Размещено на http:www.allbest.ru/.

3

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский экономический университет

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

ТЕМА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ IT ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

Выполнила: Абрамова А.А

3 курс, гр. 111

Руководитель: Семенова Т.С.

Санкт-Петербургский

2013

Содержание

Ведение 3

Глава 1. Теоретические основы использования современных IT технологий в управлении 5

1.1 Предпосылки внедрения информационных технологий в отрасль управления персоналом 5

1.2 Выбор информационной системы. Задачи и критерии 6

1.3 Виды информационных систем в управлении персоналом 10

1.3.1 Информационно-справочные системы 10

1.3.2 Отдельные программы автоматизации 11

1.3.3 Специализированные комплексные программы 11

1.3.4 Модули как составная часть комплексного продукта 13

1.4 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении персоналом в России 14

Глава 2. Аналитика использования современных информационных технологий в управлении персоналом компанией «Яркий мир» 19

2.1 Организационно-экономическая характеристика компании 19

2.2 Анализ системы использования современных IT-технологий в управлении персоналом, на предприятии «Яркий мир» 28

Глава 3. Управленческие разработки по внедрению современных информационных технологий на предприятии 32

3.1 Улучшение сетевой организации компании «Яркий мир» 32

3.2 Способы повышения эффективности управленческого труда 37

3.3 Внедрение Интернет технологий в предприятие «Яркий мир» 41

Заключение 45

Список литературы 48

Приложения 51

Ведение

Ещё в конце двадцатого века, когда люди готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее знаменательное событие, а именно смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В 19-20 веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но, наряду с материальной составляющей, на человека огромное влияние оказывает информация - самые разные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизнедеятельности. С каждым днём, часом, минутой увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в нашей жизни. В то же время развивались информационные технологии (IT) - процессы, которые используют совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Актуальность данной темы не перестаёт угасать, так как повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из важнейших направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности производственного процесса является его автоматизация. Проблемы, возникающие при постановке вопроса о автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой.

Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм, методов и видов, многосторонними связями с различными процессами и явлениями. Это, в первую очередь, труд творческий и интеллектуальный.

Целью данной курсовой работы является исследование сложностей, проблем, стратегий внедрения и использования информационных технологий в управлении персоналом и предприятием в целом.

Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

· Определить общие автоматизированные задачи управления персоналом;

· Определить роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами;

· Описать и проанализировать базовые технологии управления персоналом;

· Выявить проблемы внедрения автоматизированных систем в процесс управления персоналом;

· Показать пути решения проблем при автоматизации управленческих функций.

Объектом исследования в данной работе являются работники компании «Яркий мир» и их кадровая организация.

Предмет исследования - методы воздействия на работников для формирования крепкого, стабильного социальный потенциала, т.е. различные решения менеджмента по управлению персоналом, в частности с использованием информационных технологий.

Используем такие методы исследования, как: теоретический анализ литературы, анализ документов, наблюдение, анализ экономических результатов деятельности предприятия ООО «Яркий мир».

Структура работы: Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические основы использования современных IT технологий в управлении

1.1 Предпосылки внедрения информационных технологий в отрасль управления персоналом

В последнее время информационные технологии проникли практически во все сферы жизни, не только отдельно взятого человека, но и всего общества в целом: государственное и муниципальное управление, научные исследования, хозяйственную деятельность, образование, экономику, медицину и частную жизнь каждого из нас. Исключением не будет и управление персоналом, деятельность кадровых служб организаций и предприятий. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках организации создаются информационные системы (ИС). Чаще всего эти системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами). Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2011. - С. 10 В самом широком - комплексном варианте, эти системы охватывают все возможные уровни управления предприятием - тактический, операционный и стратегический; в функциональном плане - расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала, кадровый учет. Так как история автоматизации кадровых служб началась практически в одно время с внедрением информационных технологий в управлении, нужно разобраться, какие же программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все программные продукты можно разделить на четыре группы: информационно справочные системы, модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, программы, автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, специализированные комплексные системы.

1.2 Выбор информационной системы. Задачи и критерии

Автоматизированная информационная система для управления персоналом - это совокупность программно-аппаратных средств, которая предназначена для автоматизации работы по управлению кадрами на предприятии (Рисунок 1.1).

