Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота



Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения MS SharePoint. Описание документооборота выбранной компании

1.1 Общие понятия документооборота компании

1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint

1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота

1.4 Описание документооборота выбранной компании

1.5 Общие характеристики решения MS SharePoint

Глава 2. Результат внедрения MS Sharepoint

2.1 Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот

2.2 Результат внедрения MS Sharepoint. Внешний документооборот

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает свой бизнес или занимается частной практикой, в любом случае он становится частью глобального экономического пространства, внутри которого происходит обмен товарами, услугами, информацией и знаниями. Сначала этот обмен происходил на словах, следовал за рукопожатием или обещанием, но с течением времени и ростом законодательной составляющей, бюрократии, да или просто количеством сделок или действий, документов стало все больше и больше. Да, в эпоху информационных технологий под словом документы редко понимается кипа бумаг на столе или в шкафу, информация все чаще хранится в электронном виде.

Однако даже хранение, обработка и получение нужных электронных документов занимает немалое количество времени, а соответственно и средств. Данная проблема особенно актуальна в крупных компаниях или в пусть даже небольших организациях, но с активным документооборотом.

В условиях современной конкуренции, которая преобладает на рынках развивающихся и развитых стран (куда также входит Российская Федерация), добавленная стоимость продаваемых товаров и услуг далеко не в разы превышает себестоимость, а в условиях экономического кризиса и в совокупности с возросшей стоимостью импортных составляющих и подавно. Как следствие, компании стараются оптимизировать свои производственные процессы и сокращать издержки.

Данная работа посвящена анализу и применению решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота организации, на примере консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг".

Целью данной работы является изучение типов документов и системы для оптимизации документооборота MS SharePoint, описание и анализ документооборота выбранной компании. На основании изученных данных, показать и проанализировать измененный документооборот компании после внедрения Microsoft SharePoint.

В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:

· Исследовать документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг"

· Описать Microsoft SharePoint в качестве решения для оптимизации документооборота

· Описать и проанализировать процесс документооборота после внедрения Microsoft SharePoint

· Описать и проанализировать процесс документооборота после создания внешнего облачного портала, базированного на SQL Server решения Microsoft SharePoint внедрение sharepoint производственный документ

· Оценить эффективность документооборота после внедрения Microsoft SharePoint в совокупности с взаимодействием с облачным порталом

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

В первой главе описывается теоретико-методологическая база для внедрения MS SharePoint: раскрываются общие аспекты документооборота компании, ее функциональные особенности и актуальность выбранной темы в разрезе компании.

Глава первая также содержит детальную основу для проведения анализа документооборота - перечень используемых документов в компании Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг, с указанием субъектов документооборота, периодичности и жизненного цикла документов.

Во второй главе приводится описание конкретных проектных решений на базе MS SharePoint , направленных на улучшение системы документооборота организации.

В первой части второй главы описываются разработанные веб-формы внутреннего портала на базе MS SharePoint, проводится анализ и сравнение данных форм с предшествующим внутренним документооборотом организации.

Во второй части второй главы описано использование MS SharePoint для создания внешнего облачного портала, находящегося на удаленном сервере. Также в главе представлены разработанные формы перпективного портала и их влияние на эффективность внешнего документооборота компании.

Конечной целью данной работы является проектирование и разработка внутреннего и облачного функционала MS SharePoint и оценка его влияния на эффективность документооборота компании.



Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения MS SharePoint. Описание документооборота выбранной компании

1.1 Общие понятия документооборота компании

Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов в организации с момента создания документов или получения до завершения исполнения или доставки.

Организация документооборота предприятия и управления документами - это комплексная сфера внутреннего управления, затрагивающая все подразделения организации. В настоящее время существует большое количество систем информационного программного обеспечения для управления документами, что значительно упрощает все операции в рабочем процессе. Можно назвать несколько ведущих внутренних систем автоматизации документооборота на российском рынке в виде клиент-серверных систем корпоративного документооборота организационно-распорядительной документации. Такие системы обеспечивают автоматизированный документооборот, электронную обработку документов и обеспечивают эффективные механизмы для документооборота предприятия и управления документами.

Поток корпоративного документооборота разделяется на три группы:

· Документы, получаемые от других организаций (входящие)

· Документы, направляемые в другие организации (исходящие)

· Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

Обработка входящих документов

Есть несколько стадий обработки входящих документов:

· первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение;

· оформление документов;

· изучение руководства к документам;

· передача документов исполнителям;

· доставка документов;

· создание дел и хранения документов.

