Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Содержание этапов процесса управления
• 2. Управленческий цикл
• 2.1 Этапы управленческого цикла
• 3. Управленческие решения как результат управленческой деятельности
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение
• Реализация функций менеджмента как действий по достижению целей организации возможна лишь в их взаимодействии и взаимосвязи, поскольку они не существуют сами по себе, а проявляются в процессе управленческой деятельности.
• Управленческая деятельность - это вид сознательно осуществляемой деятельности, направленной на эффективное осуществление работ (индивидуально или коллективно) по достижению тех или иных целей, решению соответствующих задач, выполнению функций. Управленческая деятельность обеспечивает осуществление важнейшей категории менеджмента - процесса управления. В обобщённом значении процесс - совокупность последовательных целенаправленных действий для достижения какого-либо результата.
• Этапы управления - это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, в целях получения планируемого результата.
• Процесс управления - это последовательность определённых завершённых этапов, исполнение которых содействует обеспечению управленческого воздействия субъекта управления (управляющей системы) на объект управления с целью достижения целей организации.
• Процесс управления охватывает определённые категории менеджмента, такие, как субъект и объект управления, функции менеджмента, методы менеджмента, управленческие решения, коммуникации, руководство и т.д. Участниками процесса управления в организации являются руководители различных уровней управления и исполнители функций, процедур и операций.
• Цель процесса управления - объединение усилий участников для достижения конкретного результата. По существу, процесс управления - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития организации для достижения стоящих перед ней целей.
• Предмет процесса управления - информация, которую исполнители и руководители используют в своей деятельности.
• Средства осуществления процесса управления - документы и различные средства приёма, регистрации, хранения, обработки и выдачи информации.
• Продукт труда - это результат управленческого процесса, которым является управленческое решение. С помощью того или иного материального носителя (преимущественно документов) эти решения поступают непосредственно к объекту управления, посредством управляющего воздействия.
• Процесс управления решает две задачи:
• тактическая ? заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления;
• стратегическая ? обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Первый этап процесса управления организацией состоит в реализации функций менеджмента, к которым относятся как общие, так и конкретные, специальные функции. Например, планирование производства и реализации продукции, управление разработкой и подготовкой технологии, конструирование продукции, управление персоналом и т.д. В этом смысле речь идёт об управленческой деятельности, обеспечивающей реализацию функций менеджмента на всех уровнях управления управляющей системы организации: руководители организации и их заместители, руководители цехов, отделов, групп, участков, специалисты всех направлений (экономисты, технологи, конструктора, энергетики и т.д.).

Таким образом, аппарат управления, который сосредоточен в управляющей системе, в процессе своей управленческой деятельности должен исполнить своё основное задание: создать систему методов управления, т.е. совокупность способов воздействия управляющей системы на управляемую с целью обеспечения производственно-хозяйственной деятельности и получения конкретных результатов (изготовление продукции, предоставление услуг, обеспечение прибыльности и т.д.).

Для того, чтобы реализовать это, на втором этапе процесса управления организацией формируется система методов управления, т.е. способов воздействия на управляемую систему.

К методам управления относят как экономические, так и социально-психологические, которые сами по себе не могут осуществлять управленческое воздействие, поскольку они в своём большинстве не имеют формы административных рычагов. В силу этого, эти методы работают в комплексе с организационно-административными методами управления, благодаря которым обеспечивается реализация экономических и социально-психологических методов управления и преобразование их форму управленческого воздействия в организации. Для обеспечения действенного управленческого воздействия методы управления должны пройти этап формализации и, как результат, преобразоваться в управленческое решение.

Третий этап процесса управления заключается в непосредственной формализации методов управления, которые сопровождаются созданием механизмов трансформации методов управления в управленческие решения (утверждение решения, приказы, распоряжения, указания и т.д.). После этого управленческие решения формализованные методы управления) каналами прямой связи поступают из управляющей системы (субъекта управления) в управляемую (объект управления) (и осуществляют управленческое воздействие, которое обеспечивает исполнение производственно-хозяйственных операций, изготовление продуктов, предоставление услуг, достижение производственных, финансовых, экономических и других результатов.

При этом руководство выступает видом управленческой деятельности, который объединяет трудовые процессы всех работников организации, обеспечивающих реализацию функций и формирование методов управления, а также формализует воздействие управляющей системы на управляемую.

Именно четвертый этап процесса управления предназначен для обеспечения управленческого воздействия на основе руководства. В структуре категорий менеджмента руководство выполняет роль двигателя, который определяет направления деятельности аппарата управления, эффективность управленческих решений, степень достижения целей организации. Все представленные этапы процесса управления сопровождаются и обеспечиваются коммуникациями, т.е. процессами обмена информацией между работниками, структурными подразделениями и другими организациями.

Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи задач управления, можно разделить на две большие группы: постоянные и периодические.

Постоянные процессы представляют собой функциональные области деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определённые процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в инструкциях. Изменение постоянных процессов происходит нечасто.

Периодические процессы - это активная форма управления, вызванная появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для процедур в рамках данных процессов используют выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления.

Как постоянные, так и периодические процессы управления имеют одну и ту же структуру, отличающуюся целями, средствами, предметом, содержанием выполняемых процедур и операций.

В процессе управления выделяют элементы и управленческие процедуры.

Элементы процесса управления определяют следующие характеристики управленческой деятельности:

для чего выполняется процесс управления;

что явилось причиной возникновения процесса управления;

на что направлен процесс управления;

какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления;

К основным элементам процесса управления относятся: цель; ситуация; проблема; решение.

Логическая взаимосвязь этих элементов представлена на рис.1.

1. Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления - это всегда целенаправленная деятельность участников. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определённой цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.

Каждому из процессов управления присуща своя цель. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов. Ситуация в процессе управления возникает в результате появления отклонений в деятельности управляемого объекта или влияния на факторы внешней среды, в которой работает организация.

2. Ситуация - это определённое возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Ситуация может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на организацию. Например, резкое повышение спроса на продукцию предприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, устраняющие нежелательные тенденции. Сложность и сфера воздействия ситуации является причиной постоянных и периодических процессов управления.

Рис.1. Процесс управления организацией

Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.

3. Проблема - это необходимость обоснования и выбора определённой позиции в разрешении возникшей ситуации. Проблема предполагает выяснение основных противоречий между условиями работы организации, вызванными появлением ситуации, и условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выявление характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений по достижению поставленной цели. Воздействие на конкретную ситуацию осуществляется через решение.

4. Решение - это заключительный и, одновременно, самый ответственный элемент в процессе управления. Решение предусматривает выбор наиболее эффективного варианта воздействия на возникшую ситуацию, выбор конкретных средств и способов, разработку конкретных управленческих процедур осуществления процесса управления.

Именно этот элемент приводит в действие человеческие, материальные и финансовые ресурсы. От того, какое будет принято решение, зависит эффективность выработанной управленческой реакции на воздействие, оказываемое возникшей ситуацией.

2. Управленческий цикл

Протекание процесса управления осуществляется не моментально, а при реализации отдельных его частей. К частям процесса управления относят:

Фаза (стадия) - качественно определенная часть процесса. Переход из одной фазы в другую предполагает существенные качественные изменения, как самого процесса, так и системы, в которой он осуществляется. Полное прохождение стадий процесса и возвращение к исходному образует цикл. В общем случае цикл - это полная совокупность последовательно осуществляемых стадий целостного процесса;

Этап - более узкое понятие, чем фаза. Этапы выделяются только в процессах, ориентированных на достижение результатов. Этапы управления - это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, в целях получения планируемого результата.

Этапы управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно. Вместе с тем они неразрывно связаны, более того, они как бы проникают друг в друга. Иными словами, все управленческие этапы образуют целостный управленческий цикл.

Управленческий цикл - это завершенная последовательность повторяющихся активных действий, направленных на достижение поставленных целей.

