Классификация информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

в г. НАРО-ФОМИНСКЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Ларина Анна Александровна

Курсовая работа по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

Тема: Классификация информации

Наро-Фоминск 2013



Cодержание

Введение

Глава 1. Классификация информации: понятие, принципы, критерии

1.1 Основные системы классификации информации

1.2 Признаки, лежащие в основе классификации информации

Глава 2. Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

2.1 Международные

2.2 Общероссийские

Заключение

Список использованных источников



Введение

В настоящее время, чтобы успешно конкурировать на рынке товаров и услуг, их производители должны оперативно реагировать на быстро меняющиеся запросы потенциальных потребителей, обеспечивая высокое качество конечного продукта при минимальных издержках на его производство.

Для реализации этих задач компаниям-производителям приходится своевременно внедрять информационные системы, гарантирующие их поддержку. От того, насколько эффективно организовано взаимодействие специалистов управления (заказчиков, а в последующем пользователей информационных систем) и специалистов информационной сферы (разработчиков информационных систем), во многом зависят и сроки, и затраты, и качество создаваемых информационных систем.

Одним из элементов, играющих важную роль при разработке современных информационных систем, является организация кодирования информации. При этом особая роль отводится методам классификации информации. Это объясняется тем, что многообразие форм и значений, которые могут приобретать различные экономические показатели, обусловливает необходимость применения определенных принципов систематизации этой информации в целях обеспечения удобства ее хранения, поиска, обработки и использования в процессе подготовки управленческих решений.

Главная цель настоящей работы - рассмотрение классификации информации как неотъемлемой части информационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.



Глава 1. Классификация информации: понятие, принципы, критерии

1.1 Основные системы классификации информации

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», под информацией понимаются «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Вся информация объединяется в информационные системы - «организационно упорядоченные совокупности документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Что же такое «классификация»? Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между объектами с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойства. С этой точки зрения, классификация является важнейшим средством создания системы хранения и поиска информации. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она может играть как инструмент научного познания, прогнозирования и управления.

Основание классификации - это признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества. Процесс классифицирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

Необходимость классификации связана с выявлением общих свойств информационного объекта, разработкой правил и процедур обработки информации, сокращением объема и времени поиска необходимой информации, упрощением обработки информации. Система классификации - совокупность правил распределения объектов множества на подмножества на основании классификационных признаков и зависимости внутри признаков.

К системам классификации объектов предъявляется ряд требований: полнота охвата объектов рассматриваемой области, однозначность реквизитов, возможность включения новых объектов.

Каждая система классификации имеет такие основные характеристики, как гибкость, ёмкость, глубина и заполненность.

Характеристика	Свойства
1. Гибкость	Возможность включения в систему классификации новых классификационных признаков и объектов без нарушения её целостности.
2. Ёмкость	Количество (максимально возможное) классификационных группировок в системе классификации
3. Глубина	Количество допускаемых уровней (ступеней), соответствующих числу признаков классификации
4. Заполненность	Отношение фактического количества классификационных группировок к ёмкости системы

Известны и наиболее применяемы иерархическая, фасетная и дескрипторная системы классификации объектов.

При иерархической системе классификации множество объектов делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), образующие I уровень. Каждый класс I уровня в соответствии со своими классификационными признаком делится на подклассы (II уровень). Каждый подкласс II уровня делится на группы (III уровень) и т.д.

При использовании иерархической системы классификации необходимо соблюдать следующие ограничения:

получающиеся на каждом уровне классификационные группировки должны составлять исходное множество объектов;

классификационные группировки на каждой ступени не должны пересекаться;

классификация на каждой ступени должна проводиться только по одному признаку.

Достоинствами иерархической системы классификации являются простота и логичность построения, возможность использования неограниченного количества классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации: жёсткая структура, осложняющая внесение изменений; невозможность группировки объектов по заранее не предусмотренным признакам.

Для кодирования показателей преимущественно оценочного типа, имеющих относительно не сложную структуру записи, может быть применена фасетная классификация.

Фасетная система классификации позволяет разделить множество объектов одновременно по нескольким независимым друг от друга признакам. Признак классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок, называется фасетом.

Фасет представляет собой совокупность однородных значений классификационного признака. Внутри фасета значения могут располагаться в произвольном порядке или быть упорядоченными, поэтому внесение изменений в фасеты не представляет каких-либо трудностей. Классификация заключается в присвоении значений из фасетов. Главное требование при заполнении фасета - исключение возможности повторения одних и тех же значений классификационных признаков в различных фасетах.

