Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ФИНАНСОВ, ЭКОНОМИКИ И МЕНЕДЖМЕНТА

Кафедра торгового дела

ОТЧЁТ

по производственной практике

Место прохождения практики г. Калининград, ООО «Инок»

Период прохождения практики с 22.06.2015г.по 19.07.2015 г.

студента группы 12-ТД1 Башинского Дмитрия Александровича

Специальность 100700.62 - Торговое дело (Коммерция)

Калининград

2015 г.



Содержание

Введение

1. Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО «Инок»

1.1 Исследование организационной структуры справочно-правовой системы «Инок» в г. Калининград

1.2 Анализ систем управления документами в ООО «Инок»

Заключение

Характеристика



Введение

С 22.06.2015 по 19.07.2015 была пройдена производственная практика в ООО «Инок» г.Калининград, занимающейся поставкой и информационным обслуживанием справочных правовых систем

Объект исследования - организация ООО «Инок», которая представляет собой крупнейшую сервисную сеть, работающую на российском рынке информационно-правовых услуг.

Предмет исследования - документационное сопровождение бизнеспроцессов в ООО «Инок».

Цель практики познакомиться с организационной структурой ООО «Инок» в г.Калининград, рассмотреть бизнес-процессы сопровождающие документооборот в организации, а также технологии управления документами, с последующим совершенствованием процессов, протекающих в организации.

Задачи практики:

1 Исследование организационной структуры справочно-правовой системы ООО «Инок»

2 Анализ систем управления документами в ООО «Инок»

Руководствуясь имеющейся информацией о ООО «Инок» после прохождения практики был подготовлен отчет. Кроме того, в процессе прохождения производственной практики, были выполнены индивидуальные задания.



1. Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО «Инок»

1.1 Исследование организационной структуры справочно-правовой системы КонсультантПлюс в г. Калининграде

Компания «Инок», образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по исследованию ВЦИОМ 2013 г.). Система КонсультантПлюс содержит свыше 49 600 000 документов.

Общероссийская Сеть распространения правовой информации КонсультантПлюс состоит из 300 региональных информационных центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах. В настоящее время клиентами КонсультантПлюс являются более 300 000 организаций во всех регионах страны.

Постоянными пользователями КонсультантПлюс являются бухгалтеры, юристы, аудиторы, финансовые специалисты, менеджеры, руководители организаций, специалисты органов государственной власти. С системой КонсультантПлюс работают ученые, преподаватели, студенты вузов и школьники. Компания ООО «Инок» уделяет большое внимание развитию некоммерческих, общественно значимых проектов, которые способствуют широкому распространению правовой информации в России среди граждан.

Справочно-правовая система включает все законодательство Российской Федерации: от основных документов, которые затрагивают интересы всех организаций и граждан, до узкоотраслевых актов. Пользователь, в зависимости от сферы своей деятельности и круга решаемых задач, может выбрать всю необходимую и достаточную информацию. 

На территории города Калининграда поставкой и информационным обслуживанием справочных правовых систем «КонсультантПлюс» занимается центр информационного обеспечения бизнеса «Инок».

На рынке справочных правовых систем компания находится с 1991 года. За это время, предприятие стало наиболее устойчивым, эффективно и стабильно работающим. На сегодняшний день число сотрудников составляет 35 человек.

Центр информационного обеспечения бизнеса ООО «ИНОК» в г. Калининграде реализует следующие функции:

Законодательство. 

Все законодательство России и Калининградской области в СПС КонсультантПлюс. 

Аналитика. 

Полнотекстовый электронный архив региональных СМИ, финансовые и аналитические программные комплексы. 

Маркетинг. 

Маркетинговые исследования, программные системы для автоматизации управления маркетингом, продвижение товаров и услуг на рынок СНГ и ЕС. 

Внедрение информационных технологий и ноу-хау. 

Адаптация и внедрение в практику предприятий российского МСБ реально работающих современных технологий. 

Защита информации и персональных данных. 

Программные продукты 1С. 

Поставка, сопровождение, обучение. 

Обучение. 

Обучение работе с программным обеспечением. 

Семинары. 

Online-семинары, тематические, семинары-тренинги. 

