Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

Дисциплина: Основной раздел права

Тема: Делопроизводство



1. Общие правила оформления документов

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров -- форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 8421189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы: трудовой документ кадровый деловой

Формат	Размеры, мм	Применение
A3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210х297	Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А5	148х210

Размеры полей деловых документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Нумерация страниц в документах

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 -- 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Сокращения слов, допускаемые в документах

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город -- г., село-- с., поселок-- п., поселок городского типа-- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ -- т. (в начале предложения -- Тов.), господин -- г-н, профессор -- проф. доцент -- доц., начальник -- нач., и т. д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 -- п. 3., подпункт 1.1. -- подл. 1.1., рисунок 5-- рис. 5., раздел 2 -- разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль -- р., тысяча рублей -- тыс. р., миллион рублей -- млн. р., миллиард рублей -- млрд. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство -- м-во, завод -- з-д, производство -- пр-во, район -- р-н, хозяйство -- хоз-во, количество -- кол-во, человеко-час -- чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ -- Российская Федерация, ПК -- персональный компьютер, НИИ -- научно-исследовательский институт, АО -- акционерное общество, ЕЭС -- Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее -- и т. д., и тому подобное -- и т. п., и другие -- и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. -- единица измерения, напр. -- например, п/упр. -- под управлением, т. г. --текущего года, с. г. -- сего года, т. н. -- так называемый, т. о. -- таким образом.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

2. Порядок организации документооборота на предприятии

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации. О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации. В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации. От этого зависит многое - в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

· в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;

· в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;

· в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

· приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);

· личная карточка (форма № Т-2);

· штатное расписание (форма № Т-3);

· приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);

· приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);

· график отпусков (форма № Т-7);

· приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);

· приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);

· приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);

· табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

· порядок создания документа;

· наименование документа;

· количество экземпляров;

· данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;

· данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;

· срок исполнения;

· данные о лице, направляющем документ, и место назначения;

· дата и порядок представления;

· данные о проверяющем лице;

· дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего, внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них. Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях. Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

· документ -- это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

· первичный документ -- это документ, включающий в себя исходную информацию;

· вторичный документ -- это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

· электронный документ -- документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

· архивный документ -- документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

· официальный документ -- документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

· документооборот -- движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

· электронный документооборот (обращение электронных документов) -- совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

· регистрация документов -- фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

· бланк документа -- стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

1. внутренние;

2. поступающие (входящие);

3. отправляемые (исходящие

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение -- исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются отметки «Вручить лично», «С описью».

Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения па уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Служебные письма -- обобщенное название большей группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, для сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности,отсюда разнообразие видов писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Текст служебного письма должен быть простым, т, е. освещать только один вопрос. Это не только упрощает технологические операции по обработке писем на предприятии-получателе, но и ускоряет исполнение документа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, во второй части приводится основное содержание документа, ради которого он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т, п.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам состоят из одной части, без пояснения(например: «Просим выделить 15 машин для перевозки грузов»).

Главная цель служебного письма -- побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается употреблением вводных слов и констатацией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «тщательно изучив Ваши замечания...», «внимательно рассмотрев Ваши предложения...».

Несмотря на разнообразие вопросов, отраженных в письмах, при обосновании каких-то действий используется ограниченный набор начальных и заключительных слов и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...».

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов, которые начинаются словами: «учитывая...», «считая...», «принимая во внимание...», «рассмотрев...», «руководствуясь...» и т. д.

Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания предприятия-автора -- информация о нем уже имеется на самом бланке.

Составители, кроме текста документа, должны сформулировать заголовок письма, указать адрес, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона.

Письма, отправляемые из учреждений, подразделяются на 2 группы:

1. инициативные

2. ответные.

Если письмо является ответным, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончании оформления письма.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допускается только в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.

Начинается такое письмо словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поиск, признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

В таких письмах адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письма-приглашения могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

В таком письме сообщается адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем рекламируется деятельность какой-либо организации, выпуск продукции, издание литературы.

РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО

Это письмо является разновидностью информационного письма, направляемого конкретному адресату, и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Его цель -- побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ

Письмо по своему стилю близко к форме письма-приглашения и информационного письма. Составляется письмо-извещение для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Начинается словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т. п., далее излагаются какие-либо факты.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

ПИСЬМО-ОТВЕТ

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по распоряжению руководства.

