Использование интернет-сервисов, позволяющих уменьшить риски бизнеса при работе с контрагентами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема «Использование интернет-сервисов, позволяющих уменьшить риски бизнеса при работе с контрагентами»

1. Как распознать недостоверную информацию о контрагентах

Проверка контрагентов давно стала неотъемлемой частью работы экономистов и юристов компаний. Чтобы обезопасить расходы, компании стараются выяснить все о своих будущих поставщиках и подрядчиках. Для этого можно использовать сервис «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента».

Полезные сайты

Истории о том, как специалисты работают не хуже настоящих детективов

История № 1. О подробной анкете

Из-за постоянных претензий налоговиков теперь досконально изучаем своих контрагентов. Раньше просили только выписки из ЕГРЮЛ, а сейчас директор распорядился каждому отправлять анкету. Шаблон разработали сами. В нее включили все, что только можно: наименование, адрес, сведения о директоре и учредителях, название «дочек», номера лицензий, счетов в банках, подробности бизнеса и т. п. Документ получился внушительный, и не все готовы его заполнить. Но каждый раз я убеждаю контрагентов, что это для нашей и для их безопасности.

Нет установленного перечня документов, которые контрагент обязан представить перед заключением сделки. Покупатель вправе запросить необходимые, по его мнению, сведения. Но поставщик имеет полное право отказаться. Здесь есть два варианта: выбрать другого поставщика либо собрать информацию из альтернативных источников. Например, подробную информацию можно получить в сервисах в интернете, на сайте самого поставщика, запросить выписку о контрагенте в инспекции.

В то же время одной только выписки из ЕГРЮЛ на практике недостаточно. Такие сведения говорят лишь о регистрации компаний. Поэтому перед сделкой безопаснее лично встретиться, провести переговоры с поставщиком. А также проверить полномочия сотрудников, которые подписывают договоры со стороны контрагента. Например, запросить доверенность. Иначе, если контрагент окажется однодневкой, доказать осмотрительность не получится даже в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 22.01.14 № Ф05-8283/2013).

Кейс № 2. О подозрительных ценах

Решили приобрести импортную технику, нашли поставщика. Но директор попросил проверить цены. Зашла на сайт производителя, а там цена выше, чем предлагают нам уже после уплаты пошлин. Запросили у контрагента таможенную декларацию и вычислили по номеру, что оборудование якобы ввезено еще в прошлом году, а мы осматривали новые комбайны, на которых стояла дата производства -- текущий год. Из-за нестыковок в датах решили отказаться от сделки и купили технику у другого поставщика. Дороже, но безопаснее.

При подозрительно низкой цене импортного товара компания может запросить у поставщика копию таможенной декларации, которая подтверждает ввоз в Россию. Обязательным реквизитом этого документа является номер. Состоит он из трех частей, разделенных между собой дробью. Первые восемь цифр -- это код таможни, которая приняла декларацию. Шесть цифр после первой дроби -- дата принятия. А семь цифр после второй дроби -- порядковый номер принятой декларации по журналу учета таможни. Например, «10802040/ 280113 /0000244». То есть декларация составлена 28 января 2013 года. Если контрагент предлагает технику, произведенную в 2014 году, явно, что сам он ее не ввозил, а декларация скорее всего ненастоящая.

Кроме того, номер таможенной декларации надо проверять и в счетах-фактурах на импортный товар. Счет-фактура без номера декларации или с ошибочными цифрами не лишает покупателя права на вычет НДС (письмо Минфина России от 18.02.11 № 03-07-09/06). Но некоторые налоговики на местах снимают вычеты, если в номере ошибка или вместо него стоит прочерк. Иногда добиться вычетов удается лишь через суд (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.03.13 № А56-34881/2012).

История № 3. Об эталонной подписи

На выездной проверке инспектор долго изучал подписи на документах, а я все не могла понять, откуда такое внимание. Узнала, когда получила акт. Оказалось, что на трех счетах-фактурах от одного поставщика стоят совершенно разные подписи, хотя фамилия одинаковая. Поэтому инспекторы решили снять вычеты. Из разговора с главбухом этой компании выяснила, что у них за директора документ мог подмахнуть кто угодно и концов не найти. В итоге от претензий мы отбились, но теперь запрашиваем у контрагентов образцы подписей директора. И пристально сличаем с эталоном автографы на первичке.

Не обязательно проверять, чтобы подписи директора на первичке и договоре были полностью идентичны. Сотрудники не всегда одинаково расписываются на документах, особенно если бумаг много. Кроме того, фамилия может измениться. Например, если руководитель -- девушка и вышла замуж. Тогда визы в первичке и договоре точно не будут совпадать. Контракт переоформлять не обязательно, а в иных документах (первичке и счетах-фактурах) достаточно расшифровать новую подпись.

