Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Документооборот

1.1 Регистрация и учет поступающих документов в организацию документов. Оформление журнала регистрации входящей корреспонденции

1.2 Оформление регистрируемых документов с присвоением регистрационного номера

2. Рассмотрение входящей документации

2.1 Регистрация документов с учетом рассмотрения и наложения резолюции руководителя организации

2.2 Передача документов исполнителю

3. Организация поисковой системы

3.1 Запись регистрационных сведений о документах в карточку. Состав реквизитов карточки

4. Оформление регистрационно-контрольных карточек

5. Осуществление контроля за прохождением документов

5.1 Ведение входящей документации организации

5.2 Ведение исходящей документации организации

5.3 Ведение внутренней документации организации

6. Информационно-справочная документация

6.1 Оформление и отправка телеграмм. Переписка по электронной почте. Факс, модемная связь

6.2 Составление информационно-справочных документов

7. Составление организационно-правовых документов

7.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов

8. Составление распорядительных документов

8.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов

8.2 Оформление копий и выписок

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ



Введение

Производственную практику проходила в с.Красногорское, Красногорского района в Администрации Алтайского края.

Директор - Дайбов. Полное название организации: Администрация с. Красногорского, Алтайского края.

Вид деятельности (по кодам ОКВЭД):

Государственное управление и обеспечение военной безопасности, обязательное социальное обеспечение Деятельность по обеспечению безопасности в чрезвычайных ситуациях

Объектом исследования является:

Документационное обеспечение деятельности организации Администрации с. Красеногорского, Алтайского края.

Предметом исследования является:

Документационное обеспечение организации.

Цель производственной практики:

- приобретение необходимых умений и опыта практической работы по виду профессиональной деятельности: «Документационное обеспечение деятельности организации».

Задачи производственной практики:

- принимать, регистрировать, учитывать поступающие документы;

- проверять правильность оформления документов;

- ввести картотеку учета прохождения документальных материалов.

Сроки прохождения производственной практики: с 02 сентября 2015 г. по 14 сентября 2015 г.



1. Документооборот

1.1 Регистрация и учет поступающих документов в организацию документов. Оформление журнала регистрации входящей корреспонденции

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри Администрации с. Красногорского, Алтайского края, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Существует три формы регистрации документов:

- журнальная;

- карточная;

- автоматизированная.

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края преобладает журнальная форма регистрации.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

- поздравительные телеграммы;

- проспекты;

- приглашения;

- программы;

- извещения;

- документы поступающие в копиях для сведения.

Все поступающие в Администрацию с. Красногорского, Алтайского края документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринт связь и т.д.) передаются секретарю.

Во время практики вместе с секретарем при поступлении документа по почте, до вскрытия конверта проверяли правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений если документ адресован не нам или поврежден мы его возвращаем отправителю.

Прежде чем зарегистрировать документ, мы его предварительно рассматриваем. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. При рассмотрении документа главная наша цель была установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение.

Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

После рассмотрения документа, мы регистрировали. На всех регистрируемых документах проставляли штамп.



1.2 Оформление регистрируемых документов с присвоением регистрационного номера

При регистрации в Администрации с. Красногорского, Алтайского края каждой группе документов присваивается свой регистрационный номер и индекс документа.

Проставление штампа, даты, регистрационного номера производится по порядку номеров начиная с календарного года, регистрируется в день поступления документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы в Администрации с. Красногорского, Алтайского края имеют регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будут подшивать документ или его копию.

Например, номер документа 01-01/267 включает:

01 - индекс структурного подразделения

01 - номер дела по номенклатуре

267 - порядковый номер документа по журналу регистрации



2. Рассмотрение входящей документации

2.1 Регистрация документов с учетом рассмотрения и наложения резолюции руководителя организации

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителя предприятия Шептуна Е.И. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций Евгения Игоревича. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях.

В резолюции Шептун Е.И указывает исполнителя, указания по исполнению документа и сроки исполнения

Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

Подпись руководителя

Дата (см. приложение 1)

После этого заносили все данные из резолюции в журнал регистрации. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Согласно резолюции документ передавали исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передавали главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям.

2.2 Передача документов исполнителю

Исполнение резолюции Шептуна Е.И Администрации с. Красногорского, Алтайского края осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксировали в журнале регистрации. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передавали нам для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращали исполнителю. Правильно оформленный проект документа передавали на подпись Евгению Игоревичу.

Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатывали. Подписанные документы регистрировали, если это ответные письма, отправляли.



3. Организация поисковой системы

3.1 Запись регистрационных сведений о документах в карточку. Состав реквизитов карточки

Информационно-поисковая система (ИПС) по документам Администрации с. Красногорского, Алтайского края создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации.

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края создаваться ИПС на основе следующих требований:

- полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

- обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

- максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

- обеспечение рациональной организации массива документов организации.

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края при карточной форме регистрации документов создавали регистрационно-контрольные карточки на документы, в которую заносили сведения о документе, и присваивали регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.



4. Оформление регистрационно-контрольных карточек

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края единая регистрационно - контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6.

Преимущества карточной формы регистрации:

- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов единая форма карточки;

- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);

- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Реквизиты контрольной карточки в Администрации с. Красногорского, Алтайского края:

- срок исполнения

- откуда поступило, номер

- входящий номер и от какого числа

- содержание (о чем?)

- кому передано на исполнение

- отметка об исполнении и результаты распределения

- исполнитель

- номер дела

- номер страницы (см. приложение 2)

управленческий информационный организационный распорядительный



5. Осуществление контроля за прохождением документов

5.1 Ведение входящей документации организации

При поступлении документов в Администрацию с. Красногорского, Алтайского края, проводили первичную обработку входящего документа, проверяли целостность конверта, правильность адресования и кому направлен документ. Конфиденциальные письма не вскрывали. После чего проверяли наличие вложений и документов.