Варианты, как организация может получить документы, различны. Документы могут быть получены от перевозчика или посетителей, принятых по факсу, по электронной почте или с помощью традиционных почтовых отправлений и курьерской доставки.

Поток документов - совокупность документов одного и того же типа или назначения с одним маршрутом.

Поток документов характеризуется следующими основными параметрами:

· содержанием или функциональной принадлежностью;

· составом;

· режимом;

· направлением;

· плотностью.

Содержание информационного потока характеризуется составом документов, включенных в него, и информацией, изложенной в этих документах.

1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint

Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг - компания с российскими корнями, которая начала операции в СНГ в 1999 году. Компания предлагает своим клиентам аутсорсинговые и консалтинговые решения по следующим направлениям:

· Финансы и бухучет

· Аудит

· Юриспруденция и налогообложение

· Информационные технологии

Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг состоит в Международном Альянсе International Accounting and Audit Network (I2AN) и предоставляет свою помощь клиентам из Европы, Азии, Латинской Америки и Соединенных Штатов. Целевыми клиентами компании являются филиалы/представительства и дочерние общества иностранных организаций, а также представители прогрессивного "белого" российского бизнеса, то есть те компании, которые заинтересованы в качественных, не заниженных по стоимости, услугах. Большинство клиентов обращается за комплексным аутсорсингом, то есть полностью передают функции "бэк-офиса".

По количеству/размеру клиентов и объему предоставляемых услуг компания находится во втором эшелоне. В первом эшелоне располагаются такие компании, как PwC, Ernst & Young, Deloitte и KPMG. В своем эшелоне компания имеет лучшую операционную маржинальность (операционная прибыль, деленная на выручку от основной деятельности), а также второй по величине уровень удовлетворенности клиентов предоставленными услугами в области аутсорсинга и составляет 87% довольных и 13% нейтральных, соответственно.

Последние несколько лет приоритетными направлениями развития Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг являются наращивание количества клиентов в финансовом аутсорсинге и распространение решений по автоматизации бизнес-процессов и IT инфраструктуры.



1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота

Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри самой организации, но и с документами ее клиентов.

Зачастую консультирование производится сразу по нескольким направлениям с привлечением разных специалистов. Обмен информацией между специалистами, а также поиск предыдущих консультаций и/или особенной внутренней литературы занимает достаточное количество времени.

Например, это может быть запрос на проверку и корректировку внешнеторгового договора поставки. Первоначально данный договор предоставляется клиентом, затем документ отправляется на проверку специалистам по направлениям: финансы, юриспруденция и налогообложение. После анализа договора и составления соответствующих комментариев, каждый из специалистов присылает свои замечания четвертому работнику, который будет финализировать и составлять письменный ответ клиенту. Данный ответ пересылается представителю компании, который получил запрос клиента (партнер или бизнес-девелопер). Он, в свою очередь, отправляет ответ клиенту и подготавливает продажу по составлению нового договора (если замечания были значительные). Для определения цены продажи происходит согласование с партнером юридической практики. Далее происходит продажа и в случае ее успеха, задача по составлению договора переходит в юридический отдел.

После составления договора, он направляется на утверждение более старшему по должности специалисту, а затем на согласование со специалистами из области финансов и налогообложения для проверки со своей стороны. В случае комментариев договор отправляется на доработку, после этого указанные процедуры повторяются. После финального утверждения договора, он направляется представителю компании, который получил запрос клиента, и тот уже представляет клиенту результат работы.

Итак, один несложный консалтинговый запрос от клиента требует вовлеченности по меньшей мере пяти специалистов, которые тратят половину времени на обмен информацией.

А теперь представим, что происходит при обмене большим количеством документов и/или запросов, которые поступают от клиента в случае предоставления ему услуг аутсорсинга (выполнение части операционных функций "бэк-офиса" клиента в сторонней организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг).

Для того, чтобы оценить эффективность внедрения системы по оптимизации документооборота, давайте рассмотрим весь документооборот компании, занимающейся практикой финансового, юридического и ИТ аутсорсинга на примере Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг.

Для более точной спецификации процедур ниже приведены специализированные термины и обозначения, встречающиеся в работе.

Проект - он же компания клиента, может включать в себя несколько юридических лиц.

Аутсорсинг - передача не ключевых процессов и функций от клиента.

"Сет-ап" - услуга по приему дел и начало работы с клиентом (преимущественно при аутсорсинге).

"Бэк офис" - совокупность не ключевых функций организации.

"Пропоузал" - коммерческое предложение, выдвигаемое клиенту.

Руководитель практики - руководитель отдела одной из практик: финансового, юридического, ИТ, аудита.

Компания - Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг



1.4 Описание документооборота выбранной компании

Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и принцип их выполнения будут далее описаны для московского (он же основной) офиса.

На момент прохождения преддипломной практики решение MS SharePoint уже было внедрено. Информация по организации документооборота и типам документов была получена от старших по должности коллег. Некоторые документы были изменены или упразднены.

Описание документооборота поделено на две группы:

· Внутренние документы

· Внешние документы

Внутренние документы - документы, которые используются только внутри компании и не присылаются/предоставляются клиентам.

Внешние документы - документы, которые компания получила или предоставила клиенту.

Помимо описания документов, будет представлена информация о пользователях/участниках документооборота, жизненном цикле документа и периодичности: процедура может иметь разовый характер или обмен происходит с заданной периодичностью.

1 Внутренние документы

Документ потенциальных продаж

Документ предназначен для отображения, какие дополнительные услуги, в какой срок и по какой цене могут быть предложены каждому из клиентов (преимущественно клиентам, находящимся на аутсорсинге и имеющим открытый контракт с компанией). Кроме того, документ отражает, кто будет вести предпродажные консультации, продажу, а кто оказывать проданную услугу. После продажи и оказания услуги, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Участники документооборота:	Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик, включая партнеров
Периодичность заполнения:	Раз в месяц
Жизненный цикл:	По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется сначала всеми консультантами, работающими на этом проекте, затем сама услуга утверждается руководителем каждой из практик аутсорсинга, а затем цена подтверждается у партнера

Документ задач по проектам

Документ предназначен для отображения, какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по каждому из проектов. Данные задачи могут быть обозначены при начале работы с клиентом (задачи по "сет-апу"), а впоследствии дополняются по мере поступления новых запросов или самостоятельной продажи дополнительных услуг. Документ отражает, для какой практики стоит задача и срок ее выполнения. После выполнения задачи, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Участники документооборота:	Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик
Периодичность заполнения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами, в случае изменения условий задачи вносятся правки. По мере готовности задач консультанты ставят соответствующие обозначения. Данный документ проверяется руководителем практики на еженедельных планированиях.

Календари проектов

Документ предназначен для отображения периодичных работ по данному проекту с указанием в какое время задача должна быть выполнена, в какое время проверена (если нуждается в проверке) и когда ответ по задаче должен быть направлен клиенту.



Участники документооборота:	Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля
Периодичность заполнения:	При "сет-апе" клиента и в случае изменения его бизнес-процессов
Жизненный цикл:	По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами. Контроль за исполнением и реальностью данного документа лежит на сотрудниках внутреннего контроля. Они периодически проверяют данный документ во избежание просрочек и упущений.

Список клиентов на аутсорсинге

Документ включает в себя весь список проектов на аутсорсинге с указанием практик, обслуживающих клиента, а также особенностей компании и ее характеристик. Данный документ используется для тематических рассылок, для сверки подачи документов в государственные органы, например, уведомления в ФМС, подача налоговой отчетности, проверки проведения обязательных собраний участников обществ по итогам финансового года и т.д.

Участники документооборота:	Консультанты финансового, юридического аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля, сотрудники PR отдела
Периодичность заполнения:	При появлении нового клиента
Жизненный цикл:	Данный документ заполняется консультантам и проверяется внутренними контролерами. Впоследствии данный документ используется консультантами, сотрудниками внутреннего контроля и PR отдела для сверки списка компаний.

Заявление на отпуск

Документ представляет собой заявление на отпуск от сотрудника на имя генерального директора.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	Практически ежедневно
Жизненный цикл:	Сотрудник пишет заявление и отдает/высылает директору. После подписания документа директором, заявление отправляется в бухгалтерию и хранится там.

Прочие кадровые документы

Могут быть как приказы, так и дополнительные соглашения к договору или прочие кадровые документы.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	Еженедельно
Жизненный цикл:	Бухгалтерия создает кадровые документы и присылает/приносит сотрудникам под роспись. После подписания, документы отправляются в бухгалтерию, и хранятся там.

