Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет экономики и управления

Кафедра коммерции и менеджмента

Курсовая работа

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Нижневартовск - 2014

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения в процессе управления предприятием

1.1 Сущность, назначение и особенности информационного обеспечения в процессе управления предприятием

1.2 Источники информации

1.3 Технология информационного обеспечения управленческих процессов

Глава 2. Анализ существующей системы информационного обеспечения управленческих процессов на примере редакции журнала «Выбирай»

2.1 Общая характеристика деятельности редакции журнала «Выбирай»

2.2 Анализ системы информационного обеспечения в процессе управления жизнедеятельностью редакции журнала «Выбирай»

Глава 3. Совершенствование системы информационного обеспечения управленческих процессов в организации

3.1 Внедрение новых информационных технологий в процесс управления деятельностью редакции

Заключение

Список используемой литературы и исследований

Введение

Для принятия взвешенных управленческих решений в условиях динамичного развития окружающей среды каждому хозяйствующему субъекту требуется эффективная система информационного обеспечения, адекватно и всесторонне отражающая сложившуюся ситуацию. Качественное информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и, порой, средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Процесс реализации нововведений в управлении всегда будет связан с использованием компьютерной техники и информационно-коммуникационных технологий. В этом проявляется одно из важнейших свойств информатизации - ее универсализм и всепроникающая способность как инструментария, обеспечивающего процессы в деле совершенствования управления и поддержки систем управления на высоком уровне эффективности.

Цель информационного обеспечения фирмы состоит в том, чтобы с помощью собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда оперативных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и их работниками, подготовка к переработке, переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и внедрения новых информационных технологий.

Использование современных информационных технологий в процессе управления предприятием является необходимым условием повышения эффективности ее работы. Именно сейчас, на современном этапе развития рынка, использование информационных инструментов и систем информатизации в управлении является хотя и не единственным, но одним из важнейших рычагов достижения целей, которые стоят перед организациями. В связи с этим актуальными для изучения представляются вопросы информационно-коммуникационных технологий, используемых на современных рпедприятиях. Разработка, прием, хранение и передача информации позволяет процессу управления организацией быть максимально результативным. Этим обусловлена актуальность выбранной темы.

Объект исследования- редакция периодического печатного рекламно-информационного издания журнала «Выбирай».

Предмет исследования - информационное обеспечение управления редакцией печатного рекламно-информационного журнала «Выбирай».

Цель данной курсовой работы заключается в изучении процесса информационного обеспечения, как эффективного инструмента управления организации.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, с учетом всех функций управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу

Теоретической и методической базой исследования стали труды отечественных ученых, исследовавших проблему управления организацией, а также исследования в области информационного обеспечения управления на уровне предприятия, нашедшие отражение в работах Т.Ю. Базарова, Ю.Н. Болдырева, А.И. Мишенина, С.А. Николаевой, В.Ф. Палий, А.Х Раметова, Г.В. Савицкой, Я.В. Соколова, а также зарубежных авторов: И .Ансоффа, Дж. Ч. Гаррисона, К. Друри, Ф. Котлера, Э. Майера, М.Х. Мескона, Дж. Риса, А.А. Томпсона, Д. Хана, Р. Энтони и других.

На основании поставленной цели были определены следующие задачи:

· изучить понятия "информация", "информационное обеспечение", "информационные технологии" как составляющие суть информационного обеспечения управления;

· выявить роль информационного обеспечения в процессе управления деятельностью организации;

· изучить существующую систему информационного обеспечения исследуемого объекта;

· на основании выявленных особенностей деятельности определить перспективы развития и пути совершенствования системы информационного обеспечения управления деятельностью редакции.

Поставленные цели и задачи исследования определили структуру курсовой работы, которая состоит из введения, основной теоретической части, состоящей из трех параграфов, в которых изложены теоретические аспекты информационного обеспечения организации, выяснены значения понятий «информация», «информационное обеспечение»; вторая часть работы посвящена изучению исследования сточки зрения интересующей проблематики; в третьей части изложены рекомендации по совершенствованию существующей системы информационного обеспечения; заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения в процессе управления предприятием

1.1 Сущность, назначение и особенности информационного обеспечения в процессе управления предприятием

Одним из основополагающих факторов улучшения показателей эффективности деятельности предприятия любой отрасли является улучшение качества управления. Совершенствование методов управления и форм его реализации происходит при непосредственном участии достижений современного научно-технического прогресса в части развития информатики, призванной к исследованию законов, способов и методик сбора, накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Современные информационно-технические новшества направлены на сокращение управленческого аппарата и снижение затрат на его функционирование. Так, например, появление и последующее широкое распространение радио, телефонов, телевидения, персональных компьютеров, а также глобальной сети Интернет неизбежно привело к совершенствованию системы информационного снабжения управленческих процессов на предприятии. В окончательном результате роль информационных потоков в системе управлении организацией непрерывно возрастает. Данный факт напрямую связан с мировыми переменами социально-экономического характера, появлением и повсеместным внедрением последних достижений в области техники и технологий и результатами проведенных научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию на первое место среди всего числа факторов развития производственного процесса. Непрерывный информационный обмен необходим в качестве обязательного условия функционирования современной техники, и как средство повышения качества и контроля использования всех имеющихся ресурсов, и, следовательно, как предпосылка успешной организации самого производственного процесса.