Размещено на http:www.allbest.ru/.

3

РИСУНОК 1.1 - Сбор информации.

Главными принципами построения информационных систем управления персоналом в условиях компании являются:

1. Единая стандартная база данных, которая содержит всестороннюю информацию о персонале предприятия.

2. Исполнение в технологии распределенной обработки информации и архитектуре «клиент-сервер».

3. Построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.

4. Использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных.

Применение однопользовательской версии возможно при небольшой численности сотрудников или при отсутствии распределенной обработки информации на предприятии.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие:

- ведение журнала регистрации действий пользователя;

- документирование базы данных;

- единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям);

- возможность использования большого количества показателей аналитического учета;

- использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Для ограничения доступа к корпоративной базе данных, ограничения выполняемых пользователями функций, сокращения рутинных операций, выполняемых системным администратором по настройке и управлению базой данных управления персоналом, служит специально создаваемая подсистема администрирования. В подсистеме автоматизируются основные операции по размещению учетных записей сервера базы данных:

- создание, удаление и изменение записей при входе на используемый сервер базы данных;

- определение необходимых прав доступа к выбранной базе данных;

- изменение пароля доступа;

- ассоциирование записи с именем пользователя базы данных.

Специально назначаемый администратор автоматизированной системы управления персоналом распределяет права пользователей, зарегистрированных для одной или нескольких связанных между собой баз данных. Права пользователей могут быть детализированы на уровне работы с отдельным модулем комплекса, на уровне доступа к пункту меню выбранного модуля, на уровне структурного подразделения или группы подразделений.

Объекты доступа представляются в виде иерархического дерева. Допускается разрешение или запрет доступа, как к объекту нижнего уровня, так и ко всей ветви в целом.

Критерии выбора информационной системы управления персоналом для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, могут выступать следующие: 1. Функциональные возможности информационной системы; 2. Совокупная стоимость владения; 3. Перспективы развития; 4. Технические характеристики; 5. Минимизация рисков. Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций. Совокупная стоимость владения - сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла. Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат. Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет. Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести: 1. архитектуру системы; 2. надежность; 3. масштабируемость; 4. способность к восстановлению; 5. наличие средств резервного копирования; 6. средства защиты от технических нападений; 7. возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления персоналом какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

Цель автоматизации функций управления -- минимизировать затраты труда по управлению предприятием и создать максимально благоприятные условия информационного обслуживания специалистов при подготовке и принятии ими своевременных и обоснованных решений.

Информационная система создается с учетом профессионального использования специалистом всего набора современных программных и технических средств, необходимых для оперативного управления и решения аналитических задач управления персоналом.

1.3 Виды информационных систем в управлении персоналом

1.3.1 Информационно-справочные системы

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадрового работника. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юрисконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «Консультант Плюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

1.3.2 Отдельные программы автоматизации

Это программные продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Краткий курс МВА «Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. - С. 287 Уровень разработки этих программ может быть разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью завершенный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации «Зарплата - Кадры».

1.3.3 Специализированные комплексные программы

Эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром. В его состав входят:

1. организационный менеджмент;

2. кадровый учет;

3. кадровый документооборот;

4. табельный учет;

5. расчет зарплаты;

6. регламентированная отчетность;

7. компенсационный пакет;

8. планирование человеческих ресурсов;

9. планирование фонда оплаты труда;

10. управление компетенциями;

11. оценка персонала;

12. управление мотивацией;

13. управление обучением;

14. электронное обучение;

15. подбор персонала;

16. управление кадровым резервом - портал;

17. информационное самообслуживание;

18. аналитика по персоналу. Информационные технологии: Теория и практика управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - С. 28

Таким образом, современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому Специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

1.3.4 Модули как составная часть комплексного продукта

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним) наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2009. - С. 284 Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Основная задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам: в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия, возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую -- и для пользователей, удаленных от центрального офиса, развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя, режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени, средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя: высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.

1.4 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении персоналом в России

Все проблемы компьютеризации в организационно-экономическом управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. «Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов».

По мнению специалистов по информационным технологиям внедрение корпоративных информационных систем таит в себе вызов руководителям разных уровней за счет роста их информированности и сведению к минимуму неопределенности в принятии решений, выдвигая на первый план компетентность и ответственность.