Что касается представителей, то не обязательно запрашивать подлинники приказа или доверенности, подтверждающие их полномочия. Иногда покупатели просят оригиналы, так как эти бумаги требуют инспекторы на камералке. Но ФНС уже давно подтвердила, что такие запросы незаконные и копии вполне хватит (письмо от 09.08.10 № ШС-37-3/8664).

История № 4. О документах в отпуске

Получили от поставщика предварительный договор с подписью директора. Но в контракте не хватало одной страницы, поэтому решила позвонить в компанию и попросить дослать листок. Но секретарь мне сообщила, что директор неделю уже в отпуске и без него никто решить вопрос не может. А кто подписывал наши документы, девушка не знает. От сделки решили отказаться.

Компаниям стоит по возможности проверять, чтобы дата в договоре совпадала с рабочим графиком директора. Правда, не надо запрашивать у поставщика табели учета рабочего времени. Достаточно позвонить поставщику и уточнить, что директор не уехал отдыхать. Инспекторы могут посчитать бумаги недействительными и снять расходы, если директор подписывал их во время отдыха. Ведь по закону на время отпуска руководитель компании освобождается от исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 91, ст. 106 ТК РФ). Но законодательство и не запрещает заключать договоры в нерабочие дни. В суде компаниям удается защитить расходы (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.11 № 05АП-1431/2011). Но лучше не доводить дело до спора. Для этого можно предложить контрагенту переоформить договор и первичку другой датой либо подписать их у другого сотрудника, у которого есть полномочия.

История № 5. О подозрительном бензовозе

Нашли нового поставщика, который предлагал топливо по разумным ценам. Проявили бдительность и попросили представить документы на бензовоз, который это топливо развозит. А оказалось, что бензовоз принадлежит «физику», а не поставщику. Получается, контрагент неблагонадежный. Решили не заключать договор.?

Оформление документов, поставщики не должны быть фиктивными, не должно быть необоснованной выгоды

Раз у поставщика нет транспорта, инспекторы могут найти в сделке признаки необоснованной выгоды и снять расходы и вычеты НДС. Поэтому, если контрагент доставляет товар, стоит выяснить, на каком транспорте -- собственном или арендованном. Если автомобиль чужой, то стоит попросить копию договора аренды. Не лишним будет проверить и грузоподъемность машин. На практике инспекторы снимают расходы, если объем груза в накладной больше, чем может перевезти автомобиль. По их мнению, такая доставка фиктивна. Если они это докажут, судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.09.11 № А32-6422/2010).

История № 6. Об очень массовом адресе

С этого года мы постоянно проверяем адреса наших постоянных партнеров в сервисе массовых адресов на сайте ФНС. Оказалось, что в него попали адреса всех наших поставщиков. Решили заодно уточнить, нет ли и нашего адреса в реестре массовых. Каково же было удивление, когда мы обнаружили в нем свою улицу и дом! Теперь добиваюсь, чтобы инспекция исключила нас из этого списка. Но пока, к сожалению, налоговики не идут навстречу.

Сначала стоит выяснить, по какой причине адрес попал в реестр. Если поставщик зарегистрирован в офисном центре, то скорее всего он автоматически попал в список ФНС. Ведь инспекторы включают в реестр те адреса, по которым зарегистрировано больше 10 компаний. В то же время у своего контрагента стоит попросить пояснения, почему его адрес массовый. Либо сразу посетить его офис и выяснить, находится ли компания по этому адресу. В любом случае один только массовый адрес без других доказательств не означает нереальность сделки (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 23.06.14 № А65-17530/2013).

История № 7. О нетрезвом директоре

Нашли в интернете компанию с очень выгодными ценами, но перед сделкой, как всегда, запросили выписку из ЕГРЮЛ, копию паспорта директора и другие бумаги. Все документы были идеальными, но насторожило, что руководитель прописан в деревне недалеко от нашего города. Все, конечно, бывает. Но что-то смутило, поэтому отправила нашего водителя посмотреть, вдруг это какой-то особняк. Оказалось, что это вросшая в землю избушка, где живет человек, которого зовут как «директора». Сделку решили не заключать.

На проверках инспекторы внимательно изучают биографию директоров, учредителей и других руководящих сотрудников. Ведь нередко организации регистрируют на подставных лиц. Такую проверку стоит проводить и компаниям при выборе контрагента. Ведь если инспекторы выяснят, что директор является алкоголиком или состоит на учете у психиатра и не может отвечать за свои действия, то ревизоры снимут расходы. А судьи выводы налоговиков поддержат, поскольку компания при выборе контрагента не убедилась в его деловой репутации (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 31.03.14 № А27-9602/2013). Стоит проверить полномочия и молодых директоров. Если они студенты, возможно, что компании на них зарегистрированы фиктивно.

Кроме того, при заключении договора следует проверить, что паспорт директора действующий.