Управленческий цикл начинается с уяснения задачи или проблемы и заканчивается достижением определенного результата. После этого цикл управления повторяется. Частота его повторения определяется конкретным типом и природой управляемой системы. В социальных системах этот цикл повторяется непрерывно. Конечная цель управления системой может достигаться одним или несколькими циклами управления.

Управленческий цикл представляет собой период обращения информации в сфере управления, который измеряется определенным для каждой процедуры временным интервалом или календарным периодом

Циклическая реализация процессов позволяет устанавливать и фиксировать характерные черты, общие зависимости, единые закономерности процессов и обеспечивать на этой основе их рациональную процессуализацию и предвидение.

2.1 Этапы управленческого цикла

1-й этап. Диагноз - сбор и обработка информации, анализ, уяснение и оценка обстановки. Решение проблемы требует наличия управленческой информации. Это множество сообщений, необходимых для осуществления процесса управления. Требования к информации: полнота, объективность, достоверность, оперативность, непрерывность поступления. Информация поступает из вышестоящего звена управления или может собираться самостоятельно. В первом случае информация обязательно уясняется, во втором случае необходимо применение научных методов сбора. Для самостоятельного сбора информации используются различные социологические методы. Оценка обстановки предусматривает изучение и анализ факторов и условий, влияющих на выполнение поставленной задачи и достижение цели, и может быть количественной (больше - меньше) и качественной (лучше - хуже). Таким образом, 1-й этап создает исходную основу для дальнейших управленческих действий.

2-й этап. Прогнозирование. Под прогнозом понимается научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта в будущем, об альтернативных путях его развития и сроках существования. Процесс разработки прогноза называется прогнозированием. Это специальные исследования на основе научных методик, преимущественно с количественными оценками и с указанием тенденций, характера и определенных сроков изменения объекта управления.

Практика выдвигает требование заблаговременно разрабатывать прогнозы. Если в других областях можно руководствоваться принципом "лучше поздно, чем никогда", то в современной вооруженной борьбе получается "поздно - значит никогда". Социальные последствия неправильных решений часто бывают тяжелее, чем материальные потери.

Прогноз заканчивается выработкой оснований для принятия управленческого решения и рекомендаций для планирования.

Прогнозирование имеет смысл лишь тогда, когда его результаты (прогнозы) учитываются при подготовке соответствующих решений. Даже самые достоверные прогнозы останутся лишь на уровне идей, если субъект принятия решения по каким-либо причинам не использует их в своей деятельности.

3-й этап. Принятие решений - одна из фундаментальных задач управленческой деятельности, и именно в этой точке управленческого цикла весьма часто начинаются неприятности. И не только тогда, когда решение оказывается неверным, - немало хлопот бывает и с правильными, грамотными решениями.

Принятое решение доводится до исполнителей путем устной постановки задач, письменного доведения, передачей формализованных команд.

4-й этап. Планирование. На базе результатов прогноза и решения руководителя проводится планирование и формируется план деятельности. Планирование заключается в установлении определенной последовательности и способов выполнения каждой из задач, распределении усилий и материальных средств по задачам и направлениям действий, установлении порядка взаимодействия и всех видов обеспечения, позволяющих реализовать решение и достигнуть поставленной цели.

5-й этап. Организовывание состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений, а также порядка и условий работы всех элементов и звеньев системы. Этапы планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются: планирование готовит почву для того, чтобы реализовать цели, стоящие перед подразделением, а организовывание как функция управления создает рабочий процесс, главным компонентом которого выступают люди. Таким образом, планирование и организация как бы материализуют управление, делают его фактом социальной действительности.

Организовывание как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Поскольку функция организовывания состоит в объединении усилий всего персонала, задача заключается в определении миссии, роли, ответственности каждого из них. Процесс организовывания структурирует деятельность на основе определения функций исполнителей и формирует подразделения, исходя из управленческих целей, задач и возможностей персонала.

