Значение профессии секретаря в современной организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Категории современных секретарей

1.1 Секретарь руководителя

1.2 Секретарь-референт

1.3 Иные категории секретарей

2. Значение профессии секретаря в современной организации

2.1 Общие требования к профессиональной деятельности секретаря

2.2 Суть профессиональной деятельности секретаря

3. Регламентация повседневной деятельности секретаря

Заключение

Список литературы и источников

Введение

Актуальность темы исследования обусловлены переменами, происходящими в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Объектом исследования является секретарь. Предметом исследования является правовой статус секретаря как субъекта правовых отношений.

Быть незаметной, но незаменимой - такое кредо избирают для себя сотни представителей секретарского дела. Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различных категорий: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь XXI века - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.

Секретарь - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Секретарь, как и любой другой сотрудник компании, не может оказаться в стороне от общекорпоративных процессов, которые оказывают влияние на уровень доверия. Но в отличие от прочих сотрудников для него кроме выполнения профессиональных обязанностей необходимо установить доверительные отношения с руководителем. В этом микроколлективе только два сотрудника - секретарь и его руководитель, который должен видеть в секретаре именно своего помощника номер один, а не «говорящую голову в приемной».

Цель курсовой работы выработать наиболее оптимальный вариант должностной инструкции секретаря как локального акта, закрепляющие правовой статус секретаря.

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

1. Рассмотреть какие категории современных секретарей бывают, дать определение профессии секретаря в современной организации, проанализировать нормативно-правовую и методическую базу РФ, определяющую правовой статус секретаря.

2. Предложить наиболее оптимальный вариант должностной инструкции секретаря.

Структура работы:

В первой главе рассматривается категории современных секретарей, на пример такие как: секретарь руководителя, секретарь-референт и иные категории секретарей.

Во второй главе говорится о значениях профессии секретаря в современной организации, общие требования к профессиональной деятельности секретаря и суть профессиональной деятельности секретаря.

В третьей главе говорится о регламентации повседневной деятельности секретаря.

Методической основой исследования послужила совокупность различных общетеоретических методов: аналитического изучения, сравнительный метод, метод анализа исследовательской литературы и нормативных источников.

Информационная база исследования является: Кузнецова Т. В своей статье указала новые квалификационные характеристики секретарей и провела сравнительное исследование с ранее действовавшими должностными инструкциями; Сафарьянова Г. выявила общие современные требования к профессии секретаря и спрос на рынке труда; Тарасова М.Е. посвятила статью статусу секретаря и его месту в крупных организациях, привела методы доработки должностных инструкций под требования конкретной организации.

Хронологические рамки: с 1994 г. по 2015 г.

Практическая значимость состоит в том что выводы полученные в данной работе могут использоваться в своей деятельности секретари и иные заинтересованные лица.

1. Категории современных секретарей

Функциональные различия в деятельности секретарей привели к тому, что появились различные современные модификации секретарей как персонала офиса: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик, помощник руководителя и др. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют вышеназванные востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности. Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер к разряду специалистов.

Должностные обязанности секретаря стали интереснее и сложнее.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

- машинистки;

- секретаря-машинистки;

- секретаря руководителя;

- секретаря-стенографистки;

- администратора.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь - reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

секретарь профессиональный должностной обязанность

1.1 Секретарь руководителя

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.

1.2 Секретарь-референт

Секретарь-референт и референт - это высшая квалификация секретаря. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.

В словаре иностранных слов сказано: «референт» (лат. referens (refe-rentis) - сообщающий) - должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От референта в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей супер - секретаря.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

- основные принципы организации документооборота,

- основы архивного дела,

- основные прикладные программы,

- русский язык,

- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

- правила ведения деловой беседы;

- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловы поездок;

- современные средства связи;

- основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться современными средствами связи;

- организовать прием посетителей;

- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового и хозяйственного права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

К функциям секретаря-референта по без документному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Часто секретарские функции по без документному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по без документному обслуживанию занимают коммуникационные функции.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или без документные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей, прежде всего, относятся:

- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

- поиск и обработка необходимой руководителю информации,

- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Часто в подчинении у секретаря-референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала «Профиль» сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей, прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

1.3 Иные категории секретарей

Секретарь на телефоне: к числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Таким образом, секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.

Технический секретарь должен иметь скорость набора текста от 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль над соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

- научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

- направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;

- отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;

- установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

- действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

- методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Рассмотренные категории секретарей - это профессионалы с высшим, а иногда и не с одним высшим образованием, имеющие отличный вкус и владеющие нормами делового этикета.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень, о котором мы только что говорили. Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.