Достоинствами фасетной системы классификации являются высокая степень гибкости, использование большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок, простота модификации систем без изменения структуры группировок. К недостаткам фасетной системы классификации можно отнести сложность структуры построения и низкую степень заполненности системы.

Примером другой системы классификации, широко используемой при организации поиска информации, является дескрипторная классификация. Язык дескрипторной системы приближен к естественному профессиональному языку описания информационных объектов, что является его достоинством. При этой классификации выделяется совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих тот или иной объект предметной области. Среди ключевых слов, являющихся синонимами, выбирается одно, называемое дескриптором (дескриптор - единственный член синонимического ряда ключевых слов). С помощью дескрипторов создается внутренний поисковый образ конкретных информационных запросов.

Для автоматизации поиска информации между дескрипторами устанавливаются ассоциативные связи, несущие различную смысловую и синтаксическую нагрузку. На основе выявленных связей между словами, составляющими язык данной предметной области, строятся так называемые семантические карты, отражающие все многообразие ассоциативных взаимосвязей между дескрипторами. С их помощью могут быть реализованы переходы от одного дескриптора к другому, связанному с ним по смыслу.

Достоинства дескрипторной системы могут быть использованы при решении актуальной проблемы разработки информационных систем непосредственно по запросам специалистами управления без привлечения профессиональных программистов.

информация классификация категория

1.2 Признаки, лежащие в основе классификации информации

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам.

В основу классификации информации, действующей в организации , положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

Основные классификационные критерии:

1. Место возникновения. По месту возникновения информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю. Входная информация - это информация, поступающая в фирму или её подразделения. Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию. Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, её вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или её подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя. Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.

2. Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной. Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результативной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

3. Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

4. Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству (например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья). Постоянная информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков (например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.д.),

постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы (например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определённого вида, размер минимальной оплаты труда и т.д.),

постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели (например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации).

5. Функции управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учётную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идёт ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Её обновление происходит достаточно редко.

Учётная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определённый прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и т.д. На практике в качестве учётной информации может выступать информация бухгалтерского учёта, статистическая информация и информация оперативного учёта.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьёзные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени её достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится её обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.



Глава 2. Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

2.1 Международные классификаторы информации

Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, который представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

Выделяют уровни классификаторов:

международные;

межгосударственные (внутри СНГ)

общероссийские;

отраслевые

локальные

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. СМЭС представляет собой множество стандартных решений по классификационным группировкам и кодированию специальной и экономической информации и формированию источников этой информации. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных наций (ООН) и ее специализированных образований, в том числе:

Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

Классификация основных продуктов (КОП);

Международная стандартная торговая классификация (МСТК);

Классификация по широким экономическим категориям (КШЭК);

Классификация функций органов управления (КФОУ);

Классификация функций правительства;

Классификации продовольственных и сельскохозяйственных организаций (РАО);

Классификации международной организации труда (МОТ);

Классификации ООН по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО);

Международная стандартная классификация образования (МСКО).

К классификациям Европейского сообщества и других международных региональных организаций относят:

Классификацию Европейского сообщества (ЕС);

Общую отраслевую классификацию экономической деятельности в рамках ЕС (КДЕС) и другие.

Существуют следующие системы взаимодействия классификаторов экономической информации:

система равноправных классификаторов характеризуется тем, что на каждом уровне управления для целей обработки информации используется свой локальный классификатор, а для получения или передачи информации из внешней среды используется соответствующий транслятор. Недостаток данной системы заключается в том, что та система, которая имеет на входе наибольшее количество потоков информации от различных организаций, должна иметь наибольшее количество трансляторов;

система приоритетных классификаторов применяется для предприятий одной отрасли. При этой системе на каждом предприятии этой отрасли и на каждом уровне управления имеются локальные классификаторы. Обмен информацией осуществляется в терминах классификатора вышестоящего уровня. Эта система дает уменьшение количества трансляторов независимо от числа входных и выходных потоков. Однако трудности возникают при передаче потоков информации между предприятиями, относящимися к разным отраслям;

система классификаторов-посредников применяется при межотраслевом управлении. На каждом объекте любого уровня управления обработка ведется в терминах своего локального классификатора, а обмен - в терминах одного классификатора-посредника. Преимущества такой системы заключаются в необходимости создания только одного транслятора для каждого предприятия и в обеспечении возможности централизованного ведения классификатора-посредника, что дает минимальное количество ошибок при кодировании информации.

система единого классификатора предназначена для обработки информации на всех предприятиях, входящих в состав экономической макросистемы, но реально ее нельзя осуществить из-за необходимости кодирования всей информации, существующей в стране.

