Особенности управление учебным заведением

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Исследование предприятия

1.1 Распределение функций между отделами

Распределение работ создает некоторые преимущества, если люди одной и той же профессии или выполняющие одну и ту же функцию могут быть собраны вместе. Это и называется функциональной организацией. Задачи в ней распределяются в соответствии с профессиональной квалификацией. Люди одной специальности сосредоточиваются в отделах, возглавляемых руководителями отделов.

Это положение о учебный отдел ГВУЗ: «Донецкий промышленно-экономический колледж», определяет ее основные задачи, функции, состав, структуру, права, ответственность, порядок организации деятельности и взаимодействия с другими отделениями колледжа, а также сторонними организациями.

Отдел является структурным подразделением Колледжа, которому поручается выполнение соответствующей его профилю учебной и методической работы в их неразрывном единстве. Основной целью учебного отдела является: обеспечение качества образования и подготовки специалистов к профессиональной деятельности в соответствии с требованиями образовательных стандартов.

Задачи учебного отдела:

1. Совершенствование организации учебного процесса в Колледже, направленной на повышение эффективности и качества обучения;

2. Участие во внедрении прогрессирующих методов организации учебного процесса и анализе полученных результатов;

3. Координация работы отделений Среднего профессионального образования и начального профессионального образования по всем направлениям подготовки специалистов в рамках, возложенных на отдел функций;

4. Контроль работы отделений по качеству обучения и организации учебного процесса;

5. Обеспечение выполнения требований действующей в колледже системы менеджмента качества.

Функции.

Планирование и организация учебного процесса в соответствии учебными планами и другими организационно - правовыми документами, регламентирующими учебный процесс по всем структурным подразделениям колледжа:

- Составление графика учебного процесса;

- Составление расписания учебных занятий для учащихся очной формы обучения;

- Организация своевременной эффективной замены отсутствующих преподавателей;

- Планирование, организация, проведение и контроль самостоятельной работы.

1.2 Структурная схема, описание структур. Подразделение

Непосредственное управление ДонПЭК осуществляет директор, который назначается советом учредителей колледжа. Структура приведена в схеме 1:

Рис. 1.1

Директор ДонПЕК действует без доверенности от имени колледжа, представляет его интересы во всех организациях, распоряжается средствами и имуществом колледжа; заключает договоры; выдает доверенности; открывает счета в банках и других кредитных учреждениях; утверждает штатное расписание; издает приказы и дает указания, обязательные к исполнению сотрудниками и студентами колледжа, осуществляет контроль за ведением финансово - хозяйственной деятельности ДонПЕК; утверждает должностные инструкции работников колледжа.

Заместитель директора по учебно - методической работе осуществляет:

* Общее руководство учебным процессом и научно - методической деятельностью в колледже;

* Контроль за соблюдением государственных стандартов, качеством организации учебного процесса, преемственностью реализуемых образовательных программ;

* Руководство деятельностью цикловых комиссий, учебных и научно - методических подразделений колледжа;

* Взаимодействие с Департаментом образования г. Донецка и другими органами управления по вопросам учебной и научно - методической работы.

Заместитель директора по воспитательной работе осуществляет:

* Общее руководство социально - психологической подготовкой и адаптацией студентов к работе. Координирует данное направление деятельности, начиная с поступления учащихся на подготовительные курсы в колледж и включая стадию их поступления в ДонПЕК;

* Руководит психологической службой колледжа;

* Принимает непосредственное участие в организации внеаудиторной работы (проведении вечеров, дискотек, конференций, памятных дат и др.);

* Ведет работу по оказанию социально - материальной поддержки нуждающимся студентам;

* Отвечает за оформление наглядной агитации по колледжу;

* Координирует деятельность Студенческого совета;

* Возглавляет работу кураторов учебных групп;

* Организует массовые мероприятия (выборы, туристические поездки и т.д.);

* Координирует общественные связи студентов колледжа с различными организациями и студенческими объединениями.

Учебная часть является важнейшим структурным подразделением колледжа, обеспечивающим организацию учебной работы. Деятельность данного подразделения оказывает решающее влияние на слаженность и ритмичность учебного процесса, что в значительной степени определяет его качество.