Следовательно, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

2. Значение профессии секретаря в современной организации

2.1 Общие требования к профессиональной деятельности секретаря

Конец двадцатого века многое изменил в деловой жизни секретарей:

- появились новые названия административных позиций,

-значительно расширился круг административных обязанностей,

- повысились требования к уровню профессионализма,

- возрос и сам статус профессии секретаря.

Если обратиться, например, к рекламным объявлениям о вакансиях на позицию помощника руководителя, то можно увидеть стандартный набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:

- знание делопроизводства;

- уверенное пользование компьютером;

- организованность;

- коммуникабельность;

- стрессоустойчивость;

- грамотная речь;

- знание бизнес - этикета.

Современный секретарь - это специалист с профессиональным (все чаще с высшим) образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Они хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранными языками. Не случайно, самый предпочтительный возраст секретаря - от 23 лет, так как на сегодняшний день чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании, кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков.

А еще секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий уровень корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу. Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня - это интеллигентность. Именно его, в первую очередь, называют работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы.

В работе секретаря немало принципиально разных видов работ, например, документационное обеспечение управления и без документное обслуживание управленческих процессов.

Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенции администратора:

1. Коммуникабельность;

2. Ориентация на клиента;

3. Планирование и анализ;

4. Координирование;

5. Корпоративность;

6. Проактивность (предвидение и действия на опережение);

7. Принятие решений;

8. Знание компьютерных технологий;

9. Владение бизнес - этикетом и протоколом;

10. Знание иностранных языков и межкультурных различий.

Именно эти компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей компании, надежным рабочим партнером своего руководителя.

Кроме делопроизводства, у секретаря имеется еще масса обязанностей, которые требуют от него в каждом конкретном случае совершенно разных навыков и неожиданных решений. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении всех лиц своей организации, правильное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и т.д. Все это является необходимым условием оперативного выполнения срочных заданий руководства.

Сегодня высокопрофессиональный секретарь - одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще - декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли7. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.

Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы. Создаются различные сообщества, клубы секретарей, у этой профессии существуют специализированные печатные издания, во всемирной сети Интернет появляются все больше статей, всевозможных форумов в помощь людям этой профессии.

Сегодня секретарь - это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы.

2.2 Суть профессиональной деятельности секретаря

Суть профессиональной деятельности секретаря руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица. При этом в качестве основных составляющих организационного обеспечения следует, по нашему мнению, выделить:

организацию повседневной деятельности руководителя;

организацию протокольных мероприятий (совещаний, приемов и пр.), проводимых с участием руководителя.

В свою очередь, к наиболее значимым составляющим технического обеспечения деятельности руководителя следует отнести:

управление документацией (офисной или документацией компании в целом);

документирование соответствующих вопросов деятельности руководителя;

выполнение мероприятий, направленных на создание условий, способствующих повышению эффективности деятельности руководителя.

Кроме того, в качестве самостоятельной составляющей секретарской работы следует, на наш взгляд, выделить и профессиональную подготовку работника.

Подразумевается, что работник способен самостоятельно решать в рамках каждого направления только тот объем задач, который соответствует его профессиональным возможностям (что лишний раз подчеркивает необходимость постоянного совершенствования секретарем руководителя своей квалификации). При более значительном объеме задач секретарь (с ведома руководителя) вправе поручить выполнение некоторых из них другим работникам, сохранив за собой функции по координации их действий.

В частности, техническая подготовка документов может быть возложена на секретаря-машинистку (оператора персонального компьютера), стенографическое сопровождение протокольных мероприятий - на секретаря-стенографистку и т. д. На предприятиях (в организациях, учреждениях) акционерного типа (ЗАО, ОАО и др.) секретарь руководителя, как правило, выполняет часть задач во взаимодействии с корпоративным секретарем акционерного общества. В необходимых случаях секретарь руководителя, кроме того, взаимодействует с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами компании, а также с ее деловыми партнерами.

Уточним, что выполнение комплекса задач по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя силами одного секретаря имеет место в условиях малого предприятия и у индивидуального предпринимателя. На средних и крупных предприятиях (в соответствующих организациях, учреждениях) выполнение указанных задач, как правило, возлагается на двух-трех и более работников, в том числе в составе специально уполномоченного структурного подразделения: секретариата, офиса, канцелярии, группы обеспечения управления, общего отдела, управления делами и т. п.

3. Регламентация повседневной деятельности секретаря

Повседневная деятельность секретаря регламентируется:

- законодательством, иными нормативно-правовыми актами, содержащим нормы права, затрагивающие повседневную деятельность работника;

- учредительными документами компании (устав, учредительный договор);

- нормативными актами, определяющими статус и порядок функционирования органа управления компании (положение о совете директоров (о генеральном управляющем) и т. п.);

- действующими в компании (у данного работодателя) локальными нормативными актами, коллективным договором, соглашением;

Основные законодательные акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации».