Совершенствование системы информационного обеспечения управленческих процессов ставит перед собой следующие задачи:

1) Снижение расходов

· расходов на почтовые отправления;

· стоимости программного обеспечения;

· фонда заработной платы;

· коммунальных услуг;

· на проведение переговоров;

· оформление договоров.

2) Свести к нулевым показателям возможные расходы в будущем за счет:

· снижение расходов на обслуживание управленческого сектора;

· оптимизации численности персонала;

· сокращения времени на обработку данных.

3) Получение выгоды как материального, так и нематериального характера за счет:

· улучшения качества собранной и обработанной информации;

· повышения общей производительности труда;

· улучшения и ускорения обслуживания;

· образования новых производственных мощностей;

· принятия более взвешенных и обоснованных решений

· улучшение качества контроля над всеми процессами;

· сокращения просроченных платежей и др.

Понятие информационного обеспечения является достаточно объемным, оно вполне глубоко изучено и широко представлено в настоящее время.

Информационное обеспечение управления - это совокупность всех каналов поступления информации, во взаимосвязи с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом по организации, но и по отдельным функциональным подразделениям. Современный процесс получения и передачи информации представлен на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Это представленная в простом виде схема передачи информации в одном направлении. Однако процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через большое число посредников, а это чревато искажением и задержками передаваемых посланий. Помимо этого, передаваемая информация часто преобразовывается, и это будет зависеть от целевого адресата. Так, к примеру, при передачи информации вверх по вертикали от подчинённых к руководителю должно произойти её сжатие и обобщение, а при передачи наоборот, вниз, от руководителя к подчинённым - информация должна принять более детальный и конкретизированный вид. Суть в этом процессе состоит в том, что скорость передачи информации должна быть максимальной, а допустимые искажения - минимальными. Именно от этого условия в первую очередь зависит обоснованность управленческих решений, что в итоге скажется на увеличении показателей прибыли компании.

В процессе управления любой организацией непрерывно происходит информационный обмен. При этом направления движения информации могут меняться: оно может быть как вертикальным, как нисходящим, так и восходящим (от руководителя к подчинённым и в обратном порядке - от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между руководителями подразделений, работников одного уровня). В качестве источника информации могут выступать совершенно разнообразные сведения, их выбор будет зависеть от вида экономической деятельности предприятия, ее контрагентов, избранной стратегии развития и от множества других факторов. Передаваться могут и сведения о уровне цен на рынке, размерах и показателях прибыльности компании в определенный период, указания руководителя организации.

На эффективность принимаемых в организации управленческих решений оказывает влияние большое количество показателей:

· знания, опыт, а также личные качества сотрудников управляющего звена;

· знания, опыт, и личные качества исполнителей всех уровней;

· уровень технического оснащения организации, который оказывает непосредственное влияние на следующий пункт;

· оперативность, качество и достоверность получения информации;

· сложившаяся ситуация на рынке

Iвх - входящаяя информация о состоянии объекта управления

Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу - управляющая информация в результате сопоставления сведений об объекте управления

U - воздействие исполнителей на объект управления

V - отклонение состояния объекта управления при условии воздействия факторов внешней среды

Орган управления должен в полной мере использовать своевременную точную и достоверную информацию, которая накапливается, обрабатывается, сохраняется и распространяется с помощью современных научных методов и высокотехнологичных устройств. В наши дни - это объективная необходимость, которая обусловлена требованиями рынка и окружающей среды своевременно и адекватно реагировать на проблемы, появляющиеся в динамичной и непрерывно развивающейся обстановке. Необходимо не только располагать объективной и достоверной информацией, но и уметь верно трактовать ее, делать логически обоснованные выводы и воплощать эти выводы в управленческих решениях. Из этого положения, мы можем заключить, что необходимость присутствия информационной составляющей в управленческом процессе очевидна, т.к. именно информация является основой всего процесса управления.

