования, затраты на техобслуживание, ремонты и материально-техническое снабжение. Представляет собой необходимый инструмент в работе фондоемких отраслей (энергетических, транспортных, ЖКХ, добывающей промышленности и ВС). Системы класса EAM базируются на ряде управленческих методологий с объединяющей идеей - стратегическое управление активами предприятия на протяжении всего жизненного цикла (приобретение, эксплуатация, обслуживание, изъятие из обращения). EAM-системы должны обеспечивать управление следующими процессами: техническое обслуживание и ремонт (ТОиР, иногда употребляется аббревиатура ТОРО); материально-техническое снабжение (МТС); управление складскими запасами для ТОиР (ТОРО); управление финансами, персоналом и документами в сфере ТОиР (ТОРО) и МТС.

Основные фонды - это средства труда, которые многократно участвуют в производственном процессе, сохраняя при этом свою натуральную форму, постепенно изнашиваясь, перенося свою стоимость по частям на вновь создаваемую продукцию. В бухгалтерском и налоговом учете отраженные в денежном выражении основные фонды называются основными средствами. Исторически EAM-системы возникли из CMMS-систем (еще одного класса ИС, управления ремонтами). Сейчас модули EAM входят также в состав крупных пакетов ERP-систем (таких как mySAP Business Suite, IFS Applications, Oracle E-Business Suite и др.).

HRM (Human Resource Management): система управления персоналом. Основная цель таких систем - привлечение и удержание ценных для предприятия кадровых специалистов. HRM-системы решают две главные задачи: упорядочение всех учетных и расчетных процессов, связанных с персоналом, и снижение процента ухода сотрудников.

Функции HRM-систем: поиск персонала, подбор и отбор персонала, оценка персонала, обучение и развитие персонала, управление корпоративной культурой, мотивация персонала, организация труда. Среди известны систем можно назвать Компас: Управление персоналом, АиТ: Управление персоналом, Diasoft FA Balance: Управление персоналом, mySAP HCM, AGroup HRB, Quinyx WorkForce, БОСС-Кадровик.

СЭД (Системы электронного документооборота): автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.

СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Принимая решение о необходимости внедрения СЭД, рыночные структуры стремятся преодолеть такие проблемы, как непрозрачность управления бизнесом, отсутствие четкого представления о том, чем занимаются сотрудники, неспособность документооборота следовать быстрым изменениям бизнеса, отсутствие контроля исполнения поручений и вероятность потери коммерчески важной информации.

Для государственного сектора СЭД занимает практически определяющую роль в процессах автоматизации органов государственной власти и местного самоуправления. При реализации «Электронного правительства» актуальность СЭД только возрастает, хотя глубина их внедрения в регионах и сейчас имеет существенные различия. В коммерческих организациях СЭД также остается неотъемлемым элементом корпоративной информационной системы, хотя для крупного бизнеса больший интерес представляют многофункциональные ERP-системы и их интеграция СЭД.

Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний, к наиболее известным из которых относятся: ACS Software, Adobe, BroadVision, Datamax Technologies, Documentum, Excalibur, FileNet, Gauss Interprise, IBM, InterTech, Ixos Software, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Oracle, Symantec и др. Из ПО отечественной разработки наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N. System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С: Документооборот и 1С: Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) и ряд других.

2. Охарактеризовать методы кодирования управленческой информации

Для идентичного отображения данных на различных уровнях создания ИС, особенно автоматизированной, кроме построчной системы нумерации входящих документов, используют систему классификации и кодирования. Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или отличием или определенными признаками. Она является одним из методов формализованного описания информации путем их упорядочения и систематизации. Существует несколько методов классификации (ГОСТ 6.01.1-87), среди которых наиболее популярные:

-алфавитно-предметный, иерархический (последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки)

-фасетний (параллельный разделение множества объектов на независимые классификационные группировки).

Каждый из методов имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом иерархического метода является его логическое построение, большая информационная емкость и простота даже ручного поиска, но его жесткая структура затрудняет перегруппировки объектов при возникновении непредвиденных признаков.

