Управленческая функция документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эссе на тему: «Управленческая функция документа»

Прежде чем рассуждать об управленческой функции документа я бы хотел раскрыть такие понятия как документ и управление. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Управление - процесс воздействия на систему для перевода её из одного состояния в другое, либо для поддержания её в установленном режиме деятельности.

Из понятия документа можно увидеть важность этого термина и его значение для человека. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Теперь перейдем к раскрытию функций документа.

Функция документа - это, прежде всего, его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Если рассматривать такую дисциплину, как делопроизводство, то она может нам дать общие и специфические функции документа. К общим относятся: информационная, социальная, коммуникативная и культурная. К специфическим: управленческая, правовая и научно-историческая. Нас интересует управленческая и, обращаясь к понятию управления, можно сказать, что документ в данной функции выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной или даже опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения. Например, чтобы абитуриент, который сдал документы на поступление в высшее учебное заведение, узнал о своем поступлении, он должен дождаться приказа о зачислении студентов от декана этого вуза, в данном случае, приказ - документ управленческого характера. управление документ реквизит

Таким образом, правленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Размещено на Allbest.ru