Решение комплексных задач по эффективному управлению персоналом

Контракт имеет следующую типовую структуру:

- общие положения (стороны, сроки действия, условия, испытательный срок);

- обязательства работника (сам предмет контракта);

- обязанности фирмы (условия труда, социальное обеспечение, вознаграждение, социальное обслуживание);

- ответственность сторон;

- основание и порядок расторжения;

- порядок разрешения трудовых споров.

При заключении контракта могут рассматриваться дополнительные льготы: оказание материальной помощи при уходе в отпуск; предоставление автомобиля; компенсация тех или иных расходов.

Обычно вновь принятому определяется оговариваемый в приказе (распоряжении о приеме на работу) испытательный срок для проверки соответствия работника его обязанностям. Он не может превышать 3 месяцев, а в отдельных случаях - 6 месяцев. В то же время по соглашению сторон могут быть установлены и более короткие сроки. В этот период на работников полностью распространяется действие законодательства о труде.

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытание, и последующее увольнение допускается только на общих основаниях [14].

При неудовлетворительном исходе испытания освобождение работника производится администрацией, как с выплатой, так и без выплаты выходного пособия, но это решение может быть обжаловано в судебном порядке [7].

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам [29]:

- форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

- механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- определение рабочего времени и времени отдыха;

- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

- добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

- соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

- экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

- льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

- отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев структуры управления персоналом [2].

В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях.

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность [16].

Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании - документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ГП «СЕВАСТОПОЛЬСКИЙ МОРСКОЙ ТОРГОВЫЙ ПОРТ»

2.1 Организационно-правовая и экономическая характеристика предприятия

Севастопольский морской торговый порт с 1992 по 1997 годы был государственно-коммунальным предприятием (свидетельства о государственной регистрации серии ГИ № 01377, ГП к-11 от 09.08.1996), в 1997 году был передан в государственную собственность под управлением Министерства транспорта Украины (свидетельство о государственной регистрации № ГП от 08.10.1997). В настоящее время порт находится в сфере управления Министерства инфраструктуры Украины.

Из-за расположения городских районов вдоль берегов Севастопольских бухт пассажирскими катерами ГП «Севастопольский морской торговый порт» выполняются регулярные круглогодичные перевозки пассажиров в режиме транспорта общего пользования с предоставлением льгот на право бесплатного проезда отдельным категориям граждан в соответствии с действующим законодательством Украины. Убытки порта от предоставления льгот на право бесплатного проезда льготников должны компенсироваться из бюджета.

Организационная структура предприятия представлена в приложении А.

Порт - многопрофильное предприятие, состоящее из следующих структурно-производственных подразделений:

- перегрузочный комплекс 1 (ПК-1) на базе причала № 50 в Большом Инкермане и Перегрузочный комплекс 2 (ПК-2) на базе причала № 56 в Малом Инкермане (с августа - единственный перегрузочный комплекс в соответствии с участком 1 на причале № 50 и участком 2 на причале № 56);

- портофлот - имеет в составе Служебно-вспомогательный флот и Пассажирский флот (ПФ), что обеспечивает морские пассажироперевозки в г. Севастополе (12.09.2011 в состав портофлота была введена ремонтно-механическая мастерская);

- пассажирский комплекс (на базе морского вокзала);

- обособленное подразделение «Медсанчасть»;

- служба капитана порта;

- учебно-курсовой пункт, автотранспортная участок, отделение связи, ремонтно-строительная группа, отдел главного энергетика и др.

Основные виды деятельности:

- выполнение погрузочно-разгрузочных работ;

- выполнение перевозок грузов и пассажиров морским и автомобильным транспортом;

- обеспечение государственного контроля за безопасностью мореплавания в пределах акватории, отведенной порту постановлением Кабинета Министров Украины от 25.10.2002 № 1581 «Про акваторию Севастопольского морского торгового порта», регистрация судов и выдача судовых, квалификационных и других документов, связанных с мореплаванием.

Также порт предоставляет дополнительные услуги:

- буксировки;

- бункеровка судов топливом и организация отпуска воды;

- перевалки топливно-энергетических ресурсов;

- ремонт корпуса и механизмов судов;

- прием загрязненных и фекальных вод;

- услуги связи на радиоканалах коротких промежуточных волн;

- медицинское обслуживание.

Севастопольский морской торговый порт занимает 16,0 га земель, в том числе: перегрузочный комплекс 1 в Большом Инкермане (участок 1) - 3,2 га; перегрузочный комплекс 2 в Малом Инкермане (участок 2) - 4,8 га; земельные участки в центре города - 2,6 га; промбаза на 5-м километре Балаклавского шоссе - 2,9 га и т.д.

Длина причального фронта (причалы, пирсы) составляет 1 768,4 метров, в том числе два пассажирских причала в центральной части города длиной соответственно 200 и 135 метров, грузовые причалы длиной 251,5 метров в Большом Инкермане и длиной 112 метров в Малом Инкермане, в устье реки Черная, паромные пирсы, катерные причалы и катерные пирсы пляжных линий.

