Проанализируем организацию рабочих мест начальника отдела продаж, помощника и менеджеров по продажам, так как совершенствование в нем рабочих мест напрямую влияет на результат деятельности предприятия, т.е. на получение прибыли.

Главная цель отдела продаж состоит в том, чтобы обеспечить стабильно растущий объем сбыта продукции.

К основным задачам отдела продаж предприятия относятся:

> прием заказов;

> консультации клиентов;

> подготовка коммерческих предложений;

> поиск новых клиентов;

> контроль за количеством продукции на торговом складе;

> документационное обеспечение сделки купли/продажи.

Отдел продаж ООО "Деловые партнеры" является самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя предприятия. Реорганизация и ликвидация отдела продаж осуществляется с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и с уведомлением профсоюзного комитета.

Отдел продаж ООО "Деловые партнеры" подчиняется непосредственно руководителю предприятия согласно утвержденной структурной схеме управления организацией и возглавляется начальником отдела продаж, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия. Начальник отдела продаж осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела продаж и контролирует работу всех сотрудников отдела и подчиненных структурных подразделений отдела.

Основная цель управления операциями в отделе продаж заключается в обеспечении выполнения операций в надлежащем объёме, в нужное время и необходимого качества. То есть главная цель в обеспечении оказания основных и сопутствующих услуг по продаже в том объёме, что требуется для заказа необходимого оборудования в положенный срок.

К основным функциям отдела продаж ООО "Деловые партнеры" относятся:

> консультации клиентов по телефону;

> расчет необходимого количества товара;

> резервирование товара на складе;

> составление отгрузочных документов, документов на получение, предоставление клиенту схем проезда на склад либо организация доставки;

> предоставление клиенту гарантийных талонов, сертификатов, инструкций по использованию оборудования.

Проанализируем основные документы отдела продаж ООО "Деловые партнеры":

- штатное расписание;

- должностные инструкции отдела продаж.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным "инструментом", выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание отдела продаж ООО "Деловые партнеры" представлено в Приложении 1.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж включают стратегическое и текущее планирование, разработку ценовой и скидочной политики, контроль работы менеджеров по продажам. Также он занимается маркетинговой политикой (проводит простые исследования рынка, разрабатывает рекламную стратегию), что также отражено в должностной инструкции руководителя отдела продаж.

Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:

> руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику.

> организует и контролирует работу менеджеров по продажам.

> координирует разработку перспективных и текущих планов сбыта продукции.

> организует работу по ведению, анализу и систематизации клиентской базы.

> контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.

> разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж.

> организует обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом развития).

> участвует в организации и проведении выставок.

> решает рекламационные вопросы по товару с клиентами, составлять необходимую документацию.

Помимо руководителя отдела продаж в отделе продаж свою деятельность осуществляют менеджеры по продажам и их помощники.

Менеджер отдела продаж подчиняется непосредственно Начальнику отдела продаж.

К основным функциональным обязанностям менеджера относятся:

1. организация и ведение продаж;

2. планирование и аналитическая работа;

3. обеспечение продаж;

4. контрольная.

Система отбора и набора персонала на предприятии организована следующим образом. Процедура отбора и набора персонала проходит следующие этапы:

1. Генеральному директору поступает заявка о необходимости подбора персонала в устной или письменной форме от начальника подразделения. Составляется список требований к кандидату.

2. Начальник отдела начинает поиск кандидатов:

> внутренний поиск. Рассматриваются кандидатуры работников предприятия (уже работающие сотрудники являются более предпочтительными претендентами на вакантную должность).

> внешний поиск. Он включает в себя размещение объявлений в Интернете, газетах, а так же обращения в консультационные центры.

По анкете и резюме кандидата после собеседования с начальником отдела составляется лист внутреннего согласования. Его подписывает начальник отдела и соответствующего подразделения предприятия.

При необходимости кандидат проходит повторное собеседование с начальником подразделения, затем документы отправляются генеральному директору для подписания внешнего листа согласования. В течение 1,5 - 2 недель документы рассматриваются, и готовиться решение о найме с подписью генерального директора. Это решение, положительное или отрицательное, начальник подразделения либо начальник отдела сообщает кандидату на вакантную должность. В случае отрицательного ответа поиск необходимого сотрудника начинается заново.

