Теоретичні основи керування документаційними процессами

Повне найменування об'єкта чи суб'єкта, вказане на бланку, повинне відповідати найменуванню, встановленому правовим актом про його створення (статутом, установчим договором та ін.).

Зараз згідно з вимогами, встановленими законом ''Про підприємство'' та ''Про підприємницьку діяльність'', разом з власним найменуванням підприємства повинна зазначатись його організаційно-правова форма. Наприклад:

Адреса організації-автора (реквізит 9). Цей реквізит буває тільки на бланку для листа та містить індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, телефаксу, номер рахунка в банку. Поштову та телеграфну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Поштовими правилами Міністерства зв'язку. Спочатку вулиця, номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцюбинського, 40-А, м. Харків, 85, Україна, 01001. Далі вказують номер телефону довідкової служби, комутатора або канцелярії. На бланках листів, призначених для документів, що виконують обліково-грошові операції, вказують номер рахунка в банку. Наприклад: Р/р №204 в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.

Дата документа (реквізит 11). Це обов'язковий реквізит. Його місце вказане обмежувальними рисками. Дата ставиться при завершенні оформлення документа; вона повинна бути одночасно датою підписання і його відправлення. Одночасно з датою проставляють і його індекс (умовне визначення документа). Дата - складова частина пошукових ознак документа. Оформляється вона арабськими цифрами. На неї відводиться 8 знаків: 6 цифр (по парі на число, місяць, рік) та дві відокремлюючі крапки. Наприклад: 26.12.2002. Якщо цифра дати одна, попереду неї обов'язково ставиться ''нуль''. Наприклад: 13.06.2003. Крім дати, яка ставиться на бланку, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візування), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, виконання. Тому дата є складовою частиною серед інших реквізитів. Індекс документа (реквізит 12). Індекс - умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, що проставляється на бланку на одному рівні з датою. Для документів внутрішнього обігу - наказів, протоколів, розпоряджень - це звичайний порядковий номер з початку року. В навчальних закладах нумерація документів може вестись за навчальними роками, тобто з вересня. Для вихідних документів, головним чином листів, індекс складається з кількох частин: індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, до якої підшита копія документа, що відправляється, його порядкового номера.

Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13). Місце для посилання подається тільки на бланку для листа, заповнюється при оформленні листа-відповіді та допомагає суб'єктові, який отримав лист, знайти копію документа, на який надіслана відповідь. Дата та номер переписуються тим, хто складає відповідь з ініціативного документа цифровим способом. Наприклад: на № 02-44/257 від 09.10.99. Слово ''рік'' або скорочення ''р.'' не проставляються.

Отримавши лист-відповідь, експедиція направить його в структурний підрозділ, що має індекс 02, а секретар за номером справи в номенклатурі - 44 та номером самого документа - 257 підбере копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь.

Місце складання (реквізит 14) знаходиться на загальному бланку на тому ж місці, де на бланку для листів розташований реквізит 13, тобто це два взаємовиключні реквізити. Скорочення слова ''місто'' - ''м.'' при записі Москва та Санкт-Петербург не ставиться. Наприклад: Москва але м. Чигирин.

Коди (реквізити 4, 5). Враховуючи все ширше застосування обчислювальної техніки в управлінні, автоматизації опрацювання документів при підготовці загального бланка документа, на верхньому полі необхідно проставити код суб'єкта за ''Загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій'' визначити лінію, яка відокремлює цей код від коду за ''Загальнодержавним класифікатором документації управління''. Код за ЗКДУ повинен друкуватися при складанні конкретного виду документа. Наприклад: коди за ЗКДУ: 0271110 -- наказ про приймання на роботу, 0276030 - графік відпусток.

На бланку для листів коди по ЗКПіО і ЗКДУ розташовуються після адреси суб'єкта-автора перед місцем, яке відводиться для дати та індексу документа.



4.4 Порядок адресування документів

Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб'єктам.

Реквізит ''адресат'' може складатися з таких складових частин: найменування суб'єкта (в називному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (в давальному відмінку); прізвище та ініціали (в давальному відмінку). Наприклад:

Стоноженку Ю.В.; поштова адреса.

