Роль архивиста в деятельности современной негосударственной организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования

"Волгоградский технологический колледж"

Кафедра "Организация сервиса и документационное обеспечение управления"

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: "Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации"

на тему: "Роль архивиста в деятельности современной негосударственной организации"

Выполнил: студент группы ДОУ 3-1

специальности 034702: "Документационное обеспечение

управления и архивоведение"

Е.В. Слепцова

Научный руководитель: А.С. Юрченко

Волгоград - 2016

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы изучения деятельности современной негосударственной организации: понятие и виды

1.1 Политические партии

1.2 Социально-экономические и социально-культурные общественные объединения

Глава 2. Архивирование в современной негосударственной организации

2.1 Значение архивов в современной негосударственной организации

2.2 Задачи архивиста

2.3 Этический кодекс архивиста

Заключение

Список использованных источников

Введение

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Актуальность курсовой заключается в важности работы архивиста с архивными документами, которые в свою очередь являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Цель работы - рассмотреть роль архивиста в негосударственной организации на современном этапе.

Задачи курсовой работой:

1. Описать понятие и сущность такого вида негосударственных организаций, как политические партии;

2. Изучить задачи архивиста и рассмотреть этический кодекс архивиста.

Объектом работы выступает работа архивиста в современной негосударственной организации.

Предметом данной курсовой работы является процесс архивирования деятельности современной негосударственной организации.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. В первой главе рассматриваются теоретические основы изучения деятельности современной негосударственной организации, а именно понятие и сущность таких негосударственных организаций, как политические партии и социально-экономические и социально-культурные общественные объединении. Во второй главе изучается архивирование в современной негосударственной организации, значение архивов в современной негосударственной организации, задачи, стоящие на сегодняшний день перед архивистом, а также рассматривает этический кодекс архивиста.

Глава 1. Теоретические основы изучения деятельности современной негосударственной организации: понятие и виды

Негосударственные организации - достаточно разнообразная группа организаций, в числе которых прежде всего следует назвать общественные объединения, иного рода коммерческие и некоммерческие организации, частных предприятия и учреждения и т.п. Систему негосударственных организаций образуют также политические партии. Не будучи непосредственными носителями государственной власти, они являются важными элементами гражданского общества, выполняют функции посредников между государством и обществом, опосредуют интересы граждан в сфере государственной жизни. Понятие и виды негосударственных организаций - Конституционное право: Учебник Отв. ред. А.Е. Козлов - М.: Издательство БЕК, 1997. - С. 52.

1.1 Политические партии

Политическая партия представляет собой самостоятельное, самоуправляемое объединение граждан, образованное на условиях добровольного членства, имеющее определенную структуру и цели деятельности. Ушакова Н.А. Международное право: Учебник. - М: Юрист, 2000. - С. 122.

Важной задачей политических партий является превращение частных интересов граждан, социальных слоев и отдельных заинтересованных групп в общий политический интерес.

В сложившихся демократических политических системах партии выступают в качестве выразителей различных политических курсов в рамках существующего конституционного строя и общепризнанных правил политического поведения.

Партии как бы соединяют, связывают гражданское общество и государство, способствуют нейтрализации конфликтов между ними. Сущность политических партий проявляется при анализе их целей и основных функций.

Целью деятельности партий является реализация интересов тех слоев общества, которых они представляют. Но они не только их выражают, но и стараются сформировать, объединить и выработать один общий партийный интерес.

Функции политических партий - это основные направления их деятельности по выполнению намеченных целей и задач. Важнейшими функциями политических партий являются:

- разработка и определение своего политического курса, который позволил бы решить имеющиеся в обществе проблемы, обеспечить его развитие;

- расширение численного состава партии, подбор и воспитание партийных кадров и активистов, выдвижение их на должности в государственных и общественных структурах;

- участие в формировании органов власти и местного самоуправления, контроль за их деятельностью;

- организация и участие в выборах органов государства и местного самоуправления;

- осуществление идеологического воздействия на своих сторонников и членов организации, создание политических доктрин и формирование благоприятных отношений в стране к признаваемым ценностям и идеалам. Понятие и виды негосударственных организаций - Конституционное право: Учебник Отв. ред. А.Е. Козлов - М.: Издательство БЕК, 1997. - С. 55.

