Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Деловые и коммерческие письма

Деловое письмо -- это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Типовая внутренняя структура делового письма:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: "Касательно заказа на поставку запчастей", "Об изменении цен на продукцию".

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, "Уважаемый господин Волков!", "Уважаемая Наталья Ивановна!", "Уважаемый господин директор!", "Уважаемые партнеры!". В обращении не принято употреблять сокращения типа "г-н", "г-жа", а также инициалы человека.

Цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, "Обращаюсь с письмом в связи с…", "Согласно телефонному разговору…", "Компания "Y" предлагает…", "Доводим до Вашего сведения, что …".

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. - в зависимости от темы письма.

Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, "С уважением, …", "Искренне Ваш …". Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: "С наилучшими пожеланиями", "Всего наилучшего" без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение).

Письма можно классифицировать по аспектам:

письмо-напоминание - факт напоминания;

письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

письмо-запрос;

ответ на запрос;

письмо-извещение;

письмо-предложение (оферта);

письмо-ответ на предложение;

письмо-подтверждение заказа;

письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

письмо-рекламация;

письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Коммерческие письма составляются с целью заключения сделки и отправляются от имени юридического лица.

Существует несколько видов коммерческих писем:

- оферта (предложение);

- претензионные письма;

- акцепты (договорные письма).

В отличие от иных видов деловой корреспонденции, коммерческие письма имеют лаконичный стиль и оперируют конкретными фактами.

1. Оферта - это предложение о заключении договора. Содержание такого документа близко к рекламному, однако в оферте к основной информации сразу прилагаются условия, на основе которых может быть подписан договор.

2. Претензионное письмо отправляется виновной стороне в том случае, если ею были нарушены или же не выполнены заключённые ранее договора или различного рода обязательства.

Обычно претензионные письма отправляются перед тем, как будет подан иск в суд. В подобном коммерческом письме обязательно следует указать: наименование организации и её юридический адрес, Ф.И.О. лица, от имени которого отправляется коммерческое письмо, и его адрес, обстоятельства, из-за которых возникла необходимость подачи претензии, правовые нормы, на которые опирались при составлении этого документа, доказательства того, что претензия справедлива, требования, а также дата и подпись.

3. Акцепт - это коммерческое письмо, предлагающее заключить сделку. В акцепте обязательно указывается, какие услуги или товары и на каких условиях желает получить организация. Договорные письма - это разновидности сопроводительных писем. Многие специалисты определяют такие бумаги как "сопроводительные письма к договору".

2. Характеристика реквизитов

Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов.

Делопроизводственные (служебные) отметки фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль. Многолетние традиции стандартизации определили рациональное размещение на документах служебных отметок, которые отражают делопроизводственные операции, выполняемые при получении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - Москва : Юрайт, 2012.С.148..

ИНН / КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организации, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 марта 2009 г.", а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: "2009.03.05".

Резолюция -- это надпись, которая делается на поступившем документе руководителем организации или структурного подразделения при его рассмотрении Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. Пособие.-2-е изд. -М.: Инфра-М, 2012. -С.99.. Резолюция является основой организации исполнения документа, так как содержит решение руководителя по вопросу, отраженному в нем. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, конкретное поручение, срок его исполнения. Руководитель обязательно подписывает резолюцию и ставит дату рассмотрения документа. Например:

Николаеву П.Е.

Подготовить проект соглашения

с компанией "Стройкомплект"

к 12.03.2015

Васнецов И.И.

24.01.2015

Если решение вопроса поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем, который организует работу всех, кто привлекается к решению данного вопроса.

Текст резолюции должен быть четким, ясным и содержать конкретный порядок действий по исполнению поручения (документа). Если документ имеет типовой срок исполнения, его можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения конкретного документа не может превышать типовой, который установлен для данного вида документов соответствующими нормативными актами.

Резолюция вносится от руки в подлинник документа и размещается между реквизитом "Адресат" и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, как правило, формата А6 или А7, на котором содержится напечатанная фамилия соответствующего руководителя. На нем также указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция - это реквизит, который обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа. Она часто является основанием для взятия документа на контроль, и дата, указанная в резолюции, становится сроком исполнения документа.