Что же такое непосредственно информация? С точки зрения этимологи термин информация происходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Существует огромное количество пониманий и точек зрения на понятие «информация». Так, к примеру, наиболее общее философское определение информации понимает ее как отражение окружающего мира: «Информация - отраженное разнообразие. Информация является одним из основных универсальных свойств материи. Информатика. Энциклопедический словарь для начинающих. Под ред. Д.А.Поспелова. М., 1994. С. 154.» В более узком смысле, с практической точки зрения «информация» определяется как «все сведения, являющееся объектом хранения, передачи и преобразования" Я.Л.Шрайберг , М.В.Гончаров. Справочное руководство по основам информатики и вычислительной техники. М., 1995. С. 12.

Подавляющее большинства исследователей имеют собственное понимание данного термина, порой в чем-то схожее и пересекающееся, однако иногда встречаются и кардинально разные версии. Все многообразие взглядов на информацию в той или иной степени укладывается в две основные модели понимания, первая из которых определяет информацию в качестве неотъемлемого свойства материи, т.е. ее атрибут, от этого данная концепция получила название «атрибутивная», а вторая трактует информацию как неотъемлемый элемент самоуправляемых (социальных, биологических, технических) систем, как их функцию этих систем, эта концепция получила название «функционально-кибернетическая концепция» Захарова, И.Г. Информационные технологии в образовании: Учебное пособие. М., 2003. С. 18..

Перейдем к рассмотрению некоторых из основных существующих на сегодня точек зрения на понятие «информация».

Согласно толкового словаря, понятие «информация» включает в себя «содержание сообщения или сигнала; сведения, рассматриваемые в процессе их передачи или восприятия, позволяющие расширить знания об интересующем объекте» Терминологический словарь по основам информатики и вычислительной техники. Под ред. А.П.Ершова, Н.М.Шанского. М., 1991. С. 12.. «Информация - первоначально - сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-нибудь другим способом» Большая Советская Энциклопедия. М., 1980. С. 304..

Обобщая изученный материал, можно заключить, что информация - это обозначение некоторой формы связей или зависимостей явлений, объектов и мыслительных процессов. Информация - это абстрактное понятие, которое относится к определенному виду закономерностей материального мира и отражается в человеческом сознании. Многообразие трактовок данного явления обусловлено большим количеством областей применения информации и класса задач, для которых применимо данное понятие. Так автор теории информации К. Шеннон определяет информацию как «коммуникацию, связь, в процессе которой устраняется неопределенность» К. Шеннон. Шеннон К. Е. Бандвагон. Работы по теории информации и кибернетике. М.,1963. С. 43.

Определение А.Д. Урсула дает следующее понимание информации “разнообразие, которое один объект содержит о другом, отраженное разнообразие. … Информация существует только там, где существует разнообразие». Под разнообразием понимается “характеристика элементов множества, заключающаяся в их отличии, несовпадении” А.Д. Урсул. Проблема информации в современной науке. М., 1975. С. 24.. Передача разнообразия от одного объекта к другому представляет собой информационный процесс.

Наиболее простое определение дается С.В. Анисимовым: «Информация - это всякое сообщение или передача сведений о чем-либо, что заранее не было известно» А.В. Анисимов, C.Д. Андреев, А.М. Тюрликов. Моделирование входного трафика в беспроводной сети связи // сборник статей "Вопросы передачи и защиты информации", 2011, С. 275..

Исследователями Л.И. Бергом и Ю.И. Черняком информация описана, как «отражение в сознании людей объективных причинно-следственных связей в окружающем реальном мире» Черняк Ю . И ., Берг А. И . Информация и управление. М., 1966. С. 9..

Подводя итог изучению определений термина «информация», можно сделать вывод, что в общем смысле, информация - это совокупность сведений, подвергающихся передаче, хранению и обработке; это способ устранения неосведомленности, неопределенности и незнания о каком-либо явлении, событии, процессе.

Как можно понять из вышеперечисленного, сегодня можно встретить множество определений данного понятия. Однако зачастую, смысл этих трактовок сводится к определению информации как к совокупности сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру и глубину потенциальных знаний органа управления о процессах или явлениях, а также их взаимосвязей с окружающей средой. В состав управленческой информации входят только данные, уменьшающие неосведомленность об интересующих менеджера объектах. Информация в процессе управления - это совокупность необходимых, осознанных и верно воспринятых сведений, необходимых для проведения анализа какой-либо конкретной ситуации, предоставляющая возможность комплексного рассмотрения и оценки причин возникновения и развития, позволяющая выявить ряд альтернативных решений, с помощью которых возможно подобрать оптимальное управленческое решение, а также осуществить контроль за его исполнением.

Необходимая для управленческого процесса информация должна обладать определенными свойствами:

1. Достоверность - информация не должна искажать истинное картину событий.

2. Полнота - информации должна быть достаточной для понимания ситуации и принятия решений.

3. Ясность - информация должна быть адаптирована для понимания адресатом.

4. Ценность и актуальность - ценность информации заключается в ее актуальности на момент принятия управленческого решения.

