Значення інформації в управлінні

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

Х. О. Феоктістова

м. Маріуполь

В час, коли в деяких державах вже створено інформаційне суспільство, а Україна прагне до його створення, інформаційні потоки і масиви набувають особливого значення. Інформація супроводжує людину всюди. І управління підприємством загалом та прийняття управлінських рішень зокрема не може відбуватися без збору, аналізу і використанні інформації.

Проблемам використання інформації в управлінні вже приділили увагу такі дослідники як Дж. Барні [1] і П. Друкер [2]. Їхні роботи висвітлюють питання того, як використання корисної інформації допомагає підвищити продуктивність роботи підприємства.

Згідно з Законом України «Про інформацію», інформація - це будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді [4].

В організаціях інформація використовується для:

- розширення ринків збуту продукції або послуг організації і збільшення прибутків; - зниження ризиків і зменшення факторів невизначеності;

- отримання влади і засобів впливу на інших;

- контролю і оцінки продуктивності і ефективності власного підприємства [3]. Існують такі собливості використання інформації в організаціях, на підприємствах в

установах будь-якої форми власності і будь якого профілю діяльності:

- при використанні інформація не зникає, а лише змінює свою корисність;

- інформація, що функціонує в організації включає також суб'єктивні моменти (оцінки, думки, настрої);

- найбільшу користь приносить та інформація, яка достовірна, надана вчасно, в повному обсязі, не спотворена;

- інформованість - необхідна умова участі персоналу в справах організації.

Для того, щоб управлінець отримував інформацію швидко і з різнопланових джерел, а обробка інформації не викликала ніяких труднощів, на підприємствах створюються спеціальні структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. При деяких умовах обробкою інформації може займатися лише одна людина - секретар-помічник або секретар-референт.

На практиці діяльність організації забезпечується різними видами інформації: управлінською, виробничою, технічною, економічною, соціальною, тощо. Вона використовується у різних сферах діяльності підприємства. інформація стратегічний довгостроковий планування

Для того, щоб розглядати інформацію як стратегічний ресурс підприємства слід визначити, що таке стратегічні ресурси. Стратегічні ресурси підприємства - це такі активи, які шляхом використання здібностей, є цінними, незамінними, важко копіюємими, рідкісними на даному ринку, і за умови створення ефективної системи управління ними на підприємстві є результатом формування стійких конкурентних переваг компанії та досягнення ключових показників ефективності [1]. Стратегічні ресурси підприємства: цінні для організації; не мають аналогів; важко копіюються або імітуються; не зустрічаються у конкурентів.

Кожна компанія має доступ до таких самих основних ресурсів, як і її конкуренти. Підприємства різняться між собою управлінням доступними ресурсами шляхом досягнення різного рівня володіння певним видом ресурсу, а також методом управління ресурсами. Одже, ми можемо називати інформацію стратегічним ресурсом, адже:

- підприємства, використовуючи однакові джерела, виробляють нову інформацію і користуються нею по різному;

- на підприємствах однієї галузі функціонують схожі потоки інформації, але вміння керувати цими потоками різне;

- інформація використовується для стратегічного планування і вироблення управлінських рішень.

Економіст Пітер Друкер визначив, що в основі будь-якої інноваційної конкурентної переваги лежить знання працівників компанії, які використовуються в ході інноваційного прогресу і втілюються в конкретні інноваційні рішення. Тобто поняття «знання», «інновації», «конкурентні переваги», «успіх» взаємопов'язані. Проте «знання», на відміну від «інформації», завжди пов'язано з унікальністю людини, її поглядами, переконаннями та досвідом. Знання з'являються на основі інформації і між цими поняттями не можна ставити знак «дорівнює» [2].

Не можна назвати будь-яку інформацію корисною для використанні на підприємстві. Корисна інформація завжди точна, надається своєчасно, в повному обсязі, відповідає суті справи, являється стислою. В свою чергу некорисна інформація являється неправильною, неточною, помилковою і хибною, надається пізно і невчасно, надається частково, не відповідає потрібній темі, невиправдано розгорнута і повна неважливих деталей.

Не складно здогадатися, які існують переваги використання на підприємстві корисної інформації. Працівник служби діловодства має змогу інформувати управлінця про поточні справи компанії. Управлінець приймає правильні, обґрунтовані управлінські рішення. При прийнятті рішень враховуються всі важливі нюанси, а тому рішення являється об'єктивним. Підвищується конкурентоспроможність компанії, адже вона «йде в ногу із часом». Підвищується швидкість вирішення виникаючих питань і реагування на проблеми.

В свою чергу використання некорисної інформації призводить до деструктивних наслідків. Працівники служби діловодства надають управлінцю хибні дані. Управлінські рішення приймаються без оцінки реальної ситуації і на основі неправдивих або неповних відомостей. Знижуються обсяги продажів, страждає виробництво продуктивності роботи установи. Продуктивність роботи падає і не відповідає вимогам часу. Знижується ефективність роботи кожного з відділів і всього підприємства в цілому.

Отже, ефективність використання інформації як стратегічного ресурсу залежить від різних факторів. Саме інформація: достовірна, точна, необхідна - допомагає приймати своєчасні та обґрунтовані управлінські рішення. Сьогодні керівник, фахівець, будь-яка ділова людина повинна приймати рішення не лише на основі особистого досвіду, інтуїції, знань і ситуації, а в значній мірі ґрунтуватися на нових методах стратегічного планування і на більш складній інформаційній базі, ніж колись. Проте слід пам'ятати, що коли достовірні данні допомагають, спотворена і невчасно надана інформація може лише зашкодити.

Література

1. Барні Дж. Б. Ресурси фірми і стійка конкурентна перевага / Дж. Б. Барні // Менеджмент. - 1991. - №1. - С.99-120.

2. Друкер П. Ф. Знання продуктивності співробітників: найбільший виклик / П. Ф. Друкер // Менеджмент Каліфорнії. - 1999. - №2. - С.79-94.

3. Желена М. Информационные технологии в бизнесе / Под ред. М. Желены. - СПб: Питер. - 2002. - 120с.

4. Закон України «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради України. - 2011. - №32. - Ст. 313.

Размещено на Allbest.ru