Подпись. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указании или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное -- на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Отметка об исполнителе проставляется на документах, отправляемых из организации (исходящих документах), и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который знает вопрос и может в случае необходимости предоставить по нему всю ин формацию. Отметка размещается на оборотной стороне последнего листа документа или на его лицевой стороне на 2-4 интервала реквизита .Подпись". Она печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и содержит информацию о должностном лице которое непосредственно готовило данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах.

1. В нем указываются фамилия исполнителя (или фамилия с инициалами) и номер телефона.

2. Указываются полностью имя, отчество, фамилия исполнителя и номер его телефона. Например:

И.О. Разумов

(911) 623 09 42

Предпочтительнее оформлять отметку об исполнителе по второму варианту, так как это облегчит общение и позволит получателю документа не выяснять дополнительно имя и отчество нужного специалиста. Для упрощения связи рекомендуется указывать помимо номера телефона код города.

3. Справка с места работы

деловой коммерческий письмо оферта

Cправка с места работы - это документ, который составляется с целью подтверждения фактического места работы, занимаемой должности, размера заработной платы, стажа работы сотрудника. Существует много разновидностей справок с места работы: для разных целей и в разные учреждения. Справка с работы может выдаваться для предъявления в посольство с целью получения визы при выезде за пределы страны в туристическую поездку, служебную командировку, а также для предоставления в суд, отделения полиции.

Форма справки с места работы - произвольная, пишут ее на листе бумаги форматом А4 либо оформляют на специальном бланке.

Обязательными реквизитами справки с места работы являются:

наименование адресата (кому предназначена);

наименование документа;

дата и номер документа;

место (город) составления;

текст справки;

подпись.

В некоторых справках с места работы адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели она выписана и ставят печать организации, которой была выдана справка с работы.

Справки, предназначенные для передачи внутри организации, подписывает обычно начальник отдела или специалист ее составивший. Внешние справки (для сторонних организаций) подписывает руководитель. Если по финансовым вопросам, то еще требуется подписать документ главному бухгалтеру и заверить его печатью.

Если справка написана для подтверждения фактов биографического или служебного характера, то в зависимости от ее назначения ее подписывает руководитель и дополнительно главный бухгалтер либо начальник отдела кадров.

Пример справки с места работы

ООО " НПП "Колизей"

236011 Калининградская обл. г.Калининград ул. Двинская д.95

ИНН 3904001677 ОКПО 10770213 ОГРН 1023900584905 ОКАТО 27401373000

СПРАВКА

Выдана Шевченко Игорю Витальевичу для подтверждения того, что он работает в должности менеджера в настоящее время в ООО НПП "Колизей" с окладом 28 000 (двадцать восемь тысяч) рублей.

Справка выдана по месту требования

Ген. директор :______________

Список использованной литературы

1. Делопроизводство: учебно-справ. пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва : Дашков и К°", 2010. - 502 с

2. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определения: учебное пособие : [для студентов вузов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления"] / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. - Москва : Флинта : Наука, 2011. - 296 с.

3. Делопроизводство: курс лекций / М.Ю. Рогожин. - Москва : Проспект, 2009 . - 228 с

4. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)/ Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. - Москва : Журн. "Управление персоналом", 2009. - 528 с.

5. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. Пособие.-2-е изд. -М.: Инфра-М, 2012. - 304 с.

6. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - Москва : Юрайт, 2012. - 576 с.

7. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / М.Ю. Рогожин. - Москва : Проспект, 2011. - 382 с.

8. Документирование управленческой деятельности: [учеб. пособие по дисциплине специализации специальности "Менеджмент упр." / А. А. Раздорожный. - Москва : ИНФРА-М, 2011. - 303 с.

9. Настольная книга делопроизводителя: [универс. справ. : вся необходимая информация в одной кн. с учетом нового законодательства] / И. Ю. Байкова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва : Эксмо, 2010. - 350 с.

10. Первичные документы: форма, хранение и ответственность / М. Я. Авсеевич // Тенденции и перспективы развития экономики и менеджмента в России: взгляд в будущее. - Калининград, 2014

Размещено на Allbest.ru