Основными задачами учебной части являются:

- Составление расписаний учебных занятий, консультаций, экзаменов, итоговых аттестаций, других документов по планированию образовательного процесса;

- Планирование использования аудиторий, компьютерных классов, тренинг-центра и других кабинетов, спортивных залов и других объектов учебно - материальной базы;

- Расчет объема учебной работы, учет и контроль за распределением и выполнением учебной нагрузки (штатными преподавателями и совместителями);

- Разработка графиков учебного процесса по дисциплинам; закрепление преподавателей и кураторов за учебными группами;

- Совместное с другими структурными подразделениями участие в разработке проектов учебных планов и рабочих программ;

- Организация экзаменационных сессий, ведение необходимой документации (экзаменационных и сводных ведомостей);

- Контроль за проведением текущих аттестаций и анализ их итогов;

- Заполнение необходимой для работы документации (зачетные книжки, студенческие билеты);

- Создание базы данных студентов;

- Формирование и хранение личных дел студентов с последующей передачей их в архив;

- Учет и оформление необходимых документов при выпуске специалистов;

- Контроль за оформлением, заполнением необходимых журналов с последующей передачей их в архив (журнала учебных занятий, журнала факультативных занятий, журнала выдачи направлений для ликвидации задолженностей; алфавитную книгу учащихся);

- Отслеживание движения численности студентов, оформление необходимой документации по этому пункту (приказы и распоряжения по личному составу, приказы о направлении студентов на практику);

- Взаимодействие с отделом контроля качества обучения по организации текущего и итогового мониторинга качества знаний учащихся;

- Взаимодействие с отделом информатики и информатизационных технологий в направлении широкого использования в учебном процессе новых технических средств обучения и компьютерных технологий; внедрение автоматизированных систем управления учебным процессом;

- Взаимодействие со службой трудоустройства и организации практики по вопросам реализации программ практического обучения.

Заместителя директора по учебно - производственной работе:

1. является непосредственным организатором и руководителем практического обучения студентов, обеспечивает выполнение требований Государственных образовательных стандартов специальностей в части формирования их практических навыков.

2. Организует проведение учебных практик в лабораториях и на предприятиях, а также технологические и преддипломные практики на производстве и обеспечивает контроль всех видов практик студентов.

3. Организует разработку и утверждение рабочих программ всех практик, графиков производственного обучения, обеспечивает и контролирует ход и результаты их выполнения. Участвует в разработке рабочих учебных планов, графика учебного процесса и расписания занятий.

4. Организует подбор руководителей практик, осуществляет руководство и контроль за их работой.

5. Участвует в разработке и реализации планов методической работы.

6. Участвует в работе по получению информации об устройстве на работу выпускников.

7. Руководит организацией технического оснащения учебных кабинетов и лабораторий колледжа, разрабатывает перспективный план их развития. И многое другое.

Заместителя директора по административно -хозяйственной работе:

1. Осуществляет непосредственное руководство:

- Работой административно - хозяйственной части.

2. Организует обеспечение учебных аудиторий, лабораторий, кабинетов, хозяйственных т культурно - бытовых помещений оборудованием, мебелью, инвентарем, материалами согласно заявок и в объеме выделенных средств.

3. Проводит подбор, воспитание и расстановку штата административно - хозяйственной службы

4. Руководит обеспечением чистоты и порядка, санитарно - гигиенического состояния в аудиториях, лабораториях, кабинетах, спортивном и актовом залах и в других помещениях здания учреждения, территории хозяйственного двора.

5. Участвует в составе комиссии по государственным закупкам, обеспечивает выполнение мероприятий по энергосбережению.

Заведующие дневного и заочного отделения:

1. Осуществляет текущее планирование и организацию научно - методической работы в колледже.

2. Осуществляет перспективное и текущее планирование и организацию повышения квалификации и профессионального мастерства преподавателей и других работников колледжа.

3. Координирует методическую работу цикловых и предметных комиссий колледжа.

4. Осуществляет руководство работой методического совета колледжа.

5. Осуществляет руководство методиста и лаборанта методического кабинета.

6. Организует ведение баз данных по научно-методической деятельности колледжа.

7. Организует научную работу преподавателей и студентов колледжа.

Цикловая комиссия:

1. Разработка рабочих учебных планов (по поручению руководства учебного заведения) на основании стандартов по специальностям, календарно - тематических планов (КТП).

2. Разработка (по поручению руководства) рабочих программ на основе примерных и подготовка предложений по их совершенствованию.

3. Обсуждение на заседаниях комиссии:

- календарно - тематических планов преподавателей;

- экзаменационных вопросников и билетов, тестов, тем курсовых и дипломных проектов;

- анализа успеваемости студентов по предметам и разрабатываемых мероприятий по повышению качества обучения;

- перечня разрабатываемых учебников и учебных пособий, в том числе электронных.

4. Работа по профориентации

5. Составление текущих отчетов о работе комиссии.

6. Рассмотрение вопросов воспитательной работы со студентами.

7. Отчеты руководителей практики по специальности.

8. Анализ результатов курсового и дипломного проектирования.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 1.2 Организационная структура

2. Система управления вузом

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших информационно-технических средств в деятельности вузов, происходящие процессы в которых отличаются сложностью и многогранностью. Интенсивное использование информационных технологий является сильнейшим аргументом в конкурентной борьбе на мировом и российском рынке образовательных услуг.

