Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт экономики и управления

Кафедра менеджмента и маркетинга

Контрольная работа по дисциплине: «Теория организации»

Тема: «Проведение организационной диагностики и проектирования элементов системы управления организацией»

Выполнила: студентка группы М-111-МО

Маскулова А.И.

Руководитель: Шерышева А.Н.

Уфа 2014

Оглавление

• Введение
• 1. Организационная диагностика
• 2. Структуризация проблемного поля организации
• 3. Проектирование элементов системы управления
• Заключение
• Список используемых источников


Введение

В данной работе будет отражена структура магазина «Магнит», с целью анализа самой структуры организации, выявления возможных проблем и поиска путей их решения.

Работа посвящена актуальным для современной организации темам, таким как организационная диагностика и проектирование управленческой структуры. В результате выявляются серьезные проблемы как внутри самой организации, так и внешние проблемы, которые создают помехи дальнейшему процветанию предприятия.

Тема анализа организации является ключевой и помогает научиться глубже понимать особенности того или иного предприятия, избегать, предотвращать и ликвидировать уже возникшие проблемы, которые могут помешать продуктивной работе как персонала, так и предприятия в целом. Известно, что любая организация создается для достижения своей цели. На ранних стадиях развития происходит анализ возможностей, состав структуры организации, распределение ролей между сотрудниками и т.д. На поздних стадиях предприятие занимается упрочнением устоявшихся связей с клиентами, поставщиками.

Очевидно, что ни одна компания не может стабильно развиваться на протяжении всего периода существования. Всегда будут периоды спада и подъема. Для того, чтобы избежать часто повторяющиеся либо надолго задерживающиеся спады необходимо иметь на предприятии структуры, отвечающие за анализ постоянно меняющейся в условиях конкуренции рынка, всевозможных требований и предпочтений потребителей. Иными словами, полезными будут постоянные маркетинговые исследования.

В работе будет применяться организационная диагностика, такие методы как метафора, крестовина, диагностическое наблюдение

1. Организационная диагностика

Организационная диагностика -- это сбор и анализ информации о состоянии организации или отдельных ее подсистем с целью выявления проблем функционирования и определения путей их преодоления.

Диагностика - важный инструмент консультирования, позволяющий консультанту не только познакомиться и установить контакт с сотрудниками, но и собрать большое количество информации для использования в последующей работе.

Диагностика нужна, чтобы выявить проблемы организации. Для этого необходимо узнать, в каком состоянии находится компания, какие есть сильные и слабые стороны, какие она ставит перед собой цели и что делает для их достижения.

Задачами являются:

§ сбор данных от сотрудников всех рангов по одному из методов организационной диагностики,

§ структуризация проблем предприятия,

§ проектирование элементов системы управления,

§ анализ результатов сбора данных.

Метод «Крестовина»

Метод «Крестовина» - это анализ сотрудниками ценностей своей организации.

Я всем раздала листочки А4, перед этим разделив их на четыре части, затем я продиктовала аспекты, которые даны ниже, при этом сказав, что писать можно как угодно, в любой последовательности.

Задание было следующее: нужно было нарисовать длинную или короткую стрелочку, к каждому аспекту в соответствии с тем, как сотрудник видит проявление данного аспекта в организации.

По результатам видно, что достаточно весомым для каждого сотрудника является «Иерархичность, уважение к власти», так же немаловажным фактором, преобладающим в организации сотрудники считают «Сосредоточенность на внутриорганизационных проблемах». Двое сотрудников считают, что в организации хромает «Инновационность, инициативность персонала». По результатам видно, что организации необходимо уделить внимание аспектам, связанным с персоналом, а так же с клиентами.

Метод «Метафора»

Метод Метафор - это графическое отображение образного представления сотрудниками своей компании.

Этот метод используется для решения некоторых задач:

o войти в контакт с руководящим составом и наиболее активными сотрудниками

o получить первое представление о проблемах вовлечь руководителей и других сотрудников в консультационный процесс

o преодолеть напряженность и дистанцию в отношениях между консультантом и клиентской организацией, которые на первых порах неизбежны.