Численность работников отдела продаж на предприятии ООО "Деловые партнеры" составляет 7 человек, из которых 5 менеджеров по продажам, 1 помощник менеджера, а так же начальник отдела продаж. Все они располагаются в одном кабинете.

Кабинет оборудован системами отопления и приточно-вытяжной вентиляцией, что является необходимостью в помещениях с работой на компьютерах. Однако, также в помещениях с ПК должны находиться аптечка первой помощи и углекислотный огнетушитель, чего в данных кабинетах нет.

Высота помещений от пола до потолка равна 3,5 м, а площадь на одно рабочее место составляет 7 м². Это соответствует нормальной организации рабочего места, так как по нормам площадь на одно рабочее место с ПК для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м², а высота помещений (от пола до потолка) должна быть не менее 3,0 м.

Поверхность пола ровная, покрытая линолеумом. Это оптимальное покрытие для таких помещений. Так как линолеум нескользкий и обладает антистатическими свойствами.

Помещение имеет естественное и искусственное освещение. Естественное - за счет больших широких окон, которые выходят на запад, а искусственное - за счет люминесцентных ламп.

Срок эксплуатации некоторых ламп подходит к концу, поэтому они светятся оранжевый цветом. Однако такие лампы на предприятии не меняют до полного их перегорания. Это снижает уровень освещенности кабинета до 250 лк, что дает дополнительную нагрузку на зрение сотрудников. Так как нормальным освещением рабочего помещения с ПК является 300-500 лк, то это отрицательно влияет на работу и здоровье персонала.

В помещении стоят специальные шкафы для хранения документов и шкаф для верхней одежды.

На окнах весят жалюзи, которые спасают от ярких солнечных лучей летом.

На стенах наклеены обои спокойного светлого цвета, которые не отвлекают от работы. В каждом кабинете растут живые цветы в горшках. Это положительно влияет на моральное состояние персонала.

Температура воздуха в теплый период времени составляет 21-26С, относительная влажность - около 40%. В связи с тем, что в помещениях нет кондиционеров и увлажнителей воздуха, то в некоторые дни бывает очень душно и сухо. Что неблагоприятно отражается на работе менеджеров. В холодный период времени температура воздуха составляет 14-18С, так как в оконных рамах имеются небольшие щели. Поэтому в это время сотрудники вынуждены пользоваться обогревателями, что приводит к дополнительным расходам электроэнергии. Рекомендуемой температурой для нормальных условий труда является 18-22С, а относительной влажностью - 60-80%.

Из данных видно, что летом температура превышает норму, а зимой, наоборот, ниже нормы, а также относительная влажность ниже нормального уровня. Все это неблагоприятно сказывается на работе и самочувствии работников.

Влажная уборка помещения проводится 2 раза в неделю, хотя по нормам должна проводиться ежедневно. Это отрицательно сказывается на влажности воздуха и чистоте помещения, что напрямую связано с самочувствием персонала.

Рабочее место руководителя отдела продаж ООО "Деловые партнеры" состоит из письменного стола, стула, шкафа для хранения папок с документами и средств связи, а так же компьютера с программным обеспечением. Так в состав программного обеспечения руководителя отдела продаж входят:

· Общее: операционная система, операционная оболочка, текстовый процессор для редактирования выходной документации, программа для работы в сети Интернет, система управления БД MS Access 2000, DIRECTUM, Wizard;

· Специальное: графические программы (ПС "Acad”, AutoCad и др.).

На предприятии используется операционная система MS Windows XP, которая на данный момент оптимальна, но со временем можно будет произвести усовершенствование операционных систем предприятия до уровня MS Windows 7 Ultimate.

Рабочие места менеджеров по продажам и помощника менеджеров состоят из письменного стола, стула и средств связи, стеллажи для хранения документов, множительной и копировальной техники, а так же рабочие места оснащены компьютерами с ПО.

В программное обеспечение входит операционная система, операционная оболочка, текстовый процессор для редактирования выходной документации, программа для работы в сети Интернет, система управления БД MS Access 2000, DIRECTUM, Wizard.

Все рабочие места сотрудников предприятия оснащены пакетом офисных программ MS Office 2007 (или MS Office 2010), используемым для создания электронных текстовых документов, электронных таблиц.