Кожна із вказаних складових частин адресата розташовується з нового рядка з одного положення табулятора. Відстань між ними дорівнює 1,5 інтервалу. Розділові знаки (крапки та коми) не ставляться.

Оскільки назва суб'єкта та його структурного підрозділу вказується в називному відмінку, прийменник ''в'' відсутній.

При внутрівідомчому листуванні і листуванні з постійними кореспондентами, коли відома конкретна службова особа, у компетенції якої знаходяться дані питання, для оперативного отримання документа доцільно вказувати посаду і прізвище одержувача. При цьому ініціали проставляються після прізвища, а перед прізвищем може вказуватись вчений ступінь. Наприклад:

Черкаський державний технологічний університет факультет електронних технологій « завідувачу кафедрою, д.т.н., професору Коваленко В.О.

У випадках, коли документи адресуються на ім'я посадової особи суб'єкта, назва суб'єкта входить у назву посади і вказується в давальному відмінку. Наприклад:

Директору Українського науково-дослідного інституту джерелознавства та архівної справи «Іванову І.І.

У випадках, коли ми звертаємось до приватних осіб, спочатку потрібно вказати адресу (згідно з Поштовими правилами), а потім прізвище та ініціали особи.

Повну поштову адресу потрібно вказувати у випадках, коли документи направляються адресату одноразово.

Свої особливості має порядок адресування документів іноземним кореспондентам. Вони адресуються суб'єктам або конкретній особі (без зазначення посади). При цьому спочатку вказуються прізвище та ініціали, потім найменування суб'єкта, далі його адреса.

4.5 Погодження документів

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.

Погодження здійснюється в межах суб'єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особистого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата.

На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.

Місце візи - нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб'єкта. Для документів внутрішнього обігу - це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб'єкта, - другий.

Суб'єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом. Наприклад:

У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується назва посади, включаючи назву суб'єкта, ставиться особистий підпис, дається його розшифрування та вказується дата. В другому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується документ, його номер та дата.

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифа погодження - нижче реквізиту ''підпис'' на лицьовому боці документа. За необхідністю погодження з кількома суб'єктами може складатися окремий лист погодження.

4.6 Посвідчення документа

Підпис (реквізит 23) - обов'язковий реквізит службового документа. Посадові особи підписують документ в межах їх компетенції. Документи, що складаються суб'єктами, діючими на правах єдиноначальності, підписуються однією посадовою особою. На документах, які приймаються колегіальними органами, проставляються два підписи. Наприклад, рішення підписують голова та секретар колегіального органу. Так само підписується і протокол.

Два та більше підписів ставляться на документах, за зміст яких відповідають декілька осіб. Грошово-фінансові документи підписують керівник суб'єкта та головний бухгалтер. Наприклад:

При цьому до складу підписів можуть включатися слова, що відображають взаємовідносини сторін. Наприклад:

Підписується, як правило, перший екземпляр документа, виготовлений на бланку.

Реквізит ''підпис'' складається з назви посади особи, що підписує документ, особистого підпису та його розшифрування, вказуються ініціали та прізвище. В документах, виготовлених на бланках, до назви посади не відноситься назва суб'єкта. Наприклад:

При оформленні документа на чистому аркуші назва посади включає найменування суб'єкта.

У вищих навчальних закладах, наукових установах у посаді вказуються вчений ступінь та звання.

Печатка (реквізит 26). Для надання юридичної сили ряду документів їх скріплюють печаткою. Суб'єкти, як правило, мають печатки двох видів: одну гербову та кілька простих. Гербова печатка кругла, із зображенням Герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербова печатка проставляється на дійсних документах, які вимагають особового посвідчення: договорах, документах, пов'язаних з отриманням коштів та матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають різної форми: кругла, квадратна, трикутна та прямокутна. На них немає зображення Герба. Суб'єкт може мати таких печаток декілька, їх відтиски проставляються на довідках та перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади та справжнього підпису.

Гриф затвердження (реквізит 17). Після підписання деяких видів документів треба їх затвердити, після чого вони отримують юридичну силу. Необхідність затвердження цих документів передбачена нормативними актами.

Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на визначене коло осіб та суб'єктів.

