Анализ системы автоматизации учета кадров на предприятии

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически заполнять некоторые реквизиты при регистрации событий. К таким настройкам следует отнести:

Наименование организации;

ИНН организации;

КПП Организации;

Фамилия руководителя организации;

Хранение некоторых видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

Подсистема оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении;

Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу необходимо заполнение сотрудников реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.

Подсистема построения отчетности состоит из одного отчета - список сотрудников. Однако возможности настройки такого отчета настолько велики, что можно сказать, что это несколько отчетов в одном. Отчет позволяет указать какие конкретно поля будут выводиться в отчет, т.е. настроить состав информации в отчете. Есть возможность наложения условий на выводимые в отчет строки. Условия могут быть наложены по любым параметрам и их сочетаниям. Есть возможность группировки данных в отчете в строках и столбцах, что позволяет создавать сгруппированные отчеты и кросс-отчеты. И, наконец, отчет предоставляет возможность настройки форматирования внешнего вида как всего отчета, так и отдельных его областей.

2.3 Рекомендации

2.3.1 Автоматизация кадровой системы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого - найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

?оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

?организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

?наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

?вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем - сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций - основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном - представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях - «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача - навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

2.3.2 Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы - это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса - серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров - процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

?вырос спрос на «западную» функциональность;

?увеличился интерес к Internet-технологиям;

?наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;

?развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2.3.3 Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 19 форм по учёту кадров. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах в формате MS Word.

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например изменение фамилии, наложение дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех этих случаях службе кадров надо создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от ... », «Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ... », «В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от … », «Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в деятельности кадровой службы наборы профессиональных фраз и выражений, прежде всего типовые формулировки приказов по личному составу, особенно при увольнении, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм) и т.п. Всё это один раз вводится в компьютер и затем используется всеми сотрудниками кадровой службы.

Можно рассмотреть создание шаблона приказа по личному составу. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сама форма приказа, остающаяся неизменной, а переменной - как бы подсказка - что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части. В первую очередь, таким образом, составляются шаблоны документов, для которых отсутствуют унифицированные формы, как для приказов, так и справок по личному составу.

Хотя пакет Microsoft Office 2007 даёт возможность создания нового документа на основе значительного количества готовых шаблонов с уже заданными параметрами оформления, но эти шаблоны не соответствуют требованиям российского делопроизводства, поэтому кадровой службе необходимо создать и добавить свои шаблоны.

Для создания шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе - Microsoft Word первоначально нужно создать общий шаблон приказа по личному составу. Нужно выбрать в меню Файл команду Создать и указать, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создаем бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.docx а уже на его основе создаются шаблоны - Приказ об изменении фамилии.docx, Приказ о наложении взыскания.docx и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу (при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, в зависимости от установленной операционной системы и настроек, например D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где User - имя пользователя). Таким образом, все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе, и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона.

Так как для многих приказов существуют унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, доступные и в электронной форме, в основу ряда шаблонов ложатся именно эти формы. В этом случае не используется бланк организации, в имеющейся унифицированной форме заполняются некоторые поля, например наименование организации, код по ОКПО, должность руководителя организации и получившийся документ сохраняется в виде соответствующего шаблона.

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений - например, название должности, наименование структурного подразделения - выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров - с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

При создании шаблона или индивидуального документа следует обращать внимание на используемые в нём шрифты. Стандартно в MS Windows/Office установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний. Однако при передаче документа, созданного с использованием нестандартного шрифта могут возникнуть проблемы. При отсутствии необходимого шрифта на компьютере система автоматически применяет подстановку, используя при отображении документа тот шрифт, который имеется на данном компьютере. Однако почти всегда заменяющий шрифт имеет другой размер, что ведёт к некорректному отображению сложных документов, а в некоторых случаях, при использовании старых шрифтов, к тому, что текст отображается некорректно, вместо русских символов могут выводиться диакритические знаки и т.п., т.н. «абракадабра» или знаки вопроса. Для того, чтобы избежать этой проблемы рекомендуется при подготовке документов использовать три основных шрифта, представляющих три типа шрифтов - Arial (прямой шрифт), Times New Roman (шрифт с засечками), Courier New (моноширинный шрифт, все знаки занимают одинаковую ширину строки, аналогичен машинописному тексту). Используя разный размер шрифта, варьируя его начертание (курсив, жирный, жирный курсив) и применяя подчёркивание, можно оформить практически любой документ. Так как эти шрифты стандартно устанавливаются на всех компьютерах, работающих под управлением Windows, документ, набранный такими шрифтами, будет корректно отображаться на любом компьютере.

Особенно важно обращать внимание на шрифты пользователям офисного пакета Microsoft Office 2007, так как если не указать специально, то в нём будут использоваться специфические шрифты, отсутствующие у пользователей предыдущих версий Microsoft Office (2003, XP и т.п.).