Наличие судов в порту составляет 30 единиц, в том числе 17 пассажирских катеров. Средний износ основных фондов порта состоянию на 01.01.2012 - 66,2%.

Таблица 2.1 - Основные производственные показатели по итогам работы за 12 месяцев 2011 года

Показатели	Единица измерен.	2010 г.	2011 г.	2011 г. в % к 2010 г.	План 2011 -	% выполн плана
Переработано грузов - всего, включая переработку силами клиентуры и совм. исп. причала	тыс. тонн	447,9	372,2	83	450,0	83
в том числе экспортных	«	100,3	140,4	140	228,50	61
импортных	«	41,7	39,6	95	-	-
транзитных	«	3,0	0,1	3	-	-
каботажных	«	302,9	192,1	63	221,5	87
Перевезено платных пассажиров	тыс. чел.	4386,2	3894,9	89	4380,0	89
Количество судозаходов	шт.	1160,5	1163,5	100	-	-
Суммарный объем модуля	тыс. м 3	15138,1	16187,7	107	-	-

Переработано грузов - всего 372,2 тыс. тонн (83% от плана 450,0 тыс. тонн и 83% от уровня прошлого года 447,9 тыс. тонн).

В течение первых 8-ми месяцев портом выполнялись плановые показатели грузопереработки, которые обеспечивали рост по отношению к прошлому году. Начиная с сентября произошло снижение объемов грузопереработки в основном по следующим причинам:

- не выполнение клиентом (компания «Clamtrust Trading Ltd») договорных обязательств по переработке угля. Причина - прекращение отгрузки экспортного угля в адрес порта в связи с решением грузовладельцем вопросов, связанных с финансовой составляющей транспортировки угля от производителя к покупателю (тарифы на перевозку груза железнодорожным транспортом);

- не выполнение клиентурой (ООО «Укрмет», ООО «Кримсплав») договорных обязательств по переработке металлолома;

- снижение ЧФ РФ объемов переработки нефтепродуктов в пределах совместного использования причала № 40. Для получения возможности начать переговоры с целью привлечения нового грузопотока, порт был вынужден направить в адрес компании «Clamtrust Trading Ltd» документы на расторжение договора. В течение 2011 года ответа не получено.

Необходимо принимать во внимание тот факт, что средствами и силами порта за отчетный период достигнуто рост объемов грузопереработки: 218,5 тыс. тонн за 2011 год против 179,3 тыс. тонн за аналогичный период прошлого года.

Перевезено платных пассажиров 3894,9 тыс. человек (89% от 4386,2 тыс. пасс. За соответствующий период прошлого года и 89% от плана 4380,0 тыс. пасс.). Снижение объемов пассажироперевозок по отношению к уровню прошлого года и плана связано с возобновлением работы на линии «Артбухта-Радиогорка» фирмы ООО КДЦ «Боливар» и эксплуатацией одного парома в 16.10.2011 (при двух паромах на период летней навигации 2010 г).

Количество судозаходов в акваторию Севастопольского морского торгового порта - 1163,5 или 100% от уровня прошлого года (1160,5 с/с) при увеличении суммарного объема по модулю судов, заходящих: 16187,7 тыс. м 3 или 107% от уровня прошлого года 15138,1 тыс. м 3. Согласно за 2011 год суммарные доходы от взимания портовых сборов увеличились на 8% соответственно к уровню прошлого года.

Таблица 2.2 - Портовые сборы и обработанные транспортные средства

Показатели	Ед. измерения	2010 г.	2011 г.
Начислено портовых сборов - всего, включая сборы, отнесенные на доходы подразделений	тыс. грн	26 573,8	28 779,8
Количество обработанных транспортных средств:
Количество обработанных судов	ед.	87	105
Количество обработанных вагонов	«	1 410	1781
Объем завоза грузов автотранспортом	тыс. т.	-	4,0
Хранение грузов:
Объем грузов, которые прошли через склад	тыс. т	179,4	225,9
Средний срок хранения грузов	сут.	18,5	15,6
Доход от хранения	тыс. грн.	252,9	243,0
Средняя доходная справка	грн.	0,08	0,07

Плановые показатели на 2011 год были разработаны на основе положительной динамики к уровню 2009 года, в котором портом были достигнуты наивысшие показатели доходов и прибыли. В 2010 году из-за последствий мирового финансового кризиса, выразившиеся в сокращении деловой активности предприятий, имеющих причальный фронт в акватории Севастопольского морского торгового порта, фактические показатели порта по доходам и прибыли были ниже уровня плана и прошлого 2009 года.

