Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

1.1 Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

1.2 Оформление бланков документов

1.3 Оформление реквизитов документов

1.4 Особенности оформления отдельных видов документов

1.5 Оформление копий, приложений и ссылок

1.6 Оформление кадровых документов

Список использованной литературы

Введение

Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типографские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от полутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ряда делопроизводственных операций.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повышаются.

Правильное и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает существенное влияние на эффективность производства в целом.

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

1.1 Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бумаги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведомости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).

2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркальные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Реквизитами документа являются: 1. Государственный герб РФ. 2. Эмблема организации или предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наименование учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машинный носитель 30 Отметка о поступлении.

Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типовым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их расположения.

5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их размещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля документа. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остается неизменной.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно продольной стороне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота основной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изготовленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьшается с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема организации может располагаться на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреждения, организации или предприятия».

Если документ напечатан на двух или более страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.

Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4

1.2 Оформление бланков документов

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроизводства.

В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 тел. 25-07-63, 22-86-25 _______________№___________ На №___________от__________

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ ________________ №_____ дата г. Тюмень

Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достигает 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

Бланки документов массового применения, содержащих типовую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафаретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформляется более 100 документов в год.

Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельствует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государственного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

Эмблема организации или предприятия - условное (символическое) графическое изображение, отражающее направление деятельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации может быть использован товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации и зарегистрированный в установленном порядке.

Наименование учреждения, организации или предприятия должно быть приведено в бланке в строгом соответствии с официально принятым наименованием, указанном в соответствующем правовом акте (приказе о создании или переименовании, уставе, положении и т.д.).

Если полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельности организации, допускается применение сокращенного наименования, например, Центр подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ГТУ).

Сложносокращенные наименования предприятий и организаций, если они указаны в уставе предприятия, положении об организации, пишутся в кавычках: комбинат «Норильскникель», трест «Мосгаз», ТОО «Промсервис».

Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных слов, пишутся без кавычек: Гипроавтотранс, НИИпродмаш, Днепрогэс.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «наименование учреждения, организации или предприятия» является составной частью наименования должности в реквизите «подпись», удостоверяющем происхождение документа, например:

Д-р техн. наук, профессор кафедры

«Автомобили и автомобильное хозяйство»

Тюменского государственного

нефтегазового университета С.П. Иванов

Документы, создаваемые совместно несколькими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, от имени которых издается документ, название вида документа, место его составления или издания.

Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименования должностей лиц, подписавших документ, включаются наименования организаций, которые они представляют.

Все экземпляры совместно изданных документов должны быть подлинниками; т.е. содержать подписи должностных лиц, включающие наименования должностей, личные подписи и их расшифровку.

Организации, издающие документ, присваивают ему регистрационные индексы. Разделенные косой чертой, они составляют индекс документа, например: 121 / 232. Первым указывается номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа. В каждой из организаций, издавших документ, он может быть зарегистрирован в разное время. Порядок датирования в этом случае ГОСТ не устанавливает. Целесообразно таким документам присваивать дату регистрации в организации, чей индекс стоит первым.

1.3 Оформление реквизитов документов

1. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения и т.п. является дата их подписания; постановления, решения и т.п. - дата их принятия коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана и т.п. - дата утверждения; акта, протокола - дата зафиксированного в нем события, которая, как правило, совпадает с датой составления этих документов.

Элементы даты оформляются цифровым способом и приводятся в одной строке следующей последовательности: день, месяц, год. Год указывается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например: 24.06.1998 или 24.06.98. В порядке исключения допускается, в основном в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применение словесно-цифрового способа оформления дат: 5 января 1998 года или 5 января 1998 г.

Дата документа - обязательный реквизит для документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.

2. Индекс документа используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления и хранения.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 - обозначение подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре). При ведении индивидуального учета документов к указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 - индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым документам, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.

3. Ссылка на индекс и дату входящего документа используется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входящего документа, на который дается ответ.

Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных организаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адресат» указаны наименования этих организаций.

4. Место составления или издания указывается в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.

5. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.

Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после наименования учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица; если частному лицу - перед его фамилией.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Заместителю генерального директора ЗАО «Мосавтопрогресс» Горюнову Н.Ф. 105040, Москва, Ленинградский пр-кт, 7

Если документ адресуется другому должностному лицу, то сначала в именительном падеже указываются наименования учреждения и подразделения, а затем в дательном падеже - должность и фамилия адресата, например:

ЗАО «Мосавтопрогресс» Отдел технологии и реконструкции промышленных предприятий Руководителю лаборатории № 2 Малахову А.В. 105040, Москва, Ленинградский пр-кт, 7

Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. На документе следует указывать минимум адресов; если их более четырех, то на каждом документе указывается один адрес и составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресом не проставляется. Адреса разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами. В ряде случаев допускается обобщенное указание адресата, например: Директорам филиалов ТюмГНГУ.

При оформлении реквизита «адресат» можно использовать общепринятые сокращения (зам., зав., гл. и другие), а также общепринятые сокращенные названия организаций (Гипроавтотранс, НИИАТ и т.п.).

6. Гриф утверждения свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Он содержит следующие основные элементы: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись лица, утвердившего документ, и ее расшифровка, дата утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Директор завода (подпись) В.П.Назаров 26.03.98

Если документ утверждается приказом, постановлением или другим распорядительным актом, используется другая форма грифа:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства общего и профессионального образования РФ от 26.06.98 №135

Если документ создан совместно несколькими организациями (т.е. оформляется не на бланке), наименования организаций включаются в наименования должностей утверждающих его лиц, например:

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Мосавтопрогресс" (подпись) ______________ А.Д.ХМЕЛЬНИЦКИЙ 27.04.97	УТВЕРЖДАЮ Ректор МАДИ (ТУ) (подпись) ______________ В.Н.ЛУКАНИН 26.04.97	УТВЕРЖДАЮ Ректор ТюмГНГУ (подпись) _____________ Н.Н.КАРНАУХОВ 29.04.97

Добавления и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица (лиц). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа на четыре...пять межстрочных интервалов ниже верхнего обреза листа. В одной строке должно быть не более 28 знаков. Составные части реквизита разделяются полутора-двумя межстрочными интервалами; наименование должности или утверждающего документа печатаются через один интервал.

7. Резолюции отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.

Исполнителями в резолюции устанавливаются не структурные подразделения, а должностные лица и, как правило, непосредственно подчиненные ее автору.

В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два..четыре. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Указание остальных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственному исполнителю предоставляется право получать от соисполнителей необходимую информацию.

Обычно в резолюции указываются решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуществления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутствует, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предварительные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

Срок исполнения документа указывается в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструкцией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.

Резолюции пишут на верхней свободной площади лицевой стороны первого листа документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолюции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежелательно.

8. Заголовок облегчает труд регистратора, освобождая от необходимости читать документ и кратко формулировать его содержание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важность и срочность документа.

Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата А4, независимо от его вида и назначения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О финансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».

Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал и не подчеркивается. Каждая строка реквизита начинается от левой границы площади листа. На бланке зона, в которой располагается заголовок, обозначается ограничительными отметками. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков.

В заголовке допускаются общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. документ распорядительный бланк кадровый

9. Отметка о контроле служит отличительным признаком контролируемого документа. Она наносится в виде слова «контроль» или буквы «к» специальным штампом или ручкой на левое поле документа на уровне реквизита «заголовок к тексту».

10. Текст включает основную содержательную часть документа и является его важнейшим реквизитом. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

Предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки позволяет унификация текстов, представляющая собой установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификации текстов управленческих документов способствуют следующие их особенности:

- устойчивость языковых конструкций, связанная с наличием в управлении однотипных, часто повторяющихся операций, решений и действий;

- зависимость лексики управленческих документов от традиционно сложившейся лексики, используемой в законодательных и нормативных актах, документах вышестоящих и функциональных органов управления;

- использование специальной терминологии;

- нейтральность лексики;

- однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

В текстах управленческих документов унифицируются состав информации, структура текста, языковые средства представления информации, правила построения словосочетаний и предложений.

Унификация состава информации заключается в разработке состава информации, необходимой и достаточной для решения задач, возникающих в процессе управления.

Унификация структуры текстов документов состоит в установлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.

Унификация языковых средств представления информации осуществляется путем выбора одного наиболее целесообразного варианта передачи одних и тех же данных средствами литературного языка.

Унификация правил построения словосочетаний и предложений направлена на формализацию текстов и является необходимым условием их машинного восприятия.