Отношение руководства еще многих отечественных предприятий к проблемам автоматизации управленческой деятельности характеризуется определенной инерционностью, что объясняется, в основном, двумя причинами. Первая - негативное впечатление от предшествующих систем такого рода в форме автоматизированных систем управления. Вторая - недостаточная профессиональная компетентность персонала управленческого звена в вопросах использования компьютерных технологий. В результате сотрудники кадровых служб практически не участвуют в процессе создания программных продуктов и поэтому далеко не всегда бывают удовлетворены возможностями программ такого класса, имеющихся на рынке. Кроме того, практическое внедрение пакетов часто тормозится несоответствием компьютерной оснащенности предприятий и требованиями, предъявляемыми к ней со стороны пакетов.

Хаммер М. и Чампи Дж.2 в отдельной главе, посвященной конструктивной роли современных информационных технологий, особенно подчеркивают то обстоятельство, что такие технологии, как совместно используемые базы данных, экспертные системы, экспертные системы, телекоммуникационные сети, инструментальные средства принятия решений, высокопроизводительные компьютерные вычисления и др. способны кардинально изменить методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их, таким образом, на качественно новом, более эффективном уровне.

В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести, например, следующие:

1. экономическую нестабильность,

2. «пробелы» в законодательном обеспечении,

3. недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий,

4. дефицит специалистов в области информации,

5. недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ,

6. пока еще явное отставание по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

Тем не менее, интеграция России в мировое информационное пространство не может не способствовать внедрению автоматизации во все управленческие процессы, включая управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческий сфере сопровождается рядом проблем, решать которые в настоящий момент в полной мере не готово, наверное, ни одно отечественное предприятие.

Первая, и, возможно, главная проблема - недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Ещё достаточно большой их процент не имеет должного представления о различных специализированных пакетах прикладных программ, позволяющих решать сложнейшие управленческие задачи.

А компьютер воспринимается в качестве инструмента исключительно для выполнения текущих расчетных и учетных операций, а также для подготовки необходимых документов посредством стандартного текстового редактора и табличного процессора. Конечно, руководству не обязательно знать детали, но оно должно быть информировано относительно функциональных особенностей соответствующих программных продуктов и потенциальных возможностей их использования на своем предприятии. Специалисты обращают внимание на то, что в настоящее время изменилось содержание сфер деятельности персонала в организации, предъявляются повышенные профессиональные требования к служащим, которые должны не только обрабатывать информацию на компьютерах, но и иметь представление о положении дел в смежных областях и уметь при необходимости решать различные управленческие задачи.

Травин В.В. и Дятлов В.А. также обращают снимание на то, что образовательный уровень работников кадровых служб в промышленности и строительстве не достаточно высок и характеризуется такими показателями: « ... 21% имеют высшее образование, а 28% не имеют ни высшего, ни среднего специального образования... Подавляющее большинство работников - практики, которые не обучаются ни в высших, ни в средних специальных учебных заведениях; среди руководителей кадровых служб и их заместителей этот показатель составляет 88%». Отмечается также наличие возрастной проблемы среди работников кадровых служб, каждый пятый их них (в промышленности и строительстве) уже имеет пенсионный или предпенсионный возраст. Как следствие - неумение работников этой сферы сформулировать свои требования к соответствующему программному продукту и оценить с функциональных, информационных и технологических позиций пакеты по управлению кадрами, которые предлагаются на рынке, а, следовательно, выбрать тот из них, который наиболее полно удовлетворяет потребностям в управлении кадрами на конкретном предприятии.

Решить данную проблему можно только путем всеобщего переобучения управленческого персонала. До сих пор достаточно большой процент курсов повышения квалификации для работников кадровых служб ориентированы на два спектра вопросов: «правовые» и «правильность ведения кадрового делопроизводства». Хотя работник сферы управления должен уметь решать не только сиюминутные узкоспециализированные задачи, но и достаточно профессионально разбираться в особенностях компьютерных технологий на уровне пользователя (уметь сделать описание постановки задачи, оценить соответствующий пакет программ, проанализировать существующую систему управления и т.д.).

Вторая проблема - это приверженность традиционному подходу в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач.

