Управление временем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Время - это единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения. Перед лицом времени все равны: у каждого есть только 24 часа в сутки. Но успешным становится лишь тот человек, который умеет эффективно управлять своим временем! Управление временем - это управление собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов. Каждый человек должен знать: Ещё 50 лет жизни - 440 тыс. часов. Из них, время свободное от сна - 290 тыс.

Многие люди ведут себя словно они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. Не то чтобы у них не было никаких желаний или мечтаний о том, как они добиваются огромных успехов; но эти мечты сопровождаются множеством оправданий своего ничегонеделания, основанных на убедительных доводах, и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, -- лишь возможно! -- наступит день, когда они начнут исполнять эти желания.

Но им всегда что-нибудь мешает -- неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами…»

(Норрис, Чак. Тайная сила внутри нас.)

А используете ли Вы все свои возможности?

Что мешает быть кем-то более значимым?

Какие воспоминания будут греть душу на старости лет?

Те недели, годы, что ушли, уже нельзя вернуть.

А то, как пройдет следующий год, зависит только от нас

Так что же мешает жить иначе?

На что мы тратим время?

2. Похитители Времени

1. Нечеткие цели

1. В одном изречении сказано: «Если Вы знаете, куда идете, то не важно, по какому пути пошли». Поэтому люди, у которых нет ясных целей, не имеют и проблем со временем. Конечно же, нет смысла напоминать, что их личностная реализация равна нулю. Людям, имеющим цель, нужен и контроль над временем, чтобы ее достичь.

2. Дезорганизация

2. Знакомы ли Вам рабочие места (столы), переполненные бумагами, копиями документов, заметками на память, сообщениями и поручениями, календарями, почтой, журналами, ручками и чашками недопитого кофе? Конечно же, да. На хозяев таких рабочих столов нельзя положиться, так как они никогда не могут вовремя найти нужные данные или телефонный номер, легко забывают о собраниях или о датах (сроках).

Некоторые из них пробуют компенсировать свою неорганизованность более продолжительным временем работы, но это им не удается.

3. Неспособность сказать «нет»

3. Кто-то остроумно заметил, что лучшим средством в управлении временем является одно краткое слово “Нет”! Люди, которые не говорят “Нет”, делают это из желания угодить другим, из опасения их обидеть или просто не знают, как это лучше сказать, но результата всегда один и тот же: загруженность работой, чрезмерные усилия и большой стресс. Желание помочь другим выглядит "коллегиально” и гуманно, но если следствием является пренебрежение своими собственными приоритетами, то нужно об этом серьезно задуматься!

4. Прерывания

4. Сюда можно отнести телефонные звонки, например. В телефонных звонках, судя по всему, есть нечто непреодолимое. Из тысячи людей трудно найти хотя бы одного, кто не поднял бы телефонную трубку. И это несмотря на то, что сбои мысли, вызванные телефонными звонками, могут больше, чем что-либо иное, нарушить Вашу концентрацию и свести на нет производительность. Причины, по которым люди отвечают на телефонные звонки, различны. Это может быть предположение, что каждая претензия на их внимание оправдана (из чего вытекает, что звонок всегда важнее того дела, которым люди в данный момент занимаются - что, конечно же, не так). Страх, как бы другая сторона не обиделась, стремление человека быть всегда информированным, его ощущение собственной важности. Желание поболтать, хороший повод отложить дела, которые не очень-то получаются и т.д.

5. Больше прерываний

5. Пример - незапланированные посетители. Незапланированные посетители - одна из крупнейших статей расхода времени, так как их визиты происходят часто и с ними тяжело справиться. Это могут быть друзья, коллеги, другие менеджера, а также руководители. Во всяком случае, они требуют, чтобы Вы остановили работу и посвятили им сове время и внимание. Эта «минутка», как показывают исследования, в среднем растягивается на десяток минут, а Вам, чтобы сконцентрироваться на своей работе, потребуется времени еще и побольше. Таким образом, Ваше внимание будет безвозвратно потеряно.

