Документознавча, інформаційна та інноваційна діяльність документознавця у сфері державного управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВА

Доповідь

На тему: «Документознавча, інформаційна та інноваційна діяльність

документознавця у сфері державного управління»

Виконала: студентка гр. ДМ-151

Радько Соломія

ЛЬВІВ 2015

У наш час постає потреба в якісно підготовлених висококваліфікованих фахівцях, від яких значним чином залежить якісне документаційне забезпечення. Усі ці процеси, що підіймають людство до нової ери розвитку та глобальних прогресивних змін, здійснюють люди - кваліфіковані фахівці, документознавці, інформаційні працівники, менеджери інформаційних систем, керівники інформаційних служб.

На сучасному етапі документознавство є однією з найперспективніших професій, бо саме від неї залежить документаційне забезпечення усіх сфер діяльності суспільства.

Документознавець забезпечує інформаційне забезпечення в цілому, взаємодіє з різними структурними підрозділами, знає стан справ та напрямки розвитку організації. Загалом, можна сказати, що він є другою особою після керівника організації. На сучасному ринку праці фахівці цієї області дуже затребувані. Перш за все, це пов'язано з тим, що інформація стала найважливішим ресурсом сучасно суспільства, і вміння правильно і грамотно з нею працювати високо цінується. Також, необхідно відзначити, що невелика кількість вузів випускають фахівців, які вміють правильно організовувати роботу з документами.

Якщо розглядати майбутнє, то можна говорити, що професію «документознавець» необхідно розвивати. Бо саме такі фахівці дуже затребувані в умовах сучасного інформаційного суспільства. Звичайно, дуже важливо, щоб такі люди володіли гідними професійними навичками (відповідальність, організованість, ініціативність і т.д.), і не менш значущі особисті якості (працелюбність, сумлінність, активність, акуратність і т.д.). Також необхідно враховувати напрямки системи електронного документообігу в різних організаціях. Це говорить про те, що в майбутньому документознавець - це висококваліфікований фахівець в області документознавства, діловодства, інформаційного забезпечення підприємства, який здатний якісно і швидко забезпечити покладену на нього роботу, а також мати можливість поступово розвиватися і здобувати нові навички.

Документознавець забезпечує інформаційне забезпечення в цілому, взаємодіє з різними структурними підрозділами, знає стан справ та напрямки розвитку організації. Загалом, можна сказати, що він є другою особою після керівника організації. На сучасному ринку праці фахівці цієї області дуже затребувані. Перш за все, це пов'язано з тим, що інформація стала найважливішим ресурсом сучасно суспільства, і вміння правильно і грамотно з нею працювати високо цінується. Також, необхідно відзначити, що невелика кількість вузів випускають фахівців, які вміють правильно організовувати роботу з документами.

Якщо розглядати майбутнє, то можна говорити, що професію «документознавець» необхідно розвивати. Бо саме такі фахівці дуже затребувані в умовах сучасного інформаційного суспільства. Звичайно, дуже важливо, щоб такі люди володіли гідними професійними навичками (відповідальність, організованість, ініціативність і т.д.), і не менш значущі особисті якості (працелюбність, сумлінність, активність, акуратність і т.д.). Також необхідно враховувати напрямки системи електронного документообігу в різних організаціях. Це говорить про те, що в майбутньому документознавець - це висококваліфікований фахівець в області документознавства, діловодства, інформаційного забезпечення підприємства, який здатний якісно і швидко забезпечити покладену на нього роботу, а також мати можливість поступово розвиватися і здобувати нові навички. Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик. інноваційний документознавець інформаційний

Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов'язки - разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.

Документознавець може працювати в установі будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інакше кажучи - скрізь, де є люди та документи. Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник був «підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, підприємствах в службах документаційного забезпечення управління». Перш за все, щоб не завдати шкоди підприємству і собі, а також захистити права, що ідеальний документознавець повинен знати нормативно - правову базу в сфері своєї діяльності. Серед кваліфікаційних умов до працівників, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Документознавець розробляє, впроваджує і забезпечує функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування і роботи з документами і документної інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, оформлення документів, облік, реєстрація, Контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання). Планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі цінності документів. Бере участь у постановці завдань проектування, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій, що базуються на застосуванні комп'ютерної техніки, Проектуванні і актуалізації баз і банків даних. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Бере участь у роботі з підбору, розстановки тапідвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Документознавець повинен мати знання, практичний досвід і володіти методами аналізу, проектування та організації документаційного обслуговування установи (або структурного підрозділу) будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інноваційна діяльність -- процес, спрямований па реалізацію результатів завершених наукових досліджень і розробок або інших науково-технічних досягнень у повий або вдосконалений продукт, що реалізується на ринку, у новий або вдосконалений технологічний процес, що використовується у практичній діяльності, а також супутні наукові дослідження і розробки. Інноваційна діяльність розпочинається з виникнення науково-технічної ідеї і завершується розповсюдженням продукту.

Суть інноваційної діяльності полягає в її напрямах:

-- управління процесами створення нових знань;

-- управління творчим потенціалом тих, хто створює нові знання;

-- управління освоєнням та розповсюдженням (дифузією) нововведень;

-- управління соціальними та психологічними аспектами нововведень Стан ринку в Україні вимагає від підприємств для формування попиту на свою продукцію не тільки встановлювати конструктивні зв'язки з клієнтами, дилерами та постачальниками, а й тісно співпрацювати з громадськістю, тобто формувати коло зацікавлених потенційних споживачів, поширюючи позитивну інформацію про себе та виправляючи через засоби масової інформації думку про ті події, які не виграшні для них або їх товару. Досягнення цієї мети можливе за таких інструментів маркетингових комунікацій, як паблік рілейшнз та пропаганда.

Налагоджування зв'язків з громадськістю турбувало людство ще з часів зародження цивілізації. Одні люди намагалися впливати на інших. При цьому інші або сумлінно сприймали їх вплив, або намагалися йому не піддаватися

Мотивація створення і більш активного використання відділів паблік рілейшнз у структурі підприємств має ряд підстав.

По-перше, бізнес сьогодні розглядає паблік рілейшнз не як інструмент створення паблісіті, або односторонньої комунікації з громадськістю, а як процес діалогу і досягнення компромісу з ключовими групами суспільства, як новий підхід до налагоджування плідних стосунків із стратегічно важливими громадськості.

По-друге, поширеним став прагматичний підхід до використання паблік рілейшнз інструментарію як засобу підвищення ефективності бізнесу, а саме можливості будувати зв'язки, які можуть заощаджувати кошти, що раніше йшли на різні позови та урегулювання конфліктів з державними органами, судові розгляди; дають змогу уникати втрат у прибутках унаслідок напружених відносин із громадськістю, що часто виливалося в організовані масові дії проти компанії; допомагають “робити гроші” з допомогою налагоджування зв'язків з клієнтами, інвесторами, партнерами, вкладниками тощо.

По-третє, керівництво підприємств тепер очікує від паблік рілейшнз спеціалістів допомоги в розробці стратегій зв'язків з різними групами громадськості. Причому такої стратегії, яка ґрунтується на наукових дослідженнях і двосторонній комунікації з ключовою громадськістю.

З позиції системного підходу інформаційний менеджмент має охоплювати планування, організацію, координацію та контроль інформаційної діяльності і процесів, а також комунікації всередині підприємства з метою поліпшення його роботи. При цьому передбачається цілеспрямоване використання інформації як ресурсу.

Інформаційний менеджмент -- це:

* сукупність правил, технічних засобів і систем, які визначають інформаційну та комунікаційну структуру підприємства;

* комплекс завдань управління на всіх етапах життєвого циклу підприємства, охоплюючи всі дії та операції, пов'язані як з інформацією в усіх її формах і станах, так і з підприємством у цілому на основі даної інформації.

Умови виникнення та практичного застосування інформаційного менеджменту:

¦ Кількість комп'ютерів та їх периферії, встановлені в інформаційних системах усього світу, дуже велика, а їх світове виробництво являє собою велику й потужну галузь індустрії. її продукти сформували широкий ринок засобів і послуг інформатизації. Орієнтуватися на цьому ринку та оперативно реагувати на всі його зміни можна лише за допомогою інформаційного менеджменту.

¦ Багато сфер діяльності стали міжнародними й потребують кооперації інформаційних систем і, відповідно, вирішення завдань інформаційного менеджменту.

¦ Розробка та експлуатація інформаційних систем залежить від вирішення завдань інформаційного менеджменту. Ресурси систем обмежені, а кількість вирішуваних завдань велика, відповідно, необхідно забезпечувати ефективність інформаційних систем та адекватність вирішуваних завдань.

¦ Потужним чинником розвитку інформаційних систем є конкуренція, яка вимагає найбільш оперативної та вичерпної інформації, що надає переваги перед конкурентом. Тому розвиток і

вдосконалення інформаційних систем -- провідне завдання інформаційного менеджменту.

¦ Обсяг інформації безперервно зростає (подвоєння обсягу інформації в усьому світі нині відбувається протягом 2,5--3 років), її внутрішні зв'язки обтяжуються, ускладнюються її пошук та ефективне використання (особливо під час прийняття рішень у фінансовій сфері). І це також можна здійснити тільки за допомогою інформаційного менеджменту.

Завдання інформаційного менеджменту:

* аналіз інформаційної потреби та пошуки можливих рішень для її задоволення;

* стратегічне планування інформаційної діяльності;

* налагодження роботи з інформацією в усіх підрозділах організації;

* контроль усього інформаційного процесу.

З огляду на високий ступінь взаємозв'язку між успіхом підприємства та інформаційними технологіями необхідно наголосити на важливості розвитку інформаційного менеджменту. Як процес розробки стратегічного плану підприємства, так і його складові блоки мають враховувати можливості інформаційних технологій.

Сьогодні підприємства вже не можуть дозволити собі технологічну стратегію, розроблену технічними менеджерами, які не знають суті господарської діяльності. Стратегія вибору архітектури ІТ й відповідного обладнання, програмного забезпечення й засобів комунікацій має базуватися на таких чинниках:

* розмір організації;

* напрям основної діяльності;

* характеристика споживачів;

орієнтація на внутрішній і/чи міжнародний ринок;

* вимоги до ІТ в організації;

* наявні можливості ІТ в організації;

* ступінь готовності вищої управлінської ланки до функціональних ризиків.

Ці фактори безпосередньо дають змогу визначити необхідний обсяг інвестицій в ІТ, управлінські рішення в галузі планування, бюджетування й побудови організаційної структури іменеджменту. Загалом вони визначають такі важливі рішення:

* вибір архітектури системи;

* надання переваги придбанню готового продукту або розробці прикладної системи;

* орієнтація на застосування власної системи чи користування послугами або орендою системи в інших фірм;

* вибір інструментальних засобів і методів;

* курс на стратегію впровадження та здійснення інвестицій. Застосування методів і прийомів інформаційного менеджменту

на підприємстві дає змогу підвищити ефективність наявних інформаційних систем, уникнути невиправданих витрат і підвищити конкурентоспроможність.

Інформаційний консалтинг (ІК) - відносно новий вид ділових послуг на українському ринку. У сучасних умовах багато видів послуг надаються на основі інформаційних і телекомунікаційних технологій. Особливо велика їх частка при наданні консультаційних, освітніх, фінансових і страхових послуг. В економічно розвинених країнах більше 2/3 нових робочих місць останніми роками створюється у сфері послуг, причому в торгівлі, на транспорті і в поштовому зв'язку завдяки зростанню продуктивності праці помітного збільшення зайнятості не сталося. На початок XXI ст. чисельність зайнятих у сфері інформаційних послуг, виявившись надмірною, відчутно скоротилася, особливо в США [4, 178]. Проте всередині цієї сфери високими темпами зростає число фахівців нових професій, пов'язаних з інжиніринговими і консультаційними послугами. До 1980-х рр. основним виробником інформаційно-консультаційних послуг були наукові установи і вищі навчальні заклади, більшість з яких працювала на некомерційній основі. Асортимент послуг був досить вузький: поширювані за передплатою інформаційні видання, бібліотечне обслуговування, підбір за запитами копій першоджерел, періодичні консультації тощо. Проте, вже на початку 1980-х рр. у розвинених країнах почали створюватися національні і глобальні мережі передачі даних, і все більш популярним видом інформаційно-консультаційних послуг ставав діалоговий пошук інформації у віддалених базах даних, швидко збільшувалося число невеликих інформаційних центрів й індивідуальних консультантів, що спеціалізувалися у певній сфері[4, 178] Проте, консалтинг - це поняття ринкової економіки, отже, і відрізняється від науково- впроваджувальної діяльності так само, як ринкова економіка відрізняється від планово- централізованої. Поняття «інформаційний консалтинг» поки ще має різні трактовки. Так, деякі спеціалісти з PR вважають ІК видом політичного консалтингу (Д. Ольшанський, В. Пеньков). Часто ІК ідентифікують з інформаційно-технологічним (ІТ) консалтингом (А. Бірюков). Деякі автори виділяють ІТ-консалтинг як самостійний напрям управлінського консалтингу, пов'язаний із розповсюдженням інтегрованих інформаційних систем класу управління ресурсами підприємства, а також з використанням інформаційних технологій, автоматизацією офісів і документообігу, автоматизацією бізнес-процесів, розробкою і супроводом спеціалізованого програмного забезпечення та баз даних, створенням і супроводом комп'ютерних систем та мереж, розробкою веб-сайтів, оцінкою ефективності функціонування інформаційних систем і технологій (Г. Калянов, О. Лучко, Ф. Хміль). ІК, як підсистема управлінського консалтингу, є спеціалізованим видом послуг, орієнтованим на задоволення інформаційних потреб замовника, інформаційний супровід і підтримку бізнес-угод та напрацювання оптимальних шляхів використання інформаційних ресурсів у практиці управління організаційними змінами. Об'єктом ІК є стан інформаційного середовища консультованої організації; предметом - пошук можливостей задоволення різноманітних інформаційних потреб організації. Зважаючи на відсутність спеціального нормативного акта, який би визначав зміст та класифікацію консалтингових послуг, науковці та практики беруть до уваги досвід міжнародних консалтингових компаній та намагаються систематизувати знання в цій сфері [3; 4; 6]. Найпоширенішою є класифікація Європейської федерації асоціацій консультантів з організації виробництва (FEACO), згідно з якою ІК відноситься до групи 8 менеджмент- консалтингових послуг внаслідок його спеціалізованого характеру

У роботах вітчизняних дослідників виділені і уточнені функції ІК, а саме: функція інформування, наукова, дослідницька (діагностична), посередницька, освітня [1, 49-51]. З метою повного розкриття поняття консалтингової діяльності, доцільно проаналізувати її основні принципи [5, 138-145]. Якщо на початку 1980-х рр. розглядалися тільки принципи, що стосуються професійних характеристик консалтингових послуг, то у міру просування до ринкової економіки вони доповнюються характеристиками консалтингу як підприємницької діяльності. Сучасні дослідники виокремлюють такі принципи інформаційно-консалтингової діяльності: 1) виробництво та маніпулювання інтелектуальним товаром; 2) незалежність допомоги, яка надається; 3) рекомендаційний характер діяльності; 4) розповсюдження передового досвіду; 5) професійна компетентність та високий професійний рівень допомоги, яка надається; 6) сприяння підвищенню професійної компетенції працівників організації-клієнта; 7) дотримання етичних норм та конфіденційності; 8) оплата послуг на основі фіксованих до початку роботи цін незалежно від результатів діяльності клієнта [1, 42-44]. Виявлення цих принципів дозволяє з повною впевненістю продемонструвати їх тісний зв'язок з ІК, який є підвидом управлінського консультування, і зробити висновок, що знання і дотримання цих принципів сприяє не тільки підвищенню ефективності результатів діяльності клієнтської організації, але й кращому розумінню консультантом своєї ролі. Консультанти, як функціонально підготовлені фахівці, зайняті пошуком опрацьованої іншими дослідниками інформації. Пошук і систематизація такої інформації, розпорошеної по наукових звітах вітчизняних і зарубіжних учених і практиків, у статтях і монографіях, що мають пряме або непряме відношення до предмету діяльності тих, хто відчуває в ній потребу, - процес практично безкінечний, але необхідний для розгортання отриманої інформації в концепції, теорії, проекти, ефективні управлінські рішення. Таким чином, спеціалісти ІК надають своєчасну інформацію про продукцію та конкурентоспроможність виробників, про виставки та ярмарки, допомагають у пошуку партнерів та надають відомості про їх надійність; готують клієнтам інформаційні пакети з різних питань управлінської практики, економіки та організації виробництва, пошуку та найму виробничих приміщень, а також фінансової допомоги; організовують та проводять навчальні тренінги, семінари та стажування для працівників замовника.

Отже, ІК, як особливий вид консультаційних послуг, має інтеграційні властивості, дає можливість задіяти в консалтинговому процесі сучасні досягнення науки, узагальнити досвід і знання різних дослідників, застосувати їх в управлінських процесах. ІК сьогодні стає у низці найбільш значимих і затребуваних інструментів ефективного ведення бізнесу. Його поява надає право говорити про позитивні тенденції в розвитку управління соціально-культурними процесами в нашій країні.

Сучасний фахівець-документознавець повинен мати високий рівень професійної компетентності для виконання своїх професійних повноважень в умовах постійних, інтенсивних змін, що відбуваються в сучасному суспільстві.

Размещено на Allbest.ru