Фасетный метод является более гибким, но он сложный для использования в многоаспектных номенклатурам и имеет ограниченную емкость классификации. Если в отношении определенных документов существуют государственные классификаторы, для кодирования используются именно они. При их отсутствии раз-разрабатываются локальные классификаторы, предназначены только для внутреннего пользования. Для обозначения классификационной группировки или объекта классификации используется система знаков, которая называется кодом. Чаще всего используется код, построенный по десятичной поразрядной системой, в которой каждый разряд несет определенные сведения. Преимущество этой системы в логичности и наглядности построения кода и легкости его запоминания.

Кодирование - это средство для обозначения результатов классификации.

Процессы кодирования и классификаторы играют значительную роль в подготовке управленческой информации для обработки в ИСМ. Использование кодов позволяет значительно сократить процессы автоматизированной обработки информации в ИСМ.

Кодирования связано с классификацией. Материальным выражением классификации и кодирования является классификатор. Классификатор - официальный документ, представляющий собой систематизированный перечень названий и кодов классификационных группировок или объектов классификации. Емкость классификатора - наибольшее число позиций, которое может вместить классификатор. Резервная емкость классификатора - количество свободных позиций в классификаторе.

Присвоены объектам классификации коды обязательно фиксируются в специальных документах - классификаторам.

Кодирования позволяет создавать информационные массивы (базы и банки данных) для при-покорения процесса поиска информации. Массивы информации распределяются между типами носителей в соответствии с соображений целесообразности размещения данных, удобства, экономии времени, защиты информации от несанкционированного доступа, конфиденциальности и тому подобное. Основными требованиями к их организации являются: полнота представления данных, минимальность состава, минимизация времени выборки данных, независимость структуры массивов от средств их организации; динамичность структуры информационной.

Структурой управленческой информации определяется ее строение, выделением тех или иных элементов. Эти элементы называются информационными единицами. Из простых информационных единиц образуются иерархические уровни структурного построения информации. С точки зрения логики управления и размещения данных на носителях различают логическую и физическую структуры данных.

Информационная совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, достаточным, однако, для создания элементарного документа (документой-строки), образует экономический показатель. Показатель характеризует объект управления из качественного и количественного стороны; имеет название, которое раскрывает его форму, и значение, которое дополняет форму количественно-качественными характеристиками. Набор взаимосвязанных данных одной формы (одного названия) со всеми ее значениями - это массив данных, является основной информационной совокупностью, которой оперируют в информационных процедурах. Совокупность массивов, касающиеся данных той же участка управленческой работы, называют информационным потоком.

Под физической структурой данных понимают соответствующие структурные единицы в зависимости от носителя информации и способа ее фиксации. Например, структурной единицей высшего уровня информации на бумажном документе есть весь комплект документов, все документационное хозяйство объекта управления. Единицами нижнего уровня является зона документа, строка, графа, позиция.

Структура информации зависит от методологии, таких, в частности принципов, как сравнение величин, агрегирования и дезагрегирования единиц информации, установление информационных соотношений между единицами и т. П. На стадии первичного формирования информации для анализа хозяйственной деятельности задается специфическая структура, которая затем получает соответствующую интерпретацию в походной информации.

Производственно-хозяйственная деятельность измеряется многочисленными экономическими показателями, которые образуют соответствующую систему. От отбора этих показателей зависит глубина анализа и обоснования выводов и мер по результатам анализа. Экономические показатели можно разделить на: количественные и качественные; натуральные, трудовые, стоимостные; абсолютные и относительные; общие и частные; плановые (нормативные) и фактические (отчетные); основные и вспомогательные; выходные и расчетные. Использование ЭВМ дает возможность глубокого анализа деятельности предприятий в натуральных показателях.

Каждый показатель системы имеет определенный смысл и значение для анализа. Для экономического анализа важное их комплексное использование, которое обеспечивает всестороннее и объективное исследование хозяйственной деятельности предприятия. Количество показателей может меняться из-за их дифференциацию (интеграцию) в зависимости от целей и содержания анализа, глубины изучения соответствующих объектов и процессов.

