Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра производственных технологий

Контрольная работа

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Анализ нормативно-правовой базы использования в РБ печатей, штампов, факсимиле

Студентка

И. Н. Матус

Проверила Л. М. Судиловская

МИНСК 2016

Содержание

• Введение
• Глава 1. Печати, штампы факсимиле. Сущность, виды, сферы применения
• 1.1 Печать
• 1.2 Штамп
• 1.3 Факсимиле
• Глава 2. Использование, хранение, учет, утрата печатей и штампов
• 2.1 Использование и хранение
• 2.2 Утрата печати или штампа
• Глава 3. Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
• Заключение
• Список использованной литературы
• 

Введение

Формы, размеры и реквизиты печатей и штампов установлены в ГОСТах и в различных ведомственных нормативных актах (например, Постановления Минюста РБ № 35 от 25 июня 2008 г., Директива Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации субъектов хозяйствования»). Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38-42 мм, треугольная - равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм.

Штамп выполняется в форме прямоугольника со сторонами размером от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм. Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом. Обязательными реквизитами печатей и штампов органов исполнительной и представительной власти, юридических лиц и организаций без прав юридического лица являются:

· полное наименование организации на русском или белорусском языке с указанием организационно - правовой формы;

· местонахождение;

· номер государственной регистрации;

· Государственный герб Республики Беларусь либо герб города (для организаций, имеющих право на их воспроизведение);

полный почтовый адрес и номер телефона (для угловых штампов организаций). печать штамп факсимиле

Печати и штампы могут содержать наименование организации на любом государственном языке Республики Беларусь и (или) иностранном языке, а также товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае, кроме вышеперечисленных реквизитов на печати должна содержаться дополнительная надпись, указывающая на принадлежность печати структурному подразделению. Например: “секретариат”, “канцелярия” и т.п. Все сказанное выше имеет своё актуальное значении в делопроизводстве.

Глава 1 Печати, штампы факсимиле. Сущность, виды, сферы применения

1.1 Печать

Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях удостоверения, засвидетельствования чего-либо. По своему назначению печати делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Пункт 47 «Инструкции О порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учёта, хранения и уничтожения печатей и штампов» устанавливает состав информации в печати общества: «Организация должна иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском и (или) белорусском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование организации на любом государственном языке Республики Беларусь». Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати - они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д. Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др. Также все печати делятся на гербовые и негербовые. Гербовая печать ставится на тех документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых специально предусматривается нормативным актом, например на трудовых книжках, титульных листах.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо:

· во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;

· при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей;

· на уставах, положениях организаций и предприятий;

· на доверенностях, договорах, удостоверениях.

Печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения, без изображения герба, а также печати его структурных подразделений (не гербовые) могут ставиться:

· на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам;

· размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке;

· справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т. д.).

По форме печати подразделяются на: круглые, овальные, треугольные.

Рис 1. Гербовая печать

Рис 2. Негербовая печать

1.2 Штамп

Штамп - вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов. Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм). Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН. Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач - маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

1.3 Факсимиле

Воспроизведение любого графического оригинала -- рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, -- передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

До XIX века факсимиле, как правило, делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи -- фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать безусловно верные факсимиле чисто механическим путём.

Процесс исполнения таких воспроизведений называется факсимилированием. Издания, в точности воспроизводящие рукописи или издания другой эпохи, называются факсимильными. Факсимильные издания рукописей и редких книг обычно предпринимаются в научных целях.

Глава 2 Использование, хранение, учет, утрата печатей и штампов

2.1 Использование и хранение

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации. Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность. Учет печатей и штампов. Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. [1]

2.2 Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении. Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно. Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме. В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями. Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся. Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Глава 3 Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.[2]

В акте должны быть указаны:

o время и место уничтожения;

o состав комиссии;

o основание уничтожения печатей и штампов;

o наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

o способ уничтожения;

o заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

o подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

Журнал учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Заключение

Штампы и печати - очень важные инструменты в любой организации.

Изображение различной символики на печатях и штампах, призванной графически (в виде знаков, символов, эмблем или гербов) обозначить своего владельца, является традиционным и исторически неразрывно связано с появлением и использованием самих печатей. Назначение печатей, как известно, заключается в удостоверении подлинности документа, который она скрепляет, в придании ему юридической силы.

Использование на печатях современной официальной символики - государственной, региональной, муниципальной - достаточно жестко регламентировано, однако практика показывает, что законодательно установленные рамки употребления официальных символов на печатях часто нарушаются. Незаконное использование государственной, региональной и муниципальной символики на печатях не только ставит под сомнение законность применения такой печати и скрепленного ею документа, но и влечет административную (а в некоторых случаях и уголовную) ответственность владельцев таких печатей. В свою очередь штрафные санкции к обладателю печати со стороны контрольно-ревизионных и правоохранительных органов часто оборачивается судебными исками к изготовителям штемпельной продукции. Тем не менее, случаи нарушения действующего законодательства в сфере использования официальной символики на печатях чаще всего обусловлены не злым умыслом обладателей и изготовителей, а элементарным незнанием правовых аспектов, что, как известно, всё равно не освобождает от ответственности. Необходимо также отметить, что контроль за использованием официальной символики в последнее время усиливается не только на государственном уровне, но и на региональном.

Список использованной литературы

1.Использование печати и штампов при оформлении документов/ Национальный союз кадровиков [Электронные ресурс]/2002-2011. - Режим доступа: http://www.kadrovik.ru/. - Дата доступа: 27.02.2016.

2. Печати организации: виды, хранение, учет/ "Секретарь-референт" №7 2007 [Электронный ресурс]/2002--2011. - Режим доступа: http://www.profiz.ru. - Дата доступа: 27.02.2016.

3. Директива Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации субъектов хозяйствования»

Размещено на Allbest.ru