Правила оформления документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Теоретический вопрос

1.1 Язык и стиль служебных документов

2. Разработать и оформить комплект документов по обращениям граждан, сопутствующих поступлению претензии покупателя в торговую фирму

Список использованной литературы

1. Теоретический вопрос

1.1 Язык и стиль служебных документов

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются:

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.). Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не употребляются эпитеты, гиперболы, метафоры (примечание).

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру. Поэтому ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста. Это выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, ограниченной сочетаемостью слов, уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структуры предложения и текста в целом.

Требование лаконичности языка документа непосредственно связано с необходимостью уменьшения физических размеров текста и соответственно сокращения времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко продумывать и формулировать тему (предмет) текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и целые фрагменты текста, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Для делового стиля характерно употребление специальных языковых средств. В документах широко используются:

1. Однотипные падежные формы взаимосвязанных имен существительных, так называемое нанизывание падежей. Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например: «предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) автоматизации (чего?) систем документационного обеспечения (чего?) министерств и других республиканских органов государственного управления».

2. Ограниченная сочетаемость слов. Например, глагол допустить во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: допустить просчет, допустить промах, допустить ошибку и др., но не со словами, выражающими положительное действие - допустить успех.

Наряду с этим существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

Например, в деловом стиле желательно использование следующих словосочетаний:

- предоставить в пользование (вместо предоставить для использования);

- направить на рассмотрение (вместо выслать на рассмотрение);

- оказывать содействие (вместо оказывать помощь);

- осуществлять контроль (вместо вести контроль);

- вносить предложения (вместо давать предложения);

- предоставить кредит (вместо выдать кредит);

- обладать правом (вместо владеть правом);

- вступать в силу (вместо входить в силу) и др.

3. Конструкции с отглагольными существительных в сочетании с полузнаменательным глаголом. Например:

- оказать содействие, а не посодействовать, помочь;

- произвести уборку, а не убрать;

- провести учет, а не учесть;

- оказать поддержку, а не поддержать;

- произвести ремонт, а не отремонтировать.

4. Преимущественно страдательные конструкции вместо форм действительного залога.

Например: «Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел (а не: Министерство иностранных дел прорабатывает…)».

5. Применение так называемых универсальных слов, которые являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо однозначных определений.

Например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту школьных зданий». Слово «слабо» одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо.

Из речевого состава современных служебных документов необходимо исключать:

1. Устаревшие выражения, вышедшие их активного повсеместного употребления (архаизмы или историзмы). Например:

- не «при сем направляем», а «направляем»;

- не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»;

- не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»);

- не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;

- не «настоящий акт составлен», а «акт составлен»;

2. Канцеляризмы, которые лишают тексты документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной.

Например: поставить во главу угла, в части удовлетворения запросов, обеспечить безусловное исполнение, взять под жесткий контроль, разработать планы конкретных мероприятий и т.д.

3. Слова-спутники, непременно сопровождающие какие-либо слова.

Например: критика - обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

4. Плеоназмы (от греч. pleonasmos - многословие) - слова, излишние для смысловой полноты высказывания. Не уточняя и не раскрывая мысли, они загромождают текст, затрудняют его понимание.

Например: в марте месяце, 10 человек рабочих, черновик первой версии проекта редакции и т.п.

5. Тавтологию - повторение того же другими словами, не уточняющими смысла.

Например: своя автобиография, хронометраж времени, свободная вакансия и т.п. служебный документ языковой переписка

6. Однокоренные тавтологические выражения.

Например: следует отметить следующие недостатки, в целях улучшения работы целесообразно, объединить воедино и т.д.

2. Разработать и оформить комплект документов по обращениям граждан, сопутствующих поступлению претензии покупателя в торговую фирму

* заявление или жалоба;

*журнал регистрации;

*сделать все необходимые документы и проставить резолюции;

*дать официальный письменный ответ.