На внутреннюю структуру партий оказывает влияние территориальный принцип организации, который связан с политико-территориальным делением страны или системой избирательных округов.

Политические партии отличаются друг от друга по разным критериям. Важнейшими из них являются организационные структуры и членство. В соответствии с ними можно выделить массовые и кадровые партии, неоформленные партии.

Массовые партии, как правило, первоначально формируются вне представительных учреждений из рабочих или крестьян. Их организационные структуры формируются еще до победы на выборах, а политические установки отличаются программностью и насыщенностью идеологическими установками, что используется для политической активизации своих сторонников. Понятие и виды негосударственных организаций - Конституционное право: Учебник Отв. ред. А.Е. Козлов - М.: Издательство БЕК, 1997. - С. 88. Все члены партии уплачивают регулярные взносы и обязаны активно участвовать в делах партии.

К таким партиям относятся левые партии, коммунистической, социалистической и иногда социал-демократической направленности.

Кадровые партии обычно невелики по своему численному составу, но в них существует жесткая дисциплина и четко выраженная организационная структура. Их задача заключается в том, чтобы в период выборов обеспечить поддержку кандидатам партии со стороны большинства избирателей в конкретном округе. Это достигается подбором профессиональных партийных кадров, способных эффективно организовать и провести избирательную кампанию. Центральное руководство возглавляет лидер партии, имеющий решающее влияние на все партийные дела. Теория государства и права - Учебник под ред. Малько А.В. - М. - 2003. - С. 95.

В кадровых партиях возможно как индивидуальное, так и коллективное членство, имеется устав, которому обязаны подчиняться все члены организации.

Как кадровые партии построены многие европейские партии консервативной ориентации. В то же время, республиканская и демократическая партии США обладают признаками массовой и кадровой партии и являются партиями смешанного типа.

Организационно слабо оформленные партии не имеют своего членства, в связи с чем своими приверженцами считают всех тех избирателей, которые проголосовали за них на выборах. В них отсутствуют членские взносы и документы о партийной принадлежности, партийная дисциплина. Ядро таких партий состоит из профессиональных функционеров и активистов, которые активизируются в период избирательной кампании. Эти партии по сути являются избирательными движениями.

Возможна классификация партий и по занимаемым ими идейно-политическим или идеологическим позициям. В условиях многопартийной системы они представлены широким кругом политических партий от крайне левых до крайне правых. Остальные же партии занимают место между двумя этими крайними полюсами. Основы политической науки. Учебное пособие для высших учебных заведений. Ч.2. - М., 2005. - С. 90.

Деление партий на правые и левые основано на позициях и установках по социально-экономическим и политическим проблемам и не всегда реально отражает ситуацию в обществе.

В ряде стран число ведущих партий включает в себя конфессиональные объединения граждан. Они объединяются на основе общих религиозных интересов и веры. Наглядным примером такой партии может являться действующий в ФРГ Христианско-демократический союз, который объединяет католиков и евангелистов.

1.2 Социально-экономические и социально-культурные общественные объединения

Кроме партий к негосударственным организациям, которые играют значительную роль в жизни общества, относятся различные социально-экономические и социально-культурные общественные объединения. Их объединяет общая черта - отсутствие целей извлечения и распределения прибыли. Общие положения о праве государственной собственности - Гражданское право. Учебник под ред. А.К. Липкина. - М. - 2002 - С. 112. архивист этический негосударственная партия

Общественные объединения организуются и действуют на основе Федерального закона "Об общественных объединениях" от 19 мая 1995 г. (СЗ. РФ. 1995. № 21. Ст. 1930).

Общественное объединение представляет собой добровольное самоуправляемое, некоммерческое формирование, создаваемое по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе объединения (ст. 5). Узаконены различные виды общественных объединений или их организационно-правовые формы: общественная организация; общественное движение; общественный фонд; общественное учреждение; орган общественной самодеятельности.