2. Распечатка с сайта ФНС доказывает реальность сделки

Подтвердить добросовестность контрагента можно распечатками с сайта ФНС из раздела «Проверь себя и контрагента». Такой вывод следует из недавнего решения суда. Спор возник после того, как инспекция заподозрила фиктивность покупки товаров у нескольких контрагентов. Ревизоры заявили: поставщики отсутствуют по юридическому адресу, руководители у них массовые, нет сотрудников и т. д. В итоге контролеры сняли расходы и вычеты НДС. На суде компания предъявила распечатки с официального сайта ФНС из раздела «Проверь себя и контрагента». Согласно им, контрагенты были действующими организациями, а никакой информации об их недобросовестности не было. Поэтому суд признал законными учет расходов и вычеты НДС.

Источник: постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.14 № А40-132393/12-140-912

3. Инспекторы ФНС считают подозрительным поиск новых поставщиков в интернете

На проверках инспекторы стали изучать, зачем компания привлекает новых контрагентов. По их мнению, если организация уже работает с проверенными организациями, то поиск новых поставщиков для закупки той же продукции говорит о будущих схемах. Об этом нам стало известно из свежей судебной практики.

Под особым подозрением сделки с контрагентами, которых компания находит через интернет. Налоговики уверены, что невозможно выбрать поставщика, если компания не провела личные переговоры. Поэтому есть риск потерять расходы. А судьи могут поддержать налоговиков (постановление ФАС Уральского округа от 08.05.14 № Ф09-1568/14).

Меры безопасности. В поиске новых поставщиков нет ничего противозаконного. Если контрагент не однодневка и поставки реальны, то споры маловероятны. Но безопаснее обосновать, для чего компания выбрала новых поставщиков. А при необходимости представить доказательства.

Нужны документы о реальности контрагента и сделки: выписка из ЕГРЮЛ, копия паспорта директора, коммерческие предложения, прайс-листы и т. п. Будет не лишним, если руководители проведут личную встречу. Безопаснее составить о ней отчет, который также подтвердит представительские.

Кроме того, необходимость привлечь нового контрагента можно обосновать тем, что компания расширяет бизнес. Следовательно, увеличиваются закупки, а текущие поставщики не могут обеспечить весь объем продаж. контрагент недостоверный добросовестность поставщик

4. Есть причина заново проверить контрагентов за три года

Компаниям стоит провести ревизию контрагентов как минимум за последние три года, поскольку повысился риск претензий налоговиков. На проверках они стали выявлять у компаний сделки с организациями, которых уже нет в реестре. О такой тенденции «УНП» рассказали налоговики в Москве, Калужской, Кировской, Ленинградской, Омской областях и др. Это, кстати, неудивительно. По данным ФНС, налоговики сейчас исключают ЕГРЮЛ по 25-40 тыс. компаний в месяц.

С 2011 года инспекторы активно чистят ЕГРЮЛ, за это время они удалили из реестра около 1,5 млн компаний. Поэтому на проверках за трехлетний период у многих находятся исключенные контрагенты. А скоро налоговики могут убрать из реестра еще 800 тыс. компаний с безнадежной недоимкой -- это позволят сделать поправки, принятые в первом чтении.

Чтобы избежать обвинений в неосмотрительности, стоит проверить регистрацию контрагентов через сервис «Риски бизнеса» на сайте nalog.ru. Если окажется, что в момент сделки компании не было в реестре, безопаснее исключить из отчетности расходы и вычеты по операциям с ней. Иначе налоговики смогут снять их на проверке, а судьи наверняка их поддержат (определение ВАС РФ от 20.11.13 № ВАС-15758/13). Если во время сделки контрагент был действующим, а сейчас закрылся, важно проверить наличие выписки из ЕГРЮЛ на дату заключения договора. Иначе безопаснее также исключить расходы.

Кстати, в сервисе ФНС появился новый инструмент для проверки -- база «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более одного года». По ИНН выдается сообщение - сдает ли компания отчетность и есть ли у нее долги на взыскании у приставов. Если контрагент год не отчитывался, его стоит взять на контроль, так как ему угрожает исключение из ЕГРЮЛ.

Кроме того, по новой базе стоит проверять организации перед сделками. Если сайт показывает, что контрагент «чист», налоговики рекомендуют все равно запросить о нем инспекцию, проверить паспорт руководителя и т. п. Распечатка странички нового сервиса может послужить лишь дополнительным доказательством осмотрительности наряду с другими.

5. Проверка печати контрагента

У инспекторов появилось новое основание для отказа в расходах вычетах -- подозрительная печть на документах. Чтобы избежать претензий, компаниям стоит проверить оттиски на первичке контрагентов

Печать, изготовленная кустарным способом, может говорить о том, что контрагент -- однодневка. Об этом официально сообщило УФНС Республики Алтай на своем сайте*. Рекомендации налоговиков помогут компаниям всех регионов избежать ненужных претензий на проверках.