Для проведения диагностики управляющий предоставил мне четырёх сотрудников: двух раскладчиц, грузчика и мастера. Для проведения данной самодиагностики я раздала сотрудникам по листу бумаги формата А4 и поставила на стол ручки разных цветов. Я обратилась к персоналу с просьбой, нарисовать образ фирмы, в которой они работают, так как именно они его видят, объяснив, что это может быть что угодно по их усмотрению, то есть как предметы, так и абстракции. Далее я предупредила сотрудников, что очень важно, чтобы всем было понятно, что именно каждый из вас хотел сказать своим рисунком. Так же я уверила их, что каждый рисунок будет строго анонимным, после того как они нарисуют, то сложат рисунки мне на стол лицевой стороной и я перемешаю их, чтобы никто не смог догадаться кто что нарисовал.

Собрав рисунки и разложив их по столу, вместе с сотрудниками мы увидели:

Что сразу меня удивило, все сотрудники из предложенных пяти цветов, а именно голубого, зелёного, красного, черного и синего, выбрали именно чёрный. Это удивило не только меня, но и самих сотрудников, они сами сумели определить, что большинство недовольны данной работой. Лишь одна девушка сказала, что чёрный - это её любимый цвет и не является результатом негативного её отношения к данной работе, действительно, в её одежде преобладали тёмные тона.

На первом рисунке изображено рабочее место сотрудника, но что интересно, людей на рисунке совсем нет. Сотрудник не видит ничего, кроме своего рабочего места. Рисунок не аккуратен, сотрудника, явно, не устраивает его работа, он испытывает, возможно несознательную неприязнь. Так же все ячейки пусты, сотрудник совершенно не хочет выполнять свою работу.

На втором рисунке хаотично нарисованы люди, кто-то наполовину, у кого-то только голова, что свидетельствует о том, что данный сотрудник кому-то придаёт большее значение, а кому-то меньшее. Так же хаотично на рисунке расположены квадраты, которые видимо изображают рабочие места, это говорит, что сотрудник придаёт мало значения работе, его больше волнуют сотрудники, т.е. сотрудницы, которых на рисунке достаточно и лишь один мужчина, так видимо сотрудник изображает себя. Он изображает себя в центре, что говорит о завышенной самооценке сотрудника.

На третьем рисунке изображено рабочее место с большим количеством сотрудников в приподнятом настроении. На первый взгляд может показаться, что данный сотрудник очень счастлив на работе, но возможно вне работы у него дефицит общения, который он восполняет на работе. Очевидно, данный сотрудник ходит на работу не для того, чтобы работать и работа волнует его в самой последней инстанции, так как в самом центре три человека не интересуются работой: двое ведут беседу, третья с интересом и удовольствием наблюдает за ними. Остальные же сотрудники погружены в работу. Что самое интересное внимание неумолимо хочет перехватить дверь, когда смотришь на рисунок она так и вбирает твоё внимание. Если честно такое ощущение, что дверь относится не к работе данного человека, а к его внутреннему миру, он будто спешит куда-то ворваться. Возможно, данная мысль отвлекает сотрудника, овладевая его сознание, и не дает должным образом сосредоточиться на труде, видимо у сотрудника сильные переживания.

На четвертом рисунке изображен момент отправки продукции, а именно процесс подписания бумаг с шофёром. Сотрудник на иллюстрации крайне доволен, заметно, что всё внимание рисовавшего сосредоточено на товарной продукции, так как в самом центре между коробками поставлена жирная точка.

Анализ организационных патологий

Чтобы провести следующий метод, нужно показать сотрудникам список.

Таблица 1

Метод «Определения служебных функций».

В магазине «Магнит» используется линейная структура управления. Для этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках директора. Персонал делится на примерно равные части. Работники выполняют примерно одинаковые действия.