Каждый вид общественного объединения имеет свою специфику, которая находит свое выражение в их уставах. Соловьев А.И. Политология: Политическая теория, политические технологии: Учебник для студентов вузов. - М., 2007. - С. 105. Помимо общего закона об общественных организациях были приняты законы об их наиболее значимых разновидностях. Так, 8 декабря 1995 г. был принят Федеральный закон "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности", 11 августа 1995 г. - Федеральный закон "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях" и др.

Названные и другие законодательные акты в целом определяют общий правовой статус общественных объединений, вытекающий из содержания ст. 30 Конституции РФ (право граждан на объединение). В силу этого детальный анализ их статуса составляет предмет изучения в курсе конституционного права. Нас же должны интересовать только те стороны их организации и деятельности, в которых проявляются отношения этих объединений с органами исполнительной власти, т.е. собственно их административно-правовой статус.

Что характерно именно для такого аспекта знакомства с общественными объединениями? Наиболее существенные проявления подобного статуса общественных объединений следующие:

- взаимное невмешательство государства и общественных объединений в деятельность друг друга;

- отсутствие необходимости предварительного разрешения органов исполнительной власти;

- необязательность государственной регистрации общественных объединений (таковая необходима лишь в случае, когда-то или иное объединение желает приобрести права юридического лица, т.е. стать участником гражданского оборота). Ануфриев Е.М., Лесная П.А. Российский менталитет как социально-политический феномен // Социально-политический журнал. 2007. - №3 - С. 15.

Запрещены создание и деятельность общественных объединений, цели или действия которых направлены на насильственное изменение основ конституционного строя, нарушение целостности РФ, подрыв безопасности государства, создание вооруженных формирований, разжигание социальной, расовой, национальной или религиозной розни. В случае государственной регистрации общественных объединений соответствующие органы юстиции проверяют их учредительные документы (прежде всего устав) с точки зрения соответствия их данному запрету. Боглай М.В., Габригидзе Б.И. Правовой статус массовых общественных организаций и общественных движений. М.: ПРИОР, 2006. - С. 159.

Государственная регистрация общероссийских общественных объединений производится Министерством юстиции РФ, а региональных - органами юстиции субъектов РФ. Названные органы либо выдают свидетельство о регистрации, либо принимают решение о мотивированном отказе в регистрации. Такое решение может быть обжаловано общественным объединением в судебном порядке. Там же - С. 160.

Общественные объединения тесно сотрудничают с органами исполнительной власти. Они могут участвовать в выработке решений этих органов; проводить митинги, демонстрации, шествия и пикетирования, поставив об этом в известность соответствующие исполнительные органы и соблюдая установленные ими правила и условия; представлять и защищать свои права и законные интересы в органах исполнительной власти; выступать с инициативами по различным вопросам общественной жизни и вносить предложения (в основном, очевидно, по вопросам своей компетенции) в органы исполнительной власти.

Общественные объединения могут осуществлять предпринимательскую деятельность в соответствии с их уставными целями. В подобных случаях они проходят процедуру лицензирования в соответствующих исполнительных органах, уполномоченных на это.

Надзор за соблюдением общественными объединениями законности осуществляют органы прокуратуры. В других случаях нaдзорные функции и полномочия в отношении общественных объединений возлагаются на органы административного надзора (на пример, экологического, пожарного, эпидемиологического и др.). Выполнение налоговых обязательств ими осуществляется органа ми Министерства финансов РФ и Министерства РФ по налогам сборам. Козлов А.Е. Конституционно-правовое положение негосударственных организаций. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - С. 87.

Нарушение прав общественных объединений дает им возможность обращаться в суд или с административной жалобой на действия исполнительных органов (должностных лиц), являющихся нарушителями. Исполнительные органы и должностные лица причинившие ущерб общественным объединениям, несут ответственность, предусмотренную уголовным, гражданским и административным законодательством. Понятие и виды негосударственных организаций - Конституционное право: Учебник Отв. ред. А.Е. Козлов - М.: Издательство БЕК, 1997. - С. 109.

Общественные объединения, нарушившие законодательстве РФ, несут за это ответственность. При нарушении, допущенном объединением, не зарегистрированном в органах юстиции, ответственность наступает для лиц, входящих в руководящие органы объединений.