Высота стола составляет 730 мм, ширина - 1200 мм, глубина - 700 мм, что является нормой.

На каждом столе менеджера, а так же помощника стоят по два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой - станция - для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри отдела. К сожалению, станции старые и не имеют тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера. У каждого сотрудника имеется телефонный справочник ООО "Деловые партнеры", в котором находятся телефоны всех служб и подразделений предприятия. Также в кабинете имеются и несколько факсов.

Оснащение рабочего места персонала телефонами позволяет быстро и оперативно связываться с клиентами и необходимыми людьми, что способствует более быстрому оформлению документов.

Стулья со спинкой, жесткие, нерегулируемые, что не очень удобно при длительной сидячей позе. На таких стульях работник быстрее устает и тем самым снижается его работоспособность. Чтобы этого избежать необходимо использовать стулья с обязательными элементами в виде спинок, подлокотников с регулируемой высотой сиденья.

На отдельных письменных столах кабинета стоят ПК.

Компьютеры оснащены объемными мониторами с плоским экраном. Мониторы имеют частоту мерцания экрана 75 МГц, однако этого не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из норм следует, что установленные мониторы с более низкой частотой не рекомендуется использовать. В связи с тем, что столы небольшие и не предназначены для работы на компьютерах, а мониторы занимают много места, то расстояние от экрана видеомонитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу менеджеров.

Письменный стол не имеет специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, впритык к монитору, а клавиатура располагается перед видеомонитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости специалиста.

По нормам клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100-150 мм. Некоторые системные блоки создают повышенный шум за счет имеющихся у них дешевых вентиляторов. Это отвлекает менеджеров от работы и способствует повышенной утомляемости.

К каждому компьютеру подключен принтер, а к некоторым еще и сканер. В кабинете отдела находятся копировальные устройства. Все это облегчает и ускоряет прием-передачу данных между сотрудниками предприятия и клиентами.

В связи с тем, что в помещении, где работают менеджеры по продажам, не совсем благоприятные климатические условия труда, это приводит к повышению уровня заболеваемости людей, который к 2013 году увеличился и составил почти 2 % от численности работающих в отделе продаж ООО "Деловые партнеры", что видно из таблицы 10.

Таблица 10

Анализ уровня заболеваемости персонала ООО "Деловые партнеры" 2011-2013 гг.

Источник: табеля посещаемости отдела за 2011-2013 гг.

Определим нормативы на конкретный вид затрат рабочего времени, то есть определим затраты отдельно на подготовительно-заключительную работу, отдельно на основную, и по полученным данным произведем расчет показателей эффективности использования рабочего времени, таблица 11.

Таблица 11

Фактический и нормативный баланс рабочего времени

Источник: фотография рабочего дня менеджера по продажам.

Коэффициент использования рабочего времени (Ки. р. в) рассчитывается по формуле:

Ки. р. в = (Тпз + Топ + Тотл) / Тсм * 100 (11)

Ки. р. в = (38+407+30) /480*100 = 99%,

где Ки. р. в - фактический показатель использования рабочего времени, %; Тпз - время текущего обслуживания рабочего места, мин.;

Топ ? время оперативной работы, мин.;

Тотл - время на отдых, производственную гимнастику и личные надобности, мин.;

Тсм - продолжительность смены, мин.

Следовательно, рабочее время данным исполнителем используется на 99%. Это довольно высокий показатель.

За счет совершенствования организации рабочих мест и улучшения трудовой дисциплины коэффициент использования рабочего времени можно увеличить до 100%.

Также, за счет устранения потерь, зависящих от рабочего, можно повысить производительность труда (П):

П = (Тнтд / Тсм) * 100 (12)

П = (5/480) *100 = 1%,

где П - производительность труда;

Тнтд - нарушение трудовой дисциплины, мин.;

Тсм - продолжительность смены, мин.

Следовательно, за счет улучшения трудовой дисциплины производительность труда можно повысить на 1%.

Таким образом, можно сделать вывод, что организация рабочих мест в отделе продаж предприятия ООО "Деловые Партнеры" не эффективна и требует совершенствования. Так же за счет улучшения трудовой дисциплины производительность труда можно повысить на 1%.

2.4 Недостатки организации рабочих мест на примере рабочих мест отдела продаж ООО "Деловые партнеры"