Все вышесказанное предъявляет повышенные требования к информационно-аналитическому сопровождению процессов принятия решений, как в различных подсистемах вуза, так и на уровне высшего руководства. Первым шагом в определении системы информационной поддержки принятия решений является рассмотрение различных процессов вуза посредством моделирования информационных потоков.

Любые системы, в том числе и вузы, характеризуются протекающими в них информационными процессами «получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации». В результате исполнения информационных процессов осуществляются информационные права и свободы, выполняются обязанности соответствующими структурами производить и вводить в обращение информацию.

Информационные процессы представляют собой совокупность информационных потоков, - это целенаправленное движение информации от источников к потребителям, характеризуются направлением, местом их входа и выхода. Необходимо также учитывать адресность, режим передачи информации, объемы передаваемой информации. Информация, передаваемая в потоке, характеризуется объемом, достоверностью, ценностью, насыщенностью, открытостью.

В деятельности вузов информация выступает как один из важнейших ресурсов. Вузовская деятельность связана с использованием и порождением различного рода информационных потоков, которые объединяют в себе передаваемую информацию, существующих как во внешней, так и во внутренней среде вуза (рисунок 1.1).

Информационные ресурсы по своей сути являются такими же ресурсами, как и трудовые, материальные и прочие. Нарушение их поступления и обработки приводит к перебоям работы функциональных систем вуза.

Известно, что любой ресурс нуждается в хранении, транспортировке и обработке. Информационный ресурс разделяют на данные (сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения) и информацию (данные, несущие новизну и полезность для принятия решений).

Рис. 2.1 Схема информационных потоков вуза

Осуществляя образовательную деятельность, руководство вузом вынуждено вести поиск, сбор и обработку различного рода внешней информации и данных. Подобного рода информация, поступающая по входящим информационным потокам, является исходными данными для оказания различного вида услуг, направленных на организацию, совершенствование, анализ и планирование деятельности вуза.

Получив и обработав поступившую информацию, руководство вуза может своевременно отреагировать на изменения законодательства, конъюнктуры, объема и сегментации рынка образовательных услуг, цены на услуги, поведение конкурентов на рынке, технологий организации и управления вузом.

Помимо внешней информации, вузу необходимо также собирать и обрабатывать внутреннюю информацию, генерируемую в процессе деятельности всеми структурными подразделениями. Внутреннюю информацию условно можно разделить на две категории: оперативную и стратегическую.

Оперативная информация включает в себя различного рода сведения и фиксируется первичными документами, например: учет оказанной услуги (приходные накладные), поступивших средств на расчетный счет (выписка банка), израсходованных средств (платежные поручения); распоряжения и приказы о перемещении кадров; текущий план набора и выпуска и т.д.

Стратегическая информация возникает на основе первичных документов и анализа оперативных потоков информации за определенный период. Стратегическая информация, как правило, затрагивает деятельность нескольких структурных подразделений, используется при принятии стратегических решений на уровне высшего руководства.

Отдельный интерес представляют выходные информационные потоки. Руководство вуза, реагируя на поступающую внешнюю и внутреннюю информацию, формирует внутреннюю и внешнюю политику своей деятельности, выдает информацию во внешнюю среду. Выданная информация используется во внешней среде потребителями образовательных услуг (абитуриентами), другими вузами и прочее. Например, информация об изменении цены образовательных услуг, объемах набора и номенклатуре выпускаемых специалистов, полученных доходах и налогах, видах предоставляемых услуг.

Управление вузом - динамический процесс, составной частью которого является анализ информации, это процесс информационного взаимодействия структурных подразделений вуза, управляемой и управляющей подсистем вуза.

Для проведения исследования, связанного с получением новых знаний и совершенствованием информационных аспектов функционирования систем вуза, необходимо рассмотреть взаимоотношения управляющих и управляемой подсистем.

Вуз, с учетом определения термина «система», в общем виде может быть представлен как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих между собой и внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения вуза и достижению установленных целей.

При проведении системного анализа информационных взаимодействий важным вопросом является выделение разнообразных связей. Взаимодействие в системе организации, осуществляемое с помощью материально-технических и информационных средств, основывается на прямых и обратных связях. Следует отметить, что значение связей в системном управлении трудно переоценить, так как с их помощью координируются потоки информации и материально-технических средств, что позволяет воздействовать на управляемые объекты.

Применительно к системам организаций, связь можно определить как процесс обмена информацией и материально-техническими средствами, обеспечивающий целостность и регулирующий функционирование систем по достижению установленных целей.

