Особливості становлення документаційного менеджменту (на прикладі розгляду ISO 15489–2001 "Інформація та документація. Керування документацією" і ДСТУ 4423:2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості становлення документаційного менеджменту (на прикладі розгляду iso 15489-2001 «інформація та документація. Керування документацією» і ДСТУ 4423:2005 «інформація та документація. Керування документаційними процесами»)

В. Г. Спрінсян

м. Одеса

Дослідження становлення документаційного менеджменту сьогодні є актуальним, тому що це інновація, яка розглядається як гнучка система і включає процеси, ресурси, матеріально-технічну базу та ін. Головне завдання документаційного менеджменту полягає в ефективностікеруваннядокументаційнимипроцесаминапідприємстві,сприянні підвищенню його діяльності.

Проблемам інноваційної діяльності приділяли увагу такі вчені як: Й. Шумпетер, X. Барнет, В.О. Василенко, В.Г. Шатько, І.П. Мойсеєнко, С.М. Ілляшенко, М.А. Ескіндаров, В.М. Алферов та ін.

Необхідно звернути увагу на те, що тема документаційного менеджменту тільки на стадії розробки і часткового впровадження. На сьогоднішній день притаманна система керування документаційними процесами або документаційне забезпечення промисловості.

Зарубіжні колеги розробляють тему «records management» вже не одне десятиліття, для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми керування документаційними процесами були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей «records management». Вченим вдалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування - «records management», «gestation des documents» та інших визначеннях, що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень [1].

Згідно із Законом України «Про інноваційну діяльність» за № 40-IV від 4 липня 2002 р. подається визначення інноваційної діяльності як діяльності, що спрямована на використання і комерціалізацію результатів наукових досліджень та розробок, що зумовлює випуск на ринок нових конкурентоздатних товарів і послуг [2].

Відмітимо, що важливою характеристикою цієї діяльності є інноваційна активність - цілеспрямована підтримка високої сприйнятливості персоналу підприємства до нововведень за допомогою цілеспрямованих структур та методів керування.

Отже, інноваційна діяльність є одною із найсуттєвіших вагомих чинників, які дозволяють підприємству посідати стійкі ринкові позиції і отримувати перевагу над конкурентами.

Визначним і водночас визначальним явищем в історії «records management» на початку ХХІ ст., як зазначають науковці С.Г. Кулешов і В.В. Бездрабко, стала поява міжнародного стандарту у сфері керування документаційними процесами - ISO 15489-2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та документація. Керування документацією»). Цей документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребують національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов'язкового до виконання чинного документа [3].

Структурно ISO 15489-2001 складається з двох частин: частина перша носить назву «Загальні положення (керування документаційними процесами)», а частина друга - «Практичне керівництво з керування документацій ними процесами». Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов'язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. документаційний менеджмент інноваційний стандарт

У 2003 р. розпочалася робота щодо розроблення ДСТУ, який був би гармонізованим зі стандартом ISO 15489-2001. До групи розробників увійшли провідні галузеві фахівці: к.і.н. І.Є. Антоненко, к.і.н. О.М. Загорецька, д.і.н., професор С.Г. Кулешов (керівник групи) [4].

Таким чином, розроблення національного аналога поширило досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації документознавства.

Результатом тривалої розумової праці й інтелектуальних дебатів стало набуття чинності від 1 квітня 2007 р. Національного стандарту України ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами». Як зазначено у передмові, стандарт є перекладом ISO 15489-2001 «Information and documentation. Records management» з окремими технічними, редакційними змінами, гармонізований згідно з правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні [5].

Отже, з огляду на сферу застосування стандарту ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами», він може бути впроваджений в установах різної форми власності, для внутрішніх і зовнішніх користувачів. Крім того, можна стверджувати, що головним призначенням стандарту є уніфікація усіх процесів роботи з документами, з урахуванням міжнародної нормативної бази, що регламентує відповідні дії.

Аналіз наукових джерел показав нам, що введення стандарту ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» стало прагнення вирішити проблеми прикладної сфери вітчизняного документознавства, пов'язані з термінологією, класифікацією, функціональністю документів, уніфікацією процесів роботи з документами, участі установ у глобальній мережі інформаційних комунікацій, специфіки підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відповідних служб. Тому, замість звичного терміна «керування документацією» маємо модифіковану версію - «керування документацій ними процесами». Визнання керування документаційними процесами галуззю управління вказує на усталеність значення документа як дієвого й важливого засобу длясоціальнихкомунікації,здійснення управлінськихфункцій соціальними інститутами.

Отже, впровадження національного модифікованого варіанту ISO 15489-2001, тобто ДСТУ 4423:2005 став першим кроком до поліпшення «records management», а отже до документаційного менеджменту.

Література

1.Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489 «Інформація та документація. Управління документацією» [Текст] / І.Антоненко // Студії з архів. справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 2004. - Т. 11. - С. 172-177.

2.Про інноваційну діяльність [Текст]: Закон України за № 40-IV від 4 липня 2002 р. // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 36. - 266 с.

3.Кулешов С. Г. Управлінське документознавство [Текст]: навч. посіб. / С.Г. Кулешов - К.: ДАКККіМ, 2003. - С. 46.

4.Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ століття[Текст] / О.М. Загорецька //Держкомархів України; Укр. наук.-дослідний інститут арх. справи та документознавства. - К., 2005. - С. 96-97.

5.Інформація та документація. Керування документаційними процесами [Текст]: ДСТУ 4423:2005. - [Чинний від 12. 02. 2005 р.]. - К.: Держспоживстандарт України, 2007. - 31 с.

Размещено на Allbest.ru