Таблица 2.3 - Финансовые показатели за 2011 год

Показатели	Единица измерения	2010 г. 12 мес	2011 г. 12 месяцев	2011 г. в % к 2010 г.	План 2011 года	% выполн плана
Доходы	тыс. грн	167272	116420	109	143677	81
Расходы	«	98877	110269	112	129172	85
Фин. результат до налогообложения	«	+8395	+6151	73	+14505	42
Показатели	Единица измерения	2010 г. 12 месяцев	2011 г. 12 месяцев	2011 г. в % к 2010 г.	План 2011 года	% выполн плана
Чистая прибыль (убыток) с учетом чрезвычайных доходов и расходов	«	+ 6 008	+ 4 842	81	+ 11 265	43

Выполнение плана по чистому доходу, который базируется на факте 2009г. и плане 2010г., на 91% связано с объективными, не зависящими от порта, условиями хозяйственной деятельности в первом полугодии. В первом полугодии суммарное количество судозаходов в акваторию порта снизилась на 11% и суммарный объем по модулю всех судов - на 7%. Это вызвало уменьшение объема услуг вспомогательного флота судам, которые заходят, с соответствующим снижением по отношению к плану уровня доходов от портовых сборов и услуг портового флота, пассажирского комплекса и некоторых других служб порта.

Увеличение в третьем квартале по сравнению с прошлым годом количества судозаходов на 15% и рост суммарного объема по модулю судов также на 15% вызвали соответствующий рост доходов и выполнение плана третьего квартала по чистому доходу на 103%. Это позволило сократить отставание с 94% в первом полугодии до 97% по итогам 9 месяцев.

В четвертом квартале произошло снижение объемов грузопереработки при отсутствии в структуре переработки экспортных и транзитных грузов с соответствующим снижением доходов от погрузочно-разгрузочных работ. Это вызвало уменьшение чистого дохода от реализации работ, услуг - 76% выполнения плана четвертого квартала и 91% - за год.

Изменение структуры судозаходов в течение 2010-2011 годов (увеличение удельного веса судов, которые заходят к причалам предприятий в акватории порта на догрузки), привели к тому, что хотя суммарные доходы от взимания портовых сборов в 2011 году (28779,8 тыс. грн) увеличились по сравнению с 2010 годом на 8% пропорционально росту суммарного объема модуля судов, уровень 2009 года не достигнут: 87% от 33087,9 тыс. грн.

2.2 Характеристика и анализ системы управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом - это совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения представляют собой носители функций управления персоналом, в широком смысле они могут рассматриваться как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя [17].

В ГП «Севморторгпорт» используется линейно-функциональная организационная структура. В линейно-функциональной структуре принято разделение труда, при котором линейные звенья управления наделены правами единоначалия и выполняют функции распорядительства, а функциональные звенья призваны оказывать помощь линейным подразделениям и осуществлять планирование, координирование, стимулирование, учет, контроль, анализ, регулирование их деятельности в форме информирования и консультирования. Свое воздействие на линейные подразделения они осуществляют через линейных руководителей.

Начальник ГП СМТП решает самостоятельно все вопросы деятельности организации без особой на то доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению, всеми работниками порта. Начальник несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

Главный инженер определяет строительно-производственную политику. Обеспечивает эффективность проектных решений, своевременную и качественную подготовку производства. Руководит составлением планов внедрения технологии, повышения эффективности производства, обеспечивает необходимой технической документацией организует технический надзор.

Начальники обособленных подразделений и их заместители организовывают четкую и скоординированную работу подразделений для обеспечения стабильной и бесперебойной работы предприятия в целом. Например, начальник ОП «Пассажирский флот» обеспечивает бесперебойную работу пассажирских катеров на внутригородских линиях, начальник ОП «Портово-перегрузочный комплекс» следит за грузооборотом предприятия и т.д.

Главный энергетик - организует работу по обеспечению работ с электрооборудованием.

Начальник ремонтной базы - организует слаженную работу всего технологического процесса ремонтных работ.

Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации, контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

Отдел кадров ГП «Севастопольский морской торговый порт» определяет потребность в сотрудниках и производит отбор претендентов на занятие вакантных рабочих мест. Он разрабатывает документы, определяющие трудовые отношения персонала организации. В составе отдела кадров работают подразделения оценки и рекрутинга персонала организации.

Подразделение оценки персонала ГП «Севморторгпорт» занимается осуществлением анализа содержания труда, аттестаций персонала, разработкой систем проверки профессиональных и личностных качеств, а также нормированием труда. Именно оно отвечает за организацию продвижения персонала по службе и подготовку документов для увольнения сотрудников.

Первичный поиск и размещение объявлений о найме производится подразделением рекрутинга. Также его сотрудники занимаются рассмотрением резюме, поступивших от претендентов на должность и подготовкой списка наиболее предпочтительных кандидатур для отдела кадров ГП «Севморторгпорт».

Наем на работу в порт - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией.

В большинстве случаев на вакантное место выбирается человек, имеющий наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы.

Для облегчения подбора кандидатов создана квалификационная карта, которая описывает основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности. Карта подготавливается начальником подразделения и работниками службы управления персоналом на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки - знание иностранных языков, владение компьютером, и т.д.), которыми должен обладать «идеальный» сотрудник, занимающий эту должность. Использование квалификационной карты дает возможность структурированной оценке кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой.

Из наиболее широко применяемых методов сбора информации, требующейся для принятия решения при отборе применяются собеседование и испытание.

