Информационные методы управления

Размещено на http://allbest.ru

1. Функциональная структура информационной системы организации

В предыдущем разделе в числе различных классификаций ИС нами была рассмотрена классификация, построенная по принадлежности каждой из ИС к определенной сфере бизнеса или, что одно и то же, к определенной функциональной сфере хозяйственной деятельности. Среди таких сфер назывались маркетинг, производство, финансы, управление персоналом и др.

Информационная система организации. По мере того как специалисты по компьютерным информационным системам накапливали опыт их использования в рамках всей организации, работники различных подразделений и подсистем также начинали лучше осознавать специфику своих информационных потребностей. В конце концов, это привело к выделению из ИС организации функциональных информационных подсистем маркетинга, производства, финансов и кадров, обслуживающих подразделения компании, выполняющие соответствующие функции. Помимо этого, признание специфики информационных потребностей высшего руководства фирмы привело к созданию специальной информационной подсистемы для их обслуживания. На рис. 1 приведена функциональная структура ИС организации, включающая в себя пять отдельных частей: информационную систему руководства; информационную систему маркетинга; информационную систему производства; информационную систему финансов; информационную систему кадров (управления персоналом).

Однако следует помнить, что это разделение чисто умозрительное. Физически ничто не разделяет эти подсистемы. База данных является общей для всех подсистем. Часть программного обеспечения также может быть универсальной. Функциональные подсистемы ИС организации работают одновременно в интересах достижения общих целей компании. Поэтому решения, принимаемые в одной из них, должны быть сопоставимы с решениями, принимаемыми в других.

Рис. 1. Пример функциональной структуры информационной системы организации

Таким образом, разделение ИС организации на отдельные подсистемы является скорее логическим, чем физическим. Такое разделение, однако, облегчает осмысление работы ИС организации с позиций их пользователей.

2. Информационная система руководства

Руководство фирмы имеет свои уникальные требования к информации. ИС руководства предназначены для обеспечения управленцев высшего уровня всей необходимой для них информацией о деятельности фирмы с требуемым уровнем детализации. Эти системы начали создаваться в организациях сравнительно недавно. По-видимому, это связано с тем, что деятельность высшего руководства, затрагивающая множество плохо структурированных и совсем неструктурированных проблем, в значительно меньшей степени понималась специалистами по информатике, чем деятельность работников на более низких уровнях управления. Сегодня ИС руководства, предназначенные главным образом для менеджеров, работающих на уровне стратегического планирования, являются объектом интенсивных научных исследований.

Структура ИС руководства приведена на рис. 2.. В основу ее создания положен принцип совмещения возможностей большого центрального компьютера компании и сети персональных компьютеров, выполняющих роль рабочих станций, обслуживающих высшее руководство. Центральный компьютер (работающий не только в интересах ИС руководства) использует базу данных компании, включая данные из СЭОД, библиотеку программных средств, а также специально вводимые в интересах руководства текущие новости и объяснения. Собственная база данных рабочих станций, обслуживающих руководство, содержит данные и информацию, предварительно подготовленные центральным компьютером. Руководитель лишь выбирает нужную ему информацию с указанием требуемой степени подробности или строит свою работу в запросно-ответном режиме. Система обеспечивает доступ руководства к электронной почте, а также к внешней информации и данным.

Диалог между руководителем и ИС руководства строится на основе использования меню с минимальным использованием клавиатуры. Информация предоставляется в виде табуляграмм, графиков и объяснений. Используемые программы должны давать возможность переключения между графической и символьно-числовой формой представления данных. Сопроводительные пояснения могут вводиться помощниками руководителей или разрабатываться системами искусственного интеллекта. Таким образом, в рамках ИС руководства реализуется в основном информационная и экспертная форма поддержки принятия решений.

Обязательным элементом диалога является возможность понижения (или повышения) уровня детализации описания того или иного контролируемого параметра. Так, например, начав с обзора выходных параметров в их окончательном виде и обнаружив в них какое-то несоответствие, руководитель может потребовать расшифровать структуру, порядок расчета и исходные данные, использованные для вычисления данного показателя. Использование такого метода оказывается весьма полезным для поиска возможных ошибок.

Обычно руководители строят свою работу с ИС руководства на основе известных принципов менеджмента. Например, многие руководители используют так называемое «управление по отклонениям», реализуемое на основе постоянного сравнения запланированных и текущих результатов деятельности компании. Другие предпочитают вводить и контролировать только «критические параметры» деятельности организации. Ясно, что все подобные методы имеют целью уменьшить объем контролируемых данных, перегружающих руководство и затрудняющих принятие обоснованных решений.

И несколько слов о программном обеспечении ИС руководства. В настоящее время рынок программных продуктов, специализированных для ИС руководства, недостаточно широк. Альтернативой покупки такого обеспечения является его разработка собственными силами, которая пока не под силу небольшим компаниям. В ближайшем будущем следует ожидать появления новых видов гибкого программного обеспечения для ИС руководства, особенно использующих принципы искусственного интеллекта.

3. Информационная система маркетинга

Менеджеры, занимающиеся проблемами маркетинга, имеют в своем распоряжении различные виды ресурсов. Их прямой обязанностью является разработка стратегий использования этих ресурсов с целью повышения объема продаж продукции, которой могут быть изделия, услуги или идеи.

Информационная система маркетинга представляет собой часть ИС организации, поставляющую информацию об ее клиентах и конкурентах, необходимую для принятия решений. На рис. 3. изображена структура ИС маркетинга. Входные подсистемы служат для сбора данных и информации, хранимых в базе данных. Выходные подсистемы ИС маркетинга содержат программные средства, трансформирующие данные в нужную пользователям информацию.