Документ затверджується двома способами, що мають однакову юридичну силу: виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу) або спеціальним оформленням (проставленням грифа затвердження). Звідси два варіанти написання грифа затвердження:

Слова ЗАТВЕРДЖУЮ і ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок. Розмішується гриф у верхній правій частині документа.

4.7 Відмітки на документах

Відмітки на документах показують стадії їх виконання та проходження.

Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціальним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб'єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку терміну виконання отриманого документа.

Резолюція (реквізит 18). Після первинного опрацювання документ надходить до керівника суб'єкта або структурного підрозділу, який в резолюції вказує порядок та характер виконання документа.

Резолюція, по суті, закріплює розпорядження керівника з приводу виконання документа. Вона повинна бути чіткою, короткою, конкретною, коректною та складатися з таких елементів: кому доручається виконання - прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку; що доручається - характер та порядок виконання; термін виконання; підпис того, хто написав резолюцію, та дата резолюції.

Резолюція часто є підставою взяття документа на контроль. В цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Резолюція проставляється у верхній правій частині документа між адресатом та текстом.

Відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на документах, що потребують виконання та взяття на контроль, у вигляді літери ''К'' (контроль) або контрольної дати на лівому полі документа на рівні заголовка. Може наноситись гумовим штемпелем або писатися від руки червоним, синім, зеленим олівцем.

Відмітка про виконання документа та направлення його до справи (реквізит 29) проставляється одразу ж після вирішення питання та надсилання відповіді. Складається зі слів: ''До справи'', номера справи, до якої документ буде підшитий; коротких повідомлень про виконання документа; підпису, дати.

Реквізит розташовується на нижньому полі першої сторінки.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій (реквізит 30) проставляється в суб'єктах, що користуються ЕОМ. Складається зі слів: ''Інформація перенесена на машинний носій'', підпису особи, відповідальної за перенесення даних в пам'ять ЕОМ, та дати перенесення. Проставляється на нижньому полі між відмітками про виконання та отримання документа.

Відмітка про виконавця (реквізит 28) складається з прізвища виконавця та номера його телефону. Цю відмітку мають тільки вихідні документи-довідки, висновки, листи та ін. До неї належать прізвище того, хто склав документ (без ініціалів), та номер його телефону. Відмітка дуже важлива для оперативного зв'язку з тим, хто готував документ, уточнення та пояснення питань, що висвітлені в документі.

ДСТУ 4163-2003 допускає розташування цього реквізиту на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті.

Нижче прізвища виконавця при необхідності може вказуватись індекс оператора ПК (як правило, перші літери імені та прізвища), кількість роздрукованих екземплярів та дата друку.

4.8 Вимоги до тексту документа

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів. Наприклад:

Більше уваги потрібно приділяти підбору слів. Не слід використовувати в одному реченні однокореневі слова, тавтології. Наприклад:

Слід відзначити наступне; травень місяць; п 'ять осіб дітей;

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Подібні приклади використання словосполучень у службових документах подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення документів.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, Що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації. Наприклад:

У травні 2003 року інститут проводить конференцію; ''Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні''. Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємства.

Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.

Декан фінансово-економічного факультету (підпис)

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина. Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обгрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Під трафаретом розуміють раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ. Методика складання трафаретних текстів така: вивчаються типові управлінські завдання, документи, що утворюються в процесі їх вирішення, складається проект уніфікованого документа, що відображає виявлену типову ситуацію. Після цього він редагується, затверджується спеціалістами, які складають ці документи або працюють з ними. Особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів. Для кожного трафарету визначається необхідна річна потреба, і тексти тиражуються. Трафаретні документи повинні бути як у виконавців, так і у машинописному бюро. Зручно трафаретні документи вводити в пам'ять ЕОМ.

Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше обумовлене.

Фактично він заповнює раніше складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її сприйняття.

Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації складеного типового тексту.

В останні роки набули поширення анкети. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання даних про тих, хто їх заповнює. Шляхом анкетування зручно збирати будь-які дані за раніше розробленою визначеною програмою. Анкетування - один з основних методів в соціологічних дослідженнях. В анкеті текст формалізований, інформація розміщена в зафіксованій суворій послідовності. Головна визначальна особливість викладу тексту в анкеті - відсутність граматичного зв'язку конструкцій. Все це дає змогу опрацьовувати анкети за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті виражена в добре продуманих та сформульованих питаннях, що містять найменування ознак об'єкта. Найменування показника може бути виражене одним словом (іменником в називному відмінку) або синтаксичною конструкцією.

Змінна інформація в анкеті - конкретна характеристика ознак. Вона може бути виражена раніше підготовленою відповіддю типу ''так-ні'', розгорнутою відповіддю, числовими показниками.

В УСОРД вперше зроблена спроба в анкетній формі представити моделі наказів з прийняття, переведення, звільнення, кадрових переміщень, доповідних та пояснювальних записок.

Таблиця -- перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які приведені у визначену систему і розміщені за графами. Таблиця дозволяє представити інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Вимоги до побудови викладу та оформлення таблиць викладені в розділі ГОСТу 1.5-85. ГОСТ розглядає питання побудови стандартів, але викладені в ньому вимоги до таблиць поширюються на всі уніфіковані системи документації, а також на організаційно-розпорядчу. Тут вказується, що ''таблиці застосовуються для більшої наочності та порівняння показників''.

Всі таблиці в тексті, а також в додатках нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Якщо таблиця одна, то слово ''Таблиця'' не пишеться і нумерація не проставляється.

Таблиця може мати заголовок, який стисло, але точно відображає її зміст. Він пишеться над таблицею посередині з великої літери. Назва заголовку таблиці відділяється жирною лінією від частини таблиці, що залишилась. Розташовується таблиця одразу ж під текстом, де вона вперше згадується, або на наступній сторінці. Можна подати таблицю і в додатках до основного документа.

В кінці заголовка та підзаголовка таблиці крапка не ставиться. Заголовки граф формулюються в однині та завжди в називному відмінку.

Помилка, що часто зустрічається при оформленні таблиць, - це діагональний розподіл рядків. Спеціальний пункт державного стандарту вказує, що розділяти заголовки боковика та граф діагональними лініями недопустимо, не можна також включати в таблицю самостійну графу ''Номер по порядку''. Якщо є необхідність пронумерувати показники, то їх порядковий номер ставиться в боковику таблиці, безпосередньо перед їх назвами.

Слід при цьому зауважити, що при позначенні марок, типів продукції, а також перед числовими значеннями величин порядковий номер ніколи не проставляється.

Державний стандарт детально описує порядок позначення фізичних величин та їх числового значення, тому його слід мати під рукою кожному, хто оформлює ці таблиці.

Числові значення показника повинні проставлятися на рівні останнього рядка найменування показника. В тому випадку, коли значення показника розкривається у вигляді тексту, запис повинен починатися на рівні першого рядка найменування показника. При відсутності даних в таблиці ставиться прочерк (знак ''тире'').

Записується повна назва навчального закладу. Використання скорочених назв навчальних закладів не допускається. У випадку, коли в назві навчального закладу є слово ''імені'', слід писати скорочено ''ім.''

Найменування мови (іноземної та народів СНД) записується відповідно до формулювань ЗКІК загального класифікатора інформації з кадрів.

Якщо в межах однієї графи текст, що складається з одного слова, повторюється, а в таблиці немає горизонтальних ліній, це слово замінюється лапками.

Цифри, які повторюються, математичні записи, позначення марок матеріалів замінювати лапками не дозволяється.

Якщо текст, який повторюється, складається із двох та більше слів, при першому повторенні пишуть слова ''Те саме'' і далі ставлять лапки. Аналогічно роблять і при повторенні частини фрази, доповнюючи додатковими індивідуальними.

Заголовок розміщується в лівому верхньому куті документа під основними реквізитами бланка. Він значно полегшує опрацювання документа, оскільки за ним, не читаючи всього тексту, можна отримати уявлення про зміст всього документа та направити його на виконання. Заголовок полегшує реєстрацію документа, його пошук, організацію контролю та ін. Без заголовка дозволяється складати тільки короткі документи на форматі А5 (148x210): повідомлення, телеграми, телефонограми тощо.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22). Частина службових документів має додатки, які доповнюють, пояснюють або деталізують окремі питання, розглянуті в тексті.

Порядок оформлення додатків поданий в ДСТУ 4163-2003. Якщо додатки згадані в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за формою: Додаток: на 9 арк. в З прим.

