Нормативно-правова база процесів систематизації управлінської інформації

Размещено на http://www.allbest.ru

Т. І. Юдіна /м. Маріуполь/

НОРМАТИВНО-ПРАВОВА БАЗА ПРОЦЕСІВ СИСТЕМАТИЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Систематизація - встановлення одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських завдань і функцій [1, с. 282]. Результатом процесу систематизації управлінської документації є: номенклатури справ, переліки документів, класифікатори службових документів. Наявність цих документів на підприємствах дозволяє оперативно знаходити інформацію, обробляти та передавати її. Створювання номенклатури справ, переліків документів, класифікаторів службових документів здійснюється на підставі норм та правил, які зафіксовані у нормативно-правових документах, а саме: Законі України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання», «Державному класифікаторі управлінської документації», «Типовій Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» вніс зміни у правове регулювання процедури формування Національного архівного фонду України (далі - НАФ). Національний архівний фонд формується у порядку, встановленому цим Законом, із документів державних органів, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, а також документів громадян та їх об'єднань. Найефективнішим інструментом експертизи, за допомогою якого забезпечується надходження на постійне зберігання найбільш цінних документальних комплексів, тобто формування НАФ, є переліки документів із зазначеними строками зберігання цих документів. Застосування таких переліків позитивно впливає також на стан організації діловодства, забезпечення збереженості документального фонду, що утворюється в процесі діяльності підприємств, установ, організацій (далі - установ). Переліки є нормативними документами, що уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівних підрозділів установ від документів, строки зберігання яких минули [5].

«Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання» (далі - Перелік) є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами і організаціями незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале зберігання або для знищення. До того ж, Перелік можуть використовувати й фізичні особи-підприємці.

Перелік включає лише типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних організаціями, зокрема такі: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій. Перелік призначений для використання при підготовці різних видів номенклатур справ, під час формування документів у справи, при розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання [4].

«Державний класифікатор управлiнської документації» (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифiкацiї i кодування технiко-економiчної та соціальної iнформацiї. Державний класифікатор розроблено у зв'язку iз змiнами у складi та змiстi органiзацiйно-розпорядчої, первинно-облiкової, банківської та звiтно-статистичної документацiї внаслiдок реорганiзацiї системи державного управлiння в Українi. Державний класифiкатор використовується пiд час збирання та оброблення документiв за вiдповiдними унiфiкованими формами усiма органами державного i господарського управлiння та пiдвiдомчими пiдприємствами й органiзацiями в процесi виконання вiдповiдних управлiнських функцiй згiдно з чинним законодавством [2].

ДКУД передбачає скорочення кількості класів управлінської документації, оскільки не всі вони є управлінськими. Йдеться про уніфіковані системи торговельної, зовнішньоторговельної, цінової, довідково-словниковою документації, документації побутового обслуговування населення[3].

«Типова Інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» встановлює правила створення номенклатури справ, формування справ, надає інформацію щодо порядку підготовки справ до передачі для архівного зберігання.

Систематизація є складовою частиною організації документів у діловодстві будь-якої організації поряд з урахуванням, формуванням і оформленням справ в діловодстві та їх передачею до відомчого архіву. Цілями систематизації документів є скорочення кількості застосовуваних документів, підвищення якості та зниження трудомісткості їх обробки. На жаль, в сучасних установах України спостерігається тенденція відсутності індивідуальних переліків документів, які утворюються у результаті діяльності, та класифікаторів документів. Вважається, що для систематизації управлінської інформації достатньо номенклатури справ. Але ж одними з основних документів, які використовують для складання останньої, є саме переліки та класифікатори документів. До того ж, зазначені вище нормативні документи, розроблені на державному рівні, вважаються загальними і, звісно, не враховують специфіку діяльності конкретної установи, яку можна відобразити у індивідуальних переліках та класифікаторах. Це поліпшить процес відбору документів для роботи, їх передачі на зберігання. Використання індивідуальних переліків установами допоможе зберегти найбільш цінні документи, позбутись від надходження на державне зберігання малоцінної документної інформації і зберегти більш важливіші документи, які розкривають процес формування установи, її розвитку.

систематизація управлінський документація архівний

ЛІТЕРАТУРА

1. Власова Г.В. Аналітико-синтетична переробка інформації: навчальний посібник / Г.В. Власова, В.І. Лутовинова, Л.І. Титова. - К.: ДАКККіМ, 2006.-291 с.

2. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.uazakon.com/big/text381/pg1.htm

3. Кулешов С.Г. Про хід перегляду державного классификатора управлінської документації / С.Г. Кулешов / Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. Матеріалів VІІІ Міжнар. наук.-практ. Конф. 17-19 травня 2011 р. / Наук.ред. М. С. Слободяник. - К.: НАКККіМ, 2011. - С .6-8

4. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12

5. Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»: Закон України від 13.12.2001 // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст. 81.

6. Типова Інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/1242-2011-%D0%BF

Размещено на Allbest.ru