Роль деловых приемов в развитии и обеспечении эффективности деловых отношений

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Исследования показывают, что руководитель тратит до 80 процентов рабочего времени на управленческое общение. Следовательно, плодотворно может работать лишь тот руководитель, который умеет организовывать эффективное деловое общение. Культура делового общения - это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях вытекающих из этих отношений. Культура делового общения одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества.

По мнению греческого философа Аристотеля - культура делового общения помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.

Официальные приемы играют немаловажную роль в развитии деловых контактов и дружеских связей руководителей. При этом основное здесь - не еда и дегустация напитков, а расширение контактов и получение свежей информации в неофициальной обстановке. Взаимный обмен мнениями может быть весьма полезным, но это зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников.

Многолетняя международная практика установила виды как деловых, так и светских приемов, а также методы их подготовки, особые правила этикета, которых следует придерживаться участникам этих мероприятий.

Цель данной контрольной работы - рассмотреть роль деловых приемов в развитии и обеспечении эффективности деловых отношений.

Для достижения данной цели решаем следующие задачи:

- определить сущность деловых отношений;

- рассмотреть виды деловых приемов;

- выявить роль деловых приемов.

1. Сущность деловых отношений

Общение настолько пронизывает всю нашу жизнь, что его отсутствие отрицательно сказывается на результатах деятельности человека, а также на его состоянии и самочувствии. В современном обществе роль и интенсивность общения постоянно возрастают. Это связано с целым рядом причин.

Прежде всего, переход от индустриального общества к информационному ведет к увеличению объёма информации и соответственно к возрастанию интенсивности процессов обмена этой информацией. Вторая причина - всё большая специализация работников, занятых в разных областях профессиональной деятельности, что требует их кооперации и взаимодействия в ходе достижения целей. Параллельно и очень быстро увеличивается число технических средств для обмена информацией. Кроме того, возрастание роли общения в современном обществе обусловлено увеличением числа людей, занятых в профессиональной деятельности, связанной с общением.

Общение - это процесс взаимодействия между людьми, в ходе которого возникают, проявляются и формируются межличностные отношения. Общение может быть непосредственным, "лицом к лицу", и опосредованным теми или иными средствами, например, техническими (телефон, телефакс и т.д.); включённым в контекст той или иной профессиональной деятельности и дружеским; субъект-субъектным (диалогическим, партнёрским) или субъект-объектным (монологическим). Общение предполагает обмен мыслями, чувствами, переживаниями. Возрастание психологической общности как сходства, единства, похожести, с одной стороны, облегчает общение ("мы понимаем друг друга с полуслова", "мы говорим с ним на одном языке"), с другой стороны, может возникнуть ситуация, когда обмениваться уже нечем, всё рассказано, обсуждено. Это явление называют информационной истощаемостью партнёров. Полная тождественность, если бы она была возможной, привела бы к невозможности обмена информацией, а следовательно, и общения между людьми. Это побуждает нас ещё больше ценить уникальность, непохожесть каждого человека.

Общение выполняет ряд функций. В первую очередь оно является решающим условием становления каждого человека как личности. Ограничение возможностей общения с другими людьми задерживает психическое развитие ребёнка. Для нормального развития ему необходим постоянный контакт со взрослыми людьми, особенно с матерью. Отсутствие общения отрицательно влияет на состояние и самочувствие человека. Специальные исследования по изучению влияния индивидуальной изоляции на человека показывают, что длительное пребывание в гермокамере ведёт, как правило, к целому ряду нарушений в области восприятия, мышления, памяти, эмоциональных процессов.

Общение неразрывно связано с деятельностью. С одной стороны, общение выступает как сторона, часть деятельности, как важнейший ее информативный аспект, как коммуникация (общение первого рода). Создав предмет (сконструировав прибор, высказав мысль, произведя вычисления) в процессе деятельности, уже включившей общение как коммуникацию, человек этим не ограничивается. Он через созданный предмет "транслирует" себя, свои особенности, свою индивидуальность другим людям, продолжает себя в других людях (в том числе и в тех, с кем он контактирует для достижения цели деятельности). С другой стороны, произведенный предмет - это средство, с помощью которого человек утверждает себя в общественной жизни, потому что этот предмет произведён для других людей. Общение как продолжение себя в другом есть уже общение второго рода. Таким образом, с одной стороны, деятельность выступает как часть, сторона общения, с другой - общение является частью, стороной деятельности. Общение и деятельность образуют неразрывное единство. Социальный смысл общения состоит в том, что оно выступает средством передачи и развития социально-культурного опыта.