6. Периоды бездействия

6. Большинство исследований доказывают, что задания, требующие наибольшей умственной концентрации, более эффективно выполняются в первой половине дня. Но даже такие исследования допускают, что это не всегда правда, и что у каждого из нас есть собственное «время боевой активности».

7. Работа без отдыха

7. Из-за неадекватного управления временем многие люди работают сверхурочно, потому что не могут закончить свои дела за период рабочего дня. Последствия для личной жизни могут быть катастрофичными. Поэтому умение использовать время является условием для гармонизации личной жизни и работы, а это значит - иметь достаточно времени и энергии для работы, дома, семьи и самого себя.

8. Слишком много заданий одновременно

8. Вам кажется, что важно абсолютно все, что все надо сделать и для многих это становится неподъемным грузом. Как результат - приходится слишком много работать, делается много дел, но действительных результатов нет. Люди начинают делать сразу несколько дел из-за неуверенности (стараются самоутвердиться), или потому что думают, будто работать лучше под «прессингом», не умеют делегировать дела, плохо ориентируются во времени, потому что не умеют сказать нет, из-за собственной неорганизованности, завышенных требований к своим профессиональным качествам и т.д.

9. Стресс и кризисные ситуации

9. Один из известных законов Мэрфи гласит: «Если сто-то плохое может произойти, то оно обязательно произойдет!» Не принимайте во внимание шутливость этого изречение, в сущности, оно точное. Действительно, в большинстве случаев дело идет нежелательным путем. Поскольку подобная возможность заранее не рассматривалась, и «лекарство» для нее не найдено, то кризисная ситуация - тут как тут, со всеми ее разорительными последствиями. Кризис отвлекает Вас от всех приоритетных дел, запланированных на этот день, - невзирая на то, как они важны.

10. Неадекватное планирование

10. Люди, у которых нет четкого плана деятельности на день (а есть в нем только туманное представление) не имеют сил - на то, чтобы оградиться от требований других людей, ни психологической защиты - от собственной склонности к откладыванию дел. Важное правило по управлению временем гласит: «Если не распланируешь свой день сам, то за тебя это сделают другие. Их дела станут Вашим приоритетом»

11. Отсутствие делегирования

11. «Менеджер - это человек, который своей цели в работе добивается трудом других», а это, в сущности, и есть «делегирование». Менеджер, который не делегирует работу другим, не может быть хорошим менеджером. Причины, по которым менеджер не делегирует работу своим подчиненным, бывают различными. Самолюбие («Я могу сделать это лучше», «А что, если он сделает это лучше меня?»), боязнь ошибок, неготовность взять на себя иные, более сложные задачи (вместо дел, выполняемых с легкостью), боязнь потерять контроль, «перфекционизм», недоверие к подчиненным и прочее. Результаты этого всегда удручают, ибо все оборачивается перегруженностью работой, занятием рутинными и тривиальными делами, а до главных стратегических дел очередь не доходит.

12. Совещания

12. Больше всего написано и рассказано о совещаниях как о самых больших “пожирателях” времени.

Любопытны результаты проведенного в США исследования о собраниях. Опрошенные (в ходе этого исследования) заявили, что совещаний слишком много, что они плохо организованы, затянуты, и что их эффективности не видно. Исследование показало, что каждый менеджер в среднем проводит на совещаниях по 10 часов в неделю, а 90% менеджеров оценивают половину этого времени как потерянную зря. Это означает, что в неделю без необходимости потрачено по 5 часов: в год это составляет целых 250 часов!

13. Бумаги

13. Предполагалось, что эра компьютеризации освободит работников от непосильного груза “бумаготворчества”, однако положение дел даже ухудшилось. Компьютеры сделали так, что теперь гора документов выглядит привлекательней и “производится” быстрее. Без долгого раздумья сообщения рассылаются во все стороны. Высший менеджмент “завален” всеми видами документов, поступающих с нижнего управленческого уровня, а тот, в свою очередь, “бомбардируется” грудой бумаг сверху!