По отношению к объекту исследования информация может быть внешней и внутренней. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, деловых встреч, конференций, официальные и правовые документы и прочее. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, принятые на каждом конкретном предприятии и т.д.

По отношению к объекты управления информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более подробной характеристики исследуемой предметной области.

По периодичности поступления информация может подразделяться на эпизодическую и регулярную. Эпизодически поступающая информация формируется по мере необходимости, это могут быть сведения о новом конкуренте. К регулярной информации можно отнести плановые и учетные данные.

Регулярная информация же в свою очередь делится на подвиды: постоянную, сохраняющую свою актуальность длительное время (план счетов, шифры, коды, и др.); и условно-постоянную, которая сохраняет свое значение в течение определенного периода времени (принятые нормативы, показатели плана); переменную, которая характеризует частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии объекта управления на определенную дату).

По отношению к процессу обработки всю информацию можно разделить на первичную (данные первичного учета, обследований, инвентаризаций) и вторичную, прошедшую определенную обработку и преобразование (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В хозяйственно деятельности крупных фирм передача информации является непременным и основополагающим фактором нормального функционирования. И в условиях динамичной окружающей среды особое значение приобретают такие качества информации, как оперативность и достоверность. Для многих организаций внутрифирменная система информирования решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это относится, прежде всего, к процессам обеспечения предприятий продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Также большое значение имеют сведения об отклонении от плановых показателей, возникших в ходе производства, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, которая содержит новые научные сведения и знания об объектах окружающей среды. Это непрерывно восполняемый общий фонд технических сведений, своевременное применение которых на практике обеспечивает предприятию высокий уровень конкурентоспособности.

Вся полученная информация служит фундаментом для подготовки соответствующих отчетов, докладов и предложений для подготовки и принятия управленческого решения.

Важную роль в использовании информационных ресурсов играют способы ее регистрации, накопления, обработки и передачи; система хранения и выдача информации в нужной форме; переработка информации. Технология информационного процесса будет рассмотрена ниже.

1.2 Источники информации

Содержание и качество информации, преподносимой руководителю, играют главную роль в процессе управления предприятием. Анализируемая информация не должна ограничиваться только экономическими показателями, также должны быть представлены технические, технологические и иные сведения об объекте. Все источники данных можно подразделить на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам, как можно понять из названия, относятся все типы планов, разрабатывающихся на предприятии (текущие, оперативные, стратегические, технологические карты), а также сведения по установленным нормативам: сметы, ценники, проектные задания и др.

К источникам информации учетного характера относятся все данные, содержащиеся в документах бухгалтерского, статистического и оперативного учетов, а также все виды отчетности и первичная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении процесса управления предприятием принадлежит бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, именно в них наиболее полно отражаются показатели и результаты хозяйственной деятельности. Своевременный и полный анализ данных, отображенных в учетных и отчетных документах, обеспечит своевременное принятие необходимых мер, которые позволят улучшить процесс выполнение планов, и достичь лучших результатов.

Данные статистического учета - это сведения, в которых содержится качественная и количественная характеристика массовых процессов и явлений, эта информация используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более своевременному и точному на конкретный период времени по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению процесса управления необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создавая условия для повышения эффективности в будущем принятых решений.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязаны пользоваться все хозяйствовующие субъекты, осуществляя свою деятельность, к ним относятся: законы, указы президента, постановления правительства и местных органов самоуправления, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей организации.

2) Правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из различных источников (Интернет, телевидение, радио, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, полученная во время проведения встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К наиболее важным видам источников информации можно отнести следующие:

1. внутрифирменные источники:

· специализированные группы сотрудников;

· все виды отчетности и учета;

· деятельность уполномоченных сотрудников.

2. внешние источники:

· всевозможные публикации;

· отчеты правительственных агентств;

· отчеты торговых организаций;

· контрагенты компании;

· другие компании:

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

1.3 Технология информационного обеспечения управленческих процессов

Информатизация процессов управления в сегодняшнее время основана в основном на использовании передовой вычислительной техники. Этот процесс многоаспектный, и включает в себя:

· создание соответствующей техникой базы, с использованием (последних информационных технологий и электронно-вычислительных машин;

· организацию сектора производства и обработки информации с функцией ее дальнейшего распределения.

· отработку механизма информационного обеспечения и создание эффективной системы управления этими процессами;

· усовершенствование процесса информационного обеспечения путем внедрения и последующей эксплуатации прогрессивных методов, форм, а также средств осуществления информационно-обеспечительной деятельности в процессе управления предприятием, а также создание необходимых для этого организационно-экономических, материально-технических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий обработки данных в процессе управления позволяет оптимизировать и рационализировать затраты на осуществление информационных процессов, повышая их гибкости и динамику, расширяет диапазон исследуемых факторов при принятии управленческого решения. В конечном итоге все преимущества от использования позволяют улучшить качество управления и поднять его на новый уровень.

