Положение о подразделении

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Оглавление

управление персонал положение подразделение

Введение

1. Понятие и структура «Положения о подразделении»

2. Содержание разделов «Положения о подразделении»

3. Практическая часть

Заключение

Библиографический список литературы

Введение

Актуальность работы состоит в следующем. Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

Положения о подразделениях крайне важны для службы управления персоналом. Так как именно она координирует работу по управлению и совершенствованию систем управления персоналом. Это положение регламентирует назначение, место подразделения предприятия, права и ответственность работников, форма поощрения работников предприятия. Но оно сочетается с реализацией, только когда они подписаны руководителем предприятия.

Цель работы - исследование положения о подразделении.

В работе поставлены следующие задачи:

- исследовать понятие и структуру положения о подразделении;

- изучить содержание разделов положения о подразделении.

Объектом исследования выступает положение о подразделении.

Предметом исследования - методика составления положения о подразделении.

В рамках работы были использованы такие общенаучные методы как логический, структурно-функциональный и др.

1. Понятие и структура «Положения о подразделении»

Положение о структурном подразделении фирмы регламентирует деятельность конкретного подразделения фирмы. Этот документ определяет:

- порядок образования подразделения;

- правовое положение подразделения в структуре фирмы;

- структуру подразделения;

- задачи, функции, права и ответственность подразделения;

- порядок взаимодействия с другими структурными единицами фирмы.

Основной документ, которым следует руководствоваться при оформлении Положения, - это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).[4]

Обратите внимание: Положение о структурном подразделении не должно противоречить уставу фирмы и учредительному договору. В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.

Требования к оформлению совпадают с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов.

В заголовочной части Положение должно содержать те же реквизиты, которые размещают на бланках внутренних документов фирмы, - наименование фирмы, наименование документа, дату и место его подготовки.[3]

Разработка Положения о структурном подразделении может быть поручена его руководителю или отделу организации и оплаты труда. Если такого подразделения на фирме нет, разработкой документа занимается кадровая служба. Утверждает Положение руководитель фирмы.

Требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законом не установлены. Поэтому каждая фирма самостоятельно решает, какие организационные вопросы должны быть урегулированы этими документами.

Обычно Положение согласовывают с руководителем фирмы и его заместителем, а также с руководителями службы персонала и юридического отдела. Иногда текст документа согласовывают с руководителями тех подразделений, с которыми будет взаимодействовать данная структурная единица.

Основные реквизиты Положения о структурном подразделении - это:

- наименование предприятия;

- наименование документа;

- регистрационный номер;

- гриф утверждения;

- текст;

- отметки о согласовании.

В структуру Положения могут быть включены следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимодействие.

7. Ответственность.

Положение также может иметь разделы, которые посвящены условиям работы подразделения, вопросам контроля и проверки деятельности подразделения, оценке качества деятельности подразделения.[8]

Каждый раздел имеет свои подразделы. Например, раздел «Цели и задачи подразделения» обычно делят на два подраздела: «Цели» и «Задачи».

2. Содержание разделов «Положения о подразделении»

Рассмотрим подробнее каждый раздел Положения.

В разделе «Общие положения» обычно отражают название подразделения и общие вопросы, касающиеся его места в общей структуре предприятия, порядок создания и ликвидации подразделения, его подчиненность. Здесь же перечисляют основные документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе.

В этом разделе должно быть сказано, что собой представляет подразделение: самостоятельную единицу или оно входит в состав более крупного подразделения. Если по названию нельзя определить вид подразделения (архив, бухгалтерия, канцелярия), желательно указать, на каких правах оно создано (например, отдела, департамента и т. п.).[1; 319 c.]

Основанием для создания подразделения обычно служит приказ руководителя фирмы или решение учредителей. Соответственно, реквизиты этого документа должны быть указаны в Положении.

В Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок его слияния с другими подразделениями или преобразования его в другой вид службы, а также определить, кто имеет право принять решение о ликвидации подразделения. Если установлены особые правила ликвидации, необходимо подробно описать процедуру.

Второй раздел посвящен целям и задачам подразделения. Например, основная цель деятельности отдела кадров может быть сформулирована так: «целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников предприятия», а деятельности канцелярии так: «основной целью деятельности канцелярии является ведение документооборота на предприятии». Если подразделение создано для достижения нескольких целей, все они должны быть перечислены в Положении.[5]

Задачи определяются целью создания подразделения. К примеру, перед отделом кадров могут быть поставлены такие задачи:

- подбор, расстановка и воспитание кадров;

- изучение деловых и моральных качеств работников;

- учет кадров;

- обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятии.