При унификации текстов документов необходимо соблюдать следующие принципы:

- объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;

- соответствие содержания и структуры информации виду документа;

- использование средств и приемов, сокращающих затраты труда и времени на документирование и восприятие текста, в частности, устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандартизованных терминов и обозначений, принятых сокращений и т.д.

По способу фиксации и организации составных частей текста унифицированные тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

Связный текст - это текст, содержание которого в неизменном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют типовым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типичную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констатацию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.

Трафаретизация - метод унификации текстов, заключающийся в разделении информации на постоянную, присущую всем документам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.

Текст унифицированного таким образом организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще других используются в управленческой деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30...60% создаваемой документации.

В таблице постоянная часть информации представлена в виде наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответствии с ее назначением.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как правило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.

Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения - нейтральными. Обычно используют форму изложения от третьего лица единственного числа («Акционерное общество предлагает...») или от первого лица множественного числа («Просим...», «Направляем...», «Не возражаем...»).

Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде случаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица единственного числа («Прошу направить...», «Считаю целесообразным...»).

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю...», «Предлагаю...», «Обязываю...»).

В тексте документа слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.

11. Приложения к документу принято делить на три вида:

- приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;

- разъясняющие или дополняющие основной документ;

- направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельными документами.

На приложениях к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования основного документа, его даты и номера, например: Приложение к приказу ТОО «Промсервис» от 25.03.98 № 52. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.), причем знак «№» не ставится.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте или поясняющие его содержание, то отметку об этом оформляют по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров:

Приложение: Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. Нормы времени на сварочные работы на 5 л. в 4 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на__л.

Отметка о наличии приложений размещается между реквизитами «текст» и «подпись», на два...четыре интервала ниже текста. Независимо от количества приложений пишется слово «Приложение» в именительном падеже единственного числа, после него ставится двоеточие.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора. Наименования приложений печатают через один интервал; между наименованиями оставляют полтора...два межстрочных интервала.

12. Удостоверение является формой выражения законности документа, его юридической силы и ответственности за его содержание. Одним из основных способов удостоверения документа является его подписание, т.е. заполнение реквизита «подпись».

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо - руководитель учреждения или его заместитель. От имени учреждения некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений или ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основе единоначалия, имеют одну подпись.

В состав реквизита «подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка, например:

Заместитель директора (личная подпись) В.П.Назаров

Расшифровку подписи в скобки не заключают, инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, между инициалами и фамилией не делают.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей с расшифровкой подписей разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами.

При оформлении документа не на бланке реквизиты «наименование министерства или ведомства», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» должны быть включены в наименование должности в реквизите «подпись», например:

Профессор кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство» Тюменского государственного нефтегазового университета Министерства общего и профессионального образования РФ (подпись) В.П.Назаров

При подписании документов членами комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:

Председатель комиссии (подпись) В.П.Иванов Члены комиссии (подпись) А.Б.Петров (подпись) В.Г.Сидоров

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке, подписи председателя и членов комиссии разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами. После слов «члены комиссии» двоеточие не ставится.

13. Согласование документов имеет целью повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.

Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование документа - это его визирование. Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наименования должности лица (или организации), с которым документ согласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела новой техники (подпись) С.М.Субботин 06.10.98

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 06. 10.98 №5

Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.

14. Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. При необходимости указывают наименование должности визирующего и расшифровывают его подпись, т.е. указывают инициалы и фамилию.

Замечания и дополнения к проекту документа обычно излагают на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом:

Старший инженер по технике безопасности (подпись) А.В.Ковалев 26.09.98 Значения прилагаются

Если замечания невелики по объему (одна...две строки), их предпочтительней излагать перед визой, например:

Пункт 8 считаю нужным опустить, так как он противоречит уставу товарищества. Юрисконсультант (подпись) И.И.Карамышева

При согласовании внутренних документов визы проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита «подпись». Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Обычно на предприятиях разрабатывается перечень важнейших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них. При наличии такого перечня, а особенно в его отсутствие, необходимо обратить внимание на визирование документов юридической службой. Юридическая служба визирует не только нормативные акты, но и другие документы, определяющие отношения, в которых находятся предприятия, учреждения, организации и граждане (трудовые соглашения, договоры, положения, некоторые письма и т.п.).

15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые. Гербовую печать имеют предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности. Она ставится на документах, удостоверяющих факты, вызывающие рас ходы денежных средств и материальных ценностей, а также подтверждающих права лиц (доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах).