Связи могут быть синергетическими и рекурсивными. Синергетическая связь обеспечивает при совместном функционировании отдельных элементов системы, увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же элементов, действующих независимо. Рекурсивная связь позволяет определить, какое явление, происходящее в системе, причина, а какое -- следствие, какая в системе величина аргумент, а какая функция.

Исключительно важна для функционирования системы связь, классифицированная по направленности действия, т.е. прямая и обратная.

При прямой связи выходное воздействие одного элемента осуществляется непосредственно на вход другого или через другие элементы.

Обратная связь - воздействие результатов функционирования системы на характер этого функционирования.

Если обратная связь усиливает результаты функционирования, то она называется положительной, если ослабляет - отрицательной. Положительная обратная связь может приводить к неустойчивым состояниям, тогда как отрицательная обратная связь обеспечивает устойчивость системы. Принцип обратной связи служит для формирования управляющих воздействий по улучшению функционирования системы или элемента, т.е. такого вида связь позволяет использовать информацию о состоянии управляемого объекта.

На рисунке 1.2 выделены управляющая и управляемая подсистемы вуза, определены основные направления их взаимодействия между собой и с внешней средой.

В системе также могут реализовываться функциональные связи. Это связи между должностными лицами, подразделениями и службами организации в процессе осуществления ими своих функций. Классифицируя функциональные связи по пространственному признаку их можно подразделить на горизонтальные, вертикальные, диагональные.

Рис. 2.2 Система управления вузом

Горизонтальные функциональные связи возникают в процессе выполнения функций управления между должностными лицами и подразделениями субъекта управления одного иерархического уровня (взаимосвязи между различными факультетами, или между кафедрами), вертикальные -- между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в субординационных отношениях одной линейной подсистемы (например, взаимоотношения между факультетом и входящими в него кафедрами), а диагональные -- между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в разных линейных не субординационных (не соподчиненных) подсистемах (например, соотношения между факультетом и кафедрами другого факультета). Реализация функциональных связей в вузе также сопровождается движением данных и информации, т.е. функциональные связи «поддерживаются» информационными потоками.

Информационные процессы, происходящие в вузах, т.е. совокупность информационных потоков, призваны обеспечивать информационную поддержку принимаемых управленческих решений на различных уровнях.

Информационная поддержка - процесс информационного обеспечения, ориентированный на пользователей информации, занятых управлением сложными объектами, нацеленная на удовлетворение информационных потребностей различных категорий пользователей. Информационная потребность - потребность, возникающая, когда цель, стоящая перед пользователем в процессе его профессиональной деятельности либо в его социально-бытовой практике, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации.

Исходя из вышеуказанных определений, аналитическая поддержка принятия управленческих решений нацелена на автоматизацию процесса анализа информации, на помощь в обобщенной оценке возникающих ситуаций. Разнообразие источников данных и необходимость их использования в каждом конкретном случае объясняется потребностью по-разному анализировать информацию в зависимости от стоящих перед вузом задач. Информационной основой аналитической поддержки принимаемых решений является решение задачи консолидации информационных потоков, их преобразования и очистки, из которых черпается информацию, используя соответствующие инструменты анализа.

В целом же задачами информационно-аналитической поддержки принятия решений являются обеспечение эффективного хранения, обработки и анализа данных, рационального формирования информационных потоков.

Информационно-аналитическая поддержка должна позволять обеспечивать при принятии решений доступ к аналитической информации, защищенной от несанкционированного использования. Таким образом, структура информационно-аналитическая поддержка принимаемых решений предполагает следующие уровни:

1) формирование и поддержка информационных потоков между структурными подразделениями вуза;

2) сбор, преобразование и интегрирование необходимых данных;

3) складирование данных;

4) анализ данных.

Внедрение систем информационно-аналитической поддержки обеспечивает решение ключевой для руководителей задачи - осуществления эффективного управления в масштабах как вуза в целом, так и на уровне отдельных процессов, на основе стратегически целостного анализа, позволяет осуществлять среднесрочный и стратегический анализ деятельности вуза. Использование современных технологий поддержки принятия решений позволяет снизить риски, связанные с принятием необоснованных решений, корректировать тактику и стратегию поведения на рынке в условиях быстро меняющейся ситуации, неотъемлемым элементом которых является эффективная организация коммуникаций. Повышение эффективности процесса коммуникации всех вузовских служб позволит вузу вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшими затратами и большей результативностью, повысить эффективность принимаемых решений на всех уровнях.

Разработка информационной системы управления ВУЗом, требует анализа информационных процессов админстративно-управленческой системы ВУЗа и построения ее модели, направленной на совершенствование организационно-управленческой деятельности, повышение результативности принятия решения. В состав предложенной информационной модели административно - управляющей системы ВУЗа (рис. 1), входят следующие основные элементы: объекты информационного обеспечения, источники информации, информационно-аналитические контуры и виды информации по результатам принятия решений.