Собеседование в ГП СМТП является наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования.

Решение при отборе конкретного работника формируется на нескольких этапах, которые претенденты проходят. На каждом этапе часть претендентов отсеивается или же претенденты отказываются от процедуры, принимая другие предложения.

Анкетирование является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов. Назначение метода двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию. Любое ее искажение в анкете является основанием для увольнения работника в любой момент, когда это выяснится (в текст анкеты включено соответствующее указание).

Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующую информацию:

- соответствие образования заявителя минимальным квалификационным требованиям;

- соответствие практического опыта характеру должности;

- наличие ограничений иного рода на выполнение должностных обязанностей;

- готовность к принятию дополнительных нагрузок (сверхурочно, в командировках);

- круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь в наведении справок и получении дополнительной информации.

Иногда применяются специальные виды анкет. Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые помогут в работе кандидата в случае приема на работу. Обращается особое внимание на факторы, указывающие потенциальную возможность раннего увольнения работника. В анкете запрашивается точная формулировка причин увольнения в прошлом. Устанавливается частота смены работы. Собираются общие сведения об источниках мотивации и делаются предположения о факторах, препятствующих работе, которые перепроверяются и уточняются, становятся предметом тщательного изучения при наведении справок и собеседовании с работником. Претендент обязан также указать недостатки здоровья, возможный перечень которых приводится в анкете.

Круг вопросов, на которые стремится получить ответ, нанимая работника определенной профессии и квалификации, задан. Руководство предприятия полагаются на анкету и уточняют нужные сведения в процессе собеседования с работником. Предварительную беседу с кандидатами проводит линейный руководитель, т.е. начальник подразделения. При этом он применяет общие правила беседы, направленные на выяснение образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личностных качеств.

При подаче заявления о приеме на работу, на одной из ступеней отбора, кандидата просят представить отзывы предыдущих начальников и другие аналогичные документы. Если прежние работодатели дают только общую минимальную информацию, то польза от рекомендательных писем невелика. Если есть необходимость проверки биографических данных, более приемлемой альтернативой письму может быть телефонный звонок предыдущему начальнику, с тем чтобы обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы. Наиболее часто проверяемыми пунктами являются последнее место работы и образование.

После этого выбранного сотрудника принимают на работу с испытательным сроком (от 1 до 3-х месяцев), давая возможность руководству оценить кандидата непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству. Если по истечении испытательного срока у руководства нет претензий к новому сотруднику, он принимается на постоянную работу.

Таким образом, основной задачей в ГП «Севастопольский морской торговый порт» при найме персонала на работу является удовлетворение спроса на работников, как в качественном, так и в количественном отношении.

Оплата труда работников производится в соответствии с Положением об оплате труда работников порта, разработанным на основе Типового положения о порядке оплаты труда работников предприятий производственной сферы.

Минимальный перечень социальных благ, одинаковых для всех сотрудников, записывается в коллективном договоре и включает в себя:

- компенсацию расходов на питание в течение рабочего дня (для плавсостава);

- оплату специальной одежды сотрудников;

- оплату командировочных и представительских расходов по нормам, действующим на предприятии;

- премии к юбилейным дням рождения;

Каждому работнику гарантируются и предоставляются строго в соответствии с законодательством следующие социальные права и гарантии:

- ежегодный оплачиваемый отпуск;

- оплата больничных листов в случае временной нетрудоспособности или травм в установленном КЗОТом размере.

Для управленческого и производственного персонала в ГП «Севморторгпорт» принята повременно-премиальная система оплаты труда, которая состоит из гарантированной оплаты труда (должностного оклада), вознаграждений за достигнутый конечный результат и премии по итогам работы за квартал.

Систематизация управления персоналом обусловлена стремлением организации усовершенствовать эффективность работы предприятия, увеличить его производительность, а также обеспечить его рентабельность и доходность. Все подразделения управления кадрами находятся в тесном взаимодействии, формируя единое подразделение управления персоналом организации.

Таблица 2.3 - Кадровый состав ГП «Севморторгпорт» в 2010-2011гг., чел.

№ п/п	Показатели	2010 г.	2011 г.	Откл, %
1	Среднегодовая численность	2115	2024	-4,4
2	Специалисты	687	664	-6,3
3	Служащие	202	153	-24,3
4	Рабочие	1169	1137	-2,8

Анализ полученных данных показывает, что общая численность персонала за последний год сократилась на 4,4%, из них руководителей и специалистов на 6,5%, служащих на 24,3%, рабочих на 2,8%. Сокращение персонала наблюдается практически во всех подразделениях организации.

Состав работников по образованию характеризуется следующими данными: большая часть руководителей и специалистов имеют высшее образование - 46,5%, среднее специальное - 46,8%, среднее образование - 6%, из них 18 человек имеют ученую степень. Среди служащих высшее образование имеют - 26%, среднее специальное образование - 70%, среднее образование - 4%. Среди рабочих 4% имеют высшее образование, 90% имеют среднее специальное образование, 6% - среднее образование. Только среди сотрудников кадровой службы наблюдается 100% наличие высшего специального образования.