Задачи подразделения можно определить, используя Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Например, чтобы поставить задачи перед отделом главного энергетика, нужно обратиться к квалификационным характеристикам главного энергетика. В справочнике указано, что главный энергетик «организует технически правильную эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования и энергосистем, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии, контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии, последовательное соблюдение режима экономии». Следовательно, в подразделе «Задачи подразделения» можно записать:

- технически правильная эксплуатация и ремонт оборудования и энергосистем предприятия;

- бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии;

- контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии;

- последовательное соблюдение режима экономии.[2; 343 c.]

В состав подразделения могут входить и другие структурные единицы, которые отвечают за отдельные направления деятельности. В этом случае задачи следует структурировать по отдельным направлениям деятельности, чтобы их легко можно было закрепить за этими единицами.[6]

Раздел «Функции подразделения» основывается на предыдущем разделе. Он должен содержать полную характеристику деятельности подразделения. Формулировка функций должна отвечать на вопрос «Как решить поставленные перед подразделением задачи?».

Если в подразделении есть отдельные структурные единицы, целесообразно четко разграничить их функции. В этом случае в деятельности подразделения не будет путаницы.

Создавая этот раздел Положения, необходимо соблюдать правила:

- формулировка функции так, чтобы выделить конкретное действие, в ходе выполнения которого может быть решена поставленная перед подразделением задача;

- изложение функции максимально полно;

- перечисление основных функций, затем второстепенных;

- функции одного подразделения не должны дублировать функции другого;

- формулировать функции нужно так, чтобы по ним можно было оценить деятельность подразделения;

- функции не должны выходить за пределы задач подразделения.

Подробное изложение функций поможет быстро составить должностные инструкции на работников подразделения.[9]

Следующий раздел - «Права и обязанности».

Права предоставлены подразделению для того, чтобы оно могло выполнять свои функции. Поэтому каждое право должно быть взаимосвязано с какой-либо функцией подразделения.

Право нужно формулировать так, чтобы было понятно, что им можно воспользоваться. Например: «право запрашивать и получать от структурных подразделений необходимые документы и информацию».

Если сотруднику подразделения необходима санкция руководителя, чтобы воспользоваться правом, указанным в Положении, порядок ее получения необходимо описать в том же документе.

Разрабатывая этот раздел, нельзя путать понятия «право» и «полномочия». В первом случае сотрудник подразделения может воспользоваться правом и совершить определенное действие или же отказаться от него независимо от обстоятельств. Во втором - сотрудник имеет право и обязан совершить действие при определенных условиях. Например, использовать предоставленные подразделению информационные и материальные ресурсы сотрудник вправе в любое время и по своему усмотрению. А представлять интересы фирмы и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами или другими фирмами он имеет право и будет обязан это сделать, если возникнет такая необходимость.

Обязанности - это официальные действия, возложенные на подразделение, которые оно должно выполнять. Например:

- сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах сотрудников предприятия и других документах кадровой службы;

- выполнять указания и поручения руководителя предприятия.

Права и обязанности руководителя подразделения можно выделить в самостоятельный подраздел.

Раздел «Руководство» должен содержать сведения о том:

- кто руководит подразделением (наименование должности, требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы);

- каков порядок назначения на должность руководителя подразделения;

- кто и в каком порядке замещает руководителя подразделения в его отсутствие;

- какие обязанности возложены на руководителя подразделения;

- какую ответственность несет руководитель за свою работу.

Чтобы раздел было легче читать и понимать, целесообразно разбить его на подразделы. Например: перечисление обязанностей руководителя дать в разделе «На руководителя службы возлагается», а перечисление его прав - в разделе «Руководитель службы имеет право» и т. д.

В подраздел обязанностей руководителя обычно включают обязанности:

- по координации деятельности подразделения;

- по планированию работы подразделения;

- по контролю над работой сотрудников, ее распределению;

- по совершенствованию организационной структуры подразделения и т.п.

Права и обязанности руководителя подразделения должны касаться только руководства подразделения. Если руководитель фирмы хочет возложить на руководителя структурного подразделения другие права и обязанности, их нужно перечислить в должностной инструкции работника.

В разделе «Взаимодействие» нужно описать, каким образом должно взаимодействовать подразделение с другими структурными единицами фирмы, решая свои задачи.

Взаимодействие может выражаться в действиях:

- совместных (например, разработка общего локального нормативного акта);

- согласованных (например, поочередное или одновременное выполнение действий в общем производственном процессе);

- встречных (например, хозяйственная служба предоставляет кадровой службе канцелярские принадлежности, а кадровая предоставляет хозяйственной отчет об их использовании);

- односторонних (например, все подразделения отчитываются перед финансовым отделом о расходовании предоставленных им средств, а финансовый отдел никаких встречных действий не совершает).

