Теоретичні основи керування документаційними процессами

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат (або секретар-помічник). Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини - від найбільш складних до найпростіших операцій. Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ--об'єкт і результат праці в сфері управління.

Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими - за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.

Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах.

Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.). Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003.

Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові -акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.

Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів - важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап -контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Наступний етап - поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

Номенклатура - найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися . в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються ''Переліки документів за термінами зберігання''. Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

1, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки - поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі - в кожному структурному підрозділі.

Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об'єктів чи суб'єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб'єкта чи об'єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів.

Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:

- Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.

- Типова інструкція зі справознавства в об'єктах та суб'єктах.

- Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

- Основні правила роботи відомчих архівів.

- Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів їх зберігання.

Суб'єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати ''Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства'', в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів.

Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб'єкта. До нього належать:

- Статут або положення про об'єкт чи суб'єкт.

- Положення про структурний підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру).

- Посадові інструкції працівників структурних підрозділів.

- Інструкція з ведення справ даного суб'єкта.

- Номенклатура справ.

- Табель форм документів структурних підрозділів або суб'єкта в цілому.

Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб'єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби.



3.2 Документ, системи документації. державна система документаційного забезпечення управління

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. ''Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для н передачі у часі та просторі'' -- так визначає документ ГОСТ 16487-83 ''Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення''. Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін.

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 ''Уніфіковані системи документації. Основні положення'' визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації'- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 ''Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка''.

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, -загальнодержавних, галузевих та ін.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 ''Вимоги до оформлювання документів''.

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки.для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ -об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.



3.3 Автоматизована система документаційного забезпечення

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.

Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини.

Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-у вигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читається машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів -довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: ''Автоматизований контроль виконання документів'', ''Кадри'', ''Облік та контроль за виконанням звернень громадян'', ''Автоматизована реєстрація кореспонденції''. Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації- інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.

Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління.

АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії.

Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.).

Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.

В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання ''робота з машинною папкою документів'' і ''робота з машинним календарем''.

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (підсистеми): обліку, контролю та пошуку листів громадян; формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів; автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм.

Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обгрунтування) рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ

Блок, що є за своїм призначенням ''базою знань'' (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви (''архів керівника'', ''інформаційний довідник керівника'' та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін.

Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління.

Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктів як великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівника документаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових та ін.).

Складові частини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта. Складові частини АРМ залежать також від технічних можливостей експлуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються. Рекомендації щодо складових частин АРМ обов'язково повинні бути результатом досліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікації документів, їх інформаційного змісту та форми.

Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необгрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональними можливостями ЕОМ.

Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

В суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств та ін.), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад: АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ; АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питань підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.); АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ, довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів; АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів; АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи та контролю за виконанням листів громадян; АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів; АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу суб'єкта (введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовка засідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.); АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних; АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з ведення довідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.

Вказані автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку в проблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) та створюють ''електронну канцелярію'' суб'єкта.

На першому етапі експлуатації ''електронна канцелярія'' автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби. Важливим завданням ''електронної канцелярії'' стає вибірковий розподіл інформації за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообігу - так званої електронної пошти - в суб'єкті шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів.

В суб'єктах при різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі ''електронної канцелярії'' може змінюватися: вона або поділяється на більш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більш об'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління дає можливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформації відповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використаних документів та безпаперового вирішення багатьох питань управління. У багатогалузевих суб'єктах автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднанні різних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізоване опрацювання інформації. Наприклад: на рівні управління суб'єкта АСДЗУ базується на єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованих пунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах - на основі проблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна та інформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесу функціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також для раціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційного забезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце.

Аналогічно до структури ''електронної канцелярії'' будуються інші локальні обчислювальні мережі інформаційного профілю:

''електронний відділ кадрів'' (служба роботи з персоналом),

''електронна бухгалтерія'' та ін. Наприклад, проблемно-орієнтаційний комплекс ''електронний відділ кадрів'', як правило, включає такі АРМ: АРМ начальника відділу кадрів; АРМ інспектора-оператора із введення вихідних даних та ведення довідково-інформаційної системи; АРМ інспектора-оператора із ведення банку даних.

Таким чином, документаційне забезпечення управління, що відіграє важливу роль у виконанні апаратом управління своїх функцій, організовується в наші дні на основі традиційних (ручних) та автоматизованих систем опрацювання інформації. Удосконалення документаційного забезпечення передбачає впровадження суб'єктами перспективної автоматизованої системи документаційного забезпечення управління, що базується на мікропроцесорній обчислювальній техніці, яка дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні завдань управління.



Розділ 4. Складання та оформлення документів

4.1 Державний стандарт оформлення

Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 ''УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів''.

А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' 'Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів''.

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву ''Формуляр-зразок''. Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

1 - Державний герб та герб АРК;

2 - емблема об'єкта та суб'єкта;

3 - зображення нагород;

4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;

5 - код форми документа за загальнодержавним класи фікаторо управлінської документації;

6 - найменування міністерства або відомства;

7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;

8 - найменування структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс;

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання та видання вхідного документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - відмітка про засвідчення копій;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження;

32 - запис про державну реєстрацію.

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420) і А6(105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - 30 мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі ''Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення''.

4.2 Вид документа

Вид документа (реквізит 10) визначається як найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції. Визначення виду (наказ, протокол, акт та ін.) - один з обов'язкових реквізитів, він відсутній тільки на службовому листі. Визначення виду документа дає нам перше загальне уявлення про документ та його призначення, оскільки певні дії з управління повинні оформлятися визначеними видами документів.

Посилання на вид документа відразу визначає ступінь необхідності виконання його вимог, встановлює його форму, набір необхідних реквізитів, структуру тексту.

Назва виду розміщується на початку формуляра документа, в частині заголовка.



4.3 Бланк документа

В об'єктах та суб'єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації.

Основні вимогидо бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.

Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль.

Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.

Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту ''індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса'' проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту ''посилання на індекс та дату вхідного документа'' проставляється реквізит ''місце складання або видання''.

Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключними: адреса суб'єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однакові місця та визначають вид бланка.

Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому -біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

В наш час стрімко зростає кількість суб'єктів, які мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб'єкта та його адреса, вказуються двічі українською та іноземною мовами.

На бданках об'єктів спільної діяльності також повинні бути визначені назви країн, найменування та юридична адреса суб'єктів. Реквізити бланків оформляються двома мовами.

Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мірилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163 -2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється в одну фарбу, як правило, чорну, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.

Герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, слід пам'ятати, що Герб зображається на бланках документів об'єктів та суб'єктів тільки у випадках, передбачених законодавством. Так, Герб зображається на бланках міністерств та відомств, а також установ, які входять до цієї системи, незалежно від їх місцезнаходження. Коло підвідомчих суб'єктів, які мають право зображення Герба на своєму бланку, визначає кожний об'єкт (міністерство).

Відтворення зображення Герба на бланку завжди повинне точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню. Зображення Державного герба розташовується на верхньому полі документа над серединою реквізиту ''найменування міністерства або відомства''. Діаметр зображення має бути не більше 20 мм.

Емблема організації (реквізит 2). Ряд об'єктів та суб'єктів мають емблеми - символічні графічні зображення, що відображають напрямки їх діяльності. Емблеми зображуються на бланках та полегшують пошук документів, але емблемою не можна замінити найменування суб'єкта. Емблема суб'єкта може використовуватися як товарний знак (знак обслуговування). Емблему розміщують біля лівого поля бланка на рівні назви суб'єкта.

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8). Реквізити, що визначають автора службового документа, розташовуються в такій послідовності, щоб чітко була визначена підлеглість. Спочатку йде ''найменування міністерства або відомства'' (реквізит 6), потім ''найменування суб'єкта'' (реквізит 7) і в ряді випадків може бути реквізит ''найменування структурного підрозділу'' (реквізит 8). Всі ці найменування подаються в називному відмінку.