Высшее образование имеет в основном административно-управляющий персонал, среднее - обслуживающий персонал. Работа по управлению персоналом отличается, главным образом, по сложности, наличию ответственности в принятии решений и масштабам.

Возрастной состав персонала определяет преемственность навыков и умений, активность освоения новых технологий. Следует заметить, что возраст работников не должен и не может быть целью в кадровой политике. Более того, опыт работника появляется через нескольких лет работы и сохранение наиболее ценных работников является залогом успешной деятельности предприятия. Тем не менее, любое предприятие должно планировать процесс формирования кадров и предпринимать необходимые меры для привлечения наиболее квалифицированных специалистов.

Таблица 2.4 - Возраст сотрудников ГП «Севморторгпорт» в 2011г.

№ п/п	Возраст	Численность, чел.	%
1	До 20 лет	46	2,3
2	21-40 лет	980	48,4
3	41-50 лет	592	29,2
4	51-60 лет	392	19,3
5	Более 60 лет	14	0,6

Основную долю персонала составляет возрастная категория 21-40 лет (48%) и 41-50 лет (29%). Гораздо меньшее долевое значение имеет группа предпенсионного и пенсионного возраста 51-60 лет (19%). Минимально представлены персонал молодого возраста от 18 до 20 лет (2%) и пенсионеры (менее 1%). Возраст большей части кадрового состава организации находится в пределах 21-40 лет, т.е. персонал можно назвать молодым. Тем не менее, сложившаяся тенденция говорит о том, что уже в ближайшие 5 лет может наступить кризис рабочей силы в организации, когда масса работников предпенсионного и пенсионного возраста увеличится еще на 30% при отсутствии притока персонала с рынка и «омолаживании» кадрового резерва.

Рассматривая процесс увольнения в разрезе стажа работы на предприятие, стоить отметить, что наибольшее количество приходиться на категорию со стажем до 1 года, т.е. такие работники не успевают закрепиться на предприятие, не проходят адаптацию. В эту категорию входят студенты, которые проходят практику на рабочих местах и пенсионеры-срочники, которые уже имеют на предприятии большой стаж и продолжают работать, заключая срочные трудовые договора на 1 год. Еще 2 категории работников по стажу имеют довольно большой удельный вес - это работники со стажем от 1 года до 3 лет (20,6%) и свыше 20 лет (22,7%).

Служба управления кадрами обладает наибольшей долей молодых сотрудников в организации: все ее представители находятся в пределах 25-35 лет, сменяясь по мере необходимости при карьерном росте. Учитывая, что руководство ГП «Севастопольский морской торговый порт» составляют, в основном, люди старше сорока лет - происходит дальнейшее падение авторитета кадровой службы в глаза вышестоящих инстанций.

Зачастую являясь бывшими сторонниками административно-командной системы, представители руководства не всегда способны легко принять предлагаемые изменения в области кадровой политики. В частности, этим обусловлен отказ от введения в штат кадровой службы отдельных вакансий для психолога и социолога, хоть это и необходимо для более эффективного сглаживания возникающих в коллективе конфликтов и противоречий.

Квалификация - совокупность специальных знаний и практических навыков, которые определяют степень подготовленности работника к выполнению профессиональных функций обусловленной сложности. Уровень квалификации руководителей, специалистов и служащих характеризуется уровнем образования, опытом работы на той или иной должности [6]. Различают:

- специалистов наивысшей квалификации: работников, которые имеют научные степени и звания;

- специалистов высшей квалификации: работников с высшим специальным образованием и большим практическим опытом;

- специалистов средней квалификации: работников со средним образованием и некоторым практическим опытом;

- специалистов-практиков: работников, которые уже занимают в организации соответствующие должности (инженерные, экономические), но еще не имеют специального образования.

Специалисты делятся на главных, старших, ведущих, а также еще несколько разрядов, обозначаемых при помощи номера. Разряд специалиста позволяет ему выполнять наряду со своими обычными обязанностями еще некоторые функции. Старший специалист может осуществлять руководство группой специалистов, не выделенной в самостоятельное подразделение, ведущий специалист имеет также право осуществлять методическое руководство, а главный специалист - еще и координировать деятельность старших и главных специалистов.

На руководящих должностях рассматриваемого предприятия работают специалисты с большим практическим опытом работы по данному профилю, обладающие необходимыми организационными, деловыми, профессиональными и личностными качествами, умеющие принимать правильные решения. Обслуживающий персонал и рабочие имеют, по большей части, среднюю или практическую квалификацию, высшее образование среди них наблюдается менее чем у 10%.

Отдельно стоят сотрудники кадровой службы, где работают по большей части обладатели высокой или средней квалификации, владеющие основами рыночной экономики, конъюнктурой рынка рабочей силы и основами трудовой мотивации.