Цель написания докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки можно четко разделить на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается сложившаяся ситуация, а во второй излагаются предложения, просьбы, рекомендации.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладная записка, подаваемая руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, оформляется на обычном листе бумага. Подписывается внутренняя докладная записка составителем.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке предприятия и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка -- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины сложившейся ситуации, события, факта, поступка.

Объяснительные записки по своему содержанию могут быть разделены на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на бланке предприятия.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, сложившейся ситуации, поступка или поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на бумаге формата А 4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписи исполнителя.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Название»

Подпись (Ф.И.О.)

_______20_____г.

СХЕМА

документооборота ООО «Название»

Наименование должности

ответственного за делопроизводство

_______________________________

_______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

__________20_______г.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

3. Особенности оформления трудовых отношений

Эффективный контракт - это трудовой договор с работником, в котором конкретизированы его должностные обязанности, условия оплаты труда, показатели и критерии оценки эффективности деятельности для назначения стимулирующих выплат в зависимости от результатов труда и качества оказываемых государственных (муниципальных) услуг, а также меры социальной поддержки.

Предусмотрено, в частности, что в случае отсутствия в ранее заключенном трудовом договоре информации о работодателе и работнике учреждения, предусмотренной примерной формой трудового договора, рекомендуется указывать эту информацию в дополнительном соглашении к трудовому договору. В дополнительное соглашение к трудовому договору рекомендуется включать условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса РФ (в случае отсутствия этих условий в ранее заключенном трудовом договоре), в частности, место работы, трудовую функцию, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, компенсации за тяжелую работу и работу с вредными или опасными условиями труда.

Должностные обязанности работника учреждения рекомендуется отражать непосредственно в тексте трудового договора.

В системах оплаты труда, трудовых договорах и дополнительных соглашениях к трудовым договорам с работниками учреждений рекомендуется использовать выплаты стимулирующего и компенсационного характера, в том числе выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, за качество выполняемых работ, премиальные выплаты по итогам работ.

Оформление отношений наемного труда возможно путем заключения с работником одного из договоров: трудового или гражданско-правового.

Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем, где основной обязанностью работника является выполнение определенной трудовой функции (работать), а основной обязанностью работодателя является выплата работнику заработной платы, а также обеспечение нормальных условий труда. Заключается договор в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Отличительной чертой трудового договора является субординация сторон: работник подчиняется работодателю и выполняет его распоряжения. Однако работодатель обязан выполнить много обязанностей в отношении работника, от создания благоприятных условий труда до предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, выплаты пособий и т.д.

Гражданско-правовой договор - соглашение сторон о выполнении за плату той или иной работы. К гражданско-правовым договорам относятся все договоры, заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом РФ. При использовании наемного труда чаще всего заключаются договоры подряда и возмездного оказания услуг, реже - агентский договор. Стороны гражданско-правового договора равноправны. Необходимо правильно оценить организацию труда работника с учетом основных отличий трудового и гражданско-правового договора.

Удобство для работодателя трудового договора: * Работник по трудовому договору обязан подчиняться трудовой дисциплине, т.е. он должен определенное время находиться на своем рабочем месте и выполнять порученную ему руководителем работу. * За нарушение трудовой дисциплины работник будет нести ответственность, а за неоднократные нарушения он может быть вообще уволен. Фактически под нарушением трудовой дисциплины можно понимать даже разглашение коммерческой тайны.

Удобство гражданско-правового договора: * Не обременяет работодателя целым рядом обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством. * Возможно расторжение в одностороннем порядке.

Оформление отношений с работником, нанятым по договору гражданско-правового характера Алгоритм действий при заключении гражданско-правового договора: 1) Составление и подписание договора. 2) Только для ИП в случае, если нанятый работник является первым (до этого наемных работников не было вообще): Постановка на учет в качестве страхователя в отделениях Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования. 3) Оплата по договору (осуществляется в зависимости от условий договора: предоплатой, частями, после выполнения работ и т.д.). 4) Исчисление, удержание и перечисление налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет. НДФЛ удерживается из суммы вознаграждения. Перечисление НДФЛ осуществляется в день выплаты вознаграждения по ставке 13%. 5) Начисление и уплата страховых взносов в Пенсионный фонд России (до 15 числа каждого месяца). 6) Начисление и уплата взносов в Фонд социального страхования и Федеральный и Территориальный фонды обязательного медицинского страхования. Осуществляется до 15 числа каждого месяца. 7) Подписание акта выполненных работ (оказанных услуг). 8) Подача квартального отчета в Фонд социального страхования (до 15 числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала). 9) Подача декларации по НДФЛ (до 30 апреля года, следующего за отчетным). 10) Сдача в Пенсионный фонд России документов индивидуального (персонифицированного) учета.