4. Входные подсистемы ИС маркетинга

Большое количество данных и информации, потребной для целей маркетинга, поступает в ИС маркетинга от бухгалтерской информационной системы СЭОД. Сюда входят детализированные сведения о продажах компании, используемые для создания периодических и специальных отчетов, построения математических моделей и получения советов от ЭС.

Исследовательская подсистема маркетинга предназначена для сбора данных, связанных с любыми аспектами маркетинговых операций фирмы, но особенно с аспектами, касающимися настоящих и будущих потребителей. Данные могут покупаться у компаний, специализирующихся на сборе данных, или собираться посредством проведения опросов. Проведение маркетинговых исследований - сложное и дорогостоящее дело. Поэтому проводить их самостоятельно могли позволить себе лишь большие, хорошо стоящие на ногах компании. За последние годы на рынке программных средств появились программы проведения маркетинговых исследований, которые чрезвычайно расширили круг компаний, занимающихся тонкими проблемами маркетинга собственными силами. Такие программы содержат широкий круг приложений (от проведения телефонных опросов и до сложного статистического анализа), дополненных графическими возможностями интерпретации получаемых данных.

Внешняя подсистема маркетинга обеспечивает сбор внешних данных и информации о конкурентах фирмы, а также обо всех аспектах правительственного и международного регулирования бизнеса. Причем эти данные и информация должны быть ориентированы на будущее. Исторически эта подсистема всегда добывала сведения, используя неформальные пути. Однако сбор информации о конкурентах все же является легальным (законным) видом деятельности ИС маркетинга, который не следует путать с промышленным шпионажем, стоящим вне закона.

5. Выходные подсистемы ИС маркетинга

Маркетинговая информация о продукции и услугах, предлагаемых фирмой покупателям, включает в себя четыре характеристики: наименование продукта; место, где продукт был продан; активность фирмы в рекламе и персонала в продаже; цену продукта. Для получения полной информации, характеризующей каждую из указанных характеристик, ИС маркетинга имеет соответствующие четыре выходные программные подсистемы, производящие информацию о сфере сбыта производимой продукции или услуг. Пятая выходная подсистема, называемая интегрированной, дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, использующие различные комбинации этих четырех характеристик. Примером информации, получаемой от интегрированной подсистемы, может быть прогноз продаж, в котором интерактивно меняются все четыре указанные выше характеристики маркетинга.

Каждая из выходных подсистем ИС маркетинга состоит из программных продуктов, находящихся в библиотеке программ центрального компьютера. Эти программы дают возможность менеджеру получать информацию в форме периодических или специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации или советов экспертной системы.

Подсистема продукции. Первое решение менеджера, занимающегося маркетингом, обычно связано с определением вида продукции, которым фирма намерена удовлетворить потребности рынка. Для принятия такого решения часто используется диаграмма жизненного цикла продукции, построенная на основе данных о ее продажах со времени ее первого появления на рынке.

На каждой из этих стадий менеджер, работая в рамках подсистемы продукции, должен принять соответствующие решения. До начала первой стадии принимается решение о целесообразности выхода на рынок с новым изделием. На первой, второй и третьей стадиях принятая стратегия каждый раз подвергается сомнению. На четвертой стадии решается вопрос о снятии данного изделия с продажи. Как мы уже отметили, перед началом первой стадии жизненного цикла продукции принимается решение о целесообразности выхода на рынок с новым изделием. Это серьезное решение требует специального финансового анализа, принимающего во внимание потенциальную прибыльность изделия и эффективность использования ресурсов.

Подсистема места. Вторым параметром, определяющим выбираемую стратегию маркетинга, является место реализации продукции. Выбор параметра места зависит от принятой на фирме системы распределения продукции. Для некоторых фирм длина распределительных каналов невелика, поскольку они продают свою продукцию непосредственно потребителю. Для других - длина каналов распределения увеличивается за счет привлечения в нее сети посредников: оптовиков, брокеров и дистрибьюторов. Каждый участник канала распределения при этом должен знать все детали операций, производимых с продукцией в канале. Так, производитель, продающий продукцию оптовику, должен знать, по какой цене его продукция продается в розничную сеть и по какой цене она реализуется потребителю. Таким образом, в каждом канале распределения помимо материального потока, направленного от производителя к потребителю, существуют два разнонаправленных информационных потока. Один, направленный от потребителя к производителю, характеризует финансовую сторону производимых в канале операций. Второй, направленный от производителя к потребителю, несет рекламную информацию, а также сведения о возможных скидках, инструкции по использованию продукции, гарантийные обязательства, прогнозы спроса в будущем.

Использование компьютеров в каждом из этих двух потоков способствует повышению эффективности работы канала распределения продукции.

Подсистема активности. Использование компьютеров может также способствовать повышению активности фирмы в рекламе и ее сотрудников в продаже своей продукции. Прежде всего, это касается разработки и использования математических моделей для поддержки принятия решений в сфере рекламы. Другим важным аспектом этой деятельности может быть улучшение коммуникаций продавцов и торговых агентов. Это достигается использованием портативных компьютеров, которые торговые агенты носят с собой, работая на закрепленной за ними территории. Портативные компьютеры дают возможность:

· реализовать запросно-ответный режим с центральной базой данных для уточнения сведений о наличии товара, цене, транспортных расходах и т. п.;

· вводить данные по новым заказам;

· разрабатывать и предоставлять руководству доклады, содержащие обобщения контактов с покупателями с целью оценки эффективности выбранной стратегии маркетинга и изменений в конкурентном окружении фирмы.