О чем говорит «плохая» печать

По мнению налоговиков, подозрительная печать может говорить о том, что контрагенты нереальные. А расходы оформлены только на бумаге. Ведь кустарно изготавливают печати, если не дают мастеру регистрационных документов на компанию (их требуют официальные мастерские). Конечно, только некачественной печати недостаточно для снятия расходов и вычетов. Но подозрения могут подтолкнуть налоговиков к более тщательной проверке.

К примеру, в одном деле инспекторы заподозрили компанию в подделке печатей на первичке. Совместно с полицией налоговики изъяли компьютеры и обнаружили там отсканированные оттиски печатей несуществующих контрагентов. Этого было достаточно, чтобы суд признал первичку фиктивной и снял расходы (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.12.12 № А66-15526/2011).

В то же время признаки, которые перечисляют налоговики, могут быть на печатях вполне добросовестных компаний. В этом случае стоит подготовить документы о том, что контрагент реальный (подробнее читайте здесь).

Как отличить хорошую печать от подозрительной

Есть несколько признаков, которые могут говорить о том, что печать на первичке ненастоящая.

Обязательные реквизиты. К основной печати компании есть особые требования (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ). Она должна быть круглой и содержать полное наименование компании на русском языке и местонахождение (населенный пункт). Если этих реквизитов нет, то печать, по сути, недействительна. А вот дополнительные реквизиты (ОГРН, полный адрес, логотип) на печати не запрещены.

Качество оттиска. Налоговики считают подозрительным, если оттиск смазанный или нечитаемый либо если одна часть печати яркая, а другая совсем блеклая. Все это может говорить о том, что печать скопировали с другого документа. Если есть такие признаки, то стоит попросить контрагента переделать документ.

Ошибки и другие неточности. Печати, изготовленные кустарным образом, могут содержать опечатки, пропуски букв, а также другие недочеты (см. рисунок). Такие оттиски на первичке тоже могут вызвать вопросы инспекторов. Поэтому безопаснее переделать документы или как минимум подготовить подтверждения добросовестности контрагента.

Долги контрагентов до и после 1 сентября 2014 г.

С 01.09.2014 Гражданским кодексом компании, исключенные из госреестра, приравниваются к ликвидированным. Это изменение влияет не только на статус компаний, но и на порядок списания их долгов

Налоговики сейчас массово исключают из ЕГРЮЛ компании, которые за последние 12 месяцев не сдавали отчетность и не проводили операции хотя бы по одному счету. С 01.09.2014 такие компании приравниваются к ликвидированным (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ в новой редакции, п. 3 ст. 3 Федерального закона от 05.05.14 № 99-ФЗ). А значит, порядок списания их долгов зависит от даты, когда контрагент исключен из реестра.

Контрагент исключен до 1 сентября

Контрагент, которого исключили из ЕГРЮЛ до 1 сентября, не считается ликвидированным. А значит, порядок списания не изменился.

Как списать дебиторку. Чиновники считают, что долги исключенного из ЕГРЮЛ контрагента не считаются безнадежными (п. 2 ст. 266 НК РФ, письмо Минфина России от 11.12.12 № 03-03-06/1/649). Учесть их в расходах компания вправе после окончания трех лет, то есть срока исковой давности. Считать срок надо с даты, когда контрагент должен был оплатить долг (ст. 200 ГК РФ). А не с даты, когда его исключили из ЕГРЮЛ. Правда, если компания готова спорить, списать долги можно сразу же, как контрагента исключат из реестра. Главное -- провести инвентаризацию, составить приказ о списании и обосновать, что взыскание долга невозможно (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.02.11 № А56-14027/2010).

Компания вправе создавать в налоговом учете резерв по сомнительным долгам (ст. 266 НК РФ). Если организация этим правом воспользовалась, дебиторку надо списать за счет резерва. А если резерва не хватит, отразить в текущих расходах (см. схему).

Как учесть кредиторку. Что касается долгов самой компании, их надо учесть в доходах, если истек срок давности или по другим основаниям. Каким именно, в кодексе не сказано (п. 18 ст. 250 НК РФ). В Минфине считают, к ним относится исключение из ЕГРЮЛ (письмо от 25.03.13 № 03-03-06/1/9152). Поэтому кредиторку надо учесть в доходах на дату, когда контрагента исключили из реестра, даже если к этому времени еще не истек срок давности. А если компания узнает об исключении с опозданием, надо уточнить отчетность.

Кстати. Решение об исключении из ЕГРЮЛ налоговики публикуют в журнале «Вестник государственной регистрации». Но чтобы не отслеживать информацию в каждом издании, об исключении контрагента можно узнать оперативно на сайте ФНСв разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента».