Разработка, реализация и завершение проекта

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Разработка, реализация и завершение проекта

Формирование концепции проекта

Рассматривая предпосылки возникновения проекта, следует отметить, что, как правило, создание проекта предвосхищает какая либо возникшая потребность в этом. Предпосылками возникновения проекта могут быть различные факторы, в том числе: необходимость получения конкурентных преимуществ, развитие предприятия, избыточные ресурсы, интересы кредиторов, спрос рынка на данный проект и т. д.

Разработка проекта начинается с формирования концепции проекта. Данный процесс с одной стороны можно считать достаточно формализованным или типовым, с другой - творческим и по своим последствиям достаточно непредсказуемым или рискованным. В этих граничных пределах могут отслеживаться различные варианты соотношения унификации и творческой неопределенности. Главные требования или условия, которые выдвигаются к разработчикам концепции проекта, сводятся к одному очевидному правилу - не допустить стратегической ошибки, то есть правильно проработать идею или определить миссию проекта.

Миссия - это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Нередко говорят, что миссия - это главная стратегическая цель проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, важнейших рынков и преимущественных технологий.

Определение миссии проекта является основополагающим моментом, фундаментом всей будущей архитектуры проекта, всей системы управления проектом, а также его качества и эффективности.

Важное место в процессе формирования инвестиционного замысла проекта занимает постановка целей проекта.

Теоретически цель проекта имеет несколько понятий:

??идеальное, мысленное предвосхищение результатов деятельности. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, реальных возможностей субъекта и применяемых средств;

? желаемое, возможное и необходимое решение задач проекта, которое должно быть достигнуто. Цель проекта определяется с учетом реальных возможностей дальнейшего развития проекта;

? желаемый результат деятельности, достигнутый в пределах некоторого интервала времени. В этом случае под целью понимается желаемый результат деятельности, достижимый за намеченный (заданный) интервал времени и характеризующийся набором количественных данных или параметров этого результата. При этом цель становится задачей, если указан срок ее достижения и заданы количественные характеристики желаемого результата, т. е. задачи можно упорядочить по отношению к цели;

? цель - то, чего Вы хотите достигнуть, выполнив проект. В этом случае задачи - шаги (этапы) в достижении поставленной цели.

Общепринято считать, что целеполагание - процесс обоснования и формирования целей развития на основе анализа общественных потребностей в продукции или услугах проекта и исходя из реальных возможностей их наиболее полного удовлетворения.

Нередко под целеполаганием понимается формирование комплекса или системы взаимоувязанных целей проекта: стратегических, тактических и оперативно-текущих.

Процесс определения целей или целеполагание проекта можно разделить на последовательные процедуры:

? определение указателей цели,

? определение возможных целей проекта,

? описание целей проекта.

Определение указателей цели требует изучения различных источников, которые могут содержать искомую информацию:

? требования к проекту,

? заказ на проект,

? цели предприятия, внутри которого осуществляется проект,

? окружение предприятия.

Определение указателей можно рассматривать как предварительное обследование, после которого по найденным указателям может быть начат активный поиск цели и ее формулирование.

При этом отмечается, что различают:

? «цели - результаты» - доказуемый результат проекта;

? «цели - образ действий» - условия реализации проекта.

Вместе эти компоненты составляют цели проекта.

Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей, отражающих структуру самого проекта и его участников. Цели проекта, структура проекта и организация участников проекта могут описываться взаимосвязанными иерархическими (древовидными) структурами, в которых могут быть установлены отношения между компонентами: цели - части проекта - участники и др.

Но главными требованиями к процессу формирования целей проекта можно считать следующие позиции:

? цели проекта должны быть четко определены;

? они должны иметь ясный смысл;

? результаты, получаемые при достижении цели должны быть измеримы;

? заданные ограничения и требования должны быть выполнимы.

То есть цели должны быть реальными и находиться в «области допустимых решений» проекта.

Описание цели (целей) и задач проекта определяет его сущность (рис. 15).

Рис. 14. Цели проекта и реализация проекта

Различают генеральную (стратегическую) цель (говорят также - миссию) проекта от целей первого (и, возможно, последующих) уровней, а также подцелей (задач).

Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере его реализации могут меняться, в то время как стратегические цели проекта, его миссия остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть получена предельная ясность по проекту, по основным этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.

В ходе целеполагания при необходимости могут рассматривать также следующие аспекты:

? возможные варианты проекта;

? предполагаемое место расположения;

? возможный объем затрат (примерный);

? примерные сроки реализации проекта;

? ожидаемая окупаемость проекта;

? предполагаемые источники инвестирования.

То есть будет проведена предварительная проработка или уточнение основных характеристик проекта (по каждому варианту), в частности сложность проекта, срок окупаемости, эффективность проекта (соотношение затрат и результатов проекта) и других (в зависимости от особенностей проекта).

В результате должны быть выбраны для дальнейшей оценки оптимальные варианты будущего проекта.

Общепринято, что описание содержания варианта проекта, должно включать:

? результаты проекта: что именно будет создаваться (с указанием физических размеров, формы, географии, количества, технической производительности, операционных спецификаций, ценовых характеристик, полезности и т. д.);

? используемый подход: технологию (новую или существующую), внутренние или внешние ресурсы, определение границ между проектом и его окружением;

? содержание и объем работ: что именно включается в работу и исключается из нее, определение границ между задачами проекта и другими работами, которые могут иметь отношение к результатам или окружению проекта.

Готовое описание целей и задач проекта будет основой для дальнейшей работы над выбранным к реализации проектом.

В конечном итоге ясное и полное определение как целей, так и содержания проекта - это предпосылка надежного планирования, контроля и конечного успеха проекта.

Обращаясь к более подробному рассмотрению процесса выбора оптимального варианта проекта, следует отметить, что принятие решения в этом направлении, хотя и строится на определенной технологии, но все же несет в себе риск субъективности оценок. Не случайно в теории и практике менеджмента существует мнение, что абсолютно правильных решений нет, в любом решении менеджера есть как плюсы, так и минусы.

Увеличить количество плюсов при выборе оптимального варианта проекта, как правило, помогает использование не одной, а нескольких методик (мозгового штурма, экспертных оценок специалистов предприятия, оценок независимых экспертов и т. д.).

В общем подходе выбор оптимального варианта проекта проводится на основе предварительного анализа осуществимости проекта.

Оценку вариантов можно провести по следующей методике.

Первый этапом реализации данной методики - определение факторов, которые могут в значительной степени повлиять на успешность выполнения проекта. Среди факторов, оказывающих первостепенное влияние на эффективность инвестиционного проекта, могут быть характеристики, представленные выше.

Второй этап - факторы располагаются в порядке убывания приоритетности. Для этого определяется, какой из них в наибольшей степени повлияет на ход реализации проекта. Далее устанавливается наиболее существенный фактор из оставшихся и т. д. Получившаяся последовательность заносится в таблицу (табл. 6).

Третий этап - оценка весомости (ранга) каждого из перечисленных факторов. Сумма рангов всех факторов должна быть равна единице. Иначе говоря, сумма по столбцу 3 таблицы, должна быть равна единице.

Четвертый этап - проект(-ы) или варианты одного проекта необходимо оценить по каждому из факторов (критериев) оценки.

Максимальный балл по любому из факторов для проекта равен 100, минимальный - 0. Например, если эксперты признают, что спрос на продукцию проекта будет неограниченным, то значение фактора «спрос на продукцию (услуги) проекта» для данного варианта проекта равен

100 баллов.

Пятый этап - экспертная оценка влияния каждого фактора (графы

9-13) получается путем перемножения веса каждого фактора на оценку этого фактора для каждого варианта (графа 3 умножается на графы с 4 по 8 соответственно). Интегральная экспертная оценка приоритетности вариантов проекта определяется как сумма по графам 9-13.

Таблица SEQ Таблица \n 6

Форма для экспертной оценки вариантов инвестиционных решений

Данная методика может применяться как для предварительного отбора наиболее перспективных вариантов осуществления проекта, так и для предварительного определения осуществимости проекта. В первом случае для дальнейшего рассмотрения остаются альтернативы, получившие наивысшие результаты, во втором - полученная интегральная экспертная оценка проекта сравнивается с определенным заранее «ограничением снизу». Если полученное экспертным путем значение выше установленного предела, проект признается осуществимым.

После экспертной оценки вариантов происходит выбор наиболее оптимального проекта и в случае привлечения к реализации проекта внешнего инвестора разрабатывается Декларация о намерениях.

Примерный состав Декларации о намерениях:

1. Инвестор (заказчик) - адрес.

2. Местоположение (район, пункт) намечаемого к строительству предприятия, сооружения.