С другой стороны, использование такой системы коммуникаций дает возможность компании предоставить своему торговому агенту дополнительную информацию:

· о новых видах продукции, разрабатываемых на фирме;

· о продажах и покупателях данного региона за прошлые годы;

· о прибыльности продукции и росте комиссионных вознаграждений при ее реализации.

Такая информация дает возможность торговому агенту выполнять свою работу лучше. В результате все оказываются в выигрыше - агент увеличивает свои комиссионные, а фирма - свои продажи.

Подсистема цен. Принятие решений в сфере ценообразования является очень важным, если не сказать критическим, при установлении стратегии маркетинга. Некоторые фирмы при установлении цен следуют затратной концепции ценообразования, определяя уровень цен уровнем своих затрат плюс некоторой нормированной прибылью. В теории этот подход оценивается как весьма осторожный, поскольку, возможно, потребитель был готов заплатить и больше. Если информационная система бухгалтерского учета (СЭОД) на фирме действует нормально, то расчет затрат, а на их основе - цен не является сложной проблемой.

Другие, менее осторожные, фирмы придерживаются концепции ценообразования в зависимости от спроса. Здесь основой для определения цен является корректная оценка спроса на данную продукцию, требующая учета предпочтений потребителя, состояния экономики и конкурентной среды. Ясно, что в данном случае не обойтись без компьютерной поддержки, включающей математическое моделирование. Использование моделей дает менеджеру возможность многократным решением задачи «что будет, если…?» определить уровень цен, максимизирующий прибыль. Программное обеспечение решения таких задач является типичным для подсистемы цен ИС маркетинга.

Интегрированная подсистема. Интегрированная подсистема ИС маркетинга дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, варьируя всеми четырьмя характеристиками: продукцией, местом, активностью и ценой.

Как видно на рис. 3., структура ИС маркетинга включает в себя входные подсистемы, обеспечивающие сбор данных как из внутренних, так и из внешних источников, базу данных, используемую для их хранения, и выходные подсистемы, трансформирующие данные в информацию, потребную для менеджеров, занимающихся проблемами маркетинга. Такая трансформация, происходящая в рамках выходных подсистем ИС маркетинга, может потребовать использования средств информационной, модельной и даже экспертной поддержки. Как мы увидим в дальнейшем, эта структура характерна для всех функциональных подсистем ИС организации.

6. Информационная система производства

Управленцы, работающие в сфере производства, используют компьютер и как компонент самой производственной системы, и как компонент информационной системы управления ею. В производственной системе компьютеры используют в системах автоматизированного проектирования (САПР), а также для создания промышленных роботов и гибких производственных систем. Входя в состав ИС производства, компьютеры используются для календарного планирования процесса производства, управления запасами материалов и комплектующих элементов, контроля качества производимой продукции и учета производственных затрат. Ниже мы рассмотрим только компьютерные приложения ИС производства.

Структура ИС производства на фирме представлена на рис. 3.6. Она представляет собой одну из функциональных подсистем ИС организации, используемую для получения информации для поддержки принятия решений в сфере производства. Также как в случае ИС маркетинга, в состав ИС производства входит ряд входных и выходных подсистем.

7. Входные подсистемы ИС производства

· подсистема бухучета;

· инженерная подсистема;

· подсистема внешней информации.

Большое количество данных и информации, потребной для целей управления производством, поступает в ИС производства отбухгалтерской информационной системы СЭОД.

Сюда входят детализированные сведения о всех действиях персонала и машин в процессе переработки материалов и сырья в готовую продукцию, используемые в дальнейшем для создания периодических и специальных отчетов, построения математических моделей и получения советов от ЭС. Получая всю текущую информацию о состоянии производства, центральный компьютер создает постоянно обновляемую, динамическую модель производственной системы. Дополнительная информация, описывающая производимые производственные операции, поступает в ИС производства от инженерной подсистемы. Работающие в составе инженерной подсистемы производственные инженеры занимаются совершенствованием конструкции и технологии производимой на фирме продукции (т. е. совершенствуют саму производственную систему). С другой стороны, в их компетенцию также входят вопросы размещения производственных мощностей по территории региона, управление запасами материальных ценностей и календарно- производственное планирование (т. е. совершенствование управления производством).

Третья входная подсистема ИС производства - подсистема внешней информации - обеспечивает получение данных и информации о двух элементах внешнего окружения фирмы: поставщиках и профсоюзах. Сбор сведений в обоих указанных направлениях требует проведения специальных исследований и личных контактов.

информационный персонал управленческий планирование

8. Выходные подсистемы ИС производства

В состав выходных подсистем ИС производства входят следующие четыре независимые подсистемы, оценивающие отдельные направления производственного процесса:

· календарная подсистема;

· подсистема управления запасами;

· подсистема контроля качества;

· подсистема учета затрат.

Календарная подсистема оценивает временной аспект потока работ, переходящих с одного рабочего места на другое.

Подсистема управления запасами оценивает затраты хранения материальных ценностей (сырья, материалов и полуфабрикатов, незавершенного производства, комплектующих изделий и готовой продукции) на всех стадиях их обработки.

Подсистема контроля качества занимается комплексным контролем качества на всех стадиях производства, начиная с входного контроля поступающих на фирму материалов, сырья и комплектующих элементов и кончая контролем качества готовой продукции перед отправкой ее с предприятия.

Подсистема учета затрат оценивает производственные затраты, имевшие место на всех стадиях процесса производства.

Функционирование указанных выше подсистем ИС производства, как правило, связано с использованием средств информационной и модельной поддержки. Методы, связанные с экспертной поддержкой принимаемых решений, здесь используются значительно реже.

