Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Роль информационных систем в обеспечении решения задач управления

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обуславливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становится учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, присущ не только федеральным, региональным, местным органам управления. Его можно отнести и к предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно связывая их с проектируемыми бизнес-процессами, добиваясь при этом выигрыша во времени и экономического эффекта.

Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или супер-ЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы и история развития информационных систем и цели их использования на разных периодах.

Информационные системы управления позволяют:

· Повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

· Обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

· Добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

· Согласовать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

· За счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь, и т.д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

· Уровень в системе государственного управления;

· Область функционирования экономического объекта;

· Виды процессов управления;

· Степень автоматизации информационных процессов.

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки транзакций, накопления данных. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.

Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций.

В крупных предприятиях, фирмах, корпорациях процессы обработки информации различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основе которых формируются информационные потоки в корпоративных системах организации управления.

Организация работы правления (центрального офиса). Основной задачей является подготовка стратегического плана развития и руководство общей деятельностью фирмы. Данный блок автоматизированной корпоративной системы отвечает за информационное обеспечение работы управления. Основная форма работы с информацией в этом блоке - получение и обработка информации, на основе которой вырабатывается стратегическое направление развития организации. Выработанный стратегический план развития доводится до всех структурных подразделений посредством телекоммуникационных средств.

Организация работы экономических и финансовых служб. Данный блок обеспечивает функционирование финансовой дирекции и бухгалтерии организации. Основные задачи финансовых служб - сформировать обобщенную картину работы фирмы для правления, оптимизировать налогообложение фирмы, обобщить всю финансовую информацию деятельности организации и довести информацию до высшего руководящего звена фирмы.

Юридическое обеспечение. Основной задачей является укрепление правового и имущественного положения фирмы. В данном модуле производится обработка информации, на базе которой выполняются следующие функции:

§ Подготовка и ведение базы нормативно-правовой и справочной информации, регламентирующей внешнюю деятельность организации;

§ Разработка и юридическая экспертиза документов, регламентирующих внутреннее функционирование фирмы;

§ Юридическая экспертиза заключаемых сделок и договоров и т.д.

Юридическая информация доводится прежде всего до высшего звена, а также потребляется всеми заинтересованными службами организации.

Основными функциональными задачами организации являются подготовка сводных аналитических отчетов для поддержки принятия долговременных решений и обеспечение оперативной проверки внешних связей организации на основе информационных ресурсов, поступающих из различных источников информации, а также обработка оперативной информации для решения функциональных задач, ее структурных подразделений и принятия управленческих решений в режиме реального времени во всех корпоративных звеньях.

Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на общем информационном пространстве, построении корпоративного автоматизированного хранилища информации, что позволяет управлять текущей деятельностью фирмы, а также разрабатывать стратегические планы развития корпорации. Общее информационное пространство представляет собой организацию программной, аппаратной информационной совместимости различных аппаратных платформ и архитектур обмена данными на всех уровнях управления и в различных корпоративных звеньях системы.

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредствам различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды:

o Конкуренты;

o Заказчики;

o Поставщики;

o Государственные учреждения;

o Партнеры;

o Собственники;

o Банки;

o Биржи и т.д.

И внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческого решения рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т.е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

§ ввод информации из внешних или внутренних источников;

§ обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

§ вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

§ обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

§ любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

§ информационная система является динамичной и развивающейся;

§ при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

§ выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

§ информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать

§ структурированность решаемых управленческих задач (рисунок 1);

§ уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

§ принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

§ вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.

1.Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям - инвесторам,

Налоговым службам и т.д. в данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных бухгалтерской и и статистической отчетности, а также других источников информации.

2.Второй круг задач связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических решений развития бизнеса. В этом случае база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3.Третий круг задач ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4.Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического роста. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций:

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела ? менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

§ финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

§ психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рисунке 2 ниже отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Уровни управления

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них..

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров..

2. Проектирование автоматизированных информационных технологий управления

управленческий автоматизированный трудовой менеджмент

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) предприятия создается в рамках автоматизированных систем управления (АСУ) на основе программы развития компьютерных систем как техническая база для решения задач управленческой и производственной деятельности.

Предполагается, что ЛВС должно охватывать следующие подразделения и структуры предприятия, представленные в таблице 2.

Структура ЛВС должна допускать перспективное расширение сети за счет подключения новых ПЭВМ в перечисленных службах, а также подключения новых ПЭВМ, расположенных в основных производственных цехах и на складах. Указанные службы заводоуправления расположены в нескольких зданиях. Производственные цеха и склады расположены на расстоянии от нескольких сот метров до одного километра от заводоуправления.

Заводоуправление связано с цехами и складами внутренней телефонной связью, которая может быть использована для передачи информации в сети.

Информация, циркулирующая между подразделениями, носит, в основном, вид законченных документов или справок. При обследовании объекта выделяют подразделения, имеющие сложную структуру информационного взаимодействия с другими объектами предприятия, это, в первую очередь, ОЗиС, ПДУ и УМТС. Наиболее интенсивное взаимодействие с цехами предприятия осуществляется через технологическую службу (СПК). Особенностью организационной структуры предприятия (рисунок 3) является удаление производственных подразделений от основной площадки, где находится администрация.