Деловое общение - процесс установления и развития контактов между людьми, вызванный потребностью в социально-значимой совместной деятельности и направленный на решение социально-политических и производственно-экономических проблем.

Конституирующими признаками делового общения (в отличие от межличностного, светского, обыденного) являются:

1. Содержание делового общения - это обсуждение и решение социально-значимой проблемы;

2. Партнеры в деловом общении - это личности, заинтересованные в совместной деятельности.

3. Профессиональная компетентность - необходимое условие успешных деловых контактов.

4. Партнеры должны иметь полномочия от своих организаций для обсуждения и решения деловых проблем.

5. Главной целью делового общения является продуктивное сотрудничество.

Различают непосредственное (прямое) деловое общение и косвенное, когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция. В непосредственном общении наиболее полно действуют его социально-психологические механизмы.

Деловое общение реализуется в различных формах (жанрах): деловые беседы, деловые переговоры, деловые совещания, публичные выступления.

2. Виды деловых приемов

Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета. Этих же этикетных правил придерживаются и фирмы, организуя приемы в честь своих зарубежных коллег.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом.

К дневным относятся приемы типа завтрак, ланч, «бокал шампанского», «бокал вина» и др. В международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние [7,с.124].

Завтрак -- устраивается в промежутке времени между 12.00 и 15.00 часами, чаще всего от 12.00 до 13.00 часов. Неофициальные деловые приемы выходят за временные рамки дипломатического протокола. Так, если официальные приемы устраиваются с 12 часов, то первый прием -- завтрак -- деловым человеком может быть организован и в 8 часов. Такое раннее время диктуется занятостью бизнесменов.

Меню завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев и, как правило, состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято, хотя подача их не будет являться ошибкой. После завтрака подается кофе или чай. Перед завтраком подается коктейль, сухое вино, соки, во время завтрака -- минеральная вода, а иногда и соки. После того как все гости поели, хозяин (или хозяйка) первым встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе. Продолжительность завтрака 1--1,5 часа (примерно 45--60 минут за столом и 15--30 минут за кофе). Инициатива ухода с завтрака -- за главным гостем. Форма одежды для завтрака -- в большинстве случаев повседневный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг. Обычно форма одежды указывается в приглашении.

Деловой разговор начинают обычно после первой чашки чая или кофе.

Второй завтрак -- ланч -- совпадает по времени с завтраком дипломатического протокола. Начинается он в период с 12 до13.30 и продолжается 1--1,5 часа. Официальный завтрак проводится с рассадкой гостей, т. е. каждому гостю отводится место за столом соответственно его должностному положению. О том, где сидеть, он узнает в плане рассадки, который вывешен или находится на отдельном столике в гостиной. Кувертная карточка с именем будет также находиться возле его прибора или лежать на самом высоком бокале.

Меню ланча обычно включает одну-две холодные закуски, два горячих блюда (мясное и рыбное), десерт. Первые блюда, как правило, не подают. Перед ланчем в отдельной комнате могут угостить аперитивом, т. е. напитками, возбуждающими аппетит. Это могут быть сок, минеральная вода и спиртное. В конце ланча в этом или отдельном помещении подаются десерт, чай или кофе.

Прием «Бокал шампанского» -- в деловом, в том числе и дипломатическом протоколе начинается, как правило, в 12.00 часов и продолжается около часа. В отличие от завтрака этот прием более скромен. Поводом для такого приема могут быть подписание контракта, отъезд гостей, открытие выставки.

С точки зрения организации это -- наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки. Проводится он стоя. К шампанскому или вину подают маленькие бутерброды, пирожные, орешки, а также кофе или чай, печенье, конфеты. Напитки и закуски разносят официанты. Приглашенные приходят в повседневной одежде. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

Чай -- устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как правило, только для женщин. Например, жена министра иностранных дел устраивает чай для жен глав диппредставительств, а жена посла -- для жен других послов. Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин. Для чая накрываются один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве. Продолжительность чая -- 1--1,5 часа. Форма одежды -- повседневный костюм или платье.

Приемы типа «жур фикс» -- устраиваются один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета). Приглашения на такие приемы (среды, четверги, пятницы) рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. По времени проведения, угощению и форме одежды этот прием не отличается от чая. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. На приемы «жур фикс» приглашаются также мужчины.