Рассмотрим работу календарной подсистемы ИС производства на примере производства карманного фонаря. Карманный фонарь состоит из нескольких деталей (табл. 1).

Таблица 1. Комплектация изделия «Фонарь»

Наименование детали	Количество
Пластмассовый корпус	1
Завинчивающаяся крышка	1
Выключатель	1
Пружина	1
Рефлектор	1
Лампочка	1
Стекло	1
Батарея	2

Процесс сборки изделия «Фонарь» реализуется по схеме. Как видно из приведенной схемы, разработавший ее инженер-технолог в целях экономии производственного времени разбил всю последовательность на две части, выполняемые одновременно. Один поток собирает корпус, а второй - крышку фонаря. Каждый поток имеет несколько операций. Окончательная операция (№ 7) - сборка корпуса и крышки фонаря.

В левой части таблицы указаны даты и время выдачи соответствующих комплектующих элементов изделия со склада. После выдачи элементы транспортируются в производственный цех. В центре таблицы указаны 9 операций, производимых в процессе сборки фонаря, с указанием даты и времени начала каждой операции.

В правой части таблицы указаны даты и время ожидаемого окончания каждой операции, подсчитанные на основе норм трудоемкости в рамках инженерной подсистемы ИС производства.

По мере выполнения работ сотрудники, используя цеховые терминалы, передают на центральный компьютер данные о начале и окончании каждой операции. Имея плановые и фактические данные о продолжительности операций, работники инженерной подсистемы ИС производства могут проанализировать эффективность процесса производства, с одной стороны, и точность разработанных норм трудоемкости с другой.

Календарная подсистема ИС производства поддерживает управление производством не только при помощи выдаваемых ею календарных планов, один из которых мы видим в табл. 2. Она по запросу менеджера может выдать справку о том, на какой именно стадии производства (производственной операции) находится данное изделие. Реализация запросно-ответного режима осуществляется при помощи специального программного обеспечения ИС производства, включающего СУБД.

Таблица 2. Календарный план производства изделия «Фонарь»

Изделие: фонарь Код: 79-133
Комплектующий элемент	Выдано	Производственная операция	Начало	Конец
	Дата	Время		Дата	Время	Дата	Время
Корпус	24-10	8-00
Пружина	24-10	8-00	1-Вставка пружины	24-10	8-38	24-10	14-30
Выключатель	24-10	14-30	2-Вставка выключателя	24-10	15-00	26-10	9-00
Батарея	26-10	13-45	3-Вставка батарей	26-10	14-04	26-10	17-00
Крышка	23-10	9-00	4-Вставка лампочки	23-10	9-30	23-10	15-22
Лампочка	23-10	9-00	5-Вставка рефлектора	23-10	16-00	25-10	10-00
Рефлектор	23-10	15-30	6-Вставка стекла	25-10	11-00	26-10	9-20
Стекло	25-10	10-30	7-Соединение корпуса и крышки	26-10	8-00	27-10	13-52

9. Информационная система финансов

Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля финансовых ресурсов фирмы для обеспечения их эффективного использования.

Все или почти все менеджеры фирмы несут финансовую ответственность в рамках своих основных функций. По меньшей мере они обязаны соизмерять свои расходы с бюджетными ограничениями данного года. Однако финансовое состояние фирмы волнует не только ее работников. Многие частные лица и организации зорко наблюдают за финансовым положением фирмы, имея в этом свой собственный интерес. Это прежде всего держатели акций фирмы, финансовые организации, поставщики, конкуренты, правительственные чиновники и т. п. Информационная система финансов фирмы должна удовлетворить информационные потребности как менеджеров фирмы, так и ее окружения в отношении финансового состояния фирмы.

ИС финансов предназначена для обеспечения соответствующей финансовой информацией работников и заинтересованных лиц как в самой организации, так и за ее пределами. Информация при этом может быть представлена в виде периодических и специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации и советов ЭС.

Так же как и другие функциональные подсистемы ИС организации, ИС финансов включает в себя ряд входных и выходных подсистем. Среди входных подсистем мы видим уже знакомые нам по ранее рассмотренным функциональным подсистемам ИС организации - бухгалтерскую подсистему и подсистему внешней информации. Третья входная подсистема оригинальна. Ее целью является внутренний аудит (проверка) правильности обработки финансовых данных.

Три выходные подсистемы ИС финансов созданы для управления потоками финансовых средств в организации. Подсистема прогнозирования создана для предвидения поведения фирмы совместно с ее окружением в долгосрочной перспективе. Подсистема управления финансами имеет целью достижение сбалансированности потоков средств, циркулирующих между фирмой и ее окружением. Подсистема контроля призвана контролировать эффективность использования менеджерами всех доступных им видов финансовых ресурсов. Выходные подсистемы ИС финансов содержат различные типы программного обеспечения, трансформирующего данные, содержащиеся в базе данных, в информацию, обеспечивающую поддержку принимаемых решений.

Программное обеспечение ИС финансов более разнообразно, чем для других функциональных подсистем ИС организации. Реализуя в основном информационный и модельный вид поддержки, оно может включать в себя разнообразные стандартные пакеты (общие или специализированные по отраслевому принципу) прикладных программ, такие, как расчет зарплаты, управление дебиторскими счетами и запасами. Финансовые менеджеры широко используют электронные таблицы как программные средства повышения персональной производительности труда. Строки в этих таблицах используются для выражения таких финансовых показателей, как объем продаж, себестоимость, прибыль и др., а столбцы - для интерпретации временных периодов (годы, кварталы, месяцы).

Использование готовых программных продуктов даёт возможность даже небольшим фирмам эффективно использовать ИС финансов без значительных затрат на содержание компьютерных специалистов.