Сервисное техническое обслуживание 

Сервисное и техническое обслуживание компьютерной техники и ПО - комплексное предложение для малого и среднего бизнеса. 

- поставляет пользователям справочную правовую систему «КонсультантПлюс»;

- обеспечивает полный комплекс сервисных услуг пользователям «КонсультантПлюс»;

- взаимодействует с органами государственной власти и управления, органами местного самоуправления, судебными органами г. Калининграда;

- обеспечивает наполнение системы «КонсультантПлюс» документами регионального законодательства.

На сегодняшний день обеспечивает достоверной и оперативной информацией более 1000 организаций и учреждений города и края, реализуя тем самым, в полном объеме сервисные услуги сети «Инок».

В центре информационного обеспечения бизнеса сети «Инок» единоличным поставщиком, который предоставляет, как технологию работы, так и программное обеспечение, является Научно Производственное Объединение (НПО) «ВМИ» (Вычислительная математика и информатика).

История создания и дальнейшего развития ООО «Инок» в Калининграде продемонстрирована в таблице 2.1.

Таким образом, в представленной ниже таблице рассмотрены основные этапы развития ООО «Инок». История регионального центра началась с 1991 года и продолжается в настоящее время. За двадцать четыре года своего существования центр и его сотрудники развились, расширяли клиентскую базу и привлекали партнеров, а также вводили улучшенные и универсальные технологии, упрощающие работу пользователя.

В ООО «Инок» применяется Единый стандарт сервисного обслуживания. Сервисная поддержка это:

- персональный специалист для каждого клиента;

- актуализация и пополнение информации на компьютере пользователя;

- установка новых версий системы;

- программа обучения;

- «Горячая линия» - консультации по работе с «КонсультантПлюс»;

- бюллетень Консультант Плюс и другие информационные материалы;

- поиск документов по индивидуальным заказам;

- техническая поддержка.

Таблица 2.1 Основные этапы формирования РИЦ «Консультант»

Год	Ключевые события
1994	Подписание договора об информационном обмене с Законодательным Собранием области
1995	Ввод в эксплуатацию своей информационной системы ХОСТ. Она позволяет вести базу данных клиентов, договорной информации, автоматизирует процедуры выписки счетов и учета взаиморасчетов с клиентами
2002	Создание полнофункционального web-сайта
2003	Начало реализации новой Программы обучения всех пользователей в связи с переводом систем Консультант Плюс на новую Технологию 3000
2004	В рамках некоммерческой Программы информационной поддержки российской науки и образования компания распространяет среди студентов г. Калининграда новый продукт - компакт-диск Консультант Плюс: Высшая Школа
2005	Перевод пользователей всех систем Консультант Плюс на Серию 200. Осуществление Программы обучения пользователей новым приемам работы с системами
2007	В компании создан новый отдел - Учебно-методический центр. Тиражирование газеты «КонсультантПлюсЯнтарь» для пользователей
2008	Компания одним из первых в Сети успешно вводит в экспериментальном порядке новую систему обучения - семинары-тренинги, впоследствии данный метод обучения вводится в программу учебного центра на постоянной основе
2009	В связи с переходом системы на ТехнологиюПроф, учебный центр внедряет новую программу обучения
2010	В связи с выходом Новой Технологии ПРОФ 2012, учебный центр переходит на обновленную программу обучения
2011	Учебный центр вводит новый проект для пользователей - онлайн семинары
2012	Вводится в эксплуатацию дополнительный административный офис компании, оборудованный всем необходимым для комфортной работы все увеличивающегося штата сотрудников РИЦ
2013	· Разработан новый онлайн-сервис "Конструктор договоров" для создания и экспертизы проектов договоров

Персональный специалист для каждого пользователя. Специалист центра «Инок» постоянно обновляет и актуализирует систему на компьютере пользователя, а также помогает решать любые вопросы по работе с системой, по поиску конкретных документов.

Актуализация и пополнение информации на компьютере пользователя. Сотрудник центра еженедельно или ежедневно обновляет систему. Еженедельное пополнение осуществляется специалистом центра сети «Инок». Ежедневное пополнение проводится средствами телекоммуникаций (Интернет).