Эффективное применение зависит от следующих условий:

· качества и уровня имеющейся самой электронно-вычислительной техники;

· созданного для них программного обеспечения;

· подготовленности исполнителей и среды применения.

Оснащение передовой электронной техникой позволяет:

· экономить расходы, связанные с осуществлением процесса управления за счет сокращения численности работников, участвующих в процессе и требуемого времени;

· обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

· повышает эффективность деятельности проектно-конструкторских работ;

· облегчает составление финансовых документов.

Во внутрифирменной системе информационного обеспечения процесса управления предприятием используются следующие виды вычислительной техники:

· электронно-вычислительные машины как персональные, так и крупногабаритные;

· микропроцессоры;

· средства телекоммуникаций;

· средства автоматизированной обработки текстовой информации.

Сегодня электронно-вычислительные машины используются, не только для решения расчетных задач, но и обработки текстовой и графической информации, и в связи с этим термин «вычислительная техника» перестал точно соответствовать типу задач, решаемых при помощи компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать любые виды информации: цифровую, текстовую и графическую. В системе управления предприятием электронно-вычислительные машины чаще всего используются для:

· разработки оперативных планов производства, а также осуществления контроля их выполнения;

· ведения учета и отчетности;

· расчета заработной платы;

· осуществления контроля движения производственных материальных запасов;

· регистрации поступления платежей;

· контроля над поступлением и выполнением заказов;

· анализа данных о сбыте продукции.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках электронно-вычислительные машины проверяют качество поступающих на производство деталей, соответсовие их стандартам и нормам.

Сегодня получило широкое распространение по всему миру устройство для автоматического набора текста с голоса без использования машинистки. Подобные ЭВМ позволяют уменьшить затраты на ввод информации на 60 - 70% .

Организации годами накапливают огромный объем информации, и быстрый поиск при этом становится возможным только лишь при эффективном размещении и хранении этой информации. Созданные информационные базы данных включают весь комплекс показателей, характеризующих хозяйственно-экономическую деятельность организации в целом и ее подразделений, а также материал о влияющих на полученный результат факторах. Такие базы данных постоянно систематически обновляются с учетом требований управленческого звена, которое является основным пользователем базы данных.

Использование банков данных резко ускоряет процесс получения информации из источников первичной информации, обеспечивает возможность принятия обоснованного и правильного решения и, тем самым, улучшает качество управления.

Для успешного и разностороннего использования ЭВМ и адаптации их к потребностям каждого конкретного хозяйствующего субъекта существенное развитие в современных условиях получило создание прикладных программ разной целевой направленности, облегчающие сбор, обработку и выдачу информации.

Глава 2. Анализ существующей системы информационного обеспечения управленческих процессов на примере редакции журнала «Выбирай»

2.1 Общая характеристика деятельности редакции журнала «Выбирай»

Журнал «Выбирай» - сеть глянцевых изданий о товарах и услугах. Журнал «Выбирай» - федеральное издание, которое издается в более чем 30 городах России и нескольких городах СНГ. Первый номер журнала «Выбирай» появился на свет 1 апреля 2000 г., в г.Нижневартовск издается с 2010 г. Периодичность издания - 2 раза в месяц. Издается в формате А5 и содержит в среднем от 120 до 150 страниц. Журнал распространяется бесплатно в самых популярных местах отдыха, развлечений и покупок каждого города. Скорость, с которой расходится свежий номер -- от 3 до 5 дней. Ежемесячный тираж "Выбирай" во всех городах его издания составляет более миллиона экземпляров, что автоматически ставит его число самых тиражных журналов страны. Тираж издания в г. Нижневартовске 10 000 экземпляров. Периодическое печатное издание журнал «Выбирай» является рекламным продуктом. Данное издание предоставляет платные рекламные услуги: на его страницах размещаются рекламные баннеры как местных, так и федеральных фирм. Редакция журнала «Выбирай» занимается осуществлением информационных услуг, а так же оказанием платных рекламных услуг:

· заключает договоры на платные рекламные услуги;

· предлагает и определяет размеры рекламных модулей для клиентов;

· занимается дизайном рекламных макетов для последующего размещения в журнале;

· осуществляет подготовку материала и написание статей, а также выполняет услуги по корректировке и адаптации текста.

Тарифы Редакции на размещение рекламы являются одними из самых высоких среди расценок на публикацию макетов объявлений и рекламы на рынке г. Нижневартовска.