Деятельность общественных объединений может быть приостановлена, в том числе и по инициативе исполнительных органов. Однако осуществляется оно на срок до шести месяцев только судом. В таком же порядке общественное объединение может быть ликвидировано, что означает запрет на его деятельность.

Государство, в том числе и его исполнительные органы, оказывает необходимую поддержку общественным объединениям и гарантирует защиту их прав.

Таковы общие признаки, дающие возможность понять место и роль общественных объединений различного типа в сфере государственного управления.

Применительно к отдельным видам общественных объединений устанавливаются определенные особенности их статуса. Так, Федеральным законом "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" от 8 декабря 1995 г. (СЗ РФ. 1995. № 21. Ст. 930) в целях представительства и защиты интересов и социально-трудовых прав их членов профсоюзы наделены правами по заключению коллективных договоров с администрацией предприятий и учреждений и по контролю за их выполнением. Они осуществляют контроль за соблюдением законодательства о труде и его охране, имеют право на то, чтобы их мнение учитывалось при разработке органами исполнительной власти решений по социально-трудовым проблемам, а также на внесение своих предложений по этим вопросам, на участие в разработке, реализации и контроле за выполнением государственных мер, обеспечивающих занятость населения, на защиту прав граждан в сфере занятости, приема на работу, увольнения, предоставления льгот и компенсаций и т.д. В области охраны труда профсоюзы вправе предъявлять требования о приостановлении работ в случае непосредственной угрозы жизни и здоровью работников; выдавать руководителям обязательные к рассмотрению представления об устранении обнаруженных в ходе общественного контроля нарушений законодательства о труде, обращаться в органы исполнительной власти с требованиям о привлечении к ответственности виновных в подобных нарушениях должностных лиц.

Их виды и организационные структуры разнообразны. К ним относятся профсоюзы и их объединения, различные общества, движения, союзы предпринимателей, культурные общества, благотворительные фонды, союзы потребителей, различные "гражданские инициативы" и т.д.

Наиболее массовыми организациями являются профсоюзы, которые добиваются улучшения условии труда, повышения заработной платы, представляют социально-экономические интересы трудящихся. Они объединяют не всех, а только часть занятого населения страны. Комментарии к Конституции Российской Федерации под редакцией Б.Н. Топорнина, Ю.М. Батурина, Р.Г. Орехова. - М.: ИНФРА-М, 2004. - С. 126.

Профсоюзные организации могут строиться по разным признакам. Так, цеховые профсоюзы объединяют рабочих и служащих по признаку единства профессии. Рабочие разных профессий входят при этом в различные профсоюзы и поэтому на одном предприятии могут существовать несколько профсоюзных объединений. Такие профсоюзы созданы в США, Великобритании.

Производственные профсоюзы объединяют всех, кто работает на данном предприятии независимо от их профессии (Франция, Италия, Япония).

В ряде стран созданы профсоюзы, действующие на конфессиональной основе, объединяющие трудящихся по признаку единства религии (Италия, Бельгия, Нидерланды).

Стремление к объединению профсоюзов в масштабе всей страны приводит к созданию единого или нескольких параллельных профсоюзных центров общегосударственного масштаба. Следует отметить, хотя основной сферой деятельности профсоюзов является экономика, они иногда оказывают решающее влияние на политические события в стране путем организации и проведения забастовок, выдвижения требований о принятии нового законодательства или оказывая поддержку тем или иным политическим деятелям.

Союзы и объединения предпринимателей организации, объединяющие производителей для защиты и координации совместных усилий в сфере социально-экономических интересов. Среди этих видов организаций можно выделить торгово-промышленные палаты, отраслевые ассоциации предпринимателей и союзы работодателей, крестьянские союзы.

Торгово-промышленные палаты объединяют предпринимателей по территориальному принципу. Их главная цель - выражение региональных интересов предпринимателей. Эти местные торгово-промышленные палаты объединяются в общегосударственном масштабе и выступают выразителями общих интересов по вопросам экономической политики. Куликов В.И. Конституционное право РФ. М.: Высшая школа, 2003. - С. 107.