Достаточная обеспеченность предприятий трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

Роль службы управления персоналом ГП «Севастопольский морской торговый порт» заключается в составлении должностных инструкций для всех подразделений организации. Помимо это она занимается разработкой и реализацией кадровой политики, тогда как ее сотрудники обеспечивают контроль за соблюдением трудового распорядка фирмы. Основные функции службы управления персоналом также включают в себя:

- организацию разработки прогнозов, а также определение текущей и перспективной потребности в кадрах;

- обеспечение функционирования системы адаптации новых сотрудников;

- организацию своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам;

- ведение установленной документации по кадрам, подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- обеспечение социальных гарантий для высвобождающихся работников, а также предоставление им установленных льгот и компенсаций;

- проведение работ по созданию структуры должностных разрядов на основе оценки рабочих мест;

- разработка комплекса мер по повышению трудовой мотивации работников всех категорий;

- консультирование руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом;

- обеспечение постоянного совершенствования процессов управления персоналом на основе внедрения передовых технологий;

- составление необходимой отчетности по кадрам;

- подготовка и заключение договоров по направлениям деятельности службы управления персоналом.

Кроме планирования численности персонала в ГП «Севастопольский морской торговый порт» осуществляют планирование расходов на содержание, планирование развития персонала, планирование систем и форм мотивации труда, планирование производительности труда, план замещения должностей.

Задачи, связанные с персоналом решаются на высшем уровне организации. Особая роль в решении задач по управлению персоналом возлагается на кадровую службу.

Анализ нарушений трудового режима работниками предприятия за 2011 год показывает положительную динамику: значительное снижение количества нарушений (на 52,47%). В связи с ужесточением мер ответственности в отношении задержанных в нетрезвом виде, особенно в случае рецидива, удалось добиться сокращения числа задержанных в нетрезвом виде. По сравнению с предыдущим годом их число уменьшилось на 39 человек.

За 2011 г. по итогам рейдов было наказано 44 человека: предупреждены о необходимости соблюдения правил внутреннего трудового распорядка - 15 работников, проведена разъяснительная беседа - с 3 работниками завода, лишены премии - 19 человек, объявлено замечание и лишены премии - 4 человека, замечание объявлено 2 работникам, выговор объявлен - 1 работнику.

Оценка качества труда работников производится в форме аттестации. Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия, в состав которой входит генеральный директор, руководитель подразделения, в котором проводится аттестация. Критериями оценки в ходе проведения аттестации служат: профессиональные знания, качество работы, величина выполняемой нагрузки, темп работы, производительность труда. На основании результатов оценки и по мере необходимости на предприятии осуществляется обучение, повышение квалификации и переподготовка персонала с участием руководителей и представителей учебных заведений и предприятий, а также собственных специалистов. Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет отдел кадров.

2.3 Анализ эффективности управления персоналом в ГП «Севморторгпорт»

Оценка деятельности служб управления персоналом - это систематический и планомерно организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в целом. Оценка деятельности кадровой службы основывается на определении эффективности кадровой работы, направленной на достижение целей организации и качественное выполнение стоящих перед ней задач.

Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими внимание на основных проблемах работы с персоналом, таких, как качество выполняемой работы, удовлетворенность работников, исполнительская дисциплина, текучесть кадров. Еще одним показателем характеризующим деятельность служб управления персоналом, являются средние затраты на кадровые мероприятия в расчете на одного работника.

К сожалению, несмотря на всю комплексность своей организации, служба управления кадрами ГП «Севастопольский морской торговый порт» проявляет недостаточную эффектность в сглаживании присущих крупным предприятиям проблем развития персонала. Наиболее сильно это выражается в приоритете к интересам производства при ведении кадровой политики. Интересы сотрудников при этом почти не учитываются, т. к. индивидуальный подход к работникам не является приоритетом кадровой политики организации.

Последние опросы работников организации вывили среди них высокую степень неудовлетворенности своей работой - это вызвано, в частности, низкой эффективностью применимых в организации методик морального стимулирования. Нечетко выраженная связь между уровнем оплаты и затраченным на производство трудом работника также способствует повышенной текучести кадров. Так, в период с 2009 по 2011 гг. из организации уволился 91 человек, преимущественно по собственному желанию.

Авторитет кадровой службы зависит не только от ее полномочий распорядительства, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия на кадровые процессы. В случае ГП СМТП наблюдается недостаток рычагов воздействия при нарушениях персоналом норм трудовой дисциплины, отчасти связанный и с недостаточным развитием регулирующий экономические санкции нормативов. Нередко наблюдается сокрытие таких фактов не только провинившимися сотрудниками, но и руководителями подразделения во избежание широкой огласки.

Нередки в ГП «Севморторгпорт» и случаи разрастания трудовых конфликтов до увольнения их участников по собственному желанию. В частности это вызвано отсутствием единой кадровой политики, которая не только позволяла бы ей эффективно урегулировать подобные конфликты, но и, что самое главное, добиваться более высокой отдачи и стабильности от персонала.

Отбор персонала, особенно рабочих специальностей, часто не соответствует объективно необходимым критериям, что связано с общим недостатком квалифицированных рабочих из-за утраты привлекательности соответствующих профессий среди населения.