Учредитель: ООО "Издательская группа "Парамон" Издатель: ООО "Победа" Адрес редакции: 628611 Тюменская обл., ХМАО, г. Нижневартовск, ул. Ленина, 15, корп. 2 Телефон: (3466) 45-79-50; 25-97-57

Целевая аудитория журнала - это не только частные лица, но и огромное количество предпринимателей всех сфер деятельности - рестораторы, владельцы медицинских центров, салонов красоты, туристических агентств, гостиниц, саун и т. д. Издание предназначено для широкого спектра аудитории, огромное количество людей имеют у себя журнал "Выбирай", чтобы быть в курсе всех новинок, событий, рекламной активности и маркетинговых шагов участников экономической среды города.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3. организационная структура редакции журнала «Выбирай»

Тематика журнала - мода, культурные события города, развлечения, спорт, туризм, индустрия красоты. Журнал «Выбирай» относится к информационно-развлекательным изданиям.

Штат редакции небольшой состоит из 25 сотрудников. Организация не имеет кадровой службы. Организационная структура редакции журнала «Выбирай» представлена на рисунке 3.

Структура предприятия - линейно - функциональная.

Анализ факторов внешней и внутренней среды, потенциальные угрозы и способы их устранения, а также возможности развития и способы их осуществления отображены в приведенном ниже SWOT-анализе.

Таблица 1. SWOT-анализ редакции журнала «Выбирай»

	Возможности	Угрозы
	О1 Увеличение количества потенциальных клиентов (заказчиков рекламных услуг) О2 Увеличение читательской аудитории в целях продвижения рекламных продуктов	Т1 Снижение спроса рекламодателей Т2 Снижение читательского интереса Т3 Разрастание конкурентов до такого же уровня популярности и объема тиража
Сильные стороны	S1 Один из самых первых и известных печатных рекламных изданий г. Нижневартовска S2Самый большой тираж среди рекламных изданий в городе	S1-O1 Организация презентаций, участие в культурно-массовых мероприятиях в предпринимательской сфере города с привлечением руководителей новых организаций. S1-02 Расширение количества точек раздачи журнала S2-О1 Создание и раздача буклетов с описание преимуществ для рекламодателей S2-O2 Расширение количества точек раздачи журнала	S1-T1 Поддержание статуса журнала путем участия в городских мероприятиях, созданием и раздачей буклетов с писанием преимуществ журнала S1-T2 Поддержание статуса журнала путем участия в городских мероприятиях S1-T3 Поиск и выбор нового конкурентного преимущества для читательской аудитории рекламодателей S2-T1 Снижение стоимости на рекламные услуги, активное привлечение новых рекламодателей S2-T2 Поиск новых и пересмотр старых мест размещения журнала S2-T3 Поиск и выбор нового конкурентного преимущества для читательской аудитории рекламодателей
Слабые стороны	W1 Малая доля публикуемых информационно-познавательных статей среди пестроты и засилии рекламными продуктами W2 Недостаточная квалификация сотрудников редакции в области маркетинга, дизайна рекламы, журналистики и копирайта W3 Высокая стоимость рекламных услуг		W1-T1 - W1-T2 поиск и публикация интересных сведений и статей W2-T1 повышение квалификации сотрудников редакции, участие в тренингах, практических семинарах в целях получения новых знаний, умений и навыков в рекламном деле или поиск новых высококвалифицированных специалистов W2-T2 проведение анализа читательского спроса и публикация более актуальных статей, сведений, поиск новых маркетинговых средств привлечения внимания читателей W3-T1 Снижение стоимости рекламных услуг и разработка гибкой системы скидок при постоянном размещении W3-T2 -

Редакция журнала состоит из группы творческих сотрудников, как правило, филологов, занимающихся редактированием, подготовкой к полиграфическому воспроизведению и руководством другими процессами по выпуску печатного издания.

Состав сотрудников исследуемого нами предприятия описан выше, в схеме организационной структуре редакции, Каждый из этих сотрудников имеет должностные обязанности, определяемые типовыми инструкциями и внутри редакционными положениями. Важнейшее значение для деятельности редакционного коллектива журнала имеет функциональное разделение труда. информационный обеспечение управление кодирование

Оно определяет его структуру, порядок организации работы. Прежде всего, оно приводит к разделению работников на две части: редакторскую и производственную.

Редакторскую ветвь возглавляет Главный редактор, которому подчиняется весь редакционный состав журнала.

