Что я знаю об архивах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

на тему:

"Что я знаю об архивах"

А.Е. Шестакова

2016

Архивариус - сотрудник, занимающийся учетом и систематизацией документов и материалов в архивных подразделениях предприятий и организаций.

Архивист - сотрудник, занимающийся учетом и систематизацией документов и материалов в государственной архивной службе.

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

· Помещение, в котором будут хранить временные документы;

· Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;

· Архивохранилище;

· Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

Какие функции архивариуса существуют?

Функции архивариуса следующие:

· Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;

· Он должен принимать архив документов различных организаций;

· Вести учет о сохранности всех документов;

· Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;

· Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;

· Принимать участь в случае проведения экспертизы;

· Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;

· Составлять номенклатуру дел;

· Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;

· Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;

· Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

· Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;

· Налоговые декларации;

· Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;

· Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

· Квартальная отчетность деятельности предприятия;

· Рабочий план счетов;

· Квартальный отчет по налогам;

· Счет-фактура;

· Книга осуществляемых покупок;

· Книга продаж предприятия;

· Различные первичные документы;

· Путевой лист;

· Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;

· Исполнительные документы;

· Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;

· Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;

· Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;

· Вексельные документы;

· Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;

· Договоры, а также соглашения;

· Акты;

· Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;

· Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;

· Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

· Закон "Об архивном деле";

· Закон "О ведении бухгалтерского учета";

· Закон "Об акционерных обществах";

· Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;

· Закон "Об ООО".

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них: архивариус документ экспертиза

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

· Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;

· Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;

· Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;

· По возможности изолировать помещение от дневного света.

Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

· Обеспечить герметичность хранилища;

· Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;

· Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;

· Проветривать помещение.

Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени - от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3-5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;

2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;

3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;

4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов - это первая группа;

2. Документы постоянного хранения - это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, - это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

· Приказы на отпуск;

· Приказы на командировку;

· Приказы по административно-хозяйственной деятельности;

· Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;

· Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;

· Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;

· Различные бухгалтерские документы;

· Путевые листы;

· Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

· Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;

· Штатное расписание работников;

· Опись каждого дела;

· Номенклатура каждого дела;

· Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;

· Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;

· Годовая смета;

· Реестр акционеров компании;

· Уставные документы;

· Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;

· Лимиты;

· Паспорта сделок;

· Гаранты;

· Приватизационные документы;

· Реестр собственников ценных бумаг;

· Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;

· Ценники;

· Тарифы на продукцию;

· Прейскуранты;

· Годовой план деятельности предприятия;

· Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;

· Различные журналы, которые ведутся на предприятии;

· Годовой отчет в фонды;

· Заключение аудитора;

· Заключение ревизионной комиссии;

· Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Размещено на Allbest.ru