В США и Великобритании деятельность этих палат осуществляется на добровольных началах, а в Западной Европе во многих странах законодательно предписывается предпринимателями вступать в такие палаты, где они уплачивают ежегодные взносы.

Часто палаты наделяются отдельными публично-правовыми функциями и осуществляют выдачу свидетельств о происхождении товаров, регистрацию торговых марок, арбитраж по торговым делам и т.д."

Во многих странах достаточно широкое распространение получило создание отраслевых ассоциаций. Они представляют собой отраслевые объединения предпринимателей без учета территориального принципа расположения предприятия. Отраслевые ассоциации затем могут создавать межотраслевые объединения в масштабе всей страны, такие как "Национальная ассоциация промышленников в США", "Конфедерация британской промышленности", "Национальный союз французских предпринимателей", "Федеральный союз германской промышленности" и др.

Союзы работодателей - организации, создаваемые для защиты интересов предпринимателей в сфере трудовых отношений. Они выступают представителем предпринимателей при заключении коллективных договоров с отраслевыми профсоюзами, участвуют в качестве стороны при разрешении конфликтов, связанных с забастовками.

Предпринимательские союзы и объединения оказывают существенное воздействие на политическую жизнь страны. Особенно это влияние возрастает в период проведения избирательных кампаний. Они осуществляют финансирование избирательных фондов партий и отдельных кандидатов, оплачивают публикации в печати и время на телевизионном экране, организуют платные мероприятия и т.д.

Влияние на политический курс оказывается и с помощью разработки проектов и программ, которые затем предлагаются правительству, а также участия в работе совещательных и консультативных органов при этих органах исполнительной власти.

Крестьянские союзы объединяют часть производителей сельскохозяйственной продукции и земельных собственников. Они могут иметь как местный, так и общенациональный характер. Среди крупнейших крестьянских союзов можно выделить французскую "Всеобщую конфедерацию сельского хозяйства", "Германский крестьянский союз", "Всеобщую конфедерацию итальянского сельского хозяйства". Боглай М.В., Габригидзе Б.И. Правовой статус массовых общественных организаций и общественных движений. М.: ПРИОР, 2006. - С. 122.

Наряду с борьбой за выгодные цены на сельскохозяйственную продукцию и правительственные дотации на ее производство они активно участвуют и в политической жизни своих стран: выдвигают и поддерживают кандидатов в законодательные органы и органы местного самоуправления, оказывают им материальную поддержку.

Глава 2. Архивирование в современной негосударственной организации

2.1 Значение архивов в современной негосударственной организации

Вообще, архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющей хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Борискин В.В. Нормативное регулирование делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - N 9. - С. 43. К категории частных (негосударственных) архивов относятся:

- архивы физических лиц,

- архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц,

- архивы общественных объединений, политических партий, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства. Там же - С. 44.

Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).

В России XVI - XVII вв. значительное количество частновладельческих архивов: вотчинные, поместные, купеческие, архивы посадских людей и крестьян.

Многие руководители ведомств и учреждений наиболее важные дела хранили в личных архивах. Поэтому правительство принимало некоторые меры против переброски материалов из архивов правительственных учреждений в личные. Для проверки личных архивов создавались комиссии. Но все эти меры носили эпизодический характер, а члены комиссии присваивали себе более ценные документы.

В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами.

Если же руководитель частного архива не выполняет свои обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов, то такие документы могут быть изъяты по решению суда.

Архивы политических партий. Коммунистическая партия и Советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела в Советской России. В своей деятельности они руководствовались указанием В.И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное. Важнейшим историческим источником конца XIX - начала XX вв. являются документы из архива партии Большевиков.

Хранить документы партий было необходимо. Постановления, решения, резолюции и другие материалы партийных форумов, заседаний, совещаний партий и многое другое - вот, что хранилось в архивах партийных организаций. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005. - С. 112.

В целях сохранения своих документов ряд партийных организаций нелегально передавали свои прокламации в библиотеки и за границу; здесь помещались документы съездов, конференций совещаний, заседаний, рукописи статей и т.д.