Ниже мы рассмотрим каждый из элементов структуры ИС финансов.

10. Входные подсистемы ИС финансов

В предыдущих разделах мы уже рассматривали основные положения бухгалтерской ИС (СЭОД). Далее в рамках данной главы мы останавливались на особенностях использования создаваемых в рамках этих систем данных и информации для работы функциональных систем руководства, маркетинга и производства организации. Бухгалтерская информация и данные также используются в качестве входных при работе ИС финансов.

Бухгалтерский учет контролирует все события, происходящие в организации и имеющие экономическое содержание. Бухгалтерские данные могут анализироваться различными функциональными менеджерами в различных направлениях. Менеджер по маркетингу анализирует данные об объемах продаж. Менеджер по производству анализирует затраты производства при создании продукции в цехах. Финансовый менеджер анализирует движение дебиторских счетов. Поскольку бухгалтерские данные являются единственным общим входным компонентом всех функциональных ИС организации, можно сказать, что бухгалтерская информационная система является фундаментом их работы.

Подсистема внутреннего аудита. Обычно для проверки правильности финансовых расчетов фирмы обращаются к внешним аудиторам, специализирующимся в делах такого рода. Однако часто большие фирмы создают свои собственные подразделения внутреннего аудита. Поскольку задачей таких подразделений является своевременная оценка работы фирмы с финансовых позиций, мы включили их с состав входных подсистем ИС финансов.

В своей деятельности подразделения внутреннего аудита независимы от других подразделений фирмы и ответственны только перед ее руководством. Это способствует проведению независимой экспертизы финансовых решений, принимаемых на фирме. С другой стороны, работа внутреннего аудита никак не связывается с текущими результатами деятельности фирмы. Работая в режиме советников, работники внутреннего аудита предоставляют свои рекомендации руководству, которое решает, следует ли внедрять их в жизнь. В работе подразделений внутреннего аудита выделяют четыре вида деятельности: финансовый аудит, операционный аудит, проведение проверочных мероприятий и совершенствование внутренней системы контроля.

· Финансовый аудит представляет собой обычную работу по проверке правильности финансовых расчетов, часто поручаемую внешним компаниям-аудиторам.

· Операционный аудит не связан с проверкой правильности расчетов, а, скорее, касается рациональности (эффективности) производимых расчетов, процедур обработки данных и операций контроля.

· Проведение проверочных мероприятий призвано обеспечить проверку исходных финансовых документов. Например, проверку наличия подставных лиц в ведомостях по выдаче заработной платы.

· Совершенствование внутренней системы контроля. В процессе операционного аудита и проведения проверочных мероприятий работники службы внутреннего аудита изучают существующую систему контроля. В процессе нахождения ошибок ими вносятся предложения по совершенствованию существующей в рамках ИС финансов системы контроля финансовых расчетов.

Подсистема внешней информации. Подсистема внешней информации создана для нахождения дополнительных внешних финансовых источников, которые могут быть использованы для финансирования деятельности фирмы. Главными источниками информации при этом оказываются держатели акций фирмы и ее финансовое окружение (банки, поставщики, конкуренты, потребители). Как и аналогичные подсистемы внешней информации других функциональных ИС, подсистема внешней информации ИС финансов получает также информацию от правительственных организаций.

Информация от держателей акций. Для контактов с держателями акций на фирме обычно создается небольшое подразделение. В его функции входит создание и опубликование квартальных и годовых отчетов о дивидендной политике фирмы и изменении рыночных цен на ее акции. Кроме того, держатели акций могут обратиться к работникам данного подразделения с любыми вопросами и предложениями.

Информация от финансового окружения. Финансовое окружение фирмы оказывает существенное влияние на принятие ею финансовых решений. Чтобы своевременно отреагировать на любые изменения процентных ставок, показателей инфляции, курсов валют, финансового положения связанных с фирмой финансовых институтов, предприятий-поставщиков, компаний-конкурентов и т. п., создается система постоянного сбора необходимой информации, реализующая этот сбор всеми возможными способами.

Фирмы обычно используют для сбора необходимой внешней финансовой информации следующие три способа: неформальные методы, опубликованные данные и компьютерные базы данных.

Неформальные методы включают в себя имеющиеся средства коммуникации между управленцами фирмы и представителями ее финансового окружения (включая частные беседы за ленчем и доверительные телефонные разговоры). Использование средств автоматизации офиса (АО) может внести существенный вклад в повышение эффективности работы подсистемы внешней информации через неформальные методы.

Большое количество внешней финансовой информации может быть получено из опубликованных данных: газет, журналов, ценников, буклетов и другой рекламной информации. Здесь также может быть использовано такое средство автоматизации офиса, как видеотекст.

Большое количество финансовой информации в форме компьютерных баз данных распространяется специализированными фирмами на лазерных дисках.

11. Выходные подсистемы ИС финансов

Подсистема прогнозирования. Прогнозирование является одним из наиболее ранних количественных приложений в бизнесе. Существует значительное число методов прогнозирования. Однако прежде чем рассматривать их особенности, необходимо сделать ряд общих замечаний.

· Все прогнозы базируются на прошлом. Для того чтобы понять, что может случиться в будущем, следует взглянуть назад, в прошлое. Все существующие методы прогнозирования используют этот принцип. Вот почему так важны для прогнозирования бухгалтерские данные.

· Прогнозные задачи относятся к классу плохо структурированных задач, для решения которых необходима поддержка СППР.

· Каждый метод прогнозирования имеет свои достоинства и недостатки.