Оценка персонала ГП «Севморторгпорт» ведется нерегулярно и бессистемно, выбор соответствующих критериев при этом предоставляется непосредственно оценивающему лицу. Аттестация же, наоборот, проводится регулярно, однако чаще всего сводится к формальному заполнению работниками собственных бланков для их дальнейшей передачи начальству.

В ГП «Севастопольский морской торговый порт» существует система стимулирования труда в виде материальных вознаграждений, таких как годовые премии, оплата за сверхурочное время и выходные дни. Это, разумеется, способствует повышению производительности труда и качества продукции, однако не достаточно для обеспечения нравственного климата в коллективе.

Моральный же фактор мотивации на предприятии пока не достаточно сформирован, что не в последнюю очередь обусловлено акцентом руководящего состава на производстве. В связи с авторитарной формой управления в ГП СМТП, не развиты и социально-психологические формы стимулирования, что не оставляет места публичным признаниям заслуг работников или объявлениям благодарности. Сотрудники не могут быть уверены в сохранении своего рабочего места при сокращении штатов.

Эффективное исполнение своих должностных обязанностей неразрывно связано с эффективным использованием рабочего времени. Затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое работник находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат: время выполнения производственного задания (Т_пз) и затраты времени на выполнение не свойственных данному работнику операций, которые могут быть устранены (Т_нз). Время выполнения производственного включает в себя подготовительно-заключительное, оперативное и время обслуживания рабочего места. Подготовительно-заключительное (Т_пз) - это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Оперативное время (Т_оп) - это время, в течение которго рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда). Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное. Основное (Т_ос), или технологическое, время - это время, затраченное непосредственно на изменение предмета труда. В течение вспомогательного времени (Т_вс) выполняются действия, необходимые для осуществления основной работы. Затраты времени, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены относят ко времени обслуживания рабочего места (Т_орм). В машинных и автоматизированных процессах оно включает в себя время технического (Т_то) и время организационного (Т_оо) обслуживания рабочего места. К времени технического обслуживания рабочего места относится время на обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции или конкретной работы (замена затупившегося инструмента и др.). К организационному обслуживанию относится уход за рабочим местом в течение рабочего дня, а также уборка рабочего места в конце рабочего дня.

Время перерывов делится на: перерыв на отдых и личные надобности (Т_отл), перерывы организационно-технического характера (Т_пот), перерывы из-за нарушения трудовой дисциплины (Т_нтд). Перерывы организационно-технического характера - это время, обусловленное технологией и организацией производства (Т_пт), а также нарушениями течения производственного процесса (Т_пнт). Перерывы, связанные с нарушением трудовой дисциплины - это опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы, т.е. простои по вине рабочего.

Для проведения анализа эффективности использования рабочего времени проведена фотография рабочего дня двух работников отдела кадров - заместителя начальника отдела и специалиста подразделения рекрутинга.

Фотография рабочего дня заместителя начальника отдела кадров представлена в приложении Б. Дата наблюдения: 18.10.2012 года, начало наблюдения: 8 ч. 00 мин., конец наблюдения: 18 ч. 05 мин. Работа: работа с документами по аттестации персонала порта, ответы за звонки по телефону, консультирование работников. Условия работы: нормальные. Стаж по данной работе: 4 года. Отношение к труду: добросовестное.

Таблица 2.5 - Сводная таблица затрат рабочего времени

Наименование затрат рабочего времени	Продолжительность (минуты)	Индекс
Приход на рабочее место	3	НТД
Подготовка рабочего места	3	ПЗ
Работа с бумагами и документами	511	ОП
Разговор по телефону	8	ОП
Разговор на личные темы	10	НТД
Обед	25	ОЛН
Отдых	5	ОЛН
Наименование затрат рабочего времени	Продолжительность (минуты)	Индекс
Отсутствие в кабинете (по работе)	13	ОП
Потеря по техническим причинам	20	ПТ
Уход с работы	5	ПЗ

Количество отработанного времени - 605 минут.

ПЗ = 5 + 3 = 8,

ОП = 511 + 8 + 13 = 532,

ОЛН = 25 + 5 = 30,

ПТ = 20,

НТД = 3 + 10 = 13,

Т_см = 480.

Прежде всего, проанализируем, насколько эффективно используется рабочее время. Для этого используем формулу фактического коэффициента использования рабочего времени:

К_исп = (Т_пт + Т_оп + Т_орм + Т_олн) / Т_см *100 % (2.1)

К_исп - коэффициент использования рабочего времени;

Т_пт - время потерянное по техническим причинам;

Т_оп - оперативное время;

Т_орм - время обслуживания рабочего места;

Т_олн - время-перерыв на отдых и личные нужды;

Т_см - время смены.

К_исп = (20 + 532 + 30) / 480 * 100% = 121%

Следовательно, рабочее время данным исполнителем используется на 121 %, т.е. работник осуществляет свою деятельность на 21 % больше за счет своего личного времени, закрепленного за отдыхом (обед и отдых в течение рабочего дня) и перерывами в течение рабочего дня на личные надобности. Рассмотрим коэффициент загрузки данного работника:

К = (Т_оп + Т_пз + Т_орм) / Т_см x 100 % (2.2)

Т_оп - оперативное время;

Т_пз - время выполнения производственного задания;

Т_орм - время обслуживания рабочего места;

Т_см - время смены.