Главный редактор -- руководитель творческого редакционного процесса, отвечающий за составление плана выпуска журнала, формирование издательского портфеля, контролирует профессиональный уровень всех элементов технологического процесса вплоть до выхода в свет и распространения издательской продукции. Главный редактор возглавляет разработку проектов тематических, годовых и перспективных и планов издания с учетом конъюнктуры информационного рынка и планов редакционно-подготовительных работ. Ведет контроль над приемом материалов, их предварительной оценкой, соблюдением установленных сроков представления информации, сроков сдачи их в набор, контролирует содержание издания и качество его полиграфического исполнения, подготавливает материалы для заключения договоров с рекламодателями и трудовых договоров с нанимаемыми сотрудниками, участвует в оформлении документов по расчетам за выполненные ими работы. Главный редактор контролирует работу редакторов, их загрузку, качество и сроки редактирования а также осуществляет контрольное чтение письменного материала, подготовленного к сдаче в печать, участвует в разработке художественных проектов оформления изданий, определяет качество печатных работ полиграфического предприятия и решает вопросы, связанные с обоюдными претензиями издательства и типографии. Помимо этого он анализирует причины ошибок, опечаток в изданиях и определяет в этом виновных лиц. В обязанности главного редактора входит и содействие в повышении квалификации работников его подразделения и оставление отчетов о выполненных работах по выпуску журнала.

Группа редакторов представлена пятью сотрудниками, занимающимися литературным редактированием текстов, готовящихся в печать. Они рассматривают поступающие материалы, дают им предварительную оценку с целью определения возможности и условий их издания, необходимости доработки, редактирования, участвуют в подготовке издательских договоров. Также редакторский коллектив оставляет заключения о возможности издания материалов в представленном виде или после доработки с учетом предлагаемых исправлений, дополнений, сокращений. В процессе редактирования эти сотрудники проверяют выполнение требований, предъявляемых к статьям по их доработке и комплектности представленного материала и осуществляют необходимое литературное редактирование. Рассматривает иллюстративные материалы, художественный редактор определяет их место в издании.

Несмотря на то, что секретарь редакции относится к вспомогательному персоналу, ему отведена немаловажная роль в информационном обеспечении процесса управления редакцией. Ему поручено вести все делопроизводство в организации, регистрировать принятые материалы и сроки выполнения работ лицами, участвующими в издании. Он ведет оперативный учет хода выполнения графиков подготовки и прохождения рукописей и корректурных оттисков. Хранит авторские статьи и документы, относящиеся к ним, в установленном действующими правилами порядке, под руководством редактора осуществляет техническую подготовку рукописей к сдаче в набор. Проверяет цитаты и цифровые данные, транскрипцию имен, терминов, наименований, правильность написания и унификацию символов, единиц измерения, соблюдение единообразия обозначений в иллюстрациях, тексте.

Другая важнейшая ветвь издательства - производственная. Она включает группу журналистов, дизайнеров и верстальщиков. Главную по численности группу составляют сотрудники, занимающиеся версткой будущего выпуска. Они составляют конечный вариант издания перед выпуском, готовят его на утверждение, занимаются конечной корректировкой и обработкой полученного материала.

В группе дизайнеров рекламы, находятся сотрудники, выполняющие функцию художественного и технического редактирования работают. Они выполняют по заказу издательства разовые работы по той или иной части оформления статей (рисунки, иллюстрации, фотографии, обложка, суперобложка, форзац книги и т.п.).

Заместитель директора оп организационно-административной части участвует в подготовке проектов договоров с полиграфическими предприятиями на выполнение полиграфических и оформительских работ, графиков редакционных и производственных процессов, осуществляет оперативный контроль за своевременностью выполнения принятых полиграфическими предприятиями заказов редакции. Оформляет заказы и передает электронную версию издания в установленные сроки полиграфическим предприятиям.

Главный бухгалтер и его помощник занимаются экономическими (коммерческими) расчетами, составлением производственных планов, калькуляций стоимости и себестоимости издательской продукции, начислением заработной платы и других доходов сотрудников, ведением деловой, кадровой и иной документации.

Все вышеперечисленные штатные единицы редакции журнала подчинены директору, который представляет собой управленческую ветвь. Он руководит редакционно-издательской и производственной деятельностью своего подразделения. Ему подчиняется основной редакторский состав, бухгалтерия и заместитель по организационно-административной части, секретарь и остальной вспомогательный персонал.

Выше была представлена типичная структура редакции среднего размера. В нашем же случае речь идет о редакции журнала «Выбирай».

2.2 Анализ системы информационного обеспечения в процессе управления жизнедеятельностью редакции журнала «Выбирай»

При формировании редакции учредителями журнала руководило стремление к повышению конкурентоспособности издания и к сокращению расходов, связанных его подготовкой, производством и распространением. Именно поэтому руководители редакции журнала «Выбирай» избрали такую структуру организации, которая насчитывает необходимый минимум сотрудников. Однако каждый из них является универсальным работником, способным совмещать несколько видов деятельности. Например, главный редактор журнала «Выбирай», помимо своих непосредственных обязанностей, выполняет роль корректора и выпускающего редактора. Группа редакторов в своей деятельности выполняет функции корректоров, наборщиков, и технических редакторов. Создание столь малочисленной редакции позволило упростить весь процесс управления коллективом, ликвидировать ряд операций, связанных с выпуском издания, ускорить принятие решений, определяемых изменениями динамичной окружающей среды. И, что особенно важно, подобная структура открывает возможности для разумной экономии средств, запланированных в редакционном бюджете. Это стремление руководства редакции стало выполнимо с оснащением редакции современной техникой: персональными компьютерами, соответствующим программным обеспечением, принтерами и другими необходимыми устройствами.