Якщо додатки в тексті без назви, їх найменування вказується у відмітці про додатки.

4.9 Складання організаційно-розпорядчих документів

Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.

Наказ - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом.

Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання наказу може бути й ініціатива будь-якого структурного підрозділу. Видаються накази з усіх питань внутрішнього життя суб'єкта та поділяються за змістом на дві групи: з загальних питань та з особового складу (кадрові). Як правило, готуються та видаються ці групи наказів окремо.

Підготовка наказу складається з таких стадій: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження проекту, підписання наказу.

Підготовка проекту наказу доручається, як правило, структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Починається робота з підготовки проекту наказу з визначення кола питань, які треба буде висвітлювати в документі. Після цього вивчаються законодавчі та нормативні акти, а також попередні накази з даних або аналогічних питань.

Необхідні дані можна також отримати, використовуючи інформаційно-довідкові документи: акти, звіти, довідки, доповідні записки, доповіді. Після збирання та вивчення необхідного матеріалу приступають до написання тексту проекту документа, формулювання основних розпорядчих положень. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В констатуючій частині викладаються та аналізуються факти і події, що викликали видання наказу, тобто обґрунтовуються наступні розпорядчі дії. Якщо наказ подається на підставі акта керівного органу, в констатуючій частині дається його виклад з обов'язковим зазначенням повної назви акта, його автора, дати та номера, заголовка до тексту. Якщо немає необхідності давати будь-які пояснення, констатуюча частина може не складатися, і текст наказу буде формулюватися з однієї розпорядчої частини.

Розпорядча частина наказу становить його основу та викладається в наказовій формі.

Починає розпорядчу частину слово ''НАКАЗУЮ''. Воно друкується великими літерами на окремому рядку прямо від полів, від нульового положення табулятора, відокремлюється від констатуючої частини двома машинописними інтервалами.

До формулювань розпорядчої частини наказу ставляться особливо жорсткі вимоги, оскільки вони визначають майбутні дії. Формулювання повинні бути конкретними, чіткими, зрозумілими.

Кожен запланований захід в наказі оформлюється окремим пунктом, пункти нумеруються арабськими цифрами.

Кожний пункт містить назву виконавця (у формі давального відмінка), передбачену дію, термін виконання. Виконавцем може бути зазначений суб'єкт (наприклад, у наказі міністра), структурний підрозділ або посадова особа.

Передбачена дія повинна бути конкретною, тому не слід вживати слова типу підвищити, підняти, посилити, поліпшити, вжити заходи, активізувати, звернути увагу тощо, які роблять завдання незрозумілим та важко контрольованим.

Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу майбутніх робіт. Визначаючи термін, слід враховувати час, необхідний для доведення інформації до виконавця.

В останньому пункті наказу, як правило, вказується особа, на яку покладається контроль за його виконанням. Підготувавши проект тексту наказу, складають його заголовок, який починається з прийменника ''про'' (про що) та формулюється за допомогою подібних конструкцій: Про затвердження...; Про впровадження...; Про підсумки...; Про заходи...

Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу, розроблені уніфіковані форми, в яких визначений склад необхідної інформації та порядок її розміщення.

Підготовлений проект тексту наказу редагується та оформлюється за вимогами ДСТУ 4163-2003.

Завершальними етапами роботи над наказом є погодження та підписання.

Проект наказу вимагає погодження із зацікавленими структурними підрозділами та посадовими особами (фінансові, юридичні служби). Візують його керівники підрозділів. Візи проставляються на першому примірнику проекту наказу. У випадку незгоди з проектом готується вмотивований висновок. Завізований та добре вивірений (перевіряються цифрові дані, прізвища, назви підрозділів) перший примірник наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту підписання наказ вступає в силу.

В процесі підготовки наказу визначається коло підвідомчих суб'єктів та структурних підрозділів, куди наказ буде направлений, Що визначає його тираж. Підписаний наказ тиражується та розсилається за списком для розсилання. Аналогічний порядок складання й інших видів розпорядчих документів: ухвал, рішень, розпоряджень.

Витяги з наказів. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.

Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова ''Копія''). Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням основних реквізитів. РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ:

10 - назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ);

11 - дата (переносять з оригіналу);

12 - індекс (переносять з оригіналу);

14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу); 19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу); 21 - текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово ''НАКАЗУЮ'' та потрібні пункти розпорядчої частини); 23 - підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); 27 - відмітка про засвідчення копій (без слова ''Копія'').

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління.

Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти, текст вказівки, як і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання.

Вказівка відрізняється від наказу лише словом ''ПРОПОНУЮ'', яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджений його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян.

Різновидністю інструкцій є посадові інструкції, що визначають права посадових осіб.

Інструкція є організаційним документом довготривалої дії. Це і визначає особливості тексту інструкції. В ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Оскільки інструкція містить багато вказівних методичних моментів, її текст повинен бути особливо точним та зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, не дозволяється та ін.

Текст інструкції, як правило, розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція розділом ''Загальні положення'', в якому викладається мета, сфера застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту повинен вестися від третьої особи або в безіменниковій формі. Наприклад:

Інспектор з контролю, заповнивши контрольну картку, кладе її в контрольну картотеку або: Відкривши конверт, контроль допоміжного матеріалу і борошна, що надходить, оскільки лабораторна піч і лабораторна тістозмішувальна машина давно не працює. Прошу дати вказівку відділу матеріально-технічного забезпечення на термінову закупівлю необхідного обладнання.

оформлення зовнішньої доповідної записки

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або причини будь-якої події.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи.

До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.

Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.

Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.

Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.

Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта. Наприклад:

«Акт про результати ревізії касс»

Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово ''Підстава'' починає текст акта та друкується від лівого поля.

Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу). Наприклад:

Підстава: наказ директора приватного « підприємства ''Лебідь'' від 17.08.05 № 09 ''Про « » проходження медичного огляду працівників підприємства''.

Підстава: вказівка директора ЗАТ ''Бриз'' відук

Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів ''Були присутні'', надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.

В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.

В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання.

Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.

Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині.

Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень. Наприклад:

Головна мета службового листа - закликати до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Слова повинні точно відображати суть. Багатослівність заважає виділити суть документа. Наведені факти повинні бути об'єктивними, цифрові дані - точними. Тон листа має бути нейтральним.

Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: ''мабуть'', ''як і раніше'', ''як відомо'', ''якщоможливо''та ін.

Повагу до адресата допомагають виявити дієприкметникові звороти типу:

''Детально вивчивши Ваші зауваження...'', ''Уважно розглянувши Ваші пропозиції...''

Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та завершальних словосполучень та виразів: ''В порядку обміну...'', ''Узв'язку...'', ''Яквиняток...'', ''Відповідно до...'' тат.

Причини прийняття рішення також формулюються за допомогою дієприкметникових зворотів: ''Враховуючи...'', ''Вважаючи...'', ''Беручи доуваги...'', ''Розглядаючи...'', ''Керуючись...''ram.

Оскільки лист оформляється на бланку, його текст не слід починати посиланням на назву суб'єкта-автора, вона вже є на самому бланку.

ДСТУ 4163-2003 уніфікує оформлення листів. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Особа, яка складає документ, крім тексту, повинна сформулювати заголовок листа (для формату А4), вказати адресата, посаду, прізвище та ініціали того, хто підписує, своє прізвище та номер телефону (реквізит виконавця), оформити реквізит, перевірити наявність додатків (якщо вони є).

Листи, які надсилаються суб'єктом, діляться на дві групи -ініціативні та відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець вказує дату та номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа. При електронному оформленні листа оператор ПК керується відповідним розділом ДСТУ 4163-2003.

За характером інформації листи поділяються на велику кількість видів.

Супровідний лист - документ, який часто складається. Він інформує адресата про направлення додаткових документів разом з листом. Складання супровідного листа допускається лише у тому випадку, якщо необхідно щось пояснити або доповнити до доданих документів: вказати термін виконання, пояснити причину затримки, складні моменти та ін. Починаються листи цього різновиду словами: ''Надсилаємо...'', ''Направляємо...'', ''Повертаємо...'', ''Додаємо...''та ін., далі вказуються заголовки та пошукові ознаки (дата та номер) документа, що направляється. Як правило, текст супровідного листа дуже короткий, вміщується на бланку формату А5 і не має самостійного заголовка.

Размещено на Allbest.ru