3. Наименование предприятия, его технические и технологические данные:

а) объем производства промышленной продукции (оказания услуг) в стоимостном выражении в целом и по основным видам в натуральном выражении;

б) срок строительства и ввода объекта в эксплуатацию.

4. Обоснование социально-экономической необходимости намечаемой деятельности.

5. Примерная численность рабочих и служащих, источники удовлетворения потребности в рабочей силе.

6. Потребность предприятия в сырье и материалах (в соответствующих единицах).

7. Потребность предприятия в водных ресурсах (объем, количество, источник водообеспечения).

8. Потребность предприятия в энергоресурсах (электроэнергия, тепло, пар, топливо), источник снабжения.

9. Транспортное обеспечение.

10. Обеспечение работников и их семей объектами жилищно-коммунального и социально-бытового назначения.

11. Потребность предприятия в земельных ресурсах.

12. Водоотведение стоков. Методы очистки, качество сточных вод, условия сброса, использование существующих или строительство новых очистных сооружений.

13. Возможное влияние предприятия, сооружения на окружающую среду:

а) виды воздействия на компоненты природной среды (типы нарушений, наименование и количество ингредиентов-загрязнителей);

б) возможность аварийных ситуаций (вероятность, масштаб, продолжительность воздействия);

в) отходы производства (виды, объемы, токсичность), способы утилизации.

14. Источники финансирования намечаемой деятельности, учредители, пайщики, финансовые институты, правительство, коммерческие банки, кредиты поставщиков.

15. Использование готовой продукции (распределение).

Следующим этапом жизненного цикла проекта общепринято считать начальную или предынвестиционную фазу разработки проекта, которая начинается с предынвестиционных исследований.

Данные исследования позволяют решить целый комплекс задач и в частности:

? подтвердить правильность выбранной миссии проекта;

? более точно оценить правильность и оптимальность выбранного варианта проекта;

? оценить уровень жизнеспособности проекта;

? оценить финансовую реализуемость проекта;

? выработать стратегию реализации проекта.

Предынвестиционные исследования выполняются по общей методологии маркетинговых исследований или разработчиками проекта или специализированной консалтинговой фирмой. В случае наличия положительных результатов анализа внешних и внутренних факторов разрабатывается стратегия реализации проекта.

Стратегия проекта - это центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Обобщенно выбор стратегии реализации проекта можно считать выбором оптимальных методов и путей достижения стратегической цели проекта, когда сопоставляются внешние факторы влияния с внутренними потенциальными факторами и потребностями авторов проекта.

Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры:

? стратегический анализ;

? разработка и выбор стратегии;

? подготовка реализации стратегии.

Очевидно, что выбор стратегии проекта должен существовать в рамках уже выбранного общего направления развития организации.

Стратегический анализ начинается с анализа внешней и внутренней среды, так как со стороны внешней среды можно ожидать либо угрозы, либо возможности для реализации проекта на основе предполагаемой и выбранной стратегии (так называемый SWOT-анализ). Подобный потенциал возможен и во внутренней среде.

Выработка возможных вариантов стратегии реализации проекта строится на основе методов стратегического менеджмента или на основе маркетинговых стратегий.

Выбор оптимальной стратегии требует от менеджера высокого профессионализма, использования всего набора методов сравнительного анализа и прогнозирования. Ошибка в выборе стратегии реализации проекта, как правило, практически не исправима и может привести к неудаче всего проекта.

Подготовка реализации стратегии предполагает принятие целого ряда организационных мероприятий по обеспечению информированности всех участников проекта и созданию должного механизма реализации выбранной стратегии, в том числе системы контроля.

При наличии хорошего набора целей, менеджер проекта и функциональные лидеры смогут разрабатывать собственные стратегии более низкого уровня для выполнения общих целей проекта в своем секторе. Эти стратегии будут отражать более узкие краткосрочные задачи, часто привязанные к определенным контрольным событиям в главном расписании проекта.

Важное место в ходе начального этапа имеет разработка Технического задания (в случае строительного проекта разрабатывается Технико-экономическое обоснование).

Разработка технического задания (ТЗ) готовит почву для разработки плана проекта. Основной целью здесь является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта.

Хотя разработка технического задания является фундаментально важной, практика свидетельствует о том, что нередко руководители проектов крупных корпораций с хорошим менеджментом часто поверхностно относятся к данному этапу. В то же время исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. Доказано, что четкое определение целей, в том числе промежуточных больше, чем на 50 % предопределяет успех на стадии формулирования концепции, планирования и выполнения проекта.

Например, в ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде установлено, что около 50 % проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.