Установка новых версий системы. Продуманная разработка и внедрение новых технологий для работы с правовой информацией обеспечивают лидерство ООО «Инок».

Программа обучения. Сотрудники информационного центра в г. Калининграде проводят бесплатное обучение всех пользователей справочной правовой системы.

"Горячая линия" - консультации по работе с «КонсультантПлюс». Совершив звонок на "горячую линию", пользователь получит консультацию по поиску документа либо по техническим вопросам работы системы.

Бюллетень Консультант Плюс и другие информационные материалы. Клиентам ежемесячно доставляется Бюллетень КонсультантПлюс - специальное издание, на страницах которого пользователи найдут много полезной информации: изменения законодательства, новости компании, практические советы и примеры по быстрому поиску документов в системе.

Поиск документов по индивидуальным заказам. Если пользователю необходимо получить для работы редкий документ, который отсутствует в установленной у него системе, то он может обратиться в РИЦ. Региональный центр проведет поиск документа в своем полном комплекте информационных банков. Найденный документ сразу же передается клиенту.

Техническая поддержка. Включает установку системы на компьютере пользователя, перенос системы с одного компьютера на другой, восстановление системы при поломке компьютера.

Единый стандарт качества сервиса «Инок». Всем пользователям КонсультантПлюс доступны одинаково комфортные условия для работы с системой. Это стало возможным благодаря применению Единого стандарта качества сервисного обслуживания, который действует в компании с 2002 года.

Организационная структура управления компании должна быть гибкой и чутко реагировать на все изменения, которые происходят как во внешней среде организации, так и во внутренней.

Организационная структура управления является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов. Использование подобной структуры эффективно на предприятиях, осуществляющих рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся функции.

Структура управления анализируемого предприятия как уже отмечалось, является линейно-функциональной, и поэтому положительными чертами этого типа структуры являются:

- единство распорядительства и ответственности, то есть исполнители подчиняются только одному непосредственному начальнику, а тот, в свою очередь, несет ответственность за работу своих подчиненных;

- четко линейная соподчиненность всех должностей и звеньев управления, что обеспечивает согласованность действий;

- простота управления, так как существует только один канал связи;

- личная ответственность руководителя за конечный результат деятельности своего подразделения.

В ООО «Инок» выделяются следующие структурные подразделения: отдел продаж и отдел сопровождения, а также ряд других подразделений, таких как: учебно-методический отдел, отдел аудита (горячая линия), бухгалтерия, юридический отдел, учебный центр, отдел технического обеспечения и отдел кадров.

Региональный информационный центр «Консультант» имеет следующую структуру управления, представленную на рисунке 2.1. Каждый отдел в организации выполняет свои функции.

Отдел продаж занимается поиском и привлечением клиентов, проведением с ними переговоров о покупке справочных правовых систем, заключением договоров, установкой системы на компьютеры пользователей.

Отдел сопровождения занимается последующим сопровождением клиента после отдела продаж. Отдел сопровождения занимается деятельностью по актуализации законодательства у всех пользователей справочной системы. Принцип работы данного отдела заключается в еженедельном пополнении информационных баз и непосредственной работе по установке контакта с пользователями системы (юристы, бухгалтера, экономисты, руководители), для осуществления и закрепления долгосрочного взаимовыгодного сотрудничества.

Отдел методологического обучения занимается разработкой мероприятий по обучению новых сотрудников, поддержанием их уровня знаний в области права, а также проведением аттестаций для персонала организации. Организуется выездное обучение на местах по работе в справочной правовой системе «КонсультантПлюс» среди клиентов.

Технический отдел занимается поддержанием работоспособности компьютерной системы в офисе компании, сотрудники отдела проводят консультациями по телефону и с выездом к клиенту в случае возникновения проблем в программном обеспечении справочно-правовой системы. Так же консультируют собственных сотрудников по работе с оборудованием и установленными программами. Взаимодействует с отделом научно-производственного объединения «ВМИ».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 Организационная структура РИЦ «КонсультантПлюс»

Отдел кадров осуществляет подбор персонала организации, прием на работу, разработку программ мотивации персонала. Взаимодействует с отделом методологического обучения, занимаясь повышением квалификации персонала и его переподготовкой. Вырабатывает меры направленные на развитие персонала. Ведет кадровое делопроизводство.