Один из элементов создания документа - его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ - маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. В дальнейшем создание документа на основе конкретного шаблона и определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Поэтому не менее важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме. Встречаются случаи, когда каждый сотрудник по своему усмотрению создаёт папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами, такими как Doc1, doc2, ccc4 и т.п. Это совершенно недопустимо. Когда таких файлов скапливаются сотни, иногда сам сотрудник с трудом находит нужный документ, а уж если сотрудник заболел или отсутствует по другой причине, найти без него нужный файл становится большой проблемой. Если документы хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составу и размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\2004\2004_0405N28.doc. В этом случае имя файла - дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.2004), помещённого в папку 2004 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок должна соответствовать номенклатуре дел подразделения. Если в подразделении имеются электронные папки (дела), которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э. Например: Дело 0318э. Если в организации используется централизованная система документооборота и электронного архива, все документы могут создаваться и хранится внутри такой системы.

2.3.4 Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

?структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

?списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

?списки уволенных из организации лиц и т.д.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

2.4 Программные продукты

2.4.1 Автоматизированные системы в области управления

В России принято все программы и автоматизированные системы в области управления персоналом называть HRMS или HRM-системами. Иногда добавляют класс полноты функционала систем, упоминая, что она относится к классу А, В или С. Но так как четких критериев формирования классности нет, поэтому когда речь идет о внедрении, их «представляют» по функционалу. На рынке программного обеспечения встречаются всего три системы и есть одна предсистема (иногда ее называют досистемным программным продуктом):

1. К предсистемам относят программы, которые обеспечивают одну - две функции учета. Самые распространенные предсистемы - это программы осуществляющие две функции, например из учетного (кадровый учет, штатное расписание, учет рабочего времени и отпусков и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров.

2. HRM-система - это традиционная полноценная система для оперативного решения задач по автоматизации учета в области HR менеджмента на предприятии. Если у компании есть потребность в оперативном управлении следующим функционалом:

· планирование организационной структуры управления, штатного расписания и кадровой политики;

· подбор персонала на вакантные должности;

· ведение административного документооборота по персоналу;

· аттестацию персонала;

· развитие персонала;

· учет трудовых отношений;

· учет условий труда;

· мотивацию персонала;

то она внедряет Управление персоналом на основе HRM-систем.

По сути своей HRM-система - это автоматизированный комплекс не только по хранению персонифицированных данных сотрудника, но и учету всех мероприятий с ним связанных: поиск, отбор, планирование и отслеживание карьеры, обучение, мотивация и его оценка. HRM-системы кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) имеют и расчетный (заработная плата, налоги, отчеты) контур, обрабатывающий количественные данные, т.е. подобная система включает в себя как таковой учет всех операций в отношении работника. При этом основная задача HRM-систем - сделать использование данных о кадровых ресурсах персонала максимально эффективным.

Согласно данным Центра TAdviser (они ежегодно проводят обзор по программному обеспечению для HR рынка) на начало 2010 года ими было выявлено 26 «живых» HRM-систем, 17 из которых созданы в России.

3. WFM - система (Workforce Management) - по сравнению с традиционными HRM-системами, она призвана решать еще и тактические задачи и обладает расширенной функциональностью. При этом система охватывает все виды не только персонифицированного учета, но и другие аспекты HR деятельности, необходимые для поддержания продуктивной рабочей силы. WFM - система включает в себя:

· Управление персоналом (HRM - система) в том числе кадровый учет (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетный учет (заработная плата, налоги, отчеты и компенсации)

· Управление рабочим временем (графики и время работы, посещаемость, производительность и т.д.)

· Карьера и планирование преемственности

· Управление талантами и / или отслеживание изменений

· Обучение и / или подготовка управленческих кадров

· Контроль работоспособности трудовых ресурсов и охраны труда

В контексте информационных технологий, русифицированные WFM решения чаще всего представляют собой решение для автоматизации процесса управления рабочим временем персонала. Наибольшее распространение в России WFM-решения получили там, где основной целью их использования может является повышение производительности, за счет:

· составления оптимального расписания работы сотрудников в соответствии с уровнем их квалификации, направлением специализации, а также пожеланиями сотрудников;

· эффективного планирования численности персонала на основании анализа работы работника за предыдущие периоды времени;

· мониторинга исполнения работы сотрудников в режиме реального времени;

Распространение программного обеспечения WFM - систем не только в России, но и во всем мире «для управления рынком рабочей силы» все еще «незрелое». Но согласно исследованию, проведенному SRH Университета Прикладных Наук Гейдельберга, WFM решения становится все более и более важны для топ-менеджеров. Так востребованность WFM систем в Германии составляет уже 3/4 для компаний входящих в ТОП-1000. Хотя есть и печальная статистика: несмотря на то, что программа на основе WFM - системы была установлена почти в 750 компаниях (согласно опросу ТОП-1000), только около одной трети руководителей и HR-ов из этих компаний фактически использовали соответствующее программное решение. При этом отраслевые аналитики, такие как AMR Research и DMG Консалтинг прогнозируют, что на рынке программного обеспечения для управления рабочей силы WFM-системы будут в ближайшее десятилетие находится в фазе «динамичного роста», в том числе и в России.