На основании анализа информации поступающей в систему администрации ВУЗа можно сделать вывод о том, что ее объекты могут быть внешними и внутренними. К внешним объектам информационного обеспечения можно отнести органы системы законодательной власти РФ; министерства и ведомства; органы системы региональной власти; организации, предприятия, ВУЗы, НИИ и т.д.; международные представительства, организации, ВУЗы и др.

Основными внешними источниками информации являются законы, стандарты, ГОСТы, патенты, диссертации, авторефераты, мнографии, сборники, журналы, справочники, договора, электронные сайты, приказы, распредетильные документы, направления и др.

К внутренним объектам информационного обеспечения можно отнести студентов и аспирантов;

преподавателей и сотрудников кафедр; научных и технических сотрудников центров, отделов и лабораторий и других подразделений ВУЗа.

Основными внутренними источниками информации являются: заявления; документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

расчетные документы; служебные записки, отчеты, лабораторные работы; курсовые работы; дипломные работы; бакалаврские работы; научно-исследовательские работы и др.

Внутренний обмен информацией в системе, предполагающий сбор необходимой информации для изучения и анализа и распространения (доведения) необходимой информации до участников процессов, осуществляется по трем направлениям.

По вертикали - сверху вниз (т.е. от руководителей к сотрудникам и студентам). Информация от внешних объектов поступает в систему через отдел управления делами двумя путями - первый путь непосредственно к ректору, в результате анализа и обработки информации, формируются приказы и другие документы, утверждаемые ректором. Данные документы обратно через отдел управления делами доводятся на основании списка рассылки до проректоров, начальников административно-управленческих подразделений, деканов, заведующих кафедр, руководителей подразделений, центров, начальников обслуживающих и хозяйственных подразделений. При этом следует отметить, что в разных ВУЗах название подразделений, факультетов, кафедр, центров и их положение в структурной схеме может быть различное.

Второй путь - информация от внешних источников поступает проректорам ВУЗа, курирующим определенные направления деятельности. На основе полученной информации проректоры готовят документы, которые поступают ректору для принятия решения, направляются по месту запроса в вышестоящие организации, передаются в виде распорядительных документов в подразделения ВУЗа для работы с ними через отдел управления делами. Подготовка этих документов проводится проректорами или по их заданию административными подразделениями, курирующими данное направление.

По вертикали - снизу вверх (т.е. от сотрудников структурных подразделений и студентов к руководителям подразделений и от руководителей подразделений к высшему руководству университета);

Руководители структурных подразделений несут ответственность за анализ и своевременное, полное, достоверное доведение и разъяснение необходимой информации до своих сотрудников, полученной по различным каналам от высшего руководства университета, а также за сбор, анализ и представление установленной информации по результатам деятельности структурного подразделения и поэтому они обеспечивают совершенствования форм и методов внутреннего обмена информацией, внедрение информационных технологий в процедуры сбора, обработки и распространения информации в зоне своей ответственности и полномочий, а также за обеспечение необходимой доступности и согласно этого они обрабатывают документы, и выполняют необходимые действия по полученной информации, а после этого осуществляется действие по обратной связи с поставщиком информации, то есть они отправляют документы по месту требования, согласно распорядительной документации.

По горизонтали между структурными подразделениями, сотрудниками различных структурных подразделений, а также студентами.

Процесс проведения административно-управленческой деятельности может сопровождаться обслуживающими процессами, связанными со следующими обслуживающими центрами (ОЦ₁ - ОЦ_n) и подразделениями ВУЗа: центром информационного развития (ЦИР), пресс службой (ПС), служба транспортного обеспечения (СТО), службой главного энергетика (СГЭ), административно-эксплуатационным управлением (АЭУ), Службой охраны и безопасности (СОиБ), мультимедиа центром (МЦ), здравпунктом (ЗП), научной библиотекой (НБ) и архивом.

При этом административно-управленческая деятельность в современных условиях требует организацию не только обмена документами, но и возможность обмена информацией в режиме видеоконференции.

Таким образом, осуществляется доведение информации до ученых и сотрудников научных подразделений для ее анализа, обработки и принятия решения о возможности организации научных исследований в рамках ВУЗа по предложенному направлению.