Оформление отношений с работником, принятым на работу по трудовому договору Алгоритм действий по оформлению (от приема на работу до увольнения): 1) Ознакомление потенциального работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами (правила охраны труда, приказы, имеющие особое значение). 2) Заключение трудового договора. 3) Издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника под роспись. 4) Внесение записи в трудовую книжку работника. 5) Заполнение личной карточки работника (форма Т-2). 6) Только для ИП в случае, если нанятый работник является первым (до этого наемных работников не было вообще): Постановка на учет в качестве страхователя в отделениях Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования. 7) Уведомление органов воинского учета о приеме работника на работу (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней с момента принятия работника на работу. 8) Начисление и выплата заработной платы не реже 2 раз в месяц. 9) Исчисление, удержание и перечисление налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет. НДФЛ удерживается из суммы вознаграждения. Перечисление НДФЛ осуществляется в день выплаты вознаграждения по ставке 13%. 10) Начисление и уплата страховых взносов в Пенсионный фонд России (до 15 числа каждого месяца). 11) Начисление и уплата взносов в Фонд социального страхования и Федеральный и Территориальный фонды обязательного медицинского страхования (до 15 числа каждого месяца). 12) Издание приказа об увольнении работника и ознакомление с ним работника под роспись. 13) Внесение записи в трудовую книжку работника, ознакомление работника с записью под роспись. 14) Начисление и выплата заработной платы за отработанное время и компенсации за неиспользованный отпуск (окончательный расчет). 15) Вручение работнику трудовой книжки под роспись и по желанию работника выдача копий документов, связанных с увольнением. 16) Уведомление органов воинского учета об увольнении работника (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней со дня увольнения. 17) Подача декларации по НДФЛ (до 30 апреля года, следующего за отчетным). 18) Сдача в Пенсионный фонд России отчетности документов индивидуального (персонифицированного) учета за месяц, квартал, год.



4. Практическая работа

Задание 1

ПРИКАЗ

19 сентября 2014 года №230 - од

Об организации работы семинара «Экономическое образование»

В целях повышения уровня экономических знаний руководителей и специалистов предприятия

приказываю: 1. Организовать на предприятии работу семинара по проблеме «Экономическое образование»

2. Назначить руководителем семинара (Ф. И. О.), заместителя директора по экономической работе.

3. Создать рабочую группу для осуществления деятельности постоянно действующего семинара в следующем составе:

-(Ф.И.О.), заместитель директора предприятия по кадрам;

- (Ф.И.О.), экономист предприятия;

- (Ф.И.О.), главный бухгалтер

4. Установить периодичность проведения семинаров, как правило, 4 раза в год (1 раз в квартал)

5. Утвердить Положение о семинаре (Приложение 1)

6. Экономисту разработать план и график работы кружка в течение 10 дней со дня издания приказа и доложить об этом руководителю лично.

7. Поручить зам. директора по хозяйственной части предоставить и подготовить помещение для работы семинара.

8. Контроль за исполнением данного приказа возложить на зам. директора по работе с персоналом.

Руководитель предприятия (Ф. И. О.)

С приказом ознакомлены:

Приложение 1

к приказу по ______________

№230-од от 19 сентября 2014 г.

Положение семинаре «Экономическое образование»

I. Общие положения.

1. Семинар является формой для повышения уровня экономических знаний руководителей и специалистов

2. Участники семинара формируются из числа работников предприятия, испытывающих потребность в расширении потенциала экономических знаний и проблем

3. Состав семинара формируется по заявкам работников предприятия исходя из диагностики экономических знаний работников;

4. План работы семинара разрабатывается с учетом экономических знаний работников предприятия и утверждается руководителем предприятия сроком на один месяц. При необходимости работа семинара может быть продлена.

5. Руководителем семинара может быть заместитель руководителя по кадрам, либо высококвалифицированный работник предприятия, имеющий необходимые знания, опыт решения обозначенной проблемы.

