В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.

В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.

Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой. В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение.

С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов" момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.

В целом, конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите Басаков М.И. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. .

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Следует упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом - технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения. Помимо этого, важная составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Утечка представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход информации за пределы защищаемой зоны или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа.

Уязвимость документированной информации может проявляться в различных формах:

хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

потеря носителя информации (утеря);

несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

блокирование информации;

разглашение информации (распространение, раскрытие).

Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

проведение систематических проверок наличия документов;

разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

конфиденциальный документооборот канал оформление

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. .

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью: электронной почты; корпоративной компьютерной сети; устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.). работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.);

создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых: дата создания, получения, исполнения; регистрационный номер; фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата; права доступа; степень конфиденциальности; количество листов и т.д.

разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу;

получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте;

работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например, с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов);

контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.

осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля;

поиска электронных документов по: реквизитам; ключевым словам; содержанию; дате создания; контрольным срокам; исполнителю и т.д.

анализа электронных документов по: тематике; проблематике; исполнителям; резолюциям; дате создания и т.д.

дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: "Справочные данные об организации - авторе документа". "Отметка о поступлении документа в организацию", "Текст документа"