Расчетные листки и таблицы с остатками отпуска

Это бухгалтерские отчеты, высылаемые отдельно каждому сотруднику, которые отражают, как была рассчитана заработная плата за каждый месяц, а также сколько осталось дней неиспользованного отпуска.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	Еженедельно
Жизненный цикл:	Бухгалтеры формируют данные отчеты и высылают сотрудникам на почту, сотрудники смотрят данные отчеты и в случае несогласия задают вопросы.

Документы для обучения

Это документы, которые лежат на сетевом диске и являются примерами составленных ранее консультаций, которые используются в качестве шаблонов или обучающие файлы, которые отражают, как следует выполнять различные задачи.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	Еженедельно
Жизненный цикл:	Данные документы выкладываются руководителями практик или партнерами по итогам удачно составленной консультации или описания оптимального выполнения различных задач. Впоследствии консультанты ищут и просматривают данные документы для использования в работе.

Список разовых продаж

Документ предназначен для отражения, какие клиенты пришли в компанию на разовые консультации, а также тема консультации и срок ее выполнения. Впоследствии с данными клиентами назначается дополнительная встреча и выдвигается коммерческое предложение.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры
Периодичность заполнения:	По мере поступления запросов на консультации
Жизненный цикл:	Руководители практик или партнеры вносят в документ консультацию и обозначают сроки ее выполнения, консультант выполняет задачу и отчитывается перед руководителем практики. После получения оплаты, партнеры назначают встречи с клиентами из списка и по итогам встречи заносят туда ее результаты.

Тайм репорт

Документ заполняется на основе работы проделанной в течение дня, для ее последующего анализа и включения в отчет для клиента.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик
Периодичность заполнения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	Сотрудники вносят все проделанные работы в документ, который впоследствии используется при составлении отчета (Сервис репорта) клиенту. Данный отчет заполняется руководителем практики и высылается клиенту. Данные в тайм репортах анализируются административным отделом для расчета рентабельности проектов и эффективности работы сотрудников.

Документ качества работы

Документ заполняется на основе отзывов от клиентов, а также включает в себя отзывы внутреннего контроля и наличие штрафов от государственных органов или контрагентов клиента, если таковые имеются.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, клиентская служба, внутренний контроль
Периодичность заполнения:	Ежеквартально
Жизненный цикл:	Клиентская служба и внутренний контроль получают данные для заполнения документа и поочередно вносят их. По итогу, документ оценивается руководителями практик и представляется консультанту для ознакомления. Консультант может обжаловать у руководителя некоторые из пунктов.

Список лично проведенных продаж и выявленных возможностей

Документ заполняется на основе продаж и выявленных возможностей для потенциальных продаж, которые консультант провел без помощи руководителя практики или партнеров. Он включает в себя список дополнительных услуг, вклад консультанта и информацию об оплате. Кроме того, в нем содержится информация о плане продаж, и насколько сотрудник его выполнил. На основании данных документов административная служба заполняет таблицу поощрений сотрудника.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба
Периодичность заполнения:	Ежеквартально
Жизненный цикл:	Консультант заполняет документ и отправляет руководителю практики на проверку. После исправленных замечаний и/или одобрения документа руководитель сообщает об этому административной службе, которая занимается заполнением таблицы поощрений сотрудников.

Таблица поощрений сотрудников

Документ содержит поощрения и штрафы сотрудника, а также причины их получения.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба
Периодичность заполнения:	Ежеквартально
Жизненный цикл:	Административная служба заполняет данный документ и представляет консультанту и руководителю практики для ознакомления. Консультант может обжаловать некоторые из пунктов.

Список ИТ задач

Документ содержит внутренние задачи для ИТ отдела, которые добавляют сотрудники.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	По мере поступления задач
Жизненный цикл:	Сотрудники добавляют в документ задачи, которые необходимо выполнить, а также срок и важность. По итогам выполнения ИТ отдел отчитывается в документе о результате.

Заявка на курьера

Документ содержит дату, место, срочность заказываемого курьера и проект, для которого это понадобилось.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	По мере поступления заявок
Жизненный цикл:	Сотрудники добавляют в документ заявки на курьера и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает курьера и проставляет статус поездки.