Третья проблема - анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя. Четвертая проблема заключается в организационной перестройке предприятия, как в производственном, так и в управленческом секторе. Хотя большинство пакетов программ корпоративного характера предусматривают настройку на существующую организационную структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под нужды существующей организации является рациональным. Классический подход говорит о том, что правильнее было бы сначала исследовать существующую систему управления, затем выработать рекомендации по ее совершенствованию, претворить их в жизнь и только после этого приступить к автоматизации управленческой деятельности.

Таким образом, можно сказать о том, что одна из главных проблем - недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Второй проблемой является приверженность традиционному подходу в сфере управления. Третья проблема заключается в анализе существующей системы управления на предприятии. Четвёртой проблемой является организационная перестройка предприятия, как в производственном, так и в управленческом секторе.

Глава 2. Аналитика использования современных информационных технологий в управлении персоналом компанией «Яркий мир»

2.1 Организационно-экономическая характеристика компании «Яркий мир»

Компания «Яркий Мир» была основана в 1995 году в Санкт-Петербурге, Тимофеевым Александром Степановичем. Сумма уставного капитала предприятия составляет - 90.000 рублей. Основным видом деятельности ООО «Яркий мир» является продажа фотоуслуг и фототехники от ведущих мировых брендов. На тот момент рынок фотоиндустрии находился в зачаточном состоянии. Качественные фотоснимки имели возможность делать только профессиональные фотографы, имевшие специальную фототехнику. У обычного обывателя выбор был небольшой. Старые фотоаппараты, преимущественно отечественного производства, были сложны в использовании, а проявка плёнок и печать снимков требовала определенных навыков и отнимала много времени и сил. Благодаря KODAK, на смену им пришли автоматические пленочные фотоаппараты, сделавшие процесс фотосъемки доступным для каждого. Интерес к фотографии резко вырос, однако выбор у массового потребителя по-прежнему оставался небольшой: на российский рынок поступали, в основном, дешевые фотоаппараты, не позволявшие делать качественные снимки. Ассортимент так называемых «мыльниц» также был ограниченным.

И вот тогда появилась идея основать такой магазин, где был бы представлен широкий ассортимент качественной фототехники от ведущих мировых брендов и услуги по качественной и оперативной фотопечати. Идея заключается в том, чтобы сделать доступным качественную фотографию. Задачей было предложить потребителю те товары, которые мы бы хотели приобрести сами.

Магазин находится по адресу: город Санкт-Петербург, пр. Комендантский 14. Станция метро «Комендантский проспект».

Помещения общей площадью 111 кв.м., имеет витрины, просторные торговые залы с удобной планировкой, высокие потолки, очень качественную отделку, все необходимое торговое оборудование, спроектировано и оформлены по авторским дизайнерским проектам. Отдельно стоящее здание.

Магазин работает без перерывов и выходных, с 10.00 до 23.00.

Сейчас компания «Яркий Мир» развивается, в перспективе это будет сеть магазинов, которая будет располагаться не только в городе Санкт-Петербурге, но и в Ленинградской области (в г. Зеленогорск, Сестрорецк, Кириши, Колпино, Выборге.). В магазине представлена продукция мировых лидеров фотоиндустрии: Canon, Sony, Kodak, Fujifilm, Nikon, Leica, Olympus, Pentax, Casio, Sigma, Vanguard, Ilford, Henzo и других. С большинством производителей «Яркий Мир» имеет прямые дилерские договора.

Важным направлением деятельности компании является печать фотографий и оказание широкого спектра фотоуслуг. Все фотомагазины оснащены новейшими цифровыми фотолабораториями, что позволяет оперативно и качественно производить оцифровку и фотопечать.

Компания «Яркий мир» имеет массу конкурентов на рынке: «Фотомир», «Fototips», «Фотофрейм», «Фотомиг» и т.д.

Но, не смотря на наличие большого числа конкурентов, компания «Яркий мир» занимает большую часть рынка. (Анализ качества конкурентов представлен в приложение Е)

Наименовании конкурирующей фирмы	Место ее расположения	Доля рынка
1.Фотомагазин «Натали»	За чертой города(3 км. от города)	3%
2. «Фотомир»	переулок Банковский	25%
3. «Fototips»	Комсомольская	18%
4.Компьютерный зал «Фотомиг»	Ул. Заводская (за базарной площадью)	20%
5.«Фотофрейм»	Ул. Лапина	30%
6.фотомагазин «Минутка»	Ул. Лапина	8%

Таблица 2.1 - Анализ конкурентов

На сегодняшний день в компании работают 52 человека: Работники занимающие руководящие должности, специалисты, квалифицированные и рабочие должности. (Таблица 2.2)

№ п/п	Категория персонала	Количество, чел.	Доля, %
1	Руководитель	1	2%
2	Руководящие должности	5	10%
3	Специалисты	16	31%
4	Квалифицированные должности	7	13 %
5	Рабочие должности	23	44 %
Всего		52	100%

Таблица 2.2 - Анализ численности персонала по категориям

ООО «Яркий мир» имеет линейную организационную структуру (Рисунок 2.1). Линейная структура управления компанией может быть отнесена к самому простому способу построения организационной системы, в которой воплощается принцип централизма. У руководителя имеются все виды полномочий, полная власть и единоличное осуществление руководства. Но зато начальник и будет нести ответственность за все результаты корпоративной деятельности. У каждого подчиненного имеется только один-единственный руководитель, а вот у каждого начальника - несколько подчиненных. Это будет зависеть от утвержденных в организации норм управляемости. Именно поэтому развитие предприятия приводит к увеличению количества уровней в управлении компании. Линейная структура управления формируется в соответствии с производственным признаком, учитывая степень концентрации производства, технологические особенности, ассортимент услуг или выпускаемой продукции. Подобная система обладает как положительными, так и отрицательными качествами. Линейная структура управления имеет следующие достоинства: оперативность в принятии и реализации принятых решений; наличие относительной простоты при выполнении управленческих функций; есть выраженная очень четко ответственность. Но имеется и большое количество недостатков. Во-первых, линейная структура управления предприятием обладает разобщенностью горизонтальных связей в системах предприятия. Во-вторых, система имеет большое количество контактов с сотрудниками. Это будет создавать постоянную информационную перегрузку. В-третьих, в том случае, если увеличивается количество управленческих уровней, то удлиняется процесс принятия и реализации решений. Поскольку исполнение их происходит "сверху вниз", а иногда и "растекается" по горизонтальным контактам. В-четвертых, постепенно формируется увеличение количества основных уровней в управлении, когда осуществляется рост организации. В-пятых, линейная структура организации имеет очень жесткую систему, изменение которой невозможно.

Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «Яркий мир»

Потенциальными покупателями являются люди от 14 до 60 лет, любого пола, среднего уровня дохода, заинтересованные в приобретении фототехники и создании собственных фотографий (Приложение Д).

Продажа товаров производится методом самообслуживания, так как это один из самых удобных для покупателей методов продажи товаров. Покупатель проводит самостоятельный осмотр и ознакомление с товаром, делает свой выбор, после чего походит к месту расчёта - кассе, и оплачивает товар.

Среди клиентов компании так же много известных профессиональных фотографов и издательств. «Яркий Мир» был выбран в качестве партнёра при проведении мероприятий по празднованию 300-летия Санкт-Петербурга. За успешную работу по оказанию фотоуслуг во время праздника, администрация президента России наградила «Яркий Мир» Почётной Грамотой. Сейчас эти фотографии находятся в альбомах всех лидеров стран, участвовавших в праздновании. Компания желает в будущем расширить свой бизнес.

В компании «Яркий Мир» регулярно проводятся мероприятия по обучению персонала, его аттестации. В соответствии с принятой в РФ практикой аттестация должна проводиться периодически не реже одного раза в пять лет; в отно-шении руководящих работников -- не реже одного раза в три года; в отношении руководителей среднего и низового звеньев -- не реже одно-го раза в два года. Периодическая оценка сотрудников побуждает руководителей к более интенсивному критическому рассмотрению их потенциальных возможностей.

Руководители заботятся о своих подчиненных. Менеджер по персоналу подобрал отлично сложенный коллектив, учитывая не только степень обученности и квалификации работников, но и их личностные качества, черты характеров и психологические данные. Но все мы не «роботы», и конфликты среди сотрудников тоже случаются. Все старания руководителей, вся их деятельность направлена на улучшения труда своих сотрудников.

Одной из проблем компании является, то, что руководители компании «Яркий Мир», неважно высшего, среднего или низшего звена, занятые ли он непосредственно на производстве или работают в аппарате управления, не обладают реальной властью или должны добиваться от других добровольного выполнения поставленных целей.

В своей деятельности компания использует такие программы как: "1С:Бухгалтерия 8"и"1С: Зарплата и управление персоналом 8". За развитием и сопровождением автоматизированной системы руководство "Яркого Мира" обратилось в специальную компанию по поставкам программных обеспечений. В результате автоматизации снизился размер дебиторской задолженности, исключены денежные потери при расчетах в условных единицах.

С развитием предприятия стали возрастать трудозатраты на ведение учета и расчет зарплаты сотрудникам. Часть расчетов компании ведется в условных единицах, поэтому возникали проблемы с учетом курсовых разниц, любая ошибка могла повлечь за собой денежные потери. Кроме того, требовалось автоматизировать анализ текущей дебиторской задолженности, так как усложнилось принятие решения об отгрузке товара покупателям и контроль истекающих сроков задолженностей.

Для автоматизации деятельности организации были выбраны программы "1С: Бухгалтерия 8" и "1С: Зарплата и управление персоналом 8". Эти продукты позволяют решить задачи организации без дополнительной адаптации, что упрощает внедрение и дальнейшее обслуживание программного обеспечения. Эти программы были созданы для работы в сфере автоматизации учета и управления с 1998 года и сертифицирована по стандарту ISO9001:2000.

С помощью "1С: Бухгалтерии 8" в компании автоматизирован учет взаиморасчетов с контрагентами, учет основных средств и нематериальных активов, банковские и кассовые операции. Программа позволяет анализировать текущие задолженности предприятия, оперативно получать информацию о дебиторах, динамике задолженностей, истекающих сроках задолженностей, доступных в настоящий момент средствах. В результате с помощью средств контроля, которые предоставляет "1С: Бухгалтерия 8", удалось на 30% снизить размер дебиторской задолженности. Руководство "Яркого Мира" располагает полной информацией для принятия обоснованного решения об отгрузке товара покупателю.

Особенно важна для бухгалтерии "Яркого Мира" автоматизация учета расчетов в условных единицах. Если раньше при проведении расчетов в условных единицах бухгалтеру приходилось тратить несколько дней на подготовку и согласование одного комплекта документов, то теперь это занимает 2-3 часа. Это позволило до минимума снизить вероятность ошибок и исключить денежные потери организации.

Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба -1С: Зарплата и управление персоналом 8.

Компания «Яркий мир» интенсивно внедряет современные IT технологии в своё производство, в частности в управлении персоналом.

Наглядно динамика основных экономических показателей ООО «Яркий мир» за 201- 2013 гг. предоставлена на графике 2.1.

Как видно из графика 2.1, основные финансово-экономические показатели деятельности ООО «Яркий мир» имеют существенную тенденцию роста.

Общий финансовый результат отчетного периода отражается в отчетности в развернутом виде и представляет собой сумму прибыли (убытка) от реализации продукции (работ, услуг), реализации основных средств, нематериальных активов и иного имущества и результата от финансовой и прочей деятельности; прочих внереализационных операций.

График 2.1 - Основные финансово-экономические показатели деятельности организации по годам.

2.2 Анализ системы использования современных IT-технологий в управлении персоналом, на предприятии «Яркий мир»

Эффективность управления персоналом во многом зависит от того, насколько процессы управления встроены в общую политику компании. Формируя систему управления персоналом, руководитель HR-службы в первую очередь создает процедуры и регламенты, определяющие общие принципы управления персоналом с учетом целей компании. Эти принципы касаются:

· политики привлечения кадров;

· политики подготовки кадров;

· принципов мотивации, принятых в компании;

· принципов оценки кадров и связи результатов оценки с дальнейшим взаимодействием с сотрудником и его статусом в организации.

ООО «Яркий мир» в управлении персоналом использует программу 1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, которая позволяет руководителю HR-службы зафиксировать базовые принципы работы с персоналом таким образом, чтобы они определяли условия функционирования основных процессов управления персоналом, которые будут вестись в информационной системе.

Давайте более подробно рассмотрим все основные процессы управления персоналом, которые поддерживает данная программа (схема 2.1).

СХЕМА 2.1

Данная программа помогает:

· Установить требования по использованию системы грейдов.

· Определить принципы ведения работы с персоналом: по юридическим лицам либо по центрам финансовой ответственности.

· Определить условия для аттестации (установить периодичность проведения, указать перечень лиц, не подлежащих аттестации) и на основании данных условий сформировать "Положение об аттестации".

· Определить условия предоставления льгот.

1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП включает в себя:

1) Кадровое планирование: кадровый план, открытие вакансий, отчёты по эффективности кадрового планирования.

2) Кадровый учёт и делопроизводство: штатное расписание, учёт движения кадров, учёт персональных данных, учёт рабочего времени, учёт отпуска и расчёт остатков неиспользованных отпусков, медицинское страхование, воинский учёт, персонифицированный учёт.

3) Расчёт зарплаты: расчёт начислений и удержаний, процедура расчёта зарплаты, выплата заработной платы, перечисление заработной платы на лицевые счета работников, налоги и взносы с оплаты труда, отражение начислений в регламентированном учёте.

4) Мотивация и льготы: финансовая мотивация, анализ и изменение схем мотивации, мотивация по грейдам, нефинансовая мотивация.

5) Подбор персонала: анализ затрат на привлечение персонала, работа с вакансиями, работа с кандидатами.

6) Адаптация персонала: контроль результатов адаптации, планирование адаптации.

7) Обучение и развитие: анкетирование, оценка и анализ результативности обучения, планирование обучения, разработка программ обучения, учёт результатов обучения.

8) Кадровый резерв: управление кадровым резервом, управление талантами.

9) Оценка и аттестация: аттестация, оценка компетенций, оценка методом 360 градусов, формирование компетенций.

10) Планирование и учёт занятости: анализ занятости сотрудников, планирование встреч с участием сотрудников, планирование занятости сотрудников в различных мероприятиях, резервирование помещений для проведения встреч и мероприятий.

11) Охрана труда: допуск к работам, инструктаж по охране труда, медицинский осмотр, расследование несчастных случаев на производстве.

12) Учёт и анализ расходов на персонал: анализ распределения рабочего времени, анализ расходов на персонал, резервы планирования и анализа затрат (Приложение Б).

13) Оценка эффективности управления персоналом: показатели состояния персонала, показатели эффективности процессов работы с персоналом, показатели эффективности работы сотрудников.

14) Инструменты руководителя: монитор руководителя, рабочее место руководителя подразделения, управление начислениями.

15) Рабочее место сотрудника.

С помощью данной программы руководство имеет полный контроль над происходящим, анализирует кадровый состав, принимает управленческие решения на основе полной, достоверной информации. Аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получает ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить сведения о своем отпуске, необходимые им справки, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

На каждом уровне решаются строго определенные задачи, входящие в его компетенцию. Задачи всех уровней тесно взаимосвязаны, и изменение на одном из них находит отражение на других.

Глава 3. Управленческие разработки по внедрению современных информационных технологий на предприятии

3.1 Улучшение сетевой организации компании «Яркий мир»

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами, именно здесь современная сетевая технология будет необходимой.

Правильно сделанное денежное вложение в компьютерную сеть поможет компании получать прибыль за счет четырех основных факторов, что позволит:

- Снизить затраты на аппаратные средства

- Рационализировать ведение дел

- Снизить административные накладные расходы

- Повысить производительность труда

Это как раз и началось осуществляться в компании «Яркий мир» с 2011 года, другое дело как это делается. К числу недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.

2) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети.

4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.

5) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

Сеть позволяет работникам Яркого мира тратить меньше времени на рутинные операции, сохраняя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Что очень важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Это подразделение должно заниматься изучением существующего положения дел и внедрять новые методы работы.

Почему необходимо создавать специальное временное подразделение? Стоит учесть, что это дело не прибыльное, а все подразделения в Ярком мире работают, в первую очередь на прибыль.

Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров

2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию

3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем

4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений

5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

- архивация данных на дискеты

- защита файлов паролями

- отказ от использования сети

- проверка на компьютерные вирусы

- отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.