Для создания систем обработки аналитической информации особое значение приобретают машинные структуры данных, что связано с размещением массивов данных в памяти ЭВМ. Для решения аналитических (экономических) задач на ЭВМ определены такую иерархию данных в порядке возрастания их логической сложности.

По характеру взаимосвязи элементов все структуры данных можно разделить на линейные и иерархические (нелинейные).

Для идентичного отображения данных в процессах обработки информации на различных уровнях управления применяются системы классификации и кодирования, которые формализованы описывают показатели, объекты, явления, процессы. В экономическом анализе используется несколько видов классификаторов: локальные, что они предназначены для использования на одном объекте (предприятии, фирме) и которые не выходят за его пределы; территориальные, региональные или отраслевые, предназначенные для соответствующих объектов; государственные (национальные), разрабатываемых на государственном уровне и, как правило, являются обязательными для использования; международные.

Решение аналитических задач предполагает их сопоставимость, что возможно при наличии единых систем группировок, построенных по единым классификационным признакам.. С 1994 г. в Украине разработано около 20-ти национальных статистических классификаций, которые базируются на принципах методологии международных статистических классификаций (например, "Классификация видов экономической деятельности", "Классификация продукции и услуг", "Классификация валют" и т.д.). В будущем будут созданы системы классификаторов, совместимых на региональном, отраслевом уровнях и на отдельных объектах народного хозяйства. А перспективы расширения производственных и торговых связей с другими странами обуславливают необходимость использования и международных классификаторов.

Автоматизированная обработка аналитической информации предполагает использование экономических и машинных кодов. Экономические коды применяются для представления технико-экономической информации, например, код основного средства, код материала. Машинные коды используются для управления ЭВМ, подачи команд и т. Д. (Например, служебные коды ЭВМ). Могут быть цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые коды.

В технических информационных системах каждый новый сигнал требует ресурсов для своего отражения. Поэтому длина сообщений является мерой количества информации. Чтобы измерить информационный сигнал, стоит выбрать эталон. Он обоснован стремлением свести весь алфавит технического языка до двух знаков: точка, тире; открыто, закрыто; да, нет; «1» и «0». Чтобы закодировать буквы, числа и другие символы, необходимые последовательности «1» и «0», называемые двоичными числами. Как эталон количества информации в технических системах используются восьмиразрядный двоичные числа, называемые байтами. Вводится простое правило измерения количества информации: количество байтов для представления текста равна числу знаков естественного языка этого текста.

Одна единица информации - байт - состоит из восьми двоичных единиц, иначе называемых битами. Поэтому практически в технических информационных системах используются два равноправных эталоны количества информации - бит и байт.

При цифровом кодировании дискретной информации применяют потенциальные и импульсные коды.

У потенциальных кодах для представления логических единиц и нулей используется только значение потенциала сигнала, а его перепады, формирующие законченные импульсы, во внимание не принимаются. Импульсные коды позволяют представить двоичные данные или импульсами определенной полярности, либо частью импульса - перепадом потенциала определенного направления.

При использовании прямоугольных импульсов для передачи дискретной информации необходимо выбрать такой способ кодирования, одновременно достигал бы нескольких целей:

* имел при одной и той же битовой скорости наименьшую ширину спектра результирующего сигнала;

* обеспечивал синхронизацию между передатчиком и приемником;

* обладал способностью распознавать ошибки;

* имел низкую стоимость реализации.

Более узкий спектр сигналов позволяет на одной и той же линии (с одной и той же полосой пропускания) добиваться более высокой скорости передачи данных. Кроме того, часто к спектру сигнала предъявляется требование отсутствия постоянной составляющей, то есть наличия постоянного тока между передатчиком и приемником. В частности, применение различных трансформаторных схем гальванической развязки препятствует прохождению постоянного тока.