14. Путешествия

14. Для организованных людей путешествия не должны быть «потерей» времени. Напротив, они как раз могут и сберечь время! Путешествие самолетом или другим видом транспорта даст Вам несколько часов для работы, которой ничто не мешает: работы без визитов, телефонных звонков, совещаний… Час времени без этих беспокойств можно использовать продуктивнее, чем три часа обычного труда в офисе.

15. Прокрастинация

15. Откладывание работы «на потом».

16. Методы управления временем

1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно -- с организации отдыха.

Вспомните, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да -- вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» -- «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

2. Планируйте и расставляйте приоритеты

Эффективного управления временем нет без его планирования. Планирование Вашего рабочего дня есть эффективнейшее средство управления временем. Согласитесь, что намного лучше, чтобы ход вашего времени задавали Вы сами, вместо того, чтобы его определяли прихоть и потребности других людей. Действительно, у Вас нет лучшего оружия, чем написанный план. Без него Вы отданы на милость или немилость желаний других людей. С ним Вы знаете, где в данную минуту находитесь, где Вам необходимо быть, и что в течение дня нужно делать с незапланированными ситуациями, которые неизбежно появляются.

3. Контролируйте себя!

Если Вы хотите быть удачливым в управлении временем, то самодисциплина необходима. Она нужна и в других ежедневных делах: чтобы не оставлять работу незавершенной, чтобы уметь работать и тогда, когда Ваши коллеги отдыхают или веселятся, чтобы не мешать другим людям своими менее важными делами и т.д. Причиной недостатка самодисциплины может быть усталость (в этом случае - отдохните) или низкая мотивация (потребуйте себе более ответственное и захватывающее дело), но иногда люди просто не осознают, что стали недисциплинированными.

Самодисциплина есть привычка, так же как и ее отсутствие является привычкой. Начните вести себя как человек дисциплинированный - таким и станете. рабочий время работа управление

4. Работайте всегда и везде!

5. Умейте говорить «Нет»!

6. Мотивация

Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии? Для достижения успеха нужен серьезный, долгий, упорный труд. Но долгий и упорный труд не обязан быть скучным и «невкусным». В самые сложные, неприятные и энергоемкие дела можно вдохнуть дополнительный интерес и мотивацию.

Заключение

В целом, личная эффективность -- это умение организовать самого себя и выполнять все поставленные задачи и цели вне зависимости от своего самочувствия и настроения. Это когда вы просто отключаете связь негативных эмоций с тем, что вы сейчас делаете. Да, настроение способно оказывать влияние как на повышение личной эффективности так и на ее понижение, но вы только задумайтесь, ваши способности и навыки ведь не исчезают вместе с отличным настроением. Даже, если вам действительно очень плохо -- вы все равно делать умеете то, что умеете. И ваши навыки всегда готовы к действию!

Повышение личной эффективности не просто ускоряет процесс достижения целей, а позволяет достигать их быстрее других людей, что ярко выделяет Вас среди них.

Это повышает личную конкурентоспособность, которая позволяет получить доступ к новым ресурсам для достижения более сложных и великих целей, например, реализовав проект быстрее конкурентов, заняв более высокую должность или устроившись на работу в более крупную организацию.

Бизнесмены говорят о конкуренции так: "опоздал на минуту - опоздал навсегда". Поэтому никогда не прекращайте повышать личную эффективностью, иначе кто-то другой выделится ярче Вас и получит на достижение своих целей те ресурсы, которые могли достаться Вам.

Список использованной литературы

1. Архангельский, Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: Учебное пособие / Г. А. Архангельский [и др.]; под ред. Г.А. Архангельского. М.: Альпина Паблишер, 2012. 311 с.

2. Васильченко, Ю.Л. Самоучитель по тайм-менеджменту/ Ю.Л. Васильченко, З.В. Таранченко.

3. Трейси, Брайан Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем/ Брайан Трейси.

Размещено на Allbest.ru