II. Цели и задачи

1. Цель семинара - обсуждения актуальных проблем в экономическом плане, профессиональный рост работников предприятия, развитие их арсенала экономических знаний, повышение научно-теоретической подготовки.

2. Задачи ПДС:

- расширение знаний педагогов по основным проблемам обучения и воспитания;

- изучение в теоретическом и практическом аспектах актуальной для работников предприятии экономической проблемы;

- подготовка участников семинара к квалифицированному решению изучаемой проблемы в экономической практике.

III. Организация и формы деятельности

1. Заседания семинара проводятся один раз в квартал, согласно плану работы;

2. Тематика заседаний разрабатывается руководителем семинара и после обсуждения участниками семинара утверждается руководителем предприятия;

3. В работе семинара могут быть использованы различные формы обучения: лекции, дискуссии, практикумы и др.

4. Оценка результатов работы семинара осуществляется путем выявления уровня овладения слушателями знаниями и умениями по изучаемой проблеме. Формами могут быть тестирование, рефлексивный анализ, защита реферата, проведение открытого урока, выступление с опытом работы;

5. Итоги работы подводятся на заседании организационного совета, где руководитель выступает с анализом деятельности семинара.

IV. Финансирование

Сотрудникам предприятия руководство семинара вменяется в должностные обязанности.

Задание 2

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Объявить выговор Попову Алексею Петровичу -- начальнику хозяйственного отдела -- за недостаточную работу по поддержанию чистоты и порядка на территории предприятия . порядка с ... (дата) по (дата) на прилегающей к складу и цеху № 1 территории.

Основанием для составления приказа являются докладные записки заведующего отдела сбыта, начальника цеха № 1 и объяснительная записка начальника хозяйственного отдела

Генеральный директор (Ф.И.О.) (подпись) (расшифровка подписи)

Начальник юридического отдела (Ф.И.О.) (подпись) (расшифровка подписи)

17.05.2014 С приказом ознакомлен: (Ф.И.О.) (подпись) (расшифровка подписи)

18.05.2014

Задание 3

Протокол заседания Совета директоров, о необходимости открытия филиала предприятия

_________________________________________________ (полное наименование акционерного общества)

Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) Открытого (закрытого) акционерного общества "____________________" <1> по вопросу открытия _________________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения <2>) в г. ____________

г. _____________

Место проведения _____________________

"___"________ ____ г.

Открытие заседания: _____ часов ______ минут.

Заседание закрыто: ______ часов ______ минут.

На заседании Совета директоров Открытого (закрытого) акционерного общества "_____________" (далее - Общество) присутствуют 5 человек из 5 членов Совета директоров:

- ________________________________________________________;

- ________________________________________________________;

- ________________________________________________________,

что составляет 5 голосов. В соответствии с п. ___ устава Общества кворум имеется. Заседание правомочно.

Председатель заседания - _____________________________________________.

(фамилия, инициалы)

Повестка дня:

1. Об открытии ____________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) Общества в г. ___________.

2. Об организационных вопросах.

Решения по повестке дня:

1. По первому вопросу повестки дня о закрытии _________________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) Общества в г. ______слушали __________________ члена Совета директоров (фамилия, инициалы).

2. Член совета директоров (фамилия, инициалы)_______________поддержал докладчика и высказал преимущества, которые получит предприятие в связи с открытием филиала.

3. Член совета директоров (фамилия, инициалы)_______________ высказал сомнения, с его слов необходима более убедительная аргументация.

4. Член совета директоров (фамилия, инициалы)_______________ уточнил сроки подготовки необходимых документов.

5. В результате обсуждения было принято решение об открытии филиала и подготовки необходимой документации в течение 10 дней со дня заседания.

Голосовали:

"за" - 4 человека;

"против" - 1 человек;

"воздержались" - 0 человек.

Постановили:

В срок до "___"___________ ____ г. открыть и подготовить необходимую документацию в течение 10 дней со дня заседания. _________________ филиал (представительство, иное обособленное подразделение) Общества по адресу: __________________________.

Проставить отметку об исполнении документа и направить его в дело.

2. По второму вопросу повестки дня об организационных вопросах слушали

_______________________.

(фамилия, инициалы)

Голосовали:

"за" - ____________;

"против" - _______________;

"воздержались" - _________________.