Различают краткосрочное и долгосрочное прогнозирование. Краткосрочное прогнозирование используется в функциональных сферах работы организации. Так, в сфере маркетинга объем продаж прогнозируется обычно на 1 3 года. Все остальные функциональные сферы используют этот прогноз как базу для определения объема потребных им ресурсов для обеспечения спрогнозированного уровня продаж.

Долгосрочное прогнозирование (пять лет и более) часто используют на уровне стратегического планирования при определении глобальных тенденций развития фирмы в будущем.

Среди методов прогнозирования выделяют количественные и неколичественные методы.

Неколичественные методы. Неколичественные методы прогнозирования основываются на субъективных оценках. Менеджеры, пытаясь предсказать величину некоторого параметра в будущем, рассуждают следующим образом: «В прошлом году мы продали 2000 изделий. После того как мы вложили в развитие розничной сети определенные средства, мы вправе ожидать, что в будущем году объем продаж повысится до 2500 изделий». Ясно, что такой метод базируется на наличии определенного опыта, которым должен обладать менеджер, прогнозирующий хорошо известный ему процесс. И многие достигают в этом значительных успехов. В настоящее время известен ряд формальных неколичественных методов прогнозирования, наиболее популярными из которых являются следующие: метод консенсуса, метод Дельфи и метод компьютерной конференции.

· Метод консенсуса реализуется группой экспертов, открыто обсуждающих факторы, влияющие на поведение процесса в будущем. В результате дискуссии принимается единая точка зрения, основанная на компромиссе. Группа может работать по заранее намеченному расписанию, имея повестку для каждого заседания и сохраняя их подробные записи.

· Метод Дельфи также реализуется группой экспертов, которые, однако, не встречаются для дискуссий, а лишь отвечают на представленный им набор вопросов. Каждый последующий набор вопросов разрабатывается координатором группы с учетом результатов, полученных на предыдущем туре. Так постепенно группа приходит к общему мнению.

· Метод компьютерной конференции в данном случае следует понимать как использование групповых систем поддержки принятия решений (ГСППР) для решения задач прогнозирования. Работа экспертов в рамках такой компьютерной конференции происходит в специальном помещении, оснащенном большим экраном и локальной компьютерной сетью.

Количественные методы. Существует множество количественных методов прогнозирования. Среди них наиболее используемым, безусловно, является регрессионный анализ.

Регрессионный анализ дает возможность устанавливать взаимосвязь между некоторой независимой переменной и другой, зависимой переменной, поведение которой нам требуется предсказать. Так, например, если считать объем продаж фирмы зависимой переменной, а количество работающих на фирму торговых агентов - независимой переменной, то можно построить линию регрессии, определяющую связь между ними. По линии регрессии, задав любое значение независимой переменной (количество агентов), можно предсказать соответствующее значение зависимой переменной (объем продаж).

Существуют специальные программы для реализации регрессионного анализа на компьютере. Эти программы являются частью статистических программных пакетов (таких, например, как Statistica), входящих в состав базы моделей СППР.

Количественные и неколичественные методы прогнозирования часто используются совместно, уточняя и дополняя друг друга. Например, при неоднозначности (сомнительности) результатов количественного прогнозирования, полученных при использовании математических моделей, может потребоваться обсуждение этих результатов методом консенсуса или компьютерной конференции.

Подсистема управления финансами. Управление потоком средств, следующих из фирмы в ее окружение и из окружения в фирму, преследует две цели: убедиться, что поток доходов превышает поток расходов; убедиться, что положение фирмы стабильно.

Фирма может показывать вполне приличную годовую прибыль, в то время как некоторые месяцы внутри года оказываются убыточными. Для анализа потока средств, поступающих и уходящих с фирмы каждый месяц, разрабатываются специальные модели, позволяющие получить результат в графической или табличной форме. Используя модели потока средств, финансовый менеджер пытается найти стратегию, изменяющую потоки входящих и выходящих из фирмы средств в требуемом направлении. Стратегия может включать в себя изменение плана производства и продвижения продукции к потребителю, а также изменения порядка финансирования и оплаты расходов фирмы. Искомая стратегия должна обеспечить фирме стабильный доход не ниже определенного уровня. Модель потока средств представляет собой типичный пример использования компьютера для поддержки управления финансами фирмы.

Подсистема контроля. Менеджеры, имея определенные цели, которых они должны достигнуть в течение текущего периода, могут действовать лишь в рамках установленных для них финансовых ограничений. Такие ограничения формируются бюджетом текущего года. Бюджет фирмы является основой подсистемы контроля ее расходов.

Процесс составления бюджета, хотя и опирается на бухгалтерские данные, включает в себя ряд плохо структурированных решений. Существует три подхода к его составлению: сверху вниз, снизу вверх и смешанный.

· Составление бюджета сверху вниз. При составлении бюджета сверху все начинается с того, что руководство высшего уровня, «разрезая общий пирог средств компании», определяет основные составляющие ее бюджета. Рациональным при этом следует считать, что распределение средств основывается на хорошем понимании руководством долгосрочных целей компании и той роли, которую играют различные ее подразделения в их достижении. Однако вполне резонно, что со стороны менеджеров, работающих на более низких уровнях управления, такой бюджет может показаться нереалистичным, навязанным людьми, далекими от каждодневных потребностей бизнеса.

· Составление бюджета снизу вверх. При составлении бюджета снизу вверх процесс начинается с нижних уровней управления организацией. Исходной посылкой здесь является суждение о том, что лучше всех потребности в ресурсах знают те, кто непосредственно с этими ресурсами работает. При этом высшее руководство нередко упрекает менеджеров низших уровней в нереалистично завышенных потребностях. Следует заметить, что часто так оно и бывает, поскольку менеджеры, зная, что их запросы будут безжалостно уменьшены руководством, искусственно их завышают на предварительной стадии.