6-й этап. Мотивация обеспечивает эффективное выполнение работ, операций и процедур в процессе управления. Часто мотивацию отождествляют со стимулированием. Эти понятие очень близки по содержанию, но не стоит их смешивать. Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников. Мотивация - более широкое понятие, которое можно рассматривать как психологический процесс, создающий побуждение, направленное на достижение определенной цели. Для успешного управления людьми каждый руководитель должен хотя бы в общих чертах представлять, чего хотят и чего не хотят его подчиненные, каковы основные мотивы их поведения, как можно воздействовать на них и каких результатов при этом ожидать.

7-й этап. Контроль является одним из основных этапов управления. Без контроля большинство видов деятельности неэффективно. Контроль представляет собой конструктивную систематическую деятельность руководителя, направленную на приближение фактического исполнения к запланированному результату. Он включает деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Контроль является объективной необходимостью. Даже самые оптимальные решения и планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

3. Управленческие решения как результат управленческой деятельности

управление циклический процессуализация

Принятие решения является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта. Подобно процессу коммуникации, принятие решений отражается во всех аспектах управления (Рис.2).

Обмен информацией и принятие решений являются также составной частью любой из общих функций управления. В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, но чаще подразделения или организации в целом.

Рис. 2. Место управленческих решений в системе управления

Решение - это выбор действий, которые необходимо совершить человеку, когда он располагает информацией, недостаточной, чтобы ответ напрашивался сам собой. Решение - это выбор альтернативы (варианта).

Управленческое решение - развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Для управленческого решения характерны:

целенаправленность;

волевой характер;

директивность;

конкретность.

В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы.

К формам разработки относятся: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.

Формы реализации включают: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловую беседу, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчет.

Качество управленческих решений - совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта.

В составе свойств, определяющих качество управленческих решений выделяются: обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.

Управленческие решения имеют следующие свойства:

обоснованность (люди убеждены, что решение действительно обоснованно);

- своевременность;

- содержание;

- выполнимость;

- жесткость регламентации;

- твердость.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям:

- наличие ясной цели;

- должно быть обоснованным;

- иметь адресата и сроки исполнения;

- должно быть непротиворечивым и правомочным;

- должно быть эффективным и конкретным;

- должно быть своевременным;

- должно обладать полнотой, краткостью и четкостью.

Отражая многогранность и сложность взаимодействия объективных и субъективных факторов, действующих в организационных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм

Важнейшим этапом процесса принятия решения является организация выполнения принятого решения. Решение должно быть доведено до исполнителей, которые получают четкую информацию о том, кто, когда и какими методами выполняет действия, связанные с ним.

Основная задача руководителя на этом этапе заключается в преодолении объективных и субъективных препятствий, а также в создании условий по реализации решения. Наряду с методами прямого воздействия (приказ, распоряжение, административное давление) используют меры материального стимулирования работников, воздействия путем авторитета и убеждений.

Большое значение имеет контроль выполнения действий, связанных с реализацией решения, так как он позволяет не только учитывать отклонения от плана выполнения, но и недостатки решения, требующие корректировки. Чтобы недостатков было меньше, контрольную функцию необходимо выполнять на каждом этапе процесса принятия решений. Это может вызвать повторное рассмотрение, показанное в виде обратной связи.

Схема процесса принятия решения представляет собой скорее логику управленческой деятельности, а не ее сложность. На практике данный процесс более сложен и допускается не только последовательность, но и параллельность процедур, что позволяет значительно сократить время. Эффективность этого процесса зависит от уровня профессиональной подготовки и методов, которыми пользуется менеджер при выполнении всех видов управленческих работ.

Заключение

Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации

Процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Правильно спроектированный процесс управления делает организацию успешной. А для того, чтобы этот процесс правильно проектировать, необходимо знать и понимать содержание процесса управления, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения операции и их характеристики.

Список использованной литературы

1. Козарев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. СПб., 2000.

2. Капралов Е.Г. Введение в ГИС: Учебное пособие. М., 2004.

3. Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. М., 2010

4. Гапоненко А.Л, Савельева М.В. Теория управления. Учебник. Юрайт, 2014

Размещено на Allbest.ru