Во главе предприятия стоит директор, решения которого реализуются в производстве администрацией. В администрации состоят заместитель директора по экономике - руководящий бухгалтерией, отделам главного инженера, и заместителя директора по общим вопросам, в функции которого входит руководство службой хранения и сбыта продукции. Администрация со своими службами управления организует, планирует и регулирует основное производство, которое состоит из производственных подразделений, таких, как производственные бригады, участки, цехи.

Широкое распространение персональных компьютеров, быстрое увеличение их функциональных возможностей, стремительное улучшение их основных параметров (производительности, емкости оперативной и внешней памяти), заметно снизившаяся стоимость сетевого ПО и оборудования позволяют организовать на предприятии распределенные системы обработки и накопления данных. В этом случае решение частных функциональных задач управления возлагается на автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов. Под АРМ понимают рабочие места специалиста-управленца (обычно письменный стол), укомплектованные персональным компьютером с программным обеспечением, позволяющим в автоматизированном режиме решать возложенные на специалиста задачи. Естественно, специалист должен быть обучен работе с установленным на компьютере ПО.

Организационная структура предприятия

Для повышения эффективности и степени автоматизации информационной технологии, реализуемой с помощью АРМ, последние должны быть объединены в локальные сети с выходом в корпоративную и глобальную сеть. Физическая реализация информационной технологии в управлении предприятием, как правило, содержит в себе черты организационной структуры и для административного здания может представлять собой шинную «клиент-серверную» сеть, разбитую на сегменты, обмен между которыми осуществляется через устройство коммутации - мост (рисунок 4).

Структура вычислительной сети предприятия

Сегмент администрации содержит АРМ директора и главных специалистов (зам. директоров). К шине этого сегмента подключен сервер, на котором хранятся основное программное обеспечение и банк данных предприятия. Шинная технология сегмента позволяет обмениваться данными между главными специалистами предприятия и директором, а через мост связываться с АРМ служб главных специалистов (ПЭО, бухгалтерия, СТПП и т.д.). В этом сегменте подготавливаются и принимаются решения по управлению. Службы главных специалистов выделены в сегменты и через мост могут взаимодействовать между собой и АРМ главных специалистов. На компьютерах этого сегмента вычислительной сети предприятия разрабатываются производственные планы, ведется учет и анализ производственных параметров, подготавливаются агрегированная информация и рекомендации по управлению производством для сегмента администрации. Производственная информация, характеризующая динамику производственного процесса на предприятии, собирается и проходит первичную обработку в сегментах производственных подразделений. Сервер вычислительной сети предприятия для расширения функций информационной технологии в управлении предприятием должен быть через устройство сопряжения подсоединен к магистральному каналу, дающему выход в корпоративные сети и сеть Интернет.

Производственные подразделения удалены от административного здания, что требует каналов связи для подключения удаленных сегментов. Для этой цели использована коммутируемая телефонная сеть, передача данных по которой осуществляется с помощью модема (Мдм). В этом случае сегменты производственных подразделений подключаются через удаленные мосты. (Мст) и модемы к телефонной сети. К ней же через модем подключается административный сегмент.

Передача данных по телефонной сети общего пользования отличается низким качеством и скоростью. Поэтому для надежного подключения сегментов производственных подразделений к сети администрации предприятия выделены телефонные линии.

Устойчивая и бесперебойная работа сложной вычислительной сети невозможна без управления. Функции управления сетью возложены на специалиста-администратора сети.

Процесс накопления данных на предприятии реализован путем организации банка данных предприятия на сервере и локальных баз данных на АРМ. В банке данных храняться данные стратегического и тактического характера, в локальных базах - данные оперативного, промежуточного и информационного характера.

СМЕТА РАСХОДОВ НА ОРГАНИЗАЦИЮ ЛОКАЛЬНОЙ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ СЕТИ

В данной ЛВС будет использовано:

12 компьютеров (системные блоки, мониторы, клавиатура, компьютерная мышь);

9600 м Кабель «Витая пара»

1 Сервер

1 Коммутатор

3 Репитер комплект

5 Принтер

12 Сетевая карта

12 Фильтр по питанию

4 Модем

12 Программное обеспечение (Windows 10, 1С ЗиУП8 (1С:ЗУП), Антивирус Kaspersky Endpoint Security для бизнеса Стандартный, 1С Бухгалтерия 8.0, Microsoft Office).

Смета расходов на организацию ЛВС предприятия:

Литература

1. Проектирование автоматизированных информационных техноло-гий управления [Текст]: метод. указ. по выполнению курсовой работы студ. заоч. формы обуч. спец. "Менеджмент организации", "Профессиональное обучение (экономика и управление)"/ П.В.Иванов, П.И.Абраменко; Новочерк. гос. мелиор. акад., каф. менеджмента. - Новочеркасск, 2007. - 27 с.

2. https://market.yandex.ru/catalog/[Цена].

3. http://rostov.blizko.ru/predl/computer/computer/soft [Цена].

4. http://technopoint.ru/catalog/[Цена].

5. http://www.allbest.ru/[Текст].

6. http://studopedia.ru/[Текст].

7. Барановская Т.П. и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика, 416 стр., 2003 г http://www.0ck.ru/[Текст].

8. http://wiki.mvtom.ru/index.php Информационная_система [Текст].

Размещено на Allbest.ru