В Положении о структурном подразделении закрепляют только постоянно возникающие и повторяющиеся виды взаимодействий. Если в процессе работы возникла необходимость временного взаимодействия, например, по новому проекту, его следует описать в приказе руководителя фирмы.

При разработке этого раздела необходимо соблюдать ряд правил:

- описывать нужно только устойчивые, постоянно повторяющиеся взаимодействия и связи;

- если в Положении одного структурного подразделения описаны взаимодействия с другим подразделением, в Положении последнего это взаимодействие тоже должно быть закреплено;

- нужно описывать взаимодействие не между отдельными работниками, а между подразделениями.

Раздел «Ответственность» может быть включен в раздел «Руководство» или же выделен в самостоятельный. В нем указывают, какую персональную ответственность несет руководитель подразделения за выполнение поставленных перед ним задач.

Нежелательно использовать формулировки: «начальник отдела отвечает за…» или «начальник отдела несет ответственность за…». Это приведет к повторному описанию функций подразделения. В разделе «Ответственность» необходимо закрепить конкретные санкции, которые могут быть применены к руководителю, если подразделение не выполнит задачи.

Кроме ответственности руководителя подразделения целесообразно указать ответственность его рядовых сотрудников.[5]

Мы рассмотрели основные разделы Положения о структурном подразделении. Однако в него могут быть включены и другие, более мелкие, разделы. Например:

- условия работы подразделения;

- оценка деятельности подразделения;

- контроль и проверка деятельности;

- имущество подразделения;

- делопроизводство и отчетность.

Работники структурного подразделения должны быть ознакомлены под роспись с содержанием Положения. Подписи об ознакомлении проставляют в специальной таблице на последнем листе документа или в отдельном листе ознакомления.[8]

Вот как может выглядеть Положение о структурном подразделении:



Чтобы внести в Положение о структурном подразделении изменения или дополнения, руководитель фирмы должен издать приказ. Необходимость в изменениях или дополнениях может быть вызвана перераспределением функций структурных подразделений, изменениями в законодательстве и другими факторами.

Закон не установил строгой формы приказа, оформляющего такие изменения или дополнения. Он состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают факты (причины), которые привели к изменению или дополнению документа. В распорядительной перечисляют сами изменения или дополнения, которые должны быть внесены в Положение.[7]

Если изменений или дополнений много, целесообразнее перечислить их в отдельном приложении к приказу. А в самом приказе достаточно ограничиться ссылкой на это приложение.

Внесение изменений в Положение о структурном подразделении, как правило, требует пересмотра должностных инструкций работников этого подразделения.

3. Практическая часть

В практической части домашнего творческого задания, придерживаясь требований методологии SADT, разработаем с использованием прикладной программы карту какого-либо бизнес-процесса организации.

В роли объекта исследования рекомендуется принимать одну из основных бизнес-процессов организации. Из представленного списка выбираем «Продажу товара».

Опишем бизнес-процесс предприятия. От клиента поступает заказ. При приеме заказа от клиента определяется вид необходимой продукции и срок доставки на склад. Склад предприятия получает товар под определенный заказ. Соответственно, в процессе требуется и формирование заказа договора, и счета клиента, и формирование заявки для доставки заказанных клиентом товаров на склад.

Используя методологию SADT, на основании приведенного описания бизнес-процесса, построим функциональную модель.

Рассматривая эту модель, можно легко понять, что она является чистой и прозрачной структурой, тем самым мы получаем среду, где можно проводить заказ клиента на склад.

Заключение

Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.

Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.

В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны:

- место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);

- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);

- структура подразделения;

- непосредственный руководитель подразделения;

- основные задачи подразделения;

- функции, права, ответственность подразделения.

Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, необходимо тщательно продумывать содержание Положения о структурных подразделениях и составлять его как можно более подробным.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Библиографический список литературы

1. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.

2. Рудакова О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие для студентов вузов / О.С. Рудакова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.

3. http://biznesavtopilot.ru/wp-content/uploads/2013/09/Polojenie-o-strukture-podrazdeleni.doc(Положение о структурном подразделении).

4. http://files.e-alekseev.ru/PPOU_org.doc(Разработка положения о структурном подразделении (общая часть)).

5. http://usn.berator.ru/enc/siv/90/40/10/ (Как оформить Положение о структурном подразделении).

6. http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44042.html (Общие рекомендации по разработке должностных инструкций).

7. http://www.cfin.ru/management/people/instructions/descriptions.shtml (Демидов Е.Е. Пишем положение и подразделении и должностную инструкцию).

8. http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6676(Погодина Д.В. Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно).

9. http://www.hr-ok.ru/kadrconsalt/articles/6841/(Как разработать положение о подразделении).

Размещено на Allbest.ru