Заявка на канцелярские товары

Документ содержит тип, срочность, количество заказываемой продукции.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	По мере поступления заявок
Жизненный цикл:	Сотрудники добавляют в документ заявки на канцелярские товары и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает канцелярию и проставляет статус.

Документ доступа к проектам на сетевых дисках и в бухгалтерские базы (для сотрудников финансового аутсорсинга)

Документ представляет собой список сотрудников и их доступ к указанным выше данным.

Участники документооборота:	Все сотрудники
Периодичность заполнения:	По мере поступления заявок
Жизненный цикл:	Сотрудники добавляют в документ заявки на открытие доступа к тем или иным данным, а затем сотрудники внутренней ИТ поддержки связываются с руководителем практики и в случае одобрения проставляют доступ.

Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.

2 Внешние документы

Документ коммерческого предложения клиенту

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	По мере запроса на предложение
Жизненный цикл:	На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом.

Сервис-репорт

Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	Ежемесячно
Жизненный цикл:	На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована).

Договор с клиентом

Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.

Участники документооборота:	Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	По мере принятия предложений
Жизненный цикл:	После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание.

Отчеты клиенту

Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, руководители практик
Периодичность заполнения:	По запросу (обычно ежемесячно)
Жизненный цикл:	Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам.

Документы, закрывающие сделку с клиентом

Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.



Участники документооборота:	Бухгалтерия, клиентская служба, клиент
Периодичность заполнения:	Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям
Жизненный цикл:	На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту.

Документы, полученные от клиента

Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки - проведение их в учете.

Участники документооборота:	Консультанты финансового аутсорсинга, клиенты
Периодичность получения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	Консультант либо принимает присланные документы и выполняет задачу, а после хранит документы и сортирует, либо возвращает документы клиенту в связи с не-корректностью.

Документы, полученные от поставщика

Это могут быть счета, договоры, документы, закрывающие сделки.

Участники документооборота:	Административная служба, бухгалтерия, директор
Периодичность получения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	Административная служба получает документы от поставщиков, передает их бухгалтерии и, в случае необходимости, документы отправляются на исправление административной службе, которая возвращает их поставщику, либо они подписываются у директора.



1.5 Общие характеристики решения MS SharePoint

"SharePoint", или "Microsoft Products and Technologies SharePoint" - набор программных решений, который включает в себя следующие компоненты и возможности:

· набор веб-приложений для совместной работы;

· функциональные возможности для создания веб-порталов;

· модуль поиска в документах и ??информационных системах;

· средства функционального управления документооборотом и системы управления информационными ресурсами предприятия;

· возможность создания формы для ввода информации;

· функциональные возможности для бизнес-аналитики.

"SharePoint" может быть использован для создания сайтов, на которых пользователи могут работать вместе в режиме онлайн. Сайты, созданные на платформе "SharePoint" можно использовать в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также для облегчения выполнения взаимодействий веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов с помощью элементов управления, называемых веб-частями (SharePoint WebParts).

Рабочий процесс, как один из подходов SharePoint, может быть описан, как заранее определенный набор задач, выполнение которых приводит к результату. Задания хранятся в специальном списке рабочих процессов. Посредством выполнения рабочего процесса, например, содержимое поля и списка может быть добавлено, изменено, перемещено или удалено, и разные пользователи могут получить информацию об этом во время выполнения соответствующих процедур. Рабочие процессы могут вызывать события, которые произойдут в течение определенного периода времени и требуют взаимодействия с пользователем для выполнения конкретных задач.

Есть два различных типа рабочих процессов:

· настраиваемый рабочий процесс,

· рабочий код.

Настраиваемый рабочий процесс может быть создан опытными пользователями с помощью SharePoint Designer, и предлагает простые процедуры обработки. Обработка всегда выполняется последовательно. В связи с изменением подхода к конфигурации возможны изменения при запуске. Внутренняя составляющая настраиваемого рабочего процесса построена на структуре XML.

Кодовые рабочие процессы используются для сложных процедур обработки.

Работа с программным обеспечением на основе SharePoint позволяет предприятиям и организациям:

· обойти ряд актуальных проблем для оптимизации текущих бизнес-процессов и при реализации стандартных форм документов и процедур их обработки,

· упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях управления,

· создать пространство для интегрированного управления хранением документов компании.

