Составление акта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирская государственная геодезическая академия»

(ГОУ ВПО «СГГА»)

Институт геодезии и менеджмента

Кафедра экономики и землеустройства недвижимости

РЕФЕРАТ

Предмет: «Документирование»

Тема: «Составление акта»

Студент Щербакова Н.В.

Группа БЭН-31

Руководитель:

Харлова Ю.А.

Новосибирск 2013



Введение

Документирование управленческой деятельности основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.

Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, информационно-справочная деятельность, пенсионное обеспечение и др. среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система информационно-справочной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Информационно-справочная документация фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Именно с информационно-справочной документацией работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.

Видовой состав данной системы документации включает телеграммы, телефонограммы, акты, письма, докладные записки, объяснительные записки, справки, заявления и другие виды документов организационного и распорядительного характера.

Подготовка любого из этих документов включает два взаимосвязанных процесса: разработка содержательной части (текста или таблицы), т.е. составление документов и придание юридической силы тексту документа (оформление документа).



1. Составление актов

В управленческой практике ряд событий, фактов, выполнение предписанных действий и договоренностей нуждаются в документальном подтверждении. Для этих ситуаций предусмотрен такой вид документа, как акт.

Как правило, акт составляется несколькими лицами. Это может быть постоянно действующая комиссия, или комиссия, назначенная по указанию руководства. Однако возможно составление акта и одним, специально уполномоченным на это лицом (например, ревизором). Акты составляются с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации.

АКТ это документ, подтверждающий установленные факты и события.

Поводы для составления акта могут быть самыми различными, поэтому разновидностей актов большое количество.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

- обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

- организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;

- по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;

- испытания опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;

- инвентаризации;

- расследования несчастных случаев, аварий;

- вручения призов и дипломов;

- проверок наличия и состояния дел и документов;

- проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

- техники безопасности и охраны труда;

- технического состояния;

- нарушения трудовой дисциплины;

- уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Часто акты не только фиксируют действие, но и содержат выводы и предложения по зафиксированному факту.

Работа комиссии строится следующим образом. Сначала изучается сущность вопроса, а после законодательно-нормативные акты, регулирующие данный вопрос. И только после этого комиссия приступает к установлению фактического положения дел.

Результатом работы комиссии является акт. Оформляется акт на бланке предприятия. Предпочтительным является угловой вариант бланка, т.к. большинство актов требуют утверждения.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

- 20 мм левое;

- 10 мм правое;

- 20 мм верхнее;

- 20 мм нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

В актах (т.е. на бланке конкретного вида документа) содержатся следующие реквизиты:

- наименование предприятия (реквизит 8);

- наименование вида документа (реквизит 10);

- дата и индекс (реквизит 11 и 12);

- место издания (реквизит 14);

- заголовок (реквизит 18);

- текст (реквизит 20);

- отметка о наличии приложений (реквизит 21);

- подпись (реквизит 22);

- гриф утверждения (реквизит 16).

Номера реквизитов приведены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

2. Реквизиты заголовочной части документа

Наименование предприятия (реквизит 8) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием предприятия пишется полное или сокращенное наименование вышестоящей организации.

Наименование предприятия воспроизводится полностью. Под полным наименованием предприятия приводится его сокращенное наименование в скобках (если таковое имеется). Допускается сокращенное наименование писать рядом с полным наименованием предприятия.

Сокращенное наименование никогда не заменяет полного наименования предприятия.

Например:

Закрытое акционерное общество

Московский электроламповый завод

(МЭЛЗ)

Наименование вида документа (реквизит 10) должно быть определено Уставом предприятия. Пишется прописными буквами, допускается центрование. Оформляется заглавными буквами без разрядки.

Дата документа (реквизит 11) в данном случае для акта это дата события. Дата оформляется арабскими цифрами в такой последовательности:

- день месяца;

- месяц;

- год.

Дата может оформляться двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом способе дата включает десять знаков.

Например:

10.01.2007

При словесно-цифровом способе дата указывается двумя цифрами, месяц словом, год четырьмя цифрами и буквой г с точкой.

Например:

09 января 2007 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера документа, который при необходимости допускается дополнять индексом дела по номенклатуре дел и т.д.

Например:

34 или 34/02-15

Место составления (реквизит 14) должно соответствовать месту актируемого события. При этом следует обратить внимание на то, что оно не всегда будет совпадать с местом нахождения организации.

Например, министерство, которое находится в Москве, проводит проверку деятельности подведомственной организации, находящейся в Туле. Акт будет оформляться на бланке, содержащем реквизиты министерства, но местом издания будет г. Тула.

Такая же ситуация будет и при проверке головной фирмой деятельности ее филиала или представительства, находящихся в другом городе.

Заголовок (реквизит 18) к тексту должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок акта обычно указывается в родительном падеже и включает вид актируемого события.

Например:

Ревизии складского учета

Также заголовок акта может формулироваться в предложном падеже с предлогом О ( Оы.

Например:

О завершении работ по

внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Заголовок к тексту печатается без абзаца от левого поля документа.

Текст (реквизит 20) акта включает две части: вводную и констатирующую (основную). В некоторых случаях в заключение акта выделяют в отдельную часть текста выводы, но это не является обязательным.

Во вводной части прежде всего указывают основание для работы комиссии. Чаще всего основанием является распорядительный документ. Пишется слово Основание, ставится двоеточие, в именительном падеже указываются наименование вида документа-основания, его автор, дата, номер, заголовок к тексту.

Например:

Основание: приказ генерального директора ЗАО Каскад от 05.02.2006 12

О проведении инвентаризации на складе.