В материалах партийных архивов, наряду с важными различными вопросами получили освещение внутрипартийная борьба большевиков против меньшевиков.

Современные архивы политических партий хранят:

- документы по личному составу,

- служебные издания,

- другую документацию, касающуюся деятельности партии Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель. М., 1980. - С. 89 .

В настоящее время утверждено постановление "Об утверждении положения центральной избирательной комиссии РФ", в котором говорится о составе документов архива:

- документы по личному составу комиссии,

- служебные и ведомственные издания,

- документы по личному составу ликвидированных учреждений,

- научно-справочный аппарат. Там же - С. 91.

Основными задачами архива является:

- комплектация документов,

- учет, обеспечение сохранности,

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел,

- проведение экспертизы ценности документов.

Архивы общественных организаций. Предприятия, учреждения и организации обязаны соблюдать требования и нормы, предъявляемые к порядку работы с документами, их движению, обработке и хранению.

Вся совокупность документов, образующихся в организации, а точнее, в ее деятельности, составляет ее документальный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

1. Архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ее деятельности.

2. Объединенный архивный фонд (хранит документы, образовавшиеся в процессе деятельности двух или более организаций).

3. Архивный фонд личного происхождения Архивы России. Москва и Санкт-Петербург: Справочник-обозрение и библиографический указатель. Русское издание / Гл. ред. В.П. Козлов, П. Кеннеди Гримстед. Отв. сост. Л.В. Репуло. М.: Археографический центр 1997- С. 118..

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации в соответствии с законодательством РФ, представляют собой самостоятельные архивные фонды.

Дела, которые велись последовательно в двух организациях включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством.

Один и тот же архивный фонд составляет документы:

- организации до и после ее реорганизации,

- предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности,

- временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями,

- предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве. В положение об архиве включаются разделы:

1. Основные положения;

2. Состав документов архива;

3. Задачи и функции архива;

4. Права архива;

5. Организация работы архива. Архивы России. Москва и Санкт-Петербург: Справочник-обозрение и библиографический указатель. Русское издание / Гл. ред. В.П. Козлов, П. Кеннеди Гримстед. Отв. сост. Л.В. Репуло. М.: Археографический центр 1997. - С. 109.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год.

При реорганизации организации с передачей ее функции другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям правопреемникам.

Перед передачей реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояние дел, хранящиеся в делопроизводстве и архиве.

2.2 Задачи архивиста

Для обеспечения соответствия архивов современным требованиям необходимо решить ряд задач. Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 11. - С. 62-96. Первая задача - это совершенствование политики в области документационного обеспечения управления (ДОУ). Документационное обеспечение управления - важнейшая обслуживающая функция управления, от её реализации во многом зависит эффективность работы всего управленческого аппарата. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах.

В условиях перехода к электронному делопроизводству и документообороту на первый план выходит задача создания единого государственного механизма управления государственным делопроизводством. Решение этой задачи требует установления на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в негосударственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование. Унификация и стандартизация крайне важна для обеспечения взаимодействия множества систем электронного делопроизводства (СЭД), присутствующих сегодня на рынке и используемых в деятельности негосударственных организаций, их совместимости с системами архивного хранения документов. Это позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию систем электронного документооборота в каждом негосударственном органе, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение. Реализация единой системы электронного документооборота позволит сократить финансовые затраты на разработку и создание СЭД, обеспечит сохранность документов, повысит оперативность и качество управления, открытость и прозрачность принятия управленческих решений при сокращении числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и уменьшении стоимости их отбора, хранения и использования.

Вторая задача, стоящая перед архивистами - это интеграция архивов в систему электронного правительства. Традиционно основная задача архивов состояла в обеспечении сохранности документов на бумаге. Сегодня, с распространением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) и внедрением электронного правительства, происходят коренные изменения в области документирования. Сегодня практически все документы создаются в электронной форме. Внедрение систем электронного документооборота и межведомственного электронного документооборота приводит к тому, что весь жизненный цикл всё большей части документов проходит в электронной форме. Поэтому способность принять, сохранить и использовать документы в электронной форме становится жизненно важной для эффективного негосударственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами. Для этого необходимо: сформировать полноценную нормативную базу по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве.