Внедрение автоматизированного программного обеспечения рабочего процесса позволит сократить время, необходимое для создания и обработки документов, а также повысит производительность и общую эффективность компании.

Основные плюсы этого программного обеспечения заключаются в:

· высокой пропускной способности,

· масштабируемости,

· расширяемости за счет поэтапного внедрения программных модулей,

· совместимости с различными источниками информации и форматами данных (Word, Excel, Visio, CorelDraw, Video и т.д.),

· автоматизации полного цикла управления документами,

· удобной и понятной системой настройки бизнес-процессов,

· эргономичном интерфейсе и интеграции с продуктами Microsoft Office.



Глава 2. Результат внедрения MS Sharepoint

2.1 Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот

MS Sharepoint - набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных продуктах:

· Web SQL Server

· Web SharePoint Designer

· Sharepoint Services

Web SQL Server - база данных, в которой хранится вся информация, пользовательские настройки и документы.

Web SharePoint Designer - отвечает за интерфейс и формы. Именно благодаря этому средству доступно заполнение полей и отсылка к коду.

SharePoint Services - ядро данной системы. Оно соединяет web-формы и базу данных. SharePoint Services - средство формирования алгоритма процедур.

Ниже приведены формы и отчеты, которые разработаны на базе MS SharePoint и призваны облегчить документооборот организации.

На рисунке 2.0 представлена стартовая страница, пользователь подхватывается автоматически после захода в Windows.



Рисунок 2.0 Стартовая страница

На рисунке 2.1 представлена форма ввода информации о потенциаль-ной продаже. Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является возможность одновременного введения различных вариантов "opportunity", возможность уведомления руководителей практик и партнеров о заведенных "opportunity" и о смененном статусе.

Рисунок 2.1 Форма ввода информации о потенциальной продаже - "opportunity"

На рисунке 2.2 представлен аналог документа "Задачи по проектам". Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является наглядное отображение всех открытых задач. Кроме того, задачи могут заноситься одновременно, каждую задачу можно пошагово детализировать до необходимого уровня и отписать о мере ее готовности. Каждый пользователь, заходя под своим логином и паролем, видит лишь тот список задач, к которому он имеет отношение. Либо он их создал, либо отвечает за тот или иной проект.

Рисунок 2.2 Активные задачи

На рисунке 2.3 представлен аналог документа "Календари проектов". Документ отражает периодические работы и имеет преимущество над своим документарным аналогом благодаря оповещениям, не требующим следить за просрочками и упущениями.

Рисунок 2.3 Календарь

На рисунке 2.4 представлен аналог документа "список клиентов на аутсорсинге". Преимуществом веб-формы является автоматическое добавление клиента в данный список после заведения продажи. Не требуется ни заполнение, ни проверка.

Рисунок 2.4 Список проектов

Такие документы, как заявления на отпуск, кадровые документы, расчетные листки и таблицы с остатками отпусков могут автоматически выкладываться на портал в раздел Personal Documents. При этом будет сохранена конфиденциальность, поскольку есть возможность установить связь с базой бухгалтерии, откуда документы и будут попадать в профиль сотрудника. (рисунок 2.5)

Рисунок 2.5 Профиль сотрудника

На рисунке 2.6 представлен список папок с загруженными полезными документами. Основными преимуществами является удобный поиск, и в отличие от сетевого диска показан родитель данного файла, дата загрузки и существует возможность привязки файл к проекту.

Рисунок 2.6 Образование

На рисунке 2.7 представлен аналог "списку выявленных продаж и возможностей". Основными преимуществами является автоматический расчет стоимости бонуса при проставлении счета на оплату (рисунок 2.8), и после того как бонус подтвержден уполномоченным пользователем - поощрение попадает в форму качества работы.

Рисунок 2.7 Список бонусов с продаж

Рисунок 2.8 Форма формирования бонуса с продаж

На рисунке 2.9 представлен аналог документа "Заявка на курьера". Веб-форма требует проставления проекта и после сохранения подгружается в сервис-репорт клиенту.

Рисунок 2.9 Список заявок на курьера

На рисунке 2.10 представлен список документов, отсканированных в систему, требующих добавление атрибутов. В свойствах документу присваивается проект, дата документа и тип документа. На основании этих атрибутов документ распределяется в хранилище.