Юридический отдел занимается правовой экспертизой локальных нормативных актов, сотрудники отдела участвуют в заключении договоров, консультировании должностных лиц, работников и обучающих. Также осуществляют методическое руководство деятельности других структурных подразделений РИЦ «КонсультантПлюс» по юридическим вопросам.

Бухгалтерия ведает всей текущей финансовой деятельностью РИЦ. Этот отдел является ответственным за отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, представление оперативной информации о финансовом состоянии предприятия. В установленные сроки составляет бухгалтерскую отчетность.

Проводя анализ организационной структуры РИЦ «Консультант» можно отметить, что руководящую должность занимает генеральный директор, который в целом контролирует деятельность организации, через него проходят все документы компании. В организации четко распределены обязанности управления между функциональными и линейными руководителями, а также исполнителями.

В результате, рассмотрена общая характеристика организации, ее особенности, спецификация деятельности и оказываемые услуги. Изучена и графически отображена организационная структура управления регионального информационного центра сети «КонсультантПлюс» в Краснодаре. управление документ менеджмент качество

1.2 Анализ систем управления документами в РИЦ «КонсультантПлюс»

Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а менеджмент качества как составляющая этих технологий предоставляет отличную возможность получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

Система менеджмента качества (СМК) основана на процессном управлении организацией. И в первую очередь необходимо описать ключевые бизнес-процессы, т.е. управление которыми руководство считает наиболее важным для СМК.

Серия стандартов ISO 9000 требует обязательного внедрения процессного подхода и, как следствие, документирования выделенных процессов, в чем существенную помощь оказывают системы электронного документооборота (СЭД). В большинстве случаев средние и тем более крупные предприятия уже используют в своей деятельности подобные системы. Становится логичным стремление реализовать с помощью СЭД структурную поддержку СМК.

Деятельность регионального информационного центра «КонсультантПлюс» в Калининграде направлена на удовлетворение потребностей предприятий и граждан области в получении систематизированной и актуальной справочно-правовой информации. Основными целями регионального центра являются:

- профессионально продвигать бренд «КонсультантПлюс» на рынке правовых услуг, подтверждая клиентам его качественное превосходство;

- ориентироваться на растущие потребности пользователей в правовой информации и стремиться к их качественному удовлетворению;

- регулярно расширять клиентскую базу, увеличивать показатели, обеспечить стабильный рост и развитие компании, сохраняя лидирующие позиции на рынке правовых систем.

В прошлом году компания получила новый Сертификат соответствия Системы Менеджмента Качества. Сертификат подтверждает соответствие требованиям данного стандарта процессов, которые выполняются на этапах производства справочно-правовой системы КонсультантПлюс и оказания услуг гражданам. Это говорит о способности организации поддерживать стабильность качества и улучшать результаты своей работы.

Надежности своей программной технологии региональный информационный центр КонсультантПлюс «Консультант» уделяет большое внимание. Система динамично развивается и постоянно пополняется новыми возможностями, которые позволяют работать с правовой информацией еще эффективнее. При разработке новшеств используются самые современные программные технологии. Каждому пользователю КонсультантПлюс гарантирована персональная сервисная поддержка.

В таблице 2.2 представлены новые технологии, которые использует справочная правовая система «КонсультантПлюс».

Таблица 2.2 Технологии, применяемые в ООО «Инок»

Названия	Краткая характеристика
Удобный интерфейс	Современный интерфейс, который включает множество удобных инструментов, помогающие экономить время на поиск и анализ информации, делая работу пользователей более комфортной
Технологическая эффективность системы	Оптимальные принципы хранения огромного объема информации в базе данных позволяют минимизировать время на обновление системы, в том числе оптимизировать трафик при обновлении через интернет
Интернет-пополнение системы	Реализована функция интернет-пополнения - полноценного ежедневного обновления системы через интернет. Ежедневное обновление позволяет оперативно получать новые документы и всегда работать с актуальной информацией
Конструктор договоров	Инструмент создания проектов договоров и их экспертизы "Конструктор договоров" поможет составить договор для конкретной ситуации и оценить возможные риски
Сертификация Microsoft	Система КонсультантПлюс одной из первых в мире проходит сертификацию на соответствие требованиям всех новых операционных систем Windows. В настоящее время система сертифицирована под Windows XP и самую новую ОС Windows 8
Мобильная версия системы	Мобильная версия системы КонсультантПлюс на флэш-носителе дает возможность работать с юридически значимыми документами и на рабочем месте, и командировке, и дома