Основными функциями менеджера по продажам являются:

1) Подбор персонала,

2) Контроль работников зала,

3) Проведение оперативок,

4) Выполнение плана продаж

5) Подготовка отчетов перед вышестоящим руководителем

Основными функциями товароведа являются:

1) Определять соответствие товара стандартам,

2) Осуществлять связь с поставщиками и потребителями

3) Розыск не поступивших товаров

4) Контролировать своевременность отгрузки возвратной тары

2. Структуризация проблемного поля организации

Теперь необходимо установить взаимосвязи между проблемами, структурировать проблемное поле и выявить те проблемы, на решение которых следует остановиться в дальнейшем.

Полный список проблем

Как итог, по всем трем проведенным методам, можно выделить несколько проблем:

1) Отсутствие мотивации.

2) Неорганизованность персонала.

3) Маленькая площадь.

4)Плохие отношения в коллективе.

5) Выделение кого-то из сотрудников, и принижение других.

6) Незнание методов управления у руководства.

Распределение по уровню важности

1)Незнание методов управления у руководства.

2) Отсутствие мотивации у сотрудников.

3) Плохие отношения в коллективе.

4) Неорганизованность персонала.

5) Выделение кого-то из сотрудников, и принижение других.

6) Маленькая площадь.

Группировка по любым значимым основаниям

а) Управленческие проблемы: 1,5.6

б) Экономические проблемы: 3

в) Социальные проблемы: 4,2

Выявление причинно-следственной связи

Проблема номер 1 вытекает из 5, а 5 вытекает из 6. Следственно, вызывающей является проблема «неравномерное положение рабочих».

Вторая цепочка такова: 1 и 4 вытекают из 2 пункта.

Выявление причинно-следственной связи между группами проблем

Для этого создаем таблицу. Если проблема из вертикального ряда вызывает или обостряет проблему из горизонтального ряда, то в клетке их пересечения ставится стрелка снизу вверх, если обратная взаимосвязь, то наоборот.

Как итог по анализу проблем, можно сказать следующее:

1) Сотрудники, из-за того, что чьи-то рабочие качества ценятся больше завидуют им, что портят отношения в коллективе.

2) Также у каждого мастера в коллективе есть свои постоянные клиенты, и он стремиться не потерять их.

3) Сотрудники в связи с тем что мотивация является только денежной не очень видят смысл в повышении эффективности организации в целом.

4) Некоторые сотрудники неуважительно относятся к директору.

После выявления основных проблем, возможно найти решение для них, что автоматически уберет остальные, следственные проблемы. Смысла находить решения для второстепенных проблем нет

3. Проектирование элементов системы управления

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. Структура управления.

2. Функции управления.

3. Техника управления.

4. Методология управления.

Проектирование организационных структур управления:

· осуществляется на основе взаимодополняющих методов, таких, как метод аналогий, экспертноаналитический, структуризации целей, организационного моделирования.

· осуществляется при создании новой организации, проведении различных реорганизационных мероприятий в организации, реструктурировании целевых установок организации, смене ее стратегических ориентиров.

· различается по масштабам охвата и интервалам времени. Проектирование может осуществляться на основе выработки как индивидуальных, так и типовых управленческих решений.

Корневой проблемой сотрудников является отсутствие мотивации, по причине которой личные интересы стоят выше служебных.

Для поднятия уровня мотивации необходимо для начала определить перечень тех, приоритетов, которые их могут существенно заинтересовать. Интересно то, что не всегда главным фактором в этом вопросе является уровень дохода. Порой большее значение могут иметь такие факторы как наличие соцпакета, удобный рабочий график, возможность построения карьеры, отношения в коллективе и т.д.

Нужно создать в коллективе для каждого сотрудника дружественную обстановку, которая бы помогла сплотить коллективное ядро и что-то вроде рабочей семьи. Например, каждый месяц выбирать «Лучший сотрудник месяца». Поставить его фотографию в рамочку и повесить на стенде. В качестве приза, за хорошую работу в этом месяце, можно выписывать небольшую премию к зарплате или дать скидку на весь месяц в данном магазине. Это заставит человека работать лучше и стремиться к чему-то. Труд работников не должен оставаться незамеченным! На дни рождения тоже можно вешать фотографию на стенд и поздравлять его подарком от магазина (вне зависимости от того какую должность он занимает).