4. HCM - система (Human Capital Management) иногда ее называют службой по управлению жизненным циклом работника и именно благодаря ей компания может говорить о готовности управлять человеческими ресурсами на стратегическом уровне. В HCM - системе программные контуры, предназначены не только для работы с количественными показателями, но они заточены для работы и с качественными показателями персонала. Практика внедрения по оценке аналитической компании AMR Research показывает, что HCM-система определяет целостный подход к управлению работником и помогает менеджменту лучше понять потенциальный доход как от конкретного работника, так и от HR-подразделения. При этом HCM - система рассматривает HR-службу, как подразделение имеющее возможность управлять активным жизненным циклом работника (а не отдельным событием или серией дискретных событий). HCM-система сочетает все операции, основанные на обслуживании работника, в единый набор рабочих процессов и одновременно проводит анализ связанных с сотрудником бизнес-процессов. Типовая HCM - система состоит из следующих основных компонентов:

· Управление персоналом (HRM- система)

· Управление рынком рабочей силы в компании (WFM-система)

· Управление прогнозированием и планированием работ по управлению персоналом, в том числе целевые показатели, KPI и т.д.

· Управление знаниями и системами обучения (в том, числе и e-learning (сокращение от Electronic Learning -- система электронного обучения), wiki (веб-сайт -библиотека для учебного процесса, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.), дистанционные системы обучения, учебное TV и т.д.)

· Управление развитием (проектирование работоспособности и карьеры работника, ее строительство, ввод в должность /функционал, «эксплуатация», техническое обслуживание работоспособности работника, выводу из должности/функционала и замены работника)

· Управление контрактом и стоимостью работника

· Управление работоспособностью и здоровьем работника (включая отдельные разделы из охраны труда)

· Управление уволенными и обратной логистикой (возврат в компанию) и «Alumni network» (служба вербовки выпускников, сеть или ассоциация выпускников определенной западной бизнес-школы)

· Оценка эффективности управления, контролинг процессов прогнозирования и планирования (в том числе экономика, статистика, аналитический блок и т.д.)

Когда говорят о внедрении HCM-систем, то приводят только восхитительные эпитеты, так немногочисленный известный опыт внедрения их на западе говорит о том, что только после инвентаризации системы управления сокращение «накладных» расходов достигает до 40%, потери компании из-за отсутствия (болезни и т.д.) и непроизводительного труда уменьшаются до 30% (при этом установщики программ дают гарантию улучшения производительности до 15%), цена улучшений, которые приводят к увеличению валовой прибыли до 15%. Так, пример немецкого Call-центра IT-компании, в котором была проведена работа по внедрению HCM-системы, позволяет говорить и о косвенных показателях, таких как:

· увеличение решенных на одного техник-оператора "звонков за день" достигло объема 125%

· Call-центр достиг повышения производительности на 40%

В России нет полноценно внедренных программных продуктов, отвечающих требованиям HCM-систем, но есть множество попыток самостоятельно доработать российские программные решения на базе ERP-систем (Управление ресурсами предприятия). Самая известная в России HCM-система - это SAP ERP HCM. Согласно данным SAP CIS, около восьмидесяти клиентов компании в странах СНГ и Балтии используют систему управления персоналом mySAP ERP HCM. Ранее этот программный продукт имел другое название - SAP HR, причем переход от ранее используемого термина HR (Human Resources), к термину HCM (Human Capital Management), как объясняют в SAP, отражает переход от решения учетных задач в управлении персоналом к решению задач развития кадрового потенциала и участию в формировании стратегии управления компанией. После того как мы разобрались с тем, что ожидать от той или иной системы, попытаемся выбрать нужный нам программный продукт, т.е. в простонародье программу. Выбор ее связан не только с требуемым нам функционалом, но и с уровнем ведения бизнеса.