· Cмешанный подход к составлению бюджета появился как следствие признания недостатков двух описанных выше подходов. В основу его положено участие в распределении средств всех заинтересованных в них подразделений и уровней управления. Центральную роль в процедурах согласования интересов играют менеджеры среднего уровня управления, интересы которых находятся между долгосрочными интересами высшего руководства и сиюминутными потребностями низких уровней управления.

1-й шаг. Исходным моментом построения бюджета является прогноз продаж, подготовленный в сфере маркетинга. В модель прогнозирования, основанную на данных менеджеров маркетинга, работающих на низшем уровне управления, внесены коррективы высшего руководства маркетинга.

2-й шаг. Высшее руководство анализирует результаты прогнозирования, внося изменения, основанные на субъективных соображениях и дополнительных данных.

3-й шаг. Одобренная прогнозная информация вводится в модель определения объемов потребных ресурсов, трансформирующую спрогнозированные объемы продаж в ресурсные требования для каждой функциональной сферы. Например, если фирма планирует продать в следующем году в полтора раза больше продукции, ей следует нанять дополнительно 8 торговых агентов, купить новый токарный станок и 12 новых компьютеров.

4-й шаг. Результаты, полученные от модели определения потребных ресурсов, оцениваются менеджерами каждой из функциональных сфер деятельности фирмы. Используя весь свой опыт, менеджеры всех уровней каждой из функциональных сфер стремятся так уточнить полученные ими данные, чтобы, с одной стороны, гарантировать безусловное выполнение запланированных работ, а с другой - уложиться в бюджетные ограничения. При необходимости процесс увязки может выйти на уровень высшего руководства.

5-й шаг. Высшее руководство суммирует сбалансированные бюджеты функциональных сфер и разрабатывает сводный бюджет фирмы на следующий финансовый год.

Бюджет подразделения фирмы представляет собой перечень установленных значений по основным статьям затрат (зарплата, телефонные переговоры, арендные платежи, материалы и др.) по месяцам и с начала года. Каждый менеджер, ответственный за соблюдение бюджета, в конце месяца получает отчет, в котором фактические месячные расходы сравниваются с установленными бюджетными ограничениями. В дополнение к отчетам по соблюдению бюджета контрольная подсистема ИС финансов организации определяет ряд специальных финансовых показателей. Такие показатели могут быть разработаны специально для данной организации или быть стандартными. Среди стандартных показателей наиболее популярным является коэффициент текущей ликвидности, представляющий собой отношение оборотных средств фирмы к ее текущим краткосрочным обязательствам. Этот показатель определяет, в какой степени организация или ее подразделение может покрыть свои краткосрочные долги за счет реализации своих оборотных средств. Достаточная ликвидность фирмы обеспечивается при значениях коэффициента текущей ликвидности, превышающих единицу.

Другим стандартным финансовым показателем является коэффициент оборачиваемости запасов, представляющий собой отношение стоимости годовых продаж к среднему объему запасов материалов и готовой продукции. Коэффициент показывает, сколько раз в течение года запасы реализуются и возмещаются вновь. Чем больше величина этого показателя, тем лучше, поскольку он определяет способность менеджера обеспечить высокий объем продаж без серьезных вложений в запасы.

Указанные и подобные им показатели (наряду с регулярными отчетами о соблюдении бюджета) широко используются в рамках контрольной подсистемы для непрерывного мониторинга финансового положения компании.

12. Информационная система управления персоналом

Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные, связанные с персоналом. Выделяют четыре основные функции подразделений, занимающихся управлением персоналом.

· Нахождение и найм. Включает подготовку и размещение объявлений в средствах массовой информации и агентствах по приему на работу.

· Обучение и тренировка. В процессе работы на фирме работники получают возможность бесплатного обучения и тренировки в связи с повышением их квалификации или изменением выполняемых функций.

· Создание и хранение баз данных. Создаются специальные базы данных, связанные с используемым персоналом, на основе которых составляются всевозможные отчеты для заинтересованных подразделений и служб.

· Увольнение и предоставление неденежных компенсаций. За годы работы на фирме служащие получают от нее такие неденежные стимулы, как оплата госпитализации, медицинское страхование, компенсации затрат на лекарства и протезирование и т. п. После ухода с фирмы на пенсию часть неденежных компенсаций работника может сохраниться.

Главное, что отличает ИС управления персоналом (кадрами) от других функциональных ИС организации, - это большое количество создаваемых на ее основе отчетов и приложений.

Среди входных подсистем мы опять видим бухгалтерскую подсистему, подсистему исследований и подсистему внешних данных. В большинстве фирм хранимые данные о персонале находятся на магнитных компьютерных носителях. Выходные подсистемы отражают процесс движения персонала через фирму.

13. Входные подсистемы ИС управления персоналом

Бухгалтерская ИС. Данные, с которыми имеет дело ИС управления персоналом, включают в себя бухгалтерские и кадровые элементы.

Кадровые элементы данных относительно постоянны и не несут экономической информации в своей основе. Сюда входят такие признаки, как фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, образование, количество иждивенцев. Эти элементы данных создаются при приеме данного лица на работу и сохраняются в течение всего времени его работы в компании, а также после ухода на пенсию.

Бухгалтерские элементы данных имеют экономическую природу и характеризуются большей динамикой изменения, чем кадровые. В их состав входят часовые тарифные ставки, месячные оклады, премии, налоги.