Рисунок 2.10 Библиотека отсканированных документов

При анализе эффективности внедрения системы оптимизации внутреннего документооборота выделены следующие основные преимущества:

· Одновременный доступ к документам/многопользовательский вход

· Интеграция различных форм между собой, позволяющая минимизировать затраты на заполнения документов

· Уведомление ответственных лиц при заходе в систему об изменениях в документах, которые им нужно проверить

· Распределение и хранение документов в разделах соответствующих проектам, типам и датам документов в Библиотеке отсканированных документов

Проведенные расчеты показали, что эффективность внедрения системы позволила сократить издержки на внутренний документооборот в 1,5 раза. Основными факторами сокращения издержек послужили средства полуавтоматического заполнения форм и ускоренного поиска документов за счет средств их систематизации.

2.2 Результат внедрения MS Sharepoint. Внешний документооборот

Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое количество документов приходит от клиентов.

Что касается платформы SharePoint, то она позволяет подключаться к удаленному серверу и запускает веб-формы. Другими словами, на основе SharePoint можно получить облачный портал, через который будет происходить документооборот с клиентом.

На данный момент такое решение в компании Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг еще находится в стадии разработке, однако, этот общий принцип имеет большие перспективы.

Клиент подключается к удаленному серверу через свою пару логин-пароль, как у сотрудников, только у него в доступе находится информация, относящаяся только к его компании.

Автором данной работы в составе команды разработчиков велась разработка и прорисовка форм системы. Было принято решение организовать сообщения между клиентом и компанией в форме клиент-банк.

Предусматриваются следующие основные разделы системы:

· Реквесты

· Загрузка документов

· Документы

· Взаиморасчеты

На рисунке 2.11 представлена форма реквеста - запроса от компании или от клиента к компании. Важно, что в случае запроса от клиента - реквест так же попадает в список задач по проектам, находящийся на внутреннем портале.

Данная форма реквеста будет содержать следующие атрибуты:

· Тип реквеста - для обеспечения эффективности фильтра

· Инициатор

· Держать в копии

· Тема письма

· Детали

· Срочность выполнения

В реквесте возможно вести переписку, комментировать, прикреплять файлы.

Основные преимущества в сравнении с почтовым клиентом:

· возможность контролировать статус вопроса,

· список активных реквестов будет включать только незавершенные

· возможность вести переписку в отдельных формах по каждым задачам

· удобный поиск и фильтр (рисунок 2.12)

· практически не ограниченный размер вложений по количеству и объему

· возможность отслеживать просрочку за счет уведомлений, приходящих в зависимости от атрибута "due date"

Рисунок 2.11 Форма реквест

Рисунок 2.12 Список активных реквестов

Еще одна разработанная форма - аналог электронной библиотеки на внутреннем портале - раздел "загрузка документов" представлена на рисунке 2.13. При этом библиотеки документов будут совмещены и предусматривается доступ к документам с любого компьютера. При этом при обработке документа и проставлении его типа и других атрибутов, будет возможность отклонить данный документ с комментарием о плохом качестве и/или некачественных данных, и впоследствии клиент сможет заменить данный документ.

Рисунок 2.13 Загрузка документов

Форма Документы, раздел Договоры представлена на рисунке 2.14.

Рисунок 2.14 Форма Документы, раздел Договоры

Поскольку не только Клиент присылает компании документы, но и компания отправляет клиенту сервис-репорты, счета и документы, закрывающие сделки, было решено включить раздел "взаиморасчеты" (рисунок 2.15) на внешний портал. На него будут автоматически грузиться сформированные бухгалтерией закрывающие документы и счета, а также сервис-репорты, проверенные клиентской службой.

Рисунок 2.15 Взаиморасчеты

Помимо разработанных разделов планируется подготовить раздел для кадровых документов, который будет включать кадровые документы, выгружаемые из бухгалтерских баз и консультантами финансового аутсорсинга.

Также перенос календаря на внешний портал позволит присылать клиенту уведомления о событиях по его проекту, что позволит заходить на портал только в нужное время.

Такой раздел, как отчеты, будет включать в себя репорты клиенту.

На таблице 2.1 представлен расчет эффективности внедрения внешнего портала со всеми планируемыми формами.