К = 532 + 8 / 480 х 100% = 112%

Фактический коэффициент загрузки равен 112%. Следовательно, заместитель начальника отдела кадров загружен на 12% больше, чем это разрешено по нормам труда. Скорее всего, эти 12% накапливаются за счет исполнения чужих обязанностей (например, в период отпусков) или обязанностей, связанных с совмещением должностей.

В процессе наблюдения также было выявлено, что по вине заместителя начальника было потеряно 0,05 (меньше 1%) рабочего времени и по организационно - техническим причинам 0,03 (0,9%) рабочего времени (проблемы с принтером и комплексом программ).

Фотография рабочего дня специалиста подразделения рекрутинга представлена в приложении В.

Дата наблюдения: 19.10.2012 года, начало наблюдения: 8 ч. 00 мин., конец наблюдения: 18 ч. 30 мин.

Работа: составление и печать приказов по работникам, ответы на звонки по телефону, консультирование работников.

Условия работы: нормальные, стаж по данной работе: 1,4 года. Отношение к труду: добросовестное.

Таблица 2.6 - Сводная таблица затрат рабочего времени

Наименование затрат рабочего времени	Продолжительность (минуты)	Индекс
Приход на рабочее место	3	НТД
Подготовка рабочего места	3	ПЗ
Работа с бумагами и документами	465	ОП
Разговор по телефону	35	ОП
Разговор на личные темы	15	НТД
Уход по личным надобностям	15	ОЛН
Визит к начальству	22	ОП
Обед	15	ОЛН
Отдых	17	ОЛН
Отсутствие в кабинете	20	ОП
Потери по тех. Причинам	15	ПТ
Уход с работы	5	ПЗ

Количество отработанного времени - 630 минут.

ПЗ = 5 + 3 = 8,

ОП = 465 + 35 + 22 + 20 = 542,

ОЛН = 15+17+15 = 47,

ПТ = 15,

НТД = 3 +15 = 18

Т_см = 480.

Кисп =542 + 47 + 15 / 480 х 100 = 125%

Следовательно, рабочее время данным исполнителем используется на 125 %, т.е. работник осуществляет свою деятельность на 25 % больше за счет своего личного времени, закрепленного за отдыхом (обед и отдых в течении рабочего дня) и перерывами в течении рабочего дня на личные надобности.

К = 542 + 8 / 480 х 100% = 114%

Фактический коэффициент загрузки равен 114 %. Следовательно, специалист загружен на 14 % больше, чем это разрешено по нормам труда. Скорее всего, эти 14 % накапливаются за счет исполнения чужих обязанностей или обязанностей, связанных с совмещением должностей. В процессе наблюдения также было выявлено, что по вине специалиста было потеряно 0,05 (меньше 1 %) рабочего времени и по организационно - техническим причинам 0,02 (меньше 1 %) рабочего времени (длинный период ожидания начала работы принтера, часто зависает компьютер).

Таким образом, кадровая работа на предприятии осуществляется по всем направлениям и в достаточном объеме. Но в тоже время необходимо отметить следующие недостатки в организации управления персоналом: отсутствие целостной системы управления персоналом, распределение отдельных направлений кадровых вопросов между руководителями и работниками предприятия.

3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ГП «СЕВМОРТОРГПОРТ»

3.1 Внедрение контроллинга в систему управления персоналом порта

Система контроллинга в ГП «Севастопольский морской торговый порт» должна охватывать:

- мероприятия, направленные на выявление и учет результатов деятельности персонала организации;

- мероприятия, направленные на оценку и сравнение результатов деятельности персонала организации;

- анализ и выводы о деятельности персонала организации (на основе которых в последствии принимаются решения о перемещении отдельных работников на новые должности и места работы, о направлении на учебу или об увольнении некоторых из них при наличии соответствующих оснований);

- мероприятия, направленные на оптимизацию подсистемы контроллинга и повышения ее эффективности.

Элементами контроля персонала являются [16]:

- объекты контроля, в круг которых включаются непосредственно мероприятия и процедуры, позволяющие получить требуемую для контроля информацию

- субъекты контроля (носители контроля), включающие отдельных работников организации, отделы и подразделения, а также внешние по отношению к организации органы или учреждения;

- время проведения контроля.

Использование контроллинга имеет своей целью раннее обнаружение признаков нарушения устойчивой работы организации. Внутренний контроль создается для упорядоченного и эффективного ведения дел, обеспечения соблюдения политики руководства, обеспечения полноты и точности документации.

В рамках контроллинга в настоящее время разработаны дифференцированные системы показателей по отдельным направлениям работы с персоналом. Так, в последнее время в ГП «Севморторгпорт» проводится регистрация неявки персонала на работу для принятия мер по планомерной борьбе с прогулами и соблюдением работниками правил трудовой дисциплины.