Если документ (или его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

16. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и содержит надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения,

например:

ВЕРНО. Секретарь (личная подпись) А.В.Иванова 17.04.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле (так называемые отпуски документов), можно не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

Копия документа может быть заверена печатью.

17. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона» облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу через два...четыре интервала после реквизита «подпись»,

например:

Сидоров 155-03-86

Инициалы исполнителя не указывают.

18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

- краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (при его наличии);

- надпись «В дело» и индекс дела, в которое должен быть подшит документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя, дату направления документа в дело,

например:

В дело № 4/5. Двигатель принят в ремонт на основании приемосдаточного акта № 67 от 24.04.98. А.Ковалев. 25.04.98
Вдело № 12/2. Цилиндропоршневая группа заменена на новую, двигатель выдан заказчику. А.Ковалев. 24.03.98

Отметка об исполнении документа помещается на два...три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

19. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.

20. Отметка о поступлении содержит сокращенное наименование организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс.

1.4 Особенности оформления отдельных видов документов

1. Акт - официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.п.).

В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт.

Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утверждения.

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения документов...»; «О передаче дел бывшим директором...»; «Об инвентаризации материальных ценностей...».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются основания для составления акта и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя учреждения или подразделения, на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «Основание».

После слова «Составлен» указываются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то после слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Первой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении, без указания должности.

Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту Небольшие по объему замечания можно привести ниже подписей лиц, составивших акт.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется исполнителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

Образец акта выглядит следующим образом:

ТОО «Промсервис» УТВЕРЖДАЮ Директор завода (подпись) П.А.Дьяченко 26.09.98 АКТ 26.09.98 №4 г. Калининград О передаче дел инспектором по кадрам Основание: приказ директора завода от 16.09.98 № 40 Составлен комиссией в составе: Председатель - заместитель директора завода С.К.Дмитриев Члены комиссии: бывший инспектор по кадрам В.А.Иванов, вновь назначенный инспектор по кадрам Д.В.Петров Присутствовали: начальник отдела организации труда В.НТарачев делопроизводитель В.П.Назаров В.А.Иванов едал, а Д.В.Петров принял дела по должности инспектора по кадрам. При сдаче-приеме дел установлено: 1. Все личные дела и картотека работников завода - общая и военнообязанных - находятся в порядке. 2. Дела по 1992 г. включительно переданы в архив завода. Приняты: 116 личных дел работающих сотрудников завода (список прилагается); 2 картотеки; опись дел отдела кадров за 1968... 1992 г., переданных в архив завода; Треугольная печать с оттиском «ПАРЗ. Отдел кадров». Приложение: Список личных дел работающих сотрудников завода на 14 листах в 2 экз. Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. - инспектору по кадрам завода; 2-й экз. - в дело. Председатель комиссии (подпись) С.К.Дмитриев Члены комиссии: (подпись) В.А.Иванов (подпись) Д.В.Петров

2. Докладная записка информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д.

Докладная записка готовится как по инициативе ее автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Она может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, например: «О необходимости финансирования издания учебного пособия...».

Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен, например: «О ходе подготовки к научно-технической конференции...».

Отчетная докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов и т.д., например: «О ходе выполнения предложений комиссии, изложенных в акте от 10.02.98 № 2 «О финансово-хозяйственной деятельности Ноябрьского филиала ТюмГНГУ».

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки - адресуемые руководителю учреждения или подразделения, и внешние - адресуемые руководителю вышестоящего органа Докладные записки, направляемые руководителю учреждения или за его пределы, должны регистрироваться. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель учреждения, внутреннюю - ее составитель.

Дата или период времени, к которому относятся сообщаемые в записке сведения, могут включаться в текст заголовка или быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.98.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

3. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе работника.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы учреждения, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием следующих реквизитов: адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, текста, даты, подписи.

Если записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Образец заявления выглядит следующим образом:

Ректору Тюменского нефтегазового университета, профессору Карнаухову Н.Н. от доцента кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство» Назарова Владимира Павловича ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу освободить меня от должности заместителя проректора в связи с необходимостью завершения работы над докторской диссертацией. (подпись) 13.11.98

5. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, целесообразно составить несколько писем. ото упрощает операции по технической обработке писем и ускоряет их исполнение. При работе с письмами, содержащими несколько вопросов, возникают затруднения при определении дела, в котором Документ должен храниться, не ясно, кому направить его в первую очередь затрудняется контроль исполнения и т.д.

Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой указывают факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Если письмо состоит из одной фразы, она должна строиться примерно следующим образом: «В связи с продлением отопительного сезона, вызванного исключительными погодными условиями текущего года, просим завершить отгрузку топлива к 15 марта».

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов: кода по ОКПО, наименования структурного подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя.

Письма могут быть классифицированы следующим образом (см. рис. 2).

Рис. 2. Классификация писем

Письмо-извещение используется для сообщения или утверждения какого-либо факта и обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание обычно содержит напоминание об истечении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Состоит оно из одной фразы, «Напоминаем, что срок сдачи рукописи в издательство

Письмо-подтверждение используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов или ценностей подтверждения фактов и т.д., например: «Подтверждая получение рекламации, сообщаем, что для оказания помощи в наладке оборудования направляется группа специалистов».

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма составляются в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводительные письма следует начинать словами «направляем», «посылаем», «возвращаем», «представляем» и т.п.

В сопроводительном письме должны быть указаны (перечислены) заголовки, индексы и даты направляемых документов, например:

Направляем отчет по НИР 10/12-98, протокол испытаний установки и заключение экспертной комиссии. Последнее просим возвратить к 15.01.99. Приложение: Отчет на 120 листах в 1 экз.; протокол на 11 листах в 1 экз.; заключение на 3 листах в 2 экз.

При составлении писем целесообразно:

- учитывать взаимоотношения с учреждением, в которое направляется письмо (подведомственное, вышестоящее и др.);

- начинать изложение с существа вопроса;

- не начинать текст с наименования своего учреждения, так как оно указано на бланке, а также со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма.

6. Приказ издается руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Приказы обычно издают по вопросам создания, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности учреждения или структурного подразделения; утверждения или изменения положений, инструкций, правил, планов; назначения перемещения или увольнения работников и т.д.

Готовит проект приказа руководитель подразделения или должностное лицо, к работе которого приказ имеет отношение в наибольшей степени или работа которого связана с его исполнением. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности учреждения) и по личному составу.

Приказы по общим вопросам издаются во исполнение директивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководителя, издающего приказ, либо подчиненных структурных подразделений. В последнем случае обоснование необходимости издания приказа содержится в докладной записке.

В приказах, основанием к изданию которых являются распорядительные документы вышестоящей организации, директивные указания этой организации доводятся до сведения подведомственных учреждений или структурных подразделений, определяются их исполнители, методы и сроки исполнения.

Приказами по личному составу оформляются назначения, перемещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. Приказ издается на основании докладных записок, заявлений и т.д.

Раздельное формирование и индексация (нумерация) приказов по общим вопросам и по личному составу облегчает справочную работу, так как первые хранятся в делах учреждений постоянно, а вторые - 40 лет. Индексация начинается с начала каждого календарного года.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания приказа; во второй перечисляются предписываемые действия. Если приказ издается на основании письменных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, директивного письма и др.), то в констатирующей части приказа указывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.

Если в констатирующей части приказа необходимо подчеркнуть роль конкретного лица, используют активную форму: «Механик цеха №3 Иванов А.Б. не обеспечил своевременный ремонт...»; «Благодаря умелым и решительным действиям дежурного электрика Попова В.Р. был предотвращен выход из строя...».

Если же факт, о котором идет речь в приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему придается обобщающее значение, используют пассивную форму: «Ослаблен контроль за расходованием средств...»; «Выявлены нарушения в выполнении правил...».

Констатирующую часть приказа можно опустить, если его распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с отдельной строки прописными буквами и отделяется от последующего текста тремя межстрочными интервалами. Текст при необходимости делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Действия однородного характера следует объединять в одном пункте, например: «Начальнику цеха №4 Иванову А.П., начальнику отдела сбыта Петрову В.А. и заведующему лабораторией надежности Сидорову В.И. обеспечить отгрузку восстановленных деталей автокомбинату №8 до 16.11.98».

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, отгрузить, зачислить и т.д.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, указываемое в дательном падеже.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок исполнения либо устанавливать конкретные сроки исполнения для каждого действия. В последнем случае распорядительную часть приказа допускается излагать в табличной форме с указанием в именительном падеже наименования учреждения, структурного подразделения или должности и фамилии исполнителя. Примером является табл.1.