Решение этой задачи позволит гарантировать сохранность информации в электронной форме на всех уровнях архивного хранения, повысить эффективность взаимодействия органов всех уровней, ускорить прохождения обращений юридических и физических лиц, повышение качества и полноты оказываемых государственных услуг, повысить уровень защиты информации от разглашения и несанкционированного доступа, интеграцию информационных ресурсов архивов с другими информационными ресурсами, повысить производительности труда архивистов.

Третья задача - это пополнение и развитие Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях. Объем Архивного фонда РФ ежегодно увеличивается в среднем на 1,3 млн. дел, подавляющее большинство из которых поступают в архивы на бумажном носителе. Вместе с тем, развитие электронного документооборота и увеличение объема электронных документов объективно должны привести к постепенному видовому изменению состава Архивного фонда РФ и в конечном итоге - к уменьшению объемов приема такой документации на постоянное хранение. Это, с одной стороны, предполагает определенное сокращение дефицита площадей архивохранилищ, с другой - необходимость создания условий для приема значительных массивов электронных документов.

Требует решения проблема приема на хранение в негосударственные архивы субъектов Российской Федерации.

Еще одно направление совершенствования системы негосударственных архивов - проработка вопроса о возможности создания (в том числе с использованием возможностей аутсорсинга) специализированного архивно-логистического центра с автоматизированной системой складирования, обеспечивающей высокую скорость выполнения операций по приему, поиску и выдаче документов с целью концентрации текущих ведомственных архивов федеральных органов исполнительной власти. Необходима переработка правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Пора уже завершить прием на постоянное хранение и упорядочение архивных документов советского периода, хранящихся до настоящего времени. Стоит проблема сохранения архивов организаций, признанных в установленном порядке банкротами. Документы по личному составу, отражающие сведения о трудовой деятельности и военной службе, состоянии здоровья, месте проживания, официальных заслугах граждан и т.п. имеют важное значение для реализации социальных прав граждан, хотя и не входят в состав Архивного фонда РФ.

Несмотря на развитие всевозможных информационных ресурсов, содержащаяся в этих документах многоаспектная информация будет востребована ещё много лет.

Обязанность по обеспечению сохранности документов лежит на организациях всех форм собственности. В соответствии с действующим законодательством это может быть реализовано путем передачи документов на постоянное хранение по договору в негосударственные архивы, созданием собственных частных архивов, либо передачей архивных документов на хранение в другие частные архивы. Эта помощь особенно важна в первоначальный период, когда выходящие на рынок архивного хранения организации далеко не всегда демонстрируют примеры самоорганизации с целью обеспечения сохранности собственных документов.

Пятая задача - повышение качества и доступности услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан. Наиболее социально значимыми услугами, оказываемыми архивами, являются организация доступа к архивным фондам и информационное обслуживание организаций и граждан. На сегодня основные формы доступа к архивным документам и их использования - ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.

Вместе с тем сегодня универсальным способом доступа к информации является сеть Интернет. Поэтому основное направление развития архивов в этом направлении - предоставление доступа через сеть Интернет к научно-справочному аппарату и к самим документам.

2.3 Этический кодекс архивиста

В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала, например, архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом. В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере. Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

- защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;

- осуществление ЭЦ, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;

- защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

- обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

- действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве с представителями других профессий. Архивоведение. Учебное пособие / составитель Л.Л. Попова - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2014 - С. 29.

Изменения в управлении архивным делом утверждалось в "Положении о Федеральной архивной службе России" от 28 декабря 1998 г, в котором был определен статус Федеральной архивной службы России (Росархива), его права, функции и задачи, масштабы деятельности, внутренняя структура.

В 1999 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта "О федеральных государственных архивах" была утверждена современная структура сети федеральных государственных архивов.

В настоящее время архивное дело в стране регулирует Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004). В соответствии с данным законом были отменены "Основы законодательства Российский Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" 1993 г.