Приемы типа коктейль или фуршет -- устраиваются в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов и длятся 2 часа. Угощение на фуршете организуется по типу так называемого «шведского стола». Как правило, предлагаются различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. На приемах такого типа спиртные напитки выставляются на столиках или, будучи разлитыми в бокалы, разносятся официантами. Иногда в одном из залов устраивается буфет, где официанты разливают напитки для желающих. В конце приема может быть

К вечерним, более торжественным приемам относятся обед, обед-буфет, ужин.

Обед -- начинается в промежуток времени от 20.00 до 21.00 часа. Меню обеда: одна-две холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай. Перед обедом гостям предлагается коктейль. Меню обеда отличается от меню завтрака тем, что после холодных закусок подается суп. К холодным закускам гостям предлагается водка или настойки (охлажденные), к рыбному блюду -- сухое белое вино (охлажденное), к мясному блюду -- сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту -- шампанское (охлажденное), к кофе -- коньяк или ликер (комнатной температуры).

Обед длится обычно 2--2,5 часа, при этом за столом примерно 50--60 минут, остальное время -- в гостиных.

Опаздывать на обед нельзя. В случае опоздания обязательно извиняются перед хозяевами.

Ужин -- начинается в 21.00 час и позднее. Меню ужина и вина -- такие же, как на обеде. Форма одежды -- костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин -- вечернее платье. Ужин отличается от обеда только временем начала -- не раньше 21.00.

Вечерний прием «а ля фуршет» -- устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы или премьер-министра иностранного государства, иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т. п.). Начинается в 20.00 часов и позднее. Угощение -- такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столиками по четыре-шесть человек. Так же как на фуршет-ном приеме, накрывают столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски садятся по своему усмотрению за один из столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Разновидности приемов -- киносеансы, музыкальные и литературные вечера, вечера дружбы, встречи для игры в гольф, теннис, шахматы, другие спортивные игры. Перечисленные мероприятия, как правило, сопровождаются легким угощением.

Застолье наряду с общением является важнейшей частью деловых приемов, организуемых как в учреждениях общественного питания, так ив офисах и домах бизнесменов.

Важной частью застолья являются беседы. Они могут быть общими, когда в ней принимают участие все приглашенные, а также локальными, ведущимися между соседями. Если хозяйка берет на себя ответственность за угощение, то за организацию беседы -- хозяин. На семейных торжествах (свадьбах и др.) ведут застолье избранные из числа гостей или нанятые в бытовых службах ведущие (тамада). Любая беседа должна быть интересной для собеседников. Наиболее приемлемыми являются темы из области искусства, политической жизни. Очень уместны рассказы о путешествиях, интересных командировках. Среди женщин популярны беседы о детях, моде, среди дачников -- о дачных делах и проблемах. Уместен за столом тактичный юмор, прежде всего анекдоты. Следует избегать спорных тем, обсуждения теоретических вопросов и, конечно, критики тех или иных гостей. Не следует говорить о болезнях, подробностях семейной жизни, супружеских отношениях, любовных похождениях. Уходить от таких тем помогает хозяин. Этикет требует выслушивать собеседника, даже если его рассказ и не интересен. В свою очередь рассказчику надо следить за своим монологом, чтобы не превращать его в длительную болтовню.

3. Роль деловых приемов

Главным условием эффективности делового общения является осознание человеком того, что возможность реализации целей деятельности учреждения, фирмы, организации возрастет, если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Учет особенностей обратной связи, использование психологических знаний для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильный выбор типа коммуникативного воздействия существенно сократит затраты времени как руководителя, так и подчиненных.

Чтобы не совершать поведенческих ошибок и успешно устанавливать взаимодействие между людьми, полезно знать, к какому типу характера принадлежит собеседник. Быстро и точно определив его психологический тип, вы станете соответствующим образом реагировать на него, чтобы изменить направление беседы в нужном направлении и добиться от нее больших результатов.

Интерес является той основой, которая объединяет или разъединяет людей. Важно помнить также, что один и тот же объект может привлекать абсолютно различные интересы людей. Например, картина, как художественное произведение, для одних будет предметом эстетического наслаждения, а для других - предметом коммерции. Этот фактор может серьезно препятствовать взаимопониманию между людьми.

Любознательность также может рассматриваться как личностная черта субъекта. Любознательный человек - это всегда исследователь. Любознательные люди всегда в работе, они мыслят даже во сне. Решения к ним приходят, казалось бы, в самых неподходящих ситуациях: во время утренней пробежки, за обедом.