Поскольку журнал, как печатное издание - относится к средствам массовой информации, главенствующее место в организации деятельности предприятия играют именно информационные потоки, как внешние, так и внутренние. Основной целью информационно-обеспечительного процесса редакции является снабжение сотрудников информацией, являющейся предметом обмена, то есть сообщения. Одними их главных средств получения, обработки и хранения информации в процессе управления жизнедеятельностью редакции являются современные средства компьютерной техники.

Управление редакционным коллективом должно обеспечить его нормальное функционирование. Чтобы добиться желаемого результата, следует учитывать несколько факторов. Среди них - тип издания, особенности его целевой аудитории, размеры и состав редакции и, конечно, его структура.

Редакция функционирует нормально, когда ее коллектив обеспечил системность своей деятельности и добился ритмичности и цикличности выпуска периодического издания.

Все звенья, элементы редакции образуют систему, где все находится во взаимозависимости. Выход из строя или даже просто сбой какого-либо элемента - плохая работа одного из сотрудников - немедленно сказывается на деятельности всего коллектива, может привести к снижению уровня периодического издания. Ухудшается освещение одного из важных тематических направлений газеты - снижается эффективность их выступлений. Это скажется на реализации тиража, на поступлении доходов в редакцию. Для того чтобы не нарушать ритм подготовки и выпуска издания, опытный руководитель постарается предусмотреть возможность взаимозаменяемости сотрудников и примет меры для замены ненадежного работника другим сотрудником, даже если это потребует дополнительных расходов.

Организация работы редакции характеризуется ритмичностью ее деятельности. Выпуск журнала производится через равные временные интервалы длиной в две недели. Эта ритмичность обусловливает, с одной стороны, производство всех операций, связанных с подготовкой и выпуском периодического издания, в строгой, заранее утвержденной последовательности. С другой же стороны - производство каждой операции к определенному времени, в установленный срок. В редакции журнала «Выбирай» сложилась следующая последовательность работы: сначала идет разработка и печать обложки издания, одновременно идет сбор, обработка и верстка текстового материала (статей), за неделю до выхода начинается сбор информации по объектам недвижимости, за три дня до выхода идет верстка всего номера, затем печать и брошюровка.

Неизменный и ровный ритм выполнения работ - свидетельство четкого понимания коллектива поставленных целей и задач, одна из гарантий отсутствия ошибок и сбоев, устранение последствий которых требует непредвиденных расходов времени, энергии и финансовых ресурсов. В связи с этим, поддержание ровного делового ритма в редакции - забота ее руководительского состава.

Деятельность коллектива в промежутках между выпусками журнала основывается на нескольких важнейших направлениях - от сбора информации до ее переработки и выпуска периодического издания, содержащего готовую информацию.

Именно поэтому перед руководством печатного издания встает задача обеспечения непрерывного притока информации из всех необходимых ее источников для обеспечения деятельности фирмы. Характер этой информации зависит от утвержденной концепции номера, целевой направленности издания и особенностей его целевой аудитории. Для изучаемого издания важнейшее значение имеет информация, дающая представление о событиях моды, индустрии красоты, культурно-массовых мероприятиях, маркетинговых акциях, сложившихся тенденциях, новых событиях города.

Все источники информации делятся на две части: внутриредакционные и внередакционные. В редакции журнала «Выбирай» имеет несколько журналистов и фотограф, собирающих информацию со всех интересующих мест. К внередакционным источникам издания относятся материалы от заказчиков и других контрагентов фирмы.

Оценка значения различных источников информации для конкретного выпуска журнала, отбор важнейших из них и организация их эффективного использования - вот необходимые условия обеспечения редакции необходимыми сведениями.

Организовав непрерывный приток информации в редакцию, руководствующее звено переходит к решению вопросов, связанных с ее применением. Большая часть полученной информации используются в очередном и последующих выпусках журнала. Оставшаяся актуальная информация, сохраняется в редакционном банке данных, который, как говорилось выше открывает широкие возможности для поиска необходимой информации. Он служит важной цели: сохраняет накопленную информацию о местных событиях и людях, представляющую интерес для будущих изданий без распространения ее в сите Интернет.

Программные средства современных информационных технологий в изучаемом предприятии в целом разделяются на системные и прикладные.

К системным программным средствам относятся установленные тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры - они предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности в редакции классифицируются следующим образом:

· системы подготовки текстовых документов - стандартный пакет Microsoft Office;