Затем следует формулировка:

Составлен комиссией в составе:

Перечисляются председатель и члены комиссии с указание полных наименований должностей (с названием организации), фамилий и инициалов. Первым указывается председатель. Если кроме членов комиссии присутствуют другие участники, вводят рубрику Присутствовали. Слова Основание, Составлен, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с новой строки с прописной буквы.

В констатирующей части излагаются существо работы комиссии, установленные факты, результаты. В заключительной части могут содержаться выводы и рекомендации комиссии.

В конце текста указывается количество экземпляров акта и место их нахождения.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в ректорат;

2-й экз. в дело 13-04.

Отметка о наличии приложений (реквизит 21) оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Такое оформление допускается в том случае, когда прилагаемый документ указан в самом тексте.

Если приложение не названо в тексте, его оформляют так:

Приложение: инструкция по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, указывается только количество экземпляров:

Приложение: ГОСТ Р 6.30-2003 Делопроизводство и архивное дело в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий самостоятельное приложение, отметку о наличии приложения делают следующим образом:

Приложение: письмо Минобразования РФ от 21.02.2006 32 и приложение к

нему, всего на 3 л., в 1 экз.

Если приложения направляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о наличии оформляют таким образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В самом приложении к документу, на первом его листе в правом верхнем углу пишут:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к акту комиссии от 04.05.2007 23

Если приложений несколько, они обязательно нумеруются:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к акту проверки от 12.04.2007 13



3. Реквизиты оформляющей части документа

Акт подписывают председатель и все члены комиссии, без указания должностей. Отказ от подписания акта недопустим. Имеющиеся несогласия оформляются в виде замечаний как приложение. Собственное мнение должно располагаться на отдельном листе, приложенном к акту.

Председатель комиссии И.И. Ершов

Члены комиссии И.П. Ершов

А.А. Орлов

П.Р. Рокотов

Гриф утверждения документа (реквизит 16) состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

исполнительный директор

И.И. Петров

Расшифровка подписи пишется только таким образом: инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения ставится собственноручно в момент утверждения должностным лицом, который ставит свою подпись. При этом допускается месяц и год печатать в момент подготовки акта, но число дня должно быть проставлено собственноручно. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне. При утверждении документа другим документом (решением, протоколом) наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже:

УТВЕРЖДЕН

протоколом общего собрания акционеров

от 15.04.2007 43



Заключение

документирование управленческий акт реквизит

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

- знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документальном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

- знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

- знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

В настоящее время при составлении документов и работе с ними секретарю необходимо иметь нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания. К ним обращаются тогда, когда хотят выполнить определенную работу правильно и грамотно. Ведь нормативные это документы, устанавливающие признанный, обязательный порядок, методические определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу.

У секретаря всегда должны быть, так называемых три пакета документов.

Первый пакет законодательные акты, в которых затрагиваются вопросы документирования и организации работы с документами (например, Федеральные законы: Об информации, информатизации и защите информации, О Государственном гербе РФ, О товарных знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров, Указ Президента РФ Об утверждении перечня сведений конфиденциального характер? и т.д.). В зависимости от статуса организации секретарю необходимо иметь закон Об акционерных обществах или Об обществах с ограниченной ответственность?, закон г. Москвы Об обращениях граждан.

Второй пакет нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания:

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введен в действие в действие с 01.07.2003 ;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ;

- государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2005;

- основные правила работы архивов организаций;

- перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях;

- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

- альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Помимо этого, если секретарь ведет и кадровую документацию он должен иметь Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Третий пакет организационные и нормативно-методические документы самой организации. Это:

- копия Устава организации. Этот документ необходим секретарю, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом организации, где закреплено полное и сокращенное название организации, и секретарь, заказывая бланки или изготовляя их сам, обязан строго следить за правильностью воспроизведения названия фирмы. В Уставе устанавливаются структура и компетенция органов управления и порядок принятия решений, эта информация нужна секретарю при распределении корреспонденции, перенаправлении посетителей и телефонных звонков. В Уставе указано, кто имеет право подписи документов, наличие печати.

- положение о службе делопроизводства (управлении делами, общем отделе, департаменте ДОУ, канцелярии, секретариате и т.д.). В этом документе сформулированы цели и задачи службы делопроизводства, показаны его место в структуре организации, функции, выполняемые службой;

- должностная инструкция секретаря. Это главный организационно-правовой документ, определяющий место секретаря в управленческой структуре, его подчиненность, круг обязанностей, права, ответственность;

- инструкция по делопроизводству организации. Она обычно составляется на базе типовой и устанавливает единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В инструкции прописывается порядок составления и согласования, наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов;

- номенклатура дел, простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Таким образом, наличие под рукой необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, организационных и нормативно-методических документов организации, позволит секретарю безукоризненно выполнить любой вид работы с документами.



Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 65ст.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 28.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.10.2005 536.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России от 06.02.2000.

5. Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. 2-е изд. М: МЦФЭР, 2006.

6. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. 2-е изд. М.: МЦФЭР, 2005.

7. Стенюков М.В. Справочник секретаря М.: Издательство ПРИОР, 2005.

8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

9. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. СПб.: Питер, 2005.

10. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. М.: Мастерство, 2003.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа, Интел-Синтез, 2003.

12. Шумейко А.М. Документационное обеспечение управления (Деловая корреспонденция): Учебн. пособие. Воронеж: ВГАУ, 1997.

13. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учебн. пособие. Кемерово: Кузбассвузиздат, 1997.

14. Привалова М.Ю., Домникова М.А. Секретарь: успешная карьера М.: Современник БИС, 2001.

Размещено на Allbest.ru