Следующим уровнем является интерес, который можно назвать деловым. Под его воздействием человек предпринимает практические действия, он погружается в само дело. Таким делом может быть экспериментальная проверка выдвинутой гипотезы, проведение более глубокого научного исследования в данной области, изготовление какого-либо изделия и т.п. Такой интерес требует сосредоточения на одной идее. Решение настоящей задачи требует всей личности, всех ее душевных и физических сил.

Деловое общение включает беседы не только за столом совещаний и переговоров, но и обсуждение вопросов на деловых приемах в сочетании с застольем. Общение в неформальной обстановке нередко дает значительный эффект. На деловых приемах люди знакомятся друг с другом, устанавливают первичные контакты, которые впоследствии могут превратиться в долголетнее деловое сотрудничество. Расслабляясь в неофициальных условиях, они обмениваются между собой дополнительной информацией по интересующим их проблемам, лучше узнают друг друга, находят точки соприкосновения своих интересов, что приносит пользу при поиске компромиссов, необходимых для заключения сделок и контрактов.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом основным содержанием приемов является не прием пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, так как цель их проведения - углубление и расширение контактов, получение нужной информации в неофициальной обстановке.

В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией. Полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. К приему нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить и т.д., продумать ответы на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации.

Дипломатические приемы - одна из общепринятых и распространенных форм внешнеполитической деятельности правительств, ведомств иностранных дел, дипломатических представительств и дипломатов. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий (национальных праздников, юбилейных дат, годовщин подписания договоров, а также по случаю пребывания в стране высокого гостя или делегации), так и в порядке повседневной деятельности министерств иностранных дел и посольств.

Приемы, организуемые дипломатическим представительством, способствуют установлению, поддержанию и развитию контактов посольства со страной пребывания. На таких приемах иностранные дипломаты разъясняют политику своих стран, собирают информацию о стране пребывания, обмениваются мнениями по важным международным проблемам. Поэтому любой дипломатический прием имеет большое политическое значение как для тех, кто его устраивает, так и для присутствующих на нем гостей. Еще более важный политический характер имеют приемы, организуемые руководящими органами страны в честь высоких иностранных гостей или делегаций. Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства.

Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приемов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого придерживаются участники приемов.

Общепринятые правила, которым следуют на дипломатических приемах, полностью относятся к приемам, которые проводят внешнеэкономические организации и фирмы в честь своих коллег из других стран. Приемы организуются по случаю национальных праздников, годовщин событий на двухсторонней или многосторонней основе, в честь находящейся в стране иностранной делегации, а также в порядке повседневной работы.

Заключение

деловой компетентность профессиональный

Психологи различных стран видят в общении сильное средство корректировки поведения объекта управления и уделяют ему должное внимание и в теоретических исследованиях, и при разработке практических средств обучения деловому общению. Они разрабатывают разнообразные методические приемы, позволяющие человеку вести себя корректно и, в тоже время, чувствовать себя свободно. Эти методики предусматривают обучение, прежде всего, психологии делового общения, а также логике, риторике, и другим дисциплинам, имеющим отношение к технологии общения.

Деловое общение - процесс установления и развития контактов между людьми, вызванный потребностью в социально-значимой совместной деятельности и направленный на решение социально-политических и производственно-экономических проблем.

Деловое общение реализуется в различных формах (жанрах): деловые беседы, деловые переговоры, деловые совещания, публичные выступления, деловые приемы.

Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными.

Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом основным содержанием приемов является не прием пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, так как цель их проведения - углубление и расширение контактов, получение нужной информации в неофициальной обстановке.

Литература

1. Головаха Е.И., Панина Н.В. Психология человеческого взаимопонимания, 2003.

2. Конева Е.В. Психология общения: Учеб. пособие. - Ярославль, 2007.

3. Лабунская В.А. Невербальное поведение. - Ростов, 2006.

4. Леонтьев А.А. Психология общения. - М., 2005.

5. Ниренберг Д., Калеро Г. Как читать человека словно книгу: Пер. с англ. - М., 2006.

6. Психология и этика делового общения / Под ред. В.Н. Лавриненко. - М., 2004.

7. Серебрякова С.Н. Открой формулу своего успеха. Введение в типологию Майерс-Бриггс.- 2005.

8. Щёкин Г.В. Практическая психология менеджмента. Как делать карьеру. Как строить организацию.-- К., 2005.

Размещено на Allbest.ru