В Федеральном законе прописано отнесение документов Архивного фонда Российской Федерации к государственной, муниципальной и частной собственности. В настоящее время федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим оказание государственных услуг в сфере архивного дела, управления федеральным имуществом, а также правоприменительные функции в области архивного дела, является Федеральное архивное агентство (Росархив). Росархив находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования АФ РФ.

Заключение

Негосударственные организации - достаточно разнообразная группа организаций, в числе которых прежде всего следует назвать общественные объединения, иного рода коммерческие и некоммерческие организации, частных предприятия и учреждения и т.п.

Политическая партия представляет собой самостоятельное, самоуправляемое объединение граждан, образованное на условиях добровольного членства, имеющее определенную структуру и цели деятельности. Важной задачей политических партий является превращение частных интересов граждан, социальных слоев и отдельных заинтересованных групп в общий политический интерес.

Общественное объединение представляет собой добровольное самоуправляемое, некоммерческое формирование, создаваемое по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе объединения. Каждый вид общественного объединения имеет свою специфику, которая находит свое выражение в их уставах. Их виды и организационные структуры разнообразны. К ним относятся профсоюзы и их объединения, различные общества, движения, союзы предпринимателей, культурные общества, благотворительные фонды, союзы потребителей, различные "гражданские инициативы" и т.д.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющей хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. К категории частных (негосударственных) архивов относятся: архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц, архивы общественных объединений, политических партий, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства.

На сегодняшний день перед архивистами стоит ряд задач, обуславливающих их роль в совершенствовании архивирования. Этический кодекс архивиста, принятый в Пекине в 1996 году содержит следующие пункты:

- защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;

- осуществление ЭЦ, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;

- защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

- обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

- действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.

Список использованных источников

1. Ануфриев Е.М., Лесная П.А. Российский менталитет как социально-политический феномен // Социально-политический журнал. 2007. №3. - С. 22-23.

2. Иванов В.Н., Назаров М.М. Политическая ментальность: опыт и перспективы исследования // Социально-политический журнал. 2008. №2. - С. 34-37.

3. Боглай М.В., Габригидзе Б.И. Правовой статус массовых общественных организаций и общественных движений. М.: ПРИОР, 2006.

4. Козлов А.Е. Конституционно-правовое положение негосударственных организаций. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 211 с.

5. Комментарии к Конституции Российской Федерации под редакцией Б.Н. Топорнина, Ю.М. Батурина, Р.Г. Орехова. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 198 с.

6. Куликов В.И. Конституционное право РФ. М.: Высшая школа, 2003. - 170 с.

7. Понятие и виды негосударственных организаций - Конституционное право: Учебник Отв. ред. А.Е. Козлов - М.: Издательство БЕК, 1997. - 464 с.

8. Ушакова Н.А. Международное право: Учебник. - М: Юрист, 2000. - 304 с.

9. Архивоведение. Учебное пособие / составитель Л.Л. Попова - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2014. - 209 с.

10. Андреева В.И. Передача документов на архивное хранение // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - N 9. - С. 44-52.

11. Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера // Делопроизводство. - 2007. - N 1. - С. 82-89.

12. Кузнецов С. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста // Секретарское дело. - 2011. - N 12. - С. 67-70.

13. Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 11. - С. 62-76.

14. Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 12. - С. 42-53.

15. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 160 с.

16. Архивы России. Москва и Санкт-Петербург: Справочник-обозрение и библиографический указатель. Русское издание / Гл. ред. В.П. Козлов, П. Кеннеди Гримстед. Отв. сост. Л.В. Репуло. М.: Археографический центр 1997. - 189 с.

17. Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель. М., 1980. - 308 с.

18. Государственные архивы СССР: Справочник. Ч. 1,2/ Глав, архив, упр. при Совете Министров СССР; Ред. кол.: Ф.М. Ваганов (пред.) и др. М.: Мысль. 1989. - 270 с.

19. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994. - 251 с.

20. Документальные памятники: выявление, учет, использование: Учеб. пос. для студентов вузов, обучающихся по специальности "История". М, 1988. - 199 с.

21. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России: Уч. пос. М., 1989. - 207 с.

Размещено на Allbest.ru