Жизненный цикл документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Жизненный цикл документа

Жизненный цикл документа -тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

-документы создаются;

-рецензируются и исправляются;

-формально или неформально утверждаются;

-распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

-выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

-при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

-прием и первичная обработка;

-предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация документов;

-направление на исполнение и исполнение документов;

-оформление и удостоверение документов;

отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов.

Документ, документированная информация - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве.

Документ, как правило, имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. По способу представления документы делятся на электронные документы и документы на бумажных носителей.

Документы бывают:

1.Электронный документ

2.Входящий документ

3.Исходящий документ

4.Внутренний документ

1. Электронный документ.

Электронный документ -- любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки -- формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.)

Электронный документ содержит информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel или сообщение в формате электронной почты Internet и т.д.. Файлы документов могут не содержать внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или, наоборот, быть структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).

По сравнению со своим бумажным аналогом, электронный документ обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним, а также возможность поиска по ключевым словам и удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием.

В настоящее время существуют различные форматы электронных документов, наиболее распространенным из которых является платформнонезависимый ODF стандарта ИСО 26300.

Особый тип документов представляют собой записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. Подобный документ, в отличие от обычного электронного документа, не представлен в виде отдельного файла, а является целостной единицей информации, которая имеет уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К этой группе документов можно отнести отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Такие документы динамически формируются из записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать подобный документ прекращает свое существование в информационной системе в качестве единого объекта -- он «живет» только в рамках определенного приложения, поэтому, например, для передачи в другое подразделение его следует преобразовать в документ иного типа.

2. Входящий документ.

Входящий документ, поступивший документ - официальный документ, поступивший в организацию.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие в сроки, установленные нормативными актами, либо указанные непосредственно во входящем документе.

3. Исходящий документ.

Исходящий документ, отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из организации.

Исходящие документы чаще всего являются ответом организации на входящие документы, либо готовятся на основе внутренних документов организации. Некоторые исходящие документы могут требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Входящий документ, поступивший документ - официальный документ, поступивший в организацию.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие в сроки, установленные нормативными актами, либо указанные непосредственно во входящем документе.

4. Внутренний документ.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен.

Внутренние документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Также к документам внутреннего документооборота относятся протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) и т.д.

Документооборот

Документооборот (электронный документооборот) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполненият или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот - это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако их следует разделять. Делопроизводство -- это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. Термином "документооборот" же, в свою очередь, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

Составление документа (при совершении хозяйственной операции)

Передача в бухгалтерию

Проверка принятых документов бухгалтером

Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии

Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии. документ хранение реквизит документооборот

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота.

Размещено на Allbest.ru