Постановили:

Поручить __________________ организовать открытие ____________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) Общества, в том числе:

а) подать документы на государственную регистрацию изменений в уставе Общества;

б) заключить договоры аренды помещений, земельных участков;

в) приобрести имущество _______________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) (оргтехники, мебели, автомобилей и т.д.);

г) организовать в филиале рабочие места;

д) поставить ___________ филиал (представительство, иное обособленное подразделение) Общества на учет в налоговом органе, внебюджетных фондах;

е) открыть счет ____________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) в Сбербанке РФ;

Поручить ______________________ представить в Совет директоров необходимые документы об открытии ____________ филиала (представительства, иного обособленного подразделения) Общества.

Протокол заседания Совета директоров Общества составлен "___"________ ____ г. <3>.

Председатель заседания _______________/___________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

1> Согласно ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" акционерное общество может создавать филиалы и открывать представительства. В соответствии с п. 14 ч. 1 ст. 65 создание филиалов и открытие представительств общества отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.

<2> Обособленное подразделение Общества - любое территориально обособленное от него подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения Общества таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (абз. 20 п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации, п. 4 ст. 2 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").

<3> Протокол заседания Совета директоров (наблюдательного совета) Общества составляется не позднее трех дней после его проведения (п. 4 ст. 68 ФЗ "Об акционерных обществах").

УТВЕРЖДАЮ __________________________ (Наименование предприятия) ____________________________ (должность руководителя) ____________________________ (подпись) "___" ___________ 2014 года.

Задание 4

Акт ревизии на продуктовом складе

"___" ___________ 2014 года комиссией в составе:

1. ________________________________________ (председатель комиссии)

2. ___________________________________________

3. ___________________________________________

4. ___________________________________________

в присутствии:

1. ___________________________________________

2. ___________________________________________

произведена ревизия, в течении 7 дней, на продуктовом складе. Ревизия проведена основании докладной записки начальника юридического отдела, в результате, которой была выявлена недостача хранившихся там продуктов, находящихся на ответственном хранении у:

_____________________________________________________________.

В результате проведенной проверки установлено:

· недостача продуктов консервы «Сгущенное молоко» - 3 ящика по 20 банок (1банка - 50 руб. 50 руб х 60 шт =3000 руб, три тысячи рублей 00 копеек);

· недостача продуктов консервы «Тушенка говяжья» - 5 ящиков по 10 банок (1 банка - 80 руб. 80 руб х 50 шт = 4000 руб, четыре тысячи рублей 00 копеек):

· недостача продуктов консервы «Форель в масле» - 4 ящика по 20 банок (1 банка - 70 руб. 70 руб х 80 шт = 5600 руб, пять тысяч шетьсот рублей 00 копеек).

Итого: 12 600 руб (двенадцать тысяч шестьсот рублей)

Объяснения ответственного:

________________________________________________________________.

Акт ревизии составлен в 3-х экз.:

Первый экземпляр - для приобщения в дело № _______;

Второй экземпляр - руководителю организации;

Третий экземпляр - ответственному за хранение: ______________________.

Технический отдел Директору автогаража № 77

Задание 5

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 04.10.2013 № 1

О нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что вчера, начиная с 03.11.2013 г. по 07.11.2013 г., водитель Петров Петр Петрович допустил нарушение трудовой дисциплины, а именно, в вышеуказанный срок с 14.00 до 17.00 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины.

Оправдательных документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Петрова П.П. не предоставлено.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Петрову П.П. строгий выговор и сделать вычет, из заработной платы начиная с 03.11.2013 г. по 07.11.2013 г.

Бригадир автоколонны № 8 /Сидоров А. Я./

Задание 6

ЛПУ г. Новгорода «***» индекс, г. **********, */********* область, ул. *****, 1А. Расчетный счет *** в ** ОСБ ** г. **** кор.счет 30101810************, БИК 04******. ИНН/КПП ********** / **********.

Исх. № ** от **.**.20** г

СПРАВКА

Выдана ФИО дата и год рождения в том, что он действительно работал в ЛПУ «****» город Новгород ***** области с «01» июля 1996 года (Приказ о приеме на работу № 29 от 01.07.1996 года) по 12 апреля 2001 года (Приказ об увольнении № 007 от 12.04.2001г) в цехе № 3 в должности_____________ и его заработная плата за период работы составила: Месяцы Фактическая сумма заработка за 1996 год Фактическая сумма заработка за 1997 год Фактическая сумма заработка за 1998 год Фактическая сумма заработка за 1999 год Фактическая сумма заработка за 2000 год Фактическая сумма заработка за 2001 год Фактическая сумма заработка