Бухгалтерская ИС поставляет для базы данных управления персоналом бухгалтерские элементы данных о каждом из работников фирмы. С другой стороны, ИС управления персоналом играет определенную вспомогательную роль в работе бухгалтерской ИС организации, поставляя для нее текущие изменения кадровых данных, необходимые для расчета приложений, связанных с зарплатой.

Подсистема исследований. Часто перед ИС управления персоналом ставятся такие задачи, решение которых невозможно найти непосредственно в базе данных системы. Для решения таких задач проводятся специальные исследовательские проекты в рамках специально для этого созданной подсистемы исследований. Наиболее важными являются следующие направления кадровых исследований.

· Поиск кандидатов. Проводится для поиска среди сотрудников фирмы кандидатов на освобождающееся место (например, в связи с уходом на пенсию определенного работника).

· Разработка требований. Проводится с целью определения предъявляемых к работникам требований в отношении знаний и навыков, необходимых для выполнения той или иной выполняемой на фирме работы.

· Анализ жалоб. Проводится с целью выявления причин жалоб, поданных сотрудниками фирмы.

Подсистема внешних данных служит для сбора данных, имеющих отношение к управлению персоналом, из внешнего окружения фирмы, включающего в себя правительственные учреждения, профсоюзы, поставщиков, финансовые институты, конкурентов и т. п.

· Данные, поступающие из правительственных учреждений, помогают компании в соблюдении трудового законодательства.

· Данные, поступающие от профсоюзов, оказывают помощь компании при заключении коллективных договоров.

· Данные, поступающие от поставщиков. В качестве поставщиков в данном контексте рассматриваются компании, поставляющие данные, способствующие поиску необходимой рабочей силы.

· Данные, поступающие от средств массовой информации, характеризуют условия жизни (стоимость жилья, доступность образования, медицинской помощи и развлечений) в регионе. Эти данные помогают фирме осуществлять функции поиска и набора работников из других регионов и из-за границы.

· Данные, поступающие из финансовых институтов. Данные банковских и небанковских (страховых компаний, пенсионных фондов и др.) институтов данного региона во многом определяют экономические и социальные условия жизни потенциальных сотрудников фирмы.

· Данные, поступающие от конкурентов, часто представляют определенную помощь для поиска новых квалифицированных сотрудников из числа работающих на конкурентов. Все указанные данные могут собираться как чисто формальными (например, покупкой видеотекста и объявлений), так и неформальными (но законными) методами. База данных. Хранение данных в ИС управления персоналом крупных фирм, как правило, осуществляется на компьютерной основе. Основные базы данных построены на основе списка сотрудников фирмы и включают в себя большое число характеристик каждого из них (табл. 3.).

Таблица 3. Содержание базы данных сотрудников фирмы

Фамилия, имя, отчество	Занимаемая должность
Образование	Адрес (домашний)
Законченное учебное заведение	Адрес (рабочий)
Оплаченный отпуск (дни)	Гражданство
Подразделение	Дата назначения на текущую должность
Пол
Телефон (домашний)	Дата рождения
Телефон (рабочий)	Зарплата
Телефон начальника	Количество детей на иждивении
Ученая степень	Шоферские права (номер, дата выдачи)
Дата приема на работу



Данные по сотрудникам фирмы хранятся обычно либо в центральном компьютере фирмы, либо в компьютере отдела управления персоналом. Для создания из этих данных различных отчетов и приложений ИС управления персоналом широко используют стандартные СУБД.

14. Выходные подсистемы ИС управления персоналом

Заинтересованные лица обычно получают информацию от ИС управления персоналом в виде периодических отчетов и ответов на запросы. В ряде случаев для получения необходимой информации используются математические модели и советы экспертных систем. При этом в большинстве случаев используется стандартное программное обеспечение.

В состав ИС управления персоналом входят 6 выходных подсистем, обеспечивающих разработку различных приложений.

Подсистема планирования рабочей силы связана с деятельностью по определению потребностей фирмы в рабочей силе на последующий календарный период. Наиболее популярными приложениями, разрабатываемыми в рамках данной подсистемы, являются: расчет потребности в труде по прогнозу продаж, расчет потребных затрат на заработную плату; разработка перечней требований к работникам; моделирование потребности в рабочей силе с учетом альтернативных возможностей (повышения степени автоматизации работ, использования фонда сверхурочного времени и др.).

Подсистема найма включает в себя два основных приложения: поиски и переговоры с внешними кандидатами; исследования по поиску кандидатов, проводимые внутри фирмы. Как показывает практика, первое из указанных приложений является более популярным в среде управленцев.

Подсистема контроля рабочей силы включает с себя следующие приложения: повышение квалификации; контроль соответствия занимаемой должности; контроль наличия определенной квалификации; дисциплинарный контроль работников.

Подсистема выплат включает в себя следующие приложения: определение динамики зарплаты; определение выплат за выслугу лет; определение доплат руководству; определение различных видов страховки, покупку лекарств, использование служебного транспорта и т. п.

Подсистема компенсаций содержит ряд приложений, определяющих вклад работника в успех компании и устанавливающих порядок формирования его пенсионного фонда, а также использования различного рода страховок и компенсаций.

Подсистема внешней отчетности служит для создания отчетов для правительственных и профсоюзных организаций о выполнении фирмой трудового законодательства и условий трудовых договоров.

Следует заметить, что на практике разработка различных приложений в рамках перечисленных выходных подсистем ИС управления персоналом имеет высокую степень интегрированности, когда результаты расчетов по одному приложению используются как входные данные для другого. В целом же следует заметить, что внедрение компьютерной технологии в сферу управления персоналом в значительной степени задерживается по сравнению с другими функциональными сферами использования ИС.