Кроме того, поиск всех видов информации у возможных внешних заказчиков об организации научных исследований и порядке их финансирования осуществляется учеными и научными сотрудниками самостоятельно. Также возможен поиск научных партнеров в РФ и за рубежом, совместное или самостоятельное участие в конкурсе на получение гранта. Данный вид поиска в основном осуществляется на Интернет-ресурсах внешних заказчиков в РФ или зарубежных и международных организаций грантодателей. В этом случае информация об организации научных исследований и порядке их финансирования поступает непосредственно ученым и сотрудникам научных подразделений ВУЗа, которые анализируют ее на возможность организации научных исследований в рамках ВУЗа по предложенному направлению.

Для проведения этого анализа проводится поиск всех видов научно-технической информации по рассматриваемому и смежным направлениям. Поиск информации осуществляется путем передачи информации о заявках на организацию информационного поиска обеспечивающим подразделениям, которые осуществляют его в информационных ресурсах ВУЗа или организуют поиск во внешних источниках. Для проведения экспресс анализа ученые и научные сотрудники проводят самостоятельный поиск научно-технической и смежной информации на доступных ресурсах внешних источников.

На основе проведенного анализа оценивается возможность получения гранта для организации научного исследования в рамках ВУЗа. Данный анализ включает оценку уровня подготовки научных кадров; опыт проведения исследования; наличие необходимого научного, технического и вспомогательного оборудования; смету прямых и накладных расходов. В соответствии результатами анализа инициативным научным коллективом и ее руководителем разрабатывается пакет документов конкурсной заявки на проведение научного исследования.

Пакет документов заявки направляется в юридический отдел ВУЗа для согласования, после чего поступает на рассмотрение ректору. Пакет документов заявки после утверждения ректором направляется внешнему заказчику для участия в конкурсе заявок.

Пакет документов о положительном решении по заявке на проведение исследования и порядке финансирования работ поступает ректору ВУЗа. На основании полученных документов издается приказ (распоряжение) о начале проведения исследований, порядке их финансирования, отчетности и руководителе работ. Данная информация поступает проректору по науке, руководителю работ, проректору по общим вопросам, в управление научных исследований и инновационных проектов, в финансовое управление.

Руководитель работ совместно с инициативной научной группой готовит проект договора на проведение научных исследований по теме, определяет ответственных исполнителей и исполнителей работ, приводит календарный план работ, техническое задание и смету расходов. Данный документ после согласования в юридическом отделе поступает в управление научных исследований и инновационных проектов и утверждается руководителем его хозрасчетного подразделения. На основании этого договора научная группа во главе с руководителем проводит научные исследования.

Итоговый отчет по результатам проведенных научных исследований заслушивается на заседании научно-технического совета ВУЗа и после утверждения ректором полного комплекта отчетной документации направляется заказчику.

Таким образом, на основе структуризации функциональных связей внешних и внутренних источников информации административно-управленческой системы ВУЗа с контурами администрации, организации и управления, исполнения и обеспечения процессов управления ВУЗа, анализа основных информационных потоков, учета внедрения системы менеджмента качества (СМК) на основе требований международных стандартов серии ISO 9001 создана информационная модель административно-управленческой системы ВУЗа.

В представленной модели все участники системы объединены информационными связями, обеспечивающими выполнение всех бизнес-процессов ВУЗа, структурный анализ которых и его последующая реализация в интегрирующем программном обеспечении является главным путем построения единых интегрированных информационно-телекоммуникационных систем ВУЗа.

3. Система управления и дерево целей

управление колледж полномочие учебный

Обозначим через S основную цель высшего учебного заведения, которая заключается в подготовке высококвалифицированных специалистов с широким кругозором, конкурентоспособных и социально адаптированных. Для достижения основной цели должны быть достигнуты следующие цели:

S1: Проведение профильной структуры подготовки специалистов в соответствии с запросами государства, потребностями рынка труда, динамикой и перспективами развития экономики и социальной сферы Тверского региона, демографическими процессами. Цель S1 связана с реализацией учебного плана (подцель S11), развитием договорных отношений с работодателями (подцель S12), открытием новых специальностей (S13), агитационными мероприятиями по привлечению абитуриентов (S14);

S2: Разработка учебных планов образовательных программ и УМК (учебно-методичеких комплексов) в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта, потребностями рынка труда, перспективами развития социально-производственной сферы, внедрение образовательных стандартов нового поколения. Цель S2 направлена на реализацию государственных стандартов (подцель S21), создание и обновление соответствующих учебных планов (S22), УМК (S23), совершенствование форм аттестации студентов (S24);

S3: Осуществление воспитательного процесса, создание условий для гармоничного развития личности и реализации ее творческого потенциала. Третья цель связана с совершенствованием различных форм воспитательной работы, осуществляемой деканатами (S31), кураторами (S32), преподавателями (S33), психологической службой (S34), студенческими советами (S35);

S4: Развитие научно-исследовательской работы преподавательского коллектива и студентов. Предполагается участие в научных конференциях (S41), симпозиумах (S42), выставках (S43), грантах (S44), публикации (S45), защита диссертаций (S46).