2.4.2 Выбор из типовых программ

По мнению аналитиков Центра TAdviser, сегодня на российском рынке HR-систем практически на равных действуют как отечественные производители, так и крупнейшие западные вендоры. Поэтому выбор необходимо осуществлять исходя из масштабности предприятия и дальнейшего развития системы управления предприятием в целом. Кроме того, действует правило «цена/качество». Этот вопрос важен еще и потому, что не всё однозначно с тем, что обещано, как хорошо работающий программный механизм и оценкой его производительности «в полевых условиях» (это касается как отечественных, так и зарубежных HR-систем). Кроме того, если компания приходит к мысли о необходимости функционала, предоставляемого WFM и HCM-системами, то чаще всего у нее задача шире и речь идет уже о внедрении единой корпоративной ERP-системы, содержащей необходимые системные блоки. Из известных HR-систем в зависимости от уровня отведения бизнеса можно предложить:



Уровень деятельности	Этап развития менеджмента	Система	Возможный в России программный продукт (компания)
Предприятия малого бизнеса	Начальный	Пред система	Интерес к традиционным системам по автоматизации кадрового учета у предприятий, относящихся к малому бизнесу чаще всего невелик. Для функций персонифицированного учета они используют бесплатные: · ГНИ - «Налогоплательщик». · ПФ: 1. Универсальные программы для всех регионов (ПД СПУ, Документы ПУ 5, ПФ Отчет, ДокПУ 2008); 2. Региональные программы (АРМ Работодатель, ПЕРС и т.д.)
Предприятия малого и среднего бизнеса	Начальный	Пред система	1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (1С), БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры (БУХСОФТ), Контур-Отчет (ПФ/НДФЛ), Учет труда и заработной платы - АМБа Контур-Персонал (СКБ Контур) ПАРУС - ЗАРПЛАТА - КАДРЫ (Парус).
	Механизированный/структурированный	HRM-система	1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С), 1С8 Управление Производственным Предприятием (1С) БухСофт: Предприятие(БУХСОФТ) Инфо-Бухгалтер 10 (Инфо-Бухгалтер), БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы), «ПАРУС-Предприятие 7» (Парус), Agroup HRB (Agroup) Система Alfa/Управление персоналом (Информконтакт) Global-HRM, Global-Salary (Бизнес Технологии) Компас: Управление персоналом (Компас) Корпоративная информационная система «ОАЗИС. Управление персоналом» (ГИВЦ Москвы) Монолит: Персонал (Монолит ) АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
Предприятия среднего и крупного бизнеса	Механизированный/структурированный	HRM-система	IFS: «Персонал» (IFS) БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы) Система управления ПАРУС (Парус), 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С) 1С8 Управление Производственным Предприятием (1С) Галактика ERP (Корпорация Галактика) Scala "Управление персоналом" (Epicor|Scala) ИНЭК-Персонал (Инэк) Diasoft FA# Balance, Управление персоналом (Диасофт) АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
	Целевое управление	WFM - система	mySAP HCM (SAP СНГ) Oracle HRMS (Oracle СНГ) QUINYX WorkForce (UCMS ) 1С8 Управление производственным предприятием с учетом имеющихся на рынке доработок (1С) Галактика ERP /Галактика Business Intelligence (Корпорация Галактика)
	Управление качеством	HCM - система	mySAP HCM (SAP СНГ) Oracle HRMS (Oracle СНГ) QUINYX WorkForce (UCMS )
Узкопрофильные компании	Как вариант можно рассматривать конфигурацию, созданную совместными силами партнера и IT-компании. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.

В таблице использованы данные по ERP системам, так как на определенном этапе HR система обязана быть интегрирована с другими блоками. Данные в таблице приведены на основании имеющейся у автора информации о внедрении той или иной системы.

Как только в компании возникает идея автоматизации процесса персонифицированного учета лицу принимающему решение надо не забыть о том, что глава 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ устанавливает не только порядок сбора, хранения, использования и передачи персональных данных работников, но и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Представленные в таблице программные продукты учитывают это требование законодательства РФ. Если программа «самописная», то надо организовать дополнительную работу по автоматической обработке данных так, чтобы с одной стороны, сделать бизнес-процесс максимально эффективным, а с другой не нарушить законодательство.



3. Охрана труда

Сложность современного производства требует комплексного подхода к охране труда. В этих условиях предприятие решает следующие задачи:

· обучение работающих вопросам охраны труда;

· обеспечение безопасности производственного оборудования;

· обеспечение безопасности зданий и сооружений;

· обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты;

· обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха;

· обеспечение безопасности производственных процессов;

· нормализация условий труда и др.

Одним из важнейших направлений охраны труда на предприятиях является обеспечение работников инструкциями по охране труда. Данная работа должна осуществляться в соответствии с "Методическими указаниями по разработке правил и инструкций по охране труда", утверждёнными постановлением Минтруда РФ N 129 от 1 июля 1993 года.

Инструкция по охране труда - нормативный акт, устанавливающий требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на строительных площадках и в иных местах, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности.

Инструкции по охране труда могут быть типовые (отраслевые) для работников предприятий, участков и конкретного рабочего места. Инструкции по охране труда разрабатываются на основе межотраслевых и отраслевых правил по охране труда и не должны им противоречить.