4. Федеральный закон «Об акционерных обществах».

5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью».

6. Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

7. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

8. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

9. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

10. Федеральный закон «О коммерческой тайне».

Основные нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря:

1. Указ Президента РФ «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти».

2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

3. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

4. Нормативно-правовые акты органов власти субъекта Российской Федерации (по месту осуществления деятельности компании).

5. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (по месту осуществления деятельности компании).

6. Нормативно-правовые акты органов ведомственного (отраслевого) управления (по принадлежности компании к соответствующему ведомству (отрасли)).

7. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536).

9. Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

10. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

- заключенным с работником трудовым договором и (при наличии) письменными соглашениями к нему;

- должностной инструкцией (служебным регламентом) работника;

- инструкциями по видам деятельности (работ), выполняемым работником.

Нормы, содержащиеся в перечисленных актах, могут конкретизироваться (с учетом содержания деятельности компании) в соответствующих нормативно-методических и нормативно-технических актах - организационно-методических указаниях, методических рекомендациях, стандартах, нормативах и пр. Оперативное регулирование повседневной деятельности компании и ее работников осуществляется посредством приказов (распоряжений), издаваемых руководителем, иными уполномоченными должностными лицами компании. Кроме того, секретарь обязан руководствоваться указаниями и поручениями руководителя (в письменной и устной формах).

Основные локальные нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря:

- Правила внутреннего трудового распорядка.

- Положение о коллегиальном (единоличном) органе управления.

- Положение о структурном подразделении: секретариате, офисе, канцелярии, группе обеспечения управления, общем отделе и т. п.

- Инструкция об организации повседневной деятельности (общая или по видам деятельности, например, инструкция по делопроизводству, инструкция по организации приема, инструкция по организации протокольных мероприятий и т. п.).

- Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения со сведениями, составляющими охраняемую законом тайну (в общем случае - коммерческую тайну).

- Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения с персональными данными работников.

- Нормы (нормативы) времени на выполнение основных видов работ в процессе секретарской деятельности.

- Стандарты на выполнение основных видов работ в процессе секретарской деятельности.

-План основной деятельности компании (на текущий год).

- Инструкция по охране труда.

Заключение

Таким образом, наиболее оптимальный вариант должностной инструкции профессии секретаря выявлен:

Должностная инструкция секретаря

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с _____________________________________

(наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее ____ лет, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- устав предприятия;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.6. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.7. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.9. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.10. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.5. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.7. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование, _____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) _________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)

____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

Список литературы и источников

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994).

2. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001).

3. «Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996).

4. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009).

5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // «Парламентская газета», N 126-127, 03.08.2006.

6. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //»Российская газета»

7. Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 (ред. от 11.12.2002) «О языках народов Российской Федерации»// «Российская газета»

8. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 20.05.2005) // «Российская газета»

9. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) // «Российская газета»

10. «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552.

11. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве»// «Российская газета», N 130.

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

13. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

14. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

15. Быть незаметной, но незаменимой // Секретарское дело. 2010 - №1.

16. Графова Е.А. Место секретаря в организации. // Секретарское дело. 2009. - №9. - С. 7-8.

17. Ишанов П. Секретарь: проблемы профессии. // Секретарь. 2014. - № 8.

18. Кузнецова Т. Новые квалификационные характеристики секретарей. // Управление персоналом. 2010. - № 2. - С. 16-19.

19. Немцов А. Злой, плохой, хороший, или один день из жизни «чудо-секретаря» // Секретарское дело 2012. - №1. - С. 14-17.

20. Несмеева А. Секретарь - это звучит гордо. // Справочник Секретаря. 2014. - №9 - С. 10.

21. Седова О.Л. Требования к современному секретарю // Секретарь-референт. 2014. - №1 - С. 13-14.

22. Тарасова М.Е. О статусе секретаря. // Секретарь референт. 2010 № 6.

23. Ворожеева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.П. Секретарь. Учебное пособие. [Электронный ресурс] Режим доступа http://cde.osu.ru/ demoversion/course139/ свободный.

24. Критерии выбора секретаря для современной фирмы. [Электронный ресурс] Режим доступа http://mar-fotchenko.narod.ru/criteriatochooseasecretary-reader.htm

25. Сафарьянова Г. Скромная профессия // [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83

26. Секретарь. Успешная карьера. Клуб профессиональных секретарей. [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.clubsecretary.ru/book/ chapter-10.

Размещено на Allbest.ru