В результате анализа представленной выше таблицы справочная система КонсультантПлюс РИЦ «Консультант» отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и соответствует международным стандартам качества.

В последнее время, объем документации РИЦ сети «КонсультантПлюс» существенно увеличивается и это, в первую очередь, объясняется внедрением системы менеджмента качества. Применение СМК на предприятии требует создания регулярных отчетов и документов таких как: «Политика в области качества», «Руководство по качеству», перечень основных поставщиков и потребителей организации, и все документы должны соответствовать международным стандартам.

Сертификационный орган с определенной периодичностью проводит повторные проверки, которые подтверждают, что организация не только внедрила систему менеджмента качества, но и постоянно улучшает ее. Помимо этого каждые три года компания должна снова проходить проверку на Сертификат соответствия Системы менеджмента качества и весь перечень нормативной документации, который для этого необходим, передается в сертификационный орган. В результате, объем документооборота в справочной правовой системе сети «Консультант» постепенно увеличивается.

Эффективный способ поддержания действенной СМК на предприятии, это внедрение системы электронного документооборота, которая должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы менеджмента качества.

Однако прежде чем приступить к анализу используемой СЭД в центре сети «Инок», необходимо описать и исследовать ключевые бизнес-процессы, которые непременно документируются в организации, а затем и автоматизируются в выбранной электронной системе.

Ориентация системы менеджмента качества на бизнес-процессы позволяет пересмотреть видение и стратегию работы организации, что способствуют улучшению всех бизнес-процессов и дает возможность предприятию занять лидирующие позиции на внешнем и внутреннем рынках.

Региональный информационный центр сети КонсультантПлюс в Калининграде ООО «Инок» занимается поставкой и информационным обслуживанием справочных правовых систем. Соответственно, основными бизнес-процессами поддерживающими функционирование организации являются: заключение договора о покупке справочно-правовой системы, обучение персонала, прием на работу сотрудника, бизнес-процесс «продажи».

Заключение

В результате прохождения преддипломной практики в компании ООО «Инок» были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики:

- исследована организационная структура справочно-правовой системы ООО «Инок»;

- проанализированы системы управления документами в региональном информационном центре сети ООО «Инок» г. Калининград;

В ходе практики был получен материал и практические знания, которые затем послужат основой для написания дипломной работы.

По окончании практики создан отчет, систематизирующий полученную информацию о компании ООО «Инок».



Характеристика

о прохождении производственной практики студента гр. 12-ТД-1 Башинского Дмитрия Александровича

Студент учебной группы 12-ТД1 Башинский Дмитрий Александрович

проходил практику в ООО«Инок» с 22.06.2015 по 19.07.2015 г.

Во время прохождения производственной практики ознакомился с организационной структурой, изучил основы и принципы работы коммерческого отдела, получил представление о документообороте. Для практического освоения функциональных обязанностей экономиста изучил: особенности планирования на предприятии, продукцию компании, а также ознакомился с работой бухгалтерского отдела и важной документацией.

Студент регулярно посещал практические занятия, добросовестно и своевременно выполнял все получаемые им задания, а также оказывал посильную помощь в устранении ошибок. Показал себя дисциплинированным и старательным практикантом, высокоинтеллектуальным, образованным и грамотно подготовленным человеком. Отличается трудолюбием, старанием и усердием в проведении практических заданий, которые всегда исполнялись добросовестно, своевременно, не требуя дополнительных проверок. Очень быстро и качественно усваивает всю даваемую ему информацию.

Закончил производственную практику с общей оценкой отлично.

Размещено на Allbest.ru