2.2 Общероссийские классификаторы

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

Общероссийский классификатор (ОК) - это классификатор, принятый Госстандартом РФ и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с министерствами и ведомствами.

ОК разрабатывается в тех случаях, когда они:

1. обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;

2. эти классификаторы обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;

3. они информационно связаны с действующими ОК;

Классификаторы, действующие на территории Российской Федерации, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общероссийские классификаторы были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной программой перехода Российской Федерации на Международную систему учёта и статистики. К ним относятся: 1. общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК). Разработан Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству" (ФГУП "ВНИИКИ") Госстандарта России. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) входит в состав национальной системы стандартизации Российской Федерации. ОКОК предназначен для:

- обеспечения совместимости государственных информационных систем и ресурсов, создаваемых на федеральном и региональном уровнях управления в Российской Федерации;

- контроля за составом общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (далее - общероссийские классификаторы) и исключения дублирования различных общероссийских классификаторов и фасетов в них;

- отражения информации об использовании международных (региональных, межгосударственных) классификаций и стандартов в общероссийских классификаторах.

Объектом классификации в ОКОК является информация об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации и фасетах, включенных в общероссийские классификаторы.

2.Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД). Разработан Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Центром по экономическим классификациям. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико - экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации. Предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них.

ОКВЭД используется при решении задач, связанных с:

-классификацией и кодированием видов экономической деятельности, заявляемых хозяйствующими субъектами при регистрации;

-определением основного и других фактически осуществляемых видов экономической деятельности хозяйствующих субъектов;

-разработкой нормативных правовых актов, касающихся государственного регулирования отдельных видов экономической деятельности;

-осуществлением государственного статистического наблюдения по видам деятельности за развитием экономических процессов;

-подготовкой статистической информации для сопоставлений на международном уровне;

-кодированием информации о видах экономической деятельности в информационных системах и ресурсах, едином государственном регистре предприятий и организаций, других информационных регистрах;

Объектами классификации в ОКВЭД являются виды экономической деятельности. ОКВЭД включает перечень классификационных группировок видов экономической деятельности и их описания.

3.Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК).

ОКИН предназначен для использования при сборе, обработке и анализе демографической, социальной и экономической информации о населении, решения задач учета, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, министерствами и ведомствами. ОКИН состоит из фасетов, которые можно использовать независимо друг от друга при решении различных задач. При разработке ОКИН использован Общесоюзный классификатор технико-экономических и социальных показателей.

4.Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). Классификатор разработан для решения следующих задач:

-развития и совершенствования стандартизации в сфере услуг населению;

-осуществления сертификации услуг с целью обеспечения безопасности жизни, здоровья потребителей и охраны окружающей среды, предотвращения причинения вреда имуществу потребителей;

-учета и прогнозирования объемов реализации услуг населению;

-изучения спроса населения на услуги;

-актуализации видов услуг с учетом новых социально-экономических условий в Российской Федерации.

Объектами классификации являются услуги населению, оказываемые предприятиями и организациями различных организационно-правовых форм собственности, использующими различные формы и методы обслуживания.

Для классификатора услуг населению принята иерархическая классификация с делением всего классификационного множества объектов на группы. Затем каждую группу делят на подгруппы, которые в свою очередь делят на виды деятельности по целевому функциональному назначению. В ОКУН используют последовательную систему кодирования.

5.Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

6.Общероссийский классификатор валюты (ОКВ);

7.Общероссийский классификатор продукции (ОКП).



Заключение

Рассмотренные в работе системы классификации хорошо приспособлены для организации поиска с целью последующей логической и арифметической обработки информации. Благодаря применению систем классификации обеспечивается унификация восприятия информации и процессов ее обработки в системах экономического управления, стандартизация обрабатываемой информации, что приводит к сокращению затрат на создание и эксплуатацию информационных систем, повышению их эффективности.

Классификация информации необходима для комплексного и системного подхода ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам.

Без классификации информации невозможно проведения автоматизации управления, что выходит на первое место в современных условиях. При отсутствии должной классификации информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда.

Итак, классификация информации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.



Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, ст. 3301.

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации», от 27.07.2006

3. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" от 1 ноября 1999 г. «КонсультантПлюс»

4. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения [электронный ресурс]: «КонсультантПлюс».

5. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)[электронный ресурс]: от 25 декабря 2002 г. «КонсультантПлюс».

6. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) [электронный ресурс]: 31 июля 1995 г. «КонсультантПлюс».

7. Информационные системы в экономике: Учебное пособие под ред. проф. Д.В. Чистова. - М.:ИНФРА - М, 2009. - 234 с.

Размещено на Allbest.ru