Администрация Директору

Зулич О.К. Садовой А.О.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Зулич О.К.

Подготовить ответ и отправить Феклистовой Е.А. до 15.10.2015

12.10.2015 №2 Личная подпись

Москва 13.10.2015

Об обращении Феклистовой Е.А.

По фактам, изложенным в обращении Феклистовой Е.А., мною было проведено служебное расследование, в ходе которого выяснилось, что заявительница действительно сделала заказ в нашем интернет-магазине 10.09.2015. Однако, в связи техническими неполадками на сайте в то время, была указана неверная информация о наличии товара. По той же причине несвоевременно пришло уведомление на электронную почту заказчика. После проведения ремонтных работ и корректировки заявок с учетом имеющихся товарных запасов, ее заказ был отменен, о чем Феклистову Е.А. информировали на электронный адрес ElenaF@mail.ru.

Вместе с тем, мною проведены беседы с персоналом о культуре обслуживания клиентов интернет-магазина. Впредь, при возникновении непредвиденных сбоев и ошибок, покупатели будут извещаться об этом по контактным телефонам.

Заместитель директора О.К. Зулич

В дело 10-05

Подготовлен ответ

Исх. № 10-05/125 от 16.10.2016 Вх. № 50/10-05 12.10.2015

подпись

20.10.2016

ЗАЯВЛЕНИЕ Директору АО «Кира Пластинина Русстайл»

10.10.2015 Садовой А.О.

Феклистовой Елены Аркадьевны, проживающей по адресу

Зулич О.К. г. Москва, ул.Московская, 8-12

Разобраться в ситуации тел. (8029) 850-20-08

и доложить до 16.10.2015.

Личная подпись

10.10.2015

10 сентября 2015 года я сделала заказ в интернет-магазине АО «Кира Пластинина Русстайл» www.kiraplastininastyle.ru, а именно куртку 44 размера, которая была якобы в наличии и со скидкой. Только 9 октября 2015 года мне прислали электронное сообщение, о том, что заказ аннулирован, без объяснения причин. Такая работа интернет-магазина не приемлема и не профессиональна.

Прошу разобраться в данной ситуации.

Личная подпись Е.А. Феклистова

В дело 10-05

Подготовлен ответ

Исх. № 10-05/125 от 16.10.2016 Вх. № 49/10-05 10.10.2015

подпись

20.10.2016

Акционерное общество

«Кира Пластинина Русстайл»

Ул. Дорошевича, 8, 220013, г. Москва

16.10.2015 № 10-05/125 Феклистова Елена Аркадьевна

На № _______ от _________ ул.Московская, 8-12 г.Москва, 117051

Уважаемая Елена Аркадьевна!

Ваше обращение, поступившее в ходе личного приема 10.10.2015 по вопросу деятельности нашего интернет-магазина www.kiraplastininastyle.ru, рассмотрено.

По фактам, изложенным в Вашем обращении, заместителем директора О.К. Зулич даны письменные пояснения. Из них следует, что в связи техническими неполадками на сайте была указана неверная информация о наличии товара. После проведения ремонтных работ и корректировки заявок с учетом имеющихся товарных запасов, Ваш заказ был отменен, о чем Вас информировали на электронный адрес ElenaF@mail.ru.

Вместе с тем, учитывая Ваше обращение, О.К. Зулич предупрежден о неукоснительном соблюдении действующего законодательства, а также об усилении контроля за персоналом.

Директор А.О. Садова

Список использованной литературы

1. Архангельская М.Д.: Бизнес-этикет, или игра по правилам. - СПб.: Питер, 2011.

2. Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан.» - Донецк: Сталкер, 1996 - 20 с.

3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства» - М,: 1998.

4. Руденко А.М.: Управленческая психология. - Ростов на/Д: Феникс, 2010.

5. Чумаков А.Н.: Культура речи и деловое общение. - Старый Оскол: , 2011.

Размещено на Allbest.ru