В последнее время получили широкое использование штриховые коды, которые на международном уровне применяются в производстве, торговле, для таможенного контроля, статистики, учета. Штриховое кодирование способствует автоматизированной идентификации и электронному обмену данными, созданию информационной базы для контроля, анализа и управления товарно-денежным оборотом. Единственный код товара обеспечивает свободный обмен электронной информацией в процессе его производства, складирования, транспортировки, реализации.

В процессе кодирования необходимо решить две основные проблемы - обеспечить эффективность и надежность обработки информации.

Методы кодирования связанные с методами классификации. Рассмотрим распространенные методы кодирования.

Порядковый метод кодирования используется для кодирования объектов с одной постоянной чертой, код определяется текущим номером объекта классификации.

Серийно-порядковая система кодирования используется для кодирования объектов, которые имеют несколько постоянных признаков. Начальная множество объектов делится на несколько частей (по некоторому признаку). Для кодирования объектов каждой части назначается серия номеров (кодов). Объекты кодируются порядковым номером в пределах выделенных им серий.

Метод последовательного кодирования на основе иерархической классификации используется для кодирования объектов по совокупности признаков. В каждой ветви иерархической классификации используется своя совокупность признаков в определенной последовательности. Поэтому код, который обозначает следующий уровень зависит от кода предыдущего уровня. Последовательное кодирование предполагает, что код новой группировки следующего уровня создается путем добавления к коду предыдущего уровня еще одного разряда (или группы разрядов). Код, полученный путем последовательного кодирования, имеет высокую информативность для восприятия человеком. Но этот код сам по себе громоздкий и имеет сложную структуру.

Параллельное кодирование на основе фасетной классификации используется, если для обозначения каждой отдельной признаки независимо от других признаков классификации используется один, два или несколько разрядов кода. Метод параллельного кодирования на основе фасетной классификации определяет структуру кода совокупностью свойств, соответствующей фасетной формуле, в которой указана последовательность признаков. При этом запись любого разряда кода не зависит от записей в других разрядах.

Классификация и кодирование - обязательный этап создания компьютерной модели информационной базы менеджмента предприятия, основа создания БД, основное средство формализованного описания управленческой информации, который является обязательным в создании и эффективном использовании ИСМ.

Материальным воплощением классификации и кодирования является классификаторы, которые содержат объекты классификации, классификационные группировки и их коды.

Классификация и кодирование могут иметь локальный характер, для отдельного предприятия или подразделения, или иметь общегосударственный характер.

Литература

1. Василенко В.А. Терія і практика розробки управлінських рішень: Навчальний посібник. Київ: ЦУЛ, 2002. 420 с.

2. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті. Навчальний посібник. Тернопіль: Карт-бланш. 2001. 354 с.

3. Гордієнко І.В. Інформаційні системи в менеджменті: Навчальний посібник для самост. вивч. дисц. К.: КНЕУ, 1999. 128 с.

4. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів/ За редакцією В.С. Пономаренка. К.: Видавничий центр “Академія”, 2002. 544 с.

5. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посіб. К.: МАУП, 2002. 224 с.

6. Меняев М.Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие. В 3 кн.: Книга 2: Информационные ресурсы. М.: Омега-Л, Высшая школа, 2003. 432 с.

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедуори Ф. Основы менеджмента /Пер. с англ. М.: «Дело», 1996. 702 с.

8. Новак В.О. Основи теорії управління: Навчальний посібник. К.: НАУ, 2001. 236 с.

9. Новак В.О., Макаренко Л.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. К.: Кондор, 2006, 422 с.

10. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office XP в целом. СПб.: БХВ-Петербург, 2002. 928 с.

11. Пінчук Н.С., Галузинський Г.П., Орленко Н.С. Інформаційні системи і технології в маркетингу: Навч. посібник. К.: КНЕУ, 1999. 328 с.

12. Родченко В.В., Новак В.О. Менеджмент: Навчальний посібник. К.: НАУ, 2001. 400 с.

Размещено на Allbest.ru