Затем документы сортировали на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляли отметку о поступлении входящий штамп (см. приложения 3).

Далее документ регистрировали, тем самым заносили все сведения о документе в входящий журнал регистрации. После чего документ передавали Шептуну Е.И. для нанесения резолюции. Затем сведения из резолюции заносили в данную строку, а документ или же его копию передавали исполнителю. Документ ставили на контроль исполнения. На протяжении всего времени, следили за исполнением документа.

После того, как документ исполнен, его подшивали в дело.

5.2 Ведение исходящей документации организации

Составляли проект документа в черновом виде, после чего относили его на согласование Шептуну Е.И.

Затем перепечатывали документ со всеми изменениями в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003 и относили на подписание Евгению Игоревичу.

После чего документ регистрировали, то есть все сведения о документе заносили в исходящий журнал регистрации. Документу присваивали номер и дату. Следующим этапом проверяли правильность адресования и отправку документа адресату. Делали копию и подшивали в дело.

5.3 Ведение внутренней документации организации

Составляли проект внутреннего документа после чего относили его на согласование Шептуну Е.И.

Перепечатывали документ со всеми изменениями и относили на подписание руководителю.

После чего документ регистрировали, то есть все сведения о документе заносили журнал регистрации внутренних документов. Документу присваивали номер и дату.

Документ передавали Шептуну Е.И. для нанесения резолюции.

Затем сведения из резолюции заносили в журнал регистрации, а документ или же его копию передавали исполнителю. Документ ставили на контроль исполнения. На протяжении всего времени, следили за исполнением документа, и если требовалось, то сведения заносили в базу данных. После того, как документ был исполнен, его подшивали в дело.



6. Информационно-справочная документация

6.1 Оформление и отправка телеграмм. Переписка по электронной почте. Факс, модемная связь

Информационно-справочные документы в Администрации с. Красногорского, Алтайского края сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Телеграмма - это документ, отправляемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, мы передавали по телеграмме.

Телеграмма в Администрации с. Красногорского, Алтайского края содержит следующие реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя (условный или полный);

- текст (содержание телеграммы);

- подпись;

- регистрационный делопроизводственный номер;

- дата регистрации;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Переписка по электронной почте

Электронная почта (E-mail - сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми.

Связь по электронной почте является двусторонней в Администрации с. Красногорского, Алтайского края может получать сообщения от любого, кому известен наш адрес электронной почты, и после прочтения написать ответ.

Электронная почта очень удобна для обмена информации. Сообщения можно отправлять в различные города, не зависимо от их места положения.

Отправляли сообщения сразу нескольким подразделениям. Кроме текста внутри сообщения электронной почты отправляли почти все типы файлов, включая и документы. Сообщения доставляются адресату за несколько секунд.

Электронная почта почти бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Единственной статьей расхода является оплата за подключение к сети Интернет.

Факс - это устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети

Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается модуляции, а на входе демодуляции, отсюда и название модем.

Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема.

6.2 Составление информационно-справочных документов

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия (см. приложение)

При составлении и оформлении акта использовали следующие реквизиты:

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст (делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы);

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- виза ознакомления с актом;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- подпись.



7. Составление организационно-правовых документов

7.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов

Организационные документы - документы, закрепляющие конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.

Штатное расписание -- это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности, оформляли в унифицированной форме №Т-3 (см. приложение).

Штатное расписание утверждается приказом руководителем Шептуном Е.И

Изменения в штатное расписания вносили приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписал руководитель организации.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, ознакомили с приказом под роспись.



8. Составление распорядительных документов

8.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом (см. приложение)

Приказы издавали и по административным вопросам, требующим правового решения

Текст приказа делится на 2 части:

- констатирующая;

- распорядительная (распорядительная часть приказа начинается со слова «Приказываю»).

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Приказ, вступивший в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов.

8.2 Оформление копий и выписок

Копия документа

В Администрации с. Красногорского, Алтайского края часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа. Чтобы они имели юридическую силу, оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывали следующие сведения:

- слово «копия верна» без двоеточия - заверительная надпись;

- наименование должности - кто заверяет копию;

- личная подпись заверителя;

- расшифровка подписи;

- дата заверения (см. приложение 4).

Выписка из документа

Выписка из документа - это копия части (частей) письменного документа.

В практике документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. Их как правило, оформляли следующим образом:

во-первых, при оформлении выписок полностью воспроизводили реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» написали «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывали регистрационной номер и дату регистрации оригинала документа, а не дату изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывали должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вид профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации» освоен.

При прохождении производственной практики я стремилась приобрести необходимые умения и навыки практической работы по виду профессиональной деятельности: «Документационное обеспечение деятельности организации».

Для достижения данных результатов, во время практики:

- принимала, регистрировала, учитывала поступающие документы;

- проверяла правильность оформления документов;

- вела картотеку учета прохождения документальных материалов.

При возникновении проблем, при работе с документами, обращалась к Нине Дмитриевне (секретарь Администрации с. Красногорского, Алтайского края).

В ходе производственной практики приобрела навыки работы с входящими, исходящими, внутренними документами. А так же научилась правильно регистрировать, принимать и передавать документы внутри организации.

Для того, чтобы сделать практику более эффективной, я бы предложила увеличить срок прохождения практики.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введение. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. - Пункт 66.

2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с. Там же.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.2.1.

4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 6. ноября 2005 г. №536. М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. №260] - Пункт 4.1.8.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.2.2.

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

8. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Приказ по личному составу



ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Штамп регистрации входящего документа - реквизит 29



ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Резолюция руководителя - реквизит 17

Размещено на Allbest.ru