Таблица 2.1 Расчет эффективности внедрения внешнего портала на платформе SharePoint

№	Раздел на внешнем портале	Экономия времени в процентах по сравнению с традиционным методом
1	Реквесты	60%
2	Загрузка документов	65%
3	Документы	25%
4	Взаиморасчеты	70%
5	Кадровые документы	60%
6	Календарь	30%
7	Отчеты	40%

Средневзвешенный процент эффективности, рассчитываемый по формуле:

(E8*E7*E6*E5*E4*E3*E2)^(1/7), где E8 - экономия на отчетах, а E2 - на реквестах, равен 49%.

Итого, учитывая результаты пункта 2.1 главы 2, внедрение решения MS SharePoint для оптимизации документооборота компании повысит эффективность документооборота практически на 50%.



Заключение

В ходе выпускной квалификационной работы был исследован документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг", была доказана актуальность выбранной темы для организации и ее дальнейшее применение в схожих сферах деятельности.

В ходе работы было изучено и описано решение MS SharePoint для оптимизации документооборота, которое представляет собой набор из трех основных компонентов:

· Web SQL Server

· Web SharePoint Designer

· SharePoint Services

Web SQL Server - база данных, в которой хранится информация.

Web SharePoint Designer - отвечает за интерфейс и формы.

SharePoint Services - средство формирования алгоритма процедур. Оно соединяет web-формы и базу данных.

В ходе работы был описан и проанализирован процесс документооборота после внедрения Microsoft SharePoint.

Результатом проведенной работы является анализ документооборота компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг" до и после внедрения Microsoft SharePoint. Были разработаны формы внешнего облачного портала с целью оптимизации документооборота с клиентами.

Произведен расчет эффективности внедрения Microsoft SharePoint, эффективность документооборота выросла на 50%.

Проведенное исследование может быть полезно не только аутсорсинговым и консалтинговым компаниям, но и организациям, ведущим деятельность в сфере индустрии. В дальнейшем планируется доработать внешний портал и адаптировать его под мобильную версию.



Список использованной литературы

1. Сапков В.В. "Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства". - С - Пб.: Академия, 2006. - 288 с.;

2. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/Article_03.aspx (дата обращения: 15.10.2015)

3. Майкл Ноэл, Колин Спенс. Microsoft SharePoint 2010. Полное руководство = Microsoft SharePoint 2010 Unleashed. -- М.: "Вильямс", 2011. -- С. 800.

4. Кондакова Н. Пути совершенствования документооборота // Секретарское дело. - 2010. - № 3

5. Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь - референт. - 2010. - № 5.

6. Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В. Проектирование информационных систем. Практикум. - М.: Национальный открытый университет "ИНТУИТ", 2012

7. Пагонин В.А. Корпоративные информационные системы / В.А. Погонин, А.Г. Схиртладзе, С.И. Татаренко, С.Б. Путин. - Тамбов:

Изд-во ФГБОУ ВПО "ТГТУ". 2012.

8. Electronic Imaging - Information Stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability [Text]: ISO/TR 15801:2004. -ISO:2004.

9. Поляк Ю.Е. От безбумажной информатики к электронному государству // "Информационные ресурсы России" №2, 2010

10. Weldon, L. S. (2012). Knowledge sharing through MS SharePoint. Collaborative Librarianship, 4(1), 23-30.

11. Stolle, C., Sparber, K., & Menger, M. (2011). Integrating Workflow and Document Management with Domain Applications by Using MS SharePoint 2010 with REST Interfaces.

12. Dockal, L. (2012). Tool for supporting IT Infrastructure Library based on integration of Business Process Management system and MS SharePoint(Doctoral dissertation, Diploma thesis, Faculty of Informatics, Masarik University, Brno, Czech Republic).

13. Muscholl, A., Abiteboul, S., & Benveniste, A. (2006). DocFlow: analysis, monitoring, and optimization of Web documents and services.

14. Van Der Aalst, W., & Van Hee, K. M. (2004). Workflow management: models, methods, and systems. MIT press.

15. Eloranta, E., Hameri, A. P., & Lahti, M. (2001). Improved project management through improved document management. Computers in Industry, 45(3), 231-243.

16. Yimwadsana, B., Chaihirunkarn, C., Jaichoom, A., & Thawornchak, A. (2011). DocFlow: An Integrated Document Workflow for Business Process Management.International Journal of Digital Information and Wireless Communications (IJDIWC), 1(1), 219-229.

17. Robb, J. D. (2008). Corporate Intranet based upon MS Office SharePoint Server 2007.

Размещено на Allbest.ru