Все эти результаты указывают на прямую зависимость успеха проекта от четкого определения его технического задания. Четкое техническое задание заставляет как заказчика, так и всех участников проекта концентрироваться на всех целях проекта.

Техническое задание должно разрабатываться под руководством управляющего проектом и клиента. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования и т. д. Так, например, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии - три образца продукта; на третьей - значительное количество товаров для выпуска на рынок и, наконец, продвижение товара на рынке и обучение персонала.

Разработка технического задания на проект - это документ, который будет соответственно оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. Техническое задание объясняет, какую продукцию вы поставите своему клиенту по завершении проекта. Техническое задание проекта должно представлять намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению и изменению виде.

Очевидно, что техническое задание является базой для дальнейшей разработки проекта - это краеугольный камень, к которому привязаны все элементы плана проекта.

Для того чтобы убедиться в правильности разработки технического задания, можно использовать следующий контрольный перечень вопросов (рис. 16).

Рис. 15. Перечень контрольных вопросов проекта

Цели проекта. Первым этапом в определении ТЗ является определение основных целей для удовлетворения потребностей клиента. Например, в результате глубокого анализа рынка компания, занимающаяся компьютерными программами, решает разработать программу, способную автоматически переводить с английского на русский. Проект должен быть выполнен за три года при затратах, не превышающих $1,5 млн. Или такой проект - спроектировать и выпустить полностью портативную систему термической переработки вредных отходов за 13 месяцев при затратах, не превышающих $13 млн.

Промежуточные результаты работы. Следующим этапом является определение промежуточных результатов работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Так, например, промежуточным результатом работы на самой ранней стадии разработки проекта может быть список спецификаций. На следующем этапе это может быть испытание образцов. Последним этапом может быть окончательное испытание и одобренная программа. Промежуточные этапы работы обычно включают время, количество и/или оценки затрат.

Контрольные точки. Контрольная точка - это значительное мероприятие в процессе работы над проектом, которое происходит в определенный момент времени. График контрольных точек отражает только основные сегменты работы; он показывает первую, приблизительную оценку затрат времени, стоимости и необходимых ресурсов для проекта. Этот график составляется с использованием промежуточных результатов работы, как основы для определения основных сегментов работы и конечной даты. Например, испытания проведены и полностью выполнены к 1 июля 2008 г. Контрольные точки должны быть естественными и важными точками контроля. Они должны быть понятны всем участникам проекта. График контрольных точек должен устанавливать, какие основные подразделения организации будут отвечать за основные сегменты работы и обеспечивать проект необходимыми ресурсами и специалистами.

Технические требования. Обычно товар или услуга для того, чтобы хорошо работать, должны отвечать техническим требованиям. Например, техническим требованием к ПК может быть способность работать от сети переменного тока в 120 В или от постоянного тока в 240 В без адаптеров. Еще одним известным примером является способность системы 911 определить местонахождение и номер телефона звонящего.

Ограничения и исключения. Следует четко определить границы ТЗ. Невыполнение этого требования приведет к пустым ожиданиям и трате ресурсов и времени. Примером такого ограничения является сбор данных клиентом, а не подрядчиком; какой нужно построить дом, а не то, как он вписывается в пейзаж, или какие приборы, обеспечивающие охрану и безопасность, нужно установить; какие программы нужно ввести, а не какую подготовку дать персоналу.

Проверка выполнения работы совместно с заказчиком. Контрольный список вопросов ТЗ проекта заканчивается совместной с заказчиком проверкой выполнения работы. Основной проблемой является понимание и согласие заказчика с ожидаемыми результатами. Получает ли заказчик в виде промежуточных результатов то, что он хочет? Указывает ли определение проекта ключевые достижения, сметы, сроки и требования к выполнению работ? Рассматриваются ли вопросы ограничений и исключений? Обсуждение всех этих вопросов крайне необходимо во избежание недопонимания. проект технический задание экспертный

В общем, тесное сотрудничество с вашим заказчиком необходимо для разработки такого ТЗ проекта, которое бы удовлетворяло всем требованиям заказчика. Также хорошее ТЗ будет вам необходимо, если вдруг что-то начнет меняться. Четкое определение ТЗ проекта является необходимым условием для структурирования работ по этапам. ТЗ дает административный план, который используется при разработке вашего оперативного плана. Техническое задание должно быть кратким, но полным; для малых проектов это обычно одна-две страницы

Размещено на Allbest.ru