Всегда необходимо замечать успехи сотрудников, а также хвалить их. В случае совершения сотрудником ошибки, нельзя объяснять это в присутствии остальных коллег, заострять на этом внимание. Если человек достиг каких-то успехов, принес пользу или прибыль, то это нужно отметить в денежной премии или на общем собрании. У остальных появится стимул быть поощренным и замеченным начальством, так подчиненные начинают работать более усердно.

Если в коллективе будут замечены обсуждение компании сотрудниками, поливание ее грязью, распространение слухов. В случае, если такое происходит, предупреждать, а затем увольнять таких сотрудников.

Также необходимо проводить корпоративные вечеринки, устраивать совместный отдых. В этом случае намного легче найти подход к каждому из них. служебный коллектив управление

Условия работы являются очень важными и поэтому руководителю не помешало бы сделать анонимный опрос по вопросам об условиях труда, то есть узнать что их не устраивает. Для этого можно воспользоваться банком идей, который можно оформить в качестве ящика или коробки и прислушиваться к просьбам сотрудников, касающихся возможных изменений в организации.

Обязательно нужно обеспечить своих сотрудников главным -- стабильной зарплатой с возможностью получать бонусы за усердие и перспективой увеличения оклада. Такие замотивированные работники будут стараться изо всех сил.

Мотивация имеет огромное значение и является неотъемлемым условием качественного и эффективного рабочего процесса. Это связано в первую очередь с тем, что заинтересованный работник будет стремиться не только выполнить работу качественно и в срок, но еще и при этом произвести больший объем работ.

Заключение

В ходе выполнения работы я проанализировала структуру магазина «Магнит» и выявила ряд проблем. Я увидела коренные проблемы организации, решение которых приведет к устранению всех проблем в филиале. Совершенно ясно, что низкий уровень заработной платы является ключевой проблемой, устранение этой проблемы приведёт к решению четырёх побочных проблем. Так же были выявлены пути решения ключевой и других проблем, предоставлены и согласованы с руководителем данного филиала магазина «Магнит».

Были выявлены и конкретизированы основные функции сотрудников. Так же были составлены требования сотрудников с такими должностями, как управляющая сменой, продавец-консультант, грузчик, к другим сотрудникам данной организации.

Следует отметить, что при последующем моём визите была решена корневая проблема заработной платы, а так же проблемы мотивации сотрудников, нарушение прав сотрудников и было подано начало для урегулирования других проблем. Руководство воспользовалось предложенными мной способами решения проблем и своими уникальными решениями. При разговоре с сотрудниками удалось выявить, что решение проблем, несомненно, помогло. Теперь те, кто задумывался об увольнение ранее, не хотят терять данную работу, так как работа их устраивает, так же как и заработная плата.

Поставленные во введении задачи выполнены, а именно выявление и решение внутриорганизационных проблем, лежащих на пути эффективного развития компании. Так же цели, поставленные ранее, были достигнуты. Теоретические знания, полученные в рамках изучения курса «Теории организации» и приобретённые практических управленческих навыков по проведению организационной диагностики и проектирование элементов системы управления были систематизированы и углублены.

В процессе выполнения работы я овладела навыками поиска, отбора, систематизации эмпирической информации, улучшила умение делать выводы на основе полученных в результате анализа данных. Я предложила и обосновала мероприятия, способствующие организационному развитию. Навыки самостоятельной работы, логичного построения и письменного изложения собственных умозаключений были повышены.

Список используемых источников

1. Методические указания по выполнению курсовой работы по дисциплине «Теория организации» (для студентов направления 080200.62) Менеджмент/ Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: А.Н.Шерышева. - Уфа,2012.-с.

2. Иванова, Т. Ю. Теория организации [Электронный ресурс] : учебник /-- 2-е изд., стер. -- Электронный учебник .-- М. : КНОРУС, 2008 .-- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM)

3. правление реструктуризацией компаний: справочное пособие / Ю.Н. Забродин, В.В. Курочкин, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. - М.: Издательство «Дело» АНХ, 2010. - 528 с.

4. ru.wikipedia.org- Википедия

5. http://magnit-info.ru/-офиц. сайт магазина «Магнит»

Размещено на Allbest.ru