S5: Формирование эффективной системы управления вузом, предполагающей формирование эффективных механизмов взаимодействия вуза с социальными партнерами (S51), развитие студенческого самоуправления (S52);

S6: Совершенствование системы социально-экономической поддержки студентов (S61) и сотрудников вуза (S62);

S7: Реализация связи вуза с другими вузами и возможными социальными партнерами. Цель S7 связана с участием сотрудников (S71) и обучаемых (S72) в различных проектах, в том числе международных.

3.1 Анализ структуры системы управления вузом

Перечисленные цели достигаются в результате деятельности соответствующих звеньев структуры системы управления вузом, представленной на рис.2. Дерево целей показано на рис.1.

Построенная система целей представляет собой трехуровневую иерархичную систему, для которой должны выполняться принципы координированности и согласованности целей разных уровней. Данная система, по определению, многофункциональная, обладает свойством оптимальности, поскольку хорошая организация работы вуза обеспечивает выполнение запланированных целей при наилучшем использовании структуры, подбора кадров и т.п. Это мультипликативная система, т. к. результаты некоторых свойств определяются умножением относительного свойства каждого звена. Так, например, вероятность своевременного выполнения данной работы подсистемой равна произведению вероятностей выполнения соответствующих работ звеньями данной подсистемы. Система целей обладает синергетическим свойством, заключающемся в том, что сумма эффективностей подсистем меньше эффективности системы в целом, и вытекающим из принципов согласованности и координируемости данной иерархической системы.

Структура управления на уровне заместителей по учебно-воспитательной и научной работе показана соответственно на рис. 3 и 4. В каждом прямоугольнике поставлена в скобках буква V с соответствующим индексом, которая является именем данного структурного звена.

Структура управления главного бухгалтера и заместителя по административно-хозяйственной части представлена на рис. 5 и 6 соответственно.

Графическое изображение рассмотренной структуры управления показано на рис. 7. Заметим, что изображенные на рис. 2 - 7 структуры управления представляют собой иерархические системы, обладающие свойствами многофункциональности, мультипликативности, синергетичности.

Граф имеет 66 вершин. Матрица смежности A=(aij) представляет собой симметрическую квадратную матрицу порядка 66, у которой

а01=1, а12=а13=а14=а15=а16=а17=а18=а19=а1,10=а1,11=а1,12=а1,13=1; а6,14=а6,15=

=а6,16==а6,17=а6,18=1; а7,38=а7,39=а7,40=а7,41=а7,42=1; а9,49=а9,50=а9,51=а9,52=а9,53

а9,55= а9,57=1; а10,59=а10,60=а10,61=а10,62=а10,63=а10,64=а10,65=1; а14,19= а14,20= 1;

а19,21=а19,22=1; а20,21=а20,22= а20,27=1; а27,28=1; а16,31=1; а18,36=а18,37=1;

а39,43=1;а40,45=а40,48=1; а53,54=1; а55,56=1; а57,58=1; а43,44=1; а31,32=1; а27,28=1;

а28,29=1; а29,30=1; а22,24=1; а24,26=1; а45,46=1; а46,47=1; а21,23=1; а23,25=1; остальные элементы равны нулю.

Матрица инцидентности В=(bij) данного графа имеет 66 строк и 65 столбцов. Количество столбцов определяется, очевидно, количеством ненулевых элементов матрицы А. При этом bij=1 тогда и только тогда, если существует такое k, что aik =1 или akj=1 и ребро Uj=(Vi,Vk).

Граф представлен в виде древовидной структуры G(V, U), где

V={V0,…,V65} - множество вершин графа, U={U1,…,U65} - множество ребер графа. Обратим внимание на главную диагональ матрицы: она состоит из одних нулей. Это говорит о том, что граф не имеет петель.

Отношение элементов системы

Опишем систему и ее функционирование с помощью теоретико множественных отношений. Определим граф G(V, T), где V={V0,…,V65} - множество вершин графа, то есть множество элементов системы и T: V>V как бинарное отношение R на множестве V.

Имеем R={(V0, V1), (V1, V2), (V1, V3), (V1, V4), (V1, V5), (V1, V6), (V1, V7),

(V1, V8), (V1, V9), (V1, V10), (V1, V11), (V1, V12), (V1, V13), (V6, V14), (V6, V15), (V6,

V16), (V6, V17), (V6, V18), (V7, V38), (V7, V39), (V7, V40), (V7, V41), (V7, V42), (V9,

V49), (V9, V50), (V9, V51), (V9, V52), (V9, V53), (V9, V55), (V53, V54), (V55, V56), (V57,

V58), (V9, V57), (V10, V59), (V10, V60), (V10, V61), (V10, V62), (V10, V63), (V10, V64),

(V10, V65), (V14, V19), (V14, V20), (V17, V33), (V33, V34), (V34, V35), (V19, V21), (V19,

V22), (V20, V21), (V20, V22), (V20, V27), (V16, V31), (V31, V32), (V21, V23), (V23, V25),

(V22, V24), (V24, V26), (V27, V28), (V28, V29), (V29, V30), (V18, V36), (V18, V37), (V39,

V43), (V43, V44), (V40, V45), (V45, V46), (V46, V47), (V40, V48)}.

Ориентируем граф в отношении R - «начальник - подчиненный». Исследуем бинарное отношение R на рефлексивность, симметричность и транзитивность.

1. Рефлексивность. Отношение R не является рефлексивным, т.к. условия

«Vi - начальник Vi» не выполняются. Отношение R является антирефлексивным, поскольку «Vi - не начальник Vi» выполняется для любого Vi из V.

2. Симметричность. Отношение R не является симметричным, т.к. из того, что Vi - начальник Vj, не следует, что Vj - начальник Vi. Отношение R является антисимметричным, т.к. если Vi - начальник Vj и Vj начальник Vi, то Vi =Vj.

3. Транзитивность. Отношение R является транзитивным: если Vi - начальник Vj и Vj - начальник Vk, то Vi - начальник Vk.

Опишем функциональную схему высшего учебного заведения.

3.2 Функциональная схема системы

Функциональная схема показана на рис. 8. На этом рисунке F1 - учредитель вуза, F2 - возглавляет вуз, организует работу вуза и несет ответственность за его состояние и деятельность перед министерством и трудовым коллективом;

F3 - общее собрание трудового коллектива - главный руководящий орган вуза. Решает основные вопросы жизнедеятельности: определяет стратегию развития вуза, рассматривает и утверждает перспективные и годовые планы и отчеты вуза, договоры с социальными партнерами;

F4 - Совет вуза - является высшим органом самоуправления и создается как форма общественно - государственного руководства с целью развития коллегиальных демократических форм управления учебным заведением.

F5 - попечительский совет - является одной из форм самоуправления учебным заведением. Основной целью попечительского совета является содействие функционированию и развитию вуза при участии в совершенствовании содержания образовательных программ и организации образовательного процесса, материально - технической базы, социальной защиты обучающихся и сотрудников вуза, поддержке инновационной и научно - исследовательской деятельности;

F6 - главный юрист - проводит консультирование и следит за соблюдением правых норм;

F7 -заместитель ректора по учебной и воспитательной работе - обеспечивает организацию и контроль образовательного процесса, несет ответственность за качество подготовки специалистов;

F8 - заместитель ректора по научной работе - осуществляет функции планирования и научно-методического обеспечения образовательного процесса на основе инновационных технологий, разрабатывает и руководит экспериментальной и научно-исследовательской работой преподавателей и студентов вуза;

F9 - заместитель ректора по административно-хозяйственной работе - отвечает за хозяйственную деятельность вуза, организует материально-экономическое обеспечение работы вуза;

F10 - главный бухгалтер - несет непосредственную ответственность на финансовое состояние вуза;

F11 - отдел кадров - разрабатывает штатное расписание и осуществляет контроль за его выполнением.

Выводы

В работе проведен системный анализ структуры и деятельности высшего учебного заведения (анализ целей, структуры и функций управления). Разработан метод оценки весовых коэффициентов критериев функционирования данной системы.

Литература

1. Ганичева А.В. Системное представление процесса формирования личности. Сборник материалов ежегодной Всероссийской научно-практической конференции с международным участием «Перспективы развития информационных технологий». Новосибирск: Издательство «СИБПРИНТ», 2010 г., с. 46 - 50.

2. Ганичева А.В. Оценка эффективности процесса обучения. Академический журнал «Интеллект. Инновации. Инвестиции», №2. Оренбург: ОГИМ, 2011г., с. 134 -138.

3. Ганичева А.В. Математическая модель планирования мероприятий. Научный журнал «В мире научных открытий». Серия «Экономика и инновационное образование», №6(18). Красноярск, 2011г., с. 254 - 260.

4. Ганичева А.В. Математическая модель повышения качества учебного

процесса. Научный журнал «Естественные и научные науки», №2(52), М.: Издательство «Спутник +», с. 425 - 430.

5. Ганичева А.В. Индексный метод менеджмента учебного процесса. Научно практический журнал «Качество. Инновации. Образование», №8(75). М.: Полиграфическая компания «